Proceso de Información

Administración General 2017
PROCESO DE INFORMACION
Objetivo:
Conocer los alcances e importancia de la información en las organizaciones, reconociendo los procesos
que la generan.
Temas a abordar:
 Sistemas de Información
 Etapas de la transformación de datos en mensajes
 Características del Sistema de Información y de la Información
 Estratificación de la Información
¿Qué es un Sistema de Información?

Cualquier organización es en sí un sistema. Su entorno es el sistema productivo en que se inserta, del
que recibe una serie de entradas, en forma de demanda, y al que entrega una serie de salidas, u oferta. A su
vez, dentro de él existen varios subsistemas, los distintos departamentos o áreas en que se divide la empresa.
Para que los subsistemas que forman la organización funcionen coordinadamente, es necesario otro
subsistema más, el sistema de información, que tiene como misión asegurar que la información necesaria
fluya, dentro del sistema, de unos subsistemas a otros y que inevitablemente existe en cualquier
organización. Del buen funcionamiento de este subsistema depende en gran parte el éxito global de la
Organización.
“Un sistema de información se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que
recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y
1
el control en una organización” Laudon y Laudon.
Además también pueden ayudar a los gerentes y los trabajadores a analizar problemas, visualizar
asuntos complejos y crear nuevos productos.
Todo Sistema de Información, surge de la necesidad de información que experimenta una organización
para implementar un conjunto específico de toma de decisiones. Por ello sus propósitos básicos son: 1.-
Toma de decisiones y 2.- Control.
Hoy en día la información se considera que uno de los principales activos de una organización es su
información, es un RECURSO. El Sistema de información tiene como misión asegurar que la información
necesaria fluya, dentro de la organización y de unos subsistemas a otros dentro de la misma.
Componentes de un Sistema de Información

Un Sistema de información tiene tres componentes necesarios a saber: Datos, Usuarios y Tecnología.
Además es posible distinguir los siguientes elementos en un Sistema de Información: Personas,

Equipos, Base de Datos, Procedimientos, Políticas
1
Laudon Keneth, Laudon Jane. Sistemas de Información Gerencial. Décima Edición. México. Pearson
Educación. 2008
1 Cra. Zunilda G. Almirón
Distinción de conceptos
En ocasiones los términos Dato e Información se utilizan como sinónimos, lo cual es un error.
Dato puede ser un número, una palabra, una imagen. En el ámbito cotidiano se utiliza en plural
“datos”, los cuales son la materia prima para la producción de información.
Información, por su parte, son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para
alguien.
Finalmente un Sistema es el mecanismo por el cual se generará la información.
 Datos: Secuencias de hechos en bruto que representan eventos que ocurren en las organizaciones o
en su entorno, antes de que puedan ser organizados y ordenados en una forma en que las personas
puedan entenderlos y utilizarlos de manera efectiva
 Información: Datos que se han moldeado (procesado) de una forma significativa y útil para las
personas.
 Sistema de Información: Conjunto integrado y coordinado de personas, equipos, base de datos,
políticas, procedimientos, que tendrán a su cargo la realización de tareas a fin de TRANSFORMAR los
datos en informes de salida.
 Informe: Producto o Salida del Sistema. Se transforma en Conocimiento cuando es comprendido.
Sistema de Información
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, procesamiento,
almacenamiento y salida de información.

Cada una de las etapas puede definirse como sigue:

a) Entrada: Captura o recolecta datos en bruto tanto de la organización como de su entorno.
- Selección: Escoger que datos vamos a necesitar a los efectos de redactar el informe. Elegir las
fuentes de datos
- Recolección: Elegir cuales son los medios más adecuados para la obtención de datos.
- Registración: Plasmar los datos en soportes de información. Identificarlos
b) Procesamiento: Convierte esta entrada de datos en un información significativa. Implica someter los
datos a operaciones lógicas y matemáticas como Clasificar, Ordenar, Calcular, etc.
c) Salida: Transfiere la información a las personas que la usaran o a las actividades para las que se
utilizará. Implica una actividad de Control lo cual es someter el Informe a un conjunto de
verificaciones para asegurar la veracidad del mismo y de Comunicación que es el traslado del
Informe al usuario, se debe elegir el soporte adecuado.
d) Almacenamiento: Guarda la información para futuros usos. Implica conservar los registros en el
tiempo y espacio. Elegir el sistema de archivo
e) Retroalimentación: La información que se devuelve al personal de la organización correspondiente
para ayudarlo a evaluar o corregir la actividad de entrada.
Para diseñar un adecuado sistema de información es necesario tener en cuenta las siguientes pautas:
- Diferenciar funciones operativas de las puramente administrativas.
- Determinar las necesidades de información.
- Confeccionar la red de información.
- Seleccionar elementos importantes para su adecuado funcionamiento.
Características del Sistema de Información y de la Información

