Procedimiento Código PG-

Revisión 00
AGROVISION S.A.C.
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha 2020-10-06
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4 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Garantizar la identificación, accesibilidad, actualización, comunicación y verificación del cumplimiento de los requisitos legales y
otros requisitos asociados a los temas de calidad, seguridad y salud ocupacional y medio ambiente que la organización esté
obligada a cumplir en la prestación de sus servicios.

5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Norma de cumplimiento: Es aquel dispositivo legal cuyo contenido abarca obligaciones medibles para la organización. No se
considerarán como normas de cumplimiento aquellas que formen parte de un procedimiento que tiene como finalidad la
obtención de un título habilitante ni aquellas que deriven de obligaciones o recomendaciones contenidas en uno (pagos, por
ejemplo).

Requisito Legal Reglamentario: Son aquellas obligaciones o prohibiciones derivadas de disposiciones legales de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente cuyo cumplimiento no es voluntario sino obligatorio para AGROVISION SAC. y/o sus contratistas,
según la descripción dada líneas arriba de normas de cumplimiento. El no cumplimiento de los mismos puede ocasionar
sanciones o derivar en responsabilidades civiles o penales.

Norma de referencia: Es aquel dispositivo legal cuyo contenido no abarca obligaciones medibles para la organización o cuyo
incumplimiento no afecta los objetivos del sistema de gestión ambiental y de la seguridad y salud ocupacional. Esta valoración
será realizada por el equipo legal.

Otros Requisitos: Son aquellas obligaciones o prohibiciones de seguridad, salud ocupacional y medio ambiental que no se
encuentran recogidas en los Requisitos Legales pero son de obligatorio cumplimiento para AGROVISION SAC, tales como las
políticas internas, compromisos asumidos voluntariamente, requisitos ambientales (compromisos asumidos en los instrumentos
de gestión ambiental), requisitos sociales (compromisos asumidos en los instrumentos de gestión ambiental de carácter social),
entre otras.

Nota:Todo requisito legal adoptado se considera obligatorio su cumplimiento.

6 RESPONSABLES

Gerente General / Managers

• Brindar los recursos necesarios para el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos en seguridad y salud en
el trabajo que apliquen.

Jefes / Supervisores / Responsables de área:

• Responsables de comunicar al personal a su cargo los requerimientos legales aplicables a seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente.
• Cumplir con los Requisitos Legales y otros requisitos que la organización suscriba.
• Cumplir con las recomendaciones realizadas por el área del SIG y legal.

El Departamento Legal:
• Asesorar a los responsables del SIG en la interpretación de los requisitos legales aplicables, así como orientar en la
elaboración e implementación de los otros requisitos, cuando corresponda.

Colaboradores:
• Cumplir con los Requisitos Legales y otros requisitos que la organización suscriba.
• Pueden comunicar cualquier requisito legal identificado al SIG.

7 PROCEDIMIENTO

Identificación y actualización de los requisitos legales vigentes

Todo ejemplar impreso es una COPIA NO CONTROLADA, excepto los ejemplares debidamente autorizados
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a) De manera interna o a través de un tercero, se revisarán las fuentes de información con una frecuencia trimestral (o
cuando se requiera) para identificar los nuevos requisitos, posibles modificaciones o cualquier otro aplicable al
Sistema de Gestión. Esta información deberá ser registrada en la Matriz de requisitos legales, teniendo en cuenta
los siguientes aspectos:

 Matriz IPERC
 Requisitos contractuales del cliente
 Otros requisitos

b) Los requisitos identificados y actualizados serán categorizados por sector y objetivo. A su vez, cada categoría será
subdividida, de acuerdo al sector de aplicación u otros, según el siguiente cuadro:

Categoría Subdivisión
Seguridad General, minería, construcción, COVID19, etc.
Salud General, ergonomía, mujer gestante, higiene ocupacional, etc
Ambiental Gestión, efluentes, emisiones, residuos, etc.
Otros Laboral, transporte, etc.

Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales vigentes

a) La organización realizará la verificación del cumplimiento de la matriz con una frecuencia anual o cuando se
requiera. En el campo de verificación debe relacionarse como están cumpliendo cada requisito, es decir describirá
las evidencias que demuestren su cumplimiento, también deberá identificar al responsable y establecer el estado
del cumplimiento (implementado, en proceso o pendiente).

b) Para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento se revisará cada uno de los artículos identificados en
la matriz para determinar su estado. Además, se podrán efectuar actividades periódicas como:
 Inspecciones a las instalaciones donde se realizan los diferentes proyectos.
 Revisión de proyectos
 Auditorías externas e internas, las cuales se realizarán de acuerdo con la planificación de las respectivas auditorías.
 Informes de Gestión.
 Programas y controles operativos establecidos.

c) Cuando se encuentre un incumplimiento se realizará un plan de acción con el fin de lograr el cumplimiento de los
requisitos establecidos.

d) Cada que se realice una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales, se generará una nueva versión de la
respectiva matriz.

