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RECLAMENTO PARA LA
GEST:ON DE
DOCじ MENTAC:ON
REG:STRAL,
ADMINISTRATiVA Y
ARCH:VO DE LA EPMRP‐ SD
 2 DE 31
EMPRESA Pじ BL:CA
MUNIC:PAL
REGiSTRO DE LA Versidn
PROPIEDAD DEL
CANTON SANTO RECLAMENtO PARA LA
Fecha de
00MlNG0 oocuM● 輌 AC10"REG,S7薇 AIL AD薔,N'STRAT'VA V
」ULI0 2020
ARCHIVO DE LA=PmRP so elaboracron:

CONTROL EM!S:ON
ACC10N NOMBRE CARCO FIRMA

Cad6n
日abσ ado po:」 n9CmhM面 ne2 1億 粽島 1:IPa酬

Dr Mesias Ruano

Ab Fabian Rome'o EinJ::'oxT'* '

lng. Adriana Machuca Gerente Adminislrativa

Revrsado Por:
Gerente de Adminislracion
lng. Nadia Vera
de Talento Humano
:

lng. Lihana Gaieas : Gerenle Flnanciera

Analisla de Comunicacion
Lic. Sandy Romdn
Social

Aprobado por: lng. Laura Salgado Gerenle General

CONTROL DE MODlFiCAC10N
T:PO DE REV:SADO APROBADO FECHA
Nで REViS:ON
MODiFiCAC10N
 Pdgrna 3 DE 31

●    ヽ ヽ ヽ
EMPRESA PUBLICA
MUN:C!PAL
REGISTRO DE LA Versi6n 1

PROPIEDAD DEL
CANTON SANTO RECtA“ E"TO PAttA LA CeS=lo“ DE
DOMiNGO
MINOυ DOCυ MENγ AC10N REGISTRAIL AD“ ,NISTRA=IVA V Fecha de
」ULi0 2020
elaboracion l

CONTEN:DO

l Marco Legal y Normativo 4

2. Capilulo I. …8

5 Capituio 4-De la Presentaci61ヽ Docomental _ _ 27

6 30

8 _30

Anexos
 型写 4 DE 31

■   ヽ ヽ ヽヽ
EMPRESA PUBLiCA
MUNICiPAL
RECiSTRO DE LA Version ‐

PROPlEDAD DEL
CANTON SANTO I R=GLA“ ENTO PARAこ A SEST10■ oに ￨ ￨
DOM:NGO ∞ cumF面 STRATVAV le酬 U日 ○ 初
織 ∬ T翼 :譜 里 鶏 ￨■
t ______

REGLAMENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTACION REGISTRAL,

ADMINISTRATIVA Y ARCHIVO DE LA EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL REGISTRO
DE LA PROPIEDAO DEL CANTON SANTO DOMINGO

Considerando:

eue. el articulo 18 de la Conslituci6n de la Repriblica. en su numeral segundo eslablece que

Todas las personas. en lorma lndividual o co,ecliva. tienen derecho a: Acceder libremenle a la
inlormacion qerrerada en entidades publicas. o en las privadas que mane,en tondos del Eslado o
realicen funcrones p[blicas. No existira reserva de inlormaci6n excepto en los casos
expresamenle eslablecrdos en la ley. En caso de violacion a los derechos humanos. ninguna
entrdad publrca negara la ,nformacton

"Las personas lrenen

Que, el articulo 52 de la Constituci6n de la Repablica, drspone que
y
derecho a disponer de bienes y servrcros de 6ptima calidad a elegirlos con libertad. asr como a
una rnlormacion Drecrsa y no engafrosa sobre su contenido y caracleristicas .
-La
eue. el arliculo 227 de la Constituci6n de la Repoblica. delermina que adminis'lracion
pubiica constrluye Lln servrcio a la colectrvidad que se rige por los principios de eficacta. elicrencia.
catroad. lerarqura. desconcenlraci6n. descentralizacron. coordinaca6n. participacr6n. planificacion.
trausparerlcra Y evaluact6n .

Que, el articulo 379, numerales 3 y 4, de la Constituci6n de la Reptblica. establece que "Sorr

parle del palnmonio cultural langible e intangable relevante para la memoria e identidad de las
personas y colectivos. y obieto de salvaguarda del Eslado. er.llre olros:
3. Los documenlos. obielos. colecciones, archivos, bibltolecas y museos que tengan valor
histOr co. arlistico. arqueol6gico. elnogrdlico o paleo0lol6grco.
4. Las creaoones artisticas. cientificas y lecnol6gicas .

Oue, el arliculo 1 de la Ley Organica de Transparencia y Acceso a la lnlormaci6n Publica,

delermrna que. El acceso a la informacion p0blica es un derecho de las personas que garantrza el
Estado. Toda Ia informacion que emane o que est6 en poder de las instilucior'tes. organtsmos y
entidades. personas juridicas de derecho p0bhco o privado que. para el tema malena de ia
rniormacrorr iengan parlicipacion de! Estado o sean concesionarios de este. en cualquiera de sus
modalidades conf orme lo dispone la Ley OrgSnica de la Contraloria General del Estado i . . t .

Itlrdenr Art. 5 seriala que Se considera informacron piblica. lodo documenlo en cualquier formalo.
qLle se er]cuentre en poder de ias inslrluciores publicas y de las personas juridicas a las que se
refrere esta Ley. conlenidos creados u oblenidos por ellas. que se encuenlren ba,o su
responsabihdad o se hayan producido con recursos del Eslado .

Oue, el articulo 2literal a) de la Ley Organica de Transparencia y Acceso a la lnlormaci6n

Publica. determrna que. 'La presenle Ley garantiza y norma el eiercicio del derecho lundamental
 -T
I
Paぃ は 5 DE 31
EMPRESA PUBLICA i ￨

MUNiCIPAL ヽ

REGiSTRO DE LA ヽ Versi6n 1 1
PROPIEDAD DEL
CANTON SANTO RECLAMFNTO PARA LA CEST10N OC I
DOMiNG0 oocuuExTAcrox REGrstRArL. aourtrsrRA'rvA y Fgcha de
」UL10 2020
ARCHiV0 0E LA EPMRP‐ SO elaboraci6n:

de las personas a la informact6n conforme a las garantias consagradas en la Constilucton Poltftca

de la Reprblica. Pacto lnlernacional de Derechos Civiles y Politicos, Convenci6n lnteran] ericana
sobre Derechos Humanos y dem6s inslrumentos inlernacionales vigentes. de los cuales nuestlo
pais es signalario. Persigue los siguienles obielivos: a) Cumplir lo dispuesto en la Constituo6n
Polilica de la Republica reterente a la publicidad. Iransparencia y rendicidn de cuenlas al que
est6n sometidas todas las instiluciones del Estado que conforman el sector publico, dignalarios.
autoridades y funcionarios priblicos, incluidos los entes senalados en el arliculo anlerior. las
personas Juridicas de derecho privado que realicen obras. servrcros. etc.. con aslgnaclones
publicas. Para el electo. adoptaran las medidas que garanlicen y promUevan la organrzacion
clasilcacron y manejo de la inlormaci6n que den cuenla de la gesli6rr publica:

Que, el articulo 1O de la Ley Orginica de Transparencia y Acceso a la lntormaci6n P0blica,

instituye que 'Es responsabilidad de las inslituciones poblicas. personas iuridicas de derecho
p0blico y demds entes senalados en el articulo 1 de ia presenle Ley, crear y manlener leqrslros
p0blicos de manera profesional. para que el derecho a la inlormaci6n se pueda ejercer a p enitud
por io que. en ningun caso se iustilicard la ausencia de normas t6cnicas en el maneio y arc',rivo dc
ia inlormaci6n y documentacion para impedir u obslaculizar el eiercicio de acceso a ia rnforracldrr
publiCa. peor aun Su deStrUCCiOn. Quienes adminiStren. maneiell. arohiVen o cOr,'Serverl
informaci6n p,bhca. ser6n personalmenle responsables, solidariamenle con la autorrdad de la
dependencra a la que pertenece dicha ir'tformaci6n yio documentaci6n (..-)".
"Son deberes
Que, el articulo 22lite|al i) de la Ley Organica de Servicio P0blico, instaura que
de las y los servidores prblicos:j) Somelerse a evaluaciones peri6dicas durante el eierocio de sus
Iuncrones: y. Cuslodiar y cuidar la documentaci6n e inlormacion que, por tazoo de su empleo.
cargo o comisi6n lenga baio su responsabilidad e impedir o evitar su uso indebido. sustracclon.
ocultamrenlo o rnutilizaci6n

Que, el articulo 4 de la Ley Orgdnica del Sistema Nacional de Registro de Datos Publicos'
dispone que -Las insliluciones del Sector piblico y privado y IaS personas rlalurales que
aclualmenle o en el luluro adminislren bases o registros de datos piblicos. son responsables de la
integridad. proteccion y control de los registros y bases de dalos a su cargo. Drchas lnslilucrones
responder6n por la veracidad, autenticidad. custodia y debida conservaci6n de los registros. La
responsabilidad sobre la veracidad y autenlicidad de los datos regislrados. es exclusrva de ia o ei
declaranle cuando esta o este proveen loda la informaci6n. Las personas alectadas pol
intormacion falsa o imprecisa. difundida o certificada por regislradoras o regisiradores. lendral'l
derecho a las indemnizaciones correspondientes. previo el ejerctcio de la respeclrva acoon legal.
La Drreccion Nacional de Regislro de Datos Prblicos establecera los casos en los qtre deba
rendirse cauciorr".

