PROCEDIMIENTO PARA GRADOS ST-DOC-02-P-04

Gestión
DOCENCIA Versión 2 20 de diciembre de 2022 Página 1 de 22
Académica

ÍNDICE

0. Objetivo...................................................................................................................................................2
1. Alcance....................................................................................................................................................2
2. Definiciones.............................................................................................................................................2
3. Responsable.............................................................................................................................................3
4. Responsabilidades...................................................................................................................................4
5. Generalidades..........................................................................................................................................7
6. Registro de Cambios...............................................................................................................................9
7. Procedimiento........................................................................................................................................10
8. Flujogramas...........................................................................................................................................19
9. Control de registros...............................................................................................................................22
10. Formatos................................................................................................................................................22
11. Anexos...................................................................................................................................................22
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 2 de 22

0. Objetivo 1. Alcance

Este procedimiento aplica desde la solicitud por

Establecer la metodología para el trámite de la
parte del estudiante regular que haya terminado,
expedición de títulos de grados académicos, al estudiante
aprobado todas las asignaturas de su programa de
que haya culminado y aprobado todas las asignaturas de
acuerdo con el plan de estudio correspondiente y
su programa de correspondiente y cumpla con el lleno de
haya cumplido con el lleno de los requisitos, hasta
los requisitos exigidos por la ley, los estatutos y los
la entrega del Título que lo acredita para el
reglamentos de la Universidad.
ejercicio de la profesionalidad correspondiente.

2. Definiciones

Acta de grado: Es el documento que acredita la obtención de un título académico.

Créditos: Valor numérico que se le asigna a cada asignatura, dependiendo de su intensidad horaria e
importancia dentro de la formación del estudiante.

Co - requisito: Son asignaturas que por su naturaleza, relación o formación deben ser vistas en el mismo
periodo académico.

Diploma: ó título es el documento expedido por la Universidad, el cual:

 Afirma que el graduado, luego de cursar los estudios respectivos, completó con éxito los requisitos
legales y académicos de un plan de estudios.
 Acredita un título de pregrado o de posgrado, según corresponda.
 Contiene la firma oficial del Rector Nacional, el secretario general, el decano y el jefe de admisiones y
registro.
 Indica el lugar donde se ha llevado a cabo la graduación, la fecha de grado, el número de acta de grado
y folio del libro de actas de grado, fecha de registro del diploma, libro de registro de títulos, folio y
número de registro.

Grado múltiple: Ceremonia pública colectiva solemne de entrega de diploma y acta de grado presidida por
el (la) Rector (a) Seccional, en caso de egresados de varias facultades, el Decano (a) en caso de grado de
facultad, que se lleva a cabo dentro de las fechas programadas por el respectivo Comité de Unidad Académica
de la seccional correspondiente.

Grado Privado: Ceremonia privada solemne de entrega de diploma y acta de grado presidida por el (la)
Decano(a) de Facultad que se lleva a cabo por fuera de las fechas programadas por el respectivo Comité de
Unidad Académica de la facultad correspondiente, previa solicitud de uno o varios egresados no graduados a la
Decanatura de Facultad o la dirección de posgrados, con una antelación de hasta 30 días hábiles respecto de la
entrega.

Grado por ventanilla individual sin ceremonia: Entrega del título profesional y el acta de grado en la
oficina de Admisiones y Registro de la seccional respectiva, sin ceremonia ni actos protocolarios, que se lleva
a cabo por fuera de las fechas programadas por el respectivo Comité de la Unidad Académica, previa solicitud
de un egresado no graduado a la Decanatura de Facultad o a la dirección de Posgrados, con una antelación de
hasta 30 días hábiles respecto a la entrega.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 3 de 22

Grado póstumo: Es la entrega de un diploma expedido por la Universidad, el cual:

Afirma que el fallecido ha cursado con éxito el 60% los estudios respectivos de un plan de estudios.

 Acredita un título póstumo de pregrado o posgrado, según corresponda.

 Contiene la firma oficial del Rector Nacional, el secretario general, el Decano y el jefe de
Admisiones y Registro.
 Indica el lugar donde se llevó a cabo la formación , la fecha de muerte, el número de acta de grado y
folio del libro de actas de grado.
 No contiene fecha de registro del diploma, ni libro de registro de títulos, ni folio, ni número de registro.

Libro de actas de grado: Conjunto de doscientos cincuenta (250) folios que forman una unidad
documental, la cual contiene las actas de grado (individual o colectivas) de graduados de pregrado o de
posgrado, que deberá conservarse de acuerdo con los procedimientos de gestión documental vigentes.

Libro de registro de títulos: Conjunto de cuatrocientos (400) folios que forman una unidad documental en
la cual se anotan los datos correspondientes a todos y cada uno de los graduados de pregrado o de posgrado,
que deberá conservarse de acuerdo con los procedimientos de gestión documental vigentes.

Registro: Anotaciones formales, históricas y consecutivas en el libro de registro de títulos de aquellos datos
relacionados con el diploma y el acta de grado correspondiente, de conformidad con las reglas contenidas en
esta resolución.