N° Actividad Responsable

8 CONTROL DE LOS REGISTROS

N° Título Código Identificación Archivo Almacenamiento Disposición

Matriz de requisitos -- Nombre y PC -- Eliminar
legales fecha Responsable
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9 MODIFICACIONES CON RESPECTO A LA REVISIÓN ANTERIOR

--

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1. CAMPO DE APLICACIÓN

Este procedimiento aplica a todos los servicios prestados por SGS.

2. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS

3. RESPONSABILIDADES

[]

4. PROCEDIMIENTO

6.1 Identificación y actualización de los requisitos legales vigentes

c) De manera interna o a través de un tercero, se revisarán las fuentes de información con una frecuencia
trimestral (o cuando se requiera) para identificar los nuevos requisitos, posibles modificaciones o
cualquier otro aplicable al Sistema de Gestión. Esta información deberá ser registrada en el D-OI-P-40-
02 Matriz de gestión de requisitos legales y otros requisitos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 Matriz IPERC e IAAS.

 Requisitos de proyectos
 Requisitos contractuales del cliente
 Otros requisitos

d) Los requisitos identificados y actualizados serán categorizados por sector y objetivo. A su vez,
cada categoría será subdividida, de acuerdo al sector de aplicación u otros, según el siguiente
cuadro:

Categoría Subdivisión
Seguridad General, minería, construcción, COVID19, etc.
Salud General, ergonomía, mujes gestante, higiene ocupacional, etc
Ambiental Gestión, efluentes, emisiones, residuos, etc.
Otros Laboral, transporte, IQPF, etc.

6.2 Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales vigentes

e) La organización realizará la verificación del cumplimiento de la matriz con una frecuencia anual o
cuando se requiera. En el campo de verificación debe relacionarse como están cumpliendo cada requisito,
es decir describirá las evidencias que demuestren su cumplimiento, también deberá identificar al
responsable y establecer el estado del cumplimiento (implementado, en proceso o pendiente).

f) Para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento se revisará cada uno de los artículos
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identificados en la matriz para determinar su estado. Además, se podrán efectuar actividades periódicas
como:
 Inspecciones a las instalaciones donde se realizan los diferentes proyectos.
 Revisión de proyectos
 Auditorías externas e internas, las cuales se realizarán de acuerdo con la planificación de las respectivas
auditorías.
 Informes de Gestión.
 Programas y controles operativos establecidos.

g) Cuando se encuentre un incumplimiento se realizará un plan de acción con el fin de lograr el

cumplimiento de los requisitos establecidos.

h) Cada que se realice una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales, se generará una nueva
versión de la respectiva matriz.
6.3 Comunicaciones

El D-OI-P-40-02 Matriz de Gestión de Requisitos Legales y Otros Requisitos actualizado será comunicado al
personal de la empresa y otras partes interesadas cuando se requiera. Asimismo, la matriz de requisitos
legales podrá ser consultada a modo de lectura, por cualquier colaborador de SGS, a través de ISOTools.

7 REGISTROS

Tiempo
Código Nombre/Título Responsable Lugar Clasificación de
Retención
Matriz de gestión de
[ ] ISO
D-OI-P-40-02 requisitos legales y otros OI Área Indefinido
Tools
requisitos

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ANEXO 1
Flujo de comunicación en la gestión de requisitos legales

GESTIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS RELACIONADAS A SSMA

ASESOR LEGAL ÁREA OI COLABORADORES
Recibe la información e Envían la matriz vigente hacia
identifica los cambios el asesor legal solicitando su
normativos y nuevos requisitos actualización
legales de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente
aplicables al Sistema de
Gestión

Actualiza el D-OI-P-40-02
Matriz de Gestión de Requisitos
Legales y Otros Requisitos

Envía la matriz actualizada

para su revisión
Reciben y analizan el
documento actualizado

Establecen el nivel de
cumplimiento de los
requisitos (cuando
corresponda)

Publica la matriz actualizada en Recibe correo de

ISOTools y la comunica a través actualización de registro de
de matriz legal (D-OI-P40-02)
pe.operationaintegrity@sgs.com

Lee la actualización del

ISOTools y aplica, según
corresponda.

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