Catedrático:

Master Rene Ortiz.

Asignatura:
Access.

Investigación:
Conceptos Básicos de Access.

Alumno:
Alex Fernando Sevilla Gáleas.

Número de Cuenta:
2230645

Fecha:
22 de mayo del 2023.
 Objetivos

 Definir los conceptos básicos de Access.

 Enumerar los principios básicos de Access.

 Distinguir los tipos de bases de datos.

 Comparar y distinguir los tipos de herramientas en Access.

 1. ¿Qué es una base de datos en Access?
R/: Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que
tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y
empleados. A este tipo de información se le llama datos. Un gestor de base de datos es
un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos.
Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible
como totales, tendencias o relaciones de otro tipo.
Debe permitir en principio:

 Introducir datos.
 Almacenar datos.
 Recuperar datos y trabajar en ellos.
De una manera más formal se podría definir de la siguiente manera.
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo
que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

2. ¿Cómo pueden ser las bases de datos en Access?

R/: Los tipos de bases de datos se refiere a la categoría de información que se puede
almacenar en una columna de una base de datos. Estas categorías incluyen valores
numéricos, texto, fechas, horas, valores lógicos y valores de datos binarios. Al especificar
el tipo de datos de una columna, se le está diciendo a la base de datos que tipo de
información se puede almacenar en esa columna. Los tipos de datos también se pueden
utilizar para limitar la entrada de datos a una columna, lo que puede ayudar a mantener
la integridad de los datos.

Los tipos de datos en una base de datos sirven para determinar el tipo de información
que se va a almacenar en cada campo de la base de datos. De esta forma, se pueden
realizar operaciones y consultas más eficientes sobre los datos.

3. ¿Cómo se clasifican las bases de datos en Access?

R/: Existen diferentes tipos de bases de datos en Access:

 Texto.
Se utiliza para almacenar oraciones, frases y párrafos cortos. La longitud máxima de un campo
de texto es de 255 caracteres por celda.

 Memo
Se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una
longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o
documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. En Access 2010
se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros
caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo

 Número
Se emplea para almacenar datos numéricos como, por ejemplo, los valores de una moneda. La
longitud máxima de un campo de número es de 15 dígitos para la parte entera y 4 dígitos para
la parte decimal.

 Datos adjuntos

Sirven para hacer referencia a otros elementos adjuntos como, por ejemplo, un archivo de Word
o de Excel.

 Moneda

para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos
a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda
utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda
tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.
Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

 Auto numérico

Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft
Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos auto numéricos
no se pueden actualizar.

 Calculado

Se trata de un campo en el que se puede manejar otra forma numérica como, por ejemplo, la
edad de una persona en años, meses y días.

 SI/NO

Se utiliza para almacenar valores que deban ser comprobados de forma continua como, por
ejemplo, si una persona está activa o no en un determinado momento.

 Fecha y hora

Permite determinar el momento en que se crea o modifica la base de datos.

 Objeto OLE

Se utiliza para almacenar datos suministrados en un archivo como, por ejemplo, una imagen.

 Enlaces

Permite almacenar enlaces a páginas web.

 4. ¿Qué usos le puede dar a una base de datos?
R/: Las bases de datos proporcionan una serie de beneficios y ventajas, dependiendo
de los usos que se quiera dar a las mismas.
Las bases de datos permiten:
 Compartir los datos: Una base de datos suele pertenecer a una empresa y sirve
para ser compartida por todos los usuarios autorizados, a diferencia de los
sistemas de archivos, que sólo pertenecen a las personas o departamentos que
los utilizan. De esta manera, la información se encuentra mucho más accesible
para todos los miembros de la organización.
 Centralización de los datos: Es más fácil controlar los datos y hacer copias de
seguridad cuando están centralizados en una base de datos en lugar de estar
dispersos en múltiples archivos.
 Seguridad: Los usuarios autorizados pueden acceder a los datos que necesitan,
mientras que los no autorizados no pueden hacerlo. En un contexto en el que la
ciberseguridad es un factor clave, este uso de una base de datos es fundamental
y una gran ventaja frente a otros sistemas de almacenamiento de información.
 Integridad: Los datos de una base de datos deben satisfacer ciertas restricciones
de consistencia; por ejemplo, la edad de una persona nunca debe ser inferior a
su fecha de nacimiento.
 Controlar la redundancia de los datos: Evitar el desperdicio de espacio de
almacenamiento que se genera cuando, con los sistemas de archivos, se
almacenan varias copias de los mismos datos en diferentes archivos.
 Consistencia de los datos: Si un dato que se almacena una sola vez se actualiza,
dicha actualización estará disponible inmediatamente para todos los usuarios
que accedan a la base de datos.

