Archivística

41 idiomas
 Artículo
 Discusión
 Leer
 Editar
 Ver historial

Herramientas
















La archivística, archivología o archivonomía es una disciplina propia de las
ciencias de la información, dedicada al estudio teórico y práctico de los principios,
procedimientos y problemas concernientes a las funciones 1 de los documentos y
de las instituciones que los generan y los custodian, con el objetivo de potenciar el
uso y servicio de ambos.2
La Archivística también aborda el estudio del contexto de la información
archivística y de los posibles usos que se le puede dar, razón por la cual está
incluida dentro de las Ciencias de la Información, junto con la Biblioteconomía y
la Documentación. Aunque habitualmente es relacionada con los grandes archivos
públicos, también es de aplicación a archivos familiares o de pequeñas
organizaciones. También es frecuente la perspectiva de la archivística como
disciplina dedicada al patrimonio documental histórico, pero esta visión resulta
reduccionista pues resulta imprescindible aplicar sus principios también en
la gestión documental.2
Los documentos de archivo han sido objeto siempre de prácticas que procuraban
garantizar su localización, acceso y utilidad. Sin embargo, la formulación científica
de los principios de organización archivística y el desarrollo teórico de sus
procedimientos específicos fue mínima hasta la primera mitad del siglo XIX. Desde
entonces se ha desarrollado notablemente la literatura profesional, se han creado
organismos internacionales específicos, se ha renovado el concepto de usuario
de Archivo y se han incluido en su ámbito de estudio los documentos
electrónicos.3
La archivística se enseña en titulaciones universitarias
como Biblioteconomía, Documentación, encontrándose algunas asignaturas
sueltas en otras titulaciones, como Humanidades o Historia. Tampoco pueden
olvidarse los archivos de historias clínicas, en el campo de la salud.4

Definición y ámbito de la Archivística[editar]

Definición de Archivística[editar]
Existen numerosas definiciones del concepto de Archivística, algunas de ellas
ordenadas cronológicamente conforme su fecha de publicación son: 3
Ciencia que no emplea el método científico. Auxiliar de la Historia.
Juan Nievas de Castronegro, 1902.
Ciencia de los archivos.
Eugenio Casanova, 1928.
Ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación,
interpretación, etc; de las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente
para su conocimiento ulterior y servicio público.
T. R. Schellenberg, 1958.
Disciplina joven y moderna en pleno desarrollo y formación de conceptos generalmente valederos o
reconocidos y prácticas experimentadas (...) disciplina auxiliar o funcional de la administración y la
historia, que se refiere a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus
fundamentos legales.
Aurelio Tanodi, 1960.
Ciencia que se contrae al estudio del origen, formación, organización, razón jurídica, ordenamiento legal
y funcionamiento de los archivos.
Mario Briceño Perozo, 1969.
Ciencia completa en sí, con principios universalmente válidos y una literatura científica considerable en
diferentes lenguas.
Elio Lodolini, 1982.
Ciencia y técnicas relativas a la organización, la legislación y la reglamentación, el tratamiento y la
gestión de los archivos.
Asociación Francesa de Normalización AFNOR, 1986.
Ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia éstos sean el producto
integrande de aquellos. Como tal se ocupa de la creación, historia, organización y servicio de los
mismos a la administración y a la Historia, en definitiva, a la sociedad (...) ciencia que estudia la
naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su
utilización.
Antonia Heredia Herrera, 1987.
Estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones
de los archivos.
Consejo Internacional de Archivos, 1988.
Ciencia que estudia los principios y procedimientos metódicos empleados en la conservación de los
documentos de archivo, permitiendo asegurar la presentación de los derechos, de los intereses, del
buen hacer y de la memoria de las personas morales y físicas.
Asociación Francesa de Normalización AFNOR, 1991.
Metadisciplina en la que el archivero actúa como intermediario entre el material y el usuario final.
F. J. Stielow, 1991.
Ciencia que estudia el origen, la formación, laordenación, el funcionamiento y la conservación de los
archivos, además de las leyes que los rigen y todos los problemas que les afectan, y al mismo tiempo
enseña a conocer su historia, naturaleza y escritura.
Salvatore Vagnoni, 1995.

La conclusión a la que José Ramón Cruz Mundet llega después de analizar esta y

otras definiciones de la doctrina archivística, es que la Archivística: 3
Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales
y su entorno; posee, además, un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y
procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y un fin:
hacer recuperable la información para su uso.
José Ramón Cruz Mundet, 2003.

