GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS

PROYECTOS INFORMÁTICOS
Un proyecto consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas,
con un principio y fin, que utiliza recursos limitados para lograr un
objetivo.
 ¿Qué es un proyecto?

"Un proyecto es un conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a

lograr resultados para transformar o mejorar una situación, en un plazo
limitado y con recursos presupuestados“
➢ Nace como respuesta a la necesidad de cumplimiento de los objetivos
de las organizaciones dentro de su finalidad.

¿Qué es un proyecto informático?

"Un proyecto informático es un sistema de cursos de acción

simultáneos y/o secuenciales que incluye personas, equipamientos de
hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener
uno o más resultados deseables sobre un sistema de información"
CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

➢ Se centra en el producir o alcanzar un bien u objetivo.

➢ Es temporal, tiene un principio y un fin.
➢ Existe un objetivo claro alcanzable en un plazo limitado.
➢ Requiere un proceso de planificación.
➢ Se identifica un conjunto de actividades o tareas.
➢ Presenta una sucesión lógica de actividades o de fases.
➢ Requiere la intervención de personas y especialistas en función de
las necesidades específicas de cada actividad.
➢ Requiere recursos diversos necesarios para desenvolver la actividad.
Elementos de un proyecto Informático

LAS ACTIVIDADES
Son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a
un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo:

– Recopilar información
– Realizar diagnósticos
– Confeccionar un diseño
– Programar
– Escribir manuales de procedimiento – Etc.
Las actividades en el proyecto tienen una secuencia lógica.
LOS RECURSOS

LOS RECURSOS
Son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de
cada una de las tareas; como por ejemplo:

■ Hardware
■ Software
■ Servicios
■ Inversión de capital
■ Personal
■ Información
■ Dinero y tiempo.
COSTOS
Los costos son todos aquellos gastos en los que incurre una empresa para
realizar una tarea, un trabajo o un proyecto determinado. Las principales
clases de costos que se conocen son los costos directos, indirectos los
costos fijos.
Todas las empresas tienen gastos. Sin embargo, es necesario advertir que
no todos los gastos son costos, pues sólo se les considera como tal a
aquellos que forman parte de la actividad ordinaria de la empresa, los que
están vinculados a los procesos internos y, por supuesto, los que sean
indispensables para el desarrollo del proyecto.
Cuando las empresas renuncian a un beneficio con el objetivo de emplear
los recursos para un fin distinto, se les conoce como costes de
oportunidad.
¿Qué son los costos directos, indirectos y fijos?
El principal rasgo distintivo de los costes directos, indirectos y fijos de un
proyecto tiene que ver con la relación que guardan con el objeto, que en
este caso son los proyectos de los que dependen.
➢ Los costos directos
Son los que guardan una relación estrecha con el producto, proyecto o
servicio. De hecho, se establecen desde las primeras fases de producción
y suelen reflejarse en los presupuestos o estimaciones de costos.
Es decir, son costos que se asocian de forma directa a la elaboración y
terminación de un producto.
También es un costo que incide en una actividad única, siendo
proporcional al producto. Por lo que es fácilmente asignable y
cuantificable.
Ejemplos de costos directos
➢ Un ejemplo de costes directos son las materias
primas, es decir, los materiales que han servido de base para la
elaboración de los productos o para el desarrollo de los proyectos. En
la gran mayoría de los casos se extraen de la naturaleza; en otros casos
los producen empresas del sector primario.
➢ También los que se relacionan con la mano de obra directa son
considerados costos directos. Por ejemplo, el pago que reciben las
personas que trabajan en el proyecto, que generalmente se expresa en
horas.
Otros ejemplos podrían ser los siguientes:
➢ Arreglos relacionados con el proyecto.
➢ Inversión en control de calidad del producto o proyecto en particular.
➢ Contratación de elementos clave para elaborar el proyecto o
producto. Por ejemplo, en una obra, serían las líneas eléctricas, de
agua o gas.
➢ Adquisición de servicios relacionados con el proyecto. En obra civil, por
ejemplo, alcantarillado, basuras, etc.
➢ Los costos indirectos.

