Apéndice a “Pastoreen el rebaño de Dios”

(1 Pedro 5:2)
Índice
Introducción 1
Correspondencia y registros 2, 3
Extranjeros indocumentados 4, 5
Retención de archivos de la congregación 6
Datos personales comprometidos o solicitudes de acceso a datos personales 7
Escuelas y educación 8
Vehículo del superintendente de circuito 9
Acusaciones de abuso de menores 10

INTRODUCCIÓN
1. El presente documento está pensado para utilizarse con el libro “Pastoreen el rebaño de
Dios” (1 Pedro 5:2). Contiene directrices aplicables concretamente al territorio de la sucursal
de Centroamérica. Animamos a cada anciano a que haga notas adecuadas en su propio ejem-
plar que remitan a este documento. Si un anciano es dado de baja por una razón distinta a la
de una mudanza a otra congregación con una recomendación favorable, debe borrar cualquier
copia electrónica de este Apéndice que tenga en su poder.

CORRESPONDENCIA Y REGISTROS
2. La sucursal ya no imprimirá el formulario Registro de publicador de la congregación (S-21).
Es decisión del cuerpo de ancianos conservar los formularios Registro de publicador de la
congregación (S-21) en formato electrónico o impreso (vean Pastoreen, capítulo 22, pá-
rrafo 13). Las disposiciones locales para la gestión de archivos y territorios de la congregación
deben cumplir las leyes de protección de datos que sean aplicables (Rom. 13:1).

3. Las congregaciones con acceso limitado a Internet, podrán suministrar al superintendente

de circuito, por medio de mensaje de texto o llamada telefónica, la información necesaria para
rellenar el formulario Recomendación de nombramientos de ancianos y siervos ministeriales
(S-62), un mes antes de su visita (vean Pastoreen capítulo 8, párrafo 21).

EXTRANJEROS INDOCUMENTADOS
4. En los países del territorio de nuestra sucursal, los organismos oficiales que aparecen en la
tabla de abajo, se ocupan de las solicitudes de extranjeros indocumentados para permanecer
en el país. Aunque otros organismos, tanto federales como locales, tratan ciertos asuntos con
extranjeros indocumentados, los permisos para estar en el país deben solicitarse a los orga-
nismos que aparecen en la tabla. ¿Cómo pueden determinar los ancianos si un publicador
realmente ha solicitado o está solicitando la residencia legal? Algunos de los documentos que
debe poder mostrarles son los abajo enlistados. (Para más información sobre este asunto,
vean Pastoreen, capítulo 29, párrafos 3-7). [Nota: En los países enlistados abajo se necesita
un permiso de trabajo para que un extranjero reciba un salario en ese país. Generalmente las
visas de turista y de visitante no otorgan permiso para realizar actividades asalariadas. Es
responsabilidad de cada persona asegurarse de obedecer las leyes locales sobre este asunto].
 País Organismo oficial Tipo de visado Documentos

Belice The Immigration [a] Turista [a] Pasaporte con estampado de visitante
and Nationality De- [b] Permiso de tra- [b] Pasaporte con estampado de residencia
partment bajo permanente
[c] Residente
Costa Rica Dirección General [a] Visitante [a] Tarjeta de residencia
de Migración y [b] Residente [b] Pasaporte con estampado
Extranjería [c] Prueba de solicitud de legalización
(DGME)
[d] Documento expedido por la DGME que in-
dique que la persona está autorizada para
permanecer en el país
El Salvador Dirección General [a] Visitante [a] Pasaporte con estampado de visitante
de Migración y [b] Residente [b] Tarjeta de residencia
Extranjería [c] Prueba de la solicitud de legalización
(DGME)
Guatemala Instituto Guatemal- [a] Visitante [a] Pasaporte con estampado de residencia
teco de Migración [b] Residente temporal
(IGM) [b] Pasaporte con estampado de residencia
permanente
[c] Documento Personal de Identificación (DPI)
[d] Prueba de la solicitud de legalización

Honduras Instituto Nacional [a] Visitante [a] Pasaporte con estampado de visitante
de Migración (INM) [b] Residente [b] Tarjeta de residencia
[c] Prueba de la solicitud de legalización

México Instituto Nacional de [a] Visitante [a] Forma migratoria múltiple (FMM)
Migración [b] Residente [b] Tarjeta de residencia temporal
[c] Tarjeta de residencia permanente
Nicaragua Dirección General [a] Visitante [a] Tarjeta de residencia temporal
de Migración y [b] Residente [b] Tarjeta de residencia permanente
Extranjería [c] Prueba de la solicitud de legalización
(DGME) [d] Pasaporte con estampado de visitante
Panamá Servicio Nacional [a] Visitante [a] Pasaporte con estampado de visitante
de Migración [b] Residente [b] Tarjeta provisional de residencia
(SNM) [b] Tarjeta de residencia permanente
[c] Prueba de la solicitud de legalización

5. Si un publicador viene de otro país para servir en donde hay necesidad, debe tener en cuenta
que la sucursal “no le suministrará documentos legales, como los que se necesitan para obte-
ner la visa o el permiso de residencia, ni le preparará una carta de invitación o patrocinio” (Vean
km 8/11, página 6 párrafo 13).

