EMPRESA DE ALMACENAJE DE DOCUMENTOS – CUSTODIA DE

ARCHIVOS

1. Se Archivan y Custodian sus Documentos.

El Almacenaje y Custodia de los documentos tiene como objeto liberar espacio

físico en su empresa, además de que el cliente dedique sus esfuerzos a su
verdadero objeto social. Este servicio incluye la atención a solicitudes respecto
de los documentos en custodia; esta atención consiste en entregar los
documentos físicos originales en la oficina del cliente, enviar imágenes
digitalizadas o por vía fax según se requiera.
El almacenamiento de los documentos, requiere de la elaboración de un
inventario de las unidades que van a estar almacenadas en cada caja
archivera.

2. Elaboración de manuales de archivo y/o correspondencia

Consiste en elaborar un documento guía para que apliquen en las áreas de

archivo y/o correspondencia al interior de sus organizaciones.
3. Elaboración de Instrumentos Archivísticos

Para las entidades del estado, así como para las privadas que tengan
funciones públicas es de obligatorio cumplimiento, el decreto 1080 de 2015.
Para las entidades privadas por la norma NTC 15489 e ISO 30300 y el numeral
4.2.1 de Gestión de Calidad ISO 9001:2008.

4. Digitalización y/o microfilmación de documentos

El servicio de digitalización consiste en reproducir un documento que está en

formato papel a formato digital, este puede ser reconocido o leído por un
computador. Las empresas que utilizan este servicio además de buscar
agilidad en la consulta de los datos que contienen los documentos, les permite
racionalizar sus espacios físicos.
Lo mismo sucede con la microfilmación pero para efectos de conservación de
la información. Los documentos que más se digitalizan actualmente en las
empresas se relacionan con la información contable, de contratos y proyectos

5. Organización física de sus archivos

Servicio que se presta a todas aquellas organizaciones que tienen problemas

de ordenación de documentos, es decir, sus archivos son un total desorden.
xxxxxxxx es contratada para que realice los procesos de organización y
ordenación de sus archivos todo ello en cumplimiento y de acuerdo con las
 normas archivísticas y políticas internas de las compañías.

6. Capacitación en temas de Gestión Documental

Muchas empresas carecen del personal idóneo que maneje o administre

correctamente sus archivos. xxxxxxxx capacita todo el recurso humano de la
compañía, no solamente el personal que se encuentra en las áreas de archivo
y/o correspondencia, sino también a todo el recurso humano de tipo
administrativo y operativo, teniendo en cuenta que todos los funcionarios
realizan función archivística

7. Fabricación, Mantenimiento, Desmonte, transporte e instalación de

estantería

Se fabrica, realiza mantenimiento, desmonte, traslado e instalación de los

muebles de archivo que su empresa desee cambiar de lugar. Incluye estantería
industrial, archivo rodante, estantería liviana y muebles
de oficina.

8. Diseño de bases de datos y programas ajustados a sus necesidades

En muchas ocasiones se encuentran clientes que tienen alguna necesidad

específica de que se le DISEÑE UN SOFTWARE a su medida, es decir,
desean SISTEMATIZAR ALGÚN PROCESO y aún no cuentan con una
herramienta que les brinde ese apoyo.
xxxxxxxxxxx con el ánimo de brindar un servicio integral a sus clientes, ha
establecido una alianza estratégica con la compañía xxxxxx. El enfoque
consiste en asistir al sector público y privado a cumplir con los requisitos del
Gobierno en Línea, Iniciativa de Cero Papel e Implementación de Eficiencias
Administrativas.

¿Qué documentos se deben digitalizar para archivar?

Información que se puede digitalizar: Documentos, planos, libros, fotos,
mapas, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes médicos,
etc. Para que los materiales puedan ser digitalizados existen varias maneras
de capturarlos: por medio de escáner, fotografía digital, grabación digital, etc.
Documentos que no se pueden digitalizar correctamente
 Documentos de un grosor no uniforme (como sobres o documentos con
adjuntos)
 Documentos con pliegues o arrugas.
 Documentos doblados o torcidos.
 Papel de calco.
 Papel estucado.
 Papel carbón.
 Papel fotosensible.
 Documentos perforados.

¿CÓMO CONSERVAR BIEN LOS DOCUMENTOS?

Es importantísimo mantenerlos en condiciones ambientales estables, es decir,
que no haya cambios bruscos en cuanto a temperatura y humedad. Lo ideal es
mantener una temperatura de entre 18º C – 21º C y una humedad relativa
de entre 35% y 55%.

Tiempo de mantener en el archivo

El manejo del archivo físico y digital es un proceso de importancia dentro de las

organizaciones dado que soporta otros procesos como los contables, fiscales y
legales. A continuación, se indica por cuánto tiempo deben conservarse dichos
documentos y se brindan algunas recomendaciones para su archivo.

De acuerdo con el artículo 60 del Código de Comercio, los libros y los

papeles de comercio deben conservarse al menos 10 años. Estos papeles
comprenden los libros contables, los comprobantes contables, declaraciones
tributarias, contratos, correspondencia y cualquier otro documento relacionado
con la actividad comercial. El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 precisa que
dicho archivo puede realizarse físico, es decir, en papel o a través de medios
electrónicos o magnéticos siempre y cuando se garantice la reproducción
exacta del documento. En otras palabras, cuando se trata de medios
electrónicos se hace relevante que los mismos no sean modificables por lo cual
se recomienda escanearlos.

Por su parte, el artículo 632 del Estatuto Tributario, indica que para efectos
fiscales deben conservarse por un periodo de 5 años los libros y comprobantes
de contabilidad, los medios magnéticos que contengan la información contable,
los soportes del pago de las retenciones en la fuente, las declaraciones
tributarias presentadas y los recibos de pago correspondientes.

Teniendo en cuenta lo que señala los artículos anteriores, las organizaciones

deben conservar al menos 10 años todos los documentos y papeles
comerciales.

Es importante que tanto el archivo físico como el digital, cuente con una
estructura que permita una consulta sencilla y efectiva. A continuación, se
sugiere un esquema básico para la clasificación de dichos documentos:
Cada una de estas clasificaciones debe adaptarse según las especificaciones
de cada organización; así como organizarse de manera cronológica para
facilitar la consulta.