Fundamentos de la Administración de

Proyectos

La gestión de proyectos es un aspecto fundamental que todo responsable

de Cadena de Suministro debe gestionar con diligencia y experiencia. Dependiendo
del tipo de proyecto en el que nos podamos ver involucrado, serán necesarias una
serie de capacidades técnicas y de gestión de equipos para alcanzar los objetivos
previstos en cada uno de ellos.
El objetivo principal cuando iniciamos un proyecto es alcanzar las metas fijadas con
la mayor exactitud posible en tiempo y costes. Nuestra credibilidad como gestores
de proyectos descansa en estos principios, tanto si son proyectos internos o si
pueden afectar a clientes externos.
Nos vamos a encontrar con proyectos que van a tener diferente alcance. Desde
simples proyectos con unas consecuencias muy acotadas en tiempo y costes, hasta
proyectos que pueden suponer un cambio total en la gestión logística de una
organización. En cualquier caso, la experiencia y formación acumulada en la gestión
de proyectos serán factores de gran relevancia.
Todo proyecto debe estar muy claro en su definición y alcance. La confusión o
escasa claridad son responsables directos del fracaso en su desarrollo dentro de
una organización.

MTRA. LILIA ORIETTA DIAZ VIVAS

ASIGNATURA: FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
LICENCIATURA: TIC´S
¿Qué es un proyecto?
El Project Management Institute define proyecto como un esfuerzo emprendido
para crear un producto, servicio o proceso. Por lo tanto, puede ser un resultado
tangible (producto) o un resultado intangible (servicio o proceso). También
encontramos otra definición en el libro Habilidades Conocimientos y Técnicas
Empresariales (Antonio Pérez Carmona – Colección Empresa) como el conjunto de
actividades no repetitivas de naturaleza técnica, administrativa y financiera que
tienen como objetivo final la obtención de determinados productos dentro de los
parámetros prestablecidos.

Los dos términos más importantes que definen un proyecto son:

Temporalidad. Todos los proyectos tienen un inicio y un final. El comienzo se

produce cuando se establecen las líneas generales del mismo y finaliza con la
consecución de los objetivos planificados. Por lo tanto, no hay proyectos
indefinidos (o no debe haberlos,,,). Un proyecto puede durar varios meses o años,
dependiendo de la envergadura del mismo.

Único. Independientemente de los posibles resultados, un proyecto es único,

aunque pertenezca a una categoría que contenga otros mucho similares.

¿Cuáles son los principales componentes del proyecto?

Resumimos los principales

Objetivos. La gestión de proyectos tiene un conjunto de posibles resultados

definidos al inicio a conseguir según su alcance y posibles limitaciones en costes,
tiempo y calidad
Procesos o fases. La gestión de proyectos sigue unos procesos predefinidos que
comprenden la organización, planificación, ejecución y el control o monitorización.
Niveles. La gestión de proyectos incorpora un nivel operacional, en el que se
encuentra el desarrollo propio del proyecto y otro estratégico, que implicará la
definición de los cambios que se ejecución tendrá
Recursos. Son el conjunto de necesidades para el desarrollo del proyecto. Pueden
ser de tipo humanos (personas que se deben involucrar), materiales (máquinas o
dispositivos físicos,) y no materiales (software, consultoría, estudios, etc)
Beneficiarios. Aquellos que serán directamente afectados por la implantación del
proyecto.

¿Cuál es el rol del Project Manager?

El Project Manager es la figura principal en toda gestión de proyectos. Es el

responsable de que el proyecto consiga los objetivos programados al inicio y lidere
la ejecución del mismo coordinando al resto de los integrantes (IT, Marketing,
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LICENCIATURA: TIC´S
Ventas,…). Por lo tanto, supone una oportunidad excepcional para poner a prueba
nuestras capacidades organizativas.

Las principales características que definen a un Project Manager son:

