UNIDAD 2: SISTEMAS DE NEGOCIO

2.1 Empresa y administración

La Empresa es una organización en la cual se coordina el capital y el trabajo y que, valiéndose

del proceso administrativo, produce y comercializa bienes y servicios en un marco de riesgo.
Además, busca armonizar los intereses de sus miembros y tiene por finalidad crear, mantener y
distribuir riqueza entre ellos.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los

miembros de una organización y de utilizar todos los demás recursos para alcanzar las metas
declaradas. La administración es un medio para lograr los objetivos y comprende las siguientes
funciones o etapas del proceso administrativo:

• PLANIFICAR: Se conoce al planeamiento como un proceso que produce planes para

lograr propósitos específicos. La planificación incluye establecer objetivos, estrategias,
toma de decisiones, y las acciones para alcanzarlos. La toma de decisiones es el núcleo
de la planeación. La planeación y el control son inseparables, cualquier intento de
controlar sin planes carece de sentido.
Relación de la Planificación con el resto de los procesos de la Administración: qué tipo
de estructura organizacional se debe tener nos ayuda a saber qué tipo de personas se
necesitan y cuando lo cual afecta el tipo de liderazgo y dirección cómo dirigir con más
eficacia a las personas con el fin de asegurar el éxito de los planes al proporcionar
estándares de control
• ORGANIZAR: Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos
entre los miembros de la organización para lograr los objetivos de esta, de manera
eficiente.
• INTEGRAR AL PERSONAL: buscar a las personas calificadas para cada puesto de trabajo.
• DIRIGIR: Es un proceso que se desarrolla en los distintos niveles de la organización,
tiende a que los objetivos se logren. Implica liderar, influir y motivar a los empleados
para que realicen sus tareas. Dirigir es conducir, orientar para lograr los objetivos,
quienes dirigen deben usar: la comunicación, la motivación y el liderazgo. La motivación:
es un instrumento de la dirección y consiste en crear una relación entre una persona y
una situación con el fin de producir un comportamiento deseado.
• CONTROLAR: El Objetivo del control es no volver a cometer los mismos errores.
Controlar es comparar lo realizado con lo planeado y en caso de existir desviaciones
corregirlas. Proceso de control:
1-Establecimiento de normas o estándares son criterios frente a los cuales se juzgarán
los resultados.
2-Verificación de la realidad o medir el desempeño para poder medir el funcionamiento.
Determinación de desviaciones aquí tenemos 2 categorías de desviaciones las que se
apartan significativamente de la realidad y las que no. El principio del control dice que
el control se facilita concentrándose en las excepciones o variaciones importantes.
3-Corrección. Se descubre la causa de la dificultad para eliminar el origen del problema.

2.2 Organización

Organización formal: establecida por directivos, previamente planificada para conseguir los fines
de la empresa, su estructura es jerárquica, está claramente delimitada, se representan en
organigramas. Características de la organización formal:
 • Tareas bien definidas, como así también la autoridad y la responsabilidad.
• Estructura planeada a la que cada individuo debe ajustarse.
• Hay límites definidos en las actividades de las personas.
• La coordinación se da mediante pautas.

Organización informal: surge de manera espontánea entre trabajadores, los objetivos

corresponden a necesidades personales, cruza las líneas jerárquicas de la organización formal,
es ejercida por lideres carismáticos, no se representan en organigramas.

¿Como armar la estructura organizacional?

1.Hacer una lista de trabajos que necesitan realizarse para alcanzar los objetivos de la
organización.

2.Dividir todo el trabajo en actividades que serán realizadas por cada persona o grupos. Esto se
refiere a la división del trabajo.

3.Agrupar las actividades y empleados de manera lógica y eficiente. Esto se llama

departamentalización.

4.Establecer mecanismos para la coordinación. Esta integración de los esfuerzos individuales, de

grupo y de departamento, facilita el logro de los objetivos.

5.Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las necesidades.

2.3 El organigrama

Un Organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha

adoptado una organización, nos muestra su composición y niveles jerárquicos.

