INFORME FINAL DE LA

AUDITORÍA ISO 9001:2015

NUMERAL # 9

EMPRESA:

Pulpi-Fresh

ÁREA AUDITADA:

Ventas

FECHA DE LA AUDITORÍA

31 de Octubre del 2022

AUDITOR LÍDER:

Juan Esteban López Hernández

AUDITORES:

Manuela Quimbayo Jiménez

Juan Camilo Flórez Martines

Angie Vanessa Ramírez

Londoño

OBSERVADORES:

Deisy Daniela Ramírez Gallego

 SIG-FOR-007-
Código
02
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Versión 8

PLAN DE AUDITORÍA Fecha 2019-05-20

Página 1 de 7

ALCANCE FECHA DE
DEPENDENCIA / ÁREA / EJECUCIÓN DE LA
PROCESO
OEC AUDITORÍA
Auditoría Interna Área de ventas 31 de octubre/2022
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Verificar el cumplimiento de los procedimientos del área de ventas de acuerdo a los requisitos de la
norma ISO 9001: 2015.

El (los) riesgo (s) que pueda(n) afectar su dependencia/área/OEC son(es): Mala planeación de la
auditoría.
EQUIPO AUDITOR
AUDITOR LÍDER Juan Esteban López
Manuela Quimbayo Jimenes
AUDITOR(ES) Juan Camilo Flórez Marines
Vanessa Ramírez Lodoño
OBSERVADOR(ES) Deisy Daniela Ramírez Gallego
FECHA REUNIÓN DE
31 de octubre de 2022 HORA 8:30 am
APERTURA
FECHA DE AUDITORÍA 31 de octubre de 2022
REQUISITO / PROCESO /ACTIVIDAD HORA RESPONSABLES

Reunión de apertura y presentación del equipo auditor 8:30 am Grupo 5

Auditoría de los principios del SGC ISO 9001:2015
8:45 am Grupo 5
(Numerales 4,5,6,7,8,9,10):
Evaluación - Retroalimentación 9:00 am Grupo 5

Revisión de la planificación 9:30 am Grupo 5

Implementación plan de mejora continua 10:00 am Grupo 5

FECHA REUNIÓN DE
31 de octubre de 2022 HORA 10:15 am
CIERRE
 CÓDIGO ES-SIG-RG-19

VERSIÓN 1
FECHA DE
INFORME AUDITORÍA INTERNA DEL APROBACIÓN 31/10/2022

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PÁGINA 1 de 8

Evaluar la gestión del proceso del área de ventas, así como el cumplimiento
de los requisitos técnicos, legales de los clientes y la organización, con el fin
OBJETIVO
de contribuir a la mejora continua del sistema de gestión integral y mejorar
la
prestación del servicio conforme a la norma ISO 9001:2015.
Se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la
CUMPLIMIENTO
OBJETIVOS auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría.

Las auditorías que se realicen deberán abordar el área de ventas de la empresa,

haciendo énfasis en el cumplimiento de los sistemas de gestión de calidad ISO
ALCANCE 9001: 2015 , y las Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión ISO
19011-2018.

Se determinará la conformidad frente:

-Objetivos del área
CRITERIOS -Requisitos de la Norma ISO 9001:2015
-Procedimientos internos del área.
-Requisitos del sistema integral de gestión.

FECHA DEAUDITADO
PROCESO LA Ventas FECHA DEL
31/Octubre/2022 31/Octubre/2022
AUDITORÍA INFORME
UBICACIÓN DE LA
Universidad Tecnológica de Pereira, Edificio 1 bloque A Salón 206
AUDITORÍA

Valentina Toro
María Camila Mejía
Alex Calle
AUDITADOS Santiago Villa
Erika Johanna López
Mauricio Giraldo
Valentina Hurtado

AUDITOR LÍDER Juan Estaban López

 Deisy Daniela Ramírez Gallego
AUDITORES APOYOAngie Vanessa Ramírez Londoño
Manuela Quimbayo Jiménez
Juan Camilo Flores Martínez

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
Se realizó la auditoría según lo definido en el plan:
Reunión de apertura y presentación del equipo auditor
Auditoría de los principios del SGC ISO 9001:2015 (en este caso fue auditado el numeral 9 evaluación del des
La auditoría se llevó a cabo fuera de las instalaciones de la empresa durante el día 31 de octubre de 2022 con un

FORTALEZAS
Se evidencia en registro y control la iniciativa de documentar las acciones diarias realizadas por el equipo.
Disposición del personal.
Conocimiento de las actividades realizadas en el área.
Se evidenció que el equipo líder del proceso conoce la normativa aplicable, lleva los registros de las actividades
Liderazgo y compromiso del equipo auditado
Utilización de herramientas tecnológicas que facilitan el desarrollo de las actividades.
Participación activa de los auditados.

HALLAZGOS
Descripción del
Norma. Numeral Hallazgo Tipo
requisito
El área de ventas evalúa el desempeño de esta con
la finalidad de mejorar y así poder hacer frente a
posibles mejoras. Llevando así a cabo un control
cada vez que se realicen movimientos en la
empresa e involucren está en general.
Seguimiento,
medición, Es por eso que se evidencio que ellos hacen un
seguimiento y medición mensual del
ISO análisis y comportamiento de las ventas por lo tanto se Conformidad
9.1
9001:2015 evaluación y evalúa si alcanzan las ventas estipuladas y con Mayor
satisfacción del base en ello se toman decisiones finales.
cliente. Es por eso que se tienen registros de indicadores
de ventas y de manera mensual se llevan a cabo
con la documentación pertinente en una base de
datos de Excel, así mismo los registros de los
indicadores de las ventas.
HALLAZGOS
Del mismo modo, por ser un departamento
directamente relacionado con el cliente final y sus
proveedores se pueden hacer variación en las
evaluaciones así que no se tiene un número
exacto, pero pueden variar desde 5 y 10 métodos
de evaluación enfocados en el sistema individual
como grupal, en este caso se lleva a cabo por
medio de un cuestionario ya que cuando se
concluye la venta se hace un cuestionario de
satisfacción del cliente con una periodicidad de 15
días y con base en los resultados se analiza si
queda satisfecho o no el cliente para así mirar qué
estrategias se pueden llevar a cabo para que haya
un aumento de satisfacción.

