Indicadores de gestión ¿Qué son y por qué usarlos?

Se conoce como indicador de gestión a aquel dato que refleja cuáles fueron las consecuencias de acciones tomadas en el
pasado en el marco de una organización. La idea es que estos indicadores sienten las bases para acciones a tomar en el
presente y en el futuro.

Es importante que los indicadores de gestión reflejen datos veraces y fiables, ya que el análisis de la situación, de otra
manera, no será correcto. Por otra parte, si los indicadores son ambiguos, la interpretación será complicada.

Lo que permite un indicador de gestión es determinar si un proyecto o una organización están siendo exitosos o si están
cumpliendo con los objetivos. El líder de la organización es quien suele establecer los indicadores de gestión, que son
utilizados de manera frecuente para evaluar desempeño y resultados.

Indicadores de gestión

 Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los
objetivos estratégicos.
 Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a
sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.
 Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el
cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
 Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
 EL análisis de los indicadores conlleva a generar Alertas Sobre La Acción, no perder la dirección, bajo el supuesto
de que la organización está perfectamente alineada con el plan.

¿Por qué medir y para qué?

Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir
no se puede mejorar.

La medición del desempeño puede ser definida generalmente, como una serie de acciones orientadas a medir, evaluar,
ajustar y regular las actividades de una empresa. En la literatura existe una infinidad de definiciones al respecto; su
definición no es una tarea fácil dado que este concepto envuelve elementos físicos y lógicos, depende de la visión del
cuerpo gerencial, de la composición y estructura jerárquica y de los sistemas de soporte de la empresa.

Entonces, ¿Por qué medir?

 Por qué la empresa debe tomar decisiones.

 Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha “a ciegas”, tomando
decisiones sobre suposiciones o intuiciones).
 Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.
 Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más
débil.
 Por qué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)

¿Para qué medir?

 Para poder interpretar lo que está ocurriendo.

 Para tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
 Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor
tiempo posible.
 Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.
 Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
  Para direccionar o re-direccionar planes financieros.
 Para relacionar la productividad con el nivel salarial.
 Para medir la situación de riesgo de la empresa.
 Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.
 Atributos de los indicadores y tipos de indicadores

Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:

Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en
términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.
Tipos de indicadores

Categorías de los indicadores

Se debe saber discernir entre indicadores de cumplimiento, de evaluación, de eficiencia, de eficacia e indicadores de
gestión. Como un ejemplo vale más que mil palabras este se realizará teniendo en cuenta los indicadores que se pueden
encontrar en la gestión de un pedido.

 Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con la conclusión de una tarea.
Los indicadores de cumplimiento están relacionados con las razones que indican el grado de consecución de
tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos.
 Indicadores de evaluación: la evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo
o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con las razones y/o los métodos que ayudan a
identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso de
gestión de pedidos.
 Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para
llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados
con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo
fabricación de un producto, razón de piezas / hora, rotación de inventarios.
 Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de
eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o
trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.
 Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar y/o establecer acciones
concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión
están relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo: administración
y/o gestión de los almacenes de productos en proceso de fabricación y de los cuellos de botella.

Propósitos y beneficios de los indicadores de gestión

Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta
logre cumplir con las metas establecidas.

Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos:

 Comunicar la estrategia.
 Comunicar las metas.
 Identificar problemas y oportunidades.
 Diagnosticar problemas.
 Entender procesos.
 Definir responsabilidades.
 Mejorar el control de la empresa.
  Identificar iniciativas y acciones necesarias.
 Medir comportamientos.
 Facilitar la delegación en las personas.
 Integrar la compensación con la actuación.

La razón de ser de un sistema de medición es entonces: Comunicar, Entender, Orientar y Compensar la ejecución de las
estrategias, acciones y resultados de la empresa.

Los procesos que comúnmente integran un sistema de medición son: Planificación, Presupuesto (asignación de
recursos), Información, Seguimiento (control), Evaluación y Compensación.

