DIAGNÓ STICO

INDICADORES DE
GESTIÓ N

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIÓ N PÚ BLICA “DAFP”
Abril 2014
2
3
4
Introducción

En el presente documento se realizará un “Diagnóstico de los Indicadores de Gestión

en el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP” con corte a abril
del 2014, tomando como base la metodología propuesta en la Guía para la Construcción
de Indicadores de Gestión1.

Ahora bien, a fin de establecer claridad para el informe, se dispuso la siguiente estructura
en el documento:

1
Guía para la Construcción de Indicadores de Gestión. Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. Dirección de Control
Interno y Racionalización de Tramites. 2.012. Bogotá

5
En el primer capítulo se hará una revisión teórica de conceptos como:

 Indicador de Gestión

 Indicadores de Eficacia

 Indicadores de Eficiencia

 Indicadores de Efectividad

 Relación entre la formulación y la Tipología

Para mayor claridad y poder realizar el análisis adecuado en el tema de los indicadores,
la definición de los conceptos antes enunciados será la que registra la Guía publicada en
la página Web2.

En el segundo capítulo, se efectuará una revisión a todos y cada uno de los indicadores
de gestión, DIECISÉIS (16) identificados y documentados en el aplicativo del Sistema de
Gestión de la Calidad para los procesos de Direccionamiento Estratégico y los Misionales,
así como a OCHO (8) en los procesos de apoyo, para estos últimos el resultado fue
obtenido mediante la aplicación del método estadístico - Muestreo Aleatorio Simple 3; es
decir se realizará el análisis a VEINTICUATRO (24) indicadores de los TREINTA Y
NUEVE (39) identificados en el Departamento. Este estudio tendrá en cuenta tres (3)
elementos: tipología para los indicadores, coherencia de la formula con la tipología y del
nombre con el indicador en sí.

Finalmente en el tercer capítulo, se expondrán las recomendaciones y sugerencias con

base en los resultados del presente informe.

Líder del proyecto: Oficina de Control Interno

Fecha de corte: 30 de abril de 2014

Fuentes: Aplicativo Calidad_Dafp y la Guía para la Construcción de Indicadores de

Gestión, 2012. DAFP.

2
http://portal.dafp.gov.co/portal/pls/portal/formularios.retrive_publicaciones?no=1595
3
Método Estadístico muestreo aleatorio simple “MAS”: Es un procedimiento probabilístico donde se selecciona un tamaño de una
muestra n de un tamaño de población N, de tal manera que cada muestra de tamaño n tenga la misma probabilidad de ser
seleccionada.

6
Primer Capítulo

En esta sección se aclaran diferentes conceptos que son de relevancia a la hora

de analizar los indicadores planteados por los diferentes procesos en el DAFP:

• Indicador de Eficacia
• Indicador de Eficiencia
• Indicador de Efectividad
• Indicador de Economía
• Relación entre la formulación y la Tipología

De acuerdo con la definición de “Indicador” y la tipología determinada en la Guía del

DAFP, estos se pueden clasificar en Eficacia, Eficiencia, Efectividad y Economía,
remitiéndonos a la definición de la Guía en mención, podemos establecer que:

 Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite

relacionar a su vez, variables cuantitativas o cualitativas, percibiendo así la
situación, características, comportamientos o fenómenos de la realidad; por otra
parte también se puede establecer como aquella información que agrega valor
diferenciándose en sentido estricto con que sea simplemente un dato4.

Continuando con las definiciones tenemos que cuando hablamos de5:

 Un indicador de eficacia, es aquel que busca establecer el cumplimiento de planes

y programas de la entidad, previamente determinados, de modo tal que se pueda
evaluar la oportunidad (cumplimiento de la meta en el plazo estipulado), al igual
que la cantidad (volumen de bienes y servicios generados en el tiempo).
 Un indicador de eficiencia por el contrario, se enfoca en el control de los recursos
o las entradas del proceso; evalúan la relación entre los recursos y su grado de
aprovechamiento por parte de los mismos.

