Manual de Usuario

(Ventas)

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 Índice

Contenido Pág.

Objetivos…………………………………………………………………………. 4

Ventas
¿Cómo crear Grupos de Clientes?............................................................ 6
¿Cómo crear Zonas de Clientes?.............................................................. 7
¿Cómo crear un Cliente?........................................................................... 8
¿Cómo crear Vendedores?........................................................................ 13
¿Cómo crear Servidores?.......................................................................... 18
¿Cómo crear un Presupuesto?.................................................................. 21
¿Cómo crear un Pedidos?......................................................................... 25
¿Cómo generar una Nota de Entrega?...................................................... 30
¿Cómo generar Facturas de Ventas?........................................................ 34
¿Cómo Generar una Factura desde el módulo de Punto de Venta?......... 44
¿Cómo crear un Documento a partir de otro?........................................... 48
¿Cómo Anular una Factura?...................................................................... 50
¿Cómo hacer Devoluciones de Ventas?
Devoluciones de Ventas Automáticas……………………………………. 53
Devoluciones de Ventas Manuales………………………………………. 58
¿Cómo utilizar las opciones de Caja?
Apertura / Cierre Caja
¿Cómo hacer una Apertura de Caja?................................................ 61
¿Cómo hacer un Cierre de Caja?...................................................... 65
Ingreso de Caja……………………………………………………………… 67
Egreso de Caja……………………………………………………………… 68
Estaciones…………………………………………………………………… 69

Cuentas por Cobrar

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¿Cómo aplicar un pago de una Factura a Crédito?...................................... 70
¿Cómo aplicar una Nota de Crédito desde Cuentas por Cobrar?................ 78
¿Cómo aplicar una Nota de Debito desde Cuentas por Cobrar?................. 80
¿Cómo aplicar un Anticipo?......................................................................... 83
¿Cómo registrar una Factura? (Factura Manual o Contingencia)…………. 85
¿Cómo registrar un Cheque Devuelto?....................................................... 88
¿Cómo registrar un Reintegro de Dinero?................................................... 89
Editor de retenciones de I.V.A. de Clientes…………………………………… 91
¿Cómo consultar Reporte de Cuentas x Cobrar?........................................ 93

Reportes…………………………………………………………………………… 94
101
Reimprimir…………………………………………………………………………

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 Objetivos

Objetivo General:

 Proporcionar una herramienta ilustrada para la configuración del Módulo de

Ventas.

Objetivo Específicos:

 Conocer las diferentes funciones de cada Ficha del sistema y su usabilidad

para cada tipo de empresa.
 Efectuar procesos de ventas y cuentas por cobrar completos.
 Estudiar las alternativas disponibles en la herramienta para la adaptación
final a cada empresa.

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 Ventas

Este capítulo, tiene como objetivo identificar los aspectos fundamentales

para el proceso de ventas del sistema de Valery® Profesional en su ciclo
completo para completar la facturación, y la relación que guarda con otros
módulos, debido a que el punto focal de cada empresa depende de sus ingresos
(Ventas).
Cabe destacar, que el sistema de Valery® tiene la alternativa de generar
facturas de Contado y Crédito para un control detallado de sus procesos.

Facturación de Contado: nos permitirá generar el documento (Factura) y

asociarla a uno o varias formas de pago durante su impresión.
Facturas a Crédito: se podrá generar el documento (Factura) pero esta
no solicitara la forma de pago, sino que pasara al módulo de Cuentos por Cobrar
y formara parte del estado de cuenta del cliente, hasta tanto no se haya recibido
el pago correspondiente, a la fecha posterior a su impresión.

Para llevar a cabo esta sección del manual, se debe conocer que dentro
de los procesos de ventas pueden intervenir ciertos agentes para la ejecución
de la venta, entre ellas se destacan:
- El registro del Cliente.
- La intervención de un Vendedor.
- La agrupación o clasificación de las ventas (Zonas y clientes)
- Procesos administrativos previos a las ventas (Presupuestos, Pedidos
y Notas de Entregas).
- Generar pagos, entre otros.

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 ¿Cómo crear Grupos de Clientes?
Esta opción le permitirá, agregar una clasificación adicional para sus
clientes y la consulta detallada de las ventas.

Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Grupos

Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú Grupos, nos mostrará la pantalla
siguiente:

En este punto, sebe agregar la siguiente información:

 Código: debe incluir un código para el grupo a crear.
 Nombre: descripción para el grupo.

Nota: Puede crear el número de grupos que desee para clasificar sus
clientes.

Paso N° 3:
Debe presionar F9 Registrar para completar la operación.

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 ¿Cómo crear Zonas de Clientes?
Esta opción le permitirá, agregar una clasificación adicional para sus
clientes y la consulta detallada de las ventas.

Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Zonas

Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú Zonas, nos mostrará la pantalla siguiente:

En este punto, sebe agregar la siguiente información:

 Código: debe incluir un código para el grupo a crear.
 Nombre: descripción para el grupo.
 Referencia: Corresponde a un detalle que defina esta zona (opcional).
.
Paso N° 3:
Debe presionar F9 Registrar para completar la operación.

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 ¿Cómo crear un Cliente?
El presente módulo, establece los pasos a seguir para el registro de un
cliente y como se debe configurar correctamente para el máximo provecho de
las bondades del sistema, para de esta forma crear una base de datos de
eficiente con sus respectivos datos fiscales, de contacto, condiciones, entre
otros.

Observación: En el mismo orden de ideas, puede tomar en cuenta que

existen dos forma de ingresar el cliente, una de ellas es por la ficha de Clientes
que veremos a continuación (forma más completa de carga de información) y la
segunda opción es durante el registro de un documento (Presupuesto, Pedido,
Nota de Entrega o Factura) en este último caso solo tendremos la opción de
agregar datos generales y obligatorios del cliente para la impresión del
documento.

Recomendación: Una vez ingresado un cliente, este puede ser modificado

en su contenido, sin embargo el campo “Código” no podrá ser editado, en su
defecto deberá eliminar este cliente y volver a cargarlo, solo si dicho cliente no
posee transacciones asociadas en caso contrario solo lo podrá colocarlo en
estatus “Inactivo”.

Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Clientes

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Paso N° 2:
Ingresar datos generales del Cliente:
Dentro del siguiente formulario, se debe ingresar la siguiente información:

1. Código: Es la identificación única de cada cliente, ejemplo se

puede tomar en cuenta la cedula de identidad de la persona o RIF
(Natural, Jurídica o Gobierno), sin embargo esto pueda quedar a
criterio de la empresa que código desea utilizar. (Campo obligato-
rio)
2. Tipo de Cliente: Hace referencia a los clientes (Naturales, Jurídi-
cos o Gobierno).
2. Nombre: corresponde a la Razón Social. (Campo obligatorio)
3. Rif: Registro de Identificación Fiscal. Para el caso, puede usar el
botón de “F2 validar Portal Seniat” lo cual te permitirá consultar la razón
social del Rif ingresado.
4. Denominación Fiscal: Esta basado en la naturaleza de nuestros
clientes (No Contribuyentes, Contribuyente Forma, Contribuyente
Ordinario, Exonerados, Gobierno, Extranjero e ISVM).

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 Además, debemos ingresar los datos comerciales del cliente:

5. Contacto: nombre de la persona con la poseemos el trato

comercial si el cliente él una persona Jurídica.
6. Dirección: Domicilio fiscal. (Campo obligatorio)
7. Correo Electrónico: nos permitirá enviar documentos por ejemplo
presupuestos y facturas, directamente desde el sistema.
8. Teléfono: Números de contacto. (Campo obligatorio)

Nota: en este punto, si el cliente no requiere alguna configuración adicional

puede completar el proceso, presionando el botón F9 Registrar para guardar los
cambios realizados.

