PROCESO ADMINISTRATIVO

MANEJO DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
 R.A. 1.1
• Realiza la planeación de acuerdo con las
necesidades específicas de las organizaciones
y con los elementos establecidos aplicando
sus etapas.
PROPÒSITO: Describe la importancia de la
planeación en las empresas para el logro de
objetivos.
 ADMINISTRACION

DEFINICION
La administración, es el proceso cuyo objetivo es la
coordinación eficaz de los recursos de un grupo social
para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
 ADMINISTRACION
CARACTERISTICAS
• UNIVERSALIDAD: La administración existe y puede ser
aplicada dentro de cualquier colectivo o grupo social.
• La administración constituye un medio para lograr un
fin y no un fin en sí mismo.
• La administración es un proceso dinámico en el que
todas sus fases o etapas existen en forma simultánea.
• La administración puede ser aplicada a todos los
sistemas o subsistemas de la organización.
• Los principios administrativos deben adaptarse a las
condiciones propias del grupo social donde se apliquen.
• La rigidez en la administración es inoperante.
 ADMINISTRACION
IMPORTANCIA
• Con la universalidad de la administración se demuestra
que ésta es imprescindible para el adecuado
funcionamiento de cualquier grupo social, aumentando
su importancia a medida que los grupos se hacen más
complejos.
• Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y
procedimientos para lograr mayor eficiencia y eficacia.
• La productividad de cualquier empresa está
íntimamente relacionada con la aplicación de una
buena administración.
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas

necesarias para llevar a cabo una actividad.

El proceso administrativo se define como el

conjunto de pasos o etapas sucesivas entre sí,
a través de las cuales se efectúa la
administración.
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Propósitos
Objetivos
Estrategias
FASE PLANEACIÓN Políticas
Programas
MECÁNICA O Presupuestos
Procedimientos
ESTRUCTURAL

Jerarquización
División del Trabajo Departamentalización
ORGANIZACIÓN Descripción de funciones
Coordinación

Toma de decisiones
DIRECCIÓN Integración
O Motivación
FASE EJECUCIÓN Comunicación
Supervisión
OPERATIVA O
Establecimiento de
DINÁMICA estándares
CONTROL Medición
Corrección
Retroalimentación
 PROCESO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACION

MECANICA DINAMICA

PLANEACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL

QUE SE QUIERE HACER? COMO SE VA A HACER? VER QUE SE HAGA COMO SE HA

QUE SE VA A HACER? REALIZADO?
PROCESO ADMINISTRATIVO

I
P L A N E A C IO N
Q u é s e q u ie r e II
h a c e r? O R G A N IZ A C IO N
C óm o se va a
h a c e r?

IV
CONTROL
Cóm o se ha
r e a liz a d o ?
III
D IR E C C IO N
Ver que se
haga
 PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
PROPÓSITOS MISIÓN

INVESTIGACIÓN

PREMISAS INTERNAS/EXTERNAS

OBJETIVOS -MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE

-CLAROS, PRECISOS Y ESPECÍFICOS
-ALCANZABLES

ESTRATEGIAS

POLÍTICAS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

PROCEDIMIENTOS
 PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (I)
• PROPOSITOS: Aspiraciones fundamentales - Finalidades de tipo
cualitativo que se orientan y persiguen a través de los objetivos -
directrices que definen la razón de ser de la empresa - Constituyen la
misión que la identifica -
• INVESTIGACION: Apoya la planeación al brindarle, precisión,
cuantificación flexible y certera, aplicando el método científico en
general al explicar, describir y predecir, a través de sus etapas el
respectivo proceso científico así:
– Definición del problema. (qué se desea resolver).
– Obtención de Información (Datos: Observación, experimentación -
encuestas - muestreo).
– Determinación de la Hipótesis (Proposición de respuesta - ideas
para solucionar el problema).
– Comprobación de Hipótesis. (Aceptación o rechazo).
– Presentación del Informe. (Resultado para tomar decisiones).
 PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (II)

• PREMISAS: Suposiciones Futuras - Internas cambios al interior,

Fortalezas y Debilidades - Externas al Entorno, Amenazas y
Oportunidades, de carácter político, legal, económico, social, técnico
y por otros factores.