Por el contrario, estos costes son los que se relacionan de manera

tangencial con los proyectos o las tareas previstas. Es decir, no son
aplicables a un producto específico.
El costo indirecto puede incidir en varias actividades o departamentos de
la empresa, de ahí que sea complejo cuantificar y asignar, puesto que no
se incorpora de forma física al producto finalizado, aunque sí es
parte del proceso productivo. ➢ Ejemplos de costos indirectos
Por ejemplo, el consumo de electricidad de una fábrica para su operación
cotidiana: aunque no tiene una influencia directa en el producto como tal,
es un recurso indispensable para la cadena productiva.
En esta categoría también debemos incluir los costes indirectos generales
del tipo administrativo o financiero.
➢ Por lo tanto, podríamos considerar como costos indirectos los
siguientes:
➢ Inversión en publicidad.
➢ Compra de artículos de limpieza o consumo.
➢ Gastos de oficina.
➢ Personal administrativo o técnico.
➢ Inversión en vigilancia.
➢ Compra de maquinaria, herramientas o
materiales.
➢ Construcción o compra de instalaciones.
➢ Transporte.
➢ Gasto de organización, administración y
dirección.
 Como calcular los costos
No siempre es sencillo saber a qué categoría pertenecen los costos de un proyecto.
1. Elaborar una lista de las tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto, desde las
primeras a las últimas. Luego, se asigna a cada tarea el procedimiento requerido
para su ejecución y, a partir de ahí, se define cuáles son los costos que debes incluir
en la gestión del proyecto.
2. Calcular el tiempo que se tardará en cada una de las fases. Los costes de un
proyecto no sólo se miden en función de los gastos, sino también del tiempo que
suponga la realización de tareas.
3. Tener en cuenta los costes derivados de la mano de obra interna y externa. En el
primer caso, se trata de los procesos internos de la empresa; en el otro, los gastos
que supongan el pago a subcontratistas o terceros agentes.
4. No olvidar la inclusión de posibles pérdidas en la lista, por ejemplo, de materia prima
que no se pueda utilizar por diversos motivos o una maquinaria que se pueda
estropear. Siempre está bien contar con posibles imprevistos.
 ¿Qué es el costo fijo?
El costo fijo es aquel coste que posee una organización o empresa que no
varía, ya que la empresa no puede prescindir de este tipo de gastos que
son indispensables para la actividad que la organización lleva a cabo. Por
ejemplo: el costo de alquiler de un local, oficina o depósito de una
empresa.
Los costos fijos suelen presentarse a lo largo de un período determinado
de tiempo y no dependen del nivel de producción; a mayor o menor
producción, el costo fijo total de una empresa se mantiene estable.
Estos costos suelen cancelarse mensualmente y pueden modificarse con
el tiempo según las necesidades y la situación de la empresa. Los costos
fijos varían de acuerdo a la cantidad de empleados, el tipo de empresa o
según los bienes o servicios brindados.
El costo fijo suele graficarse con una línea horizontal, puesto que
no existe variabilidad en él. Una empresa siempre intentará reducir los
costos al mínimo indispensable para su crecimiento.
Ejemplos de costo fijo
➢ Impuestos inmobiliarios.
➢ Servicios públicos (luz, gas, agua).
➢ Alquiler de los inmuebles (oficinas, depósitos).
➢ Seguros.
➢ Materiales de oficina.
➢ Servicio de internet.
➢ Mano de obra indirecta.
➢ Personal de vigilancia.
➢ Gastos de administración.
➢ Transporte.
➢ Tributos (licencias, tasas municipales).
¿Qué es el costo variable?
El costo variable es aquel coste que posee una empresa u organización
que se modifica según los volúmenes de venta o el nivel de actividad de
la empresa. El costo variable aumenta cuando aumenta la producción y
disminuye cuando esta disminuye. Por ejemplo: una empresa de logística
amplía su flota de camiones, necesitará más combustible para prestar su
servicio.
Mientras mayor sea el volumen de producción, mayores y más diversos
serán los costos variables. El manejo adecuado que una empresa tenga
respecto al costo variable convertirá a dicha organización en una
más o menos competitiva respecto de sus competidores. Con el tiempo,
los costos variables pueden estabilizarse y ser controlados.
El costo variable se grafica con una línea en dirección ascendente (a
mayor producción, mayor costo variable total).
Ejemplos de costo variable

➢ Materia prima directa.

➢ Insumos directos.
➢ Materiales generales.
➢ Comisiones sobre ventas.
➢ Envases y embalajes.
➢ Impuestos específicos.
➢ Combustible y recursos energéticos.
➢ Costos de distribución.
➢ Proveedores externos.
Tipos de proyectos
➢ POR SU DESARROLLO:
Proyectos únicos. Son irrepetibles, empiezan y terminan en sí mismos.
Diseñados para alcanzar objetivos no repetitivos.
Proyectos continuos. Son repetitivas
Diseñados para producir o alcanzar objetivos similares
➢ POR EXTENSIÓN:

Largo plazo. Periodos superiores a 3 años.

Mediano plazo. Periodos entre 1 y 3 años Corto
plazo. Periodos menores de 1 año.

➢ SERVICIOS:
Son de largo plazo y definidos por el usuario
Pueden ser cuantitativos (beneficios) y cualitativos (calidad)

➢ PRODUCCIÓN:
Son de corto plazo
Generalmente son cuantitativos (costo, plazo, rendimiento)

➢ ESTRATÉGICOS
Son de largo plazo
Afecta la estructura de la organización
Son cualitativos (cobertura, integración, imagen)

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos es:

"Articular el método para alcanzar un objetivo único y no repetitivo en un
plazo con principio y fin claros utilizando las técnicas que nos proporciona
la gestión"

Funciones de la gestión del proyecto

➢ PLANIFICAR:
Determinar qué resultados ha de obtener la organización y
establecer estrategias adecuadas para llevarlo a cabo.
➢ ORGANIZAR:
Especifica cómo logra los resultados planificados, asignando las tareas
identificadas en la planificación a los miembros y equipos de la
organización para alcanzar dichos objetivos.
➢ CONTROLAR:
Comprobación de los resultados previstos, corrigiendo las desviaciones
que se detecten.
➢ DIRIGIR:
Liderar y motivar a los miembros de la organización, de modo que se
alcancen los objetivos marcados.
 Ciclo de vida del proyecto

