ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CONCEPTO
La administración de recursos humanos consiste en la planeación, organización, de-
sarrollo y coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el
desempeño eficiente del personal.

IMPORTANCIA
La administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas proporcionar
las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades
y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y a la colectividad
en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su
funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta.

Solo las organizaciones que logran su supervivencia dentro del entorno que les toca
competir y obtienen el fin último que es la satisfacción del cliente; son aquellas que
pueden crear ventajas competitivas sostenibles y especialmente aquella ventaja que
es difícilmente copiable por sus competidores: contar con un talento humano con las
competencias requeridas para enfocarse al logro de los objetivos planteados por las
distintas áreas claves de la organización.

Una organización que quiere ser competitiva, no puede desconocer ni negar la impor-
tancia de la eficiencia de las personas que actúan en la organización para lograr el
éxito. Y todos los directivos de las distintas áreas tienen que comprender las cuestio-
nes relativas a la gestión de los recursos humanos; ninguno puede desconocer qué
es lo que motiva a sus empleados, qué expectativas tienen de su trabajo, cuáles son
los requerimientos de capacitación y qué competencias tienen que cubrir, entre otras
cuestiones.

Los departamentos de recursos humanos en la actualidad son más dinámicos, además

de contribuir al objetivo de incrementar la ventaja competitiva de la organización, tam-
bién deben cubrir objetivos de carácter social, funcional y personal.

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 Entre algunas de las funciones de la administración de recursos humanos podemos
destacar:

1. Reclutar y seleccionar al personal idóneo para cada puesto.

2. Describir las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que
debe tener la persona que lo ocupe.
3. Evaluar el desempeño del personal.
4. Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del
mejoramiento de los conocimientos del personal.
5. Brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía entre
estos.
6. Llevar el control de beneficios de los empleados.
7. Distribuir políticas y procedimientos de recursos humanos
8. Desarrollar un marco personal basado en competencias.

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 El estudio de la administración de recursos humanos debe considerar al trabajador
como un valioso elemento, el cual posee conocimientos, aptitudes y actitudes para
crecer y desarrollarse dentro de la empresa, por lo cual el reclutamiento y la selección
son una herramienta muy valiosa para conocer.

La administración tradicional re-

forzaba una posición disminuida
EN LOS TIEMPOS RECIENTES, EL EMPRESARIA- del factor humano frente al ca-
DO PRIVADO HA RECONOCIDO LA IMPORTAN- pital y la tecnología; es decir, era
más importante era el capital, la
CIA DEL RECURSO HUMANO Y HA LLEGADO A tecnología y otros bienes de ca-
ESTABLECERLO COMO UNO DE LOS FACTORES pital, mientras los colaboradores
DETERMINANTES DE LA COMPETITIVIDAD DE quedaban en segundo plano.
LA EMPRESA De ahí el surgimiento de muy di-
versas escuelas y muy variadas
teorías. Todas ella encaminadas
a asegurar el servicio a los clientes o usuarios como la razón de ser de la empresa y la
participación de los colaboradores como único mecanismo de satisfacer estas necesi-
dades de los clientes, quienes cada día son más exigentes; así como también asegurar
el proceso de innovación, calidad y éxito de las organizaciones.

En la actualidad puede afirmarse que existe un ambiente favorable promovido por los
mismos organismos financieros internacionales, las agencias de desarrollo, los gobier-
nos, y los diferentes elementos de la sociedad civil. Todos ellos concuerdan en la nece-
sidad de invertir en la gente como alternativa de desarrollo en lo general y como opción
de éxito en la búsqueda de ventajas competitivas a nivel de país, sector y empresa.

Cada día cobran mayor importancia los recursos humanos como colaboradores, como
cliente o usuarios, como proveedores, así como público en general, por lo que su aporte
es revalorizado y traído a su correcta dimensión en las organizaciones y empresas
modernas.

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 INTRODUCCION A LA GESTIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
En la era de la información, en la cual estamos aprendiendo a vivir, los cambios que
ocurren en las empresas no son solo estructurales, sino también culturales y de com-
portamiento, los cuales trans-
forman la función de las per-
sonas que participan en ellos.
LA BÚSQUEDA DE LA COMPETITIVIDAD Y EXCE-
LENCIA DE PARTE DE LAS ORGANIZACIONES EN Además estos cambios es-
tán ocurriendo en el área de
LA ACTUALIDAD LLEVA A REFORZAR LA POSICIÓN recursos humanos y provo-
ESTRATÉGICA DEL RECURSO HUMANO, TANTO EN can una profunda transfor-
LO QUE SE REFIERE A SU DESARROLLO, COMO mación de las características
del área.
EN LA IDENTIFICACIÓN DE LOS MECANISMOS
Y DE LOS PROCESOS MÁS IDÓNEOS PARA SU En este nuevo contexto es-
ADMINISTRACIÓN. tructural y cultural, los geren-
tes pasan a asumir nuevas
responsabilidades y, para
cumplirlas, deben adquirir
nuevas habilidades conceptuales y técnicas. Además, los gerentes requieren desarro-
llar habilidades humanas para tratar con sus equipos de trabajo.

IMPORTANCIA Y EVOLUCIÓN DE LOS

RECURSOS HUMANOS
Con toda seguridad, la década de los años noventa ha marcado, en todo el mundo, el
preludio de un torbellino de cambios en la gestión de los recursos humanos y en sus
departamentos.

Para que las organizaciones no solo se limiten a sobrevivir, sino que tengan éxito
durante la próxima década, los departamentos de recursos humanos tendrán que ser
capaces de hacer frente a esta difícil tarea con empuje y dinamismo.

Por consiguiente, la creciente importancia de los recursos humanos se debe al nuevo

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papel que se le asigna dentro de la organización, para dar respuesta a los cam-
bios experimentados en la sociedad en general y el mundo laboral en particular.
A esto se añade el reconocimiento de que a través de la gestión de los recursos huma-
nos se puede influir de manera determinante en los objetivos de la organización.

Tendencias que repercuten en la gestión de RRHH:

Competitividad económica actual

Acortamiento de ciclo de vida del producto

Incorporación de tecnología de comunicación

Evolución de la mano de obra

Diversidad de la fuerza laboral

Libre circulación de trabajadores a nivel mundial

Equilibrio entre la vida familiar y la vida laboral

Calidad de productos y servicios

Precios competitivos
 GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

¿POR QUÉ LA GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS ES IMPORTANTE?

“Nuestra gente es nuestro activo más importante”. Muchas organizaciones usan
esta frase, o algo parecido, para reconocer la importancia del rol que juegan los colabo-
radores en el éxito organizacional.

Lograr el éxito competitivo a través del personal requiere un cambio fundamental en la

manera que tienen los grandes gerentes de ver a sus empleados y a su relación laboral
con ellos. Esto implica trabajar con el personal y a través de este y verlo como socio, no
solo como costos que se deben minimizar o evitar.

El hilo común de estas prácticas parece ser el compromiso de mejorar los conocimien-
tos, las destrezas y habilidades (competencias) de los empleados de una organización,
aumentar su motivación, reducir la holgazanería en el trabajo y mejorar la retención
de los empleados de calidad, animando al mismo tiempo a los empleados que tienen
desempeño pobre a dejar la organización.

Existen prácticas que se deben realizar para garantizar que la organización posea per-
sonal calificado que lleve a cabo el trabajo que se requiere, actividades que forman
parte del proceso de la gerencia de recursos humanos.

Las prácticas de gerencia de recursos humanos de la organización condujeron a em-

presas a aumentar su valor de mercado, estas prácticas son conocidas como “prácti-
cas laborales de alto rendimiento”, tanto individual como organizacional.