• OBJETIVOS: Resultados que se esperan obtener a propósito de los

PROPOSITOS o de la misión, son fines a lograr, con sus características:
medibles, cuantificables, claras, precisas, ESPECIFICAS y alcanzables.
Se clasifican en: Estratégicos o Generales de toda la entidad a largo
plazo. Tácticos o departamentales a corto y mediano plazo.
Operacionales o ESPECIFICOS a niveles de sección, a corto plazo.
Para determinar objetivos se deben hacer preguntas claves de la
Administración: qué, Cómo, Cuándo, Dónde y Por qué?
 PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS DE LA PLANEACION (III)

• ESTRATEGIAS: Cursos de acción general o alternativas de utilización

de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos, determinando
alternativas, evaluando los cambios al interior, y seleccionando
alternativas

• POLITICAS: Guías para orientar las acciones con criterios lógicos en la

toma de decisiones.

• PROGRAMAS: Esquema que establece secuencias de actividades

para realizar los objetivos, identificando actividades, cronogramas,
interrelacionando y asignando actividades.
 PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (IV)

• PRESUPUESTOS: Plan a desarrollar en términos económicos o

monetarios, determinando el origen y la asignación de recursos para
lograr objetivos, en un período determinado.

• PROCEDIMIENTOS: Secuencia para efectuar las actividades en orden

cronológico, incluyendo el método de cómo llevar a cabo las tareas o
rutinas del trabajo, expresados por escrito y en manuales,
promoviendo la eficiencia, limitando la responsabilidad, evitando
duplicidad y evaluándolos permanentemente.

• PLANES: Esquemas resultantes de la PLANEACION, existiendo

observaciones como Autorización - Preparación, Ejecución y Control.
 PROCESO ADMINISTRATIVO
EJERCICIOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
AMENAZAS
( INCONVENIENTES PARA Medios Externos Situaciones a.Tendencias
CUMPLIR OBJETIVOS) coyunturales y/o políticas,
Entorno que se estructurales de la sociales,
presenta para la entidad en relación administrativa,
efectiva organización con tendencias que económicas,
OPORTUNIDADES y prestación de influyen en la tecnológicas,
( Proyecciones, servicios a la organización y que afecten el
Posibilidades) comunidad. servicios en su futuro.
grado de fuerza b) Análisis de
(mayores-menores) las entidades
con las que se
tiene
relaciones.
c) Análisis de
aspectos
inherentes a
los servicios
a ciudadanos.
FORTALEZAS Medios Internos Guías:
( Aspectos positivos, a) Organización
cualidades destacadas) En cuanto a la b) Resultados
organización y c) Objetivos- metas
administración que d) Satisfacción
presta un servicio e) Recursos:
midiendo sus Físicos
DEBILIDADES resultados, positivos Humanos
(Aspectos negativos, o negativos. Técnicos
inconvenientes) Administrativos
f) Óptimos- ideales.

FACTORES CRÍTICOS Áreas, actividades Qué cosas

PARA LOGRAR EL ÉXITO elementos actualmente y en el
indispensables para futuro se deben
lograr el éxito de la hacer bien
entidad y hace bien para lograr objetivos.
para lograr
resultados positivos.
VISIÓN DEL FUTURO Lo ideal en la Expresar ideas,
IDEAL prestación del deseos y sueños que
servicio y satisfacer buscan armonía
al usuario.
 PLANILLA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA COMO
ELEMENTO BÁSICO DEL CONTROL INTERNO