Liderazgo e influencia. Este rol requiere de liderazgo e influencia para crear un
grupo de trabajo óptimo, en el que las pautas a seguir deben ser conducidas de tal
forma que el resto del equipo las considere las más adecuadas, aceptando siempre
cualquier tipo de sugerencia como parte de las posibles mejoras en el desarrollo del
mismo.
Autoevaluación y experiencia. Hemos de considerar en todo momento si estamos
preparados para asumir la gestión de un proyecto en función de nuestra experiencia
y habilidades. La gestión de equipos de trabajo multidisciplinares conlleva una serie
de habilidades muy concretas en la gestión de personas.
Formación del equipo. No todos los integrantes del equipo son expertos en otras
áreas, por lo que saber aprovechar lo mejor de cada miembro en su especialidad,
es una cualidad esencial del Project manager. En la formación del equipo debe
asegurarse que está compuesto por los profesionales más adecuados según el
alcance del mismo.
Dirección de proyecto. El Project Manager dirige y coordina el trabajo de otros,
por lo que saber delegar es un elemento imprescindible para evitar cuellos de botella
en la micro gestión de los procesos que intervienen. Tener en todo momento una
perspectiva del proyecto, apoyado con las diferentes medidas de seguimiento,
evitará desviaciones innecesarias del mismo en tiempo y costes.
Por lo tanto, un Project Manager debe ser un profesional capacitado para llevar a
cabo dicha tarea y sobre todo, debe ser consultado previamente para que la
aceptación sea total. Designar responsables sin un mínimo consenso previo entre
el interesado y la Dirección, puede no ser el modelo más acertado. Falta de interés
o desconocimiento sobre la propia actividad de la persona asignada son causas
más que suficientes para provocar el fracaso del mismo.

¿Cómo es el Ciclo del Proyecto?

Todo proyecto debe seguir un flujo de procesos más o menos estándar. Este flujo
permite a todo el equipo tener una perspectiva clara del comienzo, trabajos a
realizar, objetivos a conseguir y la finalización del mismo. Por lo que podemos decir
que todo proyecto tiene su propia vida (project lyfe cycle). En gestión de proyectos,
se define como un conjunto de fases cuya definición es determinada según las
necesidades determinadas por los gestores del proyecto.

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LICENCIATURA: TIC´S
 PROJECT LYFE CYCLE

Estas fases pueden ser diferentes según el tipo de proyecto, pero lo importante es
su definición.

El Project Management Institute, identifica una serie de etapas a seguir en la

ejecución de un proyecto. Estas etapas las define como Process Groups y quedan
identificadas de la siguiente forma:

(I) Fase de Inicio.

El inicio del proyecto incluye dos procesos necesarios para formalizar su comienzo
• Creación de documento con los puntos básicos del proyecto. Alcance
del proyecto, definición y resumen general del proyecto, objetivos
estratégicos, selección del project manager, departamentos implicados,
criterios de éxito.
• Identificación de los beneficiarios. Identificar todas aquellas áreas que
se van a ver afectadas. Comunicación para alinear las expectativas del
mismo. Describir el nivel de participación de los diferentes beneficiarios.
Esta primera fase es esencial comunicar el proyecto de forma eficaz y clara a todos
aquellos que puedan verse implicados en el desarrollo. Una mala o inexistente
comunicación establece un precedente de desconfianza y falta de liderazgo.

(II) Fase de Planificación y Diseño.

La planificación y el diseño convierten lo general en acciones concretas a

desarrollar. Es la guía que muestra a todos los beneficiarios y miembros del equipo
las tareas a realizar. Una buena planificación debe ser realista y viable. Creará un
clima de confianza entre los integrantes en la ejecución del proyecto. Esta fase
abarca los siguientes aspectos
• Descomponer el proyecto general en aquellas tareas a realizar por
parte del equipo. Es lo que se conoce como work breakdown
structure (WBS).
• Programar los trabajos a realizar, el orden y los periodos en que se
deben realizar.

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 • Presupuestar los costes del proyecto y los tiempos en los que se
realizarán dichos gastos.
• Especificar las mejoras a conseguir, en términos de calidad.
• Determinar los miembros del proyecto, definir sus roles y asignar
trabajos y responsabilidades.
• Determinar otros recursos necesarios para la ejecución del proyecto
• Evaluar los riesgos de forma proporcionada y establecer un plan de
contingencia que mitigue efectos adversos en caso de fallos en la
ejecución o implantación.

(III) Fase de Ejecución.

En esta fase se lleva a cabo las tareas definidas en la etapa anterior. A partir de
este momento el Project manager integra y coordina las actividades del equipo para
asegurar que el proyecto se mueve en la dirección correcta. Necesita tener una
fotografía a gran escala del proyecto para ver cómo van a interactuar todas las
piezas.
Es muy aconsejable haber desarrollado previamente un mapa de todo el proceso
que permitirá visualizar de forma rápida el conjunto del proyecto. En caso de
desviaciones, cuellos de botella o cualquier alteración que surja durante esta fase,
nos permite tener una visión de conjunto lo que puede facilitar la implementación de
medidas correctoras.
Durante esta fase, es muy probable que puedan surgir modificaciones al proyecto
inicial, siendo el Project Manager el responsable de coordinarlas y comunicarlas al
resto del equipo en tiempo y forma asumiendo las implicaciones o desviaciones que
pueda haber.

