GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

5.3 Acciones Estratégicas Institucionales - AEI

Las AEI son iniciativas que contribuyen a implementar la estrategia establecida por los OEI, las cuales
se concretan en productos (bienes o servicios) que la entidad entrega a sus usuarios, tomando en
cuenta sus competencias y funciones. En el Anexo A-4, se muestran ejemplos de redacción de AEI.

Redacción de las AEI

Estas AEI se redactan siguiendo la siguiente estructura:

AEI = Bien o servicio + Atributo + Grupo de usuarios

x El bien o servicio se entrega a un grupo de usuarios para contribuir al logro del OEI.
x El atributo es la descripción del bien o servicio con características específicas.
La naturaleza de las AEI depende del tipo de OEI al cual contribuyen, como se muestra en el cuadro
siguiente. Las AEI para OEI de tipo I se refieren a bienes o servicios finales entregados a usuarios
externos a la entidad. Por ejemplo, un programa de educación dirigido a niños y niñas (población
relevante) puede incluir bienes orientados a ellos (materiales educativos) y también servicios dirigidos
a los docentes (acompañamiento pedagógico) para asegurar logros de aprendizaje en los niños y
niñas.

Cuadro N° 5. Naturaleza de AEI según el tipo de OEI

Tipo de OEI Naturaleza de AEI

OEI de tipo I Bienes o servicios finales entregados a usuarios externos a la entidad
OEI de tipo II Bienes o servicios intermedios producidos por la entidad que son necesarios para
producir bienes o servicios finales; mayormente sus usuarios son internos.
Las AEI para OEI de tipo II se refieren a bienes o servicios intermedios entregados a usuarios internos
de la entidad. En términos de la cadena de valor, estas AEI contribuyen a la producción bienes o
servicios finales. No obstante, algunos AEI también pueden tener usuarios externos. Por ejemplo, un
sistema de información actualizado, considerado AEI de una entidad que ejerce la rectoría de un
sistema administrativo, puede ser usado por las unidades orgánicas de la entidad y por autoridades
municipales y regionales.
Si la entidad participa en una intervención pública a través de un programa presupuestal, puede
considerar el marco lógico contenido en él. De este modo, la entidad verifica la vinculación entre su
AEI y los productos de ese programa de corresponder.
Es pertinente explicitar la relación entre las AEI y las categorías presupuestales, con la finalidad de
fortalecer el vínculo entre el planeamiento y presupuesto, aunque las estructuras de los programas
presupuestales y los planes institucionales no sean las mismas.

Cuadro N° 6. Relación entre AEI y categorías presupuestales

AEI Categoría presupuestal

AEI de OEI de Tipo I Programa presupuestal (productos)
(Bien o servicio final) APNOP (*)
AEI de OEI de Tipo II Acciones centrales
(Bien o servicio intermedio) Programa presupuestal (acciones comunes)
APNOP
34
 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO - CEPLAN

(*) Considerando la progresividad de la implementación de los programas presupuestales, en

APNOP se pueden estar registrando actividades que aún no han sido identificadas como parte de un
programa presupuestal, pero sí forman parte de un proceso para la producción de un bien o servicio
público orientado a una población determinada.

5.4 Indicadores del PEI

Un indicador es una expresión cuantitativa – construida a partir de variables cuantitativas o
cualitativas – que permite medir el cumplimiento de los OEI y las AEI con relación a un resultado
inicial o producto, respectivamente. Es recomendable que cada OEI o AEI cuente solo con un
indicador para su medición.
La correcta selección de indicadores es un factor clave para realizar el seguimiento y la evaluación
adecuada. En ese sentido, se proponen tres criterios secuenciales que permiten seleccionar y
enunciar indicadores consistentes con los OEI y las AEI:

¾ Criterio 1: Características deseables

Este primer criterio evalúa un conjunto de características deseables en un indicador. De este
modo, es posible filtrar las opciones que permitan satisfacer los requisitos técnicos y las
necesidades de información de los usuarios. El incumplimiento de alguna de estas características
dificulta el seguimiento y evaluación de los planes.

Cuadro N° 7. Características deseables de un indicador

Específico
•El indicador debe estar temáticamente vinculado con el OEI o AEI que
pretende medir.

Relevante
•El indicador debe permitir cuantificar la dimensión más importante del
OEI o AEI.

Medible
•El indicador es calculado o reportado a partir de las fuentes de
información disponibles. La entidad debe asegurar que la medición sea
sostenible a lo largo del tiempo.

Realizable
•El indicador puede ser medido con los recursos disponibles y la
experiencia técnica de la entidad.

Temporal
•El indicador debe permitir verificar el cumplimiento de los OEI y las AEI en
un periodo determinado.

35
 GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

¾ Criterio 2: Ubicación de los indicadores en la cadena de resultados

Considerando la temporalidad del PEI – cuya extensión mínima es de tres años –, los OEI
deben representar resultados iniciales; mientras que las AEI, los productos que la entidad
entrega a sus usuarios y que contribuyen a la obtención de los resultados iniciales.
Entonces, el segundo criterio de selección implica el cumplimiento de las siguientes reglas:
ƒ Dado que el OEI representa un resultado inicial, el indicador que se elija para medir su
cumplimiento debe también representar un resultado inicial. En otras palabras, el OEI y su
indicador deben estar ubicados en el mismo eslabón de la cadena de resultados.
ƒ Dado que la AEI representa un producto, entonces el indicador que se elija para medir su
cumplimiento debe también representar un producto. En otras palabras, la AEI y su
indicador deben estar ubicados en el mismo eslabón de la cadena de resultados.