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 Configuración Adicional (datos opcionales):

9. Días de Créditos: Campo obligatorio para aquellos clientes a los

cuales se le oferta ventas a crédito, en el cual debemos determinar una
cantidad de días.
10. Límite de Crédito: se debe colocar el monto máximo del crédito
permitido si aplica para algún cliente, en caso contrario de coloca cero y
será indeterminado.
11. Zona de Venta: esta alternativa nos permite asociar al cliente a una
zona geográfica por ejemplo: Centro, Este, Oeste, entre otros.
12. Grupo: representa una forma de clasificación adicional por
ejemplo: Corporativos, Naturales, Gubernamentales, entre otros.
13. Vendedor: nos permite definir un vendedor para cliente específico,
sin embargo durante la facturación puede variarse.

Observación: Estas opciones nos permitirán, consultar reportes de ventas

y realizar búsquedas más detalladas.

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 Propiedades de cliente:

A. En este segmento, podrá apreciar al momento de consultar esta ficha, los

movimientos y saldos del cliente por las transacciones registradas.
B. En estas opciones de configuración avanzadas entre las cuales se
destaca:
 Estatus: corresponde a determinar si es clientes se encuentra Ac-
tivo para facturar, Suspendido por facturas pendientes o Inactivo
por poseer datos errados.
 Dir. de Envió: permite la carga de direcciones alternas a la dirección
fiscal para la entrega física de los productos Facturados.

Paso N° 3:
Para completar el proceso debe presionar “F9 Registrar”.

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 ¿Cómo crear Vendedores?
Esta opción le permitirá, agregar vendedores para el control de ventas y
cálculos de comisiones como valor agregado para la consulta detallada de las
ventas.
Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Vendedor

Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú Vendedor, se mostrará la pantalla
siguiente:

En este punto, sebe agregar la siguiente información:

 Código: debe incluir un código para el grupo a crear (Dato Obligatorio).
 Nombre: descripción para el grupo (Dato Obligatorio).
 Además de ingresar la información referencial del vendedor como: Direc-
ción, correo, entre otros de forma opcional.

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 Paso N° 3, Definir comisiones (Datos Opcionales):
Dentro de la ficha, se pueden definir las comisiones de dos (2) forma:

A. Comisiones por Ventas por Niveles de Precios: representa que

el cálculos de las comisiones se llevara a cabo durante la emisión
de la factura (sin tomar en cuenta si la misma fue cancelada o no),
además de definir los porcentajes a ganar el vendedor para los pro-
ductos y servicios. Los porcentajes se deben ingresar de acuerdo a
los tipos de precios definidos.
B. Comisiones por Cobranza por Niveles de Precios: Permitirá defi-
nir los porcentajes de comisiones, pero solo para facturas que hayan
sido canceladas (pagadas), además debe colocar los porcentajes a
ganar para el vendedor de acuerdo al tipo de precio definido en la
ficha de inventario.
Nota: En este punto puede realizar el proceso de registro del vendedor,
presionando el botón F9 Registrar si su forma de obtener la comisión entra en
esta categoría o forma de cálculo.

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 Paso N° 4, Configuración adicional para cálculo de Comisiones por
Cobranza y Ventas (Datos Opcionales):

En esta sección, puede definir configuraciones avanzadas relacionadas a

los métodos de cálculo de comisiones para vendedores. Esta función solo aplica
para Comisiones por Cobranza.

A- Comisiones Porcentuales por Rango de Ventas: Este método permite

definir porcentajes de comisión en base a un rango de ventas (montos de
las ventas por vendedor), como se aprecia en la imagen:

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B- Comisiones Porcentuales por Utilidad de Ventas: Este método permite
definir porcentajes de comisión en base a la utilidad (porcentaje de ganan-
cia) de las obtenidas por el vendedor, como se aprecia en la imagen:

C- Comisiones Porcentuales por Rango de Cobranza: Este método permite

definir porcentajes de comisión en función de las cobranzas realizadas por
el vendedor de facturas a crédito, como se aprecia en la imagen:

D- Días de Tolerancia en Comisiones de Cobranza: esta alternativa permite

disminuir porcentajes de comisiones en base a los días de cobranza poste-
riores para las facturas a crédito, este método está relacionado con “Comi-
siones Porcentuales por Rango de Cobranza” debido a que si una factura

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 supera sus días de crédito al momento de ser cobrada, en función permitirá
restar un porcentajes de comisiones. Ver imagen:

Ejemplo: En la imagen se puede apreciar lo siguiente: De 1 a 15 días de la

fecha de cobranza, se le restaran de las comisiones del vendedor un cero (0)
porciento (si se toma como referencia que la fecha límite de cobranza es 15 días),
además si se cobra de 15 a 30 días, se le resta de las comisione al vendedor 2
% de la comisión percibida.

Paso N° 5:
Debe presionar F9 Registrar para completar la operación.

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 ¿Cómo crear Servidores?
Por medio de esta alternativa, se pueden definir las personas que prestaran
el servicio previamente creado por la sección de inventario del Capítulo I, “El
Servidor” quien será la persona o ente que realizará el trabajo.

Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Servidores

Paso N° 2:
En el formulario que se mostrará, debe ingresar un Código para el servidor
y su Nombre como información obligatoria, además información opcional de
referencia tales como: Dirección, Correo, Teléfono. Entre otros.

Nota: Una vez cargada esta información, y los servidores no requieran

ningún otro tipo de configuración adicional para su uso, debemos guardar los
cambios en el botón F9 Registrar.

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 Paso N° 3, Configuración Avanzada:
En esta sección, podrá definir el estatus de su servidor y agregar los
porcentajes de comisión:

 Estatus: permite inhabilitar o suspender un servidor para que no sea tomado

durante la facturación.
 Comisiones: permite indicar los porcentajes de comisión que percibirá el ser-
vidor por cada servicio facturado y asociado a su nombre, para ello solo de-
bemos indicar los porcentajes tal como se aprecia en la imagen o puede definir
el monto especifico por cada servicio facturado.

Para guardar las configuraciones de las comisiones, debe presionar F9

Aceptar.

Paso N° 3:
Presiona F9 Registrar, para guardar definitivamente el servidor.

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 Documentos que se pueden generar en el módulo de Ventas:

Dentro de las características, que posee Valery® Software Empresarial, en

la de generar cuatro (4) tipos de documentos:
1- Presupuesto.
2- Pedidos:
3- Notas de Entrega.
4- Factura de Ventas o Punto de Venta.

Estas alternativas, brindan la posibilidad de llevar el proceso de ventas de

forma metodológica y organizada desde la cotización hasta la emisión de la
factura fiscal.
De esta forma, de acuerdo al tipo de empresa podremos llevar a cabo las
transacciones que aplique en el nuestro proceso de venta, por ejemplo:
Iniciamos con la emisión de un Presupuesto, donde se cotizamos una
cantidad de productos a nuestro cliente, a partir de la aprobación del mismo
podremos generar un Pedido, adicionalmente se puede emitir una Nota de
Entrega para enviar los productos solicitados, hasta emitir la factura en
conclusión, se debe mantener este orden:

Además, esto permite simplificar el trabajo ya que una vez creado el

presupuesto se podrá cargar este a los documentos posteriores (aunque no es
necesaria generar todos los documentos hasta llegar a la factura).
Sin embargo, este proceso no es restrictivo se podrá emitir cualquier
documentos (Presupuesto, Pedido, Nota de Entrega o Factura) sin necesidad de
depender de otro.

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 ¿Cómo crear un Presupuesto?
Por medio de este módulo, se podrán emitir presupuestos los cuales
permiten realizar el cálculo y negociación anticipado de los ingresos de una
actividad económica durante un período determinado.

Paso N° 1:
Opción de menú: Ventas – Presupuestos

Paso N° 2:
Ingresar los datos del cliente:
Se debe introducir los datos del cliente a cotizar, en la sección que se
muestra en la imagen:

Este proceso se lleva a cabo, ingresando el código del cliente y

presionando ENTER, o utilizar el botón para ubicar el cliente por su nombre.

