Versión 001

POLÍTICA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS 01.01.2024

OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para el otorgamiento de líneas de crédito y parámetros de gestión de
cobranzas para nuestro portafolio de clientes con la finalidad de minimizar la exposición al riesgo
de pérdida, para lo cual se establecen las responsabilidades del personal involucrado en el
proceso de créditos y cobranzas.

ALCANCE:
La presente política y procedimientos es de aplicación para los Representantes de Ventas y
Cobranzas, Supervisor de Ventas y Cobranzas, personal del área de Créditos y Cobranzas, en
coordinación con el área de Finanzas y Jefatura Comercial, además de todo el personal
involucrado directa e indirectamente en el proceso de créditos y cobranzas.

RESPONSABILIDAD:
La Jefatura de Créditos y Cobranzas y Jefatura Comercial son responsables de la aplicación
efectiva de la presente política y procedimientos.
______________________________________________________________________________

CAPITULO I: POLÍTICA DE CRÉDITOS

Requisitos para la creación de código de un Cliente.

Contrato de Crédito: Deberá estar correctamente llenado consignando de forma obligatoria:

Nombre completo del cliente, DNI o RUC, dirección del domicilio del cliente y su dirección fiscal.
Un cliente que nace en la condición contado no puede pasar a condición crédito sin antes
presentar un expediente crediticio.

Requisitos para el otorgamiento de crédito:

 Personas Naturales con RUC:
Crédito menor a S/ 5,000.00:
Contrato de crédito y debe detallar la línea de crédito solicitada.
Letra o Pagaré firmado.
Resolución de autorización DIREMID o DIGEMID.
Fotocopia del DNI vigente.
Fotocopia de RUC.
Fotocopia de la licencia de funcionamiento.
Fotocopia del contrato de alquiler (en caso sea local alquilado)
Fotocopia del último recibo de luz o agua (pagado) del establecimiento; en caso de que el local
sea alquilado deberá presentar recibo pagado de servicios de luz o agua del local comercial y
también de su domicilio personal.
Fotocopia del DNI del Químico Farmacéutico regente y de su carné de inscripción en el Colegio
Químico Farmacéutico que confirme que está habilitado para ejercer regencia.
Fotos del establecimiento comercial.
Croquis de ubicación del domicilio y del local comercial o geolocalización electrónica de cliente.
Correos electrónicos del Cliente para enviarle la facturación electrónica establecida por la SUNAT.
Números telefónicos de titular.
Check-List firmado y sellado por el cliente y el RVC.

Crédito mayor a S/ 5,001.00 deben adicionar lo siguiente:

Fotocopia de facturas de sus principales Proveedores.
Fotocopia de partida electrónica de bien inmueble SUNARP del titular y/o avales.
Garantía personal o real previa evaluación del riesgo del crédito que lo realiza el Área de Créditos
y Cobranzas, con soporte del área Legal
Referencias comerciales con las demás distribuidoras del mercado que lo debe conseguir el
Representantes de Ventas y Cobranzas, Supervisor de Ventas y Cobranzas y/o Jefatura
Comercial
Todos los documentos deben estar sellados y firmados por el RVC, excepto el acuerdo y el pagaré
y debe dar fe de la veracidad de la documentación entregada.
La solicitud, acuerdo y pagaré no deben tener enmendaduras, ni corrector, ni manchas.
Las firmas y huellas digitales deben ser impuestas con el índice derecho legible.

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 Personas Jurídicas
Deberá cumplir con los requisitos de personas naturales con RUC, según el importe de línea de
crédito solicitada y adicionalmente:
Fotocopia de escritura de constitución de la empresa.
Fotocopia de la vigencia de poderes del representante legal (Antigüedad no mayor a 03 meses).
El área de Créditos y Cobranzas podrá solicitar otra documentación que permita conocer la
magnitud del cliente y su comportamiento de pago.

Crédito mayor a S/ 20,000.00

El Cliente debe presentar obligatoriamente sus Estados Financieros en caso de persona jurídica y
en persona natural ficha registral de bienes inmuebles.

Aspectos a evaluar para el otorgamiento de una línea de crédito.

 Personas Naturales con RUC:
Garantías personales que proporciona y/o la solvencia económica del Cliente.
Garantías reales que otorga el cliente.
Avales.
Nivel de endeudamiento (Central de Riesgos)
Capacidad de pago.
Comportamiento de pago.
Volumen de venta.
Rotación de productos.
Ubicación del local.
Número de locales.
Referencias comerciales y bancarias.
Inversiones que realiza el Cliente.
Negocio propio.
Bienes inscritos en registros públicos.
Local propio o alquilado.
Traspaso de local o transferencia de propietario.
Informe Equifax.