Figura 7. Cadena de resultados y su relación con el PEI

Producto Resultado inicial

Acción Estratégica Objetivo Estratégico
Institucional Institucional

PEI

En el caso del Poder Legislativo, el Poder Judicial, los Organismos

Constitucionalmente Autónomos y el Fuero Militar Policial, sus OEI en la
cadena de resultados puede ubicarse dentro de cualquiera de los
resultados.

¾ Criterio 3: Estructura del indicador

El último criterio a tomar en cuenta para la selección del indicador es definir con claridad
cómo, sobre quién y qué se desea medir; de esta manera, se asegura que el nombre del
indicador sea un enunciado claro, preciso y auto explicativo. El nombre del indicador está
compuesto por la unión de los siguientes tres elementos:

Indicador = Parámetro de medición + Sujeto + Característica

ƒ Parámetro de medición: es la magnitud que se utiliza para la medición del indicador.
Permite expresar el indicador en términos relativos o absolutos. Se ha identificado siete
tipos de parámetros de medición (Ver Anexo A-8)
ƒ Sujeto: es la unidad de análisis sobre la que se realiza la medición. Puede estar
relacionada con los ciudadanos, su entorno o con entidades.
ƒ Característica: es la cualidad del sujeto que se desea medir. La característica debe
reflejar la cualidad más importante del sujeto. No deben considerarse las características
intrínsecas o inherentes al mismo, puesto que no aportan información relevante.

36
 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO - CEPLAN

Es pertinente señalar que la diferencia entre ambos términos es

Diferencias entre
funcional: un parámetro de medición es la magnitud en la que se
parámetro de medición
expresa el indicador de un OEI o una AEI, mientras que la unidad de
y unidad de medida
medida es la unidad física que mejor representa a una AO.

En la redacción de los OEI y las AEI desarrollada en las secciones 5.2

y 5.3, existen elementos que, por definición, son comparables a
Elemento del Indicador Elemento del OEI Elemento de la AEI

Sujeto Población Grupo de usuarios

Característica Condición Atributo

algunos elementos que conforman el nombre de un indicador.

Es posible establecer las siguientes pautas para definir el sujeto y la

Correspondencia en la
característica que forman parte de un indicador:
redacción entre
elementos de los OEI, x El sujeto del indicador debe ser, idealmente, la población o el
las AEI y los indicadores grupo de usuarios que forma parte de la estructura del OEI o de
la AEI, respectivamente. Si, por algún motivo, no pueden ser
iguales, como mínimo, se debe asegurar que el sujeto del
indicador constituya un subgrupo de la población o del grupo de
usuarios, o que esté directamente relacionado con ellos.
x La característica debe ser, idealmente, la condición o el atributo
que forma parte de la estructura de redacción del OEI o de la AEI,
respectivamente. Si, por algún motivo, no pueden ser iguales,
como mínimo, se debe asegurar que la característica esté
directamente relacionada con la condición o el atributo.

Algunas precisiones sobre los indicadores

x Los indicadores nunca capturarán por completo la complejidad de un resultado o
producto. Solo ofrecen información sobre determinados aspectos.
x Los indicadores deben ser claros en su definición: obligan a los usuarios a ser explícitos
sobre lo que se desea medir.
x Los indicadores generalmente se basan en números y técnicas numéricas: para poder
seleccionar los indicadores adecuados, los usuarios deben apoyarse en las oficinas de
estadística de la entidad o la que haga sus veces.
x Los indicadores no deberían estar asociados con la búsqueda de fallas: a menudo, las
personas suponen que los indicadores están diseñados para detectar fallas. En
general, estos deben contribuir a comprender el desempeño de una entidad, sea este
bueno o malo.

37
 GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

La entidad luego de seleccionar indicadores para cada OEI y AEI registra la información básica de
acuerdo con el Anexo B-2: Matriz del Plan Estratégico Institucional y la información detallada en el
Anexo B-3: Ficha técnica de indicadores.

5.5 Ruta Estratégica

La entidad establece un orden de prioridad único y ascendente para los OEI y AEI y así facilita la
asignación de recursos (que se realiza luego, en el POI). La priorización se efectúa en dos niveles: de
objetivos estratégicos y de acciones estratégicas.

¾ A nivel de OEI, la entidad identifica:

x La relevancia del objetivo, de acuerdo con la política institucional que contempla la política general
de gobierno y al mandato legal de la entidad; y
x La magnitud de la brecha, es decir, cuán lejos está la entidad de alcanzar la meta del indicador.
Así, la entidad prioriza los OEI que son más relevantes y tienen una mayor brecha. Una brecha alta
indicaría que no está cumpliendo adecuadamente su misión.

¾ A nivel de AEI, la entidad verifica:

x La vinculación causal entre la AEI y el OEI; es decir, la fuerza de la influencia de la AEI para el
logro del OEI (se revisan evidencias cuantitativas o cualitativas); y

x Su capacidad para ejecutar las AEI en términos de habilidades, conocimiento y experiencia.

