Este documento describe los manuales administrativos, incluyendo su definición, tipos, importancia, contenido, ventajas y desventajas. Explica que los manuales son documentos que permiten registrar y transmitir información de una organización de manera ordenada. También cubre dos tipos específicos de manuales, los manuales de funciones y los manuales de procedimientos.
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Este documento describe los manuales administrativos, incluyendo su definición, tipos, importancia, contenido, ventajas y desventajas. Explica que los manuales son documentos que permiten registrar y transmitir información de una organización de manera ordenada. También cubre dos tipos específicos de manuales, los manuales de funciones y los manuales de procedimientos.
Este documento describe los manuales administrativos, incluyendo su definición, tipos, importancia, contenido, ventajas y desventajas. Explica que los manuales son documentos que permiten registrar y transmitir información de una organización de manera ordenada. También cubre dos tipos específicos de manuales, los manuales de funciones y los manuales de procedimientos.
Este documento describe los manuales administrativos, incluyendo su definición, tipos, importancia, contenido, ventajas y desventajas. Explica que los manuales son documentos que permiten registrar y transmitir información de una organización de manera ordenada. También cubre dos tipos específicos de manuales, los manuales de funciones y los manuales de procedimientos.
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Programa Especial de Titulación
Ing. Comercial y Administración de Empresas
“AREA ADMINISTRATIVA“
MATERIA: ADMINISTRACION II
MANUALES ADMINISTRATIVOS
2022 1 03/04/2023 MANUALES ADMNISTRATIVOS
En cumplimiento de lo previsto en los Artículos
39º y 40º del Reglamento para el Ejercicio de las • COMPRENDER LA IMPO RTANCIA Atribuciones de la Contraloría General de la República (hoy del Estado), aprobado mediante DE LO S M ANUALE S E N UN A Decreto Supremo N° 23215 del 22 de julio de O RG ANIZACIÓ N.1992, el presente Informe de Auditoría Especial, deberá ser de conocimiento del presunto involucrado para que en el plazo de 10 días hábiles a partir de su recepción remita a Unidad de Auditoría Interna, sus aclaraciones y/o justificaciones, anexando la documentación
• CONOCER LO S DISTINTO S TIPOS
DE MANUALES Y SU APLICACIÓ N
2 03/04/2023 MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos son ¿QUÉ ES? documentos que sirven como:
medios de comunicación y coordinación,
- que permiten registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemática,
- información de una organización
IMPORTANCIA Los Manuales constituyen una de las herramientas más utilizadas por las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas,
-son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras,
-el volumen de sus operaciones, -los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional. 4 OBJETIVOS 1. Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial). 2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. 3. Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. 4. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices. 5. Agilizar el estudio de la organización. 6. Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal. 5 CONTENIDO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
• Índice o tabla de contenido
. • Brinda una versión esquemática del contenido del manual, con referencia a la página donde se ubica la información • Introducción o Antecedentes • Es un breve enunciado del objetivo o propósito del manual, su alcance, aplicabilidad y uso. • Glosario • Incluye el detalle de las siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de términos importantes usados en el manual, . especialmente en los casos que en lenguaje común pudieran tener otra acepción 6 CONTENIDO DE LOS MANULES ADMINISTRATIVOS
• Cuerpo principal • El contenido y organización del cuerpo principal del manual depende de la temática del mismo.
• Anexos • Se suele incluir como Anexo documentos cuya inclusión en el cuerpo principal del manual dificultaría la lectura. 7 VENTAJAS • Es una fuente de información sobre los puestos de trabajo que hay en la empresa. • Establece estándares y criterios. • Permite la adecuación, coherencia y continuidad de las normas y el procedimiento de las distintas unidades organizativas de la empresa • Evita discusiones y errores en varios procesos
8 VENTAJAS • Permite la formación de empleados nuevos y antiguos de la empresa • Representa una herramienta eficaz de consulta, orientación y formación en la empresa • Representa una restricción para la improvisación • Asimismo, representa un elemento importante de revisión y evaluación objetivas de prácticas y procesos institucionalizados.
9 DESVENTAJAS • Cuando no se actualizan adecuada y permanentemente los manuales administrativos, estos pueden perder su valor rápidamente dentro de cualquier organización. • Cuando son muy sintéticos, son de poca utilidad y, por otro lado, cuando son muy detallados
10 POR SU AMBITO
Generales: Documentos que contienen
información global de una organización, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal.
Específicos: Manuales que concentran un
tipo de información en particular, ya sea unidad administrativa, área, puesto, equipos, técnicas o a una combinación de ellos. 11 1.MANUAL DE FUNCIONES
Un manual de funciones es un documento que se
prepara en una empresa con el fin de determinar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía.
Comprende las funciones o responsabilidades de
cada área de la empresa.
El manual contiene la visión, misión, los objetivos,
metas y la descripción de cada área y sus responsabilidades CARACTERÍSTICAS
• Lenguaje sencillo • Metodología fácil • Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso • Mantiene la homogeneidad en cuanto a la gestión de la organización administrativa y evita la formulación de excusas al desconocimiento de las normas vigentes. • Facilita la supervisión. Objetivo • Indicar las funciones específicas de cada cargo, precisando las interrelaciones jerárquicas, funcionales, de autoridad, responsabilidad y coordinación.