 Personas Jurídicas:
Además de los aspectos detallados para personas naturales con RUC.
Tipo de sociedad jurídica.
Accionistas y su solvencia.
Análisis de sus estados financieros.

Validación y presentación de la documentación presentada:

El RVC es responsable de recoger la información requerida por el Área C&C, validar, enviar y
presentar la documentación al Supervisor de Ventas y Cobranzas, quien debe proceder a su
revisión y aprobación con firma y sello en la solicitud de crédito del Cliente.

_________________________________________________________________
Condición y plazos de crédito
CONTADO CONTRA ENTREGA PREVIO DEPOSITO O COBRANZA IN SITU COORDINADA Y
AUTORIZADA POR EL AREA DE CREDITOS Y COBRANZAS Y/O AREA COMERCIAL

FACTURA
Crédito factura a 07 días.
Crédito factura a 15 días.
Crédito factura a 30 días.
Crédito factura a 30 días con pronto pago solo autorizado por la Jefatura Comercial y
Administración.

LETRA DE CAMBIO

Crédito letra a 60 días con la autorización de Jefatura de Créditos y Cobranzas,

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Causales de rechazo y devolución del expediente crediticio.

Si no cumple con anexar la documentación requerida.
La solicitud de crédito, Pagaré y/o Acuerdo de llenado del Pagaré estén mal llenados.
La solicitud de crédito está con información incompleta.
Presentar documentos mutilados, enmendados, con borrones, con corrector, poco legibles.
Si no coincide la firma del cliente plasmada en el titulo valor (pagaré) con la firma del DNI

Causales para la suspensión temporal o definitiva y/o la no aprobación de

una línea de crédito.
Se trata de un cliente que tuvo un historial moroso con MYM PROMEFAR o con Temporal
terceros.
Clientes cuyas deudas fueron asumidas por los RVC. Definitiva
Cliente que desapareció, cerró su local o fugó. Definitiva
Clientes que están en situación de traspaso y/o venta de local. Temporal
Clientes que por situación extrema de falta de pago se recogió mercadería y/o se Definitiva
presenta con nueva razón social.
Clientes que presentan información falsa. Definitiva
Clientes con cuentas relacionadas – diversidad de locales que pertenecen a un cliente Temporal
moroso.
Clientes que pasaron a cobranza legal. Definitiva

Ampliación de monto de líneas de crédito.

Para la evaluación de la ampliación de una línea de crédito, debe actualizarse la información del
cliente y de ser necesario solicitar mayor información con la que se cuenta. De ser necesario
también solicitar garantía real o fiador solidario. El Área de C&C debe verificar personalmente al
Cliente y visitar el local para determinar si está en la capacidad de la ampliación de la línea de
crédito.

Disminución de monto de líneas de crédito.

Comportamiento reiterado de morosidad.
Devolución de mercancía por falta de pago.
Se reducen la frecuencia de pagos y el importe de pago.
Se reducen los volúmenes de venta del cliente.
Incremento del nivel de endeudamiento respecto a obligaciones financieras y/o comerciales.
Aumenta su riesgo crediticio por factores internos o externos – robos, incendios, enfermedades,
divorcios, accidentes, etc.
Registro de letras protestadas.

Bloqueo de atención al código de Cliente.

Protestos de letras.
Documentos vencidos (facturas y/o letras). El RVC debe coordinar con el Cliente al momento de
realizar la venta, la condición de pago que se le ha otorgado e indicarle el día que se le vencerá el
documento de la venta que le está realizando, para que lo registre y reserve el dinero para esa
fecha. Debe realizar la gestión de pre-cobranza. Por efectos de recorrido del RVC, en el caso que
la condición de pago es factura, tiene hasta un máximo de 10 días después del vencimiento para
realizar la cobranza sin que se bloquee la atención al Cliente; destacar que este plazo es por
efecto de ruteo y no debe ser trasladado al cliente. En el caso de letras en el Banco, si no cancela
hasta el octavo día, la letra será protestada. En el caso de letras en cartera que se pudieran
mantener excepcionalmente, pues todas se deben enviar al Banco, deben ser canceladas por el
Cliente dentro de los 07 días después del vencimiento, caso contrario, el RVC debe protestarla en
el octavo día en la Notaría que indique C&C.
Excedan la línea de crédito.
Pérdida de la línea de crédito.
A partir de 3 letras protestadas.
Cliente moroso que no cumple en cancelar sus documentos según fecha de vencimiento.
Establecimiento comercial cerrado por DIGEMID.
Devolución total de la mercadería para cancelar la totalidad de la deuda.