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 POLÍTICAS Y OBJETIVOS DE RECURSOS
HUMANOS
La dirección de recursos humanos, por su parte, será la responsable, en primer lugar,
de definir la política de recursos humanos, que se derivará de la política general
de la empresa, y deberá
respetar los valores de la
organización.
LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE LA ORGANIZACIÓN
ES LA RESPONSABLE DE DEFINIR LA MISIÓN DE LA Dentro del marco defini-
EMPRESA, DENTRO DEL MARCO DEFINIDO POR LOS do por esta política de
recursos humanos, los
VALORES QUE SON IMPORTANTES EN LA MISMA componentes de dirección
(CALIDAD DE SERVICIO, ORIENTACIÓN AL CLIENTE elaboraran los programas
ETC.), ASIMISMO AQUÍ SE DEFINIRÁN LOS OBJETIVOS de actuación, y aplicaran
las técnicas, que exijan
Y PLANES ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN. LA las necesidades de sus
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS PARTICIPARÁ, clientes (las unidades
empresariales y las per-
LÓGICAMENTE, EN TODO ESTE PROCESO. sonas que conforman la
organización).

Supongamos que en toda la empresa se ha formado en cómo hacer correctamente

las evaluaciones. Sin embargo, serán los mandos quienes apliquen el sistema y, ¿qué
ocurriría, si uno de estos mandos recibiese a sus colaboradores sin haber preparado la
entrevista de evaluación y con una frase como “Bueno, vamos a quitarnos este trámite
de encima lo antes posible para volver a las cosas importantes”?

Seguramente el programa de evaluación del rendimiento no tendría ningún éxito, preci-

samente porque quien lo tiene que aplicar no ha seguido las líneas definidas en este y
que se derivarán de la política general de recursos humanos de la empresa.

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 IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS DE LAS
PEQUEÑAS EMPRESAS

Una pequeña empresa es una entidad en la

cual tanto la producción como la gestión están
concentradas en manos de una o dos perso-
nas, responsables asimismo de las decisiones
que se toman en la empresa. (OIT, 1982).

La principal importancia de las pequeñas empresas como entidades productivas dentro

de un entorno cambiante y competitivo radica en la posibilidad de reducir los niveles de
producción sin aumentar sus costos y por sus propias características de desempeño,
tamaño y montos de capital, han podido, además desarrollar una gran capacidad de
adaptación a los mercados.

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El siguiente listado resume y completa las ventajas que como por sus características
presentan las pequeñas empresas:

•• Son importantes generadoras de puestos de trabajo, pues el número de estos por

unidad de inversión es mayor.
•• Contribuyen a la distribución regional del ingreso.
•• Contribuyen al desarrollo económico local y nacional.
•• Son un elemento importante de las cadenas de valor que dan competitividad secto-
rial a los países.
•• Constituyen punto de partida y entrada a los mercados para nuevos emprendimien-
tos y desarrollo de nuevas empresas innovadoras.
•• Asimilación y adaptación de tecnología.
•• Producción local y de consumo básico.
•• Contribuyen al desarrollo regional (por su establecimiento en diversas regiones).
•• Flexibilidad al tamaño de mercado (aumento o disminución de su oferta cuando se
hace necesario).
•• Fácil conocimiento de empleados y trabajadores, facilitando resolver los problemas
que se presentan (por la baja ocupación del personal).
•• La planeación y organización no requiere de mucho capital.
•• Mantiene una unidad de mando permitiendo una adecuada vinculación entre las
funciones administrativas y operativas.

Las características inherentes a las pequeñas empresas que le permiten presentar

estas ventajas se pueden resumir en los siguientes puntos:

•• La flexibilidad; no solo por la no utilización de equipo muy complejo y los pequeños

montos de capital que requiere su operación, sino también a la facilidad con la que
pueden adaptarse a una demanda cambiante y volátil, modificando el nivel de sus
pedidos, las especificaciones del producto y las condiciones de entrega.
•• Cuentan con las bases para actuar como proveedoras eficientes y competitivas de
empresas medianas y grandes. Así, la afiliación subordinada y la subcontratación
son dos de las fórmulas de trabajo más valiosas para las pequeñas empresas en un
entorno globalizado y competitivo.

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 No obstante, estas mismas características de las pequeñas empresas y el tener que
desempeñarse en entornos poco facilitadores ponen en evidencia algunas desventajas
de que le son inherentes y que hay que considerar:

•• Les afecta con mayor facilidad los problemas en el entorno económico como la infla-
ción y la devaluación.
•• Viven al día y no pueden soportar períodos largos de crisis en los cuales disminuyen
las ventas.
•• Son más vulnerables a la fiscalización y control gubernamental, siempre se encuen-
tran temerosas de las visitas de los inspectores.
•• La falta de recursos financieros las limita, ya que no tienen fácil acceso a las fuentes
de financiamiento.
•• Tienen pocas o nulas posibilidades de fusionarse o absorber a otras empresas; es
muy difícil que pasen al rango de medianas empresas.
•• Mantienen una gran tensión política, pues en
ocasiones los grandes empresarios tratan
de eliminar a estas empresas, por lo que la
libre competencia se limita o tácitamente
desaparece.
•• Su administración no es especializada, es
empírica y por lo general la llevan a cabo
los propios dueños.

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 IMPORTANCIA DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA
EMPRESA
La administración de las empresas ha entrado en una nueva fase de su evolución. La
complejidad, cada día en aumento, de las actividades, de las operaciones, así como
el ininterrumpido crecimiento de las empresas, la competencia, etc., obliga a los hom-
bres de negocios a entender dónde están situados hoy y dónde estarán en un futuro
cercano.

La administración en las empresas modernas pequeñas y medianas está dividida entre

los diversos agentes a los que van
a darse atribuciones y funciones
especializadas, que deben articular-
EL ÉXITO
DE UNA EMPRESA DEPENDE, EN se en un conjunto coherente.
GRAN MEDIDA, DE SU CONOCIMIENTO DE
TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS MODERNAS Integra empresarios y promotores;
administradores, técnicos y espe-
Y DE SU CAPACIDAD PARA PONERLAS EN cialistas, que ocupan las posicio-
PRÁCTICA. nes clave en la organización y cuya
acción se hace sentir en todas las
áreas de la empresa.

Históricamente, la empresa pequeña y mediana ha ofrecido una alternativa para el

proceso de la industrialización. También reconocido que la pequeña y mediana empresa
ofrece una oportunidad para una continuada expansión del sistema económico del país.

Las pequeñas y medianas empresas existen en tres ramas principales, estas son: la
industria, la comercial, y la de servicios. Cada una de estas ramas tiene características
específicas que las identifican, pero tienen un papel esencial en nuestra economía.
Estamos plenamente convencidos que la pequeña y mediana empresa tienen un papel
esencial en el entorno económico presente y futuro. Por ello es necesario evitar que
fracasen este tipo de organizaciones, esto puede ser mediante una adecuada adminis-
tración, la cual es imprescindible para una eficiente operación.

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 La pequeña industria, surgida años antes de que se originara el capitalismo industrial,
tenía como fuente creadora las necesidades primarias del hombre como: el tallado de la
piedra, el trabajo de los metales, la manufactura de prendas de vestir y ornamentales,
etc. Así, se formó no solo como fuente de abastecimiento de bienes para el consumo,
sino también como activador del desarrollo de las fuerzas productivas, y es básicamen-
te la industria de modestos recursos de donde se apoyó la Revolución Industrial y con
ello la tecnología que hoy desarrollan y fomentan las grandes empresas.

Es casi imposible predecir con exactitud los detalles de la tendencia futura de estas
empresas, sin embargo, existen indicios al respecto:

Aumento en la especialización. Paralelo al avance tecnológico, ha aparecido la divi-

sión del trabajo en casi todas las actividades productivas.