Una definición más reciente sería:2

Ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquéllos y como sistemas
responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es
potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos.
Antonia Heredia Herrera, 2011.

Esta última es la definición que consta en noviembre de 2015 en el Diccionario

Archivístico Multilingüe del Consejo Internacional de Archivos.5
Ámbito de la Archivística[editar]
Las prácticas archivísticas han auxiliado siempre la práctica administrativa, y como
disciplina ha pasado de estar al servicio de la investigación histórica a adquirir una
entidad propia como ciencia de un marcado carácter interdisciplinar. Además, su
evolución también ha llevado a una mayor inclinación de su atención al documento
de archivo y a las relaciones que lo caracterizan, en detrimento de la dedicación a
la organización y funcionamiento del Archivo como institución. 2
La archivística tiene muchos puntos en común con la Biblioteconomía y la
Documentación, como la preocupación por la variedad de los soportes de la
información (papel, cintas magnéticas, discos ópticos,...), el avance en las técnicas
de reprografía, la planificación de la prevención e intervención en incidentes y
desastres, la evolución de las demandas de información de los usuarios, etc.
Aunque el objeto de las tres disciplinas es la información, la información
archivística tiene características propias:3

1. El documento de archivo se origina natural y fluidamente dentro de

una secuencia que lo relaciona con otros documentos de archivo; es
único, irrepetible y seriado por ser producto de una acción
continuada en el tiempo; en algún momento han tenido efectos
probatorios de carácter jurídico-administrativo; es íntegro, ya que
debe ser transmitido y conservado sin alteraciones hasta que se
decida su eliminación.
2. La información archivística es una información interna, previsible y
reglada, producida necesaria e inevitablemente en el desarrollo de
las actividades de una persona física o jurídica, como consecuencia
 de procesos previamente establecidos por quien la produce, sin que
intervenga en su aparición ningún tipo de capacidad creativa.

Historia de la Archivística[editar]

Grabado representando un archivo.