Los Sistemas de Información se construyen para mejorar la Organización y habitan en la estructura de
las mismas. Habilitan a la organización a resolver los problemas y/o son parte de la solución de los mismos.
Para ello la información debe cumplir con las siguientes características:
 Relevancia: es decir referida a cuestiones trascendentes, la importancia está ligada a la mayor utilidad
que preste. Además la información que le es proporcionada a una persona debe estar relacionada con
sus tareas y responsabilidades.
 Oportunidad: debe estar disponible no antes ni después, sino en el momento justo. Puede necesitarse
en determinado momento en forma absoluta (si no está disponible en ese momento luego ya no sirve) o
relativa ( aunque se obtenga tarde puede seguir siendo útil)
 Relatividad: debe ser comparable dentro de un marco que la posición en un determinado contexto.
 Calidad: debe ser correcta, veraz, cierta. Que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad
planteada, lo que brinda seguridad en los usuarios que la pueden aprovechar en toda su magnitud, sin
plantearse dudas en cuanto a su utilidad.
También es deseable que la información cumpla con las condiciones de:

 Accesibilidad: Facilidad y rapidez con que se puede obtener la información resultante.
 Verificabilidad: Posibilidad de que varios usuarios examinen la información y lleguen siempre a la misma
conclusión
 Comprensibilidad: Integridad del contenido de la información. No se refiere necesariamente al volumen
sino que el resultado sea completo
 Claridad: El grado en que la información está exenta de expresiones ambiguas
Estratificación de la Información
Hemos mencionado que la información es requerida para la toma de decisiones. Sin embargo los
distintos niveles de la organización no necesitan (o requieren) el mismo tipo de información por lo que la
información se puede clasificar de la siguiente manera:
a) Según la perspectiva de los usuarios: La información se puede estratificar teniendo en cuenta las
Jerarquías. Apoya las operaciones de los distintos niveles de la Pirámide Organizacional.
b) Según la perspectiva funcional: La información se puede estratificar por áreas funcionales. Apoyan
las operaciones de cada una de las Áreas Funcionales Específicas.

c) Según una perspectiva integral: Los Sistemas de Información son aplicaciones que abarcan todas las
Áreas Funcionales. Ayudan a la organización a volverse más flexible y productiva.
a) Según la perspectiva de los usuarios en la Pirámide Organizacional:
b) Según la perspectiva funcional:

Implica comprender como los sistemas de información sirven a cada una de las áreas Funcionales específicas.
Ejemplo:

c)Según la perspectiva Integral:

Implica el análisis de cómo manejar, distribuir, coordinar y compartir la información de diferentes Sistemas
de información. Ayudan a las Organizaciones a volverse más flexibles y productivas.
Ejemplos:
Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM)
Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM)
Sistemas de administración del conocimiento (KMS)

Conclusión
El valor de la Información
Todas las funciones de la Administración: Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para
un buen desempeño organizacional
Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de
Información.
Del buen funcionamiento de estos Sistemas depende en gran parte el éxito de la Organización en el
cumplimiento de sus objetivos.
Bibliografía:
Andreu R., Joan E. Ricart J., Valor J (1996). “Estrategia y sistemas de información”, Mc.Graw Hill.
Andreu R., Joan E. Ricart J., Valor J (1996). “La organización en la era de la Información”, Mc.Graw Hill.
Edwards, Ward, Bytheway (1998) “Fundamentos de Sistemas de Información”, Prentice Hall.
Laudon K. C. y Laudon J. P. (2008). Sistemas de Información Gerencial: Administración de la Empresa Digital.

Décima edición. Pearson Educación.
O'Brien J. y Marakas G. (2006). Sistemas de Información Gerencial. Séptima edición. Mc Graw Hill.
Reyes, L. A. (2012) “La Hipótesis racional en las organizaciones y el estado”. EDUNER.

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Componentes de un Sistema de Información

Además es posible distinguir los siguientes elementos en un Sistema de Información: Personas,

2 Cra. Zunilda G. Almirón

Cada una de las etapas puede definirse como sigue:

Características del Sistema de Información y de la Información

También es deseable que la información cumpla con las condiciones de:

3 Cra. Zunilda G. Almirón

a) Según la perspectiva de los usuarios en la Pirámide Organizacional:

b) Según la perspectiva funcional:

4 Cra. Zunilda G. Almirón

c)Según la perspectiva Integral:

Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

5 Cra. Zunilda G. Almirón

Edwards, Ward, Bytheway (1998) “Fundamentos de Sistemas de Información”, Prentice Hall.

Laudon K. C. y Laudon J. P. (2008). Sistemas de Información Gerencial: Administración de la Empresa Digital.

Reyes, L. A. (2012) “La Hipótesis racional en las organizaciones y el estado”. EDUNER.

6 Cra. Zunilda G. Almirón

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