Que, el arliculo 15 numeral 2 de la Ley Orgdnica del Sistema Nacional de Registro de Datos
Publicos, eslablece que "Los registros. ltevar6n la inrormaci6n de modo digitalizado. con soporte
tisrco. en la torma determanada por la presenle ley y en la normaliva pe(inente para cada regislro.
en lo que respecta a:2.- Registro de la Propiedad: Llevara su regislro baio el sislema de
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EMPRESA PUBLiCA
MUNICiPAL
RECISTRO DE LA Versr6n
PROP:EDAD DEL
資ECLAttCNTO PARA LA OEST10N DE
CANTON SANTO
DOMiNGO ‐ 」ULI()2020
ARCHIVO● C LA EPttRP‐ S●

inlormacion cronologica. Personal Y real ( 1

Oue, el articulo 25 de la Ley Org6nica del Sislema Nacional de Registro de Datos Poblicos'
establece que Para eleclos de la sistemalizacaon e inlerconexi6n del registro de datos sin
y
periuicio de ta obligaci6n de manlener la intormaci6n en soporte lisico como delermir'ran las
dilerentes no,mas de regislro. Ios dislintos regislros deberan lransterir la intormacidn a formato
digitaiizado. La Direccion Nacional de Registro de Datos Publicos definira el sistema inform6tico
pa-ra er maneio y adminislraci6n de registros y bases de dalos. el cual regir6 en todos los registros
del Pals

-Consliluye
Oue, el articulo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. especifica que
patrrmonio del Eslado la documenlaci6n bdsica que aclualmente existe o que en adelante se
prodLrjere en los archrvos de todas las lnslituciones de los seclores publicos. y privado, asi como
ta de personas partrculares. que sean calilicadas como lal Patrimonio por el Comit6 Ejeculivo
previsto en el Arl. g de esla Ley. y que sirva de fuenle para estudios hist6ricos. econ6micos.
sociales. juridicos y de cualquier indole'.

Oue, el articulo 1 de la Regla T6cnica para Organizacion y llantenimienlo de Archivos

Poblicos, publicado en el Regislro Olicial Suplemenlo 487 de 14 de mayo del 2019. insliluye que
..El obielo de la presente Regla T6cnica es normar la organizacion y manlenimienlo de los
archivos publicos. en cada una de las lases del ciclo vilal del documenlo, a lin de asegurar en el
corto. mediano y largo plazo. el cumplimienlo de los requisitos de aulenticidad. fiabilidad.
rntegndad y disponibilidad de los documenlos de archivo.

Que, el articulo 1 del lnslruclivo de Organizacion y Gestion de Archivos Administraiivos.

pub[cado err el Registro Oficiai 67 de 25 de juho del 2005 y modificado el 15 de agosto del 2005.
establece que. -El presente instructivo serd de uso y aplicacidn obligaloria en todos los
orgarlrsmos. entidades e inslituciones del sector prblico y privado con parlicipaci6n del Estado.
lbicjern en el capitulo Vl. sobre la conservacidn de los documentos, eslablece que. Las
instrtLlcrones esten obligadas a establecer programas de seguridad para proleger y conservar los
documenlos en cada una de las unidades archivislicas. puede incorporar tecnologias de avanzada
en la proleccion. administracion y conservaci6n de sus archivos. empleando cualquier medio
electronico. informalico. optico o telemetico, siempre y cuando se hayan realizado esludios
iecnrcos como conservaci6n fisica. condiciones ambientales, operacronales. de seguridad.
perdurabihdad y reproduccion de la inlormaci6n asi como del funcaonamienlo razonable del
sistema (.. i .

Que. el articulo 1 del lnstructivo Adminislraci6n Archivos de Registradores de la Propiedad.

de Resotucion de la DINARDAP 65 publicado en el Regrstro Oricial 488 de 11 de julio del 2ol 1 y
modificado el 21 de julio del 201 1 . establece que. "Este inslruclivo normativo. liene por objeto
regular el procedimiento para la adminrslracion. proteccion de datos p0blicos y transferencia de
archivos fisacos documentales. archivos digitales y sistemas informeticos que aclualmente eslen
srencJo iililizados por los registradores de la propiedad en lodo el pais. Este instruclivo es
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EMPRESA PUBLICA
MUN:CIPAL
REGiSTRO DE LA Version 1

PROP:EDAD DEL
CANTON SANTO ARA tA GEST10N OE
DOMING0 ●OCuMENTAC,ON RECiSTRAIL AD“ lNlSTRAT:VA V Fecha de
」UL10 2020
ARCHIVO DE LA ep“ 薇P‐ so

necesario para cumplir con la operati!,idad. proleccion de dalos priblicos. asi como brtndar la
continuidad del servicio: y, manlener y meiorar los eslandares de calidad del servrcio publtco .

Que, el aparlado 405-04 de las Normas de Control lnlerno de La Contraloria General Del
Estado, de Acuerdo de la Contraloria General del Estado 39 publicado en el Regrstro Olicral
Suplemenlo 87 de 14 de diciembre del 2009 y modificado el 13 de mayo del 2019. inslituye que
"La mexima autoridad dispondr6 la adopcion e implementacion de politicas y procedtmrentos para
la conservaci6n y mantenimiento de archivos lisicos. magn6ticos y,'o digitales. en atencton a las
drsposrciones tecnicas y juridicas vigentes. asi como incentivar los procesos de digitaltzaoon de ia
inlormacion.
Para eleclos del ejercicio de las activtdades de control. la documentacl6n generada nledianle
archivos digitales. eleclr6nacos o desmalerializados. tendran el mismo valor iuridico que los
documentos fisicos".

Que, es obligacion de La Empresa Publica Municipal Regislro de la Propiedad del Canton Sanlo
Domingo. la adminislracidn y modernizaci6n de los archivos con el fin de garanlizar a los
crudadanos el libre acceso a la inlormacion salvo las excepciones eslablecidas por la ley.

Que. por sus lunciones. La Empresa Ptblica Municipal Regislro de la Propiedad del Cant6n Santo
Domingo. origina un archivo regislral y un archtvo adminislrativo los cuales tienen que manelarse
con crilerios tecnico juridicos dislintos.

Que, es necesario establecer normas y procedimrentos completos que permitan la custodla.

organizacion y adminislraci6n de los archivos registrales y administrativos meiorando la etroencia
y eficaoa de los servtcios que se preslan. asi como lorlaleciendo la transparencia v rendiciorr de
cuenlas a la ciudadania y las autotadades correspondientes.

ACUERDA:

Expedir el Reglamento para la Gestion de Documentaci6n Registral, Administrativa y

Archivo d€ la Empresa Publica Municipal Registro de la Propiedad del Canton Santo
Domingo
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EMPRESA PUBLICA
MUNIC:PAL ヽ
REGiSTRO DE LA Versi6n
PROP:EDAD DEL
cLAmC｀ マOF八 賣ALえ OEST1011 0し
CANTON SANTO 産
Fecha de
00MINGO 00CtlME"TAC10N REGISTRAlL ADMINtSTRATiVA V
ARCHiVO DE LA C'MRP‐ SD
」ULI()2020
elaboraci6n;

CAPITULO I
GENERALIDADES

Art. 1.- Obieto. - Normar los procedrmrenlos de custodia, organizacion y administracion de

garantizar en el corto.
documer]tos registrales. administrativos y archivo de la EPMRP-SD. a tin de
mediano y targ-o ptazo el cumplimienlo de los requisilos de autenticidad. fiabilidad. inlegridad y
disponrbilidad de los documenlos de atchivo

Art. 2.- Ambilo De Aplicaci6n. - Las disposiciones conlenidas en 6sle reglamenlo es de

aplicaci6n obligaloria para todos quienes conforman la Empresa Publica Municipal Registro de la
iropiedad det Cant6n Santo Domingo. especialmenle para aquellgs que manejan custodian y o
adminrstran informaci6n documenlal.

Art. 3.- Finalidad. - Et obietivo esencial es disponer de procedimienlos l6cnicos y administrativos

que garanticen una correcla organizaci6n. conservacidn, dilusi6n y acceso a la informacion de
docun entos. garantizando que la inlormacr6n instilucional sea recuperable en forma igil y
oporlLr!.ra para;l uso del ciudadano o la instilucr6n. avalando la transparencia de la adminaslracion
publrca

CAPITULO 2
ARCHIVO REGISTRAL

Art. 4.- Glosario de Terminos

Archivo Regisiral
Archivo permanenle conformado por el conjunlo de documenlos. actas. partidas de inscripcion
libros. registros y demds inlormaci6n inscnta recabada en eiercicio de las atribuctones y
competencias asagnadas a la EPMRP SD, conservados en la rorma establecida por la ley para
servrr como leslimonio a la lnslituci6n o a los ciudadanos respeclo de la informaci6n iuridico -
I egrslral er't malera tnmobiltaria

Folio
Hota de un libro o cuaderno.

Foia
Hola de papel. sobre todo de un documento oficral.

Foliacion
Accion y efeclo de loliar.
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EMPRESA PUBLICA
MUNIC:PAL ヽ

REG:STRO DE LA ｀ Versi61、 1
PROP:EDAD DEL
CANTON SANTO Ч70 PARA LA CCST10N DE
‐
DOMiNGO DOCじ MENTAC10N RECISTRA:L AO“ :"lSTRATIVA Y Fecha d,
」uL10 2020
ARC":VO OE LA EPttRP‐ SO elaboracioni

Foliar
Numerar los lolios de un libro o de un cuaderno.

Hoia
En los hbros y cuadernos, cada una de las partes iguales que resultan al doblar el papet para
lormar el pliego.

Pdgina
Cada una de las dos haces o planas de la hoja de un libro o cuaderno. Entendi6ndose pol haces
tanto el anverso como el reverso de la hoia de un libro.

Registro
Libio foliado y encuadernado que contiene inlormaCi6n registral. y en el que Se hare la rrlscrrpc'orl
bajo Una seiie sucesiva de numeros independienles de la serie general de! reperlorio que
empezara y conclurren con el ano.

Reperiorios
Libros en los Cuales conslardn anotadoS los documentos cuya inscrapci6n se Solicrte y que Ceoera
ser llevado conforme lo establece el tilulo lV de la Ley de Regrslro-

Partidas de lnscripci6n
Actas que conlienen la inscripci6n de un acto o contralo y que son levantadas collforme a lo
eslablecrdo en la normativa registral vigente que en coniunto forman los Iegistros.

Repositorio Registral
Lugar frsrco en el cual se custodiara y conservara la intormacion registral'

Custodia
Responsabrlidad iuridica que implica el conlrol y la adecuada conservaci6n de los documenlos'

Conservacion
ａ   ・ａ

Conjunto de procedtmientos y medidas precautelares destinadas a asegurar' por urla

parle
preservaci6n o prevenci6n de posibles alleraciones fIsicas en ios documentos y por olra
restauracion de estos cuando la alteraci6n se ha producido.