Cuando la entidad participa en un programa presupuestal, su documento de diseño contiene un análisis
de alternativas que sustenta la definición de un producto17. Este es usado para la priorización de la AEI
que correspondan a un OEI de tipo I. Además, la entidad realiza el análisis a partir de la revisión de
literatura especializada o evaluaciones de impacto que permitan construir relaciones causales.
Para cada OEI, la entidad prioriza las Acciones Estratégicas Institucionales en un orden único y
ascendente que puede ejecutar con mayor eficacia, por tener esta AEI mayor vinculación causal con el
OEI y porque la entidad cuenta con la capacidad idónea para llevarla a cabo.
De otro lado, a partir del análisis de su capacidad, la Alta Dirección identifica la necesidad de fortalecer
algún aspecto de la organización. Esto implicaría definir un OEI de tipo II (o reformular uno ya existente),
con las AEI definidas, que se podrían implementar en fases.
Además, la entidad identifica la vinculación de los OEI y AEI con los lineamientos de la Política General
de Gobierno – PGG. (Numeral 11.4 del Artículo 11 del Decreto Supremo N° 029-2018-PCM, Aprueba
Reglamento que regula las Políticas Nacionales).
El análisis de priorización y su vinculación con la PGG, se refleja en el cuadro siguiente.

17 Este documento se denomina “Anexo N° 2: “Contenidos mínimos de un Programa Presupuestal”. Forma parte de la Directiva N° 002-2016- EF/50.01, Directiva para los Programas Presupuestales

en el marco del Presupuesto por Resultados .

38
 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO - CEPLAN

Cuadro N° 8. Análisis de priorización para identificar la Ruta Estratégica

OEI AEI
Prioridad Vinculación Prioridad Vinculación UO
Código Descripción Código Descripción
con la PGG con la PGG Responsable
EJE 2, 1 AEI.01.02 EJE 2,
1 OEI.01 LIN 2.2 LIN 2.2
2 AEI.01.03
3 AEI.01.01
1 AEI.03.02
2 OEI.03
2 AEI.03.01
1 AEI.02.01 EJE 3,
3 OEI.02 LIN 3.4
2 AEI.02.02
3 AEI.02.03
Nota: Si existe más de una unidad orgánica - UO responsable, se lista primero y se marca en negrita la que coordina con las otras UO.

En realidad, esta priorización permite direccionar los esfuerzos de la entidad en el marco de su misión
y puede ser la base para que se rediseñe la estructura organizacional y los procesos de gestión que le
permitan alcanzar sus OEI de la mejor manera.
Si la entidad identifica una brecha muy grande en el bien o servicio (AEI), la cual no puede ser cerrada
mediante mejoras en sus procesos de gestión, optimización de recursos, reposición o rehabilitación de
activos, la entidad describe con detalle esa brecha que debe ser cerrada para el logro del OEI. Esta
información sirve de base para el proceso de programación multianual de inversiones (PMI), según los
lineamientos de su rector.
Se debe precisar que las inversiones por sí mismas no constituyen una AEI. Son relevantes en la medida
que permiten crear o ampliar la capacidad operativa de la entidad para producir bienes o servicios con
estándares definidos a sus usuarios.

5.6 Gestión del Riesgo del Desastre en el PEI

El Reglamento de la Ley N° 29664, Ley que crea el Sistema Nacional de la Gestión del Riesgo de
Desastres, define el Riesgo de Desastre como la probabilidad que la población y sus medios de vida
sufran daños y pérdidas a consecuencia de su condición de vulnerabilidad y el impacto de un peligro.
Asimismo, define “peligro” como la probabilidad de que un fenómeno físico potencialmente dañino, de
origen natural o inducido por la acción humana, se presente en un lugar específico, con una cierta
intensidad y en un periodo de tiempo y frecuencia definidos. En consecuencia, ante la ocurrencia de
Peligros se afecta la capacidad de la entidad para lograr sus OEI.
Los Peligros se clasifican en peligros generados por fenómenos de origen natural y peligros inducidos
por la acción humana:
¾ Peligros generados por fenómenos de origen natural
x Peligros generados por fenómenos de geodinámica interna (sismos, tsunamis, vulcanismo).
x Peligros generados por fenómenos de geodinámica externa (Caídas, deslizamiento de roca osuelo,
propagación lateral, flujo, reptación,deformaciones gravitacionales profundas).
x Peligros generados por fenómenos hidrometeorológicos y oceanográficos (Inundaciones, lluvias

39
 GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

intensas, oleajes anómalos, sequías, descenso de temperaturas, granizada, tormentas eléctricas, vientos
fuertes, incendios forestales, fenómeno El Niño, fenómeno La Niña).
¾ Peligros inducidos por la acción humana
x Peligros físicos
x Peligros químicos
x Peligros biológicos
Para determinar los riesgos y establecer sus niveles es necesario identificar los peligros que impactan
determinada unidad territorial y analizar la vulnerabilidad de la población que habita en dicho territorio
por citar la dimensión más importante de la vulnerabilidad.
Considerando las definiciones mencionadas, la entidad orienta la gestión del riesgo de desastres a la
determinación de los niveles de riesgo a fin de priorizar programas, proyectos o acciones orientados a
prevenir la generación de nuevos riesgos en el territorio y a reducir el riesgo existente, principalmente,
sin descuidar la programación de acciones orientadas a la preparación para responder de manera
efectiva a una situación de desastre, así como a las acciones de rehabilitación y reconstrucción después
de suscitado el evento.
La entidad identifica los riesgos en la fase 1 y 2 del ciclo de planeamiento estratégico, usando como
base experiencias pasadas, el análisis prospectivo y toda otra información disponible para el
conocimiento del territorio y sus riesgos.