Elementos de un organigrama:

• Entegrama: representación gráfica de cada unidad organiza de la estructura formal.

Rectángulos.
• Líneas de autoridad o dependencia jerárquica: relacionan jerárquicamente a los
entegramas. Líneas llenas y en dirección vertical
• Líneas de dependencia funcional: relacionan funcionalmente los entegramas. Líneas
llenas y en dirección horizontal.
• Líneas de asistencia técnica, asesoramiento o de staff: asistencia técnica, asesoramiento
o staff.

Utilidad de un organigrama:

• Provee un cuadro global de la organización

• Informa a los miembros de la organización acerca de su posición y su relación con el
resto de la organización. Son una fuente de consulta
• Permite detectar fallas en las relaciones de autoridad, superposición de funciones,
alcance del control, etc.

Tipos de organigramas según su forma de representación

• Vertical: tiene forma de pirámide en donde el máximo puesto jerárquico se sitúa en la

cúspide de la pirámide descendiendo los siguientes puestos jerárquicos hasta la base.
 • Horizontal: este tipo de gráfica tiene forma de pirámide tumbada situándose el máximo
responsable en la parte izquierda del organigrama descendiendo hacia la derecha en
orden de autoridad.
• Mixto: son el resultado de combinar los organigramas verticales con los horizontales
• Circular: En el centro del organigrama se sitúa el máximo responsable ubicándose en
forma de anillos concéntricos el resto de la organización en orden jerárquico.

2.4 Principios de la organización formal

• Autoridad: facultad de ejercer el mando y la toma de decisiones de una empresa.

• Delegación: asignas a los trabajadores una parte de las tareas que tradicionalmente
corresponden a la dirección de los equipos o departamentos.
• Responsabilidad: compromisos y obligaciones a los que se debe dar respuesta y
determinar las consecuencias de una acción.
• División del trabajo: partición de las diferentes tareas que conforman un proceso.
• Unidad de mando: principio de gestión que indica que un empleado debe recibir ordenes
de un único superior.
• Tramo de control: Número de empleados que pueden ser efectiva y eficientemente
supervisados por un gerente.
• Unidad de objetivos: todas las actividades de una empresa se dirigen a un mismo
objetivo.
• Eficiencia: relación entre los logros conseguidos con un proyecto y los recursos
utilizados.
• Cadena de mando: línea continua de autoridad que se extiende de los niveles
organizacionales más altos a los mas bajos.
• Definición funcional

2.5 Estructura organizacional

Crecimiento de la estructura organizacional: Una organización puede modificar su estructura de

manera Vertical u Horizontal.

• Crecimiento Vertical: consiste en aumentar los niveles jerárquicos, la división se hace por
autoridad y responsabilidad. También se llama lineal, cuanto más niveles tenga la
organización más problemas de comunicación, coordinación y control pueden aparecer.
• Crecimiento Horizontal (departamentalización): aumenta el número de organismos
especializados, se aplica el criterio de homogeneidad de tareas. Tipos: Por funciones,
Por área geográfica, Por tipo de cliente, Por producto o servicio, Por proceso o equipo,
Por tiempo, Mixta, Organización matricial.

Organización matricial: Este tipo de estructura organizacional de empresas se sitúa entre la

estructura funcional y la orientada a proyectos. Los gerentes de proyectos tienden a ser los
responsables de su ejecución en toda su extensión. Sin embargo, utilizan los recursos
procedentes de las áreas funcionales de la empresa. Debido a esto se requiere, previo a la
puesta en marcha de cada proyecto, una negociación entre en director del proyecto y los
gerentes funcionales. Una vez que comienza el proyecto, los integrantes del equipo estarán
dirigidos por el director del proyecto y dejan de reportar al gerente funcional. Esto es así, en
mayor o menor medida, dependiendo del tipo de estructura funcional. Características:
 • Los empleados en la organización matricial tienen dos jefes: el jefe del
departamento funcional y el gerente de proyecto.
• Los gerentes de proyecto tienen autoridad sobre los miembros funcionales que
son parte de ese equipo de proyecto.
• Los empleados participan en proyectos puntuales sin dejar de atender sus
funciones.
• Se caracteriza por ser más versátil, flexible, eficiente, ágil e innovadora.

