Código: PI.ELN.GEN-08.

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 CONTINENTE: todos los elementos constructivos y estructurales de un edificio, ya sean

paredes, techos, suelos, o instalaciones como el agua, o la electricidad, entre otras. Además
también los elementos auxiliares que sean comunes del almacén como estanterías,
extintores, sillas, transpaletas, carretillas, botiquines…. En el caso de taller todo lo que hay
en el mismo se considerará continente.
 CONTENIDO: todo aquello almacenado de forma temporal en las instalaciones para su uso
en las obras o servicios, así como las herramientas y equipos.
 ARTICULO: dentro de una instalación fija todo aquel elemento concreto, material, equipo o
herramienta. En el caso de que por tamaño sea complejo identificarlo se podrá indicar el
espacio o volumen que puedan ocupar en conjunto con una denominación genérica.
 RESPONSABLE O PROPIETARIO DE LOS ARTICULOS: será aquella persona con
responsabilidad en el artículo definido. En el caso del continente por regla general será el
Responsable de Almacén. En caso de contenido será el propietario del artículo o la persona
que se defina.
 NECESARIO: de forma general se considerará necesario aquello que se vaya a necesitar
durante el año siguiente, si bien podrá existir excepciones siempre que sean justificadas.
 NO NECESARIO: Aquello que no se prevea su uso en el año siguiente. Además se
considerará no necesario aquello que se encuentre deteriorado o estropeado de forma que
no sea viable su reparación o uso.
 DESTINO O GESTIÓN: Aquellos artículos definidos como No Necesarios se deberá analizar
su destino que podrá ser: retirada por gestor autorizado, devolución a proveedor o a cliente,
venta, donación….

4. RESPONSABILIDADES
Del responsable de las instalaciones (Subdirector General, Director, Delegado, Jefe
de CP o quien corresponda)
- Velar porque se cumpla con los requisitos definidos en esta instrucción y sus formatos.
- Designar las personas para que realicen las responsabilidades indicadas en esta instrucción.
Del responsable de las 5S
- Responsable de implantar las 5S en las instalaciones fijas
- Velar porque se cumpla con los requisitos definidos en esta instrucción y sus formatos.
- Realizar las auditorías previa y periódica del estado de los almacenes. FI.ELN.GEN-08.07D
- Hacer el seguimiento de los Indicadores y hacérselos llegar al TRQA para que los incluya en
el seguimiento de indicadores de la organización.
Del almacenero
- Cumplir con los requisitos definidos en esta instrucción y sus formatos.
- Aplicar la sistemática de las 5S en los almacenes.
- Realizar inspección periódica del estado de los almacenes. FI.ELN.GEN-08.07C
Del técnico de Soporte
- Velar porque se cumpla con los requisitos definidos en esta instrucción y sus formatos.
- Realizar auditoria periódica del estado de los almacenes.
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Del TRQA
- Incluir en el seguimiento de los Indicadores de la Organización, las métricas de los
Indicadores del presente procedimiento que le aportará el Responsable de las 5S durante la
implantación, así como a la finalización de la misma.
Del encargado
- Cumplir y velar que se cumplan con los requisitos definidos en esta instrucción y sus
formatos.
De todo el Personal
- Mantener el orden y limpieza de las instalaciones fijas.
- En caso de detectar alguna anomalía deberá corregirla si puede o bien comunicarla a su
inmediato superior.

5. DESARROLLO

5.1 IMPLANTACIÓN DE LAS 5S EN INSTALACIONES

5.1.1. Preparación
En toda instalación fija, y sobre todo en todo almacén, tiene especial importancia asegurar y
mantener el orden y la limpieza; esto supone una disminución de los riesgos existentes así
como un aumento en la eficiencia en el trabajo. Para ello en todos los almacenes se deberá
aplicar la metodología o sistemática definida en este procedimiento.
Antes de comenzar a implantar la sistemática es muy importante que se definan ciertas
responsabilidades con claridad. Algunas de ellas podrán recaer en una misma persona, siempre
teniendo en cuenta que deberá tener las responsabilidades de todas las funciones que ejecute.
 Responsable de las instalaciones (Director, Delegado, Jefe de CP o quien co-
rresponda): Es la persona de mayor responsabilidad en el organigrama de las insta-
laciones. Por ejemplo en instalaciones en las que existan varias delegaciones será el
Subdirector General/Director. En aquellas que haya varios CP de una misma delega-
ción, será el Delegado.
 Responsable de las 5S: Es la persona designada formalmente por el responsable de
las instalaciones y que tendrá responsabilidad y autoridad en la implantación práctica
de la metodología de las 5S. Para ello esta designación deberá ser transmitida a todos
los afectados para su conocimiento. Normalmente esta responsabilidad recaerá en el
responsable de almacén, si bien en instalaciones de mayor magnitud podrá designarse
más de un responsable de las 5S en función de las zonas existentes en las instalacio-
nes fijas.
 Almacenero: Es la persona encargada de las labores del almacén.
Para tener evidencias del antes y después, antes de comenzar con la implantación, se deberá
realizar una Auditoría Previa por parte del Responsable de las 5S según el formato FI.ELN.GEN-
08.07D: Auditoria de las 5S en instalaciones fijas, así como hacer fotos de las instalaciones. Para
facilitar el desarrollo de las mismas, además de el formato en sí, se ha generado un fichero Excel
que permite la cumplimentación de los diversos aspectos de la auditoria y te calcula de forma
automática el resultado final de la misma, representando de forma gráfica este resultado de
forma muy visual para cada una de las 5S. Este fichero está disponible en la intranet y a través
del Servicio de Prevención Mancomunado Central.
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Así mismo, se deberán definir también las zonas y ubicaciones sobre un plano de las
instalaciones, identificando las zonas actuales, espacios, estanterías…

