Introducción a

la Organización
y Métodos
El avance incesante de la complejidad en la
administración de las empresas y todos los evidentes
defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los
integrantes de estas, los cuales han buscado los medios
necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor
eficiencia a su administración.
Es así como hoy en día en muchas empresas han sido
creadas centrales de organización y métodos.

La O y M es considerada como una disciplina específica

que maneja sus propias tecnologías y metodologías
buscando incrementar la eficiencia, la eficacia y la
simplicidad al mecanismo administrativo de la empresa
manejado con términos de calidad..
Algunos Conceptos
Importantes
 Que es una empresa?

Una empresa es una unidad económico-social,

integrada por elementos humanos, materiales y
Empresa técnicos, que tiene el objetivo de obtener
utilidades a través de su participación en el
mercado de bienes y servicios. Para esto, hace
uso de los factores productivos (trabajo, tierra y
capital).
 TIPOS DE EMPRESAS Según el ámbito de su actividad
Existen diferentes tipos de clasificaciones
Pueden ser locales, provinciales,
de empresas, las principales son:
regionales, nacionales y
multinacionales.
Según su tamaño
Estas pueden ser pequeñas, medianas y Según quien tenga su propiedad
grandes. Se pueden considerar aspectos
Privadas, públicas, mixtas y cooperativas
como, volumen de activos, ventas, capital
propio, número de trabajadores, etc. o sociales.

Según su actividad Según su forma jurídica

Se clasifican por sector es económicos: Sociedad anónima, sociedad de
primario (agrícolas, pesqueras, etc.), responsabilidad limitada, sociedad
secundario (industria y construcción) y comanditaria, sociedad colectiva y
terciario (oferta de servicios o al sociedad cooperativa.
comercio).
 Organización
Una organización es un sistema social, formado por un grupo de
personas enfocadas en un objetivo en común a lograr.

Las organizaciones pueden ser:

DINÁMICAS COMPLEJAS

SISTEMAS
CONFLICTIVAS
ABIERTOS
 CRECEN CAMBIAN

LAS ALGUNAS
PROGRESAN ORGANIZACIONES MUEREN

SE
SE
DETERIORAN
REPRODUCEN
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

INTEGRACIÓN U
COORDINACIÓN

DIRECCIÓN

CONTROL
Fin de la
Administración:
1. Lograr que las cosas se hagan

2. Lograr que las cosas se hagan bien

3. Lograr que las cosas se hagan bien desde

la primera vez.

4. Lograr una mayor productividad y

competitividad trabajando con calidad.
 La función de una unidad de Organización y
Métodos en la empresa es un servicio
eminentemente de asistencia y asesoría al nivel
Organización y gerencial, cuyo objetivo primordial es
incrementar la eficiencia administrativa
Métodos mediante la elaboración de estudios técnico-
administrativos que buscan el mejoramiento de
los procedimientos, métodos y sistemas de
trabajo.
Esta actividad se realiza a través de propuestas de
cambio que elaboran los analistas de Organización y
Métodos, después de haber realizado los estudios
respectivos a los procedimientos que utiliza la
empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y
efectivos, lo cual trae como consecuencia la reducción
de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la
simplificación del trabajo.
Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel
gerencial, y será allí en donde se decida si se ponen en
práctica o si son denegadas.

Los Estudios de Organización y Métodos son útiles para

cualquier empresa, ya sea esta industrial, comercial o de
servicios.
OTRAS FORMAS CON LAS QUE SE CONOCE A LA
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

o Sistemas y Procedimientos
o Análisis de sistemas
o Organización y Sistemas
o Procedimientos
Por tanto, se manifiesta que la Organización y Métodos trabaja
a través de procesos de “asesoría o consultoría” ideada para
proveer asesoramiento que permitan determinar :

ü Como dividir las actividades de trabajo

ü Como agrupar las diferentes tareas
ü Como disponer de procedimientos y,
ü Como llevar trabajos administrativos mecánicos o
automatizados.

