Asignatura Datos del alumno Fecha

Dirección y Gestión de Apellidos: Molina León

30-04-2023
Proyectos de Software Nombre: José Luis

Actividad: realizar el plan de comunicación de

proyecto
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

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Actividades
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Dirección y Gestión de Apellidos: Molina León
30-04-2023
Proyectos de Software Nombre: José Luis

1. Introducción.

En esta actividad se realiza el plan de comunicación en la fase inicial de un proyecto. El

proyecto de análisis es la elaboración de una página WEB y aplicativos móviles para el
inventario y venta de productos en un local comercial. En la implementación del
desarrollo se tiene un proveedor de recursos de contabilidad, al que se le envía la data de
facturas y se encarga de los trámites necesarios.

El equipo de trabajo encargado del desarrollo del proyecto está conformado por:
desarrolladores Full Stack, especialistas QA y especialistas de aplicativos móviles. En el
eje vertical, en la parte superior de la comunicación, se encuentran el Gerente del
proyecto y el jefe del proyecto.

El cliente es la empresa solicitante de la elaboración de la página WEB, además de tener

clientes que aportan con opiniones de mejora. Para la comunicación del cliente con la
empresa se dispone de un Equipo de gestión que se encarga de llevar los requisitos del
cliente a los jefes del proyecto.

2. Importancia de un plan de comunicación

El plan de comunicación es de vital importancia para el éxito de un proyecto, ya que

establece pautas y estrategias para la gestión de la comunicación entre los distintos
stakeholdes dependiendo su nivel de responsabilidad dentro del desarrollo del proyecto.
Al tener diferentes canales de comunicación se genera una comunicación efectiva que
permite minimizar el riesgo de mal entendidos, retrasos y otros obstáculos que puedan
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darse en la ejecución del proyecto. Además, el plan de la comunicación también sirve

como una herramienta de gestión del riesgo, permitiendo identificar posibles problemas
y establecer medidas preventivas. Un plan de comunicación bien elaborado puede ayudar
a garantizar que los objetivos del proyecto se logren de manera satisfactoria y dentro de
los plazos establecidos, lo que puede tener un impacto positivo en la reputación de la
empresa y en su capacidad para atraer y retener clientes y proveedores en el futuro.

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3. Definición de Stakeholders

Gerente de proyecto: Se encarga de la planificación, ejecución y seguimiento del

proyecto desde su inicio hasta su culminación. Define los proyectos según las
necesidades, objetivos y capacidades de la empresa. Define plazos para cumplir las
etapas del proyecto.

Jefe del proyecto: Encargado de la planificación, ejecución y monitorización de las

acciones del equipo de trabajo en el proceso de desarrollo, tienen comunicación directa
con el equipo de trabajo y el gerente del proyecto. Trabajan con la parte interesada en la
definición y consecución de objetivos, planificación, dirección y coordinación de recursos
empleados en el proyecto.

Equipo de gestión: Son los responsables de llevar las ideas, requerimientos, y

solicitudes de los clientes y proveedores al gerente y al jefe del proyecto. La comunicación
debe ser periódica. Debe estar al tanto del avance del proyecto conociendo los
entregables, así como las solicitudes y cambios que puedan solicitarse.

Equipo de trabajo: Encargados del desarrollo del proyecto, como desarrolladores

WEB Full Stack, especialistas de QA y especialistas de aplicativos móviles. La
comunicación del equipo de trabajo es esencial en el desarrollo del proyecto por lo que
debe ser frecuente, en este caso de forma diaria para compartir los avances de las
diferentes tareas a realizar, compartir la forma en que se lleva el desarrollo, herramientas
utilizadas, diseños, etc.

Cliente: El cliente es la empresa que necesita la página WEB para su inventario, ventas
en línea y presencial. Se toma en consideración las opiniones de los clientes de la
empresa, los mismo que utilizaran la página WEB para sus compras.
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Proveedor: Empresa encargada de la contabilidad con la data de ventas enviada. La

comunicación se establece a través de reuniones regulares de proveedores, llamadas
telefónicas, correo electrónico, chats en línea y herramientas de gestión de compras en
línea. La interacción con el proyecto depende del grado de involucramiento.