Figura N° 8. Procesos de Gestión del Riesgo de Desastres

Fuente: CENEPRED

La entidad debe definir un OEI relacionado a la gestión del Riesgo de Desastre que contiene como
AEI uno de los procesos mostrados en la figura anterior. Algunos corresponden a AEI de carácter
permanente para la estimación, prevención, reducción y preparación frente al riesgo (de acuerdo
con el respectivo “plan de prevención y reducción del riesgo de desastres”) y otros a AEI de carácter
contingente para la respuesta, la rehabilitación y la reconstrucción después de ocurrido el riesgo
(según los respectivos planes y directivas normadas por el órgano rector). En el Anexo A-5 se
muestra una posible estructura de PEI que incorpora la gestión del riesgo de desastre.
Finalmente, la entidad hace seguimiento a los riesgos en distintos momentos, simula su ocurrencia
y la aplicación de los planes de contingencia y de continuidad operativa, por lo menos dos veces al
año; evalúa la puesta en marcha de las AEI contingentes; y revisa su diseño, de ser necesario.
La entidad debe formular la estrategia de gestión financiera para la implementación adecuada de
los procesos de gestión del riesgo de desastre.

40
 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO - CEPLAN

5.7 Validación y aprobación del PEI

De acuerdo con la estructura del Cuadro N° 4 de esta Guía, el Pliego remite su PEI por correo
electrónico al CEPLAN. En el caso de los Pliegos del Poder Ejecutivo, previamente remiten su PEI al
Órgano de Planeamiento Estratégico Sectorial perteneciente al Sector al cual se encuentra adscrito
o el que haga sus veces; corresponde a este órgano elaborar un primer informe de validación sobre
la consistencia y coherencia del PEI del Pliego con las políticas y planes bajo competencia del Sector;
este informe, junto al PEI es remitido por el Pliego mediante correo electrónico al CEPLAN.
El CEPLAN verifica y valida la metodología, la consistencia y coherencia del PEI con el PEDN y la
Política General de Gobierno, y emite un informe técnico, el cual contiene la Evaluación de Diseño
del PEI, cuyo detalle se explica en la sección 7.2.
Luego de contar con dicho informe, el Titular del Pliego emite el acto resolutivo de aprobación del
PEI y dispone su publicación en el Portal de Transparencia Estándar de la entidad. En los Gobiernos
locales el acto resolutivo lo emite el Concejo Municipal.
Asimismo, la entidad registra todos los elementos relevantes del PEI en el aplicativo CEPLAN V.01
para permitir el registro del POI Multianual, y realizar el seguimiento.

5.8 Modificación del PEI

La entidad de requerir la modificación de su PEI debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones:

El PEI se modifica cuando se presentan las siguientes circunstancias:

a. Cambios en la Política General de Gobierno18,

b. Cambios en la política institucional;
c. Adscripción de entidades, transferencia de programas, cambios en las funciones de la
organización u otros similares;
d. Situación de desastre con declaratoria de estado de emergencia; y
e. Recomendaciones provenientes de los Informes de Evaluación de los planes institucionales;
f. Disposiciones específicas del CEPLAN.

Si el PEI se modifica durante su vigencia, el nombre del plan incluye la palabra “Modificado”. Por
ejemplo, en la figura siguiente, se muestra la vigencia del PEI 2020-2022 elaborado en el año 2019,
es decir, el año previo a su vigencia. Si se requiere modificar el PEI 2020-2022 dentro del periodo en
que se implementa, el nombre del plan será “PEI 2020-2022 Modificado”. Si se requiere contar con
un PEI con otro periodo de vigencia se considerará como elaboración de un nuevo PEI.

18 Numeral 11.4 del Artículo 11 del Decreto Supremo N° 029-2018-PCM,Aprueba Reglamento que regula las Políticas Nacionales

41
 GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

Figura N° 9. Denominaciones del documento PEI

Año 2020 Año 20211 Añño 2022 Año 2023 Año 2024 Año 2025
PEI 20220-22022

PEI 20220-22022 Modificado <---- Si la entidad realiza modificaciones al PEI

durante su vigencia

PEI 2021--20233 <---- Si la entidad requiere modificar y

extender el periodo de vigencia, se
obtiene un nuevo PEI

Cuando la entidad requiera modificar del PEI, en dicho caso, es necesario presentar como paso previo
el Informe de Evaluación de Implementación del POI y Resultados del PEI correspondiente.
Las modificaciones del PEI se formalizan mediante acto resolutivo, de acuerdo a la normativa y
organización interna de la entidad.