MEDIOS EXTERNOS MEDIOS INTERNOS

FACTORES CRÍTICOS VISIÓN DEL
AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES PARA LOGRAR ÉXITO FUTURO

DEFINIR
1. MISIÓN

2.VISION DEL FUTURO IDEAL

3. OBJETIVO

4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES
PROCESO ADMINISTRATIVO

• QUE ES DOFA?
–Debilidades
–Oportunidades
–Fortalezas
–Amenazas
 DOFA

DEBILIDADES
Son de carácter interno e involucran aquellos
aspectos negativos e inconvenientes. Ej. Falta de
Pertenencia y responsabilidad en la compañía por
parte del personal.
 DOFA

OPORTUNIDADES
Son de carácter externo e involucran las proyecciones
o posibilidades en el mejoramiento del entorno. Ej.
Acceso a tecnología más avanzada.
 DOFA

FORTALEZAS
Son de carácter interno e involucran los aspectos
positivos y cualidades destacadas en la organización.
Ej. El personal cuenta con una cultura de alto nivel de
trabajo en equipo.
 DOFA

AMENAZAS
Son de carácter externo e involucran los
inconvenientes para cumplir los objetivos. Ej. La
competencia.
ORGANIZACION
 ORGANIZACIÓN
CONCEPTO
El Establecimiento de la estructura necesaria
para la sistematización racional de los
recursos, mediante la determinación de
jerarquías, disposición, correlación y
agrupación de actividades con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones del grupo
social.
 IMPORTANCIA (I)

Los fundamentos básicos que demuestran

la importancia de la organización son:
– Es de carácter continuo.
– Es un medio a través del cual se establece la
mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
– Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente,
con un mínimo de esfuerzos.
 IMPORTANCIA (II)
– Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,
reduciendo los costos e incrementando la
productividad.

– Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al

delimitar funciones y responsabilidades.
 PRINCIPIOS (I)
• Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades
establecidas en la organización deben relacionarse
con los objetivos y propósitos de la empresa.
• Especialización: “El trabajo de una persona debe
limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de
una sola actividad”.
• Jerarquía: Es necesario establecer centros de
autoridad de los que emane la comunicación
necesaria para lograr planes, en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea
clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo
hasta el nivel más bajo.
 PRINCIPIOS (II)

• Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada

grado de responsabilidad conferido, debe
corresponder el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad.

• Unidad de Mando: Este principio establece que al

determinar un centro de autoridad y decisión para
cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los
subordinados no deberán reportar a más de un
superior, pues el hecho de que un empleado reciba
órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas
de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
 PRINCIPIOS (III)
• Difusión: Para maximizar las ventajas de la
organización, las obligaciones de cada puesto que
cubren responsabilidad y autoridad, deben
publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de
todos aquellos miembros de la empresa que tengan
relación con las mismas.

• Amplitud o Tramo de Control: Hay un límite en

cuanto al número de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste
pueda realizar todas las funciones eficientemente.
 PRINCIPIOS (IV)
• De la coordinación: Las unidades de la organización
siempre deberán mantenerse en equilibrio.
La estructura organizacional debe propiciar la armonía y
la adecuada sincronización de los recursos que integran
la empresa, para cumplir con los objetivos generales.
Todas las funciones deben apoyarse completamente y
combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta
forma, la organización funcionará como un sistema
armónico en el que todas sus partes actuarán oportuna
y eficazmente, sin ningún antagonismo.
• Continuidad: Una vez que se ha establecido, la
estructura organizacional requiere mantenerse,
mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos

de estructuras organizacionales que se pueden
implantar en un organismo social; las más usuales
son:
– Lineal o militar
– Funcional o de Taylor
– Lineo - Funcional
– Estaf
– Por comités
 ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR (I)

• Se caracteriza porque la
actividad decisional se A
Director General R
concentra en una sola persona u e
t
quien toma las decisiones y o
s
p
tiene la responsabilidad básica r Jefe de Departamento o
i
del mando. d
n
s
• Se le conoce como a a
d Médico b
organización lineal o militar i
porque, se utiliza en l
i
instituciones militares, siendo d
aconsejable también su a
d
aplicación en pequeñas
empresas.
 ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR (II)