Sobregiros de líneas de crédito.

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Se debe dar de forma temporal hasta un máximo del 20% de la línea de crédito previa evaluación
y análisis del analista de C&C y proceder inmediatamente con el RVC qué documentos necesita
para ampliarle la línea de crédito y hasta qué monto solicita el Cliente y el RVC.
Se otorgará en los siguientes casos:
Negociaciones puntuales.
Se trata de ventas de nuestras líneas objetivo.
Se trata de ventas de líneas exclusivas.
Oportunidades de negocio.
Clientes Pareto o Estratégicos se podrá evaluar un sobregiro mayor al 20% de la línea de crédito
en Comité conformado por el Jefe de C&C, Coordinador de Finanzas y Gerencia Comercial.
Venta de líneas propias.
El personal de C&C debe elaborar un cronograma (programación para ampliar líneas de crédito)
de visitas semanales a Clientes y entregarlo al Coordinador de Finanzas. El objetivo es verificar
las líneas de crédito otorgadas y también ampliar líneas, conocer personalmente al Cliente,
verificar el negocio, solvencia del Cliente, comprometerlo, verificar garantías y minimizar el riesgo.

Niveles de autorización y responsabilidad para la aprobación y/o ampliación de una línea de

crédito.

Importe Autorización Nivel

Hasta S/. 3,000.00 RVC, SVC y Analista de C&C Nivel 1
De S/. 3,001.00 hasta S/. 10,000.00 Nivel 1+ Jefe de C&C Nivel 2
De S/. 10,001.00 hasta S/. 20,000.00 Nivel 2 + Coordinador de Finanzas. Nivel 3
De S/. 20,001.00 hasta S/. 30,000.00 Nivel 3+ Gerente Comercial. Nivel 4
Mayores a S/. 30,001.00 Nivel 3+ Gerente General Nivel 5

CAPITULO II: POLÍTICA DE COBRANZAS

CONDICIONES DE COBRANZA.
Remesa Anticipada. Esta condición se utiliza para los clientes registrados de provincias que no
se les otorga crédito y que antes de despachar cualquier pedido, el Cliente debe haber depositado
el importe en nuestra cuenta corriente bancaria.
Contra Entrega. Esta condición se utiliza para los clientes locales que no se les otorga crédito o
por oportunidades de venta, los cuales deben ser cobradas por los Repartidores contra entrega de
la mercadería en la ciudad de Arequipa. Por ningún concepto se debe dejar la mercadería si el
Cliente no cancela.
Créditos en Factura. Las cobranzas de facturas deben cancelarse dentro de la fecha de
vencimiento del documento. Pueden amortizarse antes del vencimiento.
Créditos en letras. Aceptación y cancelación de letras.
El RV&C es responsable de hacer aceptar la letra al cliente, en un plazo máximo de 10 días
después de la emisión y debe devolverla aceptada para su envío al Banco. Debe darle el
seguimiento correspondiente y también comunicarle al Cliente el número único y Banco que se lo
ha asignado para que cancele a su vencimiento. También recordarle vísperas antes del
vencimiento del documento.
La letra debe ser enviada con la mercadería
El importe mínimo de la letra debe ser S/. 900.00 (Novecientos nuevos soles).
El RV&C al momento de la venta debe indicarle al cliente el importe de la letra que se va a emitir
para que lo registre en su programación de pagos. No deben fraccionarse en más letras sobre la
condición de pago asignada al cliente. Puede haber excepciones que deben ser sustentadas y
autorizadas por el Coordinador de Finanzas y el Gerente Comercial. Debe automatizarse para que
la letra se envíe con la mercadería, pues la facturación ya es electrónica.
El RV&C debe hacer seguimiento y recoger las letras aceptadas en su próxima visita para luego
entregar y/o enviar al analista de C&C para su presentación al banco.