Cuestionario Link
(https://www.jotform.com/build/22302498906466
2#preview)

Indicadores Satisfacción del cliente

Por otro lado, el área analiza a partir de un

promedio por el cual deben pasar los implicados
en el departamento de ventas, ya que la
organización tiene ciertas ventas realizadas
promedio en intervalo de días, de acá se puede
analizar y tener un control con su debido
seguimiento a quienes hacen parte de este
departamento. Esto da como resultado un buen
análisis del desempeño y la eficacia del sistema de
control de la calidad, ya que, es un modo de
verificar que se cumplan los requisitos y las
funciones de forma correcta.

La organización ha tomado experiencia desde el

departamento de ventas, ya que este es quien
interactúa con quienes al final deben quedar
satisfechos con el producto, por lo cual se han
abordado a partir de la comunicación con los
diferentes departamentos y así lograr una solución
en conjunto.

Enfrentan los riesgos que se les puedan afrontar

con una debida preparación y utilización de
herramientas, cuentan con matriz de riesgos y
política de riesgos, son conscientes de que existen
muchos riesgos con el manejo de la información
de las bases de datos de los cliente y con talento
humano, debido a esto, toman la acción de
capacitación sobre cómo se deben tratar en el
departamento el manejo de la información, las
bases de datos y adicionalmente se capacitan
sobre las técnicas que se deben manejar, para
evitar cualquier riesgo y encontrar favorablemente
y a tiempo las oportunidades adecuadas.
 HALLAZGOS
El área de ventas cuenta con un sistema
planificado para realizar sus auditorías internas
pertinentes con el fin de determinar conformidad
referente a la normalización solicitada, por medio
de un control de calidad que analiza las
situaciones críticas del SGC, su implementación y
de la misma manera las alternativas de mejora
continua. Involucrado a las diferentes áreas que
involucran los demás procesos de la organización.

Se cuenta con varios programas de autorías donde

se definen los criterios y alcance de esta, ya que
son de suma importancia tanto para los auditados
como los auditorios para tener de base una norma
que rige a cada organismo, para así poder
detectar: Conformidades o no conformidades para
realizar los procesos de retroalimentación
apoyado de las diferentes áreas inmersas de la
organización.

Se realiza un estudio entre los líderes de cada

departamento y las altas directrices con la
finalidad de analizar cuáles son los resultados de
la auditoría, y de estos cuáles son los más críticos
y de esta manera, hacer una retroalimentación en
ISO Auditoría interna toda la organización. Cada líder debe comunicar Conformidad
9.2
9001:2015 al área, cuáles son las estrategias a realizar para mayor
las correcciones necesarias y las mejoras que se
puedan aplicar. Esto da como resultado una buena
comunicación organizacional y estratégica, lo cual
representa una buena práctica de seguimiento de
la información y los datos obtenidos de las
auditorías.

Si tienen definidos los criterios y el alcance de la

auditoría, estos son de suma importancia para que
la auditoría tome los efectos esperados, pues acá
donde se exige la misma entidad que audita cuáles
son estos y llevar a cabo una auditoría bajo las
normas que las rigen.

En su programa se tiene definido en la estrategia

de ventas, el alcance y los criterios de que los
riesgos se puedan enfrentar, por tal razón, se
procura información y estudio correspondiente,
para que se prevé sobre las situaciones que se
deban presentar y como se les da el manejo a
estos, siendo parte fundamental para él área
financiera.

Información documentada:

https://drive.google.com/drive/folders/1GD5PZBg
qwADfsuxAXbBncw8vh7PaIsHz
El área de ventas cuenta con unos indicadores que
permiten hacer seguimiento a los diferentes tipos
ISO Revisión por la Conformidad
9.3 de clientes, también a otros factores como lo es la
9001:2015 dirección tasa de devolución de producto, la satisfacción del mayor
cliente, todo esto para tener una retroalimentación
 HALLAZGOS
y un control sobre el resultado de las actividades
que se realizaron, con base en esto toman
decisiones que busquen solucionar los problemas
presentados, tomando esto como oportunidades de
mejora.

A partir de estos indicadores se toman medidas de

ser necesario que afecten el sistema de gestión de
la empresa en busca de un rendimiento óptimo de
la organización.

Estrategias de ventas link

https://docs.google.com/document/d/1hj2XI2Nwq
b3T8mIdk5hP41ml9cGNTcUbQPHElw7owwA/e
dit

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Los requisitos de las normas internacionales y del Sistema Integrado de Gestión son
Si ✔ No
conformes para la implementación del SGC.
Se ha implementado el SGC y se mantiene de manera eficaz. Si ✔ No
El sistema de gestión aborda adecuadamente los riesgos asociados con el logro y
Si ✔ No
mantenimiento de la calidad.
La auditoría se lleva a cabo bajo las normas que la rigen, se tienen definidos
Si ✔ No
adecuadamente los criterios y alcances.

Firma del auditor líder: Firma del Auditado: