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    El Archispetilio

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    Ederlyn Arias
    Este documento define conceptos básicos relacionados con el manejo de documentos en archivos. Explica que un archivo es el lugar donde se almacenan documentos públicos o privados y que un documento es cualquier expresión en lenguaje natural o convencional en cualquier soporte. Detalla las funciones principales de un archivo como la conservación y ordenación de documentos para facilitar su búsqueda y uso como prueba. Además, cubre temas como la clasificación y ordenación de documentos, los métodos de clasificación y la importancia de los registros de ingreso. Por

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    Este documento define conceptos básicos relacionados con el manejo de documentos en archivos. Explica que un archivo es el lugar donde se almacenan documentos públicos o privados y que un documento es cualquier expresión en lenguaje natural o convencional en cualquier soporte. Detalla las funciones principales de un archivo como la conservación y ordenación de documentos para facilitar su búsqueda y uso como prueba. Además, cubre temas como la clasificación y ordenación de documentos, los métodos de clasificación y la importancia de los registros de ingreso. Por

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    el archispetilio

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    Este documento define conceptos básicos relacionados con el manejo de documentos en archivos. Explica que un archivo es el lugar donde se almacenan documentos públicos o privados y que un documento es cualquier expresión en lenguaje natural o convencional en cualquier soporte. Detalla las funciones principales de un archivo como la conservación y ordenación de documentos para facilitar su búsqueda y uso como prueba. Además, cubre temas como la clasificación y ordenación de documentos, los métodos de clasificación y la importancia de los registros de ingreso. Por

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    Básico de Secretariado

    ACTIVIDAD 2 Tema 5

    Valor: 20 puntos

    Elaborar procedimientos en el manejo de documentos, de acuerdo a las reglas.

    Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las siguientes
    preguntas:

    1. Concepto de archivo

    Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia
    de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de
    estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).

    2. Concepto de documento

    Es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o
    en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.

    3. Funciones del archivo

     La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos.


     Estos documentos se conservarán debidamente ordenados y clasificados.
     El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
     Es un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con
    los ya archivados.
     Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.
     También sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende
    demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
    4. Comente sobre clasificación de documentos

    Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un


    documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de
    cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

    5. Menciones las reglas de clasificación de documentos

    • El código utilizado debería tener una longitud constante, que no vaya cambiando
    con el tiempo.
    • Debe poder ser utilizado y entendido por el personal cualificado.
    • Es preferible que, en general, sea más largo que corto, ya que eso nos permitirá
    incluir en él más información.
    • Separa la documentación por proyectos y mantén el orden.

    6. Liste los métodos de clasificación de archivo

    • Alfabético
    • Numérico
    • Geográfico
    • Por asuntos
    • Alfanumérico

    7. ¿Qué importancia tienen los registros de ingresos de los productos para la empresa?

    cometer errores que entorpezcan la fiabilidad de los datos y la toma de decisiones. Las políticas o
    procedimientos establecidos por la empresa para evitar estos olvidos

    8. Función de archivo muerto

    Almacenan de manera segura y ordenada todos aquellos documentos importantes que las
    compañías deben o desean conservar y que no tienen un uso inmediato o bien, que tienen un uso
    activo pero que no cuentan con el espacio adecuado para almacenarlos.

    9. ¿En que consiste la transferencia de documentos?

    Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los
    documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con las
    normas establecidas por esa unidad.

    10. ¿En qué consiste la transferencia de documentos?

    La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la
    conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso
    poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo. Una vez
    transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los
    documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo
    con las normas establecidas por esa unidad.

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