Tema 8 Parte I Soportes de Contabilidad Lic. C.

Romina Jiménez Suárez

TEMA 8: DISEÑO DE SISTEMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO

CONTABLE – SOPORTES DE CONTABILIDAD
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, se debe tener un especial cuidado en el
momento de elaborarlos. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades
de la empresa exijan.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de
que trate, los hechos económicos y financieros deben documentarse mediante soportes,
de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes
intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse (adjuntarse) a los comprobantes de contabilidad
respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados
en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, para
registrar las operaciones en los libros o de detalle.
GENERALIDADES
Todas las operaciones económicas y financieras que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada
una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles
comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su
definición y sus principales características.

SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS

Los soportes de contabilidad externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y
luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos
efectuados, etc.

RECIBO DE CAJA INGRESO O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja ingreso es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

El recibo de caja ingreso se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y se abona de

acuerdo al concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al
crédito ya que para que las ventas al contado el soporte es la factura.

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RECIBO DE CONSIGNACION
Este es un comprobante que elaboran los bancos y entregan a sus clientes para que lo
utilice al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que
consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan.

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También la mercadería puede darse en consignación, según el autor Espinoza (2011),

“es aquella mercadería que se entrega para ser vendida, pero el título de propiedad lo
conserva el consignador”. Por lo tanto, es importante mencionar, los elementos que
intervienen en el proceso de la mercadería en consignación, de acuerdo con Zavala
(2011), son los siguientes:
Consignador o comitente: Persona que envía bienes o productos al consignatario, para
su venta a cambio de una comisión.
Consignatario o comisionista: Persona que recibe los bienes o productos en
consignación para su venta del dueño o consignador.
La naturaleza del contrato de consignación: El contrato de consignación es un
contrato comercial, el cual consiste en que una persona se obliga a vender las
mercancías de otra, previa fijación de un precio que el consignatario debe entregar al
consignante. El consignante puede limitar al consignatario que solo pueda vender la
mercancía a un valor determinado, pero en todo caso, el consignatario tiene derecho al
pago de una comisión previamente establecida en el respectivo contrato de
consignación. El consignatario una vez que termina el contrato, puede devolver la
mercadería no vendida al consignador.
Ejemplo:
CONTRATO DE CONSIGNACIÒN
Entre los suscritos Juan Paolo Sotomayor Ruiz, como persona natural, con número de
identificación 980247739 representante legal de Spencer S.A., con domicilio en La Libertad,
que en adelante se denomina CONSIGNATARIO y Luis Alejandro Franco Pérez, como persona
natural, con número de identificación 982354584, representante legal de RIVER S.A., con
domicilio en Santa Elena, que en adelante se denomina CONSIGNADOR, que conviene en
celebrar el presente contrato de consignación de mercaderías, el cual regirá por las siguientes
clausulas.
Primera. Objeto. - El CONSIGNADOR entregará el CONSIGNATARIO, a título de simple tenedor
a efector que proceda a su venta, atendiendo lineamientos que se señalan en la cláusula
segunda, la siguiente mercadería cuyo estado y descripción especifica se detallan a
continuación: Zapatos para Hombres, color café, tallas 38, 39,40, 41 y 42.

Segunda. Precio de venta. – El CONSIGNADOR, entrega mercadería descrita en la cláusula

anterior para la venta por el CONSIGNATARIO, por la suma de sesenta y cinco dólares con
00/100 ($ 65,00), incluido IVA, pago al contado. Salvo autorización respectiva la venta puede
realizarse a crédito.
Tercera. Obligaciones del CONSIGNADOR. – Las siguientes constituyen obligaciones del
CONSIGNADOR: a) Pago de una comisión del 15% al CONSIGNATARIO por su gestión, valor de
la venta de mercadería sobre el precio estipulado en la cláusula segunda del presente
contrato, suma que el CONSIGNATARIO podrá descontar directamente a su favor, una vez
efectuada la venta. b) Abstención de disposición durante el termino de duración del contrato
de las mercaderías consignadas y exigencia del valor de las vendidas. c) Garantía que las
mercaderías consignadas son de exclusiva propiedad y sobre ellas no pesan ningún gravamen,
que no han sido prenda o arrendamiento, ni litigios pendientes.
Cuarta. Obligaciones del CONSIGNATARIO. – Son obligaciones del CONSIGNATARIO, las
siguientes: 10 a) Venta de mercadería entregando al CONSIGNADOR, al vencimiento del plazo
del convenio establecido en la cláusula quinta, la suma fijada como precio de venta en la
cláusula segunda del presente contrato. b) Responder por el cuidado y mantenimiento del bien