4
Guía para la Construcción de Indicadores de Gestión. Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. Dirección de Control
Interno y Racionalización de Tramites. 2.012. Bogotá
5
Definiciones tomadas de la Guía para la Construcción de Indicadores de Gestión. Departamento Administrativo de la Función Pública-
DAFP. Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites. 2.012. Bogotá

7
  El indicador de efectividad, involucra la eficiencia y la eficacia, es decir “el logro de
los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables
posibles”
 El indicador de economía se relaciona directamente con la capacidad de una
institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en
pos del cumplimiento de sus objetivos.

Ahora bien, respecto a la clasificación tipológica es preciso tener en cuenta que esta va
de la mano con la forma como se miden o se formulan los indicadores, tal como lo
expresa la Guía del DAFP: la construcción de la fórmula debe asegurar que su cálculo
obtenga información de las variables que se están tratando de medir, es decir el resultado
del indicador, es por ello que si un indicador quiere mostrar eficacia, eficiencia, efectividad
o economía, debe estar medido de tal forma que realmente logre su cometido, de lo
contrario se iría en contravía de lo expuesto en el proceso de construcción de indicadores
de gestión.

Con base en estas aclaraciones teóricas, procederemos a la revisión de los indicadores

de gestión establecidos en el Departamento.

Segundo Capítulo
Análisis de los Indicadores de gestión por Proceso

Previo a este estudio se estableció el Universo de los indicadores de gestión identificados

en el DAFP, a fin de poder determinar efectivamente el número de indicadores de gestión
a analizar.

Se evidenciaron treinta y nueve (39) indicadores de gestión establecidos en el

Departamento (Listado de Indicadores de gestión por Proceso), de los cuales veinte (21)
corresponden a indicadores de eficacia, diez (10) a eficiencia y ocho a efectividad (8) y
no se observaron de economía.

8
A continuación se detalla el número de indicadores de gestión por procesos, clasificados
según la tipología:

Tabla 1. Indicadores de gestión por Procesos Identificados en el DAFP

PROCESOS EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD Totales

Direccionamiento
Estratégico 1 1 0 2
Formulación de la Política 1 1 1 3
Instrumentalización de la
Política 1 1 1 3
Difusión de la Política 3 1 1 5
Asesoría y Orientación 1 1 1 3
Medición y Análisis 2 0 0 2
Gestión Financiera 1 1 0 2
Gestión Documental 1 1 0 2
Gestión Administrativa 1 1 0 2
Gestión Contractual 1 1 0 2
Gestión Talento Humano 4 0 3 7
Administración de la
Tecnología 3 0 1 4
Apoyo Jurídico y
Representación 1 1 0 2
Totales 21 10 8 39
Fuente: Aplicativo Calidad-DAFP

Tal como se mencionó en el capítulo anterior, mediante la Guía del DAFP, se establece la
tipología de los indicadores y el proceso de construcción de los mismos, en donde a su
vez se determina la forma de elaborar las formulas. Con base en esta información y de
acuerdo a la forma como se estimen, se puede establecer lo que el indicador quiere
mostrar (eficiencia, eficacia, efectividad, economía), razón por la cual es fundamental
analizar la:

 Tipología de los indicadores, la

 Coherencia de la formula con la tipología, así como la

 Relación entre el nombre y el indicador, en los casos en que sea necesaria esta
revisión.

De esta forma se establecerá si la formulación corresponde a la tipología o si por el

contrario hay diferencias entre estos elementos, así como si el nombre es el más
adecuado al indicador.

9
El análisis comienza en el mismo sentido del “Mapa por Procesos”, comenzando por
Direccionamiento Estratégico y finalizando con el de Medición y Análisis. A continuación
se ilustra el mapa en mención:

Luego de la revisión preliminar a todos los indicadores, se encontró que existen dos (2)
procesos en donde se registra exactamente la misma información, en relación con el
nombre, el objetivo, la fórmula y la tipología del indicador, estos corresponden a “Gestión
Contractual” y “Gestión Administrativa”, los cuales están compuestos por UN (1) indicador
de eficacia y UNO (1) de eficiencia. Con base en lo anterior no es posible determinar a
cuál de los dos (2) procesos antes enunciados están asociados los indicadores de
gestión.