Indicadores de Gestión

 Funciones: La función del área es, en resumen, la razón de ser. Es el fundamento del área y constituye la guía
primordial para comprender el papel del área en la gestión global de la organización.
 Procesos: muestran la manera como el área transforma las entradas (datos, información, materiales, mano de
obra, energía, capital y otros recursos) en salidas (resultados, conocimientos, productos y servicios útiles), los
puntos de contacto con los clientes, la interacción entre los elementos o sub componentes del área.
 Estructura: más que el organigrama del área, presenta la forma como están alineados los elementos que la
componen para operar.
 Desempeño: Es la relación que existe entre lo que se entrega al área, con lo que se produce y lo que se espera
que esta entregue.
 Clientes: Las salidas o productos del área, buen sean bienes, servicios o ambos, son para alguien, ya un cliente
interno o externo, ya que los clientes tienen unas necesidades y expectativas respecto de lo que reciben del
área.

Condiciones básicas que deben reunir los indicadores

En primer lugar, el indicador debe ser relevante para la gestión, es decir, que aporte información imprescindible para
informar, controlar, evaluar y tomar decisiones.

Metodología para la construcción de los indicadores

Toda propuesta de trabajo requiere del establecimiento de una metodología que ayude a sistematizar el trabajo y que
aporte los puntos clave para desarrollar con éxito los objetivos que se persiguen. Por este motivo, en este apartado
analizamos la metodología necesaria para la construcción eficaz de una batería de indicadores. Asimismo, el
procedimiento debe alcanzar el máximo consenso entre todos los miembros de la organización y la terminología
utilizada debe ser comprensible y aceptada por dicho conjunto. Es otras palabras, la información que del sistema se
derive no puede presentar ninguna confusión que lleve a interpretaciones equívocas entre los distintos niveles
organizativos.

Para la elaboración de indicadores hace falta una reflexión profunda de la organización que dé lugar a la formulación
de las siguientes preguntas:

1. ¿Qué se hace?
Con esto se pretende que la organización describa sus actividades principales, de tal forma que, con la ayuda, a ser
posible, de una plantilla con el fin de tenerlas inventariadas con la descripción del resultado que se pretende obtener
mediante su ejecución.

2. ¿Qué se desea medir?

A continuación debe realizarse la selección de aquellas actividades que se consideren prioritarias. Para ello se trata de
establecer una relación valorada (por ejemplo, de 0 a 10) según el criterio que se establezca, que permita priorizar todas
las actividades. En esta reflexión puede incluirse una columna en la que conste el porcentaje de tiempo dedicado por el
personal de la organización en cada actividad, dado que resulta recomendable centrarse en las tareas que consuman la
mayor parte del esfuerzo de la plantilla.

3. ¿Quién utilizará la información?

Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los destinatarios de la información, ya que los
indicadores diferirán sustancialmente en función de quién los ha de utilizar.

4. ¿Cada cuánto tiempo?

En esta fase de la reflexión debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la información. Dependiendo del
tipo de actividad y del destinatario de la información, los indicadores habrán de tener una u otra frecuencia temporal en
cuanto a su presentación.

5. ¿Con qué o quién se compara?

Finalmente, deben establecerse referentes respecto a su estructura, proceso o resultado, que pueden ser tanto internos
a la organización, como externos a la misma y que servirán para efectuar comparaciones.

Etapas para desarrollo y establecimiento de indicadores de gestión

Lo fundamental no es solamente lograr los resultados esperados, sino lograrlos con el mejor método y el más
económico, bien sea que se trate de resultados corporativos, de una parte de la organización, de un proceso, de un
proyecto o de la gestión de los individuos “hacer lo correcto correctamente”.

Hacer lo correcto: Significa entregar al cliente el producto con las características especificadas, en la cantidad requerida,
en el tiempo pactado, en el lugar convenido y al precio estipulado. Es la satisfacción del cliente respecto del producto
que se entrega.

Correctamente: Significa procurar emplear siempre los mejores métodos, aprovechando de manera óptima los recursos
disponibles “ser eficientes”.

Al hacer lo correcto correctamente estaremos en la senda de la efectividad y la productividad.

La mejor gestión es aquella que logra hacer lo correcto correctamente, y es eficaz y eficiente a la vez. La gestión tiene
diversos niveles los cuales se asocian a los niveles de la organización tradicionalmente establecidos:

 Gestión estratégica o corporativa.

 Gestión de unidad estratégica de negocio o táctica.
 Gestión operativa.