Tendencia hacia la fusión. La mayoría de las empresas se califican como medianas y

pequeñas. La mayoría de estas comienzan a una escala relativamente modesta y ex-
perimentan solo un crecimiento moderado; sin embargo, en nuestro medio se ha visto,
aunque en forma moderada, la "fusión".

El cambio a empleos burocráticos. El hombre ha estado buscando siempre

métodos para disminuir el volumen de trabajo que debe realizar para hacer frente
a las necesidades de su existencia. Las máquinas, los equipos automáticos y la
abundante energía mecánica han tomado a su cargo gran parte del trabajo que el
hombre acostumbraba a realizar por sí mismo, por lo tanto el número de trabajadores
dedicados a trabajos directamente productivos ha disminuido, mientras que el personal
de oficina ha aumentado

Ascendiente interdependencia. Al mismo nivel que el hombre se ha especializado

más en sus habilidades y esfuerzos productivos, se ha hecho más dependiente de los
demás para obtener bienes y servicios que requiere, por ejemplo: vestido, alimento,
servicio médico, etc.

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Aunque la pequeña y mediana industria poseen una posición importante en la genera-
ción de empleos en el país, se enfrentan a una serie de problemas que obstaculizan
su desarrollo. Esto determina condiciones de desventaja en su competencia con las
grandes empresas y, sobre todo, con empresas transnacionales. Algunos de estos pro-
blemas son:

Inflación. La incidencia del proceso inflacionario, en el aumento de los precios y costos

de producción, ha provocado que las limitaciones de una pequeña producción dificulten
la absorción de los incrementos señalados.

Administración. Uno de los problemas de mayor importancia al que debe enfrentarse y

resolver la pequeña y mediana empresa es su incapacidad en la administración, ya que
cuentan con un administrador, que no sea especialista, sino un "generalista".

La pequeña y mediana empresa tiene una importante función que desempeñar; existen
de manera predominante y en ocasiones casi absoluta en los países subdesarrollados
y coexisten con las grandes empresas aun en los países más avanzados, por lo cual es
necesario ir eliminando las causas principales que frenan su desarrollo

El éxito de una empresa depende, en gran medida, de su conocimiento de técnicas

administrativas modernas y de su capacidad para ponerlas en práctica.

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 LA EMPRESA Y SU ENTORNO
Pierre Yves Barriere (año) define una pequeña o mediana empresa como:

Aquellas en las cuales la propiedad del capital se

identifica con la dirección efectiva y responde
a unos criterios dimensionales ligados a unas
características de conducta y poder económico

Tres rasgos merecen ser tenidos en cuenta a este respecto:

Un capital social repartido entre unos cuantos socios

Una autonomía real de financiamiento y gestión

Un nivel de desarrollo dimensional

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Las pequeñas empresas satélites tienen su función propia en cuatro aspectos básicos:

1. Como suministradoras de materiales y piezas (subcontratistas)

2. Como agencias de servicio para la gran empresa
3. Como agentes o distribuidoras
4. Como clientes que usan, más que distribuir, productos de la gran empresa

La cuestión verdaderamente importante de los fracasos empresariales estriba en sa-

ber qué es lo que los causan. Un gran paso hacia el logro del éxito de la pequeña em-
presa es conocer y comprender los motivos que originaron
el fracaso para poder evitarlos.

Por la práctica y la experiencia se cuenta con in-

formación acerca de las causas de la quiebra
empresarial. A continuación, se menciona es-
tas causas en nueve de cada diez de las
quiebras: negligencia, fraude, falta de
experiencia en el ramo, falta de
experiencia administrativa,
experiencia desbalan-
ceada, incompeten-
cia de los gerentes,
desastre.

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 Existen una serie de características que son comunes a este tipo de empresas. A con-
tinuación, se citan algunas de las más generalizadas características y son:

1. Poca o ninguna especialización en la administración. Esencialmente, la dirección

en la pequeña y en ocasiones en la mediana empresa se encuentra a cargo de una
sola persona que cuenta con muy pocos auxiliares y, en la mayoría de los casos, esta
persona no está capacitada para llevar a cabo esta función.
2. Falta de acceso al capital. Este es un problema que se presenta con mucha fre-
cuencia en la pequeña empresa, debido a dos causas principales: la ignorancia por
parte del pequeño empresario de la existencia de fuentes de financiamiento y la
forma en que estas operan. La segunda, la falta de conocimiento acerca de la mejor
manera de exponer la situación de su negocio y sus necesidades ante las posibles
fuentes financieras.
3. Contacto personal estrecho del director con quienes intervienen en la empresa. La
facilidad con que el director está en contacto directo, con sus subordinados, consti-
tuye un aspecto muy positivo ya que facilita la comunicación.
4. Posición poco dominante en el mercado de consumo. Dada su magnitud, la pe-
queña y mediana empresa considerada individualmente se limita a trabajar un mer-
cado muy reducido, por lo que sus operaciones no repercuten en forma importante
en el mercado.
5. Íntima relación con la comunidad local. Debido a sus escasos recursos en todos
aspectos, sobre todo la pequeña empresa, se liga a la comunidad local, de la que
tiene que obtener bienes, personal administrativo, mano de obra calificada y no cali-
ficada, materias primas, equipo, etc.

La pequeña empresa ha sido, en multitud de ocasiones, la que abre el camino por el que
muchas personas, incluyendo las de escasos recursos, llegan a alcanzar una fortuna.

Ante los elevados índices de desempleo que existen actualmente, la pequeña y media-
na empresa cumple la función de generar fuentes de trabajo en muy diversas formas,
además de las ya conocidas. Así, tenemos que multitud de personas que no son em-
pleables con arreglo a las normas de muchas empresas, encuentran oportunidad de
trabajar en pequeñas y medianas empresas, ya sea como empleados o estableciendo
un pequeño negocio por cuenta propia.

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 La pequeña y mediana empresa es "estimulante de la competencia", lo cual es un
aspecto muy importante que determina una continua depuración, por así decirlo, ya
que por ella se van eliminando los elementos que están por debajo de los mejores, de
manera que se obtienen más productos y de mejor calidad, precios más bajos, mayor
eficiencia de los servicios, etc.

La micro, pequeña y mediana empresa están realizando un accionamiento para im-

pulsar la productividad, un medio básico para incrementar los niveles de competiti-
vidad, crecimiento económico
y desarrollo del país. Es ne-
cesario un cambio de cultura
LA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA ESTÁN adecuado a nuestro actual
REALIZANDO UN ACCIONAMIENTO PARA IMPULSAR medio ambiente nacional e
LA PRODUCTIVIDAD, UN MEDIO BÁSICO PARA internacional, que comprenda
objetivos y valores de los tra-
INCREMENTAR LOS NIVELES DE COMPETITIVIDAD, bajadores como la concepción
CRECIMIENTO ECONÓMICO Y DESARROLLO DEL misma de la administración.
PAÍS. El papel de la pequeña y me-
diana empresa en países en
proceso de desarrollo ha sido
tema de numerosos estudios durante las últimas dos décadas. El sector se ha dado
comúnmente en llamar pequeña y mediana empresa.

Algunos gobiernos han avanzado significativamente en el diseño de una política empre-

sarial que tienda a estimular el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas. El
término "empresarial" incluye no solamente a aquellos que inician una empresa inde-
pendiente y redituable, sino también a empresas no lucrativas.

También incluye nuevas instituciones, tanto públicas como privadas, donde la actividad
"intraempresarial" se ha puesto de moda.

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En nuestro país para implementar un programa de fomento, nos dice Acosta Montes de
Oca, es de decisiva importancia tener claro de antemano cuáles serán los objetivos de
ese programa de fomento, entre ellos los siguientes:

1. Elevar el nivel de vida de empresarios que viven en niveles de subsistencia (salud,

vivienda, alimentación, vestido).
2. Crear empleo.
3. Reforzar la capacidad de competencia y crecimiento de las empresas con mayor
rentabilidad y productividad.
Un programa orientado hacia el objetivo de mejorar el nivel de subsistencia trabajará
de manera exclusiva en el nivel microempresarial. Este va a cumplir con tarea social
urgente sobre todo en las grandes ciudades.