Análisis de Indicadores de Gestión en Direccionamiento

Estratégico

10
Al revisar el listado de los indicadores de gestión, en este proceso se encontraron DOS
(2), a continuación se muestra su tipología y respectiva formula:

Tabla 2. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGÍA

Oportunidad en la ejecución No. actividades cumplidas en tiempos

de los planes, programas y oportuno / No. de actividades EFICIENCIA
proyectos de DAFP. programadas en los planes, programas
y proyectos

Cumplimiento de las metas Resultados de metas de planes,

institucionales en los programas y proyectos ejecutados/ EFICACIA
planes, programas y Metas de planes programas y proyectos
proyectos sectoriales planeados.

De lo anterior se deduce que para el Indicador de Eficiencia, no se puede determinar una

relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento, a lo cual se sugiere que en
vez de actividades se relacionen tiempos solamente; estos hallazgos sugieren una
revisión detallada de si efectivamente el indicador se encuentra adecuadamente
construido y clasificado.

Por parte del Indicador de Eficacia, en un primer análisis se puede establecer una
alineación con lo expuesto en la cartilla del DAFP, ya que evalúa el cumplimiento de
planes y programas de la entidad, relacionando lo logrado con lo planeado.

En conclusión, el análisis determina que el Indicador de Eficiencia debe revisarse para

comprobar si cumple con los requisitos establecidos para estar clasificado bajo esta
tipología o si es preciso modificar la formula o su clasificación; en torno al indicador de
eficacia, su formulación se adecua a la tipología y el nombre establece relación entre el
indicador y su finalidad.
Análisis de Indicadores de Gestión en los Procesos Misionales

Los procesos que corresponden a este universo son cuatro (4): Formulación de la Política,
Instrumentalización de la Política, Difusión de la Política y Asesoría y Orientación.

11
Formulación de la Política
Para este proceso se encontraron TRES (3) indicadores, de los cuales se determina el
siguiente panorama:

Tabla 3. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

Tiempo empleado en la
Tiempo empleado en la formulación de la política /
EFICIENCIA
formulación de la Política Tiempo programado para la
formulación de la política x 100
Número de Políticas
Públicas Formulada por el Número de Políticas formuladas EFICACIA
DAFP
Grado de cumplimiento de
todos los requisitos del Número de requisitos Cumplidos
EFECTIVIDAD
producto en la política / Total de requisitos del producto
pública formulada.

La tabla anterior muestra que para el Indicador de Eficiencia, aun cuando relaciona
recursos, entendidos estos como el tiempo y el grado de aprovechamiento por parte de
los mismos, el nombre no es coherente dado que este hace alusión solamente a un
componente de la fórmula más no a la relación de sus partes, la Oficina de Control
Interno, analiza que este indicador busca mejorar el uso del tiempo sin tener en cuenta la
calidad de la política formulada.

Por otro lado el Indicador de Eficacia, NO puede ser definido como indicador, ya que va
en contravía de lo establecido en la cartilla porque hace alusión solamente a un dato, más
no a una información que agrega valor.

Finalmente el clasificado como Indicador de Efectividad, no responde a la pregunta: ¿para

qué se hizo?, es decir no mide los resultados alcanzados frente a los servicios generados
a los usuarios, por ende la tipología no está acorde a la formulación; además su nombre
no debería ser grado ya que no está expresado en porcentaje.

Teniendo en cuenta lo mencionado, se sugiere revisar de nuevo la identificación,

redacción y todos los elementos relacionados con la construcción de estos indicadores de
gestión, haciendo especial énfasis en los ítems de formulación y tipología.

12
Instrumentalización de la Política
Tabla 4. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

Tiempo empleado en la
Oportunidad en la ejecución
ejecución de las actividades /
de las actividades asociadas
Tiempo programado para la EFICIENCIA
al proceso de
ejecución de las actividades
Instrumentalización
*100
N° de instituciones que se
Calidad en la
encuentras satisfechas con la
Instrumentalización de la
Instrumentalización/ N° EFECTIVIDAD
política realizada por el
instituciones que recibieron la
DAFP
Instrumentalización* 100
Grado de cumplimiento de
No de actividades cumplidas del
las actividades asociadas al
proceso / No de actividades EFICACIA
proceso de Al
proyectadas *100
Instrumentalización
hacer
la revisión se encontraron TRES (3) indicadores, a saber: El Indicador de Eficiencia se
observa que está bien formulado de acuerdo a los parámetros de la Guía del DAFP, pero
al igual que en el proceso anterior puede resultar en un incentivo perverso que busca
reducir el tiempo empleado en detrimento de la calidad de las actividades, por ello se
recomiendan establecer variables que incluyan los conceptos de tiempo y calidad.