Plan de estudios: Diseño curricular de cada uno de los programas ofrecidos por la institución, contiene la
secuencia de las asignaturas con su respectivo valor en créditos, prerrequisitos y correquisitos. Se conduce a
título cuando el estudiante ha cursado todas estas asignaturas.

Pre - requisito: Es una materia o materias de la misma línea académica que deben cursarse antes de aspirar a
matricular otra asignatura de un nivel de estudios superior.

3. Responsable

La Rectoría Nacional es el responsable por la actualización, mejoramiento e implementación de este

procedimiento.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 4 de 22

4. Responsabilidades1
Seccional

Responsabi Bogotá B/quilla Cali Pereira Cúcuta Cartagena Socorro

lidad
Solicitud y trámite de grado Público y Privado
Admisiones y
Recibir
Secretario Secretario Oficina de Registro/ Secretario Secretario Secretario
Solicitud
Académico Académico grados. Secretario Académico Académico Académico
para Grado Académico
Ingresar en el
Admisiones y
Sistema la Secretario Secretario Oficina de Secretario Secretario Secretario
Registro/Secret
solicitud de Académico Académico grados Académico Académico Académico
grado. ario Académico
Verificar
la completitud
de
documentos
entregados en
la
Admisiones y Admisiones y
primera
Registro / Secretaria Oficina de Registro / Secretaria Secretaria Secretaria
matrícula
secretaria académica Grados secretaria académica académica académica
Académica y
académica académica
el
cumplimient
o de los
requisitos
académicos
para grado.
Solicita la
expedición del
Paz y Salvo
Admisiones y
Financiero,
Secretario Secretario Secretario Registro / Secretario Secretario Secretario
Bienestar
Académico Académico Académico secretario Académico Académico Académico
Universitario
Académico
, Biblioteca y
otros

Síndico /
Síndico / Tesorería/ Síndico / Síndico /
Síndico / director Síndico / Síndico / director
Expedición director de director de director de director de
de Bienestar director de de Bienestar
del Paz y Bienestar Bienestar Bienestar Bienestar
Universitario / Bienestar Universitario /
Salvo Universitario Universitario / Universitario Universitario
Director de la Universitario / Director de la
Financiero, / Director de la / /
Biblioteca / Jefe Director de la Biblioteca / Jefe
Bienestar Director de la Biblioteca / Director de la Director de la
de Laboratorios Biblioteca / de Laboratorios
Universitario Biblioteca / Jefe de Biblioteca / Biblioteca /
(Si aplica) Jefe de (Si aplica)
, Biblioteca y Jefe de Laboratorios Jefe de Jefe de
Laboratorios
otros Laboratorios (Si aplica) / Laboratorios Laboratorios
(Si aplica)
(Si aplica) Consultorio (Si aplica) (Si aplica)
Empresarial
Recibe Paz y
Salvo
Secretario Admisiones y
Financiero,
Secretario Académico/Adm Secretario Registro / Secretario Secretario Secretario
Bienestar
Académico isiones y Registro Académico secretario Académico Académico Académico
Universitario
Académico
, Biblioteca y
otros
Recibir los Secretario Admisiones y
documentos Secretario Académico/Adm Oficina de Registro / Secretario Secretario Secretario
requeridos Académico isiones y Registro grados secretario Académico Académico Académico
para grados. Académico

1
Para todos los cargos, “O quien haga de sus veces en la seccional”.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 5 de 22

Realizar
Check en el Admisiones y
Sistema de Secretario Secretario Secretario Registro / Secretario Secretario Secretario
los requisitos Académico Académico Académico secretario Académico Académico Académico
entregados Académico

Informa al
postulante a
Secretario Secretario Secretario Secretario Secretario Secretario Secretario
grado, los
Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico
documentos
faltantes.
Expide la Admisiones y
Liquidación Secretario Secretario Oficina de Registro / Secretario Secretario Secretario
de derechos Académico Académico grados secretario Académico Académico Académico
de grado. e Académico
Verificar
pago derechos
Secretario Secretario Admisiones y
de grado del
Secretario Académico/Adm Académico/O Registro Secretario Secretario Secretario
graduando en
Académico isiones y Registro ficina de /Secretario Académico Académico Académico
el
sistema. grados Académico

Elaboración Secretario Admisiones y

de la lista Secretario Académico/Adm Secretario Registro / Secretario Secretario Secretario
oficial de Académico isiones y Académico secretario Académico Académico Académico
graduandos. Registro. Académico

Comité de Comité de Comité de

Aprobar Comité de
Unidad Comité de Unidad Secretaría Unidad Unidad Comité de
listado de Unidad
Académica/C Académica/Com Académica/O Académica/C Académica/C Unidad
graduandos y Académica/Co
omité ité Académico de ficina de omité omité Académica/Co
establecer mité Académico
Académico de Posgrados grados Académico de Académico de mité Académico
fecha Posgrados de Posgrados Posgrados Posgrados de Posgrados
de grado

Elaboración de Actas de Grado

Secretario
Académico a
través de la
plataforma
Secretario Secretario Secretario Secretario Secretario
Secretario SINU / Oficina
Elaboración Académico a Académico a Académico a Académico a Académico a
Académico a de Radicación
de Actas de través de la través de la través de la través de la través de la
través de la de títulos
Grado plataforma plataforma plataforma plataforma plataforma
plataforma SINU adscrita a
SINU SINU SINU SINU SINU
Admisiones y
Registro
plataforma
SINU
Firma de Secretario Secretario Secretario Secretario Secretario Secretario Secretario
Actas de Académico / Académico / Académico / Académico / Académico / Académico / Académico /
Grado Decano Decano Decano Decano Decano Decano Decano
Decano/Oficina
Envío lista
de Radicación de
oficial de
títulos adscrita a
graduandos y
Secretaría admisiones y
Actas de Decano Decano Decano Decano Decano
Académica registro
Grado a
plataforma
Admisiones y
SINU
Registro.