La micro y pequeña empresa muestran características y necesidades de apoyo dife-

rentes y que para lograr programas de fomento efi-
caces resulta imprescindible considerar tales
diferencias.

Es imprescindible que los programas de

fomento en lo futuro se limiten y espe-
cialicen en todos los niveles (micro,
pequeña y mediana empresa), esto
no excluye que tales programas se
complementen.
EL PROCESO DE CREACIÓN DE UNA
EMPRESA
Cuando se desea establecer una empresa, surgen dos alternativas que analizar deta-
lladamente. La primera consiste en definir si habrá que iniciar una empresa nueva. La
segunda consiste en definir si hay que comprar una empresa ya operando.

La información requerida para tomar la decisión de iniciar una empresa, o bien, comprar
una ya existente y los métodos para captar tal información, es de alguna manera parte
de la administración de una empresa.

Los factores a analizar antes de comprar una empresa, a fin de efectuar una adquisi-
ción prudente, es necesario que el interesado analice varios factores sobre ella:

Por qué desea vender el actual propietario

Condiciones financieras

Cuál es su mercado actual

Situación de las instalaciones físicas

Aspectos legales

Valor de la empresa

Existen dos razones válidas que justifican el establecer una nueva empresa en donde
existen similares. Estas son las siguientes:

1. Una expansión real y permanente del mercado que haga que este no esté siendo
cubierto adecuadamente por las empresas ya existentes.
2. Una administración deficiente de las empresas existentes son el resultado de que el
mercado no está cubierto adecuadamente.
 El estudio y el análisis de una empresa nueva son mucho más difíciles y mucho menos
precisos que el estudio de la compra de una empresa existente. La realidad es que no
existen estadísticas anteriores de las operaciones de la empresa, las cuales permitan
realizar una evaluación de la misma.

La pequeña y mediana empresa produce varios bienes que constituyen una línea de
productos. Con frecuencia, se requiere tomar decisiones respecto a si una línea de pro-
ductos debe mantenerse cons-
tante, reducirse o ampliarse.
EL ÉXITO EN LAS EMPRESAS REQUIERE EFECTI-
VIDAD TANTO EN LA PRODUCCIÓN COMO EN LA Todo tipo de empresa tiene la
necesidad imperativa de una
MERCADOTECNIA. AL FORMULAR UN PROGRAMA buena ubicación. Sea pequeña
DE MERCADOTECNIA, LA EMPRESA PEQUEÑA O o mediana, requiere de una ade-
MEDIANA DEBERÁ TOMAR EN CONSIDERACIÓN LA cuada ubicación. Un negocio bien
ubicado, cualquiera que sea su
LÍNEA DE PRODUCTOS, LOS PRECIOS, LA PUBLICI- tipo, tendrá mayor probabilidad
DAD Y LA PROMOCIÓN DE VENTAS de éxito.

Es común observar que el pro-

pietario de una empresa no hace un análisis detallado del lugar donde se ubicará. Está
basándose en ciertos factores y en muchas ocasiones esta decisión es muy superflua.
Con frecuencia, estas razones le parecen al propietario suficientes y no procede a rea-
lizar un análisis objetivo de la ubicación de la empresa.

Por tanto, es necesario hacer un análisis técnico que garantice una adecuada ubica-
ción, ya que la supervivencia y éxito de una pequeña o mediana empresa es el resultado
de una combinación de factores.

El establecimiento de una empresa depende en gran parte del mercado. Ya sea un pe-
queño o mediano comerciante en ventas al menudeo, mayoreo, servicios o fabricante; la
importancia del mercado para el éxito de la empresa jamás puede subestimarse.

El crecimiento de los mercados en países en proceso de desarrollo como el nuestro, ha

sido un factor determinante para el incremento de oportunidades que tiene el pequeño
o mediano empresario para iniciar negocios a nivel nacional e internacional.

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 La adquisición o renta de un edificio es solo el primer paso para contar con las facilida-
des físicas para iniciar una empresa. Las instalaciones físicas para manejar las opera-
ciones industriales, comerciales o de servicio incluyen edificios, distribución, equipo, etc.
Cada una de ellas es esencial para la operación de la empresa.

En la fábrica o el comercio también hay necesidad de máquinas y equipo para manejo

de materiales, enseres y herramientas. Las máquinas de una fábrica pueden ser para
propósitos generales o específicos.

Un pequeño empresario debe conservar el costo inicial, el costo de mantenimiento

del equipo, la depreciación permitida, su duración, el costo de conversión por unidad
de producto resultante del uso de
su equipo para propósito general
INICIAR UNAEMPRESA REQUIERE VARIAS DECI- o especial.
SIONES QUE IMPLICAN CONSIDERAR ASPECTOS La empresa no puede ser mejor
LEGALES. HABRÁ QUE CONOCER LA NATURALEZA que las personas que la compo-
DEL PROBLEMA Y UTILIZAR UNA ASESORÍA JURÍ- nen. En consecuencia, el recurso
humano es de vital importan-
DICA COMPETENTE. cia para la pequeña y mediana
empresa.

Las empresas requieren de personal a diversos niveles para que desarrollen las activi-
dades planeadas y lograr los resultados requeridos. Cada uno de los empleados ayuda
con su trabajo en la operación de la empresa y, en consecuencia, influye en el futuro
de esta.

Si el pequeño y mediano empresario no puede compartir directamente con las grandes

empresas en la contratación, deben tomar en cuenta a los que son capatacesm pero
que están excluidos de la contratación de la empresa grande.

En la pequeña empresa, el propietario debe intentar obtener individuos para su perso-

nal inicial y cuyas capacidades y aptitudes complementen sus propias habilidades.

Los empleados son un activo valioso. El éxito en las empresas dependerá en alto grado
de la pericia y juicio que se ejerza para atraer, seleccionar, contratar y capacitar gente
adecuada para la empresa de que se trate. Bien sea que el propietario lo haga perso-
nalmente, o que delegue la responsabilidad en su jefe de personal.

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 Además se deben determinar las necesidades financieras y reunir el capital inicial ne-
cesario, ya que son los pasos básicos para iniciar una empresa nueva. Y requieren una
atención y un cuidadoso estudio para asegurar el éxito.

Cuesta dinero promover y organizar una empresa. Un peligro común en el estableci-

miento de nuevas empresas, es no realizar una cuidadosa estimación y planeación de
las necesidades financieras.

Igual que la investigación previa a la compra de una

empresa existente, el estudio de las potencialidades
de una empresa requiere de inversión de tiempo, es-
fuerzo y dinero. Pero hay que considerar qué inver-
sión aumenta en gran medida las oportunidades de
éxito de una nueva empresa.

Una de las actividades más inquietantes y potencial-

mente gratificante en que puede participar todo tipo
de gente es el de iniciar y operar una empresa
propia.

En términos de nivel de vida y nivel de sa-

tisfacción, es ilimitado lo que se puede lo-
grar a través de una pequeña o mediana
empresa.

De manera general, se puede

expresar que existen cuatro
etapas en el desarrollo de una
empresa:

•• Etapa preliminar.
•• Iniciación de la empresa.
•• Etapa de crecimiento.
•• Etapa de expansión-consolidación.

24
LA EMPRESA ¿CÓMO ADMINISTRARLA?
La mayor parte de los fracasos de los negocios se deben a una mala administración,
según se desprende de estudio efectuado sobre este campo; en otras palabras el
propietario carece de la habilidad necesaria para encontrar las soluciones requeridas,
planear, organizar, dirigir y controlar su empresa.

