EVALUACIÓN DE REPASO-SISTEMA

DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

 
En qué lugar se deben archivar los respaldos físicos de los documentos
externos que ingresan a la institución?

Es parte del archivo de gestión de la oficina de recepción de documentos

 
Cómo se debe manejar la documentación militar clasificada

Se debe cumplir los procedimientos que estipula la normativa vigente.

 
 
El encargado de la oficina de recepción de documentos debe cumplir los
siguientes requisitos:*

Tener conocimientos sobre gestión documental y archivo.

Ser considerado como persona calificada de acuerdo a la normativa vigente

 
Cuándo inicia el ciclo vital del documento?*

Cuando se crea el documento electrónico en el SGD de la institución.

 
 
Cuál es el SGD autorizado para uso de las Fuerzas Armadas del Ecuador?*

CHASQUI
 
 
El sistema de gestión documental "CHASQUI" es un software estructurado en
base a:*

El código fuente cedido del Sistema de Gestión Documental "QUIPUX"

 
En qué años se considera que inician los sistemas de gestión documental?*

En los años 80
 
Anteriormente los sistemas de gestión documental se basan en:*

La gestión de documentos físicos únicos

 
 
En la antigüedad, qué dificultades se tenía para la búsqueda de información?*

Obligaba a la lectura minuciosa hasta encontrar la información.

No era fácil llevar el control de los documentos existente

 
Cómo podemos entregar una constancia que se recibió un documento externo?
*

Firmando en una copia del documento físico, o respondiendo al correo electrónico.

 
 
Qué tipo de documentos externos deben obligatoriamente ingresar al SGD de
la institución?

Electrónicos, digitales y físicos.

 
 
Señale uno de los motivos por los que el SGD tiene un importante papel en la
calidad y la imagen de la organización.*

Permite llevar el control del trámite de la documentación

EVALUACIÓN DE REPASO-GESTIÓN
ARCHIVÍSTICA
DE LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

 
Señale la forma correcta de foliación

En la esquina superior derecha del anverso del documento con números arábigos
 
Seleccione la forma correcta de la foliación

1, 2, 3, 4............ n
 
 
Una actividad importante del expurgo es:*

Identificar el tipo de documentos que deben archivarse

 
 
Qué se considera a los documentos que NO están sujetos a la gestión
archivística?*

No colocarlos en la TPCD
 
Quién decide la forma y tiempo para la eliminación de los documentos que no
son sujetos a la gestión archivística?*

La unidad administrativa
 
En que categoría de archivo se realiza el expurgo?*

Archivo de gestión
 
Para la integración de expedientes se debe considerar lo siguiente:*

Se evitará la duplicidad de información o incorporación de copias.

Se prohíbe el empastado de documentos o expedientes de archivo
 
Una actividad principal en el expurgo es:*

Retirar objetos que puedan dañar a los documentos como grapas o clips
 

 
Cómo se forman expedientes a partir de los documentos electrónicos en el
SGD?*
Creando documentos electrónicos y vinculándolos con otros existentes que aborden el
mismo tema.
 
Es expurgo es un proceso obligatorio previo a?*

El ordenamiento documental o armar los expedientes 

Identifique la documentación que puede sujetarse o no al proceso archivístico.*

Está sujeto al proceso archístico

NO está sujeto al proceso archístico
Puntuación
Está sujeto al NO está sujeto
proceso al proceso
archístico archístico
Informes
legalizados 
físicamente
Fotocopias,
controles de 
entrada

Reportes de
asistencia 
legalizados

Libros,
revistas, 
directorios
telefónicos
Evaluaciones
escritas 
Impresiones de
documentos 
localizados en
internet.
Correos
electrónicos 
personales,
estados de
cuenta
 

Una vez armado el expediente en físico, se recomienda:*

Ordenarlo por partes o volúmenes
 
 
El proceso de foliación es requisito obligatorio para:

Para transferencias y bajas documentales

 

EVALUACIÓN DE REPASO-
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
DE LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
Relacione las unidades de almacenamiento con su capacidad de
almacenamiento

100 hojas 250 hojas 500 hojas 1000 2000

hojas hojas

Bibliorato L4 
Folder de 
cratulina
Caja T03 
Bibliorato L8 
Caja T15 
 

Según la capacidad de almacenamiento de la caja T015, qué unidades de

almacenamiento podría contener?*

2 biblioratos L8, 2 biblioratos L4 y 5 folder de cartulina

 

Qué es la guía de archivo?