Elaboración de Diplomas
Cargar la
Información
Admisiones y Admisiones y Admisiones y Admisiones y Admisiones y Admisiones y Admisiones y
en
Registro. Registro. Registro. Registro. Registro. Registro. Registro.
la
Plataforma
del
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 6 de 22

proveedor
Externo para
la elaboración
de los
diplomas

Verificar y
aprobar la
Admisiones y
elaboración de
Admisiones y Registro / Admisiones y Admisiones y Admisiones y Admisiones y Admisiones y
los
Registro. Secretario Registro. Registro. Registro. Registro. Registro.
diplomas por
Académico
parte del
proveedor.
Validación en
el
sistema SINU
de los
Oficina de Secretario
graduandos y Secretario
Secretario grados/Admis Seccional/Admi Secretario Secretario Secretario
de los Seccional/Admis
General iones y siones y Registro Seccional Seccional Seccional
diplomas a iones y Registro
Registro
elaborar por
parte del
proveedor.

Secretario
General/ Oficina
de radicación de
Recepción de Oficina de
títulos adscrita a
Diplomas del Secretario Secretario grados/Admis Secretario Secretario Secretario
admisiones y
proveedor General General iones y General General General
registro
Registro.
plataforma
SINU

Firma digital de
Firma de Secretario Secretario Secretario Secretaría Secretario Secretario Secretario
diplomas General General General General General General General
BLOCKHAIN
Envío de
Diplomas a Proveedor Proveedor Proveedor Proveedor Proveedor Proveedor Proveedor
las Externo Externo Externo Externo Externo Externo Externo
Seccionales
Admisiones y
Registro /
Oficina de
Recibe los
radicación de
diplomas Admisiones y Admisiones y Admisiones y Admisiones y Admisiones y Admisiones y
títulos adscrita a
firmados en Registro. Registro. Registro. Registro. Registro. Registro.
admisiones y
la Seccional
registro
plataforma
SINU
Secretaria
Registra el
General/Oficina
número de
de Radicación de
diploma en
Oficina de títulos adscrita a Jefe de
el Sistemas Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria
Admisiones y admisiones y Admisiones y
de General General General General
Registro registro Registro.
Información
plataforma
académica y/o SINU
Libro

Ceremonia de Grado Publica

Coordinació Secretario Secretario
Oficina de
n de Académico/Ofic Académico/Bie
Secretario Secretario grados de Secretario Secretario
ensayos para ina de radicación nestar
Académico Académico Admisiones y Académico Académico
Ceremonia de Universitario/Se
Registro. títulos adscrita rvicios
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 7 de 22

de Grado a admisiones y Generales.

registro.
Secretario
Académico/
Oficina de Bienestar
Logística de Oficina de
Secretario Secretario grados de Secretario Secretario Universitario/Se
ceremonia de radicación de
Académico Académico Admisiones y Académico Académico rvicios Generales.
grado títulos adscrita a
Registro.
admisiones y
registro.
Secretario
Seccional/Ofici
na de
Oficina de
Protocolo de radicación/Ofici
Secretario Secretario grados de Secretario Secretario Secretario
Ceremonia de na de radicación
General Seccional Admisiones y Seccional Seccional Seccional
Grado de títulos
Registro.
adscrita a
admisiones y
registro.
Decano / Decano / Decano / Decano /
Decano / Decano / Decano /
Entrega de secretario secretario secretario secretario
secretario secretario secretario
diplomas y Académico / Académico / Académico / Académico /
Académico / Académico / Académico /
Actas de Autoridades Autoridades Autoridades Autoridades
Autoridades Autoridades Autoridades
Grado a seccionales y/o seccionales y/o seccionales seccionales
Nacionales seccionales y/o Nacionales seccionales y/o seccionales y/o
Graduandos y/o y/o
Nacionales Nacionales Nacionales Nacionales Nacionales
Secretaría
Académica/Ofic
Custodia de Secretaría
ina de radicación
copia de Secretaría Secretaría Secretaría Académica/O Secretaría Secretaría
de títulos
Acta de Académica Académica Académica ficina de Académica Académica
adscrita
Grado radicación
a admisiones y
registro.

5. Generalidades
La Universidad otorgará los títulos académicos, previo cumplimiento, por parte de los futuros graduandos, de los
requisitos académicos, legales y reglamentarios establecidos en las leyes de la República y en los reglamentos de
la Universidad.