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4. Responsabilidades y compromisos del líder del proyecto respecto a

cada uno de los roles con los que se debe comunicar

El líder del proyecto tiene responsabilidades y compromisos específicos en cuanto a la

comunicación con los roles involucrados. El líder del proyecto debe asegurarse de
mantener una comunicación clara y constante con los stakeholders, debe asegurarse de
que las necesidades y expectativas del proyecto sean comprendidas, comprendidas y
comunicadas de forma eficiente en la toma de decisiones. Debe mantener una
comunicación honesta sobre el progreso del proyecto y cualquier problema que pudiese
surgir.

Equipo del proyecto: el líder del proyecto es responsable de mantener una

comunicación efectiva y fluida con los miembros del equipo del proyecto. Debe
proporcionar una visión clara del proyecto y asegurarse de que todos los miembros del
equipo estén alineados con los objetivos y el plan de trabajo. Además, el líder del proyecto
debe mantener un ambiente de trabajo saludable y productivo, fomentando la
colaboración y la resolución de conflictos.

Cliente: el líder del proyecto debe asegurarse de mantener una comunicación regular
con el Equipo de gestión, los mismos que transmiten las solicitudes del cliente, también
debe estar presente en la comunicación con el cliente de ser necesario. El líder del
proyecto informa sobre el progreso del proyecto y cualquier problema o riesgo que pueda
surgir. También debe trabajar con el cliente para asegurarse de que los recursos
necesarios estén disponibles para el proyecto y que se cumplan los plazos establecidos.

Proveedores: el líder del proyecto es responsable de mantener una comunicación

efectiva con los proveedores, asegurándose de que comprendan los requisitos del
proyecto y que cumplan con los acuerdos y plazos establecidos. También debe resolver
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cualquier problema que pueda surgir con los proveedores de manera oportuna y eficaz.
En cuanto a los compromisos del líder del proyecto, algunos de ellos incluyen:

- Establecer un plan de comunicación claro y efectivo que se adapte a las

necesidades de cada uno de los roles involucrados.

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- Garantizar que la comunicación sea regular y efectiva, asegurándose de que todos

los interesados estén informados sobre el progreso del proyecto y cualquier
problema o riesgo que pueda surgir.
- Resolver cualquier problema de comunicación o conflicto que pueda surgir entre
los diferentes roles involucrados en el proyecto.
- Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo entre los miembros del equipo
del proyecto.
- Asegurarse de que se mantengan altos estándares de calidad en la comunicación
del proyecto.

5. Requerimientos de comunicaciones del proyecto

Comunicación Objetivo Formato Medio Frecuencia Responsable Receptores

Informar
progreso del Correo
Correos
Cliente - proyecto, electrónico Cliente -
electrónicos, Como sea Equipo de
Equipo de solicitudes de , Video Equipo de
reuniones necesario Gestión
Gestión requerimientos. grabado, Gestión
con Teams.
Aprobación de informes.
presupuesto.
Informar estado Correo
Correos
Proveedores - de electrónico Proveedores
electrónicos, Equipo de
Equipo de implementación, , Video Quincenal - Equipo de
reuniones Gestión
Gestión solicitudes de grabado, Gestión
con Teams.
cambio. informes.
Correo
Gerente de Solicitar Correo
electrónico Como sea Gerente de
Proyecto - aprobación de electrónico, Cliente
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, Solicitud necesario Proyecto

Cliente cambios. Teams
firmada
Gerente de Solicitar Correo Correo
Gerente de
Proyecto - aprobación de electrónico electrónico, Semanal Proveedores
Proyecto
Proveedores cambios, estado , Teams