Por otra parte el Indicador de Efectividad debe complementarse con una temporalidad
explícita (un día, mes, bimestre, trimestre, año, etc.), de acuerdo a lo establecido en la
Guía del DAFP para la construcción de indicadores

Para el Indicador de Eficacia, aunque se encuentra dentro de los lineamientos de la Guía

del DAFP, este evidencia una gestión de cumplimiento más no de impacto en la gestión
institucional ya que se pueden cumplir las actividades proyectadas, pero se desconoce
cómo se cumplieron y si realmente fueron efectivas, se recomienda replantearlo o en
dado caso prescindir de él.

13
Difusión de la Política
Para este proceso se analizaron CINCO (5) indicadores, evidenciando lo siguiente:

Tabla 5. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

Tendencia de casos
Comparativo de experiencias
postulados al Premio EFICACIA
postuladas año a año
Nacional de Alta Gerencia.
(No. Entidades satisfechas con
Grado de satisfacción de la
el procedimiento de
convocatoria anual al
convocatoria al Premio / EFICACIA
Premio Nacional de Alta
N° de entidades encuestadas )
Gerencia.
* 100
(N° de entidades públicas que
Grado de satisfacción de las reportan estar satisfechas con
entidades frente a la los eventos de difusión / N° de EFICACIA
Difusión del DAFP entidades que recibieron la
difusión) * 100
Optimización de recursos en No. de entidades que recibieron
el desarrollo del Plan de difusión / No. de servidores que EFICIENCIA
Difusión realizaron la difusión
No. de Entidades que recibieron
Ejecución del Plan de difusión / Total de entidades
EFECTIVIDAD
Difusión. objetivo dentro del plan de
difusión

Respecto al primer Indicador de Eficacia, la primera impresión es que de acuerdo a la

guía del DAFP es solamente un dato que no ofrece información explicita para la toma de
decisiones en el proceso, además que no hay una fórmula concreta al respecto; para el
segundo y tercero clasificados bajo la misma tipología (Eficacia), en sus fórmulas se
observa que las variables están más orientadas a aspectos de efectividad, ya que
presentan una evaluación expost, lo que concluiría que su clasificación NO es la
adecuada.

En el tema del Indicador de Eficiencia, aun cuando su formulación está establecida

adecuadamente, el propósito del indicador no es claro ya que no se conoce si lo que se
busca es que sean cada vez menos servidores quienes realicen la difusión, de aumentar
el número de entidades que reciban la difusión, o ambos, para evitar esta

14
confusión se propone la transformación del mismo en un Indicador de Eficacia,
buscando revisar el nivel de cobertura más que el uso de recursos humanos.

Finalmente, en lo que respecta al Indicador de Efectividad, la formulación y el mismo

nombre, denotan un indicador de Eficacia, ya que se menciona es el cumplimiento de
planes y programas de la entidad; por otro lado este indicador debe ir muy de la mano con
la satisfacción del usuario, por ello debe ser previo a los clasificados como tal.

Se recomienda hacer una revisión a los indicadores asociados al proceso a fin de

solventar los aspectos denotados anteriormente y/o justificar los mismos, así como una
diferenciación entre orden nacional y territorial.

Asesoría y Orientación
Se identificaron TRES (3) indicadores, mostrando el siguiente resultado:

Tabla 6. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

Tiempo promedio empleado en
eventos de asesoría = (suma
del tiempo utilizado por el área
Tiempo promedio empleado durante un período de tiempo
EFICIENCIA
en eventos de asesoría para eventos de asesoría
dividido por el total de eventos
realizados) menos tiempo
estándar programado

Número de instituciones
públicas que recibieron
Cobertura de los servicios
asesoría/Número de EFICACIA
de asesoría del DAFP
instituciones públicas que
solicitaron asesoría*100
Número de instituciones
Grado de satisfacción de las públicas satisfechas/Número de
EFECTIVIDAD
asesorías del DAFP instituciones públicas que
recibieron la asesoría*100

Respecto al Indicador de Eficiencia, aun cuando de acuerdo a lo expuesto en la Guía del

DAFP, se encuentra bien clasificado y el nombre está acorde con su orientación, la
formulación del mismo no es comprensible, ya que no es clara la razón por la cual se le

15
resta a un promedio un dato adicional, este cálculo modificaría sustancialmente el
análisis del indicador en sí; por ello se sugiere replantear la fórmula para aclarar la
finalidad y uso del indicador.