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 Paso N° 3
Ingresar datos auxiliares:
Una vez cargado el cliente se pueden tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
a- Vendedor: Se selecciona el vendedor quien está efectuando la cotiza-
ción.
b- Tipo de Precio: Se indica porque tipo de precio de va a presupuestar
al cliente (el cual será tomado en cuenta a la hora de facturar el pre-
supuesto)
c- Caduca en: permite definir el día de validez del presupuesto.

Paso N° 4:
Ingresar artículos:
Seleccionar el o los artículo a presupuestar, de tres formas:
1- Escribiendo el código del artículo.
2- Leyendo su código de barra.
3- Presionando los tres puntos (…) para utilizar las opciones de búsque-
das.

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 Paso N° 5:
Una vez seleccionado el producto, indicamos la cantidad a llevar por el
cliente, presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar otro
artículo de ser necesario.

Paso N° 6:
Cargado todos los artículos a facturar, nos dirigimos a la parte inferior de la
Cotizar, y presionamos F9 para totalizar el presupuesto.

Observaciones: Adicionalmente, también podremos encontrar los

siguientes botones:

1- Alt + I.: Nos muestra la Información de Rentabilidad de la venta, como

por ejemplo la utilidad obtenida.
2- F3: Permite visualizar la información del cliente.
3- F11: Nos proporciona la alternativa de cargar o copiar documentos pre-
viamente registrados tales como: Presupuestos en Espera.
4- Ct+F10: Para generar una copia previamente registrada del documento
(Reimprimir).
5- Ct+F9: Da la alternativa de guardar el documento para luego retomarse,
por medio de la opción de F11 (Carga).
6- F9: nos permite totalizar y generar el documento.
7- ESC: para cancelar la transacción.

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 Paso N° 7:
Al presionar F9 Registrar, nos mostrará una pantalla como la siguiente,
donde podrá evaluar el total de la cotización y si desea o no agregar algún
descuento. (Ver Imagen):

Paso N° 8:
Presiona F9 Registrar para completar la transacción e imprimir el
presupuesto.

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 ¿Cómo crear un Pedidos?
Por medio de esta opción, se podrán crear apartados de mercancía, el cual
posee la característica de “Comprometer” su inventario para no ser despachado
a otro cliente, mediante la generación de Nota de Entrega o Factura a partir del
pedido.

Paso N° 1:
Opción de menú: Ventas – Pedido

Paso N° 2:
Se debe introducir los datos del cliente a efectuar el pedido, en la sección
que se muestra en la imagen:

Este proceso se lleva a cabo, ingresando el código del cliente y

presionando ENTER, o utilizar el botón para ubicar el cliente por su nombre.

Paso N° 3, Ingresar datos auxiliares (opcional):

Una vez cargado el cliente se pueden tomar en cuenta las siguientes

consideraciones:
1. Vendedor: Se selecciona el vendedor quien está efectuando el pedido.
2. Deposito: Indica el depósito del cual se tomara el inventario.

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 3. Tipo de Precio: Se indica porque tipo de precio de va a presupuestar al
cliente (el cual será tomado en cuenta a la hora de facturar el
presupuesto).

Paso N° 4:
Seleccionar el o los artículo que conformaran el pedido, de tres formas:
1- Escribiendo el código del artículo.
2- Leyendo su código de barra.
3- Presionando los tres puntos (…) para utilizar las opciones de
búsquedas.

Paso N° 5:
Una vez seleccionado el producto, indicamos la cantidad a llevar por el
cliente, presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar otro
artículo de ser necesario.

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 Paso N° 6:
Cargado todos los artículos a facturar, nos dirigimos a la parte inferior de la
Cotizar, y presionamos F9 para Totalizar el Pedido.

Observaciones: Adicionalmente, también podremos encontrar los

siguientes botones:

1- Alt + I.: Nos muestra la Información de Rentabilidad de la venta,

como por ejemplo la utilidad obtenida.
2- F3: Permite visualizar la información del cliente.
3- F11: Nos proporciona la alternativa de cargar o copiar documentos
previamente registrados tales como: Presupuestos, Pedidos en
Espera.
4- Ct+F10: Para generar una copia del documento previamente
registrada (Reimprimir).
5- Ct+F9: Da la alternativa de guardar el documento para luego
retomarse, por medio de la opción de F11 (Cargar).
6- F9: nos permite totalizar y generar el documento.
7- ESC: para cancelar la transacción.

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 Paso N° 7:
Posteriormente, mostrará una pantalla como la siguiente, donde podrá
evaluar el total del pedido y agregar algún descuento o comentarios de forma
opcional. (Ver Imagen):

Presionar F9 Registrar.

Paso N° 8:
Por último, solicita si desea o no cargar un anticipo para el apartado de
inventario, como se aprecia en la siguiente imagen:

Paso N° 9:
Para finalizar, presionar F9 Registrar para completar la transacción e
imprimir el Pedido.

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 Observación: En el Paso N° 8, puede ser opcional se solicitar la forma de
pago (Anticipo) por lo cual en el Paso N° 7 al presionar F9 Registrar terminaría
la transacción, para obtener esto solo necesitar deshabilitar en la siguiente
propiedad:

Dirigirse a: Utilidades - Propiedades Generales, y buscar el índice 2095, de

“Pedir Anticipos en Pedidos”, como se muestra en la imagen:

Seleccionamos entre las opciones que nos muestra, la opción de “NO” y

presionamos o hacemos click en F9 Registrar.

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 ¿Cómo generar una Nota de Entrega?
La nota de entrega, es un documento mercantil que acredita la entrega de
una mercancía, como prueba de que ha recibido los productos, ya que este
documento descarga el inventario del sistema.
El uso de notas de entrega no es obligatorio por lo que esta operación de
entrega de inventario se efectúa directamente por medio de una factura.

Paso N° 1:
Opción de menú: Ventas – Nota de Entrega

Paso N° 2:
Dentro del formulario, se debe introducir los datos del cliente a efectuar la
nota de entrega, en la sección que se muestra en la imagen:

Este proceso se lleva a cabo, ingresando el código del cliente y

presionando ENTER, o utilizar el botón para ubicar el cliente por su
nombre.

Paso N° 3, Ingresar datos auxiliares (opcional):

Una vez ingresado el cliente se pueden tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
4. Vendedor: Se selecciona el vendedor quien está efectuando la nota de
entrega.
5. Deposito: Indica el depósito del cual se tomara el inventario.

Página 30
 6. Tipo de Precio: Se indica porque tipo de precio de va a presupuestar al
cliente (el cual será tomado en cuenta a la hora de facturar el
presupuesto).

Paso N° 4:
Seleccionar el o los artículo que conformaran el pedido, de tres formas:
1- Escribiendo el código del artículo.
2- Leyendo su código de barra.
3- Presionando los tres puntos (…) para utilizar las opciones de
búsquedas.

Paso N° 5:
Una vez seleccionado el producto, indicamos la cantidad a llevar por el
cliente, presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar otro
artículo de ser necesario.

Página 31
 Paso N° 6:
Cargado todos los artículos a facturar, nos dirigimos a la parte inferior de la
Cotizar, y presionamos F9 para Totalizar el Pedido.

Observaciones: Adicionalmente, también podremos encontrar los

siguientes botones:

1- Shift + F3: Permite efectuar una devolución de Nota de Entrega,

que permite agregar nuevamente los productos a inventarios (siempre
que la misma no haya sido facturada).
2- Alt + I.: Nos muestra la Información de Rentabilidad de la venta,
como por ejemplo la utilidad obtenida.
2- F3: Permite visualizar la información del cliente.
3- F11: Nos proporciona la alternativa de cargar o copiar documentos
previamente registrados tales como: Presupuestos, Pedidos, Notas de
Entrega en Espera.
4- Ct+F10: Para generar una copia del documento previamente
registrada (Reimprimir).
5- Ct+F9: Da la alternativa de guardar el documento para luego
retomarse, por medio de la opción de F11 (Cargar).
6- F9: nos permite totalizar y generar el documento.
7- ESC: para cancelar la transacción.

