Sub@ubv

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Bolivariana de Venezuela
Secretaria General
Unidad de Apoyo Tecnológico y Estadístico
Sistema Único de Registro Académico
MANUAL DE USUARIO
(PERFIL ESTUDIANTE)
SISTEMA ÚNICO DE REGISTRO ACADÉMICO
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ing. Flor Sánchez Ing. Ana Ortega
Unidad de Apoyo Tecnológico y Coordinadora de la Unidad de Apoyo SECRETARIA GENERAL
Estadístico Tecnológico y Estadístico UBV
1
Secretaria General
ÍNDICE
ÍNDICE ...................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3
PARA INGRESAR AL SISTEMA............................................................................ 4
PORTAL DEL SISTEMA ........................................................................................ 5
ACCESOS RÁPIDOS......................................................................................................................... 6
BOTÓN DE ESTADÍSTICA .................................................................................................................... 7
BOTÓN DE CONECTADOS ................................................................................................................... 9
BOTÓN DE DESCARGAS ................................................................................................................... 10
BOTÓN DE CONTACTOS ................................................................................................................... 12
BOTÓN CALENDARIO ........................................................................................................................ 13
BOTÓN MALLAS PFG ....................................................................................................................... 14
VERIFICAR DOCUMENTO ........................................................................................................... 16
ENLACES DE INTERES.................................................................................................................... 18
ACTIVACIÓN DE CUENTA ........................................................................................................... 19
INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................................... 20
NOTAS CERTIFICADAS .................................................................................................................. 23
.............................................................................................................................................. 25
.............................................................................................................................................. 27
.............................................................................................................................................. 28
.............................................................................................................................................. 29
.............................................................................................................................................. 31
EGRESOS .................................................................................................................................. 32
.............................................................................................................................................. 39
ADMINISTRACIÓN ....................................................................................................................... 45
2
Secretaria General
INTRODUCCIÓN
SUR@UBV es un recurso tecnológico de la Universidad Bolivariana de

Venezuela para que sus Estudiantes, Docentes, interesados puedan acceder a los
servicios que ofrecen los procesos de ingreso, prosecución y egreso normado por
la Secretaría General, desde cualquier municipio que conforma el territorio
nacional de nuestra República Bolivariana de Venezuela.
Su Objetivo es consolidar una plataforma tecnológica que permita brindar

servicios académicos administrativos a estudiantes y comunidad en general de la
Universidad Bolivariana de Venezuela, utilizando un sistema informático con
arquitectura cliente-servidor bajo software libre con tecnología web, permitiendo
contar con la información en tiempo real en los diferentes procesos de Ingreso,
Prosecución y Egreso a nivel nacional.
El Equipo SUR@UBV está conformado por un equipo multidisciplinario de

Docentes, Coordinadores, Técnicos y Personal administrativo de todas las sedes
UBV.
El sistema se utiliza en todas las Direcciones, Coordinaciones, PFG De
Ingreso Prosecución Y Egreso Estudiantil, a nivel nacional, por estudiantes,
comunidad ubevista y público en general, quienes buscan información de los
Programas y procesos de ingreso, prosecución y egreso de la UBV, la herramienta
integra toda la información y los procesos académicos administrativos de la
institución.
El manual que se presenta a continuación tiene el objeto de facilitar la

compresión del uso de los diferentes módulos que integran la aplicación del
SUR@UBV.
3
Secretaria General
PARA INGRESAR AL SISTEMA
Haga doble clic en el icono de Mozilla Firefox (Fig.1), y escriba en la barra

de direcciones (Fig.1.1), lo siguiente: https://surubv.ubv.edu.ve/ y presione la
tecla entrar.
(Fig.1)
(Fig.1.1)
4
Secretaria General
PORTAL DEL SISTEMA

A continuación se presenta la página de inicio del sistema, ver (Fig.2).
3
1
4
6 5
10
(Fig.2)
5
Secretaria General
1. Muestra la cantidad de usuarios conectados al sistema.