La evolución de la archivística como disciplina es uno de los temas de mayor
relevancia actualmente, es importante, comprender cómo esta ha llegado a
convertirse en un saber consolidado, una ciencia, que tiene como principal objetivo
conservar la información y facilitar el acceso al conocimiento que los documentos
otorgan.6
Primera etapa: La Archivística como instrumento inductivo y
funcional[editar]
Periodo pre-archivístico[editar]
La archivística antigua, también denominada archivo de palacio. Sus orígenes o
antecedentes más lejanos sobre el uso de los archivos fácilmente se descubren en
la antigüedad en el siglo X a. C. Surgió la necesidad de un sistema, un método o
una forma eficiente para dirigir y administrar el pueblo como lo hizo la primera
civilización de Sumeria donde se crearon los primeros documentos, después se
crean las primeras monarquías de Asia y Babilonia donde se da origen al código
de Hammurabi que hace  parte de la primera colección de leyes. Seguida por la
civilización egipcia, griega hasta el Bajo Imperio Romano, donde se evidenció la
organización y retención de fondos documentales en los palacios y monasterios.
Práctica  funcional que para la época  no contaba con un cuerpo teórico o
doctrinal, pues su labor principal era la organización y clasificación de
documentos, tarea totalmente sistemática y empírica, en la cual, el término archivo
se ve limitado, al lugar donde se guardan los documentos, los cuales poseían 
carácter administrativo y jurídico, Debido a que estos contaban con valor
probatorio.
Primeras formalizaciones de Archivo[editar]
Los documentos escritos siempre han contado con gran valor probatorio y de
autenticidad las primeras formalizaciones archivísticas son:
Archeion: Tablillas de arcilla y madera en las que se plasmaba información de
interés administrativo, jurídico y público. Es conocido actualmente como el primer
archivo Griego formal, de acceso público.
Tabularium: Tablillas de piedra y arcilla en las que se registraba información,
tanto administrativa, como jurídica. Archivo Romano de control cuyo acceso era
reservado para los funcionarios públicos, en ejercicio de su labor.
Retroceso en el devenir archivístico [editar]
Luego de la caída del imperio romano se redujo la importancia administrativa que
le daban, a los archivos. Y toma fuerza la palabra y demostración testificar.
De esta práctica inductiva, empírica y funcional, en donde los documentos debían
ser clasificados rigurosamente, actualmente no se tiene mucha información, pues
no hay documentos que hablen del tratamiento archivístico aplicados en la Edad
Antigua; por lo tanto, aún se desconoce cómo era la clasificación original y
jerárquica.
Segunda etapa: desde la Baja Edad Media- siglo XVIII[editar]
A partir de la Baja Edad Media y hasta lo que sería el siglo XVIII se encuentra la
segunda gran etapa de la archivística. Los archivos comienzan a tomar un
carácter administrativo y la concreción de sus funciones y actividades,  además de
adquirir también una característica jurídico-político, puesto que las monarquías a
un eran la forma de gobierno y los documentos le permitían al monarca tener
información sobre los derechos de la Corona e información de las tierras que se
tenían.
Por la ayuda que brindaban la corona los archivos comienzan a adquirir valor,
poder y dominio, por lo cual a los archivos de poder se les denominó como “La
función coercitiva del archivo”, esta función costra de tres características que
serias: El carácter patrimonial que tiene el archivo, el secretismo y el tercero la
inaccesibilidad del Archivo.
Desde finales del s. XVI y a lo largo de los siglos XVII y XVIII surgen una serie de
tratadistas que desarrollan la literatura archivística con contribuciones nada
desdeñables tanto en sus planteamientos especulativos como en sus empeños
experimentados y técnicos. Todo ello tuvo un efecto positivo en la creación de un
cuerpo doctrinal archivístico, además  se buscan respuestas concretas a
problemas reales, realizando hipótesis que deberán ya ser tenidas en cuenta en el
futuro a efectos de clasificar, ordenar y describir documentos y que tanto incidirán
en la doctrina jurídica de la archivística.
La relación entre archivos y administración es bilateral; si por un lado las reformas
administrativas condicionan la evolución cuantitativa y cualitativa de los archivos,
por otro, éstos inciden en el desarrollo de aquellas y en su mayor
funcionalidad pragmática. Por lo tanto el archivo es considerado como entidad
necesaria para el funcionamiento administrativo.
Tercera etapa[editar]
Los documentos adquieren otro valor además de fuente de poder, el de fuente
para la historia a raíz del surgimiento del concepto de Archivo de Estado.
Comienza desde el siglo XVII una concentración archivística en grandes archivos,
se organizan los archivos administrativos, se elaboran ordenanzas que regulan el
acceso, y se instituye el principio de secreto y en el siglo XVIII aparecen numerosos
tratados archivísticos.
En el siglo XIX el desarrollo del principio de procedencia, este principio consiste en
separar los fondos de cada administración y de cada oficina.
En el siglo XX El desarrollo de la archivística. Cruz Mundet en un principio
consideraba a la Archivística como una disciplina (en el siglo XIX), pero, ya se
puede considerar como una ciencia en constante evolución.
Aparecen nuevas preocupaciones a las que la archivística debe dar respuesta:
Burocratización de las administraciones públicas, participación de varias oficinas
en el trámite administrativo, aparición de nuevos procedimientos de reproducción
de documentación, existencia de un fondo acumulado durante el siglo XIX, ante la
dedicación de los profesionales de la documentación histórica y abandono de la
administrativa.
Necesidad de aplicación de criterios racionales de eliminación. La II Guerra
Mundial marcará el despegue de la archivística. Cruz Mundet enumera dos
razones:
El reconocimiento del interés de la documentación contemporánea para la
investigación, la expansión de la democracia, y la expansión del principio de
transparencia de las administraciones públicas.  
Además, se recoge la dimensión administrativa de los archivos, olvidada hasta
este momento, y nacen nuevos modelos: RECORDS MANAGEMENT.

Principios de la Archivística[editar]
Véase también: Principio de procedencia y orden original
Respeto de los fondos[editar]
Este principio implica respetar la integridad material e intelectual de cada fondo de
archivos sin intentar separar los unos de los otros, los documentos que lo
componen y sin repartirlos en categorías artificiales en función de su sujeto.
Clasificación e instrumentos de búsqueda (Repertorio, inventarios, base de datos,
etc.) deben permitir al investigador, no perder de vista el vínculo orgánico que une
cada documento a la entidad que lo ha producido. En este sentido, los dos
principios fundamentales de la Archivística son precisamente el principio de
procedencia y el principio de orden natural.