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 Paso N° 7:
Posteriormente, mostrará una pantalla como la siguiente, donde podrá
evaluar el total de la Nota de Entrega y agregar algún descuento o comentarios
de forma opcional. (Ver Imagen):

Paso N° 8:
Para finalizar, presionar F9 Registrar para completar la transacción e
imprimir el documento.

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 ¿Cómo generar Facturas de Ventas?
En esta sección, se detallará el proceso de facturación desde el modulo
“Factura de Ventas” del sistema de Valery®, y cuyo objetivo es identificar los
aspectos fundamentales para el registro de este documento fiscal, como también
la relación que guarda con otros módulos para los saldos de los clientes.

El sistema de Valery® tiene la alternativa de generar facturas de Contado

y Crédito:
Facturación de contado: nos permitirá generar el documento fiscal y
asociarlo a uno o varias formas de pago.
Facturación de crédito: se podrá generar el documento fiscal pero esta
no solicitara la forma de pago, sino que pasara al módulo de Cuentos por Cobrar
y formara parte del estado de cuenta del cliente, hasta tanto no se haya recibido
el pago correspondiente.

Paso N° 1:
Opción de menú: Ventas – Factura de Ventas

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 Paso N° 2:
Ingresar los datos del cliente:
Se debe introducir los datos del cliente a facturar, para lo cual contamos
con tres casos para este proceso:

Caso 1:
Seleccionar un cliente ya registrado:
a) Se debe escribir el código del cliente y presionar ENTER, para mostrará
los datos.

b) Otra alternativa es presionar los tres puntos, para buscar el cliente por
otros criterios de búsqueda como nombre, código y persona contacto, allí
podremos seleccionar entre la opción más práctica para nosotros.

Por ejemplo de búsquedas:

- Si conocemos las inicial de nombre la escribimos y presionamos EN-
TER, esto nos mostrará la lista de los clientes que cuyo nombre inicie
por o las letras escritas.
- Si conocemos una parte que compone el nombre, la podemos escribir
entre asteriscos de la siguiente forma: *JOSÉ* y presionamos ENTER,
esta opción nos mostrará a todos los clientes cuyo nombre posea la
palabra escrita entre los asteriscos sin importar la posición.

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 Caso 2:
Registrar un cliente nuevo directamente en la factura de ventas:
En este caso, debe escribir el código del nuevo cliente y presionar ENTER.
(Ver imagen).

Al ingresar el nuevo código, el sistema nos mostrará un mensaje como el

siguiente, al cual debemos presionar YES.

Posteriormente, nos mostrará un formulario (ver imagen) para la carga de

la información de cliente, sin embargo esta ficha solo contiene información básica
para este cliente para una facturación de contado.

Cargamos la información necesaria y presionamos F9 Registrar.

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 Caso 3:
Registrar un cliente solo para la factura:
Esta alternativa nos permite, agregar los datos del cliente a la factura pero
sin agregarlo a nuestra base de datos. En este caso, solo debemos presionar
ENTER con el código que esta por defecto “01”, (ver imagen).

Al presionar ENTER, nos mostrará un formulario como la siguiente, donde

debemos cargar la información que requerimos nos muestre en la factura a
excepción de su código, y presionamos F9 Registrar.

Cargamos la información necesaria y presionamos F9 Registrar.

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 Paso N° 3
Ingresar datos auxiliares:
Una vez cargado el cliente se pueden tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:

a- Vendedor: Se selecciona el vendedor quien está efectuando la venta.

b- Depósito: determinamos el depósito de donde se extraerá la mercan-
cía a facturar.
c- Tipo de Precio: Se indica porque tipo de precio de va a facturar él es
cliente (Esto va a depender de propiedades generales o de perfil que
posea el usuario).

Paso N° 4:
Ingresar artículos a facturar:
Debemos seleccionar el artículo a facturar, escribiendo el código del
artículo, leyendo su código de barra o presionando los tres puntos para utilizar
las opciones de búsquedas. (Ver imagen).

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 Paso N° 5:
Una vez seleccionado el producto, indicamos la cantidad a llevar por el
cliente, presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar otro
artículo.

Paso N° 6:
Cargado todos los artículos a facturar, nos dirigimos a la parte inferior de la
factura, y presionamos F9.

Adicionalmente, también podremos encontrar los siguientes botones:

1- Sh+F3 (Devoluciones): Para generar Notas de Créditos por devolución

de productos.
2- Alt + I (Información de Rentabilidad): Nos muestra la rentabilidad de la
venta, como por ejemplo la utilidad obtenida.
3- Alt + D (Direcciones de Envió): Nos permite seleccionar la dirección de
envió del cliente, siempre y cuando ya haya sido cargada en su ficha.
4- F3 (Cliente): Permite visualizar la información del cliente.
5- F11 (Cargar): Nos proporciona la alternativa de cargar o copiar documen-
tos previamente registrados tales como: Presupuestos, Pedidos, Notas de
Entrega, Facturas anteriores y Facturas en Espera.

Página 39
6- Ct+F6 (Anular): Permite anular una factura emitida devolviendo la exis-
tencia de la mercancía facturada nuevamente a inventario, esta opción se
usa siempre y cuando no utilice impresora fiscal.
7- Ct+F10 (Reimprimir): Para generar una copia No Fiscal de la Factura
previamente registrada.
8- Ct+F9 (En Espera): Da la alternativa de guardar una factura para luego
terminarla, la cual se puede retomar por la opción de F11 Cargar.
9- F9 (Registrar): nos permite totalizar y generar la factura. (este se indicara
en el Paso N° 7).

Paso N° 7:
Totalizar la Factura:
Al presionar, F9 Registrarnos nos mostrará una pantalla como la siguiente:

Permite agregar
descuentos y Fletes
sobre el total de la
Factura.

Permite ingresar
retenciones de IVA e
ISLR.

Funciones de Facturas

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 En la pantalla anterior podremos ingresar una gran cantidad de
información relacionadas a una venta, como por ejemplo:
- Ingresar montos o porcentajes de descuentos y fletes.
- Registro de Retenciones aplicadas (IVA, ISLR, Municipales y Adicio-
nales).
- Verificar Fecha de Emisión.
- Agregar número de Orden de Compra.
- El sistema nos indicara si posee Notas de Crédito o anticipos a favor
para el cliente.
- Podremos agregar un comentario si es necesario.
- Opciones de impresión y envió de correo electrónico.
- Generar documentos adicionales como:
 Notas de Entrega.
 Orden de despacho.
 Recibo de Caja.

Una vez ingresada la información requerida, en la parte inferior

encontramos los siguientes botones:

1- F8 Crédito: Generar una factura a crédito, siempre y cuando el cliente en

su ficha se le haya asignado los días de créditos.
2- Ct+F9 En Espera: Da la alternativa de guardar una factura para luego
terminarla, la cual se puede retomar por la opción de F11 Cargar.
3- F9 Desglose de Pago: Permite indicar la forma o formas de pago del
cliente.
4- ESC Cancelar: Para volver a la pantalla anterior de la factura para modi-
ficar productos facturados o datos de cliente.

Página 41
 Paso N° 8:
Generar la Factura:
Caso 1: Si presionamos F9 Desglose de Pago:

De esta forma, podremos ingresar la forma de pago con la que nos vaya a
cancelar la factura el cliente, de este modo solo seleccionamos la forma de pago
a usar entre las alternativas y presionamos F9 registrar para emitir
definitivamente la factura.

Nota: cabe destacar, que se puede usar más de una forma de pago para
una factura, por ejemplo: si del total de la venta se desea cancelar un monto en
efectivo y otro en tarjeta de débito, se debe escribir el monto a cancelar en
efectivo y presionamos ENTER, para luego ir a la otra forma de pago
seleccionada. Esto se puede usar en todas las formas de pagos que nos muestra
el sistema.
Presionamos F9 registrar, para registrar en su totalidad la factura e
imprimirla.