Para este procedimiento aplica el reglamento estudiantil Acuerdo No. 02 (enero 18 de 2006) (Modificado por los
Acuerdos Nos. 07 de diciembre 15 de 2009, No. 01 de julio 30 de 2012, No. 3 de
agosto 11 de 2014, No. 1 de marzo 9 de 2015 y No. 1 de marzo 14 de 2016).

1) ARTÍCULO 73. Del Título. Es el reconocimiento expreso de carácter académico, otorgado a un egresado a la
culminación de un programa con el lleno de los requisitos exigidos por la ley, los estatutos y los reglamentos
de la Universidad.

2) ARTÍCULO 74. Requisitos. Son requisitos para optar al título en cada programa:

1. Haber aprobado la totalidad de las asignaturas del plan de estudios.

2. Haber cumplido con los requisitos generales y especiales de grado para cada programa.
3. Tener definida la situación militar. (Derogado por la Ley 1738 del 18 de diciembre del 2014)

3) ARTÍCULO 75. Grado Póstumo. El Comité de Unidad Académica de cada programa, previa petición, podrá
otorgar este grado al estudiante que haya fallecido habiendo cursado y aprobado el 60% como mínimo, de las
materias del plan de estudios.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 8 de 22

Resolución 18 de 2 de noviembre de 2022

De la ceremonia de grado múltiple. El Comité de Unidad Académica, a iniciativa del Decano (a)
programará al menos dos ceremonias de grado públicas colectivas solemnes cada año, cuyas fechas estarán
contenidas en los distintos calendarios académicos. La toma de juramento - cuando haya lugar al mismo -, la
entrega del título y del acta de grado se harán de acuerdo con el protocolo establecido para la ceremonia.

Del grado privado. El graduando o los graduandos que lo deseen podrán solicitar al decano de la Facultad, o al
director de Posgrados, la entrega del título profesional y del acta de grado en ceremonia privada solemne, por
fuera de las fechas programadas por el respectivo Comité de Unidad Académica con una antelación de hasta 30
días hábiles. En este caso, el (la) Decano(a) de Facultad tomará el juramento, cuando haya lugar al mismo, y hará
entrega formal o solemne del título y del acta de grado de acuerdo con el protocolo establecido para la
ceremonia.

Del grado por ventanilla individual sin ceremonia. El graduando podrá solicitar, con una antelación de
hasta 30 días hábiles, al decano de la Facultad, o al director de Posgrados la entrega del título profesional y del
acta de grado sin ceremonia ni actos protocolarios por fuera de las fechas programadas por el respectivo Comité
de Unidad Académica. En este caso, la Oficina de Admisiones y Registro de la seccional respectiva tomará el
juramento, cuando haya lugar al mismo, y hará la entrega correspondiente por ventanilla.

Del grado póstumo. En caso de grado póstumo el secretario Académico, en el campo adicional
«número de registro de título», marcará el acta correspondiente con un sello de tinta para papel negra permanente
e indeleble que tenga la expresión «grado póstumo»

Por lo anterior, la Universidad Libre para otorgar el grado de un programa académico, deberá verificar que el
estudiante cumpla con los requisitos tanto académicos como legales y reglamentarios, así como la completa y
debidamente documentación exigida por la Universidad.

Dentro de los requisitos documentales exigidos por la Universidad están:

4) Paz y salvo documental

La secretaría académica y/o quien corresponda, en conjunto con la oficina de admisiones y registro
verifica la existencia en el expediente académico de:

a) Fotocopia del Diploma de Bachillerato y/o en su defecto Acta de Grado (Admisiones y registro)
b) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía (Admisiones y registro)
c) Certificación de requisito especial de grado (certificación de trabajo de grado, resolución expedida por el
Consejo Superior de la Judicatura, certificación o acta de sustentación de diplomado, entre otras)

5) Paz y salvo académico curricular

La secretaría académica correspondiente al programa en el que está matriculado el estudiante en conjunto con la
oficina de admisiones y registro verifica:
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 9 de 22

a) Haber aprobado la totalidad de las asignaturas del plan de estudios

b) La aprobación de exámenes preparatorios.
c) Certificado de la Segunda Lengua Moderna (*CLEUL- Acta del Comité de Unidad Académica)
d) Presentación del Examen de Estado para la Educación Superior.
El informe sobre requisitos pendientes será suministrado al alumno inscrito para su respectiva información y
tramite dentro de las fechas establecidas en el cronograma de grados.

6) Paz y salvo de la sindicatura respectiva

La secretaría de la facultad remitirá la relación de los alumnos sin requisitos académicos pendientes en el
formato oficial de la universidad (paz y salvo electrónico académico documental) a la Sindicatura, a la
Biblioteca Central y al Bienestar Institucional correspondientes, dentro de las fechas estipuladas en el
cronograma de grados, para que en dentro de 72 horas siguientes se expida el respectivo paz y salvo dirigido
a la secretaría académica de la Facultad.

La secretaría académica informará a los alumnos morosos vía mail institucional para que realicen sus respectivos
trámites.

7) Generación de Recibo de pago por concepto de los derechos pecuniarios de Grado por parte de la secretaría
académica de la Facultad y/o quien corresponda.