Frente al Indicador de Eficacia, se observa una adecuada formulación pero valdría la pena
replantear si efectivamente es un indicador esencial, ya que se esperaría que siempre
estuviese muy cerca del Cien por ciento (100%) y por ende su resultado en si no
generaría una información de relevancia para el Departamento.

El Indicador de Efectividad, la formulación está acorde con la Guía y cumple con los
requerimientos para la tipología asignada.

Análisis de Indicadores de Gestión en los Procesos Apoyo

En este apartado, mediante el uso de la herramienta denominada Muestreo Aleatorio

Simple, se obtuvo el resultado de OCHO (8) indicadores a revisar para los procesos de
apoyo; para nuestro análisis presentaremos un cuadro resumen del total de indicadores
por proceso donde se resaltan los seleccionados.

Gestión Financiera
Los DOS (2) indicadores identificados se relacionan a continuación:

Tabla 7. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

Ejecución del Programa Anual (PAC ejecutado / PAC Básico
EFICIENCIA
Mensualizado de Caja - PAC Inicial + Modificaciones)*100
Porcentaje de ejecución (Presupuesto Ejecutado / EFICACIA
presupuestal Presupuesto Apropiado)*100

Para el análisis se seleccionó el Indicador de Eficacia, encontrando que de acuerdo a su

formulación y atendiendo lo expuesto en la Guía del DAFP, este puede ser clasificado
como un Indicador de Eficiencia, ya que evalúa en si la relación entre los recursos, para
este caso el “Presupuesto Apropiado” y su grado de aprovechamiento por parte de los
mismos, denominado “Presupuesto Ejecutado”.

16
Gestión Documental
Los DOS (2) indicadores de gestión se observan en la siguiente tabla:

Tabla 8. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

No. de dependencias que
entregaron la transferencia
documental en la fecha
Seguimiento a las
prevista / No. de
transferencias documentales EFICIENCIA
dependencias responsables
primarias
de entregar transferencia
documentales según lo
programado * 100
(No. de comunicaciones
direccionadas en un periodo) /
Correspondencia recibida EFICACIA
(No. de comunicaciones
radicadas en el mismo
periodo) * 100

El indicador analizado es el de Eficiencia, donde se puede observar que la formulación es

coherente con la clasificación ya que demuestra la forma en que se cumplieron las metas
establecidas y los mismos aportan a la gestión del proceso.

Gestión Administrativa – Gestión Contractual

En estos procesos se registra la misma información (indicadores de gestión, objetivo, la
fórmula y la tipología del indicador,) y se detallan DOS (2) indicadores de gestión en
donde la revisión dio lugar al siguiente resultado:

Tabla 9. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

Procesos de selección de
contratistas adelantados
Oportunidad en la ejecución del oportunamente /
EFICIENCIA
Plan Anual de Contratación Procesos de selección de
contratistas programados *
100
Valor de los bienes y
servicios adquiridos en el
Ejecución Plan Anual de periodo /
EFICACIA
Contratación Valor del presupuesto total
asignado a bienes y
servicios * 100

17
Al analizar el Indicador de Eficacia, se encuentra que la formula no es clara ya que a
primera vista el segundo término esta multiplicado por 100 cuando lo que se expresa
según el nombre del indicador es que esta operación se debe aplicar al cociente, por otro
lado valdría la pena revisar si este indicador podría ser clasificado como de Economía,
teniendo en cuenta la definición de este último6.