• VENTAJAS • DESVENTAJAS
– Mayor Facilidad en la toma – Es rígida e inflexible
de decisiones y en la – La organización depende de
ejecución de las mismas hombres clave, lo que
– No hay conflictos de origina trastornos.
autoridad ni fugas de – No fomenta la
responsabilidad. especialización.
– Es claro y sencillo – Los ejecutivos están
– Util en pequeñas empresas saturados de trabajo, lo que
– La disciplina es fácil de ocasiona que no se
mantener. dediquen a labores
directivas sino de operación
simplemente.
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR
(I)

• La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la

especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta
el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

Abastecimiento
Horario de
de
Citas
Medicamentos

Auditoría
Historia Clínica
Médica
Medicos

Protocolos de Capacitación
atención Constante

Firma y Sello Mantenimiento

del Médico del Consultorio
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR (II)

• VENTAJAS • DESVENTAJAS
– Mayor Especialización – Dificultad de localizar y fijar
– Se obtiene la más alta la responsabilidad, lo que
eficiencia de cada persona. afecta seriamente la
– La división del trabajo es disciplina y moral de los
planeada y no incidental. trabajadores por
contradicción aparente o
– El trabajo manual se separa real de las órdenes.
del trabajo intelectual.
– Se viola el principio de la
– Disminuye la presión sobre unidad de mando, lo que
un solo jefe por el número origina confusión y
de especialistas con que conflictos.
cuenta la organización.
– La no clara definición de la
autoridad da lugar a
rozamientos entre los jefes.
 ORGANIZACIÓN LINEO - FUNCIONAL

• En ésta se combinan los dos tipos de organización antes vistos,

aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a
cada una, ya que conserva.
– De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se
tramite a través de un solo jefe para cada función en especial.
– De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

Director General

Jefe de Medicina Jefe de Enfermería Jefe de Odontología Jefe de Servicios de Diagnóstico

Medicina Externa Medicina Interna Pediatría

 ORGANIZACIÓN ESTAF (I)
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la
tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el
manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de
proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos
de línea.

Director General Asesor Jurídico

Director de Consultor del

Departamento Director

Superintendente

Jefe de Medicina

Médico
 ORGANIZACIÓN ESTAF (II)
• VENTAJAS • DESVENTAJAS
– Logra que los conocimientos – Si los deberes y
expertos influyan sobre la responsabilidades de la
asesoría no se delimitan
manera de resolver los
claramente por medio de
problemas de dirección. cuadros y manuales, puede
– Hace posible el principio de la producirse una confusión
responsabilidad y la autoridad considerable en toda la
indivisible, y al mismo tiempo organización.
permite la especialización del – Puede ser ineficaz por falta de
estaf. autoridad para realizar sus
funciones, o por falta de un
respaldo inteligente en la
aplicación de sus
recomendaciones.
– Pueden existir rozamientos con
los departamentos de la
organización lineal.
 ORGANIZACIÓN POR COMITES (I)
Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos
administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se
comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se
les encomiendan.

Director General

Comité de Medicina Comité de Auditoría Médica

Medicina Enfermería Odontología Servicios de Diagnóstico

 ORGANIZACIÓN POR COMITES (II)
• CLASIFICACION
– Directivo: Representa a los accionistas de
una empresa que se encargan de deliberar
y resolver los asuntos que surgen de la
misma.
– Ejecutivo:Es nombrado por el comité
directivo, para que se ejecuten los
acuerdos que ellos toman.
– De vigilancia: Personal de confianza que
se encarga de inspeccionar las labores de
los empleados de la empresa.
– Consultivo: Integrado por especialistas,
que por sus conocimientos o estudios,
emiten dictámenes sobre asuntos que les
son consultados.
 ORGANIZACIÓN POR COMITES (III)

• VENTAJAS • DESVENTAJAS
– Las soluciones son más – Las decisiones son lentas, ya
objetivas, ya que representan la que les deliberaciones son
conjunción de varios criterios. tardías.
– Se comparte la responsabilidad – Una vez constituido un comité,
entre todos los que integran el es difícil disolverlo.
comité, no recayendo aquella – En ocasiones, los gerentes se
sobre una sola persona. desligan de su responsabilidad
– Permite que las ideas se y se valen del comité para que
fundamenten y se critiquen. se haga responsable de sus
– Se aprovechan al máximo los propias actuaciones.
conocimientos especializados.
TECNICAS DE ORGANIZACION