Artículo 48 - Parágrafo 3 del acuerdo 06 de 2019 que modifica el acuerdo 01 de 2019 (Acuerdo
de investigaciones) que establece que en el acta de grado se deberá dejar declarado lo siguiente, según el
caso:

a) Cum laude, porque existen condiciones de calidad, coherencia y pertinencia académica. Se podrá conceder a
trabajos de pregrado, especialización, especialidad médico-quirúrgica, maestría o doctorado.

b) Magna cum laude, porque existe un aporte significativo al conocimiento que contribuye al avance científico
de la disciplina. Se podrá conceder a trabajos de especialidad médico-quirúrgica, maestría o doctorado, y

c) Summa cum laude, porque existe un aporte riguroso y original a la disciplina, Sólo se podrá conceder a
trabajos de doctorado.

6. Registro de Cambios

La trazabilidad de los cambios de este documento se realizará solicitando a la Coordinación Nacional de Calidad,
el historial de versiones de este procedimiento.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 10 de 22

7. Procedimiento

7.1 Solicitud y trámite de grado Público y Privado

REFERENCIA
RESPONSABLE2 ACTIVIDAD
DOCUMENTADA
Recibe del estudiante mediante el sistema
académico de información. “Sistema académico de
Información de la universidad”
Solicitud de Grado
(Anexo Documentos)
Verifica el cumplimiento de los requisitos
académicos3 - “Sistema de Información de la
universidad”
N/A
Documentos académicos que reposan en la
Secretaria Académica
Secretaría Elabora Listado de posibles graduandos, con los que
Académica dan cumplimiento a los requisitos académicos
Seccional revisados por la Secretaría Académica
“Paz y salvo electrónico
académico documental”
“Paz y salvo electrónico académico
documental”
Solicita al área de admisiones y registro la paz y
salvo documental. Igualmente, solicita a las
diferentes áreas expedición del Paz y Salvo
Financiero, Bienestar Universitario, Biblioteca y
“Correo electrónico”
otros.

“Paz y salvo electrónico académico

documental”
Recibe de las diferentes áreas el listado de Paz y
Salvo Documental, Financiero, Bienestar
Universitario, Biblioteca y otros. 4 “Lista de posibles
graduandos”
“Paz y salvo electrónico académico
documental”
Realizar en el Sistema académico de Sistema académico de
Información de la Universidad Información de la Universidad
Check del cumplimiento de los requisitos
Ingresa y realiza Sistema académico de
Información de la
2
Para todos los cargos, “O quien haga de sus veces en la seccional”.
3
Que los estudiantes hayan completado todo el plan de estudios y hayan cumplido con todos los requisitos académicos. De no estar completos,
envía correo al estudiante informado su situación.
4
Los estudiantes que se encuentren a paz y salvo. De no estar paz y salvo en alguna de las áreas, se le envía correo al estudiante informado su
situación.
PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 11 de 22

Solicitud de Grado en el Sistema de Universidad

Información de la Universidad.
Expide y entrega al estudiante
N/A
Recibo de pago de derechos de grado
Verifica

Pago de Derechos del Graduando en el N/A

sistema, y que los documentos
presentados en la lista sean verídicos.
Secretaría Realizar
Académica Sistema de Información de la
Seccional Check en el Sistema el pago de los universidad
derechos pecuniarios para grado.
Elabora
Ficheros con los Datos de los
Ficheros con los Datos de los Graduandos
Graduandos (Original y copia)
Aprueba
Listado de graduandos y
Listado de graduandos y establecer fecha de establecer fecha de grado
grado.
Envía a Registro y Control para la elaboración de los
diplomas

Ficheros con los Datos de los Graduandos

(Original)

Al proceso de “ELABORACION DE ACTAS”

N/A
Ficheros con los Datos de los
Graduandos (Copia).

Al archivo de la carpeta del estudiante (Historia

Académica

Paz y salvos Documentos

 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 12 de 22

7.2 Elaboración de Actas de Grado

REFERENCIA
RESPONSABLE5 ACTIVIDAD
DOCUMENTADA
Recibe del proceso de “SOLICITUD DE GRADO”
N/A
Lista de estudiantes a graduar

Elabora

Actas (Original y tres copias) Remisión Acta de Grado

de actas (Resoluciones de
grado)
Firma y envía a las Facultades, Decanaturas y Rectorías
Seccionales

Lista de estudiantes a graduar Acta de Grado

(Resoluciones de grado) Remisión
de actas
Actas (Original y tres copias)
Recibe de Facultades y Rectoría Seccional
Secretaría N/A
Académica Lista de estudiantes a graduar
Seccional Resoluciones de grado. remisión
de actas
ACTAS (Original y tres copias)

Cita a los estudiantes para la Firma

Acta de Grado
Actas (Original y tres copias)
Envía a la oficina de Admisiones y Registro6

Remisión de actas Resoluciones

de grado. Actas (Original y tres
copias)
N/A
Al proceso de “CEREMONIA DE GRADOS”

Lista de estudiantes a graduar (Resoluciones de

grado)

Al archivo

5
Para todos los cargos, “O quien haga de sus veces en la seccional”.
6
Para contrarrestar la información con los Diplomas.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 13 de 22