➢ COMPRENDE CUATRO FASES:

1. Identificación
2. Diseño o elaboración
3. Implementación o ejecución
4. Evaluación o finalización
 Ciclo de vida del proyecto

El proceso de planificar y gestionar un proyecto puede representarse

como un ciclo. Cada fase del proyecto se relaciona con la siguiente.
Ciclo de vida del proyecto
 Ciclo de vida del proyecto

➢ IDENTIFICACIÓN

Comprender la identificación de los factores o variables críticas en función

de problemas, necesidades, demandas e iniciativas presentes.
Para identificar hacia dónde debe dirigirse el proyecto necesitamos
conocer quiénes deben beneficiarse y cuáles son sus necesidades.
 Ciclo de vida del proyecto

El "análisis de necesidades" brindará una visión general de los problemas.

El "análisis de capacidades" ayudará a identificar cuál es el problema que
el proyecto debe abordar.
 Ciclo de vida del proyecto

➢ DISEÑO
El proyecto se definirá en función directa de los problemas, necesidades
o demandas que detectemos en nuestro diagnóstico.
La estructura del formato del proyecto obedece a las necesidades de
organizar y orientar lógicamente las acciones, permitiendo al evaluador
con la información más precisa posible.
Formato estándar:
Título
Definición de objetivos
Fundamentación o justificación
Descripción del proyecto
Matriz de actividades Presupuesto.
Ciclo de vida del proyecto

➢ IMPLEMENTACIÓN
Esta fase puede ser entendida también como la de administración del
proyecto (recursos y procesos).
Es la prueba en marcha de las acciones estipuladas o previstas en nuestra planificación,
supone la asignación de los recursos necesarios.
Durante la implementación del proyecto es importante monitorear y supervisar el
progreso del proyecto y cualquier cambio externo que lo pueda afectar.
La planificación del proyecto debe ser ajustada donde sea necesario.
➢ EVALUACIÓN.
Es la acción que nos permite medir o estimar el grado en que se logran o no los
objetivos que nos hemos propuesto.
Nos permite visualizar problemas o dificultades y corregir a tiempo los procesos en
marcha.
La evaluación debe llevarse a cabo después de finalizar el proyecto. Para valorar su
impacto a largo plazo y comprobar si es sustentable, se puede comprobar después de
algunos meses o años después de haber concluido el proyecto.

Factores de éxito
Los proyectos a veces fracasan porque están mal planificados y porque no toman en
cuenta algunos factores importantes, particularmente las necesidades y los puntos de
vista de las personas interesadas.
Los Factores de éxito de los proyectos Son:
 ➢ Pertinencia
➢ Viabilidad
➢ Sustentable
➢ Eficacia
➢ Eficiencia
Factores de éxito

➢ PERTINENCIA
Es el grado de atención a los problemas de los usuarios.
➢ Beneficiarios o usuarios claramente definidos.
➢ Descripción de los problemas de los usuarios
➢ Objetivos a largo y mediano plazo son parte de los planes de desarrollo ➢ Los
resultados plantean solución a los servicios y productos requeridos
 ➢ VIABILIDAD
Comprende la posibilidad de llevarse a cabo el proyecto.
➢ Consistencia lógica del proyecto
➢ ¿Los riesgos identificados son aceptables?
➢ Capacidad institucional y de gestión ¿Existe la capacidad de implementar el
proyecto?
➢ Las actividades propuestas son suficientes para alcanzar los resultados

➢ SUSTENTABLE
Referido a la continuidad de las actividades y beneficios del proyecto.
➢ Continuidad de la política de apoyo de las organizaciones
➢ Aplicación de tecnologías concordantes con el entorno
➢ Capacidad de la identidad ejecutora de dar continuidad a los resultados
Factores de éxito
 ➢ SUSTENTABLE
Referido a la continuidad de las actividades y beneficios del proyecto.
➢ Continuidad de la política de apoyo de las organizaciones
➢ Aplicación de tecnologías concordantes con el entorno
➢ Capacidad de la identidad ejecutora de dar continuidad a los resultados
➢ EFICACIA
Es el grado que se alcanzan los objetivos en el tiempo previsto y con calidad
➢ ¿El proyecto logra el efecto que se propone?
➢ ¿Cambia la situación de la población objeto?
➢ EFICIENCIA
Es el grado en que se logran los objetivos a menor costo posible.
➢ Comparación de los resultados con los recursos empleados
Videos de apoyo al tema.
■ https://www.youtube.com/watch?v=6yC8ZmbZDrw
■ UTPL GESTIÓN DE PROYECTOS [(INFORMÁTICA)(GESTIÓN DE PROYECTOS
INFORMÁTICOS)]

■ https://www.youtube.com/watch?v=lUH8aW9618E
■ UTPL PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO [(INFORMÁTICA)(GESTIÓN DE PROYECTOS
INFORMÁTICOS)]