La devolución de letras aceptadas por parte del RV&C debe ser realizado en un plazo no mayor a:
Arequipa: 7 días de recibida la letra por el cliente.
Provincias: 15 días de recibida la letra por el cliente.
Zonas de viaje alejadas Puerto Maldonado, Quillabamba, Abancay, Andahuaylas, Macusani deben
recoger la letra aceptada a vuelta de viaje de acuerdo a su programación.
Todas las letras aceptadas por el cliente deben de ir al Banco. Excepcionalmente quedarán en
cartera en aquellos casos de zonas en las que no exista agencia bancaria, o no sea aceptada por

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el Banco debido a que el Cliente no está calificado por el Banco, o porque han registrado protestos
reiterados, o por autorización expresa de Coordinación Financiera
Excepcionalmente se podrá renovar una letra y debe estar autorizado en forma expresa por el Jefe
de C&C y el Coordinador de Finanzas, pues afecta su línea de crédito. En estos casos el
Coordinador de Cobranzas ddebe dar instrucciones al Banco para que le cobre los intereses por la
renovación y adicionalmente se le emitirá una nota de débito por Gastos administrativos a cobrar:
Renovación de letra S/. 50.00.
Protesto de letra S/. 50.00.
Devolución de cheque sin fondos S/50.00.
El plazo de cobranza de una nota de débito por protesto deberá ser realizado dentro de los 07 días
de emitido el documento.
La nota de débito por concepto de protesto de letra o cheque sin fondos debe incluir gastos de
protesto, bancarios y administrativos.

Cobranza con medio de pago cheque.

Todo cheque girado por el Cliente debe ser a nombre de Representaciones Castillo S.A. y con el
sello de no negociable. De no tener el sello no negociable, el RV&C debe cruzarlo con 2 líneas por
si por alguna razón se pierde o es robado, éste no puede ser cobrado por terceros, pues al estar
cruzado solo se puede depositar en la cuenta corriente.
No se aceptan cheques endosados de terceras personas.
La devolución de un cheque por falta de fondos genera una nota de débito por gastos de
devolución, gastos bancarios y gastos administrativos.
El área de Créditos y Cobranzas no podrá autorizar ventas en contra entrega o en crédito sin
antes haber confirmado el abono efectivo a la cuenta de REPCAS.

RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE VENTAS Y COBRANZAS.

El RV&C de Arequipa y regiones es responsable de gestionar la cobranza y mantener un índice de
morosidad menor al 5%.
De forma general la morosidad como promedio no debe ser mayor al 5%.
Debe custodiar la documentación recibida y su entrega al cliente en próxima visita.
Debe realizar las cobranzas en las condiciones establecidas según la condición de pago otorgada
al Cliente.
Debe reportar diariamente en Caja de la empresa todas las cobranzas realizadas a Clientes en el
día, mediante la planilla de cobranzas y con lo Boucher respectivos de los depósitos bancarios. En
el caso de Provincias, debe reportarlas telefónicamente.
Debe realizar depósitos diariamente en las cuentas bancarias de REPCAS.

RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR DE VENTAS Y COBRANZAS.

El Supervisor de Ventas y Cobranzas es responsable de:
Realizar el seguimiento a la cobranza según condición de pago y en los plazos establecidos.
Supervisar la gestión de cobranza según políticas establecidas en REPCAS.

RESPONSABILIDAD DE CREDITOS Y COBRANZAS.

Entregar los reportes de cuentas por cobrar en forma semanal.
Actualizar las planillas de cobranza con los números únicos de las letras.
Gestionar el envió de letras aceptadas a Bancos de forma oportuna.
Aprobar líneas de crédito según requisitos establecidos.
Hacer seguimiento a las cuentas por cobrar vencidas y por vencer.
Realizar el programa mensual de visitas diarias a Clientes para apoyar en cobranzas y/o ampliar
líneas de crédito y entregarlo al Coordinador de Finanzas y al Gerente Comercial.
Que los files de los Clientes estén con toda la información requerida y los sustentos del crédito.

FALTAS Y SANCIONES.

Representante de Ventas y Cobranzas.

FALTA CALIFICACION
No asistir a 02 compromisos de cobranza pactados con el cliente. GRAVE
No comunicar cierre de establecimiento comercial en caso de cierre en la
MUY GRAVE
primera visita.
No realizar la gestión de cobranza en las condiciones de pago. GRAVE
Falta de frecuencia de visita a clientes morosos. GRAVE

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POLÍTICA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS 01.01.2024

Fuga de cliente y no reportarlo inmediatamente al SV&C y al Jefe de C&C. MUY GRAVE