7.3 Elaboración de Diplomas

REFERENCIA
RESPONSABLE7 ACTIVIDAD
DOCUMENTADA
Recibe de la Secretaría Académica
Ficheros con los Datos de los
Ficheros con los Datos de los Graduandos
Graduandos.
Valida la Información de los Graduandos
Ficheros con los Datos de los
Ficheros con los Datos de los Graduandos
Graduandos
Carga en el Sistema o en la Plataforma del
Proveedor Externo8
Correo electrónico confirmando la
Admisiones y subida del fichero
Registro Ficheros con los Datos de los Graduandos

Recibe notificación del Proveedor Externo

Están disponibles en la plataforma los Correo electrónico de

borradores de los diplomas para su validación Notificación
y revisión.
Valida, revisa y aprueba9
Sistema o en la Plataforma del
Los borradores de los diplomas10. Proveedor Externo

Recibe del Proveedor

Diplomas impresos11 para la Firma del N/A

Secretario General.
Revisa y Firma
Diplomas
Secretaría Los diplomas impresos.
General de la Re empaca y Sella
Universidad N/A
Los diplomas en el embalaje respectivo.
Notifica al Proveedor Externo
Correo electrónico de
La fecha y hora para recoger los diplomas en Notificación para la recolección
la Universidad, para su posterior de los diplomas.

7
Para todos los cargos, “O quien haga de sus veces en la seccional”.
8
Una vez que se carga el fichero, el usuario de la universidad que realiza la carga, recibe un correo electrónico confirmando la subida del fichero y
la continuidad del proceso. En el caso de haber errores en el fichero, el usuario recibe un informe con los errores encontrados para que los subsane
y vuelva a cargar el fichero.
9
Revisa la información de los documentos y validar dichos documentos uno a uno, o por bloques de programas. En el caso de encontrar errores,
desde la plataforma se podrán hacer comentarios y ser enviados de forma directa al Proveedor. El cual realizará los cambios solicitados y se
notificarán a la universidad cuando estén para su validación final.
10
Una vez validados los borradores, el Proveedor comienza el proceso de personalización de diplomas y a su vez, la generación de los títulos
electrónicos.
11
De las diferentes Seccionales.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 14 de 22

traslado a la Seccional que corresponda.

Recibe y verifica del Proveedor Externo
Relación de Diplomas
Los diplomas Firmados
Registra en el Libro de Títulos
Admisiones y Libro de Títulos
Registro de la Diplomas
Seccional Envía listado de los futuros graduandos a la secretaria
académica de la Facultad para la Ceremonia de Grado.
Relación de Diplomas
Diplomas Firmados.

7.4 Ceremonia de Grado Publico

REFERENCIA
RESPONSABLE12 ACTIVIDAD
DOCUMENTADA
Recibe del proceso “ELABORACION DE ACTAS
GRADO”

Remisión de actas Actas

Secretaria General y (Original y copia)
N/A
Facultades
Del proceso de “ELABORACION DE DIPLOMAS”

Diplomas firmados
Lista de estudiantes a graduar
Reserva y realiza la logística correspondiente para la
realización de la ceremonia de grado.
Solicitud de reserva de
Reserva de Auditorio. Solicitud Auditorio
de Togas y Birretes.
Informa
Socialización fecha y el
A los graduandos sobre la fecha y el lugar de la lugar de la ceremonia de
Decano ceremonia de grado, así como las fechas para grado.
los ensayos
Celebra

El grado en la fecha y lugar establecido

Entrega a los graduandos Ceremonia de Grado

ACTAS (Original)
Diplomas firmados
Registra en la Plataforma de Títulos
Secretaria General Relación de Diplomas

12
Para todos los cargos, “O quien haga de sus veces en la seccional”.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 15 de 22

Firmar los títulos electrónicos y realizar la

notificación masiva de los lotes de títulos.13
Envía
Lista de estudiantes a graduar ACTAS
Secretaria (Copia)
N/A
Académica
Al Archivo Registro y Control” en la carpeta de historia
académica del estudiante.

7.5 Solicitud y trámite de Duplicados de Diplomas

REFERENCIA
RESPONSABLE14 ACTIVIDAD
DOCUMENTADA
Recibe del Egresado solicitud de Duplicado de
Diploma.
Carta de Solicitud de
Carta de Solicitud de Duplicado Duplicado
Fotocopia de la cedula
Denuncio si es por perdida o el Diploma
Deteriorado15
Verifica.

Pago de Derechos del Graduando en el N/A

sistema, y que los documentos
presentados en la lista sean verídicos.
Envía

Secretaria La Secretaría académica de cada facultad N/A

Académica para la aprobación del comité de Unidad
Académica CUA.
Presenta al Comité de Unidad Académica

Carta de Solicitud Duplicado Fotocopia

N/A
de la cedula al 150%
Denuncio si es por perdida o el Diploma
Deteriorado
Recibe del Comité de Unidad Académica

Acta del Comité de Unidad Académica

Acta del Comité de
Carta de Solicitud Duplicado Fotocopia
Unidad Académica
de la cedula al 150%
Denuncio si es por perdida o el Diploma
Deteriorado