Gestión Talento Humano

Es el proceso con mayor número de indicadores de todo el Departamento, contando con
SIETE (7) indicadores de gestión, detallados a continuación:

Tabla 10. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

(Número de actividades
ejecutadas de Bienestar /
Bienestar Social EFICACIA
Número de actividades
programadas) x 100
Satisfacción de Actividades Porcentaje de Satisfacción de EFECTIVIDAD
de Bienestar Social las Actividades de Bienestar.
(Número de actividades
ejecutadas del programa de
Salud Ocupacional/ Número EFICACIA
Salud Ocupacional
actividades programadas) x
100

(Número de actividades
Capacitación ejecutadas de capacitación / EFICACIA
Número de actividades
programadas) x 100

(Número de actividades
Seguridad y Salud en el ejecutadas del programa de
EFICACIA
Trabajo Seguridad y Salud en el
Trabajo/ Número actividades
programadas) x 100

Satisfacción de Actividades Porcentaje de Satisfacción de EFECTIVIDAD

de Seguridad y Salud en el las Actividades de Seguridad
Trabajo y Salud en el Trabajo

6
Se relaciona directamente con la capacidad de una institución para generar y movilizar
adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus objetivos.

18
 NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

(Número de respuestas de
Contribución a la mejora del contribución a mejorar el
EFECTIVIDAD
desempeño laboral desempeño en: el Saber,
Saber Hacer y Ser / Número
de encuestados)*100

Debido al gran número de indicadores, el muestreo selecciono dos indicadores para el

respectivo análisis: uno de Efectividad y otro de Eficacia.

El indicador clasificado como de Efectividad, hace alusión a un porcentaje de satisfacción

de las Actividades de Bienestar, pero no indica como esta medido este porcentaje, es
decir no se determina una escala de valoración para este ítem, por ende en general para
este indicador no es clara la formula, lo que impide una clasificación adecuada, además
en este punto es preciso hacer la recomendación de aclarar cuál es la escala con la cual
se mide no solamente el porcentaje de satisfacción, sino además cada una de las
variables (escala de 1 a 5 por ejemplo, siendo uno deficiente y 5 excelente) esto con el fin
de entender claramente el resultado del mismo, por otro lado la formula no puede ser
Nivel de Satisfacción, sino que debe contener una relación entre las variables finalmente
en el nombre o la formula establecer puntualmente el periodo de medición (mensual,
bimestral, trimestral, etc., en conclusión este incumple los requerimientos propuestos en la
Guía del DAFP.

Por otra parte, respecto al indicador de eficacia, este se encuentra adecuadamente

formulado pero se evidencia un posible sesgo de cumplimiento, al tener en cuenta el
número de actividades mas no el número de asistentes o el nivel de recordación o
impacto dentro del desempeño laboral de los servidores, de acuerdo a este contexto se
sugiere contemplar una formulación que logre incluir aspectos más relevantes para con
ello estructurar un indicador de relevancia que sirva como herramienta para la evaluación
de las metas del proceso.

Administración de la Tecnología
En este proceso se encontraron CUATRO (4) indicadores de gestión, los cuales se
detallan a continuación:

19
 Tabla 11. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

(Número de Soportes
Porcentaje solicitudes Resueltos/
EFICACIA
resueltas Número de soportes
solicitados)*100

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

Ejecución de las metas

asociadas a los proyectos (Sumatoria de evaluación
EFICACIA
inscritos en el Plan de porcentual de metas / Numero
Calidad de metas )*100

Grado de eficiencia en la (Número de soportes

prestación del soporte resueltos dentro del tiempo EFICACIA
técnico promedio establecido /
No total de Soportes
resueltos)*100
NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA
(Usuarios que califican que el
servicio de soporte técnico
siempre es prestado con
Solución efectiva del servicio
calidad EFECTIVIDAD
de soporte técnico
/ Usuarios que calificaron la
calidad del servicio de soporte
técnico ) *100

De estos cuatro, se seleccionó el Indicador de Efectividad, encontrando que está

determinado con base en el resultado de un hecho pasado, por ende debe ser clasificado
como eficaz7 más no de efectividad, además que no relaciona temporalidad ni costos
asociados, además el nombre denota efectividad donde debería ser eficacia, se
recomienda una revisión de la clasificación y del nombre del mismo.

