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    Manual de Uso CRM - Legalización y Anticipos Final

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    Este documento presenta los pasos para legalizar fondos fijos y solicitar anticipos en la herramienta CRM de Cotel. Para legalizar fondos, se debe seleccionar la opción de legalización en CRM, diligenciar la información requerida y adjuntar soportes como cuentas de cobro, recibos y facturas. Para solicitar anticipos, se selecciona la opción de solicitud de anticipos en CRM, se diligencia la información y se envía correo a gerencia solicitando aprobación. Una vez aprobado, el anticipo

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    Este documento presenta los pasos para legalizar fondos fijos y solicitar anticipos en la herramienta CRM de Cotel. Para legalizar fondos, se debe seleccionar la opción de legalización en CRM, diligenciar la información requerida y adjuntar soportes como cuentas de cobro, recibos y facturas. Para solicitar anticipos, se selecciona la opción de solicitud de anticipos en CRM, se diligencia la información y se envía correo a gerencia solicitando aprobación. Una vez aprobado, el anticipo

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    Manual de uso CRM - Legalización y Anticipos Final

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    Manual de Uso CRM - Legalización y Anticipos Final

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    Este documento presenta los pasos para legalizar fondos fijos y solicitar anticipos en la herramienta CRM de Cotel. Para legalizar fondos, se debe seleccionar la opción de legalización en CRM, diligenciar la información requerida y adjuntar soportes como cuentas de cobro, recibos y facturas. Para solicitar anticipos, se selecciona la opción de solicitud de anticipos en CRM, se diligencia la información y se envía correo a gerencia solicitando aprobación. Una vez aprobado, el anticipo

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    Manual de uso CRM

    Presentación de Legalización de Fondos Fijos


    • Seleccionar en la herramienta CRM el menú Claro – Legalización Claro ERP – Crear
    Legalización Claro ERP (+):

    • Diligenciar Unidad de Negocio 2632 – Centro de Costo 0299 – Cliente Comcel 60 Dias
    crédito – Centro de Operación 002
    • Asunto: Legalización fondo fijo + el rango de fechas correspondiente a los servicios
    prestados y soportados en los anexos. Si se requiere, diligenciar notas para tener en cuenta:

    • Diligenciar cada item de los servicios prestados de las actividades de campo autorizadas,
    teniendo en cuenta: Nit del proveedor, Nombre del proveedor, fecha del servicio, Estación
    Base, Fecha del Servicio, N° Factura asociada al orden de los soportes anexados, entre otros.
    • Soportes escaneados de Servicios Prestados
    1. Cuenta de Cobro “F-P10-04 Cuenta de cobro” – (Ver PDF)
    Se debe diligenciar debidamente cada espacio:
    - Nombre del proveedor
    - Cédula (Persona Natural) o Nit (Persona jurídica) del proveedor: Anexar tambien la
    fotocopia de la cedula y RUT según corresponda
    - Teléfono del Proveedor
    - Dirección: Nomenclatura, Calle, Avenida, Caserío, Corregimiento o Vereda
    - Fecha de expedición: No es la de la cédula sino la fecha cuando se ejecutó el servicio
    - Precio del gasto del servicio: Valores y Letras
    - Concepto del servicio
    - Firma + Cedula + Ciudad: Debe coincidir con los diligenciados al principio
    - Observaciones: OT de la actividad programada
    2. Recibo de Caja Menor
    Exclusivamente para servicios de Taxi, Mototaxi, Uber
    - Nombre y Firma del funcionario Cotel
    - Concepto: Inicio y Fin de recorrido, nombre del conductor y cédula + OT de la
    actividad programada
    - No exceder el valor de 40 a 50 Mil Cop
    3. Factura de Venta
    En caso de entrega de factura, debe denotar de venta, no se acepta cotización, remisión u
    ordenes de servicio. E igual diligenciar OT de la actividad asignada + RUT o Cedula
    4. Servicio de Combustible
    Solo se aceptan Tirilla o Tiquete o Factura POS, Factura de Venta. Placa + Km actual
    5. Montos aceptados para gastos Fondo Fijo
    5.1. Alimentación: 40Mil x día
    5.2. Hospedaje: 50 Mil
    5.3. Combustible: 100 Mil
    5.4. Parqueadero: 90-100Mil
    5.5. Bodega: 200Mil – 400 Mil
    5.6. Arreglo de Celular, se cotiza y se solicita vobo del área Admin para intervenirlo
    5.7. Arreglo de Camionetas, se cotiza y se solicita vobo del área Admin para intervenirlo.
    • Guardar y Enviar
    • La legalización llegara a la bandeja del área administrativa
    • Analista Administrativo, procederá con la validación.
    • Al estar Ok, se dará flujo a Contabilidad y luego a Tesoreria, quienes consignaran la suma
    del fondo fijo a la tarjeta prepago, en las frecuencias de pago (miércoles y Viernes).

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    Solicitud de Anticipos
    • Seleccionar en la herramienta CRM el menú Claro – Solicitud Anticipos Claro – Crear
    Solicitud de Anticipos (+):

    • Diligenciar Unidad de Negocio 2632 – Centro de Costo 0299 – Cliente Comcel 60 Dias
    crédito – Centro de Operación: 002
    • Asunto: Anticipó + Nombre de Actividad. Diligenciar notas para tener en cuenta los gastos
    que se requieren para cubrirlos con el anticipo en curso:

    • Guardar
    • Adicional, enviar un correo con la solicitud de anticipo
    - Dirigido a: Juan.fonseca@cotel.com.co , eduard.garcia@cotel.com.co
    carolina.herrera@cotel.com.co, nicolas.avila@cotel.com.co ,
    gina.alvarado@cotel.com.co, luis.monroy@cotel.com.co
    - Asunto: Anticipo N° XXX
    - Cuerpo de Correo: Solicitud de aprobación de anticipo
    - Anexo: Diligenciar Excel “Solicitud de Anticipo OT”- (Ver Base de Datos) y
    subirla
    - Al tener aprobación de Gerencia
    • La líder administrativa dará flujo en CRM para que el anticipo llegue a la bandeja de la
    Analista de CxP
    • Analista de CxP, consignará el anticipo a la tarjeta prepago del técnico
    • Analista de CxP, liberará el anticipo en CRM para que le llegue a la bandeja del técnico
    solicitante.
    • El técnico al haber gastado el anticipo solicitado debe legalizar esos gastos en CRM y
    soportarlo con el Excel “Legalización de Gastos y Rembolsos CRM”
    - Diligenciar la primera hoja con los gastos incurridos
    • Hoja 2 – Complemento: Soportar los gastos con Facturas de Venta, Tirillas POS
    (Combustible), Recibo de Caja Menor (Taxi) y Cuentas de Cobro. + RUT o Cédula (Sujeto a
    las especificaciones de la página 2 de “Soportes escaneados de Servicios Prestados”.
    • Guardar y Enviar.
    • La legalización llegara a la bandeja del área administrativa
    • Analista Administrativo, procederá con la validación.
    • Al estar Ok, se dará flujo a Contabilidad para verificación y cierre del anticipo.
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