Unidad o Area Administrativa

Unrdad o 6rea establecida en la estruclura organrca luncronal de la EPMRP-SD

Copias Certilicadas
Es la reprogralia de la documentacion que reposa en los archiyos de la instituci6n.
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EMPRESA PUBLiCA
MUNiCIPAL

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RECiSTRO DE LA Version
PROP:EDAD DEL ‐ RECLAMENTO PAttA LA CEST10N OC
CANTON SANTO Fecha de
DOMiNG0 DOCumENTACtON RECiSTRAIL AD薔 :NIStFtATlVA Y
ARCHlV0 0E LA EP"RP SO
I JUL10 2020
elaboraci6n:

Art.5.- Conlenido del Archivo Regislral

El archivo tegistral esla compuesto por el Archivo Activo y Digilal

l. El archrvo ACTIVO contiene los lomos de hbros en los que se encuenlra libros de: Proptedad.
Hrpotecas. Demandas. Sentencias. Embargos Civiles. Embargos Penales. lnsolvencias.
Orqanrzacion Religiosa. Prohibiciorres de Enaienar y Prohibiciones Penales. Libros
Reperlorios. elc.. y toda la informacr6n que es generada por los Certificadores lnscriptores y
,l irciicia ies de la inslrtuci6n.

2. Ei archivo DIGITAL contiene las Actas de lnscripci6n. y escaneo de todos los actos y
conlratos que se han inscrilo desde la puesta en marcha del sistema inlormalico denominado
Fotio Reat. asi como las actualizacrones de los Certiticados Registrales Virtuales Actuahzados
tC.R V.A)

PRODUCCION DOCUMENTAL REGISTRAL

Art. 6.- Delinicion de Producci6n Documenlal Registral

Es una actividad que la realizan lodos los servidores que lengan la responsabilidad y la
comp€lencia de generar pariidas de certificacion. inscrrpcion yro documenlacion que por ley deba
formar pafle del archivo registral.
La produccron documental se realizara conforme a la normativa apficable para el efeclo y se
entendere conro creado el documento de archrvo regislral una vez que se ha concebido conlorme
a derecho.

Art. 7.. Paramelros a Aplicarse en la Generaci6n de Documentacion

El Regrslrador de la Propiedad derinira los parametros. procesos y politrcas a aplicarse en la
geueracror] del documenlo. al acta o partida de inscripcron solo se adjuntara la documenlacron que
oficial'nenle remrta el area encargada de la produccr6n de documenios regislrales.

Art. 8.. Unidades Registrales Compelentes en Archivos

Todo servidor que por sus funciones consulle o genere documenlaci6n que debe incorporarse al
archivo registral. ademas de las competencras y atribuciones que le corresponden debe cumplir
las siguientes f unc'ones:

a) Cuslodrar la jnformacron y documenlacion a su cargo

b) Garantrzar la adecuada conserva06r.t de los documentos e informaqon registral durante el
trempo que se encuentra a su cargo.
Ｃ

Dar el lrato adecuado al libro para evilar su de'lerioro

ｄ

Mar]lener en orden el drea filada para consulla.

￨()
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EMPRESA PUBLICA MUNIC:"A↓
MUN:C:PAL
REGISTRO DE LA Version
PROP:EDAD DEL
CANTON SANTO ￨ REOLA"E"!O PARA LA OEST10N DE
DOMINGO oocuMEt{rAcrot{ REGrsrRAtL. aoutr{tstRAttvA Y Fecha de i
」ULI()2020
ARcHlvo oE LA €PtlRP-sD elaboracjon:
: l

e) Remitir en lorma olicial la documenlacion que deba agregarse a la partlda de lnsclpc crr y
que lormara parle de ella.
l) lnformar sobre el caso de dano o deterioro del o los libros de manera oportuna a qulerr
corresponda para su inmediala intervenci6n.

Art. 9.- Prohibiciones Expresas y

euren incurra en cualqui;ra de las stguienles aclividades estare procediendo contra derecho
atenlando contra ta c,ocumentaci6n R6gistral de la EPMRP-SD. por lo que su comelimiento se
considerard como falla grave y Se proc;dera a emitir las sanciones disciplinarias establecrdas en
ta LOSEp para esle frpo Oe fatis. reserv6ndose la EPMRP-SD la lacultad para seguir las
acciones penales o civiies a las que hubrere Iugar: por io eslablecido queda lerminantemente
prohibido:
de
1. Ning0n servidor deberd adquirir un libro registral o intenlar sacarlo de las rnstalacrones
esla dependencla.
rcmprerlcioio
2. Nlngun servidor podra atenlar contra el archivo documental ya sea rayandolo..
pts;dolo. mojAndolo o realizando cualquler aclo que atenle contra la adecuatja
conservaci6n. mantenimrenlo y custodia de la informacron '
3. Nirrg0n servrdor podrii. ba,o;ing[n prelexto. guardar Iibros registrales en sus escrrtorios
caj;nes. papeleras. anaqueles. o Lualquier otro lugar que impida su visibilidad'
4. N-,irgun ierviOor darii inlormaci6n registral por olro medlo que no sea
el carral ofrcral
los requisilos legales y adminrstrativos
est;blecido por la insfituci6n pievio el c'umplimiento de
establecidos Para el efeclo.
registraies y
Se recuerda la obligaci6n de los servidores de custodiar los bienes y documenlos
vigenle y en
reallzar tos procesos a su cargo con estricto apego a lo establecido en la normativa
General del Estado'
especiat a lo dispuesto en el A"rliculo 40 de la Leybrg6nica de la Contraloria

Art. 10. - De la Foliaci6n de Libros

Itbros a su cargo para asegL}rar
El encargado de Reperlorio lendra la obligacion de {oliar todos los
las sio''ire!rles
su lntegidad y taciiitar el acceso a la in-iormacr6n. para lal efecto se observarar"l
reglas:

La loltaci6n se realizard de lorma previa al proceso de empastado y'o digilalrzaclon

de
a) de los mismos'
documenlos. con el fln de conservar la integridad y fidelidad
y La
b) Los regislros y documentos objeto de la foliacion deber6n estar ordenados depurados.
r"ti'ro de duplicados y lolios en blanco, proceso que no debe
depuraci6n consrste
"n
rnvalrdar su inlormacron. "i
informallvo'
c) Se debera foliar el lado ar]verso de cada una de las hojas que tengan.contenrdo
segun se vayan
oi L" i"ri"io. se realizarii en orden cronol6gico, sin omitir ni repelir nr-rmeros
inlegrando los regislros.

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 ＾
    ，一
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EMPRESA PUBLiCA

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MUNIC:PAL
REGtSTRO DE LA Version 1

PROPIEDAD DEL
CANTON SANTO i R=dLバ 百 fO IARA LA●
=StiOFO「
DOMiNG0 ' DOCuMENTAC,ON
“ “
RECISTRA,L AOml“s●
lsTRATiVA
」ULI()2020
ARCHiVO DE LA EPmRP‐ l etaboraciOn:
︲ 
＞  
ｅ

En el caso de que un labro registral esl6 compueslo por varios tomos. Ia foliaci6n se efectua16
de forma contrnua hasta culminar el aio.
０

La foliacion podra elecluarse a mano, con mequina de escribir, computadora. numerador u

olros medios En caso de que sea realizada a mano. se ulilizard nimeros y debajo de los
mismos se deberd escribir enlre par6ntesis la cifra en lelras. y de etectuarse con maquina de
escribrr. computadora. numerador u oiros medios. podre indicarse unicamenle el numero.
g) En el caso de exrstir errores de fohaci6n. ya sea que se omilan o se repitan numeros. ei
Regislrador debera sentar tazon de eslos errores en el certificado de cierre del libro registral
correspo ndrente. de conformidad con lo dispueslo en el inciso 2 del articulo 21 de la Ley de
Regtslro. De haber errores de foliacion por oomeros repetidos se podr6 enmendar ulilizando
slrplen'rentos como A. B. C- bis o sim,lares. No se podri enmendar utilizando corrector o
parecidos. ni tampoco deber6n existir lachones o borrones.
h) Se debere estampar el numero que corresponde a cada folio en la esquina superior derecha.
de manera legible. sobre un espacio en blanco y sin allerar el contenido de los registros y
documenlos.
De conformrdad con lo establecrdo en el atliculo 22 de la Ley de Regislro. los documentos
que el Registrador debe conservar se encuadernardn aparte. en el mismo orden de las
inscflpciones. En la parte final de d,chos documentos se pondrd una nota en que se exprese
el folio y el numero de la inscripci6n a que correspondan.
A los documentos de formaio distinlo al 44. tales como los comprobantes de pago. planos.
mapas. croquis y otros similares relacionados con el proceso regastral. se les asignara su
respeclrvo numero de lolio en la misma secuencia.
k) En las p6ginas en blanco. debere senlarse. medianle impresion, sello grande. o cualquier otro
medio mecanrco automatizado. la frase "PAGINA EN BLANCO". misma que debera toharse
de conf ormrdad con las reglas conlenidas en esla Norma.
l) No se deberdn f oliar las paslas de los libros.
U'ra \.,e2 que se concluye con el proceso de loliaci6n, medianle acla de entrega-recibido. se remite
el lrbrs al Tecnrco de Archivo para empaslar conlornre la normativa establecida para el efecto y a
las disposiciones emitidas por el Registrador de la Propiedad.

Ver (Anexo 1 )

Art" 1I. - Del Cocido de Libros

Para coser los libros tegistrales que posleriormenle se empastaren, se utitizara la t6cnrca
conocida como "diente de perro", la que exige que se realicen cinco agujeros a 5 milimetrcs del
margen izquierdo de la hoja con una broca de 3 millmetros (1tB de pulgada): el primer agu]ero
sera ubicado en la mitad de la hoia y a partir de 6ste se realizarAn agujeros adicionales separados
por 6.5 cerllirnetros entre si: los dos ultimos aguieros estardn ubicados a 1.75 cenlimetros det
margen superior e interior izquierdo respeclivamenle. Posleflormente. se coser6 el libro con piola.
la que serd alravesada por los agujeros mencionados: luego se lo engomare: se colocara una lela
sobre el conjunto adherido y se contlnuare con el proceso de empastado correspondiente. que
debera posjbilitar la aperlura tolal del llbro y la leciura integra de su contenido.

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 EMPRESA PUBLiCA
MUNICIPAL
REGiSTRO DE LA Version
PROPIEDAD DEL
CANTON SANTO R=OLAMENTO,ARA LA GEST10N O=
DOMINGO DOCuttEllTACtOII R=01SVRA:L ADMINlSTnAriVA V
ARCH'V00● LA EPMRP‐ SO e[::￨:』 in‐ JUL10 2020

La cubierta o tapa de los libros deberii ser dura y de un material resislente que se adapte a las
condiciones climaticas de cada Registro; para lo cual se recomrenda la tela de alpaca. Las lelras
del grabado o impresi6n de la iderrtilicacion del libro deberan se|totalmente legibles

Art. 12.- Del Empastado de Libros

Los ltbros registrales empezaran y concluir6n cada ano calendario. y se dividiran en lomos de
quinientas tojas como mdximo.