Son las herramientas

necesarias para llevar a
cabo una organización
racional, son
indispensables durante
el proceso de
organización y aplicables
de acuerdo con las
necesidades de cada
grupo social. Las
principales son:
– Organigramas
– Manuales
 ORGANIGRAMAS

Por su  Estructurales: Muestran sólo la

Objeto estructura administrativa de la empresa.
 Funcionales: Indican en el cuerpo de la
Gráfica, además de las unidades y sus
relaciones, las principales funciones de
los departamentos.
 Especiales: Se destaca alguna
característica.
Organigramas Por su  Generales: Presentan toda la
Area organización; se llaman también cartas
maestras.
 Departamentales: Representan la
organización de un departamento o
sección.
Por su  Esquemáticos: Contienen sólo los
Contenido órganos principales, se elaboran para el
público, no contienen detalles.
 Analíticos: Más detallados y técnicos
 ORGANIGRAMA VERTICAL
En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia
abajo.

Director General

Subdirector

Medicina Enfermería Odontología Servicios de Diagnóstico

 ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Medicina

Enfermería
Director
General
Odontología

Servicios de
Diagnóstico
 ORGANIGRAMA CIRCULAR
• Donde los niveles jerárquicos quedan determinados de forma circular.
 MANUALES (I)
• Son documentos detallados que contienen en
forma ordenada y sistemática, información acerca
de la organización de la empresa. Los manuales,
de acuerdo con su contenido, pueden ser:
– De Procedimientos.
– De Políticas
– De Funciones Departamentales, Por unidades, etc.
– De Funciones Individuales.
– De técnicas y de Producción.
 MANUALES (II)

Son de gran utilidad ya que:

• Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la
empresa.
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
• Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se
debe hacer y cómo se debe hacer.
• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la
empresa.
• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas.
• Reducen costos al incrementar la eficiencia.
 MANUALES (III)

FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES:

El contenido debe dividirse de acuerdo con
una clasificación primaria de temas.
– Indice
– Objetivos y antecedentes del Manual
– Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se
emita y quede vigente.
– Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del
Manual.
– Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
– Redacción clara, concisa y ordenada.
– Complementarse con gráficas.
DIRECCION
 DIRECCION
CONCEPTO
La ejecución de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante la guía de
los esfuerzos del grupo social a través de la
motivación, comunicación y la supervisión.
 PRINCIPIOS (I)
• De la armonía del Objeto o Coordinación de Intereses. La
dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro
de los objetivos generales de la empresa.
• Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el
mando), surgen como una necesidad de la organización para
obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados
como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad
que emana de los dirigentes surge como un requerimiento
para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o
arbitrio.
• De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y
comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes, de tal
manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
 PRINCIPIOS (II)
• De la jerarquía. Postula la importancia de respetar los canales
de comunicación establecidos por la organización formal, de tal
manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de
los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar
conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de
autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidas de
tiempo.
• De la resolución del Conflicto. Indica la necesidad de resolver
los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a
partir del momento que aparezcan.
• Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u
obstáculo que se antepone al logro de las metas de la
organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en
soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar
nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
ETAPAS DE LA DIRECCION

