6

Introducción a las Secuencias

Macros

1
MACROS, FICHA PROGRAMADOR, GRABADORA
DE MACROS

OBJETIVO DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta unidad, El participante estará en

capacidad de Crear Macros, Habilitar Ficha Programador y utilizar
la Grabadora de Macros, para utilizar de forma práctica y eficiente
los recursos de Microsoft Excel.

INTRODUCCIÓN
1. ¿Qué es una macro de Excel?.
2. ¿Para qué sirve una macro en Excel?.
3. Mostrar la ficha Programador.
4. La grabadora de macros.
5. Crear una macro.
6. El código de la grabadora de macros.
7. Establecer seguridad de macros.

2
6.1 ¿Qué es una Macro de Excel?

El origen de la palabra Macro se remonta al griego, tal como lo define Wikipedia ( μακρο, makro,
que significa ‘grande’). Las Macros en Excel son un conjunto de instrucciones que se ejecutan
de manera secuencial por medio de una orden de ejecución, claro está que una Macro puede
invocar a otras, logrando de esta forma obtener operaciones cada vez más complejas. Si utilizas
Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una
misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían
automatizar con una macro. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de
repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez. Un lenguaje de programación
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual
Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las
funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa. Pero no te
preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta
especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de
programación.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el
mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por
ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de
aquellas tareas que realizas una y otra vez.

UN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual
Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las
funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Pero no te preocupes si no eres un
programador de computadoras, Excel
provee de una herramienta especial que
permite crear una macro sin necesidad de
conocer los detalles del lenguaje de
programación.

3
 Aunque si aceptas el desafío y te introduces en
el mundo de la programación VBA pronto te
convertirás en un Ninja de Excel. Verás que
crear una macro en Excel no es tan
complicado y será una manera fácil y rápida de
eliminar esas tareas repetitivas que todos los
días te quitan minutos preciados de tu tiempo.

6.1 PARA QUÉ SIRVE UNA MACRO EN EXCEL

¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que
hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de
un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.
AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS
Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial. Un
ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots que han
sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo beneficios como
mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del
personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo
cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma
de decisiones.
¿CÓMO SE VE UNA MACRO EN EXCEL?
Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas en
inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos
aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que deseamos hacer con
nuestros datos.

4
Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fácilmente. Lo que toma un
poco más de tiempo es pulir nuestras habilidades de programación. Lo que quiero decir con esto
es que para ser un buen programador de macros debes dedicar tiempo en resolver múltiples
problemas en donde puedas llevar al límite el lenguaje VBA.
CREACIÓN DE UNA MACRO
Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con
las instrucciones que serán ejecutadas por la macro.
Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las acciones
que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro
podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.
Ahora que ya sabes para qué sirve una macro en Excel puedes dar los primeros pasos en este
camino siguiendo los procesos que te explico a continuación.

5
6.2 MOSTRAR LA PESTAÑA PROGRAMADOR EN EXCEL
La pestaña Programador es ampliamente utilizada en la creación de macros y de controles de
formulario. Sin embargo, dicha pestaña no es mostrada de manera predetermina en la Cinta de
opciones de Excel y por lo tanto es importante aprender a mostrarla.
Para activar la pestaña Programador, debemos acudir a la configuración de la Cinta de opciones
la cual se encuentra en el cuadro de diálogo Opciones de Excel y a continuación aprenderemos
dos métodos para llegar a dichas opciones de configuración.
Sigue los siguientes pasos para mostrar la pestaña Programador:

1. Haz clic en la pestaña Archivo.

2. Haz clic en la sección Opciones que se encuentra entre los comandos del panel
izquierdo. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel

3. Hacer clic en la 4. Destapa los Comandos

opción Personalizar disponibles y activa
cinta de opciones Pestañas principales

6. Por último,
5. Selecciona la Activa la pestaña
pestaña Programador, Programador
si observa en la
ventana derecha y no
aparece agregada,
deberás Pulsar el
Botón Agregar

La pestaña Programador contiene los comandos necesarios para crear macros y también para
ejecutar macros previamente grabadas. Desde esta pestaña podremos abrir el Editor de Visual
Basic que nos permite escribir código VBA.
6
 Cinta Programador

Si por alguna razón necesitas ocultar la pestaña Programador, entonces deberás seguir los
mismos pasos para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel y desactivar la casilla de
selección de la pestaña.
MOSTRAR LA PESTAÑA PROGRAMADOR
Es posible acceder al cuadro de diálogo Opciones de Excel y a las opciones de configuración de
la Cinta de opciones de una manera más rápida que con los pasos anteriormente descritos.
Haz clic derecho en la Cinta de opciones.
Haz clic en el comando Personalizar la Cinta de opciones.
Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel y deberás activar la casilla de la
pestaña Programador.