No recoger y entregar las letras aceptadas de los clientes. MUY GRAVE
No informar de un proceso de venta y/o traspaso de local. GRAVE
Realizar ventas con códigos prestados. MUY GRAVE
Corrida de mercancía (dejar mercadería en diversos clientes). MUY GRAVE
Presentar información o documentación falsa en el expediente crediticio MUY GRAVE
Gestionar la firma de las letras por tercero que no es el titular o
MUY GRAVE
Representante Legal.
Sobredimensionar la capacidad adquisitiva del cliente. GRAVE
No realizar las acciones de recuperación. MUY GRAVE
No reportar a su SV&C las cuentas sin intención de pago. (Entendiéndose
GRAVE
que se asegurará la recuperación total de la deuda).
No cumplir sus funciones de manera diligente. MUY GRAVE
Omitir acciones que agraven aún más la exposición al riesgo. GRAVE
Perder los documentos de cobranzas, títulos valores, documentos contables,
MUY GRAVE
documentos del cliente.
Retener cobranzas o apropiación ilícita. MUY GRAVE
No cumplir la presente política MUY GRAVE

Supervisor de Ventas y Cobranzas.

FALTA CALIFICACION
No realizar seguimiento a los compromisos de cobranza adquiridos por el
GRAVE
Cliente.
Ordenar directamente al RV&C la venta, avalando a un cliente que no paga. MUY GRAVE
Aprobar un expediente crediticio para el otorgamiento y/o ampliación de línea
GRAVE
de crédito, sin antes haber visitado al cliente dentro del plazo establecido.
En caso de retención de efectivo, no informar de la falta. MUY GRAVE
No brindar el soporte de cobranza solicitado por el RV&C a su cargo. GRAVE
No visitar a los clientes morosos y de alto riesgo según el reporte de cuentas
MUY GRAVE
por cobrar.
Fuga de cliente y no informarlo inmediatamente al área de C&C y a su
MUY GRAVE
Gerencia Comercial.
No informar de un proceso de venta y/o traspaso de local. GRAVE
Tomar conocimiento de la utilización de códigos prestados y no informarlo al
MUY GRAVE
área de C&C.
No sancionar la utilización de códigos prestados. MUY GRAVE
No comunicar la corrida de mercancía inmediatamente de conocido el hecho. MUY GRAVE
Sobredimensionar la capacidad adquisitiva del cliente. GRAVE
Detectar información o documentación falsa en el expediente crediticio y no
MUY GRAVE
comunicarlo.
Detectar la aceptación de letras por tercero que no es el titular o
MUY GRAVE
Representante Legal y no comunicar al Área de C&C y Gerencia Comercial.
No realizar las acciones de recuperación de las cuentas por cobrar. GRAVE
No reportar al Área de C&C las cuentas sin intención de pago y
potencialmente incobrables (entendiéndose que se asegurará la recuperación GRAVE
total de la deuda).
No cumplir sus funciones de manera diligente. MUY GRAVE
Perder los documentos de cobranzas, títulos valores, documentos contables,
MUY GRAVE
documentos del Cliente.
Detectar faltas y no sancionarlas y comunicarlas a su Gerente Comercial. MUY GRAVE
No cumplir o hacer cumplir la presente política. MUY GRAVE

Analista de Créditos y Cobranzas.

FALTA CALIFICACION
No realizar el seguimiento a los compromisos de cobranza. GRAVE
Aprobar una línea de crédito o su ampliación sin contar con los requisitos
MUY GRAVE
mínimos establecidos.
Aprobar un expediente crediticio con documentación falsa. MUY GRAVE
Sobredimensionar la capacidad adquisitiva del cliente. GRAVE
Incumplimiento a las visitas de cobranza pactadas con el cliente. GRAVE
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POLÍTICA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS 01.01.2024

No brindar el soporte de cobranza solicitado por el RV&C. (Determinando la

GRAVE
responsabilidad del Supervisor por la omisión a la solicitud del RV&C).
No visitar a los clientes morosos y de alto riesgo según el reporte de cuentas
MUY GRAVE
por cobrar.
Tomar conocimiento de la fuga de un cliente y no constatar el hecho. MUY GRAVE
No informar de un proceso de venta y/o traspaso de local. GRAVE
Detectar la utilización de códigos prestados y no imputar responsabilidades y
GRAVE
sanciones.
Aprobar y ampliar líneas de crédito mayores a los de su nivel de autorización. MUY GRAVE
No tomar o realizar acciones inmediatas de recuperación. MUY GRAVE
No cumplir o hacer cumplir la presente política. MUY GRAVE
No capacitar al personal involucrado en la presente política. GRAVE
No reportar al Jefe de C&C las cuentas sin intención de pago y
potencialmente incobrables (entendiéndose que se asegurará la recuperación GRAVE
total de la deuda).
No cumplir sus funciones de manera diligente. MUY GRAVE
Perder los documentos de cobranzas, títulos valores, documentos contables,
MUY GRAVE
documentos del cliente.
No informar a la Coordinación Financiera de las acciones y resultados en las
GRAVE
cuentas por cobrar de manera mensual.