2. Muestra la fecha y hora del servidor.
3. Accesos rápidos a secciones de información y servicios académicos.
4. Tips de información para el uso del sistema.
5. Información académica para el usuario.
6. Sección de ingreso al sistema.
7. Activación de cuenta de nuevos usuarios del sistema.
8. Verificación de documentos emitidos por el sistema.
9. Enlaces de interés.
10. Información del sistema.
Accesos rápidos
A continuación se describe la funcionalidad de la sección de accesos rápidos de

servicios académicos, ver (Fig.3).
a b c d e f
(Fig.3).
6
Secretaria General
Botón de Estadística
Cuando seleccione el botón de estadística podrá ver las estadísticas de los

estudiantes inscritos para un periodo académico activo, ver (Fig.3.1).
(Fig.3.1)
1. Muestra el detalle de inscripciones por estado y por PFG.
7
Secretaria General
Detalle de las inscripciones por estado y por PFG, ver (Fig.3.2).
(Fig. 3.2)
8
Secretaria General
Botón de Conectados
Si selecciona el botón de conectados observara el siguiente detalle ver (fig.3.3),

donde se presentara el estado donde se conectan y la cantidad de conectados.
(Fig.3.3)
1. Presione clic a la lupa para ver el detalle de los usuarios conectados, ver
(Fig.3.4).
(Fig.3.4)
9
Secretaria General
Botón de Descargas
Cuando seleccione el botón de descargas tendrá la posibilidad de obtener

información académica variada en formato PDF, a su vez encontrara la planilla de
inscripción del PFG de su preferencia en formato doc., ver (Fig.3.5).
.
(Fig.3.5)
1. Al presionar clic sobre el icono de color verde automáticamente el explorador

comenzara a realizar la descarga del documento seleccionado este poseerá
permiso de impresión, ver (Fig.3.6).
10
Secretaria General
(Fig.3.6)
11
Secretaria General
Botón de Contactos
a) Al seleccionar el botón de contactos se encontrara con una lista del

personal encargado de los CIPEE, con la dirección y teléfono de los
estados, ver (Fig.3.7).
(Fig.3.7)
12
Secretaria General
Botón Calendario
b) El botón calendario en los accesos rápidos expone el calendario académico

actual por estado, mostrando la fecha de inicio y fecha de culminación del
mismo, ver (Fig.3.8).
(Fig.3.8)
13
Secretaria General
Botón Mallas PFG
c) Al seleccionar el botón Mallas PFG se encontrara con una lista desplegable,

donde realizará la selección de la malla a consultar dando clic sobre ella,
ver (Fig.3.9).
(Fig.3.9)
a) Luego se presentara una ventana donde debera seleccionar el tipo de malla

dia o noche haciendo clic a la lupa que se muestra, ver (Fig.3.10).
(Fig.3.10)
1. Una vez seleccionada la malla, se revelara en detalle la misma, donde estará

la información distribuida en bloques por trayecto, ver (Fig.3.11).
14
Secretaria General
(Fig.3.11)
a) Opción que permite imprimir la malla.
15
Secretaria General
Verificar Documento
A continuacion se presenta la sección de Verificar Documento, ver (Fig.4).
1
2
4
5
(Fig.4)
1: Seleccione el tipo de documento a verificar.

2: Escriba el codigo que se presenta en el documneto a verificar
3: Codigo de validacion.
4: Ingrese los caracteres que se muestran.
5: Presione el boton para proceder con la consulta.
Ventana que se expondra al momento de la consulta, ver (Fig.4.1) si no existe.
(Fig.4.1)
16
Secretaria General
Ventana que se expondra al momento de la consulta, ver (Fig.4.2) si existe pero

no esta inscrito en el periodo actual.
(Fig.4.2)
Ventana que se expondra al momento de la consulta, ver (Fig.4.3) si existe y esta

inscrito en el periodo actual.
(Fig.4.3)
17
Secretaria General
Enlaces de Interes
Se presenta una seccion con enlaces de interes para el estudiante y visitante del
sistema, ver (Fig.5).
(Fig.5)
Enlace 1: Link de acceso hacia la pagina web de la Universida Bolivariana de

Venezuela.
Enlace 2: Link de acceso al sistema del PIU.
Enlace 3: Link de acceso al sistema de Postgrados.
Enlace 4: Link de acceso al portal del SAIME.
Enlace 5: Link de acceso al portal de la OPSU.
Enlace 6: Link de acceso al portal de la Mision Sucre.
Enlace 7: Presentara informacion teorica propia del sistema.
18
Secretaria General
Activación de Cuenta
A continuacion se presenta la sección de Activar cuenta, ver (Fig.6) escriba el
número de cedula, el código de validación y luego presione el botón ingresar.
(Fig.6)
Una vez ingrese los datos requeridos se presentar la siguiente pantalla, ver
(Fig.6.1), donde deberá escribir la información demandada para la activación.
4 5
(Fig.6.1)
1: Login creado automaticamente por el sistema.

