¿QUÉ ES EL SEGUIMIENTO?

El seguimiento de un proyecto consiste en la supervisión y el

monitoreo del cumplimiento de los planes establecidos para
alcanzar un objetivo empresarial. Gracias a este se pueden
realizar acciones correctivas, prevenir riesgos y optimizar la
productividad de un equipo.
El seguimiento de proyectos es fundamental para reaccionar ante
imprevistos y cambiar el rumbo en la ejecución de un plan cuando
se ha visto alterado.

Cómo hacer el seguimiento de un proyecto

1. Básate en un plan.
El seguimiento de un proyecto es imposible sin un plan previo. Tus
gestores únicamente tendrán que monitorear que se estén
cumpliendo con las pautas establecidas en ese programa.
Ya sea que tu diseño o que provenga de tus superiores, cumplir
con esa planificación es fundamental, ya que será la prueba de tu
desempeño y te permitirá identificar áreas de oportunidad en el
plan original.
Para comenzar, te recomendamos crear un cronograma, un plan
de cumplimiento de pasos específicos o un esquema de flujo de
trabajo, en los que aclares qué, cómo y cuándo deben cumplirse
cada uno de los procesos del proyecto. Los diagramas de Gantt,
los tableros Kanban y los calendarios son opciones realmente
útiles para lograrlo.

2. Define tus indicadores clave.

Dar seguimiento a un proyecto no implica solamente evaluar si se
está cumpliendo con él desde tu perspectiva. Los indicadores
clave (o KPI) serán la mejor evidencia mensurable sobre el
desempeño de tu equipo y los resultados de tu trabajo.
Por ejemplo, te puedes apoyar de los siguientes indicadores:
 Variación del presupuesto, para saber si estás en el rango
de los gastos estimados o si se han elevado demasiado.
 Volumen de errores, que te permite evaluar si tu equipo
está actuando de manera errática o si se han presentando los
riesgos previstos.
 Porcentaje de cumplimiento, ideal para saber si has
cubierto o no las tareas establecidas para cada etapa del proceso.
 Horas de trabajo, con el que sabrás si tus empleados se
tardan más de lo establecido en cumplir sus funciones o si se ha
elevado tu productividad.
 Retorno de la inversión, útil para la etapa de seguimiento
porque, con él, sabrás si el proyecto sigue siendo rentable,
aunque hayas gastado más de lo esperado.

3. Lleva un control de gastos.

El presupuesto es uno de los elementos más importantes en el
seguimiento de un proyecto porque las empresas siempre buscan
generar ideas que sean rentables. Si durante el desarrollo del
proyecto, los gastos se elevan demasiado y no hay posibilidad de
retorno, será necesario suspenderlo a tiempo, de lo contrario, la
empresa podría registrar pérdidas.
Gestiona tus gastos con un registro puntual de todas las salidas
de caja, inversiones y pagos a proveedores y miembros de tu
equipo. Una simple cuenta te mostrará si sigues dentro de los
parámetros, si tienes saldos a favor o si estás gastando de más.
Con base en esta información, será más simple tomar decisiones
para equilibrar gastos, corregir la ruta de trabajo o buscar una
inyección de capital para solventar procesos.

4. Crea listas de tareas para cada miembro.

Ya sea que tu puesto sea el de director de proyecto o el
responsable de la gestión, tu trabajo es delegar y supervisar que
tu equipo trabaje del modo correcto. Por ello, debes aclararles a
tus colaboradores qué es lo que deben hacer, cómo hacerlo y
cuándo se espera que reporten resultados.
Tu proyecto podría necesitar la colaboración del departamento
financiero, del área de producción y del equipo de marketing. En
ese caso, es esencial que, para cada área, establezcas los
parámetros con los que evaluarás sus actividades y, de ser
posible, el trabajo de cada miembro responsable del proyecto.
Una forma de hacerlo es elaborar listas de las tareas que deberán
ser cubiertas. Las plataformas de trabajo en equipo
como Airtable o Slack son, sin duda, soluciones únicas para
gestionar la asignación de tareas y monitorear su cumplimiento.