El empastado de los libros debera reallzarse inmediatamente despu6s de que exrslan qurnrenlas
f ojas para la contormacion de un libro.

En el caso de exislir registros que debido a su nivel de transaccion conformaren hbros de !nerlcs
de quinienlas fojas. estos deber6n empastarse con la cantidad de {ojas que se cuerlte al irrralrzar
el aio. tormando un libro por cada aclo registral.

Art. 13.- Funciones del Encargado de Empastado

Realizar el empaslado. brindando seguridad iundica en la informaci6n certlficada. promovier]do su
formalizaci6n y aclualizacion. en torma elicaz. eficiente, efectiva y oportuna. consrderando que
nrngun servtdor esta exenlo de responsabilidades por los aclos realizados en el ejerciclo de sus
funiiones. o por sus omisiones. y seren responsables adminislrativa, civil y penalmente por el
manelo y administracion de fondos, bienes o recursos pr.rblico. para lo cual las aclivldades que
debe cumplir en lorma obligatoria son:

/ Revisar la documentaci6n remitida para su empastado, verificando que se encuenlre en

orden.
/ Foliar las holas en caso de ser necesario.
r' V errlicar la secuencia de los libros y seoun eso asignar el numero de volumen respectrvo
r' Cuslodiar. preservar y empastar en base a la normativa vigenle los iibros registrales.
r' Realizar revisiones conslanles de repositorio verilicando que libros necesilan prese|racicrr.
o empaslado.
/ Rolular los libros y registros que requieran de dicho proceso.
/ Custodia del archivo pasivo, y de loda la documentaclon que consla en su alea
/ Cumplir las disposiciones. politicas. drreclrices emanadas del Regislrador de la Plopiedaci.
acatar y colaborar en los procesos de conlrol establecidos para eleclos de segurmrento de
dichas direclrices.

Art. 14.- Oe la Rotulacion

La rnformacjon que debera grabarse en la pasla trontal, asi como en el lomo del libro sere la
srguienle:

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PROPlEDAD DEL Ftttё

CANTON SANTO LA● E"■ O PARA LA OESfiOII oこ

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oocuttE"TAC10N RECISTRAlL AO錮 111〔 SVttA71VA V
ARCHiV● OE LA E● S0
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r' Nombre del Registro

/ Denominacion del libro
r' N0mero de lomo.
/ Numero de Volumen
/ Aio.
y' Numero de foias

Ver (Anexo 2l

En e! caso de libros registrales que esten compuestos por escasas foias y fuere imposible grabar
ios dalos anles mencionados en el lomo. eslos se grabardn solo en la pasla frontal del libro.

CUSTODIA. CONSERVACIoN Y ORGANIZACoN DEL REPOS]TORIO REGISTRAL DELA

EPMRP.SD

Art. 15.- La Organizacion de los Archivos

El Registrador de la Propiedad tendra la responsabilidad de dictar polilicas y eslablecer los
lirreamientos de ordenamiento del archivo, procurando que dicha organizacion permita encontrar
facrlmenle los libros. los cuales deberAn ser ordenados de acuerdo a;

a) La naluraleza del acto iuridico lnscrito y respelando la procedencia del mismo.

b) Se ordenaren respetando el orden alfab6tico. cronologico y num6rico.
c) Todos los regislros y documenlos se ordenardn y ubicar6n de lal manera que se permrta
visualizarlos para su inmediata consulta.
d) Los i:bros se archivaran en eslanlerias tipo biblioleca y a cada eslanleria se le asignard un
numero. por ejemplo:
. Eslantelia 01
. Eslanteria 02
. Eslairteria 03
e) A las bandejas de cada estanteria se les debere asignar una letra; por ejemplo. en el caso
de qr-re las estanterias iengan cinco bandeias. se les destinare de arriba hacia abajo las
letras A. B. C. D y E
f) Los n0meros de las estanterias no deber6n repelirse: sin embargo, las letras de las
bandeias se repetiren por cada estanleria idenlificada.

Se dispondra un area especitica que permila la ubrcaci6n y el maneio de los libros de mayor
consulla. los cuales seran detintdos en coniunlo por el Regislrador de la Propiedad y el
Subgerenle Tecnrco Regislral

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RECiSTRO DE LA Version
PROPIEDAD DEL
CANTON SANTO RECtAttENγ O,ARA LA GEST10N OI

DOMING0 oocurEflTAcrox REGrsrRArL, aourusrRA-nva y Fecha de

: 」ULI0 2020
aRcxrvo oE ra EprrRp-so elaboraci6n:

Art. 16.- Maneio del Archivo Registral

El Regislrador de la Propaedad es el responsable de diclar politicas y directrices respecto a la
contormacion del archivo y al establecimiento de politicas que garanticen la adecuada custodia de
la documenlacrdn registral de la EPMRP-SD.

Servicios lnstttucionales. T6cnicos de archivo y Repertorio, tendr6n responsabiltdad sobre el

control. y la adecuada conservacion del archivo regislral de la EPMRP-SD y el segurmiento
conslante del cumplimienlo de las polfticas emanadas por el Regislrador de la Propiedad.

Todo servidor de la EPMRP,SD que tenga acceso al archivo o a los libros regislrales lierle como
obligacion el cuidar. custodiar y garantizar la adecuada conservaci6n de los libros reglstrales.

Arl. 17.- Politicas de Cuslodia

Los servidores que trenen acceso a la inlormaci6n registral deben cumplir obligalorrarnerlle ias
srguie ntes polilrcas
'1. Los libros o regtslros no pueden salu de la lnslrtucr6n. salvo que exrstiese aulorrzaclon dei
Regrslrador de ia Propredad al respeclo y se apfique la normatrva establecada para el efecto
2. LoJ tibros solamenle podren ser cuslodiados por personal de la EPMRP'SD. en ningun caso
se los entregard a personas ajenas a la instituci6nl el acceso de cualquier cludadano de la
lnformaci6n debe realizarse en los espacios delermrnados para el eteclo y solamenle seran
revrsados por un tercero con la debida custodia de un funcionario de la EPMRP-SD: de
acuerdo a lo que dice la ley.
3. Todos tos servidores de la EPMRP-SD deben garantizar la adecuada conservaciorr de la
iniormaci6n.
4. La cantidad de libros regislrales que cada servidor debera mantener en su estacion de traba;o
serd filado por el Regislrador de la Propredad. en caso de exceder la cantrdad de libros
permilida se podra n;lilicar a Gerencia de Talenlo Humanos para que lome las medidas
correclivas establecidas en la LOSEP seg0n el caso lo amerile.
5. Los requerimientos de documentos. por parle de los usuarios exlernos deberan nacerse a
trav6s de los medios eslablecidos por el Registrador de la Propiedad: de rgual tcrla ios
encargados del Archivo receplaran y atenderen la inlormacion solicitada unicamerrle nredranle
los canales formales establecidos para el efecto; cumpliendo asI con el arl. 18 hleral 2 de la
Conslitucion de la reprblica
6, Todo servidor que consulle intormacr6n regislral dentro de los reposttorios y archtvos
establecidos para el e{ecto deber6 manlener el mismo orden en el cual enconlr6 la
documenlaci6n.
7. Para urra mejor presetvaci6n y mayor duracion de los libros. considerados como el lnsumo
v,tal para la preslacion de nuestros servicios a la ciudadania, 6sios deberan utrlrzarse
considerando siempre los siguienles culdados:

a) Cuando esl6n en uso. deben eslar colocados sobre la estaci6n de trabajo o el escrrtorio de
cada servidor. con el lomo que contier.le la idenl'ficac16n vislble.

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MUNiC:PAL

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REG:STRO DE LA Versi6n 1

PROPIEDAD DEL _単
￨ ■ 七ёLA僣 こ｀+6'ARA LA OESriON Oこ
CANTON SANTO Fecha de
DOMiNGO 1 00CUttEN'AC10N REC'SI彙 ハlL AD“ ]￨liSTRA'iVA V
SO
」ULl0 2020
ARCHiVO DE LA EPMR■ ‐ elaboraci6n:
一

b) Se debe evilar las caidas de los libros y no se debe lanzar los mismos. ni sobre el piso, n,
sobre los escrilorros. na sobre las eslanterias.

g. Cuando un funcronario se percate del mal esiado de uno o varios de los libros. deber6
'lin de que se tomen las
reportar al responsable de archivo mediante un documento, a
medidas perlinenles.
9 Todo tuncionario de la EPMRP-SD debera acatar las medidas de seguridad y conlroles
establecidos por el Regrslrador de la Propiedad. debiendo regislrar los libros mediante los
mecar'rismos previslos para el efecto garanllzando la lrazabilidad del libro.
10 Ningun luncionario puede realizar ninguna anolacion en los libros registrales. salvo aquellas
qire se errcuetllran denlro de sus competencias.
Tocic servrdor dara avtso al Regislrador de la Propiedad de cualquier anomalia respeclo al
,r.raclecLtado uso de libros o al mallralo. alleracion o delerioro provocado al archivo documenlal
de la lnstitucron.

Art. 18.- Areas de Consulta de la lnformaci6n Registral:

Las unrdades productoras o las unidades consuliotas de la inlormaci6n registral tendran acceso a
la tnformacion unicamente en las ereas eslablecidas para sus labores o en las dispuestas por el
Registrador de la Propiedad. el traslado de libros a areas de Servicio Ciudadano se hare
irnicamenle balo la aulorizacion y responsabilidad del Responsable de esla erea y con la debida
autonzaciorl del Regislrador de la Propiedad

ACCESIBILIOAD DE LA DOCUMENTACdN, RECEPCION DOCUMENTAL Y DISTRIBUCION

DE LA DOCUMENTACIoN REGISTRAL

Arl. 19.- Accesibilidad de la Documenlaci6n

l.,a EPNTRP SD tendri como obligacion garanlizar el acceso a la inlormacion a traves de los
'lteaJros v r'r'recanlsmos legalmenle establecidos para el efecto y con las reservas legales del caso.
por tc que para acceder la informacion sobre el palrimonio de las personas el solicitanle debera
luslrfrcar y motlvar su requerimrenlo. declarar el uso que hara de la misma y consignar sus datos
basrcos de rdentrdad. Los servidores que tengan acceso a la informaci6n tnmobiltaria seran
responsables de manlener la caulela y reserva legal eslablecida respecto de la iniormacron
registral y no podrdn consultar. remrtir o divulgar la informaci6n conslante en el archivo regislral
sino [lr]ican]enle dentro de sus competencias y alribuciones y en los casos o tremites asignados
mediante los procedimienios establecidos para el etecto.

