Modulo 3
Modulo 3
Modulo 3
Administrativas
UNIDAD 3
CONTENIDO: Las herramientas de la administración. Los procedimientos
administrativos. Los circuitos administrativos. Estandarización de los procesos
de trabajo. Acto administrativo, procedimiento y sistema. Manual de
procedimiento: conceptualización, diseño y representación. Descripción
analítica y gráfica. Casos de Administración Pública.
TABLA DE CONTENIDO
SISTEMA ........................................................................................................................................ 4
Sistema ...................................................................................................................................... 4
Sistema organizacional .............................................................................................................. 4
Sistema Administrativo ............................................................................................................. 4
PROCEDIMIENTO – PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS .......................................................... 7
Concepto y finalidad.................................................................................................................. 7
Métodos para el relevamiento y análisis de los procedimientos ............................................. 8
ACTO ADMINISTRATIVO ............................................................................................................ 9
ESTANDARIZACION DE LOS PROCESOS DE TRABAJO - CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS .............. 10
Estandarización de los procesos de trabajo ............................................................................ 10
Circuitos Administrativos ................................................................................................... 11
UNIDAD 3
LAS HERRAMIENTAS DE LA ADMINISTRACION
Objetivos:
• Conocer el concepto de Sistema Administrativo como parte del proceso administrativo.
• Comprender el concepto de procedimiento como parte de las actividades que realizan las
organizaciones para alcanzar sus objetivos.
• Lograr que el alumno identifique, conozca y aplique las pautas básicas de graficación de
un procedimiento.
SISTEMA
Sistema
Se define como un conjunto de elementos interrelacionados. Ejemplo: sistema
económico, sistema de salud, sistema de transporte, un automóvil. A los efectos de estudio, en
esta asignatura nos centramos en el sistema organizacional.
Sistema organizacional
La organización, como sistema, es un conjunto de elementos interrelacionados
(personas, recursos físicos e información) orientados a la consecución de objetivos y que, para
lograrlos, el sistema realiza un ciclo de entradas, procesos y salidas mediante el cual interactúa
con su ambiente.
Definimos ambiente como los elementos externos a la organización (proveedores,
clientes, competidores, agencias reguladoras, variables económicas, sociales, tecnológicas,
legales, culturales, demográficas, ecológicas y políticas) que inciden sobre el funcionamiento del
sistema.
Trabajo
Entrada Proceso Salida
Materia
prima Productos
Tecnología Servicios
Capital Retroalimentación
Información
Sistema Administrativo
El concepto de sistemas administrativos está estrechamente relacionado con los
procesos. Un sistema administrativo es una red de procedimientos relacionados de acuerdo con
un esquema integrado, tendientes al logro de fines. Forma parte de la organización, es un
subsistema de la misma.
Distintos elementos conforman los sistemas administrativos:
1. Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y con distintas
atribuciones.
2. Un conjunto de recursos físicos.
3. La información es el tercer elemento, y es el elemento administrativo por
excelencia. La información es la materia prima de la administración. Sin ella
no resulta posible la toma de decisiones que interrelacionan a los niveles
directivos, gerenciales y operativos, ni el control de las operaciones de la
empresa. Es el elemento que emplearán por igual procesadores humanos y
electrónicos.
El término administrativo es aplicable a toda actividad que requiere de información o
que la genera a través de la terminal de una computadora, mediante un formulario, una nota o
un registro.
Por lo tanto, el sistema administrativo está formado por un conjunto de
procedimientos administrativos siendo, la información que circula en los mismos, el elemento
más importante de este sistema.
El sistema administrativo puede ser independiente y formar parte de cada sector de la
organización (Ej. el sistema administrativo del área de Producción de una empresa, que sirve de
apoyo a la función de producción, estará conformado por los siguientes documentos: Orden de
Producción, Pedido de Materiales y Fichas de Stock). El sistema administrativo también puede
estar integrado en un solo sector, en un área de Administración que cumplirá las funciones
administrativas de apoyo a los demás sectores de la organización.
Para que las funciones de la organización (Ej.: producción, comercialización y finanzas,
en una organización privada o empresa; docencia, investigación y extensión, en una universidad)
puedan llevarse a cabo en forma coordinada y efectiva, será necesario que múltiples actividades
administrativas se desarrollen eficazmente y suministren la información necesaria para la toma
de decisiones.