Página 42
 Caso 2: Si presionamos F8 Crédito:

Nota: En este método de facturación, se podrá emitir la factura sin embargo

esta pasara al módulo de Cuentas por Cobrar, asociada al estado de cuenta del
cliente para posteriormente ingresar su pago, solo para clientes a los que se le
haya configurado en su ficha los días de crédito.
Una vez presionado el botón F8 Crédito, nos mostrará una pantalla como
la siguiente, donde podremos apreciar los días de créditos disponibles para este
cliente así como la fecha de vencimiento de la misma. Cabe destacar que se
pueden realizar modificaciones de los días de crédito solo para esta factura de
forma descendente.

Presionamos F9 Aceptar, para registrar en su totalidad la factura e

imprimirla.

Página 43
 ¿Cómo Generar una Factura desde el módulo de Punto de Venta?
A través de esta alternativa, se podrán emitir facturas de ventas por medio
de una interfaz muy intuitiva y para empresas que requieren una facturación
rápida y eficiente. Además, permite su manipulación para pantallas táctiles.

Observación:
Antes de comenzar a usar este módulo se pueden tomar ciertas
consideraciones en función a la apariencia visual para este módulo, las cueles
pueden ser en:
 Modo Botones: permite la facturación a partir de los departamentos
de los productos, es decir, se selecciona el departamento y luego el
producto por medio de las imágenes de la pantalla.
 Modo Grid: permite realizar la facturación a partir de la búsquela de
los productos por medio de la lectura de su código.

Paso N° 1:
Opción de menú: Ventas – Punto de Ventas

Página 44
 Paso N° 2:
Caso N° 1: Facturación de Modo Grid:

En este módulo, debe ingresar el código del producto y presionar ENTER

para agregarlo a la factura, como se muestra en la imagen:

En la parte inferior izquierda, podrá encontrar los botones relacionados a

los renglones facturados, entre ellos el de F4 Cantidad, el cual se debe
presionar para ingresar la cantidad a facturar.
Además, de ingresar los datos del cliente en el botón F3 Cliente en caso
de necesitar personalizar la factura.

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 Caso N° 2: Facturación de Modo Botones:

En este módulo, debe permite ingresar los productos por medio de la

selección a través del ratón o pantallas táctiles.
Para realizar estos, debe seleccionar el departamento del producto a
facturar, de esta forma el sistema mostrará solo los artículos asociados a dicho
departamento, y para seleccionarlo lo presionamos con un click, tal como se
muestra en la imagen:

En la parte inferior izquierda, podrá encontrar los botones relacionados a

los renglones facturados, entre ellos el de F4 Cantidad, el cual se debe
presionar para ingresar la cantidad a facturar.
Además, de ingresar los datos del cliente en el botón F3 Cliente en caso
de necesitar personalizar la factura.

Página 46
 Paso N° 3:
Una vez ingresado los renglones a facturar y los clientes, debe presionar
F9 Registrar.

Paso N° 4:
En esta interfaz, podremos ingresar la forma de pago con la que nos va a
cancelar la factura el cliente, entre las alternativas y presionamos F9 Registrar
para emitir definitivamente la factura.

Página 47
 ¿Cómo crear un Documento a partir de otro?
Esta función le permite al usuario una vez creado un documente este puede
copiarse para llevarlo al documento siguiente necesario para llevar a cabo el
proceso administrativo, manteniendo el orden jerárquico de cada transacción
como se aprecia en el siguiente gráfico:

Ejemplo: Emitir una Nota de Entrega a partir de un documento previo

(Presupuesto o Pedido).

Paso N° 1:
Una vez seleccionado el módulo de Pedido, como se aprecia en la imagen:

En la parte inferior del formulario, debemos buscar el botón de F11 Cargar.

Página 48
 Paso N° 2:
Al presionar el botón, nos mostrará la siguiente ficha:

Dentro de la ficha, debe seleccionar la opción de “F1 Presupuesto de

Venta” o “F2 Pedidos Pendientes”.
Posteriormente, indicar el número de documento a copiar, y presiona F9
Aceptar.

Paso N° 3:
Una vez, efectuado el proceso anterior podremos apreciar en el formulario
de Nota de Entrega, los datos del cliente y sus artículos tal cual se había cargado
en el documento previo, en este punto podrá realizar las modificaciones
necesarias de los datos los clientes y/o productos si fuese necesario para
generar su impresión.

Página 49
 ¿Cómo Anular una Factura?
Este método, permite anular facturas emitidas en Valery (Contado o
Crédito), permitiendo realizar en reverso de su inventario y estados de cuenta de
los cliente.

Nota: Este proceso solo es posible efectuar si no posee Impresora Fiscal,

en caso contrario deberá aplicar Devoluciones de Ventas.

Paso N° 1:
En la parte inferior de la pantalla, debe ubicar el botón de “Ct + F6 Anular”,
como se aprecia en la imagen:

Página 50
 Paso N° 2:
En el formulario que se muestra, debe ingresar el número de la factura a
“Anular”, o buscarla presionando los tres puntos (…)

Paso N° 3:
Por último, verificamos la información que nos muestra y debe presionar
el botón de F9 – Anular para terminar el proceso.

Observación: Este proceso es irreversible.

Página 51
 ¿Cómo hacer Devoluciones de Ventas?
Esta sección, establece como se debe realizar las devoluciones de ventas
con Valery Software.

Existen dos formas de realizar devoluciones de ventas en Valery

Software:

1) Devoluciones de ventas automáticas: esta la opción más utilizada ya

que se realiza cuando las Notas de Entrega y/o Facturas de Ventas han
sido emitidas directamente desde Valery Software.
2) Devoluciones manuales: esta opción solo se debe utilizar cuando la
Factura de Venta no fue emitida en Valery. Ejemplo: Antes de adquirir el
Software se emitió una factura y se requiere procesar una devolución en
Valery se utiliza esta opción.

Para poder procesar Devoluciones de ventas en Valery es necesario tener

habilitado varios parámetros, por lo que primero es necesario dirigirse a:
Utilidades – Propiedades Generales y habilitar los siguientes parámetros:
2098, 2099 y 2100.

Página 52
 1) Devoluciones de Ventas Automáticas:

Paso N° 1:
Dirigirse al módulo de Ventas y seleccionar la opción Devoluciones de
ventas automáticas.

Paso N° 2:
Una vez seleccionada la opción Devoluciones de ventas automáticas,
aparecerá una nueva ventana donde se debe seleccionar el tipo de documento
a devolver:
 Factura de Ventas
 Notas de Entrega

Página 53
 Paso N° 3:
Luego de seleccionar el tipo de documento a realizar la devolución, se debe
buscar el número de documento por el cual se va a procesar la devolución el
mismo se puede buscar en la opción Ingrese número de Documento haciendo
click en los tres puntos y saldrá una nueva ventana con todos los documentos
de Notas de Entrega y/o Facturas de Ventas emitidos en Valery según sea el
caso. Selecciona el documento y Aceptar.

Paso N° 4:
Una vez seleccionado el documento al cual procesará la devolución, se
debe colocar el número de control de la factura, colocado en número de control
si los ítems a devolver no son solo una parte de la Factura de ventas se debe
hacer click en Modificar Renglones.

Página 54
 Paso N° 5:
Al hacer click en “F11 - Modificar Renglones” se mostrará una nueva
formulario el cual presenta el detalle de toda la Factura de Ventas con sus
productos y cantidades facturadas, en la cual se deben mantener aquellos
productos y cantidades que se está devolviendo por el cliente y luego presionar
el botón “F9 – Aceptar” en la parte inferior de la pantalla.

Página 55
 Paso N° 6:
Luego de modificar los renglones de la factura con los productos a los
cuales se procesa la devolución se debe hacer click en Procesar.

Devolución y saldrá una nueva ventana el cual solicita la forma en la que

se va a procesar la devolución:

 Nota de Crédito: esta opción permite procesar la devolución y mantener el

saldo de la factura a favor del cliente el podrá ser utilizado para próximas fac-
turas.

Página 56
 Original como fue Facturado: esta opción permite procesar la devolución
realizando el reintegrando del dinero al cliente.