Jefe de Créditos y Cobranzas.

FALTA CALIFICACION
No realizar el seguimiento a los compromisos de cobranza. GRAVE
Aprobar una línea de crédito o su ampliación sin contar con los requisitos
MUY GRAVE
mínimos establecidos.
Sobredimensionar la capacidad adquisitiva del cliente. GRAVE
Incumplimiento a las visitas de cobranza pactadas con el cliente. GRAVE
No brindar el soporte de cobranza solicitado por el RV&C. (Determinando la
responsabilidad de las instancias anteriores por la omisión a la solicitud del MUY GRAVE
RV&C).
No visitar a los clientes morosos y de alto riesgo según el reporte de cuentas
MUY GRAVE
por cobrar.
Tomar conocimiento de la fuga de un cliente y no constatar el hecho. MUY GRAVE
Detectar la utilización de códigos prestados y no imputar responsabilidades y
MUY GRAVE
sanciones.
Aprobar y ampliar líneas de crédito mayores a los de su nivel de autorización. MUY GRAVE
No ejecutar arqueos documentarios mínimos establecidos durante el año. GRAVE
No ejecutar auditorías de campo al 100% de acuerdo al cronograma
establecido por el Coordinador de Finanzas y cuando haya indicios de MUY GRAVE
apropiación ilícita.
No ejecutar auditorías de campo inopinadas según cronograma. GRAVE
No revisar las cuentas morosas, no comunicarlas y no tomar acciones
MUY GRAVE
inmediatas de recuperación.
No haber realizado en campo las verificaciones correspondientes en la
aprobación y ampliación de las líneas de crédito y dentro del plazo MUY GRAVE
establecido.
No cumplir o hacer cumplir la presente política. MUY GRAVE
No capacitar al personal involucrado en la presente política. GRAVE
No realizar las acciones de recuperación correspondientes a su instancia
GRAVE
señalados en el punto de cuentas por cobrar.
No reportar a la Coordinación Financiera las cuentas sin intención de pago y
potencialmente incobrables (entendiéndose que se asegurará la recuperación GRAVE
total de la deuda).
No cumplir sus funciones de manera diligente. MUY GRAVE
Perder los documentos de cobranzas, títulos valores, documentos contables,
MUY GRAVE
documentos del cliente.
No informar a la Coordinación Financiera de las acciones y resultados en las
GRAVE
cuentas por cobrar de manera mensual.

SANCIONES DISCIPLINARIAS
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POLÍTICA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS 01.01.2024

Las sanciones disciplinarias por cada FALTA COMETIDA serán aplicadas bajo la siguiente
gradualidad de forma independiente entre estas.

Falta GRAVE:
Amonestación verbal.
Amonestación por escrito. (Memorándum).
Suspensión de labores y de pago.
Despido del trabajo.

Falta MUY GRAVE

Amonestación escrita. (Memorándum).
Suspensión de labores y de pago.
Despido del trabajo.

La acumulación de 03 Amonestaciones por escrito de recibida la primera amonestación, es

sancionada con la suspensión de labores y pago.

La acumulación de 06 Amonestaciones por escrito de recibida la primera amonestación, es

sancionada con el despido del trabajo.

GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DUDOSAS:

La Coordinación de Finanzas con la Gerencia General determinan las cuentas de cobranza

dudosa para su provisión de acuerdo a ley.

Para poder provisionar se requerirá la siguiente documentación en File de Cliente.

Estado de cuenta vigente del cliente.

Solicitud de crédito del cliente.
Pagaré firmado.
Letras aceptadas, o en su defecto copia de facturas con sello de recepción de cliente, o copia de
guías firmadas con sello de recepción de cliente y copia de facturas sin sello.
5 informes del vendedor de la época informando que realizó las gestiones de cobranza pero no
obtuvo resultados, indicar el motivo.
3 informes del supervisor de la época informando que ratificó lo indicado por el vendedor y no
pudo realizar la cobranza.
Informe de Jefe de Créditos y Cobranzas ratificando que el cliente no va a pagar, y de ser mayor a
3UITs debe proceder a cobranza judicial, de ser menor debe tener más de 1 año de antigüedad
para provisionarse con toda la documentación que la sustente.
De haber informes de cobranza legal y/o judicial también y adjuntar sustentos.