Los tipos de actividades que comprende un sistema administrativo típico pueden ser
divididos en cinco subsistemas (para una organización pública o privada, según corresponda):
compras, pagos, producción, ventas y cobranzas.
¿Qué funciones cumple?
1. Hacer las cosas que se deben hacer. Un sistema administrativo debe posibilitar que las
operaciones se ejecuten en el tiempo y en la forma planeada para lograr de esa forma
las metas establecidas.
Los sistemas administrativos serán los encargados de especificar los pasos a seguir; las
normas que deben cumplirse para asegurar la calidad; y la vinculación entre los distintos
procesos a fin de cumplir con las metas establecidas. En la medida que tengamos en
cuenta el uso de los recursos, estaremos atendiendo también a la eficiencia.
2. Un sistema administrativo debe posibilitar que las operaciones se ejecuten en forma
eficiente, a través de la mejor utilización de los recursos organizacionales.
Un sistema será más eficiente que otro cuando los procesos puedan ser ejecutados en
menor tiempo por requerir menos pasos, contar con métodos más simples o utilizar
medios electrónicos; pero en la relación insumo-producto se deberá considerar, además
del tiempo, el uso de otros recursos como el costo del procesamiento electrónico, del
personal, de los formularios, del espacio de archivos, etc. Existen muchos casos en que
los pasos, controles, documentos, archivos o registros requeridos en un proceso, hacen
incompatible su costo con el beneficio que pretenden generar. Es decir, se debe analizar
siempre la relación costo-beneficio de los sistemas administrativos.
3. Un sistema administrativo permite el control interno.
El control interno está estrechamente ligado con los sistemas administrativos,
incorporado a su diseño, y atiende simultáneamente a los siguientes objetivos:
• Eficacia de los procedimientos y controles.
• Eficiencia operativa.
• Seguridad de los bienes y valores involucrados.
• Confiabilidad de la información.
Los requerimientos de un sistema administrativo en materia de control interno tendrán
en cuenta aspectos tales como:
• Separación de funciones.
• Asignación de responsabilidades.
• Niveles de autorización.
• Documentación de los traslados de bienes y valores.
• Diseño de formularios y archivos.
• Control numérico del uso de formularios.
• Normas de seguridad informática.
• Normas respecto del personal interviniente.
• Puntos específicos de control y controles cruzados.
• Registros contables y estadísticos.
4. Un sistema administrativo proporciona información útil para la toma de decisiones y el
control, en los distintos niveles de la organización.
Una de las características de los sistemas administrativos es la captura de datos sobre
las operaciones (a medida que éstas se realizan) para luego procesarlos según los
requerimientos de información de los distintos niveles decisorios; de esta forma se va
estructurando la pirámide informativa.
El sistema administrativo por sí mismo no puede asegurar el éxito de la organización,
pero esta difícilmente pueda ser exitosa sin un buen sistema administrativo.
Subsistema
Compras Subsistema
Ventas
Procedimientos
Procedimientos
Subsistema
Pagos
Sistema Subsistema
Producción
Organizacional
Procedimientos
Procedimientos
Subsistema Procedimientos
Cobranzas
ACTO ADMINISTRATIVO
Los Actos Administrativos forman parte de los procedimientos administrativos de las
organizaciones públicas, por lo que se considera importante en esta asignatura dar una
definición del mismo.
El concepto y requisitos de los actos administrativos que seguidamente se citan, fueron
extraídos del TÍTULO III, CAPÍTULO I y II, Artículos 25, 26, 27 y 28, de la Ley N° 3.559 “Código de
Procedimientos Administrativos para la provincia de Catamarca”.
Concepto: entiéndese por acto administrativo toda declaración unilateral efectuada
en ejercicio de la función administrativa, que produce efectos jurídicos individuales en forma
directa (Artículo 25, primer párrafo).
El acto administrativo deberá satisfacer todos los requisitos que se establecen en la
citada Ley y producirse con arreglo a las normas que regulan el procedimiento administrativo
(Artículo 26).
Requisitos: Son requisitos esenciales del acto administrativo, los siguientes: (Artículo
27).