5. Establece puntos de control.

En el seguimiento de proyectos, los puntos de control pueden ser
una gran ayuda. Al establecerlos, te aseguras de cumplir con lo
previsto y que el resultado de tu trabajo tendrá la calidad deseada.
Una vez que marques el punto de control como bueno, podrás
avanzar al siguiente en el tiempo que marque tu calendario o
programa inicial.
Estos puntos de control pueden acompañarse de auditorías
internas de proyectos, en las que se evalúen el nivel de
cumplimiento de cada proceso. Estas deben contemplarse en el
esquema de trabajo, con el fin de que tus colaboradores sepan
que estás al pendiente de su trabajo y que existen pautas a seguir
en la ejecución del plan.

6. Analiza las incidencias.

Muchos problemas se pueden evitar con una cultura de la
previsión, sin embargo, los accidentes son completamente
ineludibles. Aquí lo importante es que sepas reaccionar ante ellos
y que, en la medida de lo posible, estés prevenido.
Durante la ejecución de tu plan, seguro habrá desviaciones del
proyecto original. Tal vez debas cambiar fechas de entrega,
modificar gastos, incluir nuevos miembros en la plantilla o
reformular tu producto. Eso está bien: lo importante es que sepas
bien dónde te desviaste, por qué y qué efectos tendrá en la
consecución de tus objetivos.
Tal vez, durante el seguimiento del proyecto, esto no parezca tan
relevante, pero, cuando entregues resultados a los inversores,
estos querrán saber cómo evolucionó el plan y por qué tomaste
cada una de tus decisiones.

7. Automatiza tareas.
Ejecutar diversas tareas como monitorear el trabajo de tus
colaboradores, dar seguimiento a métricas, crear reportes para
inversores, diseñar calendarios y dar retroalimentación a los
equipos, de manera simultánea, puede ser complejo. Más aún,
cuando se trata de empresas grandes.
Para ayudarte a cumplir con estas actividades, puedes
emplear herramientas de gestión de proyectos, las cuales crean
listas de cumplimiento, agendan reuniones con tus colaboradores
y evalúan de forma automática el cumplimiento de los indicadores
clave.

¿Qué es el control en administración de proyectos?

El control de proyectos es un proceso que se realiza a lo largo del
ciclo de vida del proyecto y consta de comparación de datos y
valores planificados con los datos de proyecto actuales e
identificación de cualquier desviación. Y también incluye
monitoreo de ciertos aspectos importantes del proyecto. Después,
a base de las conclusiones sacadas de este análisis se toman las
medidas adecuadas.
Para ser más precisos, el seguimiento y control en los proyectos
es un proceso constante. El gerente de proyecto monitorea y
analiza el progreso del proyecto y los aspectos clave para ver si
están yendo hacia los objetivos de este último. Si en algún
momento se descubre que algo no va de acuerdo con el plan, se
realiza el análisis de las razones de estas desviaciones y se
elaboran medidas para ponerlo en orden y asegurarse que el
proyecto se complete correctamente.

Tipos de control
Cabe mencionar que se distinguen varios tipos de control.
El control preliminar que se realiza al inicio del proyecto. También,
lo pueden definir como control predictivo. Aquí se definen las
estimaciones base con las que se compararán los datos actuales
después.
El control actual trata de comparación de desempeño con el plan
inicial.
El control final con el que se concluye el proyecto y se analizan
sus resultados.
Como pueden ver, en todo caso, el proceso de control por lo
general requiere un plan base para poder evaluar cómo va
progresando el proyecto. Así que recalcamos la importancia de la
elaboración cuidadosa de un plan de proyecto para su éxito.

¿Para qué sirve el control de los proyectos?

Antes de que pasemos a la pregunta sobre en qué consiste el

control en los proyectos, hay que dejar claro cuales son los
objetivos de control.

1. Asegurar el uso óptimo de los recursos

El control en los proyectos se enfoca en el uso de los recursos.