Todo lo no incluido en la presente política se rige por la lógica funcional y se aplica y prima el
criterio de la racionalidad.
Esta política podrá ser modificada total o parcialmente en cuyo caso será mediante una adenda.

ANEXOS.

Forman parte de la presente política los siguientes anexos:

Anexo 1: Definiciones y conceptos para el otorgamiento de crédito.

Anexo 2: Definiciones y conceptos para la evaluación de crédito.
Anexo 3: Condiciones de venta.

ANEXO 1: DEFINICIONES Y CONCEPTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO.

RV&C: Representante de Ventas y Cobranzas
SV&C: Supervisor de Ventas y Cobranzas
Solicitud de Crédito: Debe estar correctamente llenada con letra de imprenta, consignando la
información requerida para persona natural, firma y huella del cliente (índice derecho). El
levantamiento de la información debe hacerse de manera presencial por el RV&C consignando su
firma y sello. La información consignada tiene carácter de declaración jurada tanto para el cliente
como para el Representante de Ventas y Cobranzas. En la parte de observaciones se debe
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POLÍTICA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS 01.01.2024

adicionar información relevante del cliente. De presentarse cambios o modificaciones posterior a la

información consignada en la solicitud de crédito es obligación del cliente comunicar dichos
cambios al Representante de Ventas y Cobranzas quien debe comunicar al área de Créditos y
Cobranzas.

Línea de Crédito: El Representante de Ventas y Cobranzas y el Supervisor de Ventas y Cobranzas

proponen una línea de crédito para su cliente y ambos firman y sellan la solicitud de crédito.

Pagaré: debidamente aceptado por el cliente con firma y huella digital. De estar casado o tener
conviviente, debe firmar en el casillero de cónyuge. En el caso que el cliente presenta avales
(terceros), debe aplicar el mismo procedimiento en forma horizontal (formato disponible para 2
avales). Los demás datos deben quedar en blanco. En el caso que el cliente desee llenar el
pagaré se debe hacer en su totalidad: Fecha, importe, RUC, DNI entre otros.

Acuerdo de llenado de Pagaré: Debidamente aceptado por el cliente con firma y huella digital
(índice derecho). De estar casado o tener conviviente, debe firmar en el casillero de cónyuge. En
el caso que el cliente presenta avales (terceros), debe aplicar el mismo procedimiento en forma
vertical (formato disponible para 2 avales). Los demás datos deben quedar en blanco
preferentemente.

Resolución de DIREMID o DIGEMID: en copia para los clientes que comercializan productos
farmacéuticos, de no tener somos sujetos a multa de 3 UIT.

Copia del DNI: Del cliente, avales y cónyuges en caso de ser casados o convivientes.

Copia de Licencia de Funcionamiento: Otorgada por la Municipalidad.

Copia de último recibo pagado de Luz y/o Agua: Del domicilio particular y del negocio

Check-List: Es decir la relación de documentos que son adjuntados al expediente la cual debe ser
validada y firmada por las personas involucradas.

En el caso de personas jurídicas adicionar estados financieros y debe ser avalado por los
accionistas.

ANEXO 2: DEFINICIONES Y CONCEPTOS PARA LA EVALUACIÓN DE CRÉDITO.

Garantías personales que otorga el cliente, es decir las fianzas solidarias, pagarés, letra de
cambio, cheque (No orden de pago).

Garantías reales que otorgan el cliente, bienes muebles (prenda), inmuebles (hipoteca),
mercadería (factura conformada), ejemplos vehículos, terrenos, predios.

Avales; el garante que responde por la deuda del titular y debe tener respaldo de solvencia
económica que garanticen el crédito otorgado.

Capacidad de pago, su solvencia económica del cliente (flujo de caja).

Comportamiento histórico de pago de pago con REPCAS y/o con terceros del cliente a través de
INFOCORP u otros medios.

Volumen de venta, la magnitud de venta del cliente en soles y en unidades al mes.

Rotación de productos, que consiste en saber cuántas veces al mes compra mercadería de
REPCAS.

Ubicación del local, consiste en valorar el potencial de venta en base a la ubicación estratégica del
local, por ejemplo si está ubicado al frente de un hospital, clínica, centro de salud entre otros.

Número de locales, es decir la cantidad de locales que tiene el cliente.