5. ¿Qué es un Registro?
R/: En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o
varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede
tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información
sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información
como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un
determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas
antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la
base de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a
un campo de la base de datos.
 6. ¿Qué es una Tabla?
R/: Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde
se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa
puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las
direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Ya que otros objetos de
base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre debe iniciar el diseño de
una base de datos creando todas sus tablas y luego crear cualquier otro objeto. Antes
de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita.

7. ¿Qué es un Dato?
R/: El concepto de dato, hace referencia a todo elemento mínimo que forma parte de la
información, es decir, es la unidad mínima que se maneja como conocimiento; se indica
que todo dato representa una unidad simbólica, de modo tal, que el mismo conforma
un ítem de conocimiento.
Los datos por lo general se distinguen de forma genérica en cualitativos, que hacen
referencia al contenido no susceptible de categorización sino solamente de valor,
mientras que existen a la par los datos cuantitativos, los cuales pueden categorizarse y
aunado a ello atribuírseles un valor.

8. ¿Qué son las Consultas?

R/: Son como las preguntas que se realizan para buscar información relacionada, incluso muy
específica, en la base de datos.

En las consultas, a veces se utilizan datos de una sola tabla y otras de varias. Por ejemplo,
puede que desee buscar solo el número de teléfono de un contacto, lo que requiere una
consulta simple de un campo de número de teléfono de una persona determinada en
una tabla de contactos. O bien, puede combinar datos de más de una tabla, como la
información de cliente y la información del pedido, para ver los pedidos de un cliente.
En Access, una consulta es un objeto de base de datos. No almacena datos. En su lugar,
muestra los datos almacenados en tablas y hace que esos datos estén disponibles para
que pueda trabajar con ellos. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas,
de otras consultas o de una combinación de ambas.
Por ejemplo:
 Vea los datos con una consulta de selección.
 Especifique criterios y busque sobre la marcha.
 Actualice o agregue datos a partir de la consulta.
 Elimine datos a partir de una consulta.
 9. ¿Qué es un Formulario?
R/: Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear
una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario
"dependiente" es aquel conectado directamente a un origen de datos como una tabla o
consulta y que puede usarse para especificar, editar o mostrar los datos de ese origen
de datos. Como alternativa, puede crear un formulario "independiente" que no esté
vinculado directamente a un origen de datos, pero que todavía contenga botones de
comando, etiquetas u otros controles que necesita para ejecutar la aplicación.
Este artículo se centra principalmente en formularios dependientes. Puede usar
formularios dependientes para controlar el acceso a datos, por ejemplo, qué campos o
filas de datos se muestran.
Considere los formularios dependientes como ventanas a través de las cuales los
usuarios pueden ver y obtener acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el
uso de la base de datos porque los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Un
formulario visualmente atractivo hace más agradable y eficiente el trabajo con la base
de datos, además de evitar que se introduzcan datos erróneos.

10. ¿Qué son Reportes?

R/: Son muy útiles ya que presentan tus datos en un formato fácil de leer. Incluso,
puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables
y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o
consultas.
Es una colección de datos agrupados y formateados de manera tal que le podamos dar
una utilidad a nuestros registros, por ejemplo, un reporte podría ser el listado de
productos más vendidos del último mes y que contenga la cantidad de ventas de cada
uno.
Los reportes en Access se pueden conformar en cuatro vistas:

 Vista de Impresión.
 Vista de Reporte.
 Vista Layout.
 Vista de Diseño.
 Conclusiones

 Conocer para qué sirve el programa de Access y como su uso nos puede facilitar
ciertas tareas en nuestro trabajo o para una empresa en general.

 Se identificó el tipo de base de datos, para que sirve cada una de ellas y en qué
tipos de categorías pueden ciertos almacenar datos determinados.

 Se identificaron los beneficios y ventajas que puede brindar una base de datos
dependiendo del uso que les quiera dar en distintos tipos de rubros para una
mejor organización de la misma.
 Bibliografía

 https://edu.gcfglobal.org/es/access-2010/formularios-consultas-y-reportes/1/.

 http://www.cs.us.es/cursos/bd-2005/Practicas/MicrosoftAccess97.pdf.

 https://www.ayuware.es/blog/usos-de-una-base-de-datos/.

 Programación en Access 2000 / Waine F. Brooks y Lars Lander Anaya Multimedia

/ISBN: 84-415-0958-1.

 Microsoft Access 97 - Desarrollo de soluciones /Timothy M. O'Brien, Steven J.

Pogge y Goeffrey E. White McGraw-Hill /ISBN: 84-481-1210-5.

 Users/ferna/Downloads/Manual%20de%20Microsoft%20Access.pdf.