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consignador; no obstante, el CONSIGNATARIO, no responde por deterioro o perdida

proveniente de la naturaleza de la mercadería o fuerza mayor. c) Abstención de devolver
mercadería consignada, durante el pazo estipulado en la cláusula quinta.
Quinta. Plazo. – El plazo de la venta de mercadería. Objeto del contrato es de 30 días
contados a partir de la firma del presente documento, plazo que puede ser prorrogado
mediante voluntad de ambas partes, mediante clausulas adicionales al contrato.
Sexta. Causales de terminación del contrato. – Constituyen causas de terminación del
contrato, las siguientes: a) Vencimiento del término estipulado en la cláusula quinta, salvo
pacto de la prórroga del mismo. b) Incumplimiento de las obligaciones a cargo de cualquiera
de las dos partes contratantes sin perjuicio de las indemnizaciones a que hubiera lugar como
consecuencia del mencionado incumplimiento.
Séptima. Para efectos legales, las partes interesadas se someten a tribunales
correspondientes y constituyen domicilio en los lugares arriba mencionados, donde se
considerarán totalmente validos toda notificación o emplazamiento judicial o extrajudicial que
se realice.

Para constancia de lo anterior, firma el presente contrato en La Libertad a los 2 días del mes
de enero del 2021.

Sr. Luis Alejandro Franco Pérez Sr. Juan Paolo Sotomayor Ruiz
Propietario o Representante Legal Agente
CONSIGNADOR COMISIONISTA CONSIGNATARIO

LIBRETA O COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE

CAJA DE AHORROS
Las instituciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que entregan a sus
clientes, en libretas, para que sean utilizados al depositar, o retirar dinero de su cuenta
de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o
cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y
exigencia del cliente.

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Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

FACTURA DE COMPRA
La factura de compra es un soporte contable que contiene además de los datos generales
de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos o servicios comprados, e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del comprador, la factura original recibe el comprador del
vendedor.
COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO
TARJETA DE CRÉDITO
La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta
habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta

de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por
medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en
forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los
valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio.
El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la
entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de
crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a su vez, la entidad financiera se
compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta
habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y
el 10%.

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CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un banco
llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado «beneficiario».

RECIBO DE CAJA EGRESO O COMPROBANTE DE PAGO EGRESO

Llamado también Recibo de caja egreso u orden de pago o comprobante de egreso, es
un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero
por medio de un cheque o efectivo.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al

comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor
control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario.
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando
claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

LETRA DE CAMBIO
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada «girador» a otra llamada «girado», para que pague a la orden o al
portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas

a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras
por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

PAGARE
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos
bancarios.

NOTA DÉBITO O NOTA DE CARGO

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

NOTA CRÉDITO O NOTA DE ABONO

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Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o

cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

Los soportes de contabilidad internos son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas,
recibos por cobranzas, presupuestos, vales, etc.

RECIBO DE CAJA MENOR O RECIBO DE CAJA CHICA

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo
denominado caja menor.

FACTURA DE VENTA
La factura de venta es un soporte contable que contiene además de los datos generales
de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos vendidos, e impuestos
que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, la factura original se entrega al cliente y una
copia queda para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Requisitos de la Factura:
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
 Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).

 Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).

 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el
servicio. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios.
 Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
 Valor total de la operación
 El nombre o razón social y NIT del comparador
 Nro. de autorización
 Etc.
Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:
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 Los tiquetes de maquinas registradoras

 Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
 Los tiquetes de transporte interdepartamental.
 Los recibos o facturas de pago de matriculas y pensiones expedidos por los
establecimientos de educación reconocidos por el gobierno o por bancos del
sistema financiero (factura emitida por terceros).
 Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de
pago
 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de
inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de
pensiones y de cesantías.
 Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento
computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de
servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal de un computador.

NOTA DE CONTABILIDAD O COMPROBANTE DIARIO TRASPASO

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y
en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen.