Luego de seleccionar la opción indicada se procesará la devolución.

Observación: Es importante tener en cuenta que ambas opciones generan

una Nota de crédito por la devolución de la factura.

Página 57
 2) Devoluciones Manuales:
Paso N° 1:
Dirigirse al módulo de Ventas y seleccionar la opción Devoluciones
Manuales:

Paso N° 2:
Luego de seleccionar Devoluciones Manuales saldrá una ventana similar a
la de Factura de Ventas donde se deben incluir los siguientes datos:
 Cliente.
 N° Factura.
 N° Control de Factura.
 Fecha de la factura.
 Monto total de la factura.

Si la factura fue emitida por impresora fiscal también debe agregarse Serial
de la impresora y el Número Z de esa factura, como se aprecia en la imagen:

Página 58
 Paso N° 3:
Una vez ingresado los datos de la factura se procede a seleccionar los
productos que se están devolviendo y se hace de forma similar a Modificar
Renglones en devoluciones de ventas automáticas, solo se le selecciona el o los
productos y las cantidades que van a devolver al inventario; luego presiona F9
para Registrar la transacción.

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 Paso N° 4:
Luego de seleccionar el o los productos y las cantidades a devolver y
registrar saldrá una ventana con el monto a devolver, hacer click en Registrar y
se generará la Nota de Crédito por la devolución.

Observación: En este caso las Devoluciones Manuales, el saldo de la

devolución queda a favor del cliente el cual podrá aplicarse dicho saldo como
forma de pago en una próximas facturas.

Página 60
 ¿Cómo utilizar las opciones de Caja?
Por medio de esta opción del sistema, se podrán llevar los registros de
entradas y salidas de las cajas y determinar los movimientos detallados
registrados por cada Caja/Estación operativas.

Opción de menú: Ventas – Caja

Dentro de esta opción de menú, podremos encontrar las siguientes

opciones:
1- Apertura / Cierre Caja.
2- Ingreso de Caja.
3- Egreso de Caja.
4- Estaciones.

1- Apertura / Cierre Caja: esta alternativa permite realizar el proceso de

Abrir la Caja y realizar el Cierre de Caja al final de cada turno o día.

A. ¿Cómo hacer una Apertura de Caja?

Paso N° 1:
Se debe seleccionar la opción de menú, Apertura/Cierre de Caja,
posteriormente debe presionar el botón F2 Abrir Caja.

Página 61
Paso N° 2:
Posteriormente, le mostrará el formulario siguiente:

En este momento, debe seleccionar:

1. Caja (Estación): Permite seleccionar la estación en la que se está tra-

bajando. Por defecto el sistema le mostrará los nombre de las PC que
tenga conectadas, o las estaciones que se hayan creados manualmente
por el sistema.
2. Cajero (Usuario): Se debe seleccionar entre los usuarios registrados
en el sistema, el operador que hará uso de esta estación.

Página 62
3. Monto de Apertura: Debe indicar en monto en Bolívares con el que dará
inicio en la máquina.
4. Autorizado: Debe ingresar los datos de usuario del supervisor para
validar la apertura de la caja.

Presiona, F9 – Aceptar para completar este proceso.

Página 63
 Paso N° 3:
Por último, debe presionar F9 Aceptar en el formulario que se muestra a
continuación para completar la operación.

Página 64
 B. ¿Cómo hacer un Cierre de Caja?
Paso N° 1:
Se debe seleccionar la opción de menú, Apertura/Cierre de Caja,
posteriormente debe presionar el botón F3 Cerrar Caja.

Paso N° 2:
En el formulario siguiente, debe incluir la siguiente información:

1. Monto de Cierre: debe indicar el monto final de la caja.

2. Autorizado: Debe ingresar los datos de usuario del supervisor para va-
lidar el cierre de la caja.
Presiona, F9 Aceptar.

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 Paso N° 3:
Posteriormente, el sistema solicitara que indique los montos del total de
cierre de acuerdo a cada forma de pago recibida por los clientes. (En el ejemplo
se tomara todo en efectivo).

Paso N° 4:
Al seleccionar, cualquier forma de pago el sistema nos solicitara
información adicional de los detalles del monto ingresado, en este caso al indicar
efectivo se debe ingresar la denominaciones de los billetes y la cantidad de los
mistos hasta obtener el monto total de la caja (efectivo).

Presiona, F9 Aceptar para completar el cierre de la caja.

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 2- Ingreso de Caja: permite registrar los ingresos realizados en la caja.
Por medio de esta alternativa, el cajero podrá registrar los ingresos
adicionales de la caja una vez haya comenzado su turno y de esta forma
mantener el control de los ingresos de dinero al sistema.

Paso N° 1:
Se debe seleccionar la opción de menú, Ingreso de Caja, como se muestra
en la imagen:

Dentro de la ficha, debe incluir:

1. Descripción: debe seleccionar entre las opciones que le muestra el sis-

tema el motivo por el cual este realizando la operación.
2. Monto: total de los ingresos que va a agregar a su caja.
3. Forma de Pago: indicar la denominación en la que se está recibiendo
los ingresos en la caja.

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 3- Egreso de Caja: permite llevar a cabo los registros de salidas de di-
nero tomados de la caja.

Paso N° 1:
Se debe seleccionar la opción de menú, Egresos de Caja, como se muestra
en la imagen:

Dentro de la ficha, debe incluir:

1. Descripción: debe seleccionar entre las opciones que le muestra el sis-

tema el motivo por el cual este realizando la operación.
2. Monto: total de los egresos que va a salir de la caja.
3. Forma de Pago: indicar la denominación en la que se está realizando
el egreso de caja.

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 4- Estaciones: esta alternativa, permite crear o editar las Estaciones/Ca-
jas que se van a usar en el sistema.

Para lo cual, debe ingresar un código y una descripción. Adicionalmente,

puede indicar la numeración que va a usar esta estación (en caso que use
numeración en serie) este proceso es opcional.

Presiona F9 Registrar, para completar el registro de la caja.

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 Cuentas por Cobrar

En esta sección, podrá realizar el registro de los pagos a las facturas

emitidas a crédito y de esta forma mantener el estado de cuenta de los clientes
actualizados, dichos pagos pueden corresponder al monto total o parcial de la
factura. Adicionalmente, podrá registrar retenciones emitidas por sus clientes
siempre que sea necesario.

¿Cómo aplicar un pago de una Factura a Crédito?

Paso N° 1
Opción de menú: Cuentas x Cobrar – Cuentas por Cobrar:

Paso N° 2
Se debe seleccionar el cliente quien posee la factura(s) a crédito, para
realizar este proceso escribimos el código del cliente en el recuadro rojo como
se muestra en la imagen y presionamos ENTER, o presionamos los tres puntos
(…) y podremos realizar la búsqueda por: Nombre, Código o Persona Contacto.

Página 70
 Una vez seleccionado el cliente podremos apreciar lo siguiente:

A- Datos del cliente a realizar el pago.

B- Estadísticas del cliente, donde se apreciaran el total de débitos, créditos,
anticipos, saldo, entre otros datos financieros.
C- Estado de Cuenta, donde podremos apreciar la lista de las facturas pen-
dientes por cobrar al cliente.

Paso N° 3
Para comenzar el proceso de registro del pago, presionamos el botón F1-
Pago:

Página 71
 Paso N° 4
En la pantalla de “Pagos” podremos apreciar la fecha de registro del pago,
además un botón “F11 – Seleccionar” donde podremos seleccionar la(s)
factura(s) a cancelar.
Presionamos el botón F11 – Seleccionar:

Paso N° 5
Dentro del nuevo formulario, podremos apreciar:
A- Lista de facturas que podemos cancelar en su totalidad o aplicar un abonar.
B- Botones de operaciones para registrar Retenciones, descuentos y pagos
(Accesos Rápidos, recuadro rojo B).
En este caso, damos click sobre cualquiera de las facturas a la que
deseamos realizar el pago, (recuadro rojo A):

Página 72
 Paso N° 6
Una vez seleccionada la factura a la cual se le asignara el pago, nos
mostrará el siguiente formulario:

A- Monto: se debe escribir el monto a cancelar de la factura (Total o Parcial)

y presionamos ENTER. El sistema por defecto le mostrará el monto total
de la deuda para esta factura sin embargo en este momento usted deci-
dirá el monto a cancelar.
B- Descuentos por pronto pago: corresponde a montos o porcentajes de
descuentos que desee aplicar a esta factura.
C- Retenciones: en este bloque puede realizar el registro de las retenciones
que sus clientes aplicaron a la(s) factura(s). En este caso, se tomara el
ejemplo para las Retenciones de I.V.A. e I.S.L.A.