42
 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO - CEPLAN

El POI comprende la programación multianual de las Actividades Operativas e Inversiones necesarias

para ejecutar las AEI definidas en el PEI, por un período no menor de tres años, respetando el período
de vigencia del PEI, además, establece los recursos financieros y las metas físicas mensuales para cada
periodo anual (programación física, de costeo y financiera), en relación con los logros esperados de los
objetivos del PEI.
El POI permite implementar la estrategia del PEI y responde básicamente a dos (2) preguntas: “¿Qué
voy a hacer?” y “¿Cómo lo voy a hacer?”. Para responder a la primera, la Alta Dirección de la entidad
debe actualizar su conocimiento integral de la realidad (población y territorio) en la cual actúa y del
futuro deseado para identificar posibles cambios (p. ej. gestión logística, productividad laboral, uso de
TIC, etc.) para mejorar su oferta de bienes o servicios. Para responder a la segunda, la entidad debe
definir si lo anterior será a través de la adquisición de bienes, de contratación de servicios (estudio,
consultoría), de actividades de capacitación-acompañamiento, del desarrollo de sistemas informáticos
o de mejoras en infraestructura (equipamiento, obras, mantenimiento de los activos), entre otros.
Con su implementación, la entidad busca reducir las brechas de atención en cuanto a cobertura, calidad
y satisfacción de los usuarios de los bienes y servicios que entrega. Por tanto, el seguimiento a su
ejecución debe ser permanente.
La programación del primer año de la programación multianual del POI, en adelante POI Multianual
se traduce en el POI a ejecutar en el primer año, en adelante POI Anual, y la programación de los años
siguientes, es de carácter orientador. El POI Multianual será revisado anualmente y modificado en caso
haya cambios de acuerdo con las circunstancias de modificación señalados en la sección 6.4.
Este marco, como se señaló, la elaboración o modificación del POI es una labor integral dentro de un
circuito de articulación de SAT. Se aplica un esquema simplificado para facilitar la articulación, por el
cual se vinculan los objetivos y acciones estratégicas del PEI con las categorías presupuestales, en
particular, considerando los programas presupuestales que promueve el MEF, conjuntamente con los
órganos rectores de las intervenciones públicas en las cuales participe la entidad.
En esta sección, se describen los principales componentes del POI y se presentan lineamientos para su
elaboración o modificación; no obstante, se debe considerar que las Actividades Operativas e
Inversiones completan la definición de las AEI y en ese sentido, al elaborar el PEI, la entidad ya cuenta
con una lista preliminar de esas actividades.
El POI tiene diferentes etapas en el año previo (elaboración, aprobación, ajustes y consistencia) y en su
ejecución (modificación y seguimiento) como muestra la Figura N° 10.

43
 GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

Figura N° 10. Etapas del POI

Año previo Año de ejecución

Hasta Hasta 31
Desde Abril - 1er 2do 3er 4to
31 de de
enero Diciembre Trim Trim Trim Trim
marzo diciembre

Elaboración POI POI Anual

de POI Multianual Variaciones que se Consistente con POI Anual POI Anual POI Anual POI Anual
Multianual aprobado registran en el el PIA Modificado Modificado Modificado Modificado
aplicativo sobre el POI
Multianual Aprobado

6.1 Actividades Operativas e Inversiones en el POI

Las Actividades Operativas son el medio necesario y suficiente que contribuyen en la entrega de los
bienes y servicios a los usuarios, garantizando el cumplimiento de una Acción Estratégica Institucional
que forma parte de un Objetivo Estratégico Institucional.
Las inversiones son intervenciones limitadas en el tiempo que puede efectuar la entidad para
mantener o mejorar su capacidad de producción. En el marco del Sistema Nacional de Programación
Multianual y Gestión de Inversiones, las inversiones públicas pueden ser proyectos de inversión e
inversiones de optimización, de ampliación marginal, de reposición, y de rehabilitación (ver Glosario).
En su POI, la entidad considera también aquellas inversiones que permiten cerrar brechas de
resultados y de productos, es decir, cada inversión que se programe debe estar vinculada a una AEI,
que corresponden a inversiones priorizadas en el Programa Multianual de Inversiones, según lo
normado por el órgano rector.
En el caso de los programas presupuestales, con marcos lógicos definidos, las AEI están asociadas a
productos y proyectos. Las Actividades Operativas e Inversiones permiten vincular estos productos
y proyectos con los insumos requeridos y, por tanto, deben ser lo suficientemente explícitas.
De esta manera, los OEI y AEI se vinculan con intervenciones públicas que ofrecen bienes o servicios
a la población y con la programación logística.
En ese sentido, para definir una Actividad Operativa se sugiere la siguiente estructura de redacción:

Redacción de las Actividades Operativas

Las actividades operativas se redactan siguiendo la siguiente estructura:

Actividad Operativa = Sustantivo derivado de verbo + objeto directo

x El sustantivo derivado de verbo suele emplear la terminación “ción” o “sión”.
x El objeto directo describe el bien o servicio a nivel de proceso o insumo que en conjunto con
otros procesos o insumos permiten desarrollar la AEl.

44
 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO - CEPLAN

Para definir las inversiones en el POI, se considera la siguiente estructura de redacción:

Redacción de las Inversiones

Las inversiones se redactan siguiendo la siguiente estructura:

Inversiones = Nombre del componente del PIP + Código del PIP

x El nombre del componente considera la descripción de un componente del Proyecto de
Inversión (Infraestructura, equipamiento, desarrollo de capacidades y fortalecimiento
institucional)
x El código del PIP es el código único de la inversión.