Existen muchas razones para una mala administración:

1. Falta de conocimientos sobre cómo operar un negocio en particular

2. Escasa o nula experiencia anterior como administrador de un negocio
3. Experiencia desbalanceada
4. Incompetencia plena y abierta

La habilidad administrativa es el ingrediente necesario para el éxito en cualquier em-

presa. Realmente lo que sucede es que todos los expertos reconocen unánimemente
la importancia de los conocimientos y experiencia administrativa en el manejo de cual-
quier clase de organismo social.

El papel desempeñado por la administración de empresas puede analizarse, en primer

lugar, en el marco interno de la empresa, donde representa un recurso económico simi-
lar a los factores de producción y también con la perspectiva del desarrollo económico
de un país donde se presenta como un factor vital del progreso y del crecimiento.

La administración moderna está dividida entre diversos agentes a los que van a parar
atribuciones y funciones especializadas que deben articularse en un conjunto cohe-
rente. Integra, en suma, empresarios y promotores, organizadores y conductores de
hombres, técnicos y especialistas que ocupan posiciones clave en la empresa y cuya
acción se hace sentir en todos los aspectos de la empresa.

Por sus recursos humanos, la empresa logra adaptarse a un mercado extenso, cu-
yas estructuras y mecanismos son mucho más complicados que los que un mercado
requiere, además de una vasta información sobre las posibilidades de absorción y un
trabajo preciso de análisis y de previsión, una alta calidad de los bienes y servicios que
tienen que suministrar, su adecuación a las especificaciones requeridas, determinación
de costos, de los sistemas eficaces de distribución, de promoción para crear o despla-
zar la demanda.

25
 Considerada como un fenómeno social, la administración se confunde, en realidad, con
un grupo determinado de personas que desempeñan una función económica diferen-
ciada y que son los principales creadores de la industrialización y del proceso.

En los países en vías de desarrollo, el movimiento hacia la industrialización es desen-

cadenado y amplificado por ciertos grupos sociales, que es posible caracterizar en sus
rasgos esenciales y deducir a grandes categorías.

Nos dicen los autores Kerr C. Dunlop J., Harbison F. Y Myers. Estas categorías designan,
de hecho, tipos sociológicos de empresarios valederos, tanto para los líderes políticos
o los altos funcionarios, como para los jefes de las empresas industriales.

Un primer grupo está representado por las "élites dinásticas", otro grupo es de la "clase
media" y un tercer grupo es el de los "intelectuales".

Por profesionalización es preciso entender, sobre todo, la transformación de la vo-

cación primitiva de empresario en una carrera
en la que se entra y cuyas jerarquías se
alcanzan según la competencia real y los
méritos personales que se posean.

El éxito de toda empresa depende en

gran parte de la efectividad de la ad-
ministración. Una de las tareas del ad-
ministrador consiste en supervisar el
trabajo de los empleados para asegurar
el correcto desempeño de sus activida-
des, mediante la orientación y dirección
requerida.

26
Es necesario que el gerente de una pequeña empresa, si es que desea que la empresa
cumpla con éxito sus objetivos, desempeñe sus funciones de manera eficaz; en conse-
cuencia, la comprensión de las funciones administrativas es esencial para la dirección
adecuada de una empresa. A medida que aumenta el tamaño de la empresa, surge un
número de nuevos problemas administrativos.

Son muchas las definiciones de administración, pero desde mi punto de vista, una que
puede servirnos de punto de partida para comprender esta disciplina es la del autor
Rodríguez Valencia (1993). Según este autor:

Es un proceso integral para planear, organizar,

integrar, dirigir, controlar y coordinar una
actividad o relación de trabajo, la que se
fundamenta en la utilización de recursos,
para alcanzar un fin determinado. (Rodríguez
Valencia, 1993. p.)

Es importante señalar que muy frecuentemente el propietario simplemente se apega a

una rutina, pero no está administrando su empresa. Una eficiente administración sim-
plemente es la forma correcta de hacer las cosas. La administración abarca en realidad
dos tipos diferentes de funciones que son:

1. Operacional. Operación diaria de una empresa.

2. Administrativa. Función de manejar una empresa de acuerdo a ciertos principios
de administración.

27
 El fenómeno administrativo se extiende a todos los ámbitos geográficos y por su carác-
ter universal lo encontramos presente en todas partes.

La función administrativa aparece muy vinculada al logro de objetivos a obtener re-

sultados concretos, lo cual exige un equilibrio que permita la "efectividad y eficiencia"
en el manejo de los recursos humanos y materiales que garanticen el menor riesgo y
esfuerzo.

La administración recurre y combina los factores de la producción, incrementando la

productividad en los distintos sectores de la economía nacional a través de la utili-
zación de mejores técnicas. Hay que aprovechar al máximo los recursos de que se
dispone.

El proceso administrativo está compuesto de una serie de fases sucesivas, las cuales
constituyen un conjunto y, con base en su arreglo, una estructura de actividades indi-
viduales y colectivas: actividad de iniciación (innovación y programación); actividad de
decisión; actividad de comunicación; actividad de control.

El proceso administrativo viene a ser un común denominador entre gerentes y sirve

para facilitar el estudio de la administración. Se localiza de manera universal, donde-
quiera que los hombres trabajen juntos para alcanzar objetivos comunes.

Todos los administradores llevan a cabo las mismas funciones

sin importar el nivel que ocupan o el tipo de actividades que
realicen cuando actúan con directivos, gerentes, jefes de
departamento, supervisores, etc., todos tienden a lo mismo.
Cada uno, en su capacidad de administrador, debe desem-
peñar las funciones características de los administradores.
Este es el principio conocido como de universalidad de las
funciones administrativas.

La función de la planeación consiste en influir en el futuro to-

mando acciones predeterminadas y lógicas en el presente. La
planeación es la esencia de una operación efectiva y los planes inte-
grados cuidadosamente a los objetivos de la empresa, bien valen
lo que cuestan en tiempo y costo.

28
Los pronósticos y la investigación realizada cuidadosamente son las claves de una
planeación correcta y la selección final de un plan específico, debiendo basarse en cri-
terios que tengan validez en el presente y en el futuro. Estos criterios están a su vez
basados en los conceptos básicos que fundamentan el proceso de planeación.

La fijación de objetivos es vital en la vida de todo organismo social; de esto dependerá

su éxito, porque los objetivos son la razón de su existencia. En la práctica, toda una red
de objetivos se presenta en la operación de cualquier organismo social. Lo importante
debe ser ordenarlos y supeditarlos a los fines que marquen la línea básica de resulta-
dos esperados por los directivos de la propia empresa.

Toda empresa no importando su magnitud, deberá contar con política. Es casi imposible
delegar autoridad sin la existencia de políticas, pues ningún subordinado puede adop-
tar decisiones sin contar con guías. Es sorprendente encontrar que muchas empresas
descuidan este aspecto fundamental de la administración.

Una política bien formulada ayuda a llevar a cabo la acción administrativa. El gerente de
una empresa, para poder planear eficientemente, debe tener sus procedimientos para
hacerlo, y las políticas adecuadas. Las políticas son las limitaciones o posibilidades que
se pueden seguir en la acción administrativa, y sobre todo, ayudan a mantener estas
acciones dentro de los límites que marcan los planes.

Las políticas, según los motivos, se pueden dividir en:

Políticas externas

Políticas internas

Políticas originadas

La mayor parte de las políticas provienen de la ejecución de políticas de una empresa.

Concluyendo los sistemas, los planes, las políticas, los reglamentos y los procedimien-
tos son requisitos absolutos de una empresa, pues cimientan el orden, la uniformidad
y la estabilidad. Se deben establecer procedimientos para asegurar una interpretación
consistente de las políticas.