13
La Secretaría General realiza una orden de envío a todos los Graduandos, con el fin de que reciban el documento con las instrucciones necesarias
para acceder a la plataforma de Titulo, estos pueden descargar su título en digital.
14
Para todos los cargos, “O quien haga de sus veces en la seccional”.
15
En caso de pérdida deberá anexar denuncia, en caso de deterioro o daño debe anexar el diploma deteriorado.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 16 de 22

Anula y elabora

Acta de Grado anterior y la elabora acta de Acta de Grado (Nueva)

Grado (Nueva)
Envía a Admisiones y Registro

Acta del Comité de Unidad Académica

Carta de Solicitud Duplicado Fotocopia N/A
de la cedula al 150%
Denuncio si es por perdida o el Diploma
Deteriorado
Recibe de la Secretaria Académica

Acta del Comité de Unidad Académica

Carta de Solicitud Duplicado Fotocopia N/A
de la cedula
Denuncio si es por perdida o el Diploma
Deteriorado
Elabora y Carga en el Sistema o en la Plataforma
académica del Proveedor Externo16 Ficheros con los Datos de los
Graduandos
Admisiones y Ficheros con los Datos de los Graduandos.
Registro
Recibe notificación del Proveedor Externo

Están disponibles en la plataforma los

Correo electrónico de
borradores de los diplomas para su validación y
Notificación
revisión.

Valida, revisa y aprueba17

Borradores de los
Los borradores de los diplomas18. diplomas
Recibe del Proveedor

Diplomas impresos para la Firma del N/A

Secretario General.
Secretaría General Revisa y Firma
Diplomas
Los diplomas impresos.
Re empaca y Sella
N/A

16
Una vez que se carga el fichero, el usuario de la universidad que realiza la carga, recibe un correo electrónico confirmando la subida del fichero
y la continuidad del proceso. En el caso de haber errores en el fichero, el usuario recibe un informe con los errores encontrados para que los
subsane y vuelva a cargar el fichero.
17
Revisa la información de los documentos y validar dichos documentos uno a uno, o por bloques de programas. En el caso de encontrar errores,
desde la plataforma se podrán hacer comentarios y ser enviados de forma directa al Proveedor. El cual realizará los cambios solicitados y se
notificarán a la universidad cuando estén para su validación final.
18
Una vez validados los borradores, el Proveedor comienza el proceso de personalización de diplomas y a su vez, la generación de los títulos
electrónicos.
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 17 de 22

Los diplomas en el embalaje respectivo.

Notifica al Proveedor Externo

Correo electrónico de
La fecha y hora para recoger los diplomas
Notificación
en la Universidad para su posterior traslado a la
Seccional que corresponda.
Recibe del Proveedor Externo y de Secretaria
Académica
Relación de Diplomas
Los diplomas Firmado
Acta de Grado (Nueva)
Admisiones y Verifica
Registro Diplomas Acta
Diplomas Firmados Acta de Grado
de Grado (Nueva)
Entrega al Egresado
N/A
Diplomas
Acta de Grado

7.6 Solicitud y trámite de Grado Póstumo

REFERENCIA
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DOCUMENTADA
Recibe de los familiares solicitud de Grado
Póstumo o por medio de la Universidad.
Carta de Solicitud de
Carta de Solicitud de Grado Póstumo Certificado Grado Póstumo
de Defunción
Presenta al Comité de Unidad Académica

Carta de Solicitud de Grado Póstumo Certificado N/A

de Defunción
Secretaria Recibe del Comité de Unidad Académica
Académica
Acta del Comité de
Acta del Comité de Unidad Académica
Unidad Académica
Carta de Solicitud de Grado Póstumo Certificado
de Defunción
Envía a Decanatura

Acta del Comité de Unidad Académica N/A

Carta de Solicitud de Grado Póstumo Certificado
de Defunción
Recibe de la Secretaria Académica

Decano Acta del Comité de Unidad Académica Solicitud N/A

de Grado Póstumo
Certificado de Defunción
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 18 de 22

Elaboran19
Orden de Servicio
Diploma de Grado Póstumo
Recibe
Diploma de Grado
Diploma de Grado Póstumo Póstumo
Valida, revisa y Firma
Diploma de Grado
Diploma de Grado Póstumo Póstumo
Envía a Rectoría y Secretario Seccional para la Firma

Diploma de Grado Póstumo N/A

Recibe de la Decanatura
N/A
Diploma de Grado Póstumo
Revisa y Firman
Rector Seccional / Diploma
Secretario Seccional Diploma de Grado Póstumo
Envía a la Secretaria Académica para la
ceremonia con los Familiares
N/A
Diploma de Grado Póstumo

7.7 Solicitud y trámite de Copia de Acta de Grado

REFERENCIA
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DOCUMENTADA
Recibe del Egresado solicitud de Copia de Acta de grado
Pago del Derecho Pecuniario Fotocopia
N/A
de la cedula

Verifica.
Admisiones y Pago de Derechos del Graduando en el
N/A
Registro sistema, y que los documentos
presentados en la lista sean verídicos.
Verifica los libros de acta y/o sistema académico para Libros de acta
generar el acta Sistema académico
SINUGWT
Entrega al estudiante
Copia de Acta de Grado solicitado NA