5.1.2. Primera S: Seiri (Organización)

La primera S consiste en separar lo innecesario de lo necesario, eliminar lo innecesario y
clasificar lo útil. Es decir, eliminar del área de trabajo todos los elementos no necesarios y no
requeridos para realizar los trabajos. Siendo lo No necesario todo aquello que no se prevea su
uso en el año siguiente, pudiendo existir excepciones si son justificadas.
Al principio, será difícil distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es y será más difícil
todavía eliminar aquellos elementos que tradicionalmente han formado parte del “paisaje” del
puesto de trabajo o de su entorno. Esto se debe hacer tanto en los almacenes interiores como
los exteriores (campas). Se debe ser estricto, no guardándose elementos innecesarios.
Debe establecerse una campaña inicial de selección y discriminación de los elementos en
función de su utilidad para realizar el trabajo previsto, disponiendo de contenedores o espacios
especiales para la recogida de lo innecesario.
Para evidenciar esta S se cumplimentará el listado de los artículos existentes en el almacén
mediante la hoja “Seiri” del formato de FI.ELN.GEN-08.07A “Sistemática de las 5S”.
Este listado de artículos debe contemplar tanto el contenido como el continente indicando cada
ítem que es concretamente (ver apartado de definiciones para aclarar cada concepto). Además
de listar los artículos se deben indicar o clasificar los mismos si son necesarios o no. Y en el
caso de no necesario cual sería su destino o gestión y la fecha prevista.
Tras esta campaña inicial de criba se deberá clasificar lo útil según su grado de necesidad. Se
definen a continuación dos parámetros importantes para determinar el grado de necesidad de
los elementos útiles para el trabajo previsto son:
 La frecuencia con que se necesita el elemento. Ello permitirá almacenar fuera del área de
trabajo aquello que se utilice esporádicamente.
 La cantidad de elemento necesaria para el trabajo. Ello permitirá retirar del entorno de
trabajo y almacenar fuera del área de trabajo el exceso o sobrante de material.

5.1.3. Segunda S: Seiton (Orden)

Esta fase se resume en: cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa. Por ello consiste en
organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios, definiendo su ubicación para
encontrarlos con facilidad.
Para una correcta elección de la localización más apropiada de los distintos elementos de
trabajo, se tendrá en cuenta aspectos como la frecuencia y la secuencia de uso de los mismos,
lo que evitará movimientos y/o desplazamientos innecesarios.
Así, a título orientativo, para encontrar las mejores localizaciones para plantillas, herramientas y
útiles se debe considerar:
a) Su frecuencia de uso, colocando cerca del lugar los elementos más usados y, más
alejados de la zona de trabajo, los de uso infrecuente u ocasional.
b) Almacenar juntos los elementos que se usan juntos y, en su caso, depositados en la
secuencia con la que se usan.
c) Los lugares de almacenamiento de herramientas deben ser mayores que éstas de modo
que sea fácil y cómodo retirarlas y colocarlas.
d) Almacenar las herramientas de acuerdo con su función (almacenar juntas aquellas que
sirven funciones similares) o producto (almacenar juntos aquellos que se usan de forma
similar).
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e) Utilizar soportes para el almacenamiento en los que se hayan dibujado los contornos de
útiles y herramientas que faciliten su identificación y localización.
Para evidenciar esta S se cumplimentará la hoja “Seiton” del formato de FI.ELN.GEN-08.07A
“Sistemática de las 5S”. En este listado se incluirán los artículos existentes y necesarios en el
almacén indicando su ubicación final, su responsable así como la fecha prevista para su
recolocación.
Para dejar más clara la ubicación de los artículos se podrá anexar fotos en el formato.