Instrumento de consulta que proporciona información general sobre el contenido del
archivo central o histórico de una entidad pública 
La regla técnica estableció formato para el inventario de transferencias
primarias?*
Dispone de un formato para en el inventario del archivo central, pero a partir de ese
formato podemos adecuar un formato para transferencias primarias para nuestra
institución.
 
La obligación de realizar el trámite para la adquisición de folders de cartulina y
cajas para realizar el procedimiento de transferencias primarias corresponde a?

Administrador del archivo central

 
 
Cómo se determina el la fecha de apertura y cierre de un expediente?*

 Considerando la fecha del primer y último documento del expediente

Relacione los conceptos que corresponden a los espacios marcados del

formato de una CARÁTULA.

A B C D E
SECCIÓN 
DOCUMENTAL

NÚMERO DE 
FOJAS

APERTURA 
DE
EXPEDIENTE

AÑO 
DOCUMENTAL

VALOR 
DOCUMENTAL

Cada entidad pública hará constar en su política institucional interna el tipo de

unidades de almacenamiento que deberá utilizarse?*

VERDADERO
 

Señale qué tipo de unidades de almacenamiento aplica en las categorías de

archivo*

Archivo de gestión Archivo central

Bibliorato 
Folder de cartulina 
Sobre 
Caja T03 
Caja T15 
 
Por qué en una caja podemos considerar almacenar varias series
documentales?

Tenemos que ocupar todo el espacio que nos permite almacenar una caja
EVALUACIÓN DE REPASO -
TRANSFERENCIA PRIMARIA
DE LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

Por qué en una caja podemos considerar almacenar varias series

documentales?

Tenemos que ocupar todo el espacio que nos permite almacenar una caja
 
La obligación de realizar el trámite para la adquisición de folders de cartulina y
cajas para realizar el procedimiento de transferencias primarias corresponde a?
Administrador del archivo central
 
Qué facultad posee el administrador del archivo central?*
El no recibir transferencias primarias que no cumplan los procedimientos establecidos

Relacione el orden de los pasos para realizar una transferencia primaria.

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Expurgo 
Rotular los 
expedientes
Realizar el
inventario
documental de
la transferencia 
primaria
Armar los 
expedientes
Selección 
correcta de la
serie
documental
Armar y 
etiquetar las
cajas con los
expedientes
conforme a la
capacidad de
almacenamiento
Foliación de 
expedientes
Realizar del 
acta de
transferencia
primaria
Retirar los
documentos
que no cumplen 
el proceso
archivístico

Qué es la transferencia primaria?*

Es el procedimiento que se realiza a la documentación que ha cumplido su tiempo de
conservación en el archivo de gestión y debe ser traslada al archivo central
 
 
En el siguiente lomo de bibliorato, identifique el nombre y código de la serie
documental*

FT 15.01.01.02 CORRESPONDENCIA
 Cómo interviene el técnico de archivo en los procedimientos de transferencia
primaria?

En el archivo central, verifica que los expedientes estén acorde a los procedimientos
de transferencia primaria.
En el archivo de gestión, colabora y capacita a los usuarios para que ejecuten
correctamente los procedimientos de transferencia primaria.
 
Haga click aquí para visualizar la TPCD con la que deberá completas los
espacios de A, B, C y D 

A= 12 años B= 2035 C= 7 años D= 2030

 
Qué procedimiento se realiza con los biblioratos que sobraron como producto
de los procedimientos para realizar la transferencia primaria?*

Si están en buenas condiciones, pueden ser reutilizados en los archivos de gestión

Evaluación Módulo IV y V
Realización
Señale uno de los motivos por los que el SGD tiene un importante papel en la
calidad y la imagen de la organización.
Permite llevar el control del trámite de la documentación

Qué tipo de documentos externos deben obligatoriamente ingresar al SGD de

la institución?
Electrónicos, digitales y físicos.

El encargado de la oficina de recepción de documentos debe cumplir los

siguientes requisitos:
Tener conocimientos sobre gestión documental y archivo.
Ser considerado como persona calificada de acuerdo a la normativa vigente

El sistema de gestión documental "CHASQUI" es un software estructurado en

base a
El código fuente cedido del Sistema de Gestión Documental "QUIPUX"

Quién decide la forma y tiempo para la eliminación de los documentos que no

son sujetos a la gestión archivística?
La unidad administrativa

Una vez armado el expediente en físico, qué se recomienda:

Ordenarlo por partes o volúmenes

En que categoría de archivo se realiza el expurgo?