En el caso de las inversiones de optimización, de ampliación marginal, de reposición y de

rehabilitación (IOARR) mayores a 75 UIT utilizan la redacción para inversiones, de lo contrario se
emplea la redacción para Actividades Operativas. En el Anexo A-6, se muestran ejemplos de
redacción de las inversiones en el POI.
Además, la entidad incluye como Actividades Operativas en el POI lo correspondiente a la operación
y mantenimiento de los activos generados por la ejecución de PIP pasados y los proyectos que aún
se encuentren en ejecución.
Por otra parte, se debe precisar que un bien o servicio público puede formar parte de una
intervención pública interinstitucional (que involucre a varias entidades de un mismo sector),
multisectorial (que involucre a entidades de más de un sector) o intergubernamental (que involucre
varios niveles de gobierno). Por tanto, en muchos casos, una entidad de manera individual no puede
asegurar el logro del objetivo de la intervención con la ejecución de las AEI a su cargo. Lo que puede
garantizar es brindar ese bien o servicio con los atributos definidos por el rector, si ejecuta las
Actividades Operativas e Inversiones de manera adecuada.
Las Actividades Operativas e Inversiones deben detallar los siguientes elementos:

Cuadro N° 9. Elementos de la Actividad Operativa e Inversión

Elementos Descripción
Denominación Enunciado en el que se describe la Actividad Operativa o
Inversión.
Unidad de medida La medida de la Meta Física a lograr con la Actividad
Operativa o Inversión.
Programación Física El número de unidades de meta física que se espera alcanzar
en un periodo no menor de tres años
Programación de costeo Expresión del costo de la asignación de los recursos para
implementar el POI distribuida para un periodo no menor de
tres años, se obtiene por la valorización de los insumos
necesarios para la realización de las Actividades Operativas
e Inversiones sobre la base del Cuadro Multianual de
Necesidades, y demás costos como recursos humanos,
previsión social, etc.

45
 GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

Programación financiera Expresión financiera del POI Anual distribuida en el período

de ejecución (primer año del POI Multianual) en consistencia
con el Presupuesto Inicial de Apertura para la realización de
la Actividad Operativa e inversiones.
Ubigeo La identificación del lugar –departamento, provincia y
distrito– donde se realizará la Actividad Operativa o
Inversión.
Prioridad Define el nivel de importancia que tiene la Actividad
Operativa o Inversión, para lograr la provisión del servicio,
considerando los recursos asignados. (Muy Alta, Alta y
Media)

6.2 Elaboración y aprobación del POI

El PEI se elabora y aprueba en el año previo al inicio de su vigencia, y en consecuencia la entidad
debe elaborar y aprobar el POI Multianual para un período no menor de tres años respetando el
período de vigencia del PEI.
La entidad utiliza el aplicativo CEPLAN V.01 para registrar y aprobar el POI Multianual y consistenciar
el POI Anual con el PIA, considerando la estructura funcional y programática del Sistema Integrado
de Administración Financiera - SIAF. No obstante, las entidades que requieran la aprobación formal
del POI Multianual, se sugiere la siguiente estructura, con los anexos a incluir.

Cuadro N° 10. Estructura del POI Multianual

Contenido mínimo Fuente

1. Declaración de Política Institucional
Contenidos del PEI
2. Misión Institucional
3. Acciones Estratégicas Institucionales (AEI) Priorización considerando la política
priorizadas por Objetivo Estratégico Institucional institucional y actualización
(OEI) permanente del conocimiento
integral de la realidad y del futuro
4. Reportes del POI Multianual, obtenidos del
deseado
aplicativo CEPLAN V.01 (Anexo B-4)

La entidad, para la elaboración y aprobación del POI Multianual debe distinguir lo siguiente:
ƒ POI Multianual
La entidad elabora y aprueba su POI Multianual con la finalidad de orientar la asignación de
recursos al logro de las metas prioritarias por un periodo no menor de tres (3) años, para ello
toma en cuenta la situación económica y fiscal del país, descrita en el Marco Macroeconómico
Multianual – MMM y la estructura presupuestal del año vigente. La elaboración del POI
Multianual se inicia desde enero del año previo.
El POI Multianual de la entidad debe registrar la priorización de cada Actividad Operativa e
inversión, según niveles establecidos, sobre la base de la Ruta Estratégica definida en el PEI.

46
 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO - CEPLAN

Además, expresa la Programación Física y de Costeo para cada año.

El POI Multianual es aprobado antes de la Programación Multianual de presupuesto de la
entidad, en consecuencia, el Titular de la entidad (para los tres niveles de gobierno) aprueba el
POI Multianual hasta el 31 de marzo y se realiza a través del aplicativo CEPLAN V.01 y la utilización
de la firma digital del Titular19 , con la emisión del certificado correspondiente. El Titular dispone
su publicación en el Portal de Transparencia Estándar de la entidad.
El reporte del POI Multianual aprobado en el aplicativo CEPLAN V.01 se muestra en el Anexo B-4.
ƒ POI Anual consistente con el PIA
Para contar con el POI Anual, la entidad con base en el POI Multianual toma la programación
del primer año para realizar el proceso de ajuste de acuerdo con la priorización establecida y la
asignación del presupuesto total de la entidad.
Para ello, luego que el Congreso de la República aprueba la Ley Anual de Presupuesto y cada
Pliego aprueba el PIA, la entidad revisa que los recursos totales estimados en la programación
del primer año del POI Multianual tenga consistencia con el PIA. De no ser consistente, la entidad
ajusta la programación, y en consecuencia las metas físicas son revisadas a nivel multianual, para
finalmente obtener el POI Anual. A partir de ello el POI Anual comprenderá la Programación
Física y Financiera de las Actividades Operativas e Inversiones priorizadas en formal mensual. El
reporte del POI Anual en el aplicativo CEPLAN V.01 se muestra en el Anexo B-5.
Las Actividades Operativas e Inversiones sin financiamiento programadas en el primer año del
POI Multianual, pueden constituir la gestión del Titular para obtener financiamiento.
De esta manera, la entidad contará con un POI Anual para iniciar su ejecución.