Apoyo Jurídico y Representación Judicial

Para este proceso se encontraron DOS (2) indicadores de gestión:

7
Cumplimiento de planes y programas de la entidad, previamente determinados,

20
 Tabla 12. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

Oportunidad en la ejecución
Días Ejecutados/Días
de las actividades asociadas EFICIENCIA
Requeridos X 100
al proceso
Cumplimiento
Grado de cumplimiento de
Actividades/Cumplimiento
las actividades asociados al EFICACIA
Actividades Proyectadas X
proceso
100

A partir del indicador seleccionado de Eficiencia, se presenta el hecho de falta de claridad

en la relación del nombre con la formulación del mismo, ya que no es posible determinar a
qué se refiere con ejecución, además vale la pena precisar que la oportunidad va de la
mano con la variable tiempo, por ende sería mejor hablar de cumplimiento en plazos. Se
sugiere ser más claros con la formulación y el nombre, para que estos elementos vayan
de la mano con el objetivo del indicador.

Medición y Análisis
Finalmente para este proceso se identificaron DOS (2) indicadores de gestión, donde los
resultados se resumen en la siguiente tabla:

Tabla 13. Análisis a los indicadores de gestión del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR TIPOLOGIA

(No. métodos entregados
Métodos adecuados y oportunos y pertinentes / Total
EFICACIA
oportunos de métodos a entregar en el
periodo) *100

(Número de Acciones de
Oportunidad de las acciones Mejoramiento tramitadas
EFICACIA
de mejoramiento oportunamente / Total de
Acciones Generadas y
Abiertas) x 100

Finalmente para este proceso se seleccionó el Indicador de Eficacia, donde se detalla una
adecuada formulación y un nombre apropiado a la tipología se sugiere revisar si las
acciones de mejoramiento mencionadas en el indicador se refieren exclusivamente a las
del proceso o a todas las del Departamento.

21
Anotaciones adicionales:

Como complemento al actual diagnóstico, es importante anotar que una vez revisados
todos los informes generados de las Auditorías Internas de Calidad, realizadas en el mes
de Mayo del presente año, se encontró que de los once (11) procesos auditados, en seis
(6) se realizó el análisis al tema de indicadores, de los cuales cinco (5) identificaron “NO
CONFORMIDADES” en este tema, es decir del total de las auditorias que evaluó el ítem
“Indicadores de Gestión”, el 83% dio como resultado una NO CONFORMIDAD.

A continuación transcribimos por proceso los resultados de la auditoria en mención:

1. APOYO JURÍDICO Y REPRESENTACION JUDICIAL

Descripción del hallazgo o situación detectada y/o requisito de la norma

Mediante la entrevista a los responsables del proceso se pudo constatar que se realiza
seguimiento y control permanente a la gestión realizada, pero estos controles no se ven
reflejados en los indicadores definidos y publicados en el Sistema de Gestión de la
Calidad, lo cual no es coherente con los requisitos establecidos para el debido monitoreo
de las actividades claves.

Recomendación

Revisar los indicadores actuales y presentar una propuesta para revisión y con la
Dirección de Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación

2. ASESORIA Y ORIENTACION

Descripción del hallazgo o situación detectada y/o requisito de la norma

El proceso de Asesoría y Orientación tiene establecido indicadores para la medición del

mismo, sin embargo estos no dan cuenta de la gestión y avance, por tanto no aportan
valor en la toma de decisiones Así mismo encontramos que existen métodos de medición
que se han implementado pero que no están formalizados en el Sistema de gestión de la
Calidad.

22
Recomendación

Se debe hacer revisión tanto del método empleado para medir el proceso como de las
fuentes. Es necesario que la Entidad defina una herramienta única de consolidación de
datos que permita recopilar toda la información que dé cuenta de la Gestión Institucional.

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Descripción del hallazgo o situación detectada y/o requisito de la norma

Si bien es cierto, la entidad aplica métodos de medición de sus procesos no se evidencia

medición durante el año 2013 del indicador del Subproceso de comunicaciones. Al mismo
tiempo no existe coherencia en la identificación del indicador de eficiencia asociado al
proceso de Direccionamiento Estratégico, por cuanto se define en porcentaje y se
interpreta en número. Así mismo la definición de las variables de la ficha del indicador no
guarda relación con el resultado de la medición lo que no permite que los resultados
sirvan de insumo para la mejora de los procesos.