Página 73
 Paso N° 6.1
Registro de Retenciones de I.V.A. en Cuentas por Cobrar:
Presionamos el botón “F4 Editar”, como se muestra en la imagen:

En el formulario, siguiente se debe ingresar el número de retención, fecha

del comprobante y el monto o porcentaje retenido aplicado por nuestro cliente:

Presiona “F9 Registrar” para completar el proceso.

Página 74
 Paso N° 6.2
Retenciones de I.S.L.R. en Cuentas por Cobrar:
Presionamos el botón “F5 Editar”, como se muestra en la imagen:

Nos mostrará un formulario como el siguiente, en el cual se debe indicar el

número de comprobante y fecha de emisión del mismo:

Por otro lado, se debe seleccionar el código del concepto que fue retenido
(Conceptos de Retención de I.S.L.R. del Seniat), adicionalmente indicar la base
imponible sobre la cual fue realizada la retención, entre otros si aplican en el
caso (Sustraendo).

Presiona “F9 – Aplicar Retención I.S.L.R” para completar el registro.

Página 75
 Paso N° 7
Presiona “F9 Registrar” en las tres (3) formularios siguientes, una vez
ingresada y verificada la información de:
- Monto del Pago.
- Descuento aplicados (Opcional).
- Retenciones generadas (I.V.A., I.S.L.R., Municipales y Adicionales).

1
2

Nota: Antes de presionar el botón F9 Registra en la Pantalla uno (1), puede

repetir el proceso de pago de otra factura a partir del Paso N° 6 de esta sección
seleccionando otra factura en la pantalla dos (2), hasta completar el total de las
facturas canceladas con un único pago y retenciones.

Página 76
 Paso N° 8
Posteriormente, en el formulario de “Totalizar” se podrá indicar la forma de
pago con la cual se ha percibido el monto de la factura cancelada.
Para seleccionar la forma de pago, solo se deberá hacer Click sobre
cualquiera de las alternativas y presionar ENTER.

Presiona F9 Aceptar, para culminar el registro del pago.

Nota: cabe destacar, que se puede usar más de una forma de pago para
una factura, por ejemplo: si del total de la venta se desea cancelar un monto en
efectivo y otro en tarjeta de débito, se debe escribir el monto a cancelar en
efectivo y presionamos ENTER, para luego ir a la otra forma de pago
seleccionada. Esto se puede usar en todas las formas de pagos que nos muestra
el sistema.

Página 77
 ¿Cómo aplicar una Nota de Crédito desde Cuentas por Cobrar?
Por medio de esta opción, se puede generar un documento de parte del
vendedor al comprador que indica la voluntad de reducir (acreditar) a la cuenta
por cobrar como resultado de una rebaja o descuento en ventas.

Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F2 – Nota
de Crédito (ver Imagen):

Paso N° 2
Dentro del formulario, debe indicar la fecha de la Nota de Crédito, además:
 Factura Relacionada: debe ingresar la factura a la cual va aplicar
el crédito (la factura debe estar a crédito para utilizar esta opción).
 Monto de Crédito: ingresar el monto de la Nota de Crédito.

Página 78
 Posteriormente, se determina el tipo de impuesto que se aplicara para
este documento de las opciones disponibles de 12%, 8%, 22% y Exento.

Paso N° 3
Cargar Retención (Opcional):
En esta sección podrá cargar las retenciones emitidas por sus clientes a
las Notas de Crédito, presionando F3 – editar retenciones de I.V.A.

Dentro de la ficha debe cargar: el número de la retención, verificar la fecha

de emisión de la misma y el porcentaje retenido.

Presiona, F9 Registrar para guardar los datos de la retención.

Página 79
Paso N° 4
Presiona F9 Registrar para completar e imprimir la Nota de Crédito.

Página 80
 ¿Cómo aplicar una Nota de Debito desde Cuentas por Cobrar?
Por medio de esta alternativa, podrá generar los comprobantes que su
empresa envía a los clientes, en la que se le notifica haber cargado o debitado
en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma nota. (Aumenta la deuda del cliente).

Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F3 – Nota
de Débito (ver Imagen):

Paso N° 2
Dentro del formulario, debe indicar la fecha de la Nota de Crédito, además:
 Factura Relacionada: debe ingresar la factura a la cual va aplicar
el crédito (la factura debe estar a crédito para utilizar esta opción).
 Monto de Crédito: ingresar el monto de la Nota de Crédito.

Página 81
 Paso N° 3
Cargar Retención (Opcional):
En esta sección podrá cargar las retenciones emitidas por sus clientes a
las Notas de Crédito, presionando F3 – editar retenciones de I.V.A.

Dentro de la ficha debe cargar: el número de la retención, verificar la fecha

de emisión de la misma y el porcentaje retenido.

Presiona, F9 Registrar para guardar los datos de la retención.

Paso N° 4
Presiona F9 Registrar para completar e imprimir la Nota de Crédito.

Página 82
 ¿Cómo aplicar un Anticipo?
Por medio de esta opción, se puede ingresar al sistema los anticipos o
adelantos percibidos por parte de los clientes antes de emitir una factura.
Anticipo: consiste en anunciar o concretar algo que en principio se
esperaba para un futuro (ya sea cercano o lejano).

Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F4 – Anticipo
(ver Imagen):

Paso N° 2
En el formulario que siguiente debe ingresar:
 Fecha: indicar la fecha en que se recibió el adelanto.
 Concepto: descripción del motivo del anticipo.
 Monto: total del adelanto percibido.

Una vez ingresada este información, debe presionar F9 – Registrar.

Página 83
 Paso N° 3
Por último, debe ingresar la forma de pago que uso el cliente para realizar
el adelanto, de este modo solo seleccionamos la forma de pago a usar entre las
alternativas y presionamos F9 Aceptar para emitir definitivamente el Anticipo.

Página 84
 ¿Cómo registrar una Factura? (Factura Manual o Contingencia)
Por medio de esta opción, se pueden ingresar las Facturas Manuales o de
Contingencia para la actualización de los saldos de sus clientes más la creación
de los Libros de Venta.

Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F5 – Factura
(ver Imagen):

Paso N° 2
Dentro de la ficha de Factura Manual, debe tomar en cuenta:
A. Fecha de Emisión: fecha en la que genero la factura de contingencia o
manual.
B. Número de Factura y de Control: ingresar los datos del documento físico
(Factura Manual)
C. Concepto: describir el motivo de la venta.
D. Base Imponible: ingresar el monto de la factura sin I.V.A. en la fila del
porcentaje de impuesto correspondiente (12%, 8%, 22% o Exento).

Página 85
Además, podrá indicar:
 Vendedor.
 Fecha de vencimiento.
 Retención de I.V.A.
 Retención de I.S.L.R.

Y Presiona F9 – Registrar para pasar el siguiente formulario.

Página 86
 Paso N° 3
En la ficha siguiente, de Totalización debe indicar la forma de pago
(Contado o Crédito) dentro de las opciones que se muestran a continuación:

Para completar la transacción presionar F9 Aceptar.

Paso N° 4
Presiona F9 Aceptar para completar la factura.

Página 87
 ¿Cómo registrar un Cheque Devuelto?
A través de esta herramienta, podrá cargar los cheques devueltos a los
estados de cuentas de los clientes, permitiendo aumentar el saldo pendiente de
la cuenta por cobrar.

Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F6 – Cheque
Devueltos (ver Imagen):

Paso N° 2
Dentro de la ficha de devolución de cheques, debe tomar en cuenta:
A. Concepto: Motivo de la devolución.
B. Vendedor: persona en cargada de generar la venta.
C. Fecha: fecha de emisión del cheque.
D. No Cheque: Número de identificación del cheque devuelto.
E. Banco: Entidad Bancaria en la que fue emitido.
F. Monto: valor del cheque.

Una vez ingresada este información, debe presionar F9 – Registrar.

Página 88
 ¿Cómo registrar un Reintegro de Dinero?
Permite realizar reintegro de dinero, de anticipos cargados al sistema para
mantener el estado de cuenta de los clientes actualizados.

Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F7–
Reintegro de Dinero (ver Imagen):

Paso N° 2
Dentro de la ficha de Reintegros, debe hacer click sobre el o los
documentos a los cuales realizara la operación:

En la ficha siguiente debe ingresar el monto a reintegrar al cliente y

presionar F9 – Si.

Página 89
 Paso N° 3
Para finalizar, debe indicar el método de reintegro de dinero entre las
opciones disponibles y presionar F9 - Aceptar para completar el registro.

Página 90
 Editor de retenciones de I.V.A. de Clientes:
Por medio de esta opción, se podrá cargar la información de retenciones
de I.V.A. aplicadas a facturas a crédito o contado.

Paso N° 1:
Selecciona la opción de menú: Cuentas x Cobrar - Editor de retenciones de
I.V.A. de Clientes:

Paso N° 2:
En el formulario que nos muestra, se debe cargar la siguiente información:

A. Código de Cliente: ingresar el cliente a quien se le agregará la reten-

ción de I.V.A.
B. Número de Retención: indicar el número de comprobante de retención
recibido por nuestro cliente.
C. Fechas: se debe ingresar la fecha del comprobante de retención y la
fecha de recepción recibida.

Página 91
 Paso N° 3:
Por otro lado, se debe presionar los tres puntos (…) para seleccionar la
factura o Nota de crédito de la Lista de Documentos que se mostrará, a la cual
se la va aplicar la Retención de I.V.A.

Paso N° 4:
Una vez seleccionado el documento, se debe confirmar el porcentaje de
retención aplicado, y presiona F9 – Registrar, para completar la operación.

Observación: Si desea agregar el mismo número de retención a más de un (1)

documento debe cargarlo en la siguiente línea durante este registro.

Página 92
 ¿Cómo consultar Reporte de Cuentas x Cobrar?
Estas alternativas, permiten identificar las diferentes consultas a los
estados de cuentas de los clientes que posee crédito.

Opción de menú de Cuentas x Cobrar, en la sección resaltada en rojo

Dentro de los reportes que podemos consultar una vez emitida una de
ventas a crédito, pagos y abonos a estas facturas, se encuentran los siguientes:

a. Estado de Cuenta del Cliente: muestra las facturas a crédito para los
clientes así como sus pagos, abonos, notas de crédito y débitos, orga-
nizados por fecha de transacción y mostrando el saldo del cliente.
b. Cuentas por Cobrar Clientes: permite verificar las facturas de los
clientes pendientes por cobrar hasta una fecha en específico.
c. Relación de Cobros a Clientes: indica las facturas a crédito con sus
respectivos pagos registrados.
d. Análisis de Vencimientos de Clientes: muestra las facturas pendien-
tes por cobrar y a su vez los días por vencer o vencidos de la factura.

Página 93
 Reportes

Este capítulo, tiene como objetivo proporcionar al usuario las herramientas

para la consulta de los datos de la empresa por medio de reportes interactivos y
agradables a la vista del usuario, dichos reportes poseen a su vez diferentes
filtros para la consulta de la información contenida en nuestro sistema, la cual
nos permitirá realizar búsquedas específicas y detalladas en periodos de tiempos
determinado para la toma de decisiones de la organización, permitiéndole
exportar a formato Excel o PDF cada uno de los reportes así como los envíos
directos por correo electrónico.

Para llevar a cabo estas consultar, debemos dirigirnos a la opción de menú

de Reportes en su categoría de acuerdo a la información que deseamos
consultar, como se aprecia en la siguiente imagen:

Página 94
 1. Clientes
En este módulo, podremos consultar la información de clientes registrados
en el sistema, donde podremos encontrar desde datos comerciales, por ventas,
zonas, grupos, entre otros.
Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Clientes:

Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):

1- Listados de Clientes datos Comerciales: donde se puede consultar los

datos generales de los clientes.

2- Listados de Clientes para Contacto de Ventas: nos permite consultar los

datos de contacto de los clientes.

Adicionalmente, también podremos encontrar reportes de Zonas de Ventas

y Grupos de Clientes.

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 2. Ventas
En este módulo, podremos consultar la información de Ventas emitidas en
el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Ventas:

Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):

Entre los cueles se destacan:

1- Relación de Ventas: permite consultar las ventas diarias (Resumida y
Detallada) con el total facturado u su utilidad.
2- Cierre de Caja Diario: permite consultar las formas de pago utilizada
para la venta así como ingresos y egresos de caja para realizar el cua-
dre de caja (Arqueo), estos se pueden emitir (Resumido y Detallado).

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 3. Impresora Fiscal
En este módulo, podremos emitir los reportes de Impresora Fiscal de
ventas emitidas en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Impresora Fiscal:

Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):

Por medio de esta opción, se podrán emitir los reportes fiscales.

1- Reporte X: Permite generar un reporte que muestra el total facturado

hasta el momento (esta opción es la usada para cambios de turno o
consultas antes del cierre de caja).
2- Reporte Z: Permite generar el reporte de cierre de caja por impresora
fiscal al final de cada día de facturación, (solo puede ser emitido una
vez al día).

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 4. Vendedores
En este módulo, podremos consultar la información de Vendedores y
transacciones registradas en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Vendedores:

Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):

Por medio de estas opciones podrá consultar los porcentajes y motos de

comisiones obtenidas por los Vendedores, las cuales las puede evaluar por
Documentos, Resumidas y Productos vendidos.

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 5. Servidores
En este módulo, podremos consultar la información de Servidores y
transacciones registradas en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Servidores:

Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):

Por medio de estas opciones podrá consultar los porcentajes y motos de

comisiones obtenidas por los Servidores de servicios facturados además, de la
lista de servidores registrado en el sistema.

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 6. IVA Contribuyentes Ordinarios
En este módulo, podremos consultar la información de IVA de las compras
y las ventas registradas en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – IVA Contribuyentes Ordinarios:

Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):

Entre los reportes a consultar puede encontrar los libros de I.V.A. de las
ventas y compras realizadas y los cuales son exigidos por el Seniat.
1. Libro de Ventas según artículo 76 del Reglamento de IVA.
2. Libro de Ventas según artículo 76 y 77 del Reglamento de IVA.
3. Libro de Venta IVA Resumido.
4. Resumen mensual de IVA (Contribuyentes Ordinarios y Formales).
5. Libro de Ventas (IVA) Impresora Fiscal.
6. Libro de Compras según artículo 75 del Reglamento de IVA.

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 Reimprimir

Este capítulo, tiene como objetivo proporcionar al usuario la posibilidad de

hacer una copia de los documentos emitidos y cargados en el sistema para
consulta de información o por requerimientos de la empresa.

Este módulo, posee una estructura que permitirá identificar y ubicar con
gran facilidad los documentos a consultar y a los cuales necesite realizar un
duplicado (Documento No Fiscal) ya que están organizados en relación al
módulo donde fueron generados, estos podrán ser consultados en el momento
que sea necesario por medio de una variedad de filtros, entre los cuales se
pueden destacar:

Ventas
 Presupuestos de Ventas
 Notas de Entrega de Ventas
 Facturas de Ventas
 Devoluciones de Ventas
 Comprobantes de Ingresos de Caja
 Comprobantes de Egresos de Caja
 Entre otros

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