6.3 Modificaciones en el POI

Cuando se modifica el PEI se debe modificar el POI Multianual en el periodo que corresponda. Si el
POI Anual es afectado, la entidad realiza su modificación con intervención de la Comisión de
Planeamiento y el apoyo del órgano de planeamiento, previo análisis al seguimiento de la ejecución.

El POI Anual en ejecución se modifica, además, cuando se presentan las siguientes circunstancias:
a) Cambios en la programación de metas físicas de las Actividades Operativas e Inversiones,
que estén relacionados al mejoramiento continuo de los procesos y/o su priorización.
b) Incorporación de nuevas Actividades Operativas e Inversiones por cambios en el entorno,
cumplimiento de nuevas disposiciones normativas dictadas por el Ejecutivo o el Legislativo,
entre otros que contribuyan con la implementación y cumplimiento de la estrategia del PEI.

19 La implementación de la firma digital será progresiva y estará a cargo de cada entidad.

47
 GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

Dependiendo de la magnitud del cambio en el POI, podrá requerir la modificación del PEI, en dicho
caso, es necesario presentar como paso previo el Informe de Evaluación de Implementación anual.
De disponer recursos adicionales, se sugiere, destinar estos recursos a aquellas actividades
programadas en el primer año del POI Multianual que no fueron financiadas y que contribuyen a los
logros esperados del PEI, aplicando el principio de prelación.

Si el informe de evaluación de implementación trimestral recomienda la modificación del POI Anual,

la entidad debe registrar y aprobarlo en el Aplicativo CEPLAN V.01 a partir de los periodos siguientes
por ejecutarse. El POI Anual Modificado se fija al cierre de cada trimestre (Figura N° 11). El POI Anual
Modificado del primer trimestre, debe recoger los cambios realizados desde la programación del
primer año del POI Multianual aprobado hasta el cierre del trimestre en cuestión.

Figura N° 11. Modificaciones del POI Anual

Año de ejecución

1er 2do 3er 4to

trim trim trim trim

POI Anual POI Anual POI Anual POI Anual

Modificado Modificado Modificado Modificado

Durante la ejecución del POI Anual se recomienda realizar hasta cuatro (4) modificaciones (una por
trimestre), dependiendo de la necesidad de la entidad que permita asegurar el logro de los
resultados. De requerirlo, la entidad puede modificar el POI Anual desde el mes en ejecución o
posterior (no es retroactivo), siempre en conformidad a las circunstancias de modificaciones
señaladas anteriormente. Las modificaciones del POI Anual se identifican de acuerdo con el número
de versión (Ej. POI Anual 2020 Modificado versión 1).

48
 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO - CEPLAN

Figura N° 12. Modificaciones del POI Anual durante su ejecución

La figura N° 12 representa como estas modificaciones analizadas en los informes de evaluación de

implementación del POI pueden orientar que la entidad realice modificaciones al PEI (sección 7.2).

6.4 Registro del POI en el aplicativo CEPLAN V.01

Para iniciar el registro del POI en el aplicativo CEPLANV.01, en primer lugar, la entidad debe identificar
los distintos niveles de registro:
x Pliego: Nivel al cual se elabora el PEI; los gobiernos locales también elaboran el POI a este nivel.
x Unidad Ejecutora - UE: Nivel al cual se consolida el POI; los gobiernos locales no tienen UE.
x Unidad orgánica o centro de costos: Nivel al cual se programan y se ejecutan las Actividades Operativas
e Inversiones del POI.
Las UE elaboran su POI para ser consolidado por el Pliego, tomando como referencia los OEI y AEI
definidas en el PEI. El aplicativo CEPLAN V.01 ha sido desarrollado bajo estos principios.
En segundo lugar, usuarios con distintos perfiles participan en el registro (ver Anexo A-2) según el
siguiente procedimiento (ver la figura N° 13):

1. A nivel de Pliego, se registran los OEI y AEI del PEI20. Luego, el supervisor de la UE efectúa la
vinculación de las AEI con los centros de costo (vinculación 1) y las categorías presupuestales
(vinculación 2). Esta segunda vinculación permite capitalizar los aportes (marco lógico) de los
programas presupuestales.
2. Los usuarios de cada centro de costo registran la información correspondiente a su área.
Primero, seleccionan una actividad presupuestal dentro de cada categoría presupuestal como
se muestra en la figura siguiente y luego, para cada actividad presupuestal registran una o más
Actividades Operativas e Inversiones, sus metas físicas y de costeo.

20 El aplicativo CEPLAN V.01 cuenta con una funcionalidad para cargar la información del POI desde una hoja de cálculo

49
 GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

x Cuando se ubica un programa presupuestal en el cual participa la unidad ejecutora,

es posible seleccionar sus productos y proyectos.
x Si se selecciona un producto, se puede luego detallar las actividades presupuestales
que constituyen una guía para definir la Actividad Operativa.

3. El supervisor de la UE genera el reporte del POI y lo revisa. Entonces, el Administrador del Pliego
cierra el registro para su validación por el Titular.