Art. 20.- Recepcion Documenlal

Toda la documentacion oliciai y sus anexos que sea presentada para que sea dado tremile dentro
de las competencras y atribuciones juridico registrales a la EPMRP-SD deberd ser recibida por ias
ventaniltas asignadas y en base a los procedimienlos establecidos por Servtcios Ciudadanos para
el etecto. estando prohibido que cualquier servidor gestione direclamente informaci6n que no ha
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EMPRESA PUBLiCA A PCL
MUN:CIPAL T貸 〔
REG:STRO DE LA tOPI
Versi6n
PROP:EDAD DEL
T RCOLA面 ENTO PARA tA GESテ 10N DE
CANTON SANTO
DOMINGO 00CuMENTAC:ON REC,SIRA:L ADMlN:STRATIVA V
ARCH,VO DE LA EPMRP‐ S● e脚 篤 .‐
Jじ JO“ 加

tngresado por los canales eslablecrdos para el efeclo y que no se encuentre derltro de sus
fLJncrones.

Art. 21 .- Servicios de Distribucion de Documentacion e lnformaci6n

El Regrstrador de la Propiedad Sera el encargado de preparar operalivamenle a todos los
servrdores para que puedan preparar y remitir la siguierrte inf ormacion:
1) Emisron de Certificados de Bienes
2) Em,sr6n de Certificados de Gravamenes
3i Revisi6n de Conlratos previo a lnscripcr6n (se aplica lambi6n para lr6mites judiciales como
Posesiones Efectivas)
4) lnscripci6n de Actos y Conlratos
5i tnscripci6n de actos judiciales {iurcios). Conleslaci6n de Oticros de diferenles lnstituciores

El proceso de escaneo y digilalizacion garanlizarii la lidelidad del documento y la accesibrlrdad ai

archrvo digital. el cual se l-o denominira de la misma manera que Se denomlne o nu'nere el
por
documento fistco. pudiendo recuperarsele por Ia fecha de rngreso y por el numero de tramlte.
lo que dicho archivo liene iguales efectos iuridicos que los documentos o peticiones que constan
oor escr,to.

Arl. 22.- Oocumentacion de Respaldo

Se considerara a los documenlos de los cuales la ley no eslablece la obligacron de manlener
archrvo. que no son consrderados denlro del archivo reglslral ni del archlvo de gestion. pero que
sirven de insumo para la Direcci6n de Cerlificacrones. Direccion de lnscrapclones o Cajas y son:

l) Las peticiones de certificados:

2) Copias de las escrituras y de sus anexos
3) Comprobanles de cobro.
li Cerriiicados y escriluras que no hayan sido reliradas en el liempo eslablecido para el e'fecio

EStoS dooumentos seran archrvadOS digilalmenle a lraves del proceso de eSCaneO y drgrlal :acioi
de la rntOrmacron. garanlizando Su accesibilidad. pudiendo Ser ampresos en CaSo de requerldos.

No se conferirA copras certrficadas de la documentacion que el Registro no lenga oblgacron legal

de archivar.

Art. 23.- Copias Certiricadas

El Registrador de la Propiedad o su delegado a pelici6n de parte interesada o de Autoridad
competerrle y previo el ingreso por los canales establecidos y a trav{is de los lormatos concebidos
para el elecio podrd otoigar copias certilicadas de la intormacion registral constante en libros.
iegistros. partidas de inscripci6n. asi como lambi6n podrd realizar impresion de los archivos

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REGiSTRO DE LA Version 1

PROPIEDAD DEL
CANTON SANTO Rε OLA"E"TOPARA Lハ
Fecha de
DOMING0 oocuttENTAC10N RE● ISTRAIL AD諄 :ヽ ISTRAViVA V
」じL102020 1
AttCHlV0 0E LA ttpllRP‐ SD elaboraci6n:

dignales de celtificaciones generadas ell elerCiCio de sus funciones,las cuales tendran ei valor de
copla ldenticas de los documentoS fisicos de los cuales se generaron
Sin periuiciO de lo indicado la copla certificada podra agregarse como parte integrante de una
certificaciOn en los casos en que sea necesario garantizar fide‖ dad absoluta de la informaciOn
registral

No se conferra copias certificadas de la documentaci6n qじ e el Registro no tenga ob‖ gac16n tegal

de archivar

CAP:TUL0 3
ARCH:VO ADMIN:STRAT:V0
Art 24‐ G:osario De T6rminos

Accesibilidad
Posib idad de consulta de 10s documenlos de archivo.deterrninada por la normativa vigente su
coint「 oi archivistico y su estado de conservaci6fl

Archivistica
Discip:ina que trata de los aspectos te6ricos y practicOs de los archivos y el tratamiento
archivistico de sus fondOS

Archivo
ConiuntO de documentOs de cualquler tipo de lormato o sopone nlaterial acumulados en tin
proceso natural por una persolla o entidad publica O privada, en ei transcurso de su gestion
conservados con las tOcnicas adoptadas para servir como testimonio e informaciOn a la persona o
lnstnuci6n qtle los produce y a los ciudadanos o como fuente de la historia
Tarャ ,biё n se puede e,ltender como la untdad administrativa de una instituci6n que esta al servicio
de la gest On administrativa la l1lforrnaci6n y la investigact6n

Archivo Administrativo
Todo archivo que reOne los docurnentos que corresponden a cualqulera de las tres primeras
etapas del ciclo vital{archivo de gesti6n cer、 tral o 9eneraり

Arcllivo Pttb:ico
COniuntO de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aque‖ os que se derivan de la
prestac16n de un servicio pjbhco por entidades privadas

C:asificaci6n Documenta:
Operaci6n intelectual que consiste en el establecimiento de las categorias y grupos que reflelan ia
estructura or9anica y′ o funcional deifondo

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MUN:CIPAL ‐ や
REGISTRO DE LA ‐ ｀ Vers16n l
PROP:EDAD DEL
CANTON SANTO RECLAMε N千 O PARA LA Oこ ST]oN DE
. DOMINGO ‐0。 CuMENTll:#:;j::ll増 STRA1lVA V el:::li:lξ
」UL10 2020
}f普‖里 n:

Conservacion
Coniunto de procedrmientos y medidas precaulelares deslinadas a asegurar. por una parle. la
preservaciorr o prevenci6n de posibles alteraciones fisicas en los documenlos. y. por olra. la
reslauraci6n de 6stos cuando la alleracion se ha producido.

Consulta
Examen direclo de la documentacion por parle de los usuarios.

Gustodia
Responsabilidad juridica que implica el control y la adecuada conservacron de los fondos por parte
de una rnstiluci6n archivistica. cualquiera que sea la liiularidad de los mismos.

Dilusion
Funci6n archivistica tundamental de promover y generalizar la utilizacron de los iondos
documentales de los archivos y hacer participe a la ciudadania del papel que desempenan los
archrvos.

Documento Aclivo
Documentos a los que nos referimos con frecuencia.

Documento lnactivo
Documentos a los que nos referimos pasado el aio vtgenle.

Documento Semiaclivo
Documento al que nos referimos duranle el ano vigenle.

Eliminacion
Deslrucci6n fisica de unidades o series documenlales que hayan perdido su vaior admrnrslratrvo.
probalorio o cOnstilutivO O exlintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que
vayan a desarrollar valores hist6ricos. Esta deslrrrcci6n se debe realizar por cualquier nrelodo que
garantice la imposibrlidad de reconslrucci6n de los documentos.

Expediente
Conjunlo de todos los papeles perlenecienles a una persona. asunto o negocio.

Gesti6n Adminislrativa
Conjunto de actuaciones regladas que realrzan las entrdades de la administraci6n para ejercer las
funcrones a ellas encomendadas.

lnventarios
lnstrumenlo de consulta que describe las unidades documenlales de una serie o series.
respetando su eslruclura.

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REG:STRO DE LA ヽ _ Versi6●
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PROPIEDAD DEL
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CANTON SANTO REdLAMETTo PARA LAGESnoN DE

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Organizaci6n
nOipfaciOn malenal o lislca de un londo a la estructura que le corresponde. una vez realizado el
proceso intelectual de idenlilicaci6n. incluye las lases de clasilicaci6n y ordenaci6n.

Pr6stamo de Documentos
Acci6n que aplica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administralivos o de
difusi6n cultural.

Regislro
Acc]6n administrativa y iuridica de conlrol de la expedici6n, salida, entrada y circulaci6n de los
documentos,

Serie Oocumenlal
Agrupamienlo de documenlos que dan lestimonio conlinuado de actividades desarrolladas por
una f unci6n delerminada.

Sislema
Es un grupo de elementos. componenles o partes interrelacionadas que trabaian en forma
coordrnada para lograr una meta comun.

Tabla de Plazos de Conservacion Documenlal

Lisiados de series a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos contorme a la ley'

Trimite
Forma y acluacron concreta del procedimiento adminislralivo.

DEL PROCESO DE ARCHTVO Y GESTION DOCUMENTAL DE LA EIUPRESA PUBLICA

MUNICIPAL REGISTRO DE LA PROPIEOAD OEL CAI{TON SANTO DOMINGO

Art. 25.- unidades Administrativas

Son las 6reas responsables de gestionar l6cnicamente segun la normaliva establecida. la
docurnentacion e informaci6n. que rngresa o se genera en las dependencias de la Empresa
publica Municapal Registro de la Propiedad del Canton Sanlo Domingo en el eiercicio de sus
funciones admanrstrativas. lacililando la gestion inslitucronal. transparencia. dilusi6n. acceso a la
documentacion e inlormaci6n. y el servicio a la instilucion y al ciudadano.

Art.26. - Archivo de las Unidades Administrativas o de Gesti6n

Comprende loda la documentaci6n admrnislrativa producida por una unidad de la EPMRP-SD en
raz6n de sus aclividades o tunclones. que liene valor administralivo, fiscal, legal. cientitico.
economico. historico o cullura! y debe ser obielo de conservaci6n. y que es somelida a una
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REGiSTRO DE LA Versron
PROP:EDAD DEL RECLAMEN了
CANTON SANTO O PARA LA● EsTloN De

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ARCH:V00菫 LA EPMRP‐ S0 m釣

conltnUa Ulilizacion y consulla admlnrslrativa por las unldades produotoras u otras que laS
solicilen.