2.7 Procesos – Procedimientos

Los procesos representan el que hacer de la organización y son realizados por muchas personas
en diferentes áreas funcionales. El enfoque de procesos es una forma de ver totalidades, por lo
tanto, la visión sistémica será siempre el concepto de fondo.

PROCESO es una totalidad (secuencia de principio a fin) que cumple un objetivo completo, útil a
la organización y agrega valor para el cliente. PROCEDIMIENTO es una descripción detallada de
una parte del hacer de la organización. La diferencia entre proceso y procedimiento radica en
que los procesos son actividades generales para lograr un objetivo y los procedimientos son
pasos puntuales que se deben seguir para completar una tarea.

Macroproceso son los procesos que se desagregan en otros procesos. Mientras que Proceso
operativo es un proceso de bajo nivel que no se puede desagregar más como proceso.

Tipos de procesos:

• Proceso estratégico: orientan a todo el sistema hacia la mejora continua.

• Procesos de negocio: sobre los que se apoya la compañía para el desempeño del objeto
del negocio.
• Procesos de soporte: sobre los que se apoyan el resto y que dan coherencia al conjunto.

Proceso de compras

La función de Compras consiste en identificar al proveedor con mayor capacidad para suministrar
el producto requerido, que ofrezca la calidad más óptima, el menor costo posible, el menor
tiempo de demora para la entrega de producto, las mejores condiciones de pago y un adecuado
servicio de posventa. La selección del proveedor adecuado para una transacción requiere la
evaluación del desempeño histórico de los proveedores con respecto a su comportamiento en
operaciones anteriores con la empresa, de manera que sirva como guía para decidir respecto de
operaciones futuras. El proceso de Compras está ligado al proceso de Administración de
inventarios que provee la información sobre la cantidad de material disponible en Almacén. En
las empresas industriales, el manejo de la gestión de compras representa una actividad
importante; por dos razones: a) porque las materias primas y materiales constituyen la base del
futuro producto a elaborar (y por lo tanto de su calidad); b) por la magnitud de los valores
monetarios que se manejan en esa actividad y por su impacto sobre el manejo financiero de la
organización.

Documentación asociada: Pedido de Reposición, Pedido de Cotización, Orden de Compra,

Remito, Parte de Recepción

Proceso de ventas

Vender es intercambiar un bien o servicio a alguien a cambio de una cantidad de dinero fijada.
El proceso de venta es la sucesión de pasos que una empresa realiza desde el momento en que
intenta captar la atención de un potencial cliente hasta que la transacción final se lleva a cabo,
es decir, hasta que se consigue una venta efectiva del producto o servicio de la compañía. Existen
diferentes tipos de ventas, de acuerdo con la forma en que llevan a cabo la operación:

• Venta Directa: Este tipo de venta puede ser realizado en el ámbito mayorista o minorista.
existe una relación directa entre el comprador y el vendedor.
• Venta A Crédito o a cuenta corriente. el pago se realiza en el marco del mediano o largo
plazo, luego de la adquisición del bien o servicio. Se le llama venta a crédito a la que
tiene el propósito de distribuir el pago del bien o servicio adquirido en un determinado
plazo pautado de antemano entre el comprador y el vendedor.
• Venta En Línea: En este tipo de ventas, el cliente opera a través de un sitio web, el pago
es a través de medios electrónicos. Y la entrega es diferida.

Documentación asociada: Nota de Pedido, Remito, Orden de Despacho, Hoja de Ruta, Factura

2.8 Toma de decisiones

Es el proceso más importante en una organización porque selecciona alternativas en base a

consecuencias previsibles, por lo tanto es el factor determinante de los resultados y del
comportamiento. Es el núcleo de la planeación, es la selección de un curso de acción entre varias
alternativas.