Los responsables observan que a lo largo del proyecto se cumpla
el plan inicial y en el caso de uso excesivo se tomen las medidas
necesarias. Por ejemplo, obtener aprobaciones, redistribuir
recursos de otras tareas, o reducir su uso.

2. Mantener rendición de cuentas

Al asignar las personas responsables por cada tarea del proyecto,

los gerentes obtienen una visión clara de quien está encargado de
que. De este modo, se establece la rendición de cuentas y es más
fácil controlar el proceso de realización del proyecto.

3. Ayudar a tomar decisiones oportunas

El seguimiento y control de proyectos ayudan a descubrir

problemas y obstáculos y reaccionar a estos últimos a tiempo.
Esto es relevante para todos los aspectos del proyecto y para el
resultado final. Por ejemplo, si se surge la probabilidad de la
corrupción de alcance del proyecto, o aparecen problemas con el
uso de recursos y tiempo de entrega de resultados.

4. Garantizar buena marcha del proyecto

El control en la administración de proyectos es importante porque

hace que el proceso sea más predecible, fluido y coordinado. El
seguimiento de tareas, por ejemplo, facilita el trabajo colaborativo,
la resolución de problemas emergentes con la vista del todo el
proyecto y distribución de recursos apropiada.

5. Recopilar los datos para hacer informes

Los informes forman una parte muy importante en la

administración y control del proyecto. Al rastrear el progreso del
proyecto, el gerente puede anotar toda la información a base de
los indicadores establecidos. De esta manera, el control del
proyecto facilita la recopilación de datos necesarios para crear
informes, analizar el rendimiento posteriormente y tomar
decisiones basadas en datos.

6. Asegurar mayor eficiencia

No hay ninguna duda, que el control adecuado de proceso mejora

la eficiencia dentro del proyecto. Al monitorear la utilización de
recursos y gestionarlo cuando así se requiere, evitar sobrecargas
y tiempo inactivo dentro del equipo, y gestionar el tiempo y el
desempeño, se puede conseguir una mayor eficiencia.
5 controles para la gestión de proyectos
Estos son los cinco controles de proyecto que puedes
implementar para obtener información importante para el plan de
tu proyecto.
1. Cronograma
Aumentar la visibilidad del cronograma de tu proyecto te permite
saber si estás avanzando en tu proyecto correctamente. Para esto,
asegúrate de dar seguimiento a todo el trabajo de tu proyecto en
un solo lugar, como una herramienta de gestión de proyectos. De
esa forma, podrás obtener información de manera rápida y
sencilla sobre tus tareas, plazos y dependencias. Además, puedes
establecer hitos del proyecto como puntos de control para medir el
progreso.
Para mantener a las partes interesadas informadas sobre el
progreso del proyecto, te recomendamos crear informes de estado
del proyecto. Estos informes quincenales o mensuales son una
excelente manera de evaluar si tu proyecto está bien encaminado
o no. Si este no va según lo planificado, puedes identificar y
resolver rápidamente cualquier problema o contratiempo que surja.
Luego, puedes compartir esta información con las partes
interesadas para que todos estén en sintonía.