19
La elaboración del Diploma para el grado póstumo puede ser elaborado por la Universidad o por un proveedor externo. (Estos diplomas no son
elaborados según el numeral 7.3 de este procedimiento)
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 19 de 22

8. Flujogramas
8.1 PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y TRÁMITE GRADO PÚBLICO
Y PRIVADO

SECRETARÍA ESTUDIANTE
ACADÉMICA
RECIBE VERIFICA SOLICITA Y RECIBE INGRESA Y REALIZA EXPIDE Y ENTREGA A
2 3 4 5

SOLICITUD DE GRADO
ESTUDIANTE
1 PAZ Y SALVOS DIFERENTES
SINU
ÁREAS DOCUMENTOS
RECIBO DE PAGO Y
PAZ Y SALVOS
CARPETA HISTORIA
ACADEMICA
ESTUDIANTE

SECRETARÍA
ACADÉMICA
A RECIBE Y VERIFICA REALIZA Y ELABORA ENVIA
PROCESO “Elaboración
6 7 8 FICHERO CON
de actas” DATOS DE
REGISTRO Y GRADUANDOS
CONTROL

RECIBO DE PAGO Y

ESTUDIANTE
DOCUMENTOS
FALTANTES
SINU

1 MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO

QUE LOS ESTUDIANTES HAYAN COMPLETADO TODO EL PLAN DE ESTUDIOS Y HAYAN CUMPLIDO CON TODOS LOS REQUISITOS ACADÉMICOS Y LOS DOCU MENTOS ALMACENADOS EN LAS
2
CARPETAS DE HISTORIAS ACADÉMICAS; DE NO ESTAR COMPLETOS, ENVÍA CORREO AL ESTUDIANTE INFORMADO SU SITUACIÓN.
3 DE TODAS LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES, FINANCIERA, BIENESTAR, BIBLIOTECA, LABORATORIOS, Y OTROS
4 EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA UNIVERSIDAD LA SOLICITUD DE GRADO
5 RECIBO DE PAGO DE DERECHOS DE GRADO Y LISTA DE DOCUMENTOS FALTANTES
6 PAGO DE DERECHOS DEL GRADUANDO EN EL SISTEMA, Y QUE LOS DOCUMENTOS PRESENTADOS EN LA LISTA SEAN VERÍDICOS.
7 CHECK EN EL SISTEMA DE LOS REQUISITOS ENTREGADOS. ELABORA FICHEROS CON LOS DATOS DE LOS GRADUANDOS. ACTA COLECTIVA DE
8 GRADUADOS. A REGISTRO Y CONTROL
 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 20 de 22

8.2. ELABORACIÓN DE ACTAS DE GRADO

8.2. ELABORACIÓN DE ACTAS DE GRADO

SECRETARÍA
ACADÉMICA
RECIBE ELABORA FIRMA RECIBE A
2 3

PROCESO LISTA DE
SOLICITUD DE LISTA DE
LISTA DE
GRADO ACTAS DE GRADO ESTUDIANTES A GRADUAR
ESTUDIANTES A GRADUAR
GRADUAR 1
REMISIÓN DE ACTAS
REMISIÓN DE ACTAS

ACTAS ESTUDIANTES A ACTAS

A CITA ENVÍA RECIBE

4 5

A ESTUDIANTES LISTA DE
PARA FIRMA DE REMISIÓN DE ACTAS ESTUDIANTES A
ACTAS GRADUAR
ACTAS (ORIGINAL Y
TRES COPIAS)

1 ORIGINAL Y TRES COPIAS

ARCHIVO
2 LA HACE FIRMAR POR EL DECANO Y EL RECTOR SECCIONAL

3 DE LAS FACULTADES Y RECTORÍA SECCIONAL

4 A LA OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO

5 AL PROCESO DE CEREMONIA DE GRADOS

 PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 21 de 22

8.3. ELABORACIÓN DE DIPLOMAS

8.2. ELABORACIÓN DE ACTAS DE GRADO

SECRETARÍA
ACADÉMICA
RECIBE ELABORA FIRMA RECIBE A
2 3

PROCESO LISTA DE
SOLICITUD DE LISTA DE ESTUDIANTES A
LISTA DE
GRADO ACTAS DE GRADO ESTUDIANTES A
ESTUDIANTES A GRADUAR
GRADUAR
GRADUAR 1
REMISIÓN DE ACTAS
REMISIÓN DE ACTAS

ACTAS ACTAS

A CITA ENVÍA RECIBE

4 5

A ESTUDIANTES LISTA DE
PARA FIRMA DE REMISIÓN DE ACTAS ESTUDIANTES A
ACTAS GRADUAR
ACTAS (ORIGINAL Y
TRES COPIAS)

1 ORIGINAL Y TRES COPIAS

ARCHIVO
2 LA HACE FIRMAR POR EL DECANO Y EL RECTOR SECCIONAL

3 DE LAS FACULTADES Y RECTORÍA SECCIONAL

4 A LA OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO

5 AL PROCESO DE CEREMONIA DE GRADOS

PROCEDIMIENTO PARA GRADOS 22 de 22

9. Control de registros
Ver listado maestro de documentos y registros ST-AC-01-P-01-F02, donde se consolidan todos los
registros.

10. Formatos

N/A N/A
11. Anexos