Se debe tomar en cuenta que los soportes de contabilidad pueden ser internos o
externos dependiendo de su emisión. Por lo tanto, esta clasificación puede variar en
función al emisor o receptor del documento.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: sino también los
instrumentos públicos (escrituras, hipotecas), privados (contratos de arrendamiento,
depósito) y cualquier documento que sirva de respaldo a un registro contable, siempre y
cuando sean fuentes de información (planillas laborales, papeles de trabajo con cálculos
auxiliares, etc.).

BIBLIOGRAFIA:
 Contabilidad Universitaria, avanzando con las nuevas generaciones. Cuarta
Edición, editorial MCGRAWGIL, unidad 5, tema 5.1 – 5.2 paginas 67 a la 92.

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 LUCY DEL CARMEN CORAL DELGADO, Licenciada en educación

especializada, especialidad en comercio y contaduría, magíster en
administración educativa, docente de contabilidad y legislación INEM Mariano
Ospina Rodríguez.
 EMMA LUCIA GUDIÑO DAVILA, Licenciada en educación especializada,
especialidad en comercio y contaduría, docente de contabilidad y legislación
INEM Mariano Ospina Rodríguez.
 PAGINA WEB: www.contaduria.gov.co

LEER Y HACER MAPA CONCEPTUAL EN EL CUADERNO DE APUNTES

DE FORMA MANUSCRITA….

EJEMPLOS DE SOPORTES DE CONTABILIDAD:

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IMPRESIONES Quality S.R.L.

IMQEX No. 00420
PAGARÉ

DEUDOR: IMPRESIONES QUALITY S.R.L.

ACREEDOR: RICARDO ALFREDO SARMIENTOARDAYA O MAURICIO
SARMIENTO BAZOBERRY
MONTO: $US. 50.000.00
PLAZO: 30 DÍAS CALENDARIO
VENCIMIENTO: 05 DE JUNIO DE 2021
INTERÉS: 8,50 % ANUAL
FORMA DE CIRCULACIÓN: A LA ORDEN

Por el valor recibido nosotros, IMPRESIONES QUALITY S.R.L. legalmente representados

por la señora Claudia Yolanda Escobar Salguero, conforme se desprende del poder No.
2948/2016 otorgado en fecha 23 de noviembre de 2016 por ante Notario de Fe Pública Jenny
Erika Reyes Leaño, prometemos pagar incondicionalmente a RICARDO ALFREDO
SARMIENTO ARDAYA O MAURCIO SARMIENTO BAZOBERRY la suma de $us.
50.000,00 (CINCUENTA MIL 00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE
NORTEAMÉRICA) que declaramos haber recibido a nuestra entera satisfacción.

Nos obligamos a pagar dicha cantidad en la misma moneda recibida libre de tributo s y fondos
inmediatamente disponibles en el domicilio de Impresiones Quality S.R.L. Calle Chichas
1292 Edificio Las Américas P.B. - La Paz - Bolivia, el día de su vencimiento, es decir, el día
05 de junio de 2021.

La cantidad recibida devengará a favor del Acreedor, Ricardo Alfredo Sarmiento Ardaya o
Mauricio Sarmiento Bazoberry, desde esta fecha y hasta su cancelación total, un interé s
anual, de 8,50% (Ocho coma cincuenta por ciento), al que en caso de incumplimiento se
recargará con los intereses penales de acuerdo a disposiciones legales vigentes a tiempo de
efectuarse el pago hasta la extinción total de las obligaciones asumidas bajo
el presente Pagaré.

Para efectos legales de este PAGARE señalamos como domicilio del DEUDOR la calle
Chichas No. 1292, esquina Litoral, Edificio Las Américas, Planta Baja, Miraflores, La Paz,
Bolivia.

Todas las tasas, timbres, cargos y demás gastos a que dé lugar el presente PAGARÉ, serán
de cuenta y cargo exclusivo del DEUDOR, quien se obliga a su pago oportuno, sin
responsabilidad para el ACREEDOR.

La Paz, 06 de mayo de 2018

FIRMA: Por el DEUDOR: IMPRESIONES QUALITY S.R.L. - Claudia Yolanda Escobar

Salguero – REPRESENTANTE LEGAL

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