5 controles para la gestión de proyectos

Estos son los cinco controles de proyecto que puedes
implementar para obtener información importante para el plan de
tu proyecto.
1. Cronograma
Aumentar la visibilidad del cronograma de tu proyecto te permite
saber si estás avanzando en tu proyecto correctamente. Para esto,
asegúrate de dar seguimiento a todo el trabajo de tu proyecto en
un solo lugar, como una herramienta de gestión de proyectos. De
esa forma, podrás obtener información de manera rápida y
sencilla sobre tus tareas, plazos y dependencias. Además, puedes
establecer hitos del proyecto como puntos de control para medir el
progreso.
Para mantener a las partes interesadas informadas sobre el
progreso del proyecto, te recomendamos crear informes de estado
del proyecto. Estos informes quincenales o mensuales son una
excelente manera de evaluar si tu proyecto está bien encaminado
o no. Si este no va según lo planificado, puedes identificar y
resolver rápidamente cualquier problema o contratiempo que surja.
Luego, puedes compartir esta información con las partes
interesadas para que todos estén en sintonía.
2. Recursos
Cada proyecto requiere de varios recursos, como tiempo, dinero o
la disponibilidad de los miembros del equipo del proyecto.
La gestión de recursos es una parte esencial del proceso de
control del proyecto ya que le brinda la oportunidad a tu equipo
de controlar los costos y supervisar los plazos y los materiales
disponibles. Estimar los costos y planificar los recursos durante el
inicio del proyecto también te ayudarán a mantenerte dentro del
presupuesto.
No solo necesitas tener una idea clara de los recursos disponibles
antes de comenzar el proyecto, también necesitas una forma de
dar seguimiento a los costos y recursos a medida que avanza el
proyecto. Si alguna parte del proyecto excede el presupuesto o si
un miembro del equipo ya no está disponible, la implementación
de los controles del proyecto pueden ayudarte a identificar
rápidamente una solución alternativa.
3. Riesgos
La gestión de riesgos del proyecto es uno de los procesos de
control de proyectos esencial para poder identificar los riesgos
potenciales de forma proactiva y evitar que tu proyecto se
descarrile. La mejor manera de hacerlo es crear un registro de
riesgos que te permita clasificar los riesgos potenciales por
prioridad y evaluar cómo gestionarlos adecuadamente.
4. Cambios
El control de cambios es una de las mejores maneras de evitar
que ocurran corrupciones en el alcance del proyecto que puedan
provocar retrasos en el cronograma, incrementos en el
presupuesto o errores en el proyecto. Si implementas un proceso
de control de cambios, te sentirás más preparado para cualquier
cambio que pueda ocurrir.
Esto se debe a que el proceso de control de cambios se
implementa para evaluar si los cambios propuestos son relevantes
y, de ser así, qué cambios puedes implementar sin afectar el
cronograma o el alcance de tu proyecto. La implementación de
este proceso puede garantizar que tu equipo gestione los cambios
de manera efectiva ya que se sienten informados, involucrados y
seguros.
5. Rendimiento
La gestión del rendimiento se refiere al proceso general de
seguimiento del éxito de un proyecto. La forma más sencilla de
hacerlo es establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para
medir el desempeño del proyecto. Estos pueden incluir el
seguimiento de los costos en comparación con los puntos de
referencia, el cumplimiento de los plazos, las horas facturadas y el
retorno de la inversión.
Independientemente de los objetivos que establezcas asegúrate
de que sean cuantificables, específicos y medibles. Si tienes
dudas, te recomendamos implementar la metodología SMART.
SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es
específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada.

CONCLUSION
Entonces entendemos como el proceso de seguimiento y control a
el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la
comprobación de la correcta ejecución de las actividades del
proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su propósito
es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de
forma que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas
cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de
su planificación.
Esta etapa nos permite analiza y evaluar los resultados arrojados
del proyecto estratégico para comprobar la correcta ejecución del
mismo y corregir las desviaciones significativas en el caso que
existieren. Si el progreso no fuese el esperado, porque los
objetivos previstos distan de aquellos alcanzados, se analizarán
las causas y se realizarán las correcciones necesarias.
La fase de seguimiento y control debe iniciarse durante el
transcurso de la ejecución del proyecto Aunque cronológicamente
no es posterior a la ejecución, sino que se desarrolla a su vez,
esta fase tiene entidad propia y merece la pena asignarle un
apartado específico. La fase de seguimiento y control es una de
las más importantes, ya que permitirá identificar y corregir
acciones innecesarias o dañinas.
Precisamente, es en esta fase en la que se obtiene la información
relativa a cómo está evolucionando el proyecto en función de lo
propuesto en la planificación inicial. Contempla tareas como la
comprobación del cumplimiento de los hitos marcados o la gestión
de incidencias. De esta forma, permitirá realizar las correcciones
oportunas para que, en el caso de que no se cumpla lo calculado
en un primer momento, se tomen las medidas necesarias para
que el trabajo se ajuste a estas directrices.