Dirección

Toma de
Supervisión
Decisiones

Comunicación Integración

Motivación
 TOMA DE DECISONES (I)
Al tomar decisiones es necesario:
• Definir el Problema: Para tomar una decisión es básico definir
perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no
confundirlo con los colaterales.
• Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es
necesario desglosar sus componentes, así como los
componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder
determinar posibles alternativas de solución.
• Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor número
posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y
desventajas que implican, así como la factibilidad de su
implementación, y recursos necesarios para llevarlas a cabo de
acuerdo con el marco específico de la organización.
 TOMA DE DECISIONES (II)
• Elegir entre alternativas. Una vez
evaluadas las diversas alternativas, elegir la
más idónea para las necesidades del
sistema, y la que reditue máximos
beneficios; seleccionar, además, dos o tres
más para contar con estrategias laterales
para casos fortuitos.
• Aplicar la decisión: Consiste en poner en
práctica la decisión elegida, por lo que se
debe contar con un plan para el desarrollo
de la misma. Dicho plan comprenderá: los
 INTEGRACION
Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se
allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones
previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos
materiales así como humanos; estos últimos son los más importantes
para la ejecución.
Etapas.
– Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar puestos de la
empresa.
– Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los
diversos candidatos al más idóneo para el puesto.
– Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al
nuevo elemento con los objetivos de la empresa.
– Capacitación o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento
de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.
 MOTIVACION
La motivación es la labor más importante de la
dirección, a la vez que la más compleja, pues a
través de ella se logra la ejecución del trabajo
tendiente a la obtención de los objetivos, de
acuerdo con los estándares o patrones
esperados. Múltiples son las teorías que
existen en relación con la motivación, pero se
pueden agrupar en dos tendencias:
– Teorías de Contenido
• Jerarquía de las necesidades, de Maslow
• Teoría de la Motivación e higiene , de Herzberg.
• Motivación de Grupo
– Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.
 COMUNICACION
La comunicación puede ser definida como
el proceso a través del cual se transmite y
recibe información de un grupo social.

De tal manera vista, la comunicación en

una empresa comprende múltiples
interacciones que abarcan desee
conversaciones telefónicas informales hasta
los sistemas de información más
complicados. Su importancia es tal, que
 SUPERVISION
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma
que las actividades se realicen adecuadamente.
El liderazgo o supervisión, es de gran importancia para la
empresa, ya que mediante él imprime la dinámica necesaria
a los recursos humanos, para que logran los objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección
anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que
una supervisión efectiva dependerá:
– La productividad del personal para lograr objetivos
– La observancia de la comunicación
– La relación entre jefe - subordinado
– La corrección de errores.
– La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina
CONTROL
 CONTROL
CONCEPTO:
Es la función del proceso administrativo,
mediante la cual se avalúa, mide o supervisa la
ejecución de los planes para detectar y regular
desviaciones con el fin de establecer las medidas
correctivas necesarias conforme a los objetivos
de la empresa en condiciones de eficiencia y
eficacia.
 CONTROL
De lo anterior se desprende:
- Relación con lo planteado: El Control siempre existe
para verificar el logro de los objetivos establecidos en la
PLANEACIÓN.
- Medición: Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
- Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes
al control es la de descubrir las diferencias que se
presentan entre la ejecución y la PLANEACIÓN.
- Establecer medidas correctivas: Mediante
retroalimentación, el control prevee y corrige los
errores, de manera que se hagan los ajustes en los
planes
 ELEMENTOS
• Relación con lo
planeado
• Medición
• Detección de
Desviaciones
• Establecimiento de
medidas
correctivas
 IMPORTANCIA
El control es importante para el proceso
administrativo por cuanto:
– Establece medidas de corrección.
– Se aplica a todos los recursos de la empresa.
– Determina y analiza rápidamente sobre las causas que originan
desviaciones.
– Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
– Informa sobre el desempeño de ejecución de los planes.
– Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.
– Se incrementala productividad en la empresa.
 PRINCIPIOS BASICOS
• Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos
suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad
conferida y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
• Los objetivos: El control debe estar en función de los objetivos.
• Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al
error, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin
anticipación.
• Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y
situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas.
• De excepción: Se debe aplicar principalmente en actividades
representativas a fin de reducir los costos y tiempo.
• De la función controlada: La función controladora debe ser separada de
la función controlada. Esto es, adecuada segregación de funciones para
evitar actos fraudulentos.
 ETAPAS DEL CONTROL
ESTABLECIMIENTO MEDICIÓN DE
DE ESTÁNDARES RESULTADOS