Competencia
a) Ser dictado por autoridad competente;
Causa
b) Deberá sustentarse en los hechos y antecedentes que le sirvan de causa y en el
derecho aplicable.
Objeto
c) El objeto debe ser cierto y física y jurídicamente posible; debe decidir todas las
peticiones formuladas; pero puede involucrar otras no propuestas, previa
audiencia del interesado y siempre que ello no afecte derechos adquiridos;
Procedimientos
d) Antes de su emisión deben cumplirse los procedimientos esenciales y sustanciales
previstos y los que resulten implícitos del ordenamiento jurídico. Sin perjuicio de
lo que establezcan otras normas especiales, considerase también esencial el
dictamen proveniente de los servicios permanentes de asesoramiento jurídico
cuando el acto pudiera afectar derechos subjetivos e intereses legítimos;
Motivación
e) Deberá ser motivado, expresándose en forma concreta las razones que inducen a
emitir el acto, consignando, además, los recaudos indicados en el inc. b) del
presente artículo;
Finalidad
f) Habrá de cumplirse con la finalidad que resulte de las normas que otorgan las
facultades pertinentes del órgano emisor, sin poder perseguir encubiertamente
otros fines, públicos o privados, distintos de los que justifican el acto, su causa y
objeto. Las medidas que el acto involucre deben ser proporcionalmente adecuadas
a aquella finalidad.
Los contratos que celebre el Estado, los permisos y las concesiones administrativas
se regirán por sus respectivas leyes especiales, sin perjuicio de la aplicación de las
normas del presente título, si ello fuere procedente.
El acto administrativo debe manifestarse expresamente y por escrito; indicará el
lugar y fecha en que se lo dicta y contendrá la firma de la autoridad que lo emite;
sólo por excepción y si las circunstancias lo permitieren podrá realizarse una forma
distinta (Artículo 28).
1. OPERACION
Símbolo asociado:
2. TRASLADO
Símbolo asociado:
- 1 formulario
- 1 comprobante
- 1 registro
- 1 expediente
- 1 legajo
- 1 libro, etc.
Ejemplo: Si enviamos al Sector B un documento que emite el Sector A. El Sector Compras
confecciona una Orden de Compra por duplicado y remite el original al Proveedor.
Aclaración: en los tres casos, la punta de flecha señala el curso del transporte.
Símbolo asociado:
(*) Elementos que contienen información y que circulan habitualmente en los distintos sectores
de la organización: Ej.:
- Formularios:
o Orden de Compra.
o Solicitud de cotización de precios.
- Comprobantes:
o Factura.
o Recibo.
o Remito.
- Notas.
4. CONTROL
Símbolo asociado:
Oportunidad de uso: con este símbolo graficamos toda actividad que represente: inspección,
verificación, examen, o comparación efectuada sobre los elementos de información
(documentos).
Ejemplos:
1. Control de cantidad y calidad de un producto adquirido, con el Formulario de Pedido de
Materiales y Solicitud de compra.
2. Examen practicado por el Sector Compras de que todas las solicitudes (formularios de
pedido de materiales y solicitud de compra) se encuentren aprobadas por los
responsables asignados.
3. La verificación de un asiento contable con el comprobante respectivo.
5. DESGLOSE
Símbolo asociado:
6. ARCHIVO TRANSITORIO
Símbolo asociado:
Símbolo asociado:
8. DEMORA
Símbolo asociado:
9. DESTRUCCIÓN
Símbolo asociado: X
Oportunidad de uso: se usa a los efectos de representar la eliminación física de elementos
transportadores de información (comprobantes, registros, formularios, documentos). El
término eliminación es bastante amplio pues incluye no sólo la
- Anulación de un cheque.
- Anulación de un talonario por haber sido utilizadas /emitidas todas las facturas.
- Legajo de un empleado dado de baja.
10. ALTERNATIVA
Símbolo asociado:
Oportunidad de uso: se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos
cursos de acción o distintas alternativas. Vale decir, que a partir de un momento determinado
del proceso, se presenta una situación (disyuntiva) que origina la necesidad de optar por dos o
más caminos de acción.
Ejemplos:
1) Control:
Situación: se controla los productos adquiridos con la Solicitud de Compra.
Disyuntiva: pueden existir productos defectuosos /no defectuosos.