RETENCIÓN DE ARCHIVOS DE LA CONGREGACIÓN

6. Cada enero, el secretario debe revisar el archivo de la congregación (ya sea en papel o en
formato electrónico). Si es necesario, podrá consultar con otros ancianos cuando lo haga. Si
ha expirado el plazo de retención de un documento, este se debe destruir (triturándolo, si es
posible) o borrar. Si los ancianos creen que es necesario conservar un registro por más tiempo
del establecido, el secretario y otro anciano deberán pedir instrucciones a la sucursal. Las
disposiciones locales para la gestión de registros y territorios de la congregación deben cumplir
las leyes de protección de datos que sean aplicables (Prov. 25:9; Rom. 13:1).

Documentos contables y legales

Registros del archivo histórico de cuentas, inclu- Conservar mientras estén vigentes. Después,
yendo los documentos relativos al establecimiento conservar durante cinco años
de la cuenta principal
Registros de titularidad de propiedades, contratos Conservar mientras estén vigentes. Después,
y otros documentos legales, como pólizas de se- conservar durante siete años
guros, solicitudes y aprobaciones de exenciones
fiscales, licencias, garantías de productos y docu-
mentación legal de las entidades
Documentos confidenciales (sobres sellados)
Si es necesario, el secretario puede abrir un sobre sellado al efectuar la revisión anual del archivo
de la congregación. Vean el libro Pastoreen, capítulo 22, párrafos 19 a 21, con respecto a los regis-
tros que se deben mantener en sobres sellados.
Decisión por escrito de un cuerpo de ancianos in- Conservar durante el tiempo que el publicador
dicando si un publicador tiene o no libertad bíblica asista a su congregación y se mantenga soltero
para volver a casarse y que el asunto no tuvo que o su libertad bíblica no se haya podido determi-
ver con abuso sexual de menores (sfl 1:2.14; nar de otra manera
12:73, 74)
Registros de alguien que ha sido censurado por Conservar durante tres años tras la censura.
un comité judicial y cuyo pecado no tuvo que ver No se conservarán si antes de los tres años 1)
con abuso sexual de menores es nombrado siervo ministerial, 2) se muda de
congregación o 3) fallece
Registros de alguien que ha sido readmitido y Conservar durante cinco años tras la readmi-
cuyo pecado no tuvo que ver con abuso sexual de sión. No se conservarán si antes de los cinco
menores años 1) es nombrado siervo ministerial, 2) se
muda de congregación o 3) fallece
Registros de alguien que no ha sido readmitido y Conservar durante 20 años. No se conservarán
cuyo pecado no tuvo que ver con abuso sexual de si fallece antes de que transcurran los 20 años
menores
Registros de alguien acusado de abuso sexual de Conservar indefinidamente / hasta el falleci-
menores miento de la persona