2: Escriba la contraseña que usara para ingresar al sistema en ambos campos.
3: Seleccione la pregunta de seguridad.
4: Escriba la respuesta.
5: Presione el boton para proceder con la activacion.
19
Secretaria General
Al presionar el botón de crear cuenta se presentara una ventana probando que la

cuenta fue creada e indicando el usuario que deberás usar para iniciar sección en
el sistema de SURUBV, ver (Fig.6.2), presione el botón de aceptar para culminar
el proceso de activación.
(Fig.6.2)
Ingreso al Sistema
A continuacion se presenta la sección de Ingreso al Sistema, ver (Fig.7), el mismo

está ubicado en la barra lateral izquierda del portal del SURUBV.
(Fig.7)
1: Debe ingresar su Login.

2: Debe ingresar su Password.
3: Código de seguridad que debe escribir en el campo siguiente.
4: Campo donde debe ingresar el código de seguridad.
5: El botón Ingresar validara su información para darle acceso al mismo.
20
Secretaria General
Al momento de ingresar al sistema, se le indicara que debe realizar el cambio de

su clave por propósito de seguridad, ver (Fig.7.1), presione aceptar para continuar.
(Fig.7.1)
NOTA: Se recomienda cambiar su contraseña una vez ingrese al sistema, y

luego periódicamente por su seguridad, la misma no debe ser facilitada a
otra persona, todas sus acciones serán registradas en el sistema y podrán
ser auditadas.
A continuación se presenta la ventana de inicio de sección al usuario, ver (Fig.7.2).
1 2
(Fig.7.2)
1. Presione el botón para iniciar sección.

2. Presione para interrumpir la operación.
Pantalla de bienvenida al sistema, ver (Fig.7.3).
21
Secretaria General
1 5
(Fig.7.3)
1. Indica la información del usuario conectado.

2. Menú de la sección.
3. Texto de bienvenida al usuario.
4. Botones de acceso a los servicios académicos.
5. Accesos a la administración del perfil.
6. Área informativa para los usuarios.
22
Secretaria General
Notas Certificadas
Haga clic en la opción notas certificadas, en el área de servicios para la consultar

las mismas, ver (Fig.11).
1
(Fig.11)
1. Seleccione la opción notas certificadas.

2. Presione el botón para ejecutar la opción.
A continuación se presentara la siguiente pantalla, ver (Fig.11.1).
(Fig.11.1)
1. Datos de la sede / aldea.

2. Datos de egreso(s) obtenido(s) por el estudiante.
3. Ver las unidades curriculares obtenidas por el estudiante para el egreso
seleccionado. (Fig.11.2).
23
Secretaria General
1 2
3 4
5 (Fig.11.2)
6
24
Secretaria General
1. Información del tramo, tipo de UC, código, horas y nombre.

2. Nota obtenida, porcentaje de asistencia, sección, periodo y estado UC.
3. Requisitos para el tipo de egreso seleccionado.
4. Requisitos aprobados por el estudiante.
5. Impresión de las notas certificadas.
6. Casilla que prepara el documento para imprimir las notas certificadas
requeridas para trámites en el exterior.
Si requiere imprimir las notas certificadas, debe realizar lo siguiente: ver (Fig.11.3).
(Fig.11.3)
1. Hacer clic sobre la imagen de la impresora.
NOTA: No debe marcar la casilla Tramite Exterior.
25
Secretaria General
Se presentará una ventana indicando que el documento ha sido registrado

exitosamente, presione el botón aceptar para continuar con la operación, ver
(Fig.11.4).
(Fig.11.4)
Se genera el registro de notas y se muestra en formato PDF, puede ser impreso

por el usuario, ver (Fig.11.5).
NOTA: Este documento se genera bajo la dirección de la Coordinación de

Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil del Estado correspondiente. Una
vez impreso se debe presentar ante el CIPEE para gestionar el sello.
Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la

página web https://surubv.ubv.edu.ve/.
26
Secretaria General
(Fig.11.5)
27
Secretaria General
Si requiere imprimir las notas certificadas para trámites en el exterior, debe realizar
lo siguiente: ver (Fig.11.6).
2
1
(Fig.11.6)
1. Marcar la casilla Tramite Exterior.