Cursos de acción (alternativas)
1. Si son defectuosos: se reclama al Proveedor y se devuelve la mercadería.
2. Si no son defectuosos: se envían al sector que los solicitó.
2) Análisis:
Situación: el Sector Compras analiza la posible compra con el formulario de Solicitud de
Compra.
Disyuntiva: aprobar/rechazar el requerimiento
Cursos de acción (alternativas):
1. Si rechaza, archiva definitivamente la Solicitud de Compra.
2. Si aprueba, estudia los posibles proveedores y pide cotización de precios.
11. CONECTOR
Símbolo asociado:
Oportunidad de uso: representa el vínculo entre procesos que se hallan en otro circuito.
También se usa para aclarar que el cursograma sigue en otra hoja. Nexo entre procedimientos
distintos y entre páginas en un mismo procedimiento.
Ejemplos:
Símbolo asociado:
Se han considerado aspectos relativos al diseño, símbolos y líneas. En general, se destacan los
siguientes:
1. Aspectos relativos al Diseño
a) Graficación
Existen distintas formas de graficar, pero la más usada por resultar de mayor
claridad (más fácil lectura e interpretación) es la siguiente:
Las actividades se presentan en forma conjunta y cronológica en un gráfico de
columnas que representan, cada una, una unidad o sector organizacional, o bien,
una persona que participa en el procedimiento. De esta forma se da una visión más
clara de las secciones que emiten o reciben documentación y, a la vez, facilita el
análisis del destino de los formularios.
b) Ubicación de símbolos
Se ubican dentro de las columnas y se vinculan mediante flechas o símbolo de
transporte.
La punta de la flecha indica la dirección del transporte
Se deben considerar las actividades que forman parte del proceso para
representarlas con el símbolo apropiado, el símbolo que corresponda.
c) Dirección del diseño/Orientación del dibujo
En General: El dibujo del proceso deberá efectuarse en sentido descendente. De
arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, a medida que hay movimientos hacia
otros sectores. Es decir, que la primera operación del procedimiento debe graficarse
en la primera columna del lado izquierdo. Se podrá usar el sentido lateral
(horizontal) cuando se produce un cambio de sector.
Posibilidad que da la Norma: se puede usar el sentido ascendente para indicar
retrocesos en el procedimiento y, también, para otros pases cuando lo motive la
economía de espacio en el diseño.
d) Distancia entre los símbolos y entre éstos y las líneas
Por razones de claridad en el formulario para la representación gráfica, es
conveniente que entre los símbolos y entre éstos y las líneas haya la mayor distancia
posible. La Norma estableció el empleo de una distancia mínima de 5 mm. La
excepción es el caso de los símbolos de ejemplares superpuestos.
Ejemplares Superpuestos
Registra Factura
Símbolo de conector: cuando se trata de una conexión, si ésta está vinculada con
otra hoja se indicará: “de hoja” o “a hoja”, según el caso. Si la vinculación es de dos
procesos o dos Circuitos, debe aclararse el nombre del proceso correspondiente.
Ej. 1): Circuito Compras (si este proceso se grafica en dos hojas: 1 y 2): se usa símbolo
de conector al finalizar la hoja 1, en el extremo inferior derecho de la hoja del
diagrama y se describe: “A Hoja 2”. Y se usa, también, símbolo conector al comenzar
la hoja 2, en el extremo superior izquierdo de esta hoja y se describe: “De Hoja 1”.
A Hoja 2 De Hoja 1
Factura
Remito
X Inutilización del
Legajo 1
X Destrucción de un
comprobante
Menor a
5000
Si son más de tres opciones: se traza una sola línea desde el símbolo que se ubica
en forma horizontal o vertical, con el número de líneas necesarias dependiendo de
la cantidad de opciones.
Gráfica para cinco opciones:
Orden de Compra OC
Si se opta, en el gráfico del proceso, por indicar al costado del símbolo la abreviatura
del nombre del Formulario, se debe agregar, en forma separada a la hoja del
diagrama, un apartado de “Referencias” para la documentación usada en ese
proceso, donde se precise la abreviatura (OC) y su significado (Orden de Compra).
f) Numeración de las operaciones o actividades
Es costumbre numerar en forma correlativa las operaciones para referenciación e
identificación. Se le asigna un número cardinal a cada operación, siguiendo el orden
en que se diagraman. Esta práctica permite agilizar la referenciación cuando el
detalle del procedimiento se realiza en hoja separada; en este caso se coloca el
número al costado izquierdo de cada símbolo.