LOS responsables de la adecuada Conservaci6n seran directamenle los Gerenles o responsables

de cada unidad o los Servidores que cada Gerenle o tesponsable haya delegado expresamente
para esle efeclo. duranle el aRo en curso. una vez hecho el invenlarlo y Ia transferencia de
documenlos al Archivo General. el responsable Ser6 el Analista Adminislrativo o su delegado

Art. 27. - Funciones del Responsable del Archivo de las unidades Administrativas
Son tunciones las siguientes:

r' Organizar. clasificar. loliar y archivar la documentacion de la unidad'

r' Seguimiento y conlrol de laS comunicaciones que pasardn a otras unidades adm rnisiral
rvaS '

/ Ma-ntener aciualizada la base de dalos respeclo de la inlormaCr6n rngresada y de su

despacho.
/ Manlener un archivo digitalizado de los documenlos generados en la unidad
correspondiente.
r' llevat el lnventario de lnlormacion adminastrativa aclualizado,
r' lmpedt- la eliminaci6n de dOCumentos Sin previa evaluaCi6n y autorizacion escrita'
r' proporcionar informaci6n solicitada por parte de los ciudadanos, de la Adminrstraci6r.l
Publica y de f uncionarios o servidores de la propia lnslltucion.
/ conservar la documentaci6n segun la Tabla cle Plazos de conservacion Documer]tal
establecida para el eleclo.
r' Atender el acceso de informaci6n segun procedimientos establecidos,
r' Evaluar peri6dicamente ta documentaci6n para su permanencia, elimirraci6n o ertvio ar
Archivo General. en base a los procedimlenlos eslablecldos'
{ Preparar las transterencias documentales segin normas establecidas'
r' Llevar el invenlario de archivos y actuallzarlo.
/ Eiecutar las translerenctas documenlales corrforme a lo dispuesto en el presente i:rslluctlvo'
r' E'viar Ia creaci6n de documenlaci6n personal ya sea de manera fisica o digrlal.

otras que le lueran encomendadas por su inmediato superior y que tengan relacion con la
Admrnislraci6n Documental.

Art. 28.- Categorias de Archivos

Los gerentes-o encargados de cada Unidad o SuS delegados tendran la responsabilldad de
la
orgaiizacion. administiaci6n y custodia de los documentos en lramite y/o activos y el AIlalista
Adhrnistralivo o SU delegado. de aqllellos calificadgs como arghivos pasivos y'o permanenles
rhisl6ricos). Se clasiricara dentro de las siguientes calegorias:

1. Archivo Activo (De Olicina): son los documentos generados por las activrdades de cada
uno de los procesos yro subprocesos. su funcion es la organizacl6n y la conselvaclon de
ia

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PROPIEDAD DEL
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UL10 2020
照諾穂輩lll:f∬ ∬ :じ :ぷ
=n:
.rocu,lter]tacton mienlras SU Ulihzaci6n eS Conslante. SU permanencia derrtrO del anaquel
fletalico correspondienle al aio calendario y al aRo anlerior. luego de lo cual se pasar6n al
por
ar"f,iuo general. como archivo pasivo o archivo permanenle (hist6rico); previa evaluaci6n
parte del gerente o responsable de la unidad en {uncion de la Tabla de Plazos de
Conservaciotr Documental legalmenle vigenle.

2 Archivo General (central): Es el lugar donde reposan los documentos que ya no se

encuentran aotivos O en uSO. en IOS diversos pTOCeSOS y que, por la informaClon Contelrida.
sorr obielo de consulta ocasional. El Responsable del Archivo General es quien integra.
|'e.guaida. custodia y conserva la documentaci6n lnstitucional: en este lugar reposarin los
archivos pasivos e hisl6ricos (permanenlesi.

a) Archivo Pasivo: Constiluyen los documentos Seleccionados por cada proieso y,o
subproceso. luego de haberse realizado las clasilicaciones y evaluaciones. Se
volveran a seleccionar los que conslltuyen documentaci6n hisl6rica o permanente
b) Archivo Historico (Permanente): se retendrS loda la documentaci6n original y
seteccronada en iaS anleriores evaluaoiones y ConStara de los dOCUmentOS
trascendentales por lener valor hist6rico o instituclonal para que puedan ser
cor.]servados indelinidamente. como eiemplo: publicaciones institucionales. manuales,
metodologias. Iineamientos. etc.

3 Archivo Digital: EStoS archivos Se organizan incorpOrando tecnologias de la informacion y

la comurricici6n de ilttma generaci6n con el lin de proleger. administrar y conservar la
rnformacion generada en la lnslilucion. Para ello. se emplear6n los diferenies medros
electronicos. informalicos. 6ptacos como la digitalazaci6n en los diferentes medros
maqn6licos: discos duros, cinlas. elc.

Art 29.‐Procesos de Cesti6n de Archivos

Los procesos de gestiOn de archivos de aplicaci6n general en La Empresa POblica ヽ
』unicipal
Registro de la Propiedad del Can16n Santo Domingo. llenen colTo finalidad mantener la
docti11lelltac16n admi,listrativa de gesti6n debidamente organizada inventariada y accesible para
ei uso de stis tin,dades administrativas

Las t"ヽ ldades adlmi1listrativas deberan apllcarios siguientes procesos:

a) OrganizaciOn de los documentos en el archivo activo

b) 11ヽ Ventario de documentos de archivol
C) Transferencia de documentos al archivo geゆ erali y
d) Acceso a consulta de archivos
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９

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EMPRESA PUBLICA じ OL:ヽ

MUNICiPAL RO'
REGISTRO DE LA Versron 1

PROP:EDAD DEL RECLAMENTO PARA LA●

CANTON SANTO ・ EST10F OE :
●OCUMENTACtOlt R仁 01STRAIL.AD鵬 :NISTRATIVA V I Fecha,,
DOMiNCO 」uL10 2020
ARC"iVO DE LA E口 RP‐ Stl l elaboraclon:
“

Art. 30.- Organizaci6n de Documentos en el Archivo Aclivo

Los archivos se organizaran de acuerdo a los siguientes crllerios

/ Los documentos se clasificardn respetando la procedencia del documenlo'

′ Los documentos se ordenardn respetando el orden cronol6gico. num6rico y allab6lico
/ Los documentos se clasificaren y ordenaran en serles doctrmenlales'
Los archivos de oficina se ciasificardn de acuerdo a la eslructura que gerrerarj
los
/
documentos.
para sel
Todos los documenlos Se clasilican. ordenan, ubican y descrtben el archivo
dlspuesto a su inmediala consulla,
las actrvrdades
La EPMRP,SD establecere el sislema de Clasificaci6n de archivos, en base a
Ia de la rn{ormacron oara
tue cumpte cada unidad. lo que permite localizacion .rnmediata
servicioa|alnsliluci6n.CadaexpedienleiniciaSuformacionyfinalizaasi:
.
Documento que lnicia el tr6mite.
.
Anexos y,o antecedentes (si los hay).
.
Toda la documentaci6n que se genera en el proceso;
.
Y documento(s) que finaliza el proceso.
la informacron'
Todo expediente debe serfoltado para asegurar su lnlegridad y lacilitar el acceso a

Art. 31. - Etiquetacion de Carpetas

procedencia del archivo' en el
Cada carpera o folder se .oi,[."J etiqueta tomando de base la
siguiente orden:
＞い＞
ａ ｃ● ０ ０

Logo y nombre de la lnsliluci6n (EPMRP-SD).

Nombre de la unidad administraliva
Nombre de la serie documenlal (Agrupamiento de expedientes similares)'
Fechas extremas (Desde - Hasla)
ARo.
N0mero de folder

Ver (Anexo 3)

Arl. 32. - Foliacion

La loliacion permile conlrolar la cantidad de folios utiles de un expediente,
garanlizat e,i respelo al
pri.iipio de'orden origtnal. ta iniegridad y seguridad de la unidad documental La loliacion es
iequisiro para el inventario. las transferencias y baias documenlales'
procedela a foirar cada
Una vez efecluado el expurgo y retiro de los elemenlos periudiciales se
una de las fojas utiles qru el expediente de acuerdo al orden de los documentos de
archivo.
"onior;"n
ヽ
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EMPRESA PUBLICA
MUNiCiPAL
REGISTRO DE LA Version
PROPIEDAD DEL
CANTON SANTO 腱こGし ハMENτ O PARA LA CtST:ON DE
DOM:NG0 AC10N RttGISVRAIL.AD“ :“ iSTRATiVA Y Fecha de
l oocuMEN「 」ULI()2020
ARC"iV0 0F LA IP“ RP SD elaboraci6n:
1 ______

Las hclas se foliardn en la esquina superior derecha del documento. Otros soportes que
conielrgan informacion tambi6n se foliar6n empleando los maleriales que laciliten el proceso.

La loLaoon se realizard a lodos los documenlos de archivo. independiente de su tamano. En la

foliacion se prohibe ulilizar cifras numericas con suplementos alfab6licos. No es permilido repetir
numeros nr realizar la foliaci6n en hoias en blanco que no se encuentren salvadas.

Art.33. - lnventario de Documentos de Archiyo

Los i'rvenlarios documenlales son los instrumenlos para el control, la gesti6n y la consulla de los
expedrenles que obran en cada uno de los archivos de las unidades administratavas. en ellos se
descnbrran los datos generales de los documenlos, una vez que han sido foljados. Todas las
Unidades administrativas deberdn elaborar el invenlar'o general de todos los documenlos a su
cargo.

El rlrverrtar o documenlal es un requisito para las transferencias al archivo central. asi como para
electuar la bala documenlal segln la Tabla de plazos de conservacr6n.
Ver lAnexo 4i

Art. 34. -Transterencia de Oocumenlos al Archivo General

Una vez que se ha hecho el respectivo inventario de archivo. seg0n los plazos establectdos se
procede a hacer la lransferencia al Archivo General de la Empresa Publica Municipal Regislro de
Ia Propredad del Cant6n Santo Domingo: esle comprende la agrupaci6n de documenlaci6n
semiactiva. pasiva e hisl6rica, lranslerida desde los archivos adm,nistralivos o de gestton de las
unidades de la EPMRP-SD. cuya consulla no es tan frecuenle pero que sigue leniendo vigencia y
son objelo de consulla por las propias olicinas y particulares en general.