Proceso de toma de decisiones:

1. Establecer premisas
2. Identificar las alternativas
3. Evaluar las alternativas
4. Elegir una alternativa (tomar una decisión)

Tres enfoques al seleccionar alternativas:

• Experiencia la dependencia en la experiencia anterior.

• Experimentación probar y ver que ocurre.
• Investigación y Análisis cuando las decisiones son importantes, supone búsqueda de
relaciones entre variables, restricciones y premisas que afecten a la meta.

Niveles de la organización y relación con la Toma de Decisiones:

• Estratégicas: decisiones a largo plazo que ponen en juego todos los recursos de la
organización. Alto grado de incertidumbre. Afectan a la empresa. Ejemplo: lanzar nuevo
producto.
• Tácticas: necesarias para la coordinación y manejo de los recursos y actividades de la
organización. Decisiones a mediano plazo. Afectan a una parte de la empresa. Influyen
en los objetivos departamentales. Ejemplo: mejorar un producto.
• Técnicas u operativas: necesarias para la realización de las tareas operativas de la
organización. Decisiones a muy corto plazo. Afectan actividades específicas. Ejemplo:
aceptación de un crédito.

Decisiones programadas y no programadas

Las Programadas son repetitivas y rutinarias por lo tanto permiten establecer reglas y acciones
a seguir según las mismas. Implica toma de decisiones bajo certeza.
Las No programadas son a largo plazo e intervienen variables de la cuales no hay control directo.

Tabla de decisión

Es una matriz con renglones y columnas, muestra condiciones y acciones también incluye reglas
que establecen que procedimientos seguir cuando existan ciertas condiciones. Son técnicas de
aplicación en el análisis de sistemas, en el diseño de procedimientos y en su documentación. Son
también un medio de comunicación y un instrumento de programación. Las tablas de decisión
son técnicas de análisis y diseño porque el conjunto de alternativas se muestra en forma
completa y fácil de captar y visualizar. Son también una técnica de documentación de los
sistemas que brinda la ventaja de evitar descripciones literarias de compleja comprensión. Son
un medio de comunicación entre usuarios del sistema y analista, analistas y programadores. Son
un instrumento de programación dado que facilitan la tarea del programador que debe convertir
las condiciones y decisiones a instrucciones.

CONDICIONES: ¿qué puede suceder? ACCIONES: qué hacer frente a una condición.

Estructura de la tabla: Los 4 cuadrantes están divididos en renglones, los superiores a la izquierda
contienen condiciones a la derecha el valor de las condiciones, abajo a la izquierda las acciones
a la derecha el valor de las acciones. La parte derecha tiene columnas cada una forma una regla
de decisión.

• Valor de condiciones: S, N , “-“ (irrelevante)

• Valor de acciones: Ejecutar X ; no ejecuta

Para determinar la cantidad de columnas primero hay que analizar el tipo de condiciones.

Tipo de condiciones:

• Binarias: posee 2 valores posibles. 2 a la n (número de condiciones)

• Múltiples: más de 2 valores posibles toda condición múltiple puede transformarse en
binaria.

Verificación de tabla: Después de construir la tabla, debemos verificar que esté correcta, que
incluya todas las condiciones y que no haya REDUNDANCIAS O CONTRADICCIONES.

• REDUNDANCIA: 2 reglas de decisión son idénticas excepto por una condición y las
acciones para las 2 son idénticas. En este caso se coloca un guión (-) que significa
“irrelevante” y se elimina una columna, obteniendo así la tabla reducida.
• CONTRADICCIÓN: 2 o más reglas de decisión tienen el mismo conjunto de condiciones y
las acciones diferentes.

Tablas encadenadas: Cuando los problemas a resolver a través de tablas son complejos, resulta
imposible aplicar una sola. El encadenamiento se puede presentar de dos maneras: ABIERTAS o
CERRADAS. En las abiertas una de sus acciones deriva a otra tabla y la transferencia no provoca
el retorno a la precedente. En las cerradas éstas reciben de otra tabla una instrucción de
ejecución de sus acciones, una vez cumplidas la última de ellas deriva a la precedente. La tabla
cerrada devuelve el control a la precedente.