Registra
1
2
Coteja Remito
3
Analiza informe
Entrada
Líneas de salida: son aquellas que conectan a los símbolos por el lado inferior o
lateral derecho del mismo.
Salida
Las líneas de entrada y salida que tienen los símbolos nos permiten clasificarlos
como símbolos de ubicación inicial, intermedia y final.
Un símbolo es inicial cuando indica el nacimiento de una operación. Constituye el
punto de partida de un circuito. De ellos salen una o varias líneas de dirección, pero
no entra ninguna.
Nota de Venta
Emite
Nota de Venta
Remito
F1
R 1, 2
2
d) Acciones simultáneas de operación y control
Cuando en forma simultánea, o en el mismo momento, se producen dos acciones:
de operación y control, por razones de espacio, se puede realizar la siguiente gráfica
resumen de las mismas.
Ejemplo: Se controla la mercadería recibida con el Pedido de Materiales (control);
se firma y sella el duplicado de recepción y se envía la mercadería al sector
solicitante (operación).
Símbolo de operación y control
Controla mercadería
Firma y sella R2
Remite mercadería
b) Cruce de líneas
La representación gráfica del procedimiento se realizará evitando en lo posible que
las líneas de secuencia, horizontales y verticales, se entrecrucen. En este caso, si es
posible, se reubican las columnas, símbolos o formularios.
Cuando sea imprescindible un cruce de líneas, se utilizarán puentes de media
circunferencia. Los puentes deberán trazarse de forma que la concavidad tenga el
mismo sentido de la línea a la que corta.
Ejemplo
Formato de los cursogramas
La Norma IRAM 34.503 establece los lineamientos generales para el diseño de Formularios para
la representación gráfica de procedimientos administrativos, para lo cual sugerimos su lectura.
Para ello, se pondrá un título en la parte superior derecha de la hoja del diagrama. Los datos que
se indican habitualmente, son:
Empresa Mirasoles
Procedimiento de Compras Código: 1
Fecha: 03/10/2022 Realizado por: Juan González
1. RESUMEN
Nos ubicamos en la segunda etapa del proceso administrativo, donde se debe trabajar
en la manera en que se va a coordinar los elementos que conforman la organización y alcanzar
los objetivos propuestos.
Ahí aparece el concepto de Sistema Administrativos, los cuales se encuentran
integrados por una red de procedimientos. A su vez, los procedimientos están compuestos por
los procesos. Y, a los procesos, se los puede ver como una secuencia de actividades.
Es de resaltar la importancia de la estandarización de los procesos de trabajo, como
forma de garantizar que las actividades sean realizadas de una manera similar y permitan lograr
uniformidad en los resultados.
Luego pasamos a trabajar sobre los cursogramas, que es la graficación de los
procedimientos. Para la realización de los cursogramas recurrimos a las Normas IRAM vigentes
en Argentina, que apuntan a su normalización, definiendo los símbolos y las formas en que se
han de graficar.
Bibliografía obligatoria:
Klein, Miguel Jorge. Cursogramas. Técnicas y Casos. Sexta Edición. Librería Editorial Osmar D.
Buyatti. Año 2010.
MURA, Raúl; JULIANI, Darwin Agustín (2014). Manual de Estudios a Distancia de la Asignatura
Administración General. Catamarca: Universidad Nacional de Catamarca.
Norma IRAM N° 34.501. Símbolos para la Representación Gráfica de Procedimientos
Administrativos.
Norma IRAM N° 34.502. Técnicas Para La Representación Gráfica de Procedimientos
Administrativos.
Norma IRAM N° 34.503. Formato de los Cursogramas.
Bibliografía utilizada:
Gilli, Juan José. Sistemas Administrativos – Técnicas y Aplicaciones. Tercera Edición. Editorial
Docencia. Año 1998.
Vázquez, Jorge y Caniggia, Norberto. La Empresa – Procedimientos Básicos, Cursogramas y
Control Interno. Segunda Edición. Ediciones Macchi. Año 2006.