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POLÍTICA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS 01.01.2024

Referencias comerciales, es decir promedio de compras y comportamiento de pago con terceros,

así como la percepción que se tiene del cliente en el mercado.

Inversiones que realiza el cliente, a que destina su excedente de utilidades de capital, si lo

reinvierte en el negocio o en otros giros de negocio.

Negocio propio, si el cliente direcciona el negocio.

Bienes inscritos en registros públicos, si el cliente tiene bienes inscritos en registros públicos

Local del establecimiento propio o alquilado; el nivel de riesgo es mayor cuando el local es
alquilado que cuando es propio

Traspaso de local o transferencia de propietario; se incrementa significativamente el riesgo porque

las deudas asumidas por el anterior propietario no son asumidas o reconocidas por el nuevo
propietario.

Tipo de sociedad jurídica:

E.I.R.L, con el cual el riesgo se incrementa significativamente ya que hay un capital social limitado
y responsabilidad limitada de la sociedad como persona individual al asumir la deuda.
S.R.L., hay un capital social limitado.
S.A.; SAC; SAA; en este caso tienen mayor respaldo y capacidad de asumir deudas frente a
terceros.
ONG en ese caso dependen de remesas del exterior.
Entidades religiosas; entidades sin fines de lucro.
Entre otras que pudieran existir.

ANEXO 3: CONDICIONES DE VENTA

Remesa Anticipada: C0: Esta condición se utiliza para los clientes registrados de provincias que
no se les otorga crédito y que antes de despachar cualquier pedido, el cliente debe haber
depositado el importe en nuestra cuenta corriente bancaria.
Crédito Letra a 30 días: C8: Esta condición se crea a solicitud del cliente tomando en cuenta los
siguientes aspectos: comportamiento de pago, clientes Pareto, clínicas, ubicación estratégica,
volúmenes de venta, y convenios realizados con los clientes.
Crédito Letra a 45 días: C9: Esta condición se crea a solicitud del cliente tomando en cuenta los
siguientes aspectos: comportamiento de pago, clientes Pareto, clínicas, ubicación estratégica,
volúmenes de venta, y convenios realizados con los clientes. A esta condición solo pueden
acceder los clientes que están con 30 días de crédito.
Crédito Letra a 60 días: C10: Esta condición se crea a solicitud del cliente tomando en cuenta los
siguientes aspectos: comportamiento de pago, clientes Pareto, clínicas, ubicación estratégica,
volúmenes de venta, y convenios realizados con los clientes. A esta condición solo pueden
acceder los clientes que están con 45 días de crédito o con autorización de Coordinador de
Finanzas y Gerencia Comercial, con un informe que sustente dicha condición por la rentabilidad
que contribuyen.
Crédito Letra a 75 días: C11. Esta condición se da previa evaluación de Comité de Créditos e
incluye la autorización de Gerencia General.
Crédito Factura a 07 días: C2: Esta condición otorga descuentos adicionales mayores a la
condición C3. Se tiene en cuenta los tipos de línea. Se debe solicitar la información y autorización
a Coordinación de Finanzas y Gerencia Comercial.
Crédito Factura a 15 días: C3: Esta condición otorga descuentos adicionales. Se tiene en cuenta
los tipos de línea. Se debe solicitar la información y autorización a Coordinación de Finanzas y
Gerencia Comercial.
Crédito Factura a 30 días con pronto pago: C5: Plazo otorgado de manera automática. Se
reconocen los descuentos financieros con nota de crédito hasta la fecha de vencimiento de la
factura. En el caso de provincias lejanas – Puerto Maldonado, Abancay, Andahuaylas,
Quillabamba y Macusani, se otorgará 7 días adicionales a la fecha de vencimiento para que se
reconozca el pronto pago. Esta condición tiene que ser aprobada también por Coordinación de
Finanzas.
Crédito Factura a 30 días: C4: Esta condición se establece para clientes con buen comportamiento
de pago, es decir cuando el cliente paga dentro de su plazo establecido. El descuento financiero
se encuentra incluido en la factura y es establecido por Coordinación de Finanzas.
Cualquier otra condición de pago solo podrá ser autorizada por Gerencia General.

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POLÍTICA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS 01.01.2024

Con mi firma y huella digital, dejo constancia que en la fecha indicada, he

leído, comprendido y me comprometo a cumplir la Política de Créditos y
Cobranzas N° 04 / Versión 01 del 01.01.2017.
N°
Apellidos y Nombres Fecha Firma

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