29
 Los procedimientos deben basarse en hechos concretos sobre una situación en parti-
cular y no en suposiciones o deseos. Los pasos de un procedimiento deben ser sucesi-
vos, complementarios y en conjunto tender a alcanzar el objetivo deseado, cada paso
debe estar justificado, debe llenar una necesidad precisa y guardar la debida relación
con los demás pasos del procedimiento.

Además un procedimiento debe ser estable y, sin embargo, flexible.

El programa es un plan que frecuentemente abarca una gran empresa, aun cuando no
todos ellos pueden clasificarse de esta manera. El término en sí se utiliza en muchas
formas distintas, y desgraciadamente, esto da lugar a confusiones.

La formulación de un programa puede incluir objetivos, normas de actuación, políticas,

procedimientos, actividades, pero no necesariamente tiene que incluirse planes.

Un presupuesto es un plan de
LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES SON importante categoría. Consiste
ELEMENTOS DE AUTORIDAD FORMAL, PUES en datos arreglados lógicamente
y representan las expectaciones
SE FIJAN EN EL DERECHO QUE TIENE UN razonables para un periodo dado;
FUNCIONARIO POR SU NIVEL JERÁRQUICO DE para cada segmento de la empre-
EXIGIR EL CUMPLIMIENTO RESPONSABLE DE sa se forma el objetivo de lo que
se va a alcanzar y, además, todos
LOS DEBERES A UN COLABORADOR DIRECTO estos objetivos se coordinan en
un plan más exclusivo.

La creación inicial de un presupuesto presenta dificultades. Sin embargo, su continua-

ción es relativamente sencilla, ya que los presupuestos pasados sirven de guía. Pero
el presupuesto, igual que todos los planes, mira hacia delante; nada puede hacerse
respecto al pasado, y lo que se hace al formular un presupuesto es presentar planes
de lo que va a suceder.

La organización es un proceso encaminado a lograr un fin, el cual fue previamente

fijado por la planeación. De este trabajo se derivan las diversas actividades y recursos
necesarios para alcanzar los resultados deseados.

30
De igual forma, la organización ayuda a suministrar los medios para hacer que los re-
cursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos espe-
cíficos. Organizar trae como consecuencia una estructura que debe considerarse como
marco que encierra e integra las diversas funciones de acuerdo al modelo determinado
por los dirigentes, al cual sugiere orden, arreglo y relación armónica.

El proceso de administración ha tenido cambios violentos en los últimos años, tanto las
teorías como los diseños de organización son actualmente diferentes a lo que fueron
hace pocos años.

Dentro de una administración es necesario conocer también, los siguientes tres con-
ceptos, ya que son importantes para lograr una administración efectiva:

1. "La autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto

formal y el control sobre las recompensas y castigos".
2. "La obligación muestra el trabajo asignado a un puesto, y pueden ser menta-
les o físicas para desempeñar una tarea".
3. "La responsabilidad, se relaciona con el flujo de autoridad y obligaciones. El
subordinado tiene la obligación de realizar su responsabilidad y ejercer la
autoridad en los términos de las políticas establecidas".

Las decisiones en la empresa se deben tomar a tan bajo nivel como sea posible. Así, la
altagerencia no debe tomar decisiones sobre cuestiones de rutina que pueda manejar
bien la supervisión de primera línea.

La delegación consiste en el acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico

confiere deberes y responsabilidades a un subalterno y le da la autoridad que necesita
para desempeñar tales funciones.

A medida que las empresas se hicieron más complejas, fue necesario integrar personal
con conocimientos y funciones especializadas. Esto requirió de modificación en los con-
ceptos sobre la estructura jerárquica, unidad de mando, autoridad y responsabilidad.

Las estructuras organizacionales son elementos de autoridad formal, pues

se fijan en el derecho que tiene un funcionario por su nivel jerárquico
de exigir el cumplimiento responsable de los deberes a un colaborador
directo o de aceptar el colaborar las decisiones que por función o es-
pecialización haya tomado su superior.

31
 La base de la organización la forman el trabajo, el personal y el puesto. Para proponer
una estructura adecuada, se deberán tener presentes las actividades que se realizarán.

Un organigrama presenta en forma gráfica las principales funciones y líneas de au-

toridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el
nombre con que se designan las gráficas en las que se representa la estructura de
un organismo social. Recibe los nombres de cartas de organización, organigramas u
organogramas.

Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:

•• Contenido (estructurales, funcionales, de integración de puestos)

•• Ámbito de aplicación. (generales, específicos)
•• Presentación. (vertical, horizontal, mixtos, de bloque, circular)

Un manual de organización complementa con más detalle la información que bosqueja

un organigrama; exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos
y la relación que existe entre ellos, explican la estructura funcional, los grados de auto-
ridad y responsabilidad, los canales de comunicación, coordinación y las actividades de
los órganos de la empresa.

En la fase integración y la acción de integrar, el proceso administrativo ejecuta o rea-

liza todo aquello que se ha planeado y organizado y si en la planeación determinamos
"lo que debe hacerse", y en la organización quedo establecido "quienes y dónde deben
realizarlo", la integración o ejecución deberá determinar "en qué realizarlo".

32
Rodríguez Valencia J (1993) nos dice que los recursos,

Son el conjunto de bienes que son necesario

proveer para que un mecanismo social funcione
hacia un objetivo común

Cualquier organismo social debe otorgar prioridad a los recursos humanos de que dis-
pone. El elemento humano es decisivo en todas las fases de operación de cualquier
organismo. En las etapas de nacimiento o formación, en las de crecimiento o expansión
y en las de consolidación y desarrollo.

Los recursos humanos son, por su naturaleza, los más complejos en su administración.

Planear los recursos humanos en términos de ingresos y costos requiere del uso de
una "función de respuesta del personal".

Cualquier organismo requiere naturalmente de personas que la haga funcionar, de ma-

nera que necesita obtenerlas. Esto no solo es lo primero en teoría, sino que constituye
uno de los pasos más críticos en el desarrollo y consolidación de una empresa.

El abastecimiento de personas calificadas determina el éxito en las gestión de la mis-

ma manera, y con más o menos la misma precisión, que el abastecimiento de dinero o
materiales.

33
 El establecimiento de una política en materia de ascensos es un punto crucial de la
administración de recursos humanos, tanto para la empresa como para cada una de
las personas que la integran. Para la primera, porque le puede proporcionar una dota-
ción ininterrumpida de perso-
nas más preparadas para los
puestos de nivel superior o
EL CONTRATO DE TRABAJO PUEDE SER DE medio, y para los empleados,
DURACIÓN INDEFINIDA, O LIMITARSE A UN porque les puede significar
TIEMPO O A UNA OBRA DETERMINADA un poderoso estímulo para
progresar dependiendo de su
actuación.

La capacitación es uno de los instrumentos más importantes con que se cuenta para
transformar un organismo social. La capacitación es vital en todos los niveles de un
organismo, y tiene como propósito fundamental, mejorar el rendimiento actual y futuro
de la fuerza de trabajo, mediante la superación de los conocimientos básicos, el perfec-
cionamiento de las habilidades específicas y la inducción y adecuación de las actitudes
de las personas.

Al igual que las empresas grandes, las pequeñas empresas, deben contar con un pro-
grama formal de sueldos y salarios. El programa debe enfocarse a las necesidades de
la empresa y toda persona interesada debe comprender sus responsabilidades dentro
de él.

La administración de sueldo y salarios es un programa o método de administración de

remuneraciones para determinar el monto de sueldos y salarios justos para los servi-
cios del empleado.

Un programa de sueldos y salarios concurre en tres etapas:

Análisis de puestos

Valoración de trabajos

Calificación de méritos

Es importante señalar que la relación de trabajo se inicia con una forma jurídica que
constituye el contrato, ya sea individual o colectivo, pero además existen otros tipos de
normas legales que exigen un conocimiento básico para su manejo.