5.1.4. Tercera S: Seiso (Limpieza)

La limpieza tiene como propósito clave el de mantener todo en condición óptima, de modo que
cuando alguien necesite utilizar algo lo encuentre listo para su uso.
Para implantar esta S se deberá:
a) Reparar elementos deteriorados: aquello que se ha identificado como necesario pero no
se puede usar por su deterioro se deberá reparar o si no es posible, gestionar su
eliminación.
b) Identificar posibles fuentes de suciedad. Se deberá intentar eliminarlas o si no es
posible limpiarlas.
c) Evitar ensuciar y limpiar enseguida.
d) Establecer un plan de mantenimiento y limpieza periódico para eliminar el polvo y la
suciedad de todos los elementos de una instalación fija.
Para evidenciar esta S se cumplimentarán dos hojas “Seiso” y “Seiso (Plan de Limpieza)” del
formato de FI.ELN.GEN-08.07A “Sistemática de las 5S”.
En la hoja “Seiso” se deberán identificar los Elementos Deteriorados (ED) y las Fuentes de
suciedad (FS) de nuestras instalaciones e indicar en el formato, qué acción se ha de ejecutar
respecto a lo detectado junto con la fecha prevista para la misma.
La hoja “Seiso (Plan de Limpieza)” se usará para evidenciar la realización del Plan de Limpieza
de forma anual.
Esta hoja se podrá modificar usando los conceptos reflejados en la misma como los mínimos a
realizar, pero se podrán eliminar en el caso de que no aplique o se podrá añadir algún ítem si se
considera necesario. Además también se puede seccionar los almacenes por zonas para que se
pueda hacer el Plan de Limpieza concreto a cada zona:
- Almacenes exteriores o campas.
- Talleres.
- Almacenes interiores en los que haya zonas más definidas se puede subdividir a su vez.
De acuerdo con la sistemática definida en esta instrucción, la fase “Seiso (Plan de Limpieza)” se
deberá aplicar y cumplimentar el correspondiente formato todos los años tras la implantación de
las 5S en la instalación.

5.1.5. Cuarta S: Seiketsu (Control Visual)

Una vez que se han decidido las mejores localizaciones, se precisa tenerlas identificadas de
forma que cada uno sepa donde están las cosas, que cosas hay y, en su caso, cuantas hay. El
objetivo es tener un control visual, detectando algo no correcto en el orden de forma rápida y
visual.
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Esta S consiste en la Estandarización de nuestros almacenes por ello todos deberán seguir las
pautas de identificación y señalización indicadas en el FI.ELN.GEN-08.07B “Señalización e
identificación en Almacenes fijos”
En resumen se trata de identificar las localizaciones de lo necesario, delimitando y señalizando
los espacios de trabajo: vías de tránsito y almacenamiento tanto en interior, exterior,
estanterías....
Para evidenciar esta S se cumplimentará la hoja “Seiketsu” del formato de FI.ELN.GEN-08.07A
“Sistemática de las 5S”. En este listado se realizará un análisis de los distintos elementos y/o
zonas comprobando si están acorde con lo indicado en el FI.ELN.GEN-08.07B “Señalización e
identificación en Almacenes fijos”. En el caso de que no sea conforme se deberá realizar la
señalización de forma adecuada a la estandarización marcada.

5.1.6. Quinta S: Shitsuke (Disciplina)

Tras la implantación de las anteriores fases en esta última S se trata de crear y consolidar los
hábitos de trabajo encaminados a favorecer el orden y limpieza. Con el objetivo de lograr un
ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos para el orden y la limpieza en el
lugar de trabajo.
Para ello se establece la obligación de realizar los controles periódicos del cumplimiento de lo
anterior a tres niveles:

 1er nivel: Inspección en Almacenes por Almacenero

El almacenero deberá realizar una inspección mensual empleando el check list FI.ELN.GEN-
08.07C: “Inspección de orden y limpieza en instalaciones fijas” y enviarla al Responsable de
las 5S. Esta inspección podrá ir acompañada de fotografías tanto de lo detectado como lo No
Conforme como de aquello que si bien está conforme el inspector lo considera significativo y
lo incorpora como complemento.
En los almacenes que no haya almacenero el máximo responsable de la instalación deberá
definir quien debe realizar dicha inspección.
Si en la inspección se detecta algo No Conforme el responsable de las 5S lo deberá hacer
llegar al Técnico del Servicio de Prevención correspondiente para que lo recoja en el informe
de seguimiento de medidas correctoras.