Archivo de gestión

Una actividad importante del expurgo es:

Identificar el tipo de documentos que deben archivarse
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Relacione las unidades de almacenamiento con su capacidad de
almacenamiento

250 1000
100 hojas 500 hojas 2000 hojas
hojas hojas

Bibliorato L4

Folder de
cartulina

Caja T03

Bibliorato L8

Caja T15

Relacione los conceptos que corresponden a los espacios marcados del

formato de una CARÁTULA.
 A B C D E

SECCIÓN DOCUMENTAL

NÚMERO DE FOJAS

APERTURA DE EXPEDIENTE

AÑO DOCUMENTAL

VALOR DOCUMENTAL

Señale qué tipo de unidades de almacenamiento aplica en las categorías de

archivo

Archivo de gestión Archivo central

Bibliorato

Folder de
cartulina

Sobre

Caja T03

Caja T15

Cómo se determina la fecha de apertura y cierre de un expediente?

Considerando la fecha del primer y último documento del expediente
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
Relacione el orden de los pasos para realizar una transferencia primaria.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Expurgo

Rotular los expedientes

Realizar el inventario
documental de la transferencia
primaria

Armar los expedientes

Selección correcta de la serie

documental
Armar y etiquetar las cajas con
los expedientes conforme a la
capacidad de almacenamiento

Foliación de expedientes

Realizar del acta de

transferencia primaria
Retirar los documentos que no
cumplen el proceso archivístico

Qué es la transferencia primaria?

Es el procedimiento que se realiza a la documentación que ha cumplido su
tiempo de conservación en el archivo de gestión y debe ser traslada al archivo
central

Qué facultad posee el administrador del archivo central?

El no recibir transferencias primarias que no cumplan los procedimientos
establecidos
EJERCICIO SOBRE PROCEDIMIENTOS DE
TRANSFERENCIA PRIMARIA
Descargue el siguiente archivo y conteste los pedidos requeridos con
relación a los procedimientos para realizar transferencias primarias.

EVALUACION_-
_PROCEDIMIENTOS_TRANSFERENCIAS_PRIMARIAS_1.pdf 
Conteste a las preguntas solicitadas en el PEDIDO 1, con relación a la columna
de Nro HOJAS
El expediente 02 de la serie documental FT 19.03.01.01 tiene  103  hojas.

El expediente 01 de la serie documental FT 19.03.01.02 tiene  109   hojas.

El expediente 01 de la serie documental FT 19.03.01.03 tiene  78   hojas.

Conteste a las preguntas solicitadas en el PEDIDO 1, con relación a la columna

de TIEMPO DE CONSERVACIÓN ESTIPULADO EN LAS TPCD
El tiempo de conservación de la serie documental FT 19.03.01.01 es   7 años.

El tiempo de conservación de la serie documental FT 19.03.01.02 es  12   años.

El tiempo de conservación de la serie documental FT 19.03.01.03 es  6  años.

Conteste las preguntas solicitadas en el PEDIDO 1 con relación a la columna

de AÑO PREVISTO PARA VALORACIÓN DOCUMENTAL
El año previsto para la valoración documental de la serie documental FT
19.03.01.01 es en el año 2030.

El año previsto para la valoración documental de la serie documental FT

19.03.01.02 es en el año 2035.

El año previsto para la valoración documental de la serie documental FT

19.03.01.03 es en el año  2029.

Conteste las preguntas solicitadas en el PEDIDO 2 con relación a completas

los datos de la ETIQUETA DE CAJA
El total de la cantidad de expedientes es  4.
La fecha de inicio de los expedientes de la serie documental FT.19.03.01.01
es  01/01/2019   y la fecha final es  03/12/2019  .

Las evaluaciones de las escuelas de formación o especialización, institutos de

perfeccionamiento y colegios militares, deben ser considerados para el proceso
archivístico durante la transferencia primaria?
Si, y en caso de no constar en la TPCD, se debe hacer el trámite
correspondiente para incorporar la serie documental.

Cuánto es el total de hojas del inventario de transferencia primaria de la

Subsección Documental “Instrucción y Entrenamiento”
373 hojas.

Las evaluaciones de las escuelas de formación o especialización, institutos de

perfeccionamiento y colegios militares, deben ser considerados para el proceso
archivístico durante la transferencia primaria?
Si, y en caso de no constar en la TPCD, se debe hacer el trámite
correspondiente para incorporar la serie documental.