Figura N° 13. Esquema básico para registrar el POI en el aplicativo CEPLAN V.01

Al elaborar el POI Multianual de esta manera se identifica cómo se entrega un producto o un

proyecto de un programa presupuestal porque la actividad presupuestal se explicita en la Actividad
Operativa e inversiones que permite programar los bienes, servicios u obras requeridos, en el Cuadro
Multianual de Necesidades. Este procedimiento se repite para las modificaciones al POI.
Para la valorización del POI respecto a bienes y servicios, el Aplicativo CEPLAN cuenta con un módulo
que permite la interfaz con el Cuadro Multianual de Necesidades del Sistema Integrado de Gestión
Administrativa – SIGA del MEF. El Anexo A-7 muestra un ejemplo de articulación de los SAT en el
SIGA.
El registro de los OEI y AEI de la entidad es exclusivo del Pliego y vinculante para las UE y centros de
costos. De esta manera, se preserva la necesidad de orientar todos los esfuerzos y recursos del Pliego
al logro de los objetivos estratégicos institucionales.

50
 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO - CEPLAN

Registro de Actividades Operativas e Inversiones en el aplicativo CEPLAN V.01

En general, las Actividades Operativas difieren de las actividades presupuestales. Solo cuando
una información sea considerada secreta (de acuerdo con el Art. 15° de la Ley de Transparencia
y Acceso a la Información Pública), la entidad registra esa Actividad Operativa como actividad
presupuestal, con el fin de evitar su difusión.

La entidad registra los proyectos de inversión e inversiones de optimización, de ampliación

marginal, de reposición, y de rehabilitación como acciones de inversión, de manera vinculada
con la estructura funcional y programática del SIAF.

La distinción entre Pliego y UE no aplica para los gobiernos locales que son Pliego y UE en sí mismos.
En contraste, esta distinción es importante a nivel de gobiernos regionales porque estos tienen
competencias transferidas en materias tales como salud y educación; entonces, entre sus UE se
encuentran direcciones generales, unidades de gestión educativa local (UGEL) o redes de salud, que
registran su POI en el aplicativo de manera articulada con el PEI. Se debe tomar en cuenta, además,
a sus unidades operativas (instituciones educativas, escuelas y puestos de salud) que brindan los
servicios a la población. Muchas veces operan bajo condiciones de aislamiento, lo cual complica la
gestión logística.
Por tanto, es fundamental incorporar el factor conectividad y el desarrollo de aplicativos de negocio
para mejorar la productividad de los especialistas (maestros, profesionales y técnicos de salud). En
esa línea, se debe promover el análisis de cómo se trabaja actualmente, medido por los bienes y
servicios que entregan las unidades operativas y cómo se puede mejorar la calidad y cobertura de
estos servicios a los usuarios finales.
Sobre la base de la información registrada en el aplicativo CEPLAN V.01, la entidad puede obtener
reportes consolidados del POI Multianual con la programación física y de costeo (Anexos B-4) y del
POI Anual con la programación física y financiera (Anexo B-5).

6.5 Gestión del Riesgo en el POI

Al diseñar el PEI, la entidad incluye un OEI referido a la gestión del riesgo de desastre que incluye
AEI permanentes y otras de carácter contingente asociados a la respuesta inmediata frente a la
emergencia, la rehabilitación y la reconstrucción. Entonces, cuando se elabora el POI, se programan
las Actividades Operativas e Inversiones que corresponden a las distintas AEI definidas.
La inclusión de Actividades Operativas e Inversiones contingentes en el POI no modifica su estructura
permanente; es decir, se mantienen los objetivos y acciones estratégicas planificadas de acuerdo con
la estrategia institucional. Sin embargo, de ocurrir un riesgo alto, se podrían reorientar recursos de
las Actividades Operativas e Inversiones permanentes hacia aquellas vinculadas a la respuesta
inmediata frente a la emergencia, mientras se gestionan recursos adicionales.
De ocurrir un evento que origina un desastre, se activa el plan de contingencia y continuidad
operativa. La entidad programa sus Actividades Operativas e Inversiones relacionadas a bienes o
servicios (AEI) para la rehabilitación y reconstrucción que corresponden a la estructura permanente
de su PEI.

51
 GUÍA PARA EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL

Los gobiernos regionales y municipalidades, declarados en emergencia, que participen en

procesos de rehabilitación o reconstrucción por desastre, deben incorporar en su PEI los OEI y
AEI correspondientes, a fin de restablecer los bienes o servicios públicos a su población.
Estas entidades están exceptuadas de seguir todo el procedimiento para modificar el PEI.
Efectúan el registro en el aplicativo CEPLAN V.01 directamente para continuar con el proceso del
POI. Posteriormente, el Titular de la entidad debe emitir el acto resolutivo de aprobación del PEI
e informar al CEPLAN.

POI de Emergencia
La implementación del POI de emergencia se realiza en el marco de los niveles de emergencia y
capacidad de respuesta de la entidad, de acuerdo al artículo 43, Capitulo III, del Reglamento de la
Ley N° 29664.
En el caso de un nivel de emergencia 1 al 3 (Alcance local y regional), la entidad deberá gestionar la
situación de emergencia a través de una Resolución de Alcaldía o Resolución Ejecutiva Regional. En
el caso de niveles de emergencia 4 y 5 (nivel nacional y de gran Magnitud) corresponde la
declaratoria del estado de emergencia al gobierno nacional a través de un Decreto Supremo.

52