• Servir como instrumento de base
para supervisiones y auditorias. Ventajas • Mejoran la claridad, estructura y legibilidad del programa • Se pueden ejecutar más de una vez en un programa y/o en diferentes programas, ahorrando tiempo de programación. • Facilita la división de las tareas entre un equipo de programadores. • Se pueden comprobar individualmente. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES
Un manual de funciones es un componente del
sistema de control interno,
-el cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. 16 2.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
¿Qué es el manual de Procedimientos?
Un manual de procedimientos es un documento que
brinda información respecto a las distintas operaciones:
: que realiza una organización, empresa o un
departamento específico de ella.
Es preparado por la misma institución u organización
donde es utilizado y presenta su información de forma detallada, ordenada, sistematizada y comprensible. 17 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
• Son instrumentos útiles para orientar al cliente.
• Apoyan el mejoramiento continuo en la entidad u organización. • Facilita la concreción de deberes y responsabilidades. • Son una herramienta valiosa para alcanzar la calidad • Permite conocer la cadena de trabajo dada en la organización
18 Objetivos de un manual de procedimientos
• Facilitan la capacitación y adiestramiento del
personal. • Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo, departamento o de la organización toda. • Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores de la empresa u organización • Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores en base al ideal esperado por la empresa 19 Ventajas del manual de procedimientos • contribuir al incremento de la productividad (eficiencia y eficacia) y la calidad en la organización • ser fuente importante de información y consulta sobre los procesos, procedimientos, tareas o actividades que desarrolla la entidad u organización. • evitar improvisaciones • permitir efectividad en la aplicación de las normas, procesos y funciones administrativas. 20 PARTES DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS • Formalización interna • Tabla de contenido • Misión de la entidad • Visión de la entidad • Objetivo • Dependencias responsables • Normas • Siglas utilizadas • Procedimientos (incluyen formatos y flujogramas) • Glosario • Anexo: tablas, instrucciones, otros 21 CARACTERÍSTICAS DE LOS MANUALES DE LOS PROCEDIMIENTOS
• Redacción, simple corta, clara concisa,
precisa fluida y comprensible. • Deben tener un proceso continuo de revisión y actualización, por el mismo funcionario que desarrolla procedimiento. • Estar debidamente formalizado por el representante legal de la entidad. 22 3.-MANUAL DE POLITICAS Es un documento que contiene como propósito ¿Qué es un manual fundamental integrar en forma ordenada las de política? normas y actividades que se deben realizar:
para que se opere de acuerdo a las necesidades
de la empresa,
además de proporcionar elementos de apoyo en
la toma de decisiones y
servir de guía en la inducción de nuevos
empleados 23 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE POLÍTICAS
Su importancia radica en que presenta un
recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o - proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. 24 Ventajas de los manuales de políticas • El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados. • Las políticas escritas generar seguridad de comunicación interna en todos los niveles. • Se proporcionan un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente. • Este tipo de manuales ayuda a la ejecución correcta de todas y cada una de las actividades, procurando uniformar el trabajo, además de que facilita la operación de las actividades a din de hacer eficiente un proceso.
25 CONTENIDO DEL MANUAL • Introducción DE POLÍTICAS • Índice • Objetivos • Alcance • Revisiones y recomendaciones • Organigrama • Declaraciones de políticas
26 4,-MANUAL DEL EMPLEADO (REGLAMENTO INTERNO) ¿QUÉ ES EL MANUAL DE EMPLEADOS?
El manual del empleado es la clave para regular y
ordenar los protocolos y normativas internas de las empresas,
-una herramienta fundamental a la hora de
ejecutar y hacer cumplir las órdenes e instrucciones del empresario.
27 IMPORTANCIA
El Manual del Empleado ante todo es una
herramienta de orientación e información para todos los empleados independientemente de su jerarquía.
-Para el empleado supone el conocimiento de las
normas, actuaciones, conductas y comportamiento esperado para integrarse mejor a su trabajo y optimizar su productividad.
28 5.- MANUAL DE CARGOS
El manual de cargos contiene la descripción
detallada de los cargos de una organización.
- Su utilidad se vincula a la planificación,
reclutamiento, selección, capacitación y evaluación de recursos humanos.
Al disponer de un manual de cargos, se facilitan los
procesos de evaluación del desempeño, así como el reclutamiento y la selección de nuevo personal 29 ¿CUÁL ES SU IMPORTANCIA?
El manual de cargos es importante
porque por medio de este permite identificar los niveles de subordinación,
-las actividades a realizar en un
cargo,
así como sus responsabilidades y
limitaciones. 30 Objetivos del Manual de Cargos • Establecer una descripción clara y concisa del puesto para que los funcionarios tengan una visión oportuna y objetiva de sus funciones.
• Adecuar las políticas de selección de personal,
inducción al puesto y capacitación de personal. Mejorar la funcionalidad de las actividades administrativas de la institución.
• Servir como medio de integración y orientación
al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación al puesto asignado. 31 BIBLIOGRAFIA
• FRANKLIN, B. Organización y Métodos Editorial Mc. Graw
Hill, México, 2004 WEBGRAFIA https://programas.cuaed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/11 54/mod_resource/content/1/contenido/index.html#:~:text=Los%20man uales%20administrativos%2C%20en%20general,compacto%20o%20 una%20memoria%20USB.