Ciclo de vida de los documentos[editar]

Teoría de las tres edades de los archivos[editar]
Todo documento pase sucesivamente por dos o tres fases. En la primera, surge
de los archivos corrientes, aquellos que se reportan cotidianamente, este es
conservado por las personas que lo hayan producido o recibido. 7
Cuando estos documentos dejan de utilizarse cotidianamente y tampoco se
pueden destruir, pasan al estado de archivos intermediarios, en esta etapa los
documentos pueden ser ubicados en un local donde se podrán consultar en caso
de necesidad o se confía a un servicio de archivos que lo restituirá si se pide. Una
vez llegado el momento donde conservarlos ya no es necesario por la conducta de
la actividad o por obligatoriedad, puede ser destruido o ser confiado como archivo
definitivo a un servicio de archivos históricos.
En Francia, los archivos definitivos de las personas públicas, ya sea de
colectividades territoriales o de servicios desconcentrados del estado deben ser
entregados a los archivos departamentales del territorio geográfico donde se
encuentren. Los archivos definitivos de las administraciones centrales del estado y
de los establecimientos públicos a competencia nacional deben ser entregados a
los archivos nacionales.

Funciones de la archivística[editar]
 Creación
 Evaluación
 Crecimiento (adquisición)
 Clasificación
 Conservación (preservación)
 Descripción e indexación
 Difusión
En la obra colectiva Administración de archivos (2011), redactada por
profesionales españoles e iberoamericanos, se estudian las funciones
archivísticas agrupadas en dos categorías: funciones del sistema de
administración de documentos y funciones de administración del sistema. Se
incluyen entre las funciones de administración documental: la identificación; la
clasificación; la descripción; la valoración, selección y eliminación, y la captura y
transferencia de documentos. Son funciones de administración del sistema: la
formación de usuarios; la gestión de recursos; la gestión de accesos y consultas;
la elaboración de disposiciones normativas; el manual de buenas prácticas, y la
difusión y acción cultural.8

Véase también[editar]
 Aprendizaje organizacional
 Anexo:Archivos de España
 Bibliotecología
 Documentación
 Gestión documental
  ISAD(G)
 Paleografía
 Principio de procedencia y orden original

Referencias[editar]
1. ↑ Editorial, A. (1988). Dictionary of archival tology  : english and french with equivalents
in dutch, german, italian, russian and spanish. Munchen etc. : K. G. Saur.
p. 212. ISBN 3-598-20279-2.
2. ↑ Saltar a:a b c d Heredia Herrera, Antonia (2011). Lenguaje y vocabulario archivísticos,
algo más que un diccionario. Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía. ISBN 978-
84-9959-038-7. Consultado el 15 de noviembre de 2015.
3. ↑ Saltar a:a b c d Cruz Mundet, Jose Ramón (2003). Manual de Archivística (6ª edición).
Fundación Germán Sánchez Ruipérez. ISBN 84-89384-31-2.
4. ↑ Giraldo Lopera, Marta Lucía (2009). Archivística  : fundamentación teórica y tradición
formativa. ISSN 0120-0976. Archivado desde el original el 10 de febrero de 2022.
Consultado el 10 de febrero de 2022.
5. ↑ Consejo Internacional de Archivos (30 de septiembre de 2015). «Diccionario
Archivístico Multilingüe». Consultado el 15 de noviembre de 2015.
6. ↑ Vivas Moreno, Agustín (2004). «El tiempo de la archivística: un estudio de sus
espacios de racionalidad histórica». Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 3.
7. ↑ «Ciclo de vida de un documento». Mercury. 11 de febrero de 2020. Consultado el 13
de febrero de 2022.
8. ↑ Cruz Mundet, José Ramón (dir.) (2011). Administración de documentos y archivos:
textos fundamentales. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros. ISBN 978-
84-615-5150-7. Archivado desde el original el 10 de septiembre de 2018. Consultado el
13 de enero de 2016.

Enlaces externos[editar]
 Consejo Internacional de Archivos - CIA (en inglés)
trol de  Proyectos Wikimedia
ridades
  Datos: Q380313

  Multimedia: Archival science / Q380313

 Identificadores

 BNE: XX4576293

 BNF: 133184021 (data)

 GND: 4142971-0

 LCCN: sh2007101328

 NKC: ph118588
 NLI: 987007530776505171

 SUDOC: 027259617
Categorías: 
 Archivística
 Gestión de información
 Esta página se editó por última vez el 26 jun 2023 a las 08:21.
 El texto está disponible bajo la Licencia Creative Commons Atribución Compartir Igual 4.0; pueden
aplicarse cláusulas adicionales. Al usar este sitio, usted acepta nuestros términos de uso y
nuestra política de privacidad.
Wikipedia® es una marca registrada de la Fundación Wikimedia, Inc., una organización sin ánimo de
lucro.