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de la Document
implementación. os,
manuales.
Video
grabado,
Gerente de Presentar Reunión en
informes
Proyecto - informe de persona o Gerente de Equipo de
escritos, Mensual
Equipo de estado del mediante Proyecto Gestión
correo
Gestión proyecto Teams
electrónico
.
Coordinar
Equipo de actividades entre Informe
Teams, Miembro del Miembro del
Trabajo - departamentos, escrito,
correo Diario equipo de equipo de
Equipo de informar del video
electrónico trabajo trabajo
Trabajo avance de partes grabado.
del proyecto.
Revisión del
progreso del
proyecto,
Informes
revisión de Teams,
escritos,
Equipo de entregables correo
correo Equipo de Jefe del
Trabajo - jefe producidos, electrónico, Semanal
electrónico Trabajo proyecto
de proyecto resultados, chats
, video
problemas y grupales
grabado.
bloqueantes.
Asignación de
tareas
Determinar el
Gerente de Reunión
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estado actual, Informes

Proyecto - jefe mediante
resultados, escritos, Equipo de Gerente de
de proyecto - Teams, Semanal
problemas y correo Trabajo Proyecto
Equipo de correo
bloqueantes, electrónico
Trabajo electrónico
revisión de

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entregables
producidos
Informar
cambios y nuevos
requerimientos, Llamadas,
Correo
Gerente de revisar estado chats,
electrónico Jefe de Gerente de
Proyecto - jefe actual de tareas. llamada Semanal
, video proyecto Proyecto
de proyecto Recepción de mediante
grabado
alcance, revisión Teams
estado del
proyecto

6. Riesgos derivados de una mala comunicación

La deficiente comunicación con las partes interesadas puede tener consecuencias graves
en el éxito del proyecto. Entre los posibles riesgos derivado de una mala comunicación
se tiene lo siguiente:

- Entrega de productos o servicios incorrectos: Si la comunicación con el

cliente no es clara y de forma continua con el equipo de gestión, y el quipo de
gestión no comunica de forma correcta las ideas del cliente, puede ocurrir que el
equipo de desarrollo entregue un producto que no cumpla con las expectativas
del cliente, provocando perdida de reputación del equipo de trabajo.
- Retrasos en el proyecto: La falta de comunicación con el proveedor puede
provocar la implementación de servicios que no funcionan o que requieren de
modificaciones por parte del equipo de trabajo incurriendo en retrasos. En el caso
de una deficiente comunicación con el equipo de gestión puede provocar
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modificaciones a entregables, afectando al cronograma del proyecto.

- Conflictos dentro de la empresa y pérdida de confianza: Una mala
comunicación puede generar tensión entre la empresa que desarrolla la solución
como con clientes y proveedores. Si la comunicación con el cliente, el proveedor
o el equipo de proyecto no es clara, honesta y transparente, puede generar
desconfianza y afectar la relación entre las partes De igual forma una mala

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comunicación dentro del equipo de trabajo puede generar malentendidos,

conflictos y problemas de coordinación afectando al desempeño del equipo y
calidad del trabajo entregado.
- Costos adicionales: La mala comunicación con el proveedor y el cliente no
genera únicamente retrasos en el cronograma del proyecto sino también en la
generación y costos adicionales, ya que puede ocasionar repetir el trabajo
realizado.

7. Conclusiones

En la actividad se describe la importancia de contar con un buen plan de comunicación

en la fase inicia de un proyecto, en donde se detallen roles de los involucrados en la
ejecución del proyecto, siendo de vital importancia el líder del proyecto ya que tiene la
responsabilidad de mantener una comunicación efectiva y fluida con los involucrados.
Así mismo el plan de comunicación establece pautas y estrategias para la gestión de la
comunicación entre los distintos stakeholders, lo que permite minimizar el riesgo de mal
entendidos, retrasos y otros obstáculos que puedan darse en la ejecución del proyecto. El
plan de comunicación es fundamental para el éxito de un proyecto, ya que ayuda a
garantizar que los objetivos se logren de manera satisfactoria y dentro de los plazos
establecidos, lo que puede tener un impacto positivo en la reputación de la empresa y su
capacidad para atraer y retener clientes y proveedores en el futuro.
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