34
El contrato de trabajo puede ser de duración indefinida, o limitarse a un tiempo o a una
obra determinada.

Las prestaciones y servicios a los trabajadores no se pueden considerar separadamen-

te de la función de personal, pues no son una dádiva, sino que se derivan de la relación
laboral.

La necesidad y conveniencia de que el trabajo se ejecute en una forma segura, con-

tribuye a definir mejor las actividades, capacitar al personal, adaptar cambios en la
tecnología, eliminar riesgos, etc.

La administración financiera consiste en obtener oportunamente y en las mejores con-

diciones de costo, recursos financieros para cada unidad orgánica de la empresa que
se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas, se eleve la eficiencia en las
operaciones y se satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o servicios.

La administración de recursos materiales consiste en obtener oportunamente, en el lu-

gar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requeridas,
los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se trate, con
el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.
 El dirigir gente en los organismos sociales es vital para la buena administración. La
dirección es una de las herramientas más efectivas de la ejecución, ya que pone en
acción la voluntad de hacer algo. Una adecuada dirección ayuda a solucionar estas
tareas y proporciona un cojín para absorber el impacto de las dificultades que acusan
las actividades administrativas.

La autoridad y responsabilidad son dos conceptos que deben ir inevitablemente unidos

y que se concretan en el siguiente principio:

La autoridad lleva consigo la correspon-

diente responsabilidad. No se puede exi-
gir responsabilidad a quien no tenga su-
ficiente autoridad para llevar a cabo lo
que se le exige

Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a

percatarse de su complejidad. Primeramente, está tratando con gente, pero no en una
base totalmente objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por tanto, es
parte del problema. Por tanto, para encauzar el esfuerzo humano hacia los objetivos de
la empresa, el administrador debe pensar en términos de resultados relacionados con
la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección.

36
El proceso de dirección se refiere a la manera por medio de la cual se ejecuta un pro-
pósito. Este proceso comprende tres fases básicas que son las siguientes:

Mando o autoridad

Comunicación

Supervisión

El control es la última de las variables del proceso administrativo. No por presentase

hasta el final es el menos importante. Una vez hechos los planes, diseñada la organi-
zación, integrados los recursos, constituida la directiva y con información fluyendo, es
cuando el proceso de control se vuelve importante.

Básicamente es el proceso que se encarga de eliminar el caos y da congruencia a la

empresa, con el propósito de que pueda alcanzar sus objetivos.

El sistema de control tiene por objeto, el asegurar la "eficiencia y la eficacia", esto se

obtiene mediante:

•• Conseguir los objetivos en los plazos indicados

•• Lograr los objetivos con economía de medios

Básicamente, el proceso del control es el que se encarga de eliminar el caos y da con-

gruencia a la empresa, a fin de que pueda alcanzar sus objetivos es esencial para una
buena administración.

Es importante señalar que las normas generalmente reflejan los objetivos de planear
una empresa y de sus unidades administrativas internas. Estas normas pueden ser
tangibles y fácilmente cuantificables o intangibles y difíciles de cuantificar.

37
 LAS FUNCIONES OPERACIONALES
La administración abarca en realidad dos tipos diferen-
tes de actividades: la administrativa y la operacional,
LAS FINANZAS CONSTITUYEN UNA que abarca la operación diaria de una empresa y com-
FUNCIÓN OPERACIONAL DE GRAN prende funciones de compras, promoción, publicidad,
control de inventarios, crédito y cobranzas, registro
IMPORTANCIA PARA GRAN CANTIDAD de transacciones, relaciones con los empleados, entre
DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS. otros.

Las funciones administrativas junto con las operacio-

nales, son los elementos que el administrador no puede evitar sin menoscabo del mé-
rito al título de director, gerente o jefe administrativo.

Una de las fases principales en el desarrollo de una empresa, es la "comercialización",

la cual representa el factor clave para colocar los productos en el mercado de consumo
y de esta forma obtener utilidades y además, satisfacer las necesidades de los consu-
midores. Esta a su vez, se divide en cuatro partes que son:
El mercado

El producto

La distribución

Los medios de promoción

La función de producción o técnica comprende todo el proceso productivo que se rea-

liza en la empresa, desde que entran los insumos (los primeros materiales, los mate-
riales auxiliares, la maquinaria, las herramientas, el personal) hasta que, mediante la
conversión adecuada de todos ellos, se obtiene un producto apto para ser consumido.

Al mercado no lo crea la naturaleza, sino que es creación de la actividad económica.

Por tanto, el hombre de empresa requiere forjarse un espíritu de innovación para influir
tanto en el mercado como en las transformaciones internas de la empresa, con base en
los requerimientos y necesidades del ámbito económico y social del país.

38
Es muy importante tanto para la empresa privada como para la pública conocer sobre
los clientes, su localización, sus necesidades y deseos, dónde y cómo compran, en qué
cantidad y cuánto pagan.

La función productiva es un problema de equilibrio de costos. La "eficiencia" de la pro-

ducción es un término relativo que depende del grado de eficiencia de nuestro empleo
de los recursos disponibles para una unidad dada de producto.

Un sistema de producción eficiente dentro de una economía subdesarrollada será, en-

tonces, el que emplee mucha mano de obra y poco capital para obtener un costo míni-
mo de capital, mano de obra y materia prima por unidad producto.

El sistema de producción optimiza, convenientemente, los bienes y servicios para gene-

rar utilidades, las que a su vez fluyen retornando y así comienza otra vez el ciclo.

Una empresa puede producir bienes tangibles o intangibles, por tanto, al fabricar un
refrigerador, una empresa tendrá como objetivo la producción de bienes tangibles. Por
el contrario, si un despacho de consultores proporciona servicios, su objetivo estará
encaminado a la generación de bienes intangibles. Concluyendo: la característica de la
función física de producción es la generación de cosas (bienes y servicios).

Si la función principal de una empresa es la fabricación, su actividad más importante

consiste en sujetar los abastecimientos y las corrientes materiales a las operaciones
de mano de obra y de las máquinas. Cuando por otra parte, la función básica es prestar
servicios, la actividad principal consistirá en programar y administrar la mano de obra y,
de ser necesario, también el equipo y los materiales.

Las finanzas constituyen una función operacional de gran importancia para gran canti-
dad de actividades administrativas.

La administración financiera está ligada con la operación de lograr y mantener liquidez

y las ganancias de una empresa.

En toda empresa, determinados miembros de la administración deben reunir, clasificar,

analizar, estudiar e interpretar la información financiera formando un plan combinado
de requerimientos financieros y de sus consecuencias financieras en las operaciones.

39
La administración de personal constituye uno de los campos más importantes de la
administración moderna.

El objetivo de la administración de personal es regular de manera justa y científica las

diferentes fases de las relaciones de trabajo en una organización, para promover al
máximo el mejoramiento de sus servicios y bienes de producción.

La ejecución de un sistema de administración de personal requiere del establecimiento

dentro de la estructura orgánica de la empresa de unidades administrativas, cuyos
titulares posean la debida preparación técnica para dirigir todas las fases del sistema.

De manera resumida, a la administración de personal le interesa conseguir y conservar

un equipo humano de trabajo. Dice el autor G. R. Terry:

Conseguir, seleccionar y colocar el personal

apropiado en los puestos adecuados es una
gran tarea; pero estimularlos y mantenerlos
activos y satisfechos, es tal vez más difícil.
La esencia del trabajo de la administración
de personal en el amplio concepto de un pro-
grama para el personal

Una buena administración de personal debe aplicar los controles necesarios para eva-
luar cómo está operando esta función.
En época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y
principios básicos de la función de compras que permitía adaptar las decisiones perti-
nentes que toda empresa moderna requiere.

Una parte importante del éxito de cualquier organización (pública o privada), para que
opere bien, dependerá básicamente de las correctas adquisiciones que realice, ya que
las compras demandan una adecuada administración, en virtud de que las compras son
medios trascendentes para la existencia de las empresas.

Toda empresa tiene un departamento de compras, responsable de adquirir insumos

(materia prima, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo), indispensables para
la producción de "bienes o servicios", poniendo mucha atención para conseguirlos.

S. Mercado H (año) define la compra como:

Adquirir bienes y servicios de la calidad ade-

cuada, en el momento y al precio adecuado y
del proveedor apropiado

Generalmente se acostumbra clasificar las compras en dos grandes grupos:

1. Bienes (materias primas, mercancías y suministros).

2. Servicios (personales o profesionales, financieros y transporte)

41
 La acción de organizar implica dar a las partes de un todo, la estructuración necesaria
para que pueda funcionar. Para lograr una adecuada organización del departamento de
compras, se deben considerar los aspectos siguientes:

Fijar objetivos.

Que sea funcional.

Diseñar e implementar el sistema de organización.

En una pequeña empresa, aunque el volumen de compras e mínimo y poco heterogé-

neo, por lo que se puede organizar de tal manera que tal función recaiga en una sola
persona y con un auxiliar para apoyarlo en trabajos complementarios.

Toda función administrativa implica papeleo. El propósito de este trabajo es el de pro-

porcionar información necesaria para que la empresa cumpla con su misión. La infor-
mación puede referirse a costos, compras, pedidos, sueldos y salarios, reportes, etc.

La planeación en la administración de oficinas incluye consideraciones para los tipos

de información que se utilizarán, el formato que se va a usar, a quién va dirigida la in-
formación, los medios para recabar datos, las máquinas y equipo de oficina a emplear.

Cuando se habla de trabajo de oficina no se debe entender la expresión en sentido

peyorativo o restrictivo, sino hay que aceptarla en su significado más amplio.

Podemos afirmar que las comunicaciones constituyen el sistema nervioso de la activi-

dad organizacional.

Un adecuado sistema de comunicación es condición básica para el funcionamiento

eficaz de la empresa, y constituye al mismo tiempo una disposición en la que se basa
el trabajo.

42
LA ADMINISTRACIÓN EN PEQUEÑAS
EMPRESAS COMERCIALES Y DE SERVICIOS Y
SU PERSPECTIVA
Otras fuentes que rinden información potencialmente valiosa acerca de los productos
que los clientes desean son las siguientes:

Preguntas a los clientes

Devoluciones y quejas de los clientes

Sugerencias del personal de ventas

Actualmente los negocios a gran escala han disminuido el mercado del negocio peque-
ño. Sin embargo, para mantener la supremacía y prosperar en este campo, el negocio
en pequeño debe aprovechar sus ventajas naturales y administrar sus operaciones con
efectividad.

En la fase de planeación, hay que establecer objetivos generales para el negocio, to-
mando en cuenta las características de una imagen de este.

El giro del negocio, es decir, el tipo de mercancía que vende, es un elemento importante
para crear esa imagen.

Las políticas de ventas se determinan en esta fase de planeación, sobre todo en la

determinación de un método de ventas que sea un útil y adecuado servicio para los
clientes y que la imagen del negocio se proyecte claramente.

Aparentemente todos los negocios minoristas deben llevar las mismas actividades, sin
embargo, hay diferencias esenciales entre los negocios. Una de estas es el grado de
especialización del trabajo.

Un negocio minorista debe conocer, exactamente lo que desean los clientes y decidir
qué tipo de existencias debe tener. Esto se lleva a cabo mediante una actividad admi-
nistrativa denominada "control de inventarios".

43
 En todo negocio de menudeo, satisfacer las necesidades y deseos de los clientes es
de gran importancia. El cliente frecuentemente está en contacto con las instalaciones
físicas y con el personal; por lo tanto las "relaciones" con el cliente son un aspecto de
vital importancia para cualquier tipo de negocio.

Asimismo los propietarios deben ser sensibles al tratar con los futuros clientes y los
ex clientes.

El autoservicio se aplica principalmente en la venta de artículos básicos (abarrotes,

ropa, enseres menores, etc.). Para el negocio pequeño hay ciertas ventajas tales como:
reducción de personal y como consecuencia de salarios, reducción de espacio, conver-
sión de mostradores con el frente abierto, etc.

Gran cantidad de empresas recaen dentro de la clasificación de servicios y también son

parte importante en el desarrollo económico del país.

El sector de pequeñas empresas de servicio ha tenido un rápido crecimiento tanto en

términos absolutos como en la parte de generación de empleo.

Una de las características de las empresas de servicio es la de pluralidad en su gran

variedad. Entre las de mayor importancia y más representativas enumeramos las si-
guientes:

•• Hoteles
•• Hospitales y Sanatorios
•• Despachos profesionales
•• Salas de cine
•• Distribuidoras de gas
•• Radiodifusoras
•• Servicios recreativos
•• Restaurantes
•• Constructoras
•• Servicios de reparación diversos
•• Servicios recreativos

44
Los problemas operativos con que se enfrentan las empresas de servicio son en fun-
ciones de planeación, programación y organización del trabajo.

La característica más consistente en las empresas de servicios es la baja calidad de la

administración. Un factor que genera en gran parte esta deficiencia en la habilidad de
administrar, es la inexperiencia y la falta de capacitación del empresario.

Dentro de las actividades administrativas encontramos:

•• Actividades de planeación. Su objetivo principal es la prestación de un servicio a

los clientes.
•• Servicio rápido y eficiente. Un cliente juzga a una empresa de servicio por la cali-
dad y rapidez de su servicio. La empresa que proporciona un servicio razonablemen-
te rápido y adecuado es la que prospera y crece.
•• Necesidad de clientes permanentes. La empresa de servicio prospera en la medi-
da en que satisface a sus clientes.
•• Relación con el cliente. Muchas personas desarrollan grandes preferencias que
deben ser reconocidas por la empresa de servicios.
•• Actividades de organización. La organización une a los individuos en tareas inte-
rrelacionadas.
•• Ubicación e instalaciones. La ubicación es de vital importancia desde el punto de
vista del cliente.

45
•• Actividades de dirección. La dirección pone en acción la voluntad de hacer algo.
•• La venta personal. Los distintos tipos de establecimientos de servicio varían mu-
cho en el grado de utilización de la venta personal.
•• La publicidad. Las empresas de servicio difieren mucho de la regularidad, medio y
tipo de publicidad que utilizan.
•• Línea de crédito limitada. Incluyen las cantidades relativamente pequeñas implica-
das y la naturaleza intangible del servicio.
•• Actividades de control. Mediante el control, el administrador debe verificar que
los recursos de la empresa son utilizados en la cantidad precisa, para conseguir el
cumplimiento de los objetivos generales.
•• Control de compras y de inventario. En su gran mayoría las empresas de servicio
limitan sus compras a materiales de consumo necesario para la ejecución del ser-
vicio.
•• Control de flujo de trabajo. Llevar a cabo la programación del trabajo es vital para
cualquier empresa de servicio.

Una empresa de servicios no debe eliminar las posibilidades para mejorar el flujo de
trabajo y desarrollo general, relacionado con el uso de
sistemas y procedimientos administrativos.
BIBLIOGRAFÍA
Ramón Fernández, M. (s. f.). Administración de pequeñas y medianas empresas. Re-
cuperado de http://www.monografias.com/trabajos31/administracion-pymes/
administracion-pymes.shtml. [Consulta 16 de junio, 2013]

Rodríguez Valencia, J (1993) .Cómo Administrar Pequeñas y Medianas Empresas. México,

D.F: Editorial ECASA

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