(IV) Fase de Control.

Es la fase en la que se revisa el trabajo realizado en las fases anteriores para

controlar su progreso. También se identifican los posibles cambios sobre el plan
inicial. En realidad, esta fase se aplica desde el inicio.
Para llevar in control sobre el proceso, el Project Manager debe realizar informes
internos sobre los progresos que se están produciendo, sobre todo los referidos a
la calidad, el presupuesto y el cumplimiento del programa en cada fase del proyecto.
En esta fase, hay que tener especial a los cambios que se pueden llevar a cabo.
Cambios erróneos o equivocados pueden producir consecuencias no deseadas
para el proyecto.
Entre las herramientas que podemos utilizar para el control de los proyectos,
podemos incluir
• Un gráfico que refleje las distintas fases del proyecto, incluyendo el
nombre del proceso, la descripción del proceso, miembro del equipo
responsable del trabajo y fecha prevista de finalización.
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 • Gráfico para controlar el presupuesto en el que se refleja los gastos
previstos y los reales.

(V) Fase de Finalización.

Esta etapa es la culminación de las etapas anteriores, dando como resultado el

producto o servicio planificado.
• Documentar correctamente para que el proyecto pueda ser
implementado sin muchos problemas. Habrá personal que sea
directamente beneficiario y que no haya participado directamente. Deben
tener toda la información relativa a los cambios que se van a producir y/o
manuales operativos si fuera necesario.
• Liberar progresivamente a los miembros implicados en el proyecto para
que retornen a sus tareas anteriores de forma total.
• Evaluación final del proyecto incluyendo informes sobre las etapas, el
resultado final del presupuesto, objetivos alcanzados y aquellos que no
se han conseguido.
• Destacar todos los obstáculos, inconvenientes o problemas detectados
como modo de aprendizaje para futuros proyectos.
• Informar al Comité de Dirección de forma visual y oral las conclusiones
y resultados obtenidos. Esto permite un conocimiento directo y sin
interferencias por parte de la Dirección y evita posibles interpretaciones
propias o erróneas de los mismos.

FASES DEL PROYECTO

¿Cuáles son los posibles fallos de un Proyecto?

Los proyectos se planifican para que puedan ser finalizados y alcancen gran parte
de los objetivos previstos. Pero a veces esto no ocurre y en algunas ocasiones, los
proyectos se paran y se terminan abandonando por una serie de factores o
imprevistos.

MTRA. LILIA ORIETTA DIAZ VIVAS

ASIGNATURA: FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
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 • Errores en la programación. Retrasos en programaciones durante la
fase de ejecución provocan aumentos inesperados de presupuestos, que
en casos extremos obliga a parar la ejecución de proyectos.
• Costes añadidos. Costes no previstos y que producen una desviación
importante sobre lo presupuestado. Esto puede producir que un proyecto
viable económicamente se convierta en no viable.
• Temporalidad del proyecto. Un proyecto que se demora en el tiempo
de forma importante, dando de la sensación de no finalización, puede ser
un motivo para que se abandone por falta de expectativas reales de
finalización
• No cumplimiento del objetivo previsto. Proyectos que resultan no
efectivos por el resultado obtenido, ya que no han cumplido
mínimamente las expectativas del producto o servicio buscado.

Conclusiones

La gestión de proyectos es vital en un entorno tan dinámico y cambiante. La

implementación de proyectos que dinamicen nuestro entorno empresarial es
condición imprescindible para avanzar.

Por lo tanto, podemos concluir:

(I) Todo proyecto requiere de una planificación y definición clara. La confusión

puede destruir un proyecto.
(II) Definir el alcance y las fases del proyecto – inicio y final -. En demasiadas
ocasiones se comienzan proyectos sin tener el horizonte definido.
(III) Un control de cada una de las etapas, midiendo los resultados vs plan que se
van obteniendo cuando se produzcan los diferentes hitos. (Tiempo empleado,
costes, grado de cumplimiento y recursos empleados.)
(IV) Un proyecto lo componen personas, y de ellas depende su éxito o fracaso.
Moderar y equilibrar el grupo en el que todos sean protagonistas. Evitar los
personalismos y premios unipersonales.

MTRA. LILIA ORIETTA DIAZ VIVAS

ASIGNATURA: FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
LICENCIATURA: TIC´S