Recomendación

Ajustar los indicadores, mejorar el análisis de los resultados obtenidos en la medición,

definir el método de evaluación y seguimiento del subproceso y ajustar el informe de
gestión.

4. INSTRUMENTALIZACION

Descripción del hallazgo o situación detectada y/o requisito de la norma

La Subíndice controla y hace seguimiento a la Gestión a través de diferentes indicadores

como el: Sistema de Planeación, el Sismeg y el SP, Sin embargo, durante la entrevista se
evidencio desconocimiento de los indicadores establecidos por el proceso.

Analizados dichos indicadores se pudo establecer que no cumplen con la función de

medir el desempeño del proceso y dar información importante para la toma de decisiones.

Recomendación

Se deben revisar los indicadores que actualmente se tienen en los procesos para evaluar
su aplicabilidad y contemplar la posibilidad de articularlos con los de otros sistemas.

23
 5. FORMULACIÓN DE LA POLÍTICA

Descripción del hallazgo o situación detectada y/o requisito de la norma

Durante la revisión documental al proceso y la entrevista realizada a los líderes de los

procesos, se evidencia que no se han tomado acciones correctivas para subsanar las
observaciones y no conformidades relacionadas con los indicadores de Proceso y la
medición que se debe hacer de acuerdo los requisitos establecidos por la entidad por la
norma y para el producto, situación generalizada en toda la entidad.

Los líderes operativos y profesionales que participan en la ejecución de actividades del

proceso, reconocen que los indicadores planteados no permiten medir la eficacia,
eficiencia y efectividad del proceso, no obstante, no se ha realizado la revisión, ajuste y
mejoras pertinentes

Recomendación

Los indicadores se tienen como un referente de cumplimiento de la NTC más no como

una herramienta que permite valorar la eficiencia, eficacia y efectividad, para apoyar el
mejoramiento del proceso. Los líderes reconocen la no correspondencia y utilidad de los
mismos.

Se recomienda incluir en los cronogramas detallados del proyecto trasversal, tareas y

actividades orientadas a la definición y/o ajuste de los indicadores.

Nota:

Con base en lo encontrado en el informe del proceso de Formulación de la Política, se

realizó la revisión a los indicadores del proceso de Formulación desde el año 2008 hasta
la actualidad, encontrando que estos se han mantenido iguales en los siguientes
aspectos:

a. Nombre
b. Objetivo
c. Formula
d. Nombre de las Variables
e. Tipología

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El único cambio observado se ve reflejado para el indicador: Grado de cumplimiento de
todos los requisitos del producto en la política pública formulada, en el ítem
denominado: “Explicación de la variable”, donde se pasa de 7 requisitos establecidos por
el Departamento para los productos y servicios del mismo en el 2008, a 25 requisitos en el
año 2010.

Esta situación, aunada a lo expuesto en las observaciones del informe de auditora

demuestran que a través de siete (7) años no se ha presentado ninguna modificación de
relevancia en ninguno de los tres indicadores para el proceso, respaldando de esta forma
lo determinado previamente en el presente diagnóstico; para mayor información sobre el
tema, es preciso remitirse a los papeles de trabajo de la Auditoria Interna realizada al
proceso por parte de la Dra. Victoria Díaz Acosta.

Tercer Capítulo
Recomendaciones

1. Seguir los lineamientos de la Guía para la Construcción de Indicadores de Gestión

del DAFP a vigencia 2012, para poder obtener indicadores de impacto que
permitan medir el valor agregado de gestión.

2. Revisar detalladamente la formulación de los indicadores y la coherencia de esta

con la tipología.

3. Con el fin de brindar mayor claridad con los términos de Eficiencia, Eficacia y
Efectividad, es importante que por parte de la Oficina Asesora de Planeación y la
Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites, fortalezcan las
capacitaciones a los líderes de proceso y sus respectivos equipos de trabajo.

4. Se hace necesario que los indicadores construidos en los procesos posean

impacto en la Gestión institucional, sirviendo además como herramientas para
medir el desempeño del proceso y brindando información relevante para la toma
de decisiones.

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