El responsable del Archivo General de la Empresa Priblica Municipal Registro de la Propiedad del
Canton Santo Domingo es de la Gerencia Adminrslral,va a trav6s del Analisla Adminislralivo o su
delegado.

El periodo de permanencia de la documentaci6n administraliva en 6sta fase serd delerminado por

ja Tabla de Plazos de Conservacion Documental.

Arl. 35. . Par6meiros de Transterencia

La documenlacion a lranster,r. debera cumplir con los siguaentes parimetros:

,,/ La documentacion debere estar inventariada. en el formato eslablecido por la EpMRp-SD

/ La documentaci6n deber6 estar foliada en la parte superior derecha con numerador o
maquina f o,iadora.
/ La documenlaci6n no deber6 tener grapas. ligas, brnchas o alg0n objeto que la deteflore.

14
「 P69irra 25 DE 31

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EMPRESA PUBL:CA
MUNICIPAL
REGiSTRO DE LA 1

PROP:EDAD DEL
CANTON SANTO RECtAMENす O PARA LA Oこ ST10∼ OE
DOM:NG0 」ULI0 2020
ARCHiVO OE LA EPMRP SO elaboraci6n:

La documentaci6n por ning[n motr!,o debera eslar suelta. para el electo por cada folder
debera utilizar piola para coser los documentos. el cual debera llevar separadores al inrcio
con rdlulos especificando el n0mero de folder. el contenido, cantidad de foias. ario y de ser
necesano meses.
La documerrtacion deberd ser colocada en caias conlenedoras para su translerenoa.
procurando que la documenlaci6n de un mismo expediente no quede dividida en dos calas
El numero de expedientes que contenga cada caja depender5 del volumen documental de
'100
cada uno de ellos. considerando que en cada carpeta A4 entran aproximadamenle enlre
a 130 {ojas y en cada caja aproximadamente 2000 foias, para eslo se debera reai zar un
aniilisis documenlal.
De ser necesario se podr6 archivar en lolders. siempre y cuando exista la debida
JUstificaciorl
La documenlacr6n debe estar contemplada en la tabla de plazos de conservacior"l
documenlal para realizat las respectivas lransferencias.
Elaboraci6n y firma de la respecliva Acla de Transferencia de Documenlos.

Ver lAnexo 5)

Art. 36. - Etiquetacion de Caias

Cada caia o cart6n se codifica y eliqueta tomando de base Ia procedencta del archivo. la
numeracion de las caias las realizard la unidad produc'lora siguiendo un orden cotrsecutivo
empezando desde el numero 1. de acuerdo al siguiente formalo:

a) Logo y rrombre de la lnstitucion iEPMRP-SD).

b) Nombre de la unrdad adminiskaliva.
c) Numero de caja.
d) Nombres de las series documenlaies (Agrupamrenlo de expedientes similares).
e) Fechas (Desde - Hasta)
)
f N0mero de f ojas

Ver (Ar]exo 6)

Art. 37. - Acceso a Consulta de Archivos

Para tener acceso a los documentos del archivo general ser6 necesarro que el encargado del
mrsmo cuente con una guia de archrvo. de esta manera el acceso a la inlormacion serd m6s
reprdo y oportuno.
Los requerrmienlos de documentos, por parte de los usuarios anternos y exlernos deberan
hacerse a lrav6s de los medios eslablecidos por la Empresa P[blica Municipal Regislro de la
Propiedad del Canton Sonto Domingo; de igual iorma los responsables del archivo receplardn y
atenderdn pedidos de inlormaci6n de anelisis de dicha rnformaci6n unicamenle mediante los
canales formales eslablecidos para el electo: cumpliendo asi con el art. 18 lileral ? de la
Constilucion de la rep0blica.

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EMPRESA PUBLiCA
MUN:CIPAL
Versi6n
REG:STRO DE LA
PROPIEDAD DEL
RLOLAMENTO■ AIA LA CES† 10N Oこ
CANTON SANTO Fecha de
oocuttcNTACiON RECISTRハ ,L AO“ INISTRATlVA V
DOM:NG0 ARC卜 lVO Dtt LA EPMR'SD
」ULI()2020
elaboracr6n:

Arl. 38. - Guia de Archivos

Es ei instrumenlo de consulta que proporciona intormacion general sobre el conlenldo del archivo
generai a frn de orienlar y auxiliar en la b0squeda de irrlormaci6n. La guia se eslruclurare con
rnlormacror't de los archivos adminislralivos

Et Anatista Admir.rislrativo o su delegado serd el encargado de realizar la guia de archivos que

estan a su cargo: para su elabotaci6n se consideraran los siguienles paramelros:

1) Logo y nombre de la lnstitucion (EPMRP'SD).

2\ Nombre de la unidad adminrsllativa.
3) Nombre de las series documenlales,
4) Aao
5) Ubicacaon fisica

Ver iAnero 7l

Art. 39. - Conlrol de Pr6slamos lnternos de Documenlos

Los documentos que se encuenlran en el archivo general. para ser consullados por cualqurer
gererrcia o urridad adminislrativa debeta hacer el pedido de acuerdo al siguiente tormato:

1, Logo y nombre de la lnstituci6n {EPMRP-SD).

2) Nombre del solicitante
3) Cargo
4) Fecha
5) Plazo de preslamo
6) Nombre de la unidad adminislraliva.
7) Datos del material documental preslado
8) Firmas
9) Corrlrol de devoluci6n

Ver iAnexo 8)

Arl. 40. - lmplanlaci6n de la Gestion de Archivo Administrativo

Las Urrrdades Adm,nistralivas y el personal al servicio de la EPMRP-SD. deben cumplir con la
esla,rdanzacion de los procesos de gesiion documenlal y archivo. segin los lineamientos y
drrectr{ces establecido.

Art.41. - Responsabilidad de la Gerencia Administrativa

La Gerencia Administraiiva serd la responsable de diclar polilicas y lineamienlos que garanticen la
adecuada cuslodia. conservacion y accesrbilidad a la informaci6n de geslion adminislraliva.
﹁ 一
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EMPRESA PUBLICA RE

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MUNIClPAL
REGiSTRO DE LA Versiorl '1

PROPiEDAD DEL --
CANTON SANTO aeerlu:-rro PIRA LA GEsrort D=

DOM:NG0 e脚鶏 :」 U日 ○
I DOCUHEIITACIOT{ R€GISTRAIL, AOiTINISIRATIVA 1
ARCHIVO OE LA EPiIRP-SO ""
CAPITULO 4
DE LA PRESERVACIoN DOCUTJ!ENTAL

Atl. 42. - Preservacion de Archivos Registrales y Administrativos

paia la adecuada preservacioi J"i".".-o documental. el Archivo General de la Empresa Plrbitca
Murtrcipal Regrslro de la Propiedad del cant6n Santo Domingo corrlar6 con
las si!lule'rtes
condiciones:

1. Adecuaci6n de espacios y dolacion de mobiliario'

2. Lrmpieza y desinlecci6n de repositotios y documentos'
3. Almacenamienlo.
4, Monttoreo y control de las condiciones amblentales'
5. Prevencion y gestion de rtesgos

Arl. 43. - Adecuacion de Espacios y Dotacion de Mobiliario

Se deber6 tener en cuenta las siguienles considerac'ones:
del lerreno y
1. lnlraestructura tisica. - La infraestruclura debera responder a las.condicrones
a la carga Oet eOirrcro. por lo que se deberd cjmplrr con las not mas vtgentes de
construcci6n- La eslr;tu;; de preterenqa ser6 en hormig6n
armado que evrle la
con poco enerqelrco y
costo
incorporacion de elemenlos en madera, con espacio adecuado'
queconlemplecrecimienlodocumenlal.Lasparedesser6nlisasdepreierenclayde
maleriales que respiren como el yeso'

Lostlposdepisosrecomendab|essondeconcretoendurecidoalisadoomlcroa|lsados
(puedelamblenseresmaltado),oenfltimainstanc|aporcelanatosyCeramicos(aunque
paraeslosdeberaConsiderarselacargaopesoqueresistiren):estosmalerialesevilanla los
acumUlaci6n de polvo v.on o" .,,,"t"-'isticas lrias lo que ayuda en la conservacioll de
-oirJ-r"d.
ri" caracteristicas rgnilugas y de minrma ablasion
soporlesdocumenlates. ;;i
tambi6n son parametros que deben considerarse'

LaubicaciondelrepositorlotendraunaUbicacionestrat6gicadecercaniaalosusuarlos.y
archivo
se procurar6 utilizar la planta baia para ubicar los documentos de
altura mexrma de
2. Mobiliario: La estanteria met6lica debera estar arlclada al piso' con una debera tener
la eslanteria
2.20 m inctuada la oaroa superioi (recno), ta bandeia inferior de
por inundaciones
minimo 0.10 m de dislancia en relaci6n al suelo. para evitat danos
una dtslatlc'a ttttrri'lra
3. Ubicaci6n del mobiliario: Las estanlerias deberan eslar ubicadas a
estanterlas lendra lirra
de O.20 m en retacion a ta pared' El espacio de circulaclon entre
un corredor celltral de
distancia de 0.70 a o go m'para facilitai el acceso. considerando
minimo 1 .20 m.
,,
 -T' -
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EMPRESA PUBL:CA
MUNiCiPAL

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REG:STRO DE LA Versi6n
PROPiEDAD DEL . REOこ ‐
i
CANTON SANTO A“ ErO PARALA O饉 STiOI1 5L l
DOM:NGO ‐00Cu“ EttACiON RCC:StRA:L AD“ ,"lSTRAT,VAV I Fechade l
」UL10 2020
CH[VO OE LA EP“ RP SO l elaboraciOn:
^彙

Er-': e! caso de almacenar documentos de gran formalo como planos. mapas. carteles o de
soporles drstintos al papel, considerar la implementaci6n del mobiliario adecuado deslinado
a conservar y gatanliz esla documenlacton.

Art. 44. - Limpieza, Desinfecci6n de Repositorios y Documentos

La limoieza o elmrnacion de polvo y suciedad presenle en reposilorios y documenlos. se deben
ejecular period,camenle. La limpieza de los archivos deberd consiar en el Plan Operalivo Anual:
en el caso de requerir fumigaci6n bajo ninguna circunslancia se podren emplear productos
quimicos allamenle toxicos y nocivos para el personal del archivo, y no deberan ser aplicados de
forma drrecla sobre la documenlaci6n. Deber6 considerarse que la aplicacion de cualqurer
fumigante para el ambiente sea empleado mediante sislemas de pulverizacion o nebulizacion. asi
como su aireacion adecuada luego de los procesos ejecutados en la fumigacion de espacios. Si la
aclividad de limpieza y fumigacion es reahzada de forma exlerna deberan exigirse los requisilos
de segurtdad de los productos utilizados. Esie programa debe incluir la desratizacion y
des,nsectacron. de detectarse estos agentes.