Todos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de

eficacia en los resultados
 La Finalidad de la O y M
1. Asegurar el máximo de eficiencia y eficacia en el
funcionamiento de la máquina administrativa.

2. Los Jefes o Directores adquieren los conocimientos

necesarios de Organización y Métodos para dirigir un
departamento o área sin ayuda, haciéndose totalmente
responsable de sus actividades, y crear los métodos o
instrumentos apropiados para llevar a cabo cada función.

Por regla general a la Organización y Métodos no se le

concede autoridad sobre otras unidades en
administración.
 En toda empresa existen situaciones
generadas por el desarrollo de las
operaciones diarias, que conducen a
pensar que existen anomalías o
Justificación de simplemente que no funcionan las cosas.
la unidad de
OyM Cuando se esta en presencia de dichas
situaciones se habla de inoperancia y a
simple vista se puede apreciar lo
siguiente:
Excesiva tramitación de documentos

Roles no definidos o desconocidos

Insuficiente delegación de funciones

Deficiencias estructurales

Cargas desigualmente distribuidas

Muchas unidades o personas realizando

actividades similares.
En las empresas son innumerables los
indicadores que se pueden observar y
que involucra a la unidad de O y M.

Entre ellos se encuentran:

ü Perdida de material, tiempo y

energía
ü Daño frecuente del equipo o
maquinaria
ü Cuellos de botella (operaciones)
ü Transportes largos y riesgosos
ü Condiciones de trabajo riesgosos
ü Altos costos de operación
ü Exceso de horas extras
FUNCIONES INHERENTES DE LA UNIDAD DE O y M

• Estudio de la estructura formal oficial de la empresa

• Análisis de funciones actuales de cada cargo y las que están
por crearse.
• Estudio de procedimientos de c/u de los cargos para asegurar
el máximo de eficiencia.
• Diseño de formularios referentes al desarrollo de procesos o
acciones de decisión.
• Redacción de manuales sobre la estructura, políticas ,
funciones, normas aplicables y procedimientos.
• Ordenamiento de oficinas
 Su ubicación puede ser:

Según la
función de
asesoría
Según la función
de apoyo
administrativo
Según la
función de los
proyectos
 Ubicación según la función de
asesoría:

Si la Unidad tiene asignación de funciones asesoras

entonces ésta deben ubicarse en el máximo nivel
jerárquico o máximo nivel de decisión.
 Ubicación según la función de apoyo
administrativo:

La ubicación de la Unidad de O y M es a nivel

horizontal, dependiendo de un órgano de línea
(departamento o unidad).
 Ubicación según la función de los proyectos:

La organización por proyectos se caracteriza porque

constituye una organización orgánico – ajustable y
flexible, identificándose como una estructura
horizontal – diagonal (Gerente/Ventas/Trabajador).
En una ubicación por proyectos la idea es que cada
proyecto está liderado por un jefe de proyecto, el
cual se encargará de coordinar los recursos para
llevar adelante el proyecto, reclutando
horas/hombre de las áreas funcionales.

Cada área funcional también tiene un jefe, que se

encarga de determinar las normas de trabajo para su
área.
Las empresas modernas y de éxito utilizan este tipo de
organización para proyectos informáticos,
permitiéndole maximizar la utilización de los recursos
entre los múltiples clientes de una empresa y lograr
así mantener una alta flexibilidad en la dinámica de los
proyectos.
 Obstáculos y limitaciones de la Unidad de
Organización y Métodos

1. La carencia de un programa general de Organización y

Métodos en las dependencias públicas y/o privadas.

2. La escasez de personal calificado.

3. La resistencia al cambio.
Para que los estudios de Organización y
Métodos obtengan los éxitos deseados
es importante contar con la aprobación
y apoyo de la alta Gerencia, así como la
anuencia y simpatía de las autoridades
del área objeto de estudio, y sobre todo
con la participación del personal
involucrado dentro del área, lo cual
solamente se logrará si se les comunica
adecuadamente, de lo contrario será
inevitable encontrar resistencia al
cambio durante el estudio y en las
propuestas de cambio que se lleguen a
formular.