Si la persona se muda de congregación, fallece

o si les surgen preguntas, dos ancianos llama-
rán al Departamento de Servicio. La sucursal
proporcionará instrucciones en armonía con las
leyes aplicables (Rom. 13:1)
Ancianos y siervos ministeriales.
Nombramientos (formularios S-2, cartas Conservar durante un año tras el nombra-
S-52 enviadas por la sucursal y cartas de nombra- miento, a no ser que contenga información so-
miento elaboradas por el superintendente de cir- bre una baja
cuito)
Bajas (formularios S-2, cartas S-52 enviadas por Conservar durante cinco años tras la baja. No
la sucursal, cartas de baja elaboradas por el su- se conservarán si antes de los cinco años 1) se
perintendente de circuito y una breve explicación le vuelve a nombrar o 2) se muda de congrega-
del motivo de la baja) ción
Predicación y asistencia a las reuniones
Informe de predicación y de asistencia a las No conservar
reuniones de la congregación (S-1)
Registro de asistencia a las reuniones de congre- Conservar por lo menos 13 meses de asisten-
gación (S-88) cia, pero no más de 36 meses
Registro de publicador de la congregación (S-21) No conservar
de un expulsado o desasociado
Registro de publicador de la congregación (S-21) de Conservar los del año de servicio en curso y los
un publicador activo o para calcular los totales men- del anterior
suales de la congregación
Registro de publicador de la congregación (S-21) Conservar los del año de servicio en que se
de un publicador inactivo hizo inactivo
Informe de predicación (S-4) No conservar
Informe de asistencia a las reuniones (S-3) No conservar
Salón del Reino
Acuerdo sobre el uso compartido del Salón del Conservar el acuerdo vigente
Reino
Formularios Análisis de riesgos en la congrega- Conservar mientras estén vigentes
ción (DC-85) rellenados
Registros de mantenimiento Conservar durante dos años
Cartas de presentación
Vean el libro Pastoreen, capítulo 22, párrafos 19 a 21, con respecto a los registros que se deben
mantener en sobres sellados.
Cartas recibidas de otras congregaciones Conservar durante un año
Cartas enviadas a otras congregaciones No conservar
Territorio
Asignación de territorio de la congregación (S-54) Conservar la asignación vigente
Registro de asignación de territorio (S-13) Conservar los del año de servicio en curso y los
del anterior
Misceláneos
Solicitudes y cuestionarios No conservar
Agendas de reuniones de ancianos No conservar
 Lista de los publicadores que muestre a qué grupo Conservar únicamente los datos actualizados
de predicación están asignados, sus datos de con-
tacto y sus datos de contacto en caso de emer-
gencia
Horarios de reuniones y asignaciones No conservar
Notas de decisiones tomadas en reuniones de an- No conservar por más de un año
cianos
Notificación y consentimiento de uso de datos per- Conservar durante el mismo tiempo que otros
sonales (S-290) registros de la persona
Encárguense de que un publicador capacitado vi-
No conservar
site a esta persona (S-70)
Información sobre prisiones (S-68) Conservar únicamente la última versión en-
viada a la sucursal
Registros relacionados con solicitudes de publica- Conservar hasta que cada solicitante haya re-
ciones cibido los artículos solicitados y no queden ar-
tículos pendientes
Informe de la visita del superintendente de circuito Conservar únicamente el más reciente
a la congregación (S-303)
Notificación de incidente de riesgo (TO-5) No conservar. Pero sí se conserva durante tres
años a partir de la fecha de la notificación los
documentos en que esta se funda, como el in-
forme de policía o el comprobante de inspec-
ción de una aseguradora, a menos que la su-
cursal dé otras instrucciones
Calificaciones de oradores e intérpretes Mantener únicamente la última versión enviada
(S-315) al superintendente de circuito

DATOS PERSONALES COMPROMETIDOS O SOLICITUD DE ACCESO A DATOS PER-

SONALES
7. La normativa sobre protección de datos a menudo permite a las personas solicitar su dere-
cho a acceder o eliminar los datos personales que mantiene la congregación. Tales solicitudes
pueden hacerse por escrito o verbalmente. Dos ancianos deben llamar lo antes posible al De-
partamento de Asuntos Legales siempre que los ancianos reciban tal solicitud. Además, dos
ancianos llamarán al Departamento de Asuntos Legales si los registros de la congregación que
contienen datos personales han sido robados o se ven comprometidos, como cuando se en-
vían archivos confidenciales a un destinatario equivocado.

ESCUELAS Y EDUCACIÓN
8. La educación de los hijos es responsabilidad de sus padres. Si los padres cristianos cuyos
hijos asisten a una escuela religiosa no desean que a sus hijos se les incluya en las actividades
religiosas de la institución, sería prudente solicitar a las autoridades escolares una exoneración.
Los padres cristianos deben tomar su propia decisión en caso que las autoridades escolares
nieguen tal exención y exijan que sus hijos cursen los aspectos religiosos por completo antes
de poder graduarse. Si se presentan casos de intolerancia religiosa contra jóvenes cristianos,
sigan las instrucciones del formulario Hijos que enfrentan problemas en la escuela por cues-
tiones religiosas (S-117), disponible en la sección “Formularios” de jw.org.
VEHÍCULO DEL SUPERINTENDENTE DE CIRCUITO
9. Si los ancianos desean adquirir un vehículo para el circuito, por favor contacten al Departa-
mento de Servicio.

ACUSACIONES DE ABUSO DE MENORES

10. Cuando dos ancianos se comuniquen a la sucursal por un caso de abuso sexual de meno-
res, por favor llamen al Departamento de Servicio en vez de hacerlo al Departamento de Asun-
tos Legales. Esta instrucción actualiza la dirección que aparece en el libro Pastoreen, capítulo
14, párrafos 1, 7 a 10, 26, 27 y 29, así como en el capítulo 29, párrafo 1, segundo punto.
sfla-S 10/22 Mx