Para documerltos que presenlan biodeterioro (microorganismos) se debere elaborar el protocolo

de acluacron. que incluya la identiticaci6n del material. el aislamiento de este material para su
tratamiento. su des,nfeccion puntual. el uso de produclos en lo posible naturales o de baja
lo\icidad. la djsposicion luego del lralamiento de eslos documentos en un drea que cuenle con
una ventrlacror'] conslante y de renovaci6n del aire (analisis de calidad del aire). y el monitoreo dei
materral tratado para que pueda ser rncorporado al {ondo sin ningin riesgo de contaminact6n. Las
medrdas frente al ataque biologico incluyen tambren conlrol de plagas.
Art. 45. - Almacenamiento
La Empresa Publica Municipal Regislro de la Propiedad del Canl6n Santo Domingo hara constar
en su polilica rnslrtucional interna el lipo de unidades de almacenamiento que deberii utilizarse de
acuerdo al Soporle. para evitar deterioros lisicos en loS documentos como deformaciones. roturas.
desgarros. entre otros.

Arl. 46. . Necesidades de Protecci6n

Existen varias causas de deterioro de los documenlos. planos. fotografias. elc.. enlre las que se
cuerlla el fuego. r,rundaciones y robos por lo que debe dotarse de exlintores de incendios y
detectores de humo. evitar que la ubicacion del archivo est6 cerca del ntvel de las aguas lluvias
que puedan producir inundacrones y finalmenle debe darse las seguridades a lal puertas y
'/erllanas de acceso al archivo a lin de evitar el robo de documenlos.

Arl. 47. - Monitoreo y Conlrol de las Condiciones Ambientales

Los princrpales faclores de deterioro que generan daio en los documenlos resullan ser aquellos
que tienen relacion al ambiente extento de los documenlos como son la temperalura. humedad.

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EMPRESA PUBLICA ‐
MUNICIPAL
REG:STRO DE LA Verslon 1

PROPiEDAD DEL
CANTON SANTO REGLAttENTO PARA LA SESI101t DE
●Cu“ EttAC10N RECISTRAIL,A● ￨ISTRA刊 VA Y Fecha de
‐ DOM:NGO I● “
」ULI0 2020
I I ARCHIV00ELAEP"Rp_s。 elaboracion: ,

luz y contaminantes almosf6ricosi a ello se suma la naluraleza biol6gica. mecanica y quimrca de

reacctones qUe varian Segun la manufactura de los ciocumentos: por lO que Se debera tomar erl
cuenta:
a) lluminacion: Sr el archrvo tiene ventanas por donde ingresan los rayos solares. debe
colocarse cortinas metalicas semiabaenas y fijas para que la luz solar que lncida sea siemple
indirecla. lenue y siempre la misma ihay que lomar en cuenta que el beneficio Oe esla
iluminaci6n es para IOS documentos). Si no Se cuenla con este lipo de co inas. se puede
comprar los adhesivos plaslicos de vidrio. Se recomienda la utilizaci6n de lAmparas
fluorescentes.

b) Temperatura: La lemperatura 6ptima debe oscilar de 18 a 22 grados centigrados. en nrngun

momento deber6 sobrepasar esta lemperatura. de producirse eslo. debe utilizarse un
srstema de aire acondicionado, encendido las 24 horas del dia.

c) Humedad: Los documenlos pueden perjudicarse lanlo por exceso como por deleclo por lo
que la medida de humedad debe estar entre 45 y 55 por cienlo.

d) PolvO: Debe efecluarse una limpieza permanenle de los documentos con aspiradora. nunca
con pano humedo ni plumero. ademas sere preferible acondicionar liltros por donde rngresa
el aire.

e) ventilacion: Es necesario garantizar la ventilacion por lo que puede dispolrerse de alre

acondicionado o corrienles provocadas.

Art. 48. - Prevencion y Gestion de Riesgos

La gesfion de lesgos implica que actividides deben ejecularse duranle y despu6s de Un slnieslro
paulas p;ra cada caso. Las acciones de prevenci6n y gesti6n consideran los rresgos y
sus impailos. asi como la documenlaci6n que debe rescatarse de forma prioritaria en un sinieslro
",n-cluye

La planifrcaci6n para enrrentar los desaslres debe conlemplat lodos los posibles riesgos naturales
y piovocados por el ser humano: adicionalmente se debera disponer de entradas y salidas de f6ctl
acceso y evacuaci6n. senalizaciones y rutas de evaCuacion para caso de Siniestros. equlpo
y

material de lrabaio para el personal que labore en la unidad.

Art. 49. - Documentacion Siniestrada o de Riesgo

En caso de documenlacion sinieslrada o de riesgo sanilario se debera tnformar sobre ios hechos a
la Direccion de Archrvo de la Administraci6n P,blica del ente reclor dentro del plazo maxrmo de 10
dias posteriores al evenlo. anexando:

a) Acla de constancia en la que se incorpore el levantam,ento de hechos suscrtta por ia

mexima aulotidad o su delegado y el Responsable del Archivo General.

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EMPRESA PUBLiCA
MUNICIPAL
RECISTRO DE LA Versi6n
PROP!EDAD DEL RECtAMENTO PARA LA CttS'10“ bE I
CANTON SANTO ISTRA:し ,A● 麟:NISTRA■ ,VA V :
DOM:NGO I 。。CumcllTAC'0"RE● 」ULI()2020
: ARCHiVO DE● A EP“ RP SO :

b) Fotografias. con sello institucional y rubricas originales de los funcionarios responsables.

que manifieslen el estado fisico de la documenlacion.

D:SPOS:CiONES GENERALES
Primera‐ La CerenCia AdrnirliStrativa velara para cOntar con los espacios fisicos, equipos y
mobiliario adecuadoS para la implementac16n del Archivo Central de la Empresa P6blica Municlpal
RegistrO de la Propledad del Cant6n Santo Domingo

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIUERA. Los servidores responsables de la gesti6n documenlal adminislrativa tanto de la

Gerencra Gerteral. Gerencias de las Unidades, Regastrador: y. demds Unidades adminislrallvas.
organrzaran la documenlacion perteneciente a cada unidad y seleccionarS aquellos documentos
que pasaran del archivo de oficina al archivo Cenlral en el plazo de 2 aios a partir de la fecha de
vigencia de esle Reglamenlo.

SEGUNDA. - EI area Regislral y la Gerencia Administrativa haran las modificaciones lisicas

necesarias. en el plazo de 2 aRos a partir de la fecha de vigencia de esle Reglamento.

DISPOSICION FINAL

PRIMERA. . El presenle Reglamenlo. enlrara en vigencia parcialmente a partir de la publicacion

de su resolucion

SEGUNDA. - De la ejecucion e implementaci6n del presente Reglamenlo. encdrguese a la

Gerencia Administrativa.

Notitiquese. comuniquese y publiquese en la pdgina web de la lnslitucion

 I Pa91na1 31 DE 31
EMPRESA PUBLiCA
MUNICIPAL ヽ
書 ■

REG:STRO DE LA ヽ VerstOl1 1
PROP:EDAD DEL
CANTON SANTO
1鳳 i鳳 mR戦雄.鶉 、
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DOMING0
I ARCHiVO DE LA CPttRP‐ S●
:・
:漱脈 元し
な2閉

ANEXOS

31
 ANEXO 1 : Acta de Transferencia de Libros Regasirales

ミ急
鶯漁g。 1‐

:■ AI● :

ANEXO 2: Rotulacion del lomo. Libro Registral

¨

EPMRP
釧¨一
一一
︼﹂
０年
一
〓︼一
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一一
〓︸
］
〓い一
い一
 ANEXO 3: Etrquelacron de carpelas

Sonto :
Oomingo' -,

EPMRP.SD
GERENC:A ADMIN:STRA￢ VA
SERV:CiOS iNS■ TUC10NALES

MEMORANDOS RECiB:DOS

EN[RC A Dil‐ lEMBRE

2019
４１

ANEXO 4: lnventario de documentos de archivo

. =: ■ = ヽ ‐ t .｀ '― 、
: [■ : :

■
'EI■

・●
■ ￨
 ANEXO 5: Acta de translerencia de bienes documentales

.\ Sillito
\Oomingo I
:

ACTA DE TRANSFERENCIA OE BIENES DOCUMENTALES

a)Lie,res susc(brrnos la preserlte acia. deiamos constar'rcia de la Entrega - Recepcion de

Caia N' Nombres de las Series Documenlales N' Fojas Ano

Pa!.a et etecto se acompana con el inventario de documentos administralivos en ei cual consta el detalle
de drchas unidades documenlales-
En el proceso de recspcion se observa Io siguienle:

A parlir de esta entrega recepgion es responsabilidad del Archivo Central la custodia. cuidado y
co.'rservacron de esla documenta0on

En la ciridad de Santo Domingo a los -- - dias del mes de ---- del para deJar constancia de lo
actuado ,r!'Ina!'r las partes en dos ejemplares de igual conlenido. -:
E rl;regue conlorme: Recibi conlorme:

Nombre Nombrel

Cargo. Cargo;

Unidad Administrativa: RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL

OE LA EPMRP.SD

.i -1
 ANEXO 6. Etiquetacion de cajas

EPMRP・ SD
GERENCiA ADMINISTRA■ VA
SERⅥ CiOSINS￢ ■lC!ONALES

MEMORANDOS RECiBIDOS‐ MEMORAN00S ENVIADOS

DESDE:01,E‖ [RO′ 2019

HASTA:31'01CIEMBRE′ 2019

イロ
ANEXO 7: Guia de Archivos de Documentos Administrativos

r, i}^l l:,^,!] :,ヽ ■ ￨■ ■い

一  ヽ 一´ヽ

v. 1

Sonto EMPRtSA PUBL:CA MUN:く ,1■ ハ :

ヽDorningo RE111■ TRODF

l_A PROPIEDA移

J'.: :
 ANEX0 8i Control De Pr6stamos De Documentos lnternos

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一  ヽ   ヽ、

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