 2º nivel: Auditorias de Almacén 5S por Responsable de las 5S

Se deberá realizar una auditoria al almacén cada trimestre. Esta revisión la realizará el
Responsable del almacén, el responsable directo del almacenero o quien defina el máximo
responsable de la instalación como responsable de las 5S
En esta auditoria se empleará el Formato FI.ELN.GEN-08.07D “Auditoria de las 5S en
instalaciones fijas” en el cual se ha definido que cada “S” tenga un valor de 10 con lo que la
puntuación máxima a obtener sería de 50 puntos en el almacén. En caso necesario, se
deberán adoptar las acciones correspondientes para solventar las deficiencias detectadas
para obtener el objetivo marcado como referencia en el FI.ELN.GEN-08.07E “Sistema de
Puntuación en auditorias de 5S en instalaciones fijas”
En el caso de que el Responsable de las 5S coincida y haga funciones de Almacenero en los
meses que se deba hacer esta auditoria FI.ELN.GEN-08.07D no haría la inspección de primer
nivel. FI.ELN.GEN-08.07C.
Tal y como se ha comentado anteriormente, se ha generado un fichero Excel que facilita el
desarrollo. Este fichero está disponible en la intranet y a través del Servicio de Prevención
Mancomunado Central.
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3er nivel: Auditorias de Almacén 5S por Responsable de Soporte

Se deberá realizar una auditoria al almacén cada año. Esta revisión la realizará el
Responsable de Soporte o quien defina el máximo responsable de la instalación.
En esta auditoria se empleará el mismo formato que en el Segundo Nivel, el Formato
FI.ELN.GEN-08.07D “Auditoria de las 5S en Instalaciones Fijas” en el cual se ha definido que
cada “S” tenga un valor de 10 con lo que la puntuación máxima a obtener sería de 50 puntos
en el almacén (ver nota anterior sobre fichero Excel para su desarrollo).
En el caso que la puntuación sea menor a la marcada en el FI.ELN.GEN-08.07E “Sistema de
Puntuación en auditorias 5S en Instalaciones Fijas” se deberá plantear un plan de Acción
junto con el Responsable de las 5S para solventar lo detectado.
En el caso de que el Responsable de las 5S y el Soporte coincidan una persona, deberá ser el
Responsable de la Instalación el que designe quien considere oportuna para realizar la
inspección de tercer nivel.

5.2 FORMACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN AL PERSONAL

Para dar continuidad al orden y limpieza se deberá realizar campañas de formación y
sensibilización al personal respecto a esta sistemática y al orden y limpieza.

5.3 INDICADORES
Para controlar el progreso de la implantación de la sistemática de las 5S se deberán realizar un
seguimiento de los siguientes indicadores:
SEITON

Indicador = Número de necesarios con ubicación designada x 100

Número de necesarios

Indicador = Número de necesarios ubicados x 100

Número de necesarios con ubicación designada
SEISO

Indicador = Número de elementos solucionados x 100

Número de elementos deteriorados identificados

Indicador = Número de fuentes solucionadas x 100

Número de fuentes identificadas
SEIKETSU

Indicador = Número de elementos con control visual correctos x 100

Número de elementos con control visual

El seguimiento se hará por parte del Responsable de las 5S, el cual medirá indicadores al termi-
nar la implantación de cada “S”, y 6 meses después de haber implantado la 5ªS (Shitsuke (Dis-
ciplina). Las métricas obtenidas se las hará llegar al TRQA para que las incluya en el seguimien-
to de indicadores de la Organización.
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6. DOCUMENTACIÓN A MANTENER Y REGISTROS

Se mantendrán, siguiendo lo establecido en el procedimiento “Control de los Registros”
(PI.ELN.GEN-02.020), los siguientes documentos:

DOCUMENTO RESPONSABLE

Sistemática de las 5S Responsable de las 5S

Inspección de orden y limpieza en instalaciones fijas Almacenero

Auditoria de las 5S en instalaciones fijas Responsable de las 5S / Soporte

7. REFERENCIAS
FI.ELN.GEN-08.07A: Sistemática de las 5S
FI.ELN.GEN-08.07B: Señalización e identificación en Almacenes fijos
FI.ELN.GEN-08.07C: Inspección de orden y limpieza en instalaciones fijas
FI.ELN.GEN-08.07D: Auditoria de las 5S en instalaciones fijas y fichero Excel para facilitar su
cumplimentación
FI.ELN.GEN-08.07E: Sistema de Puntuación en auditorias de 5S en instalaciones fijas
Manual de información en prevención de Elecnor
Manual de Seguridad y Salud en Almacenes de Elecnor