Aunque la pestaña Programador tiene dicho nombre en varias versiones de Excel, es posible que
te encuentres con alguna versión que haya nombrado la pestaña como Desarrollador. Se
refieren a la misma pestaña y los comandos son los mismos, solo es un nombre diferente.

GRUPOS DE COMANDOS DE LA PESTAÑA PROGRAMADOR

Una vez que has activado la pestaña Programador, podrás ver que los comandos se encuentran
organizados en cuatro grupos.
7
Código: Aquí están los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se puede
escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver la lista de macros disponibles para
ejecutarlas o eliminarlas y también encontrarás el comando Grabar macro el cual nos permite
crear una macro sin necesidad de saber programación VBA.
Complementos: nos permite administrar y habilitar todo tipo de complementos como el caso
del complemento Solver o las Herramientas para análisis.
Controles: Contiene comandos para agregar controles especiales a las hojas de Excel como
los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre
otros más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel.
XML: Con estos comandos podremos importar datos de un archivo XML y encontraremos
opciones útiles para codificar y trabajar con archivos XML.
Aunque los comandos de la ficha Programador pueden parecer un poco intimidantes, con el
paso del tiempo y con la guía adecuada, te irás familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.

6.3 LA GRABADORA DE MACROS

Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el método más
sencillo es utilizar la grabadora de macros que guardará todos los pasos realizados para
ejecutarlos posteriormente.
LA GRABADORA DE MACROS EN EXCEL 2010
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente
planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias
mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha
Programador y seleccionar el comando Grabar macro.

8
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.

En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que identificará de

manera única a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un método
abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación de teclas
especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se almacenará la
macro.
Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en cualquier
libro creado durante la sesión actual de Excel.
Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin
importar el libro de Excel que se esté utilizando.
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar
el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones
planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para completar la macro.

9
6.4 CREAR UNA MACRO
En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de macros. La
macro será un ejemplo muy sencillo, pero permitirá ilustrar el proceso básico de creación.
Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una
empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabación debes
ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrará el
siguiente cuadro de diálogo.

Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método

abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar se
iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.

10
Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado
guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel y
seleccionaré el comando Macros.

11
Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y de las cuales
podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarán todas las
acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado. Por supuesto que si
utilizas el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá este último cuadro de
diálogo.

6.5 EL CÓDIGO DE LA GRABADORA DE MACROS

Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es analizar el
código generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro muy
sencilla que solamente cambie el color de la fuente de la celda actual.
Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar macro lo cual
mostrará el cuadro de diálogo donde asignaré un nombre a la macro que estoy por crear.

12
Pulsa el botón Aceptar y se comenzarán a grabar todas las acciones, así que debes actuar con
cuidado porque se grabará absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo haré lo
siguiente: iré a la ficha Inicio y pulsaré el comando Color de fuente y seleccionaré el
color rojo para la celda activa.

Una vez hecho esto debo detener la grabación de la macro y una alternativa para hacerlo es
pulsar el icono que se muestra en la barra de estado.

13
Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botón Macros que se encuentra en el grupo
Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro que enlista todas las
macros que hemos creado.

Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de Visual Basic
y mostrará el código generado para la macro.
Observando este código podemos aprender varias
cosas. Para empezar, observamos que el objeto
Selection tiene una propiedad llamada Font que es la
que hace referencia a la fuente de la celda o rango
seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra
propiedad llamada Color que es precisamente la que
define el color rojo de nuestra celda.
Aunque este ha sido un ejercicio muy sencillo, cuando
tengas curiosidad o duda sobre qué objetos utilizar
al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de macros para darte una idea del camino
a seguir.

14
5.7 ESTABLECER SEGURIDAD DE MACROS
La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo que
contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera
predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente.
Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque
sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración para habilitar
todas las macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos.
Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo
mostrado selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa el
botón Configuración del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro de
confianza.

Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones disponibles.

Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite ejecutar
solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los lugares confiables se
configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de diálogo.
Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad advirtiendo
sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se desea ejecutar.
Esta es la opción predeterminada de Excel.
15
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se podrán ejecutar
las macros que están firmadas digitalmente.
Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna notificación al
usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente confiables. Esta opción
es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida.
Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer los cambios
permanentes.

16