CONTROL

RETROALIMENTACION CORRECCIÓN
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES

Son unidades de medida que sirven como modelo, guía o

patrón con base en la cual se efectúa el control. Hay tres
tipos de estándares en cuanto al método: estándares
estadísticos, estándares fijados por apreciación y los
estándares técnicamente elaborados. Los hay
cuantitativos y cualitativos. Los estándares cuantitativos
son físicos, de costo, de capital, de ingreso, de
programas; los cualitativos son de evaluación de la
actuación, curvas de comportamiento, perfiles.
MEDICION DE RESULTADOS
Los estándares sirven para establecer unidades de
medida definidas según el problema presente. Es de
utilidad en los sistemas de información, pues la
efectividad del control depende en buena parte de la
información recibida cuyas características (confiable,
fluida, consistente, válida), deben ser importantes.

Una vez efectuada la medición, se comparan los

resultados obtenidos con los estándares
preestablecidos, determinándose así las desviaciones.
 CORRECCION
Es función del personal ejecutivo, desarrollar
la acción correctora con base en el análisis de
las causas que ocasionaron las desviaciones.
Es un proceso de retroalimentación entre el
control y la planeación lo que permite
aumentar la calidad en la acción correctora.
 RETROALIMENTACION
Es importante en el proceso de control, ya que
a través de la retroalimentación, la
información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr el tiempo. Para ello es
necesario, que el sistema de información sea
funcional y eficiente, pues de esta manera se
retroalimenta más rápidamente el proceso de
control-planeación.
 INFORMES INFORMES-
MEDIDAS
PROYECTADOS REALES/EJECUTADOS
PLAN DE DESARROLLO PLAN DE DESARROLLO
ESTADOS CUMPLIDO
FINANCIEROS (BAL ESTADOS
GENERAL, PyG) FINANCIEROS (BAL
ÍNDICES/RAZONES/ GENERAL, PyG) E I C C
INDICADORES ÍNDICES/RAZONES/
TABLEROS DE MANDO INDICADORES S N O A
TABLEROS DE MANDO T V M U
U E P S
D S A A
I T R S
A I A /
R G E
O
R
/ A / F

VS A R P E
N R C
A O T
L B O
I A S
LANEACIÓN JECUCIÓN ARIACIÓN Z R
A
R

MODIFICAR
•TOMAR DECISIONES CONCLUSIONES
CAMBIAR
•CAMBIAR LA PLANEACIÓN Y RECOMENDACIÓN
MODERNIZAR
SU INFORMACIÓN INFORMES DE EJECUCIÓN
RETROALIMENTAR
CARACTERISTICAS
• Refleja la
naturaleza de la
estructura
organizacional.
• Oportunidad
• Accesibilidad
• Ubicación
Estratégica.
 FACTORES
• El control comprende cuatro factores que son:
– Cantidad
– Tiempo
– Costo
– Calidad.
 CLASES
• Control de Producción.
• Control de Calidad.
• Control de Mercados
• Control Financiero
• Control Presupuestal
• Control Contable
• Control de recursos Humanos
 Contabilidad
Evaluación Financiera
o AUDITORÍA Administrativa/
Sistemas Presupuestos
de Reportes, informes
información Formas
Archivos ( memorias, expedientes, etc. )
TÉCNICAS Computarizados
DE Mecanizados
CONTROLES

Proceso,
procedimientos, Gantt,
etc.
Gráficas
Procedimientos,
Diagramas
hombre-máquina, mano
derecha, mano
izquierda, etc.
 Estudio de Tiempos y movimientos,
Métodos estándares, etc.

Redes Camino Crítico

TÉCNICAS PERT
DE Métodos Modelos matemáticos
CONTROLES Cuantitativos Investigaciones de operaciones
Estadísticas
Cálculos probalibílísticos
Programación dinámica

Control Interno,
Programas
El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt
o carta Gantt es una popular herramienta
gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo
de dedicación previsto para diferentes
tareas o actividades a lo largo de un
tiempo total determinado.