2. Hacer clic sobre la imagen de la impresora.
Se presentará una ventana indicando que el documento ha sido registrado

exitosamente, presione el botón aceptar para continuar con la operación, ver
(Fig.11.7).
(Fig.11.7)
Se genera el registro de notas y se muestra en formato PDF, puede ser impreso

por el usuario, ver (Fig.11.8).
NOTA: Este documento se genera con el espacio en blanco de la firma

manuscrita del Secretario General, para tener validez se debe presentar ante
el CIPEE para gestionar la firma y sello.

página web https://surubv.ubv.edu.ve/.
28
Secretaria General
(Fig.11.8)
29
Secretaria General
NOTA: Si el egresado ha obtenido varios títulos y desea consultar las notas

certificadas, debe seleccionar solo uno de los PFG cursados, ver (Fig.11.9).
1
3
(Fig.11.9)
1. Seleccionar el Programa de Formación de Grado.

2. Hacer clic sobre la opción notas certificadas.
3. Presione el botón para ejecutar la opción.
30
Secretaria General
NOTA: Si al momento de realizar la consulta de las notas se le presenta la

siguiente pantalla, ver (Fig.11.9).
(Fig.11.9)
Debe dirigirse al CIPEE de su Estado para realizar los ajustes necesarios.
NOTA: Si al momento de realizar la consulta de las notas se le presenta la

siguiente pantalla, ver (Fig.11.10).
(Fig.11.10)
Su cuenta se encuentra inactiva por el CIPEE, debe dirigirse a CIPEE para

activarla nuevamente.
31
Secretaria General
Egresos
Haga clic en la opción Egreso para la consultar los servicios académicos,

ver (Fig.12).
(Fig.12)
A continuación se presentará la siguiente pantalla, ver (Fig.12.1).
2
1
(Fig.12.1)
1. Seleccione una opción de la lista.

2. Presione el botón Aceptar para ejecutar la opción.
32
Secretaria General
Autenticación de Título
Seleccione la opción Autenticación Título, ver (Fig.12.2).
(Fig.12.2)
1. Seleccione la opción Autenticación Título.

A continuación se presentará la siguiente pantalla en donde indica el (los)

título(s), que ha recibido el estudiante. Ver (Fig.12.3).
(Fig.12.3)
33
Secretaria General
Para imprimir debe hacer clic en el botón del título que

requiera, se generará en formato PDF para ser impreso por el usuario, Ver
(Fig.12.4).
NOTA: No debe marcar la casilla Tramite Exterior.
(Fig.12.4)
34
Secretaria General


página web https://surubv.ubv.edu.ve/
En caso de imprimir la Autenticación del Título para trámites en el exterior,

debe hacer lo siguiente, ver (Fig.12.5).
1
2
(Fig.12.5)
1. Marque la casilla Trámite en el exterior en el título que requiera.

2. Presione el botón Imprimir para ejecutar la opción.
NOTA: Este documento se genera con el espacio en blanco de la firma

manuscrita del Secretario General, para tener validez se debe presentar ante
el CIPEE para ser gestionar la firma y sello.

35
Secretaria General
Se generará en formato PDF para ser impreso por el usuario, ver (Fig.12.6).
(Fig.12.6)
36
Secretaria General
NOTA: Si al momento de imprimir se le presenta la siguiente pantalla, ver

(Fig.12.7).
(Fig.12.7)
Existen inconsistencias con la información del Tomo, Folio y código del

Título, por lo tanto debe dirigirse a CIPEE para su corrección.
37
Secretaria General
Constancia de Culminación de Estudios
Seleccione la opción Constancia Culminación de Estudios, ver (Fig.12.8).
(Fig.12.8)
1. Seleccione la opción Constancia Culminación de Estudios.


(Fig.12.9)
38
Secretaria General
Para imprimir debe hacer clic en el botón del título que

requiera, se generará en formato PDF para ser impreso por el usuario. Ver
(Fig.12.10).
(Fig.12.10)
39
Secretaria General


NOTA: Si al momento de seleccionar la opción Constancia Culminación de

Estudios se le presenta la siguiente pantalla, ver (Fig.12.11).
(Fig.12.11)
Debe dirigirse a CIPEE para consultar sus datos de egreso.
40
Secretaria General
Solvencia Académica
Seleccione la opción Solvencia Académica, ver (Fig.12.12).
(Fig.12.12)
1. Seleccione la opción Solvencia Académica.


(Fig.12.13)
41
Secretaria General
Para ver las unidades curriculares obtenidas por el estudiante para el

egreso seleccionado debe hacer clic en el botón aparecerá la siguiente
pantalla, ver (Fig.12.14).
(Fig.12.14)
42
Secretaria General
Para imprimir debe hacer clic en el botón se generará en formato

PDF para ser impreso por el usuario. Ver (Fig.12.15).
(Fig.12.15)
43
Secretaria General


44
Secretaria General
Administración
Administración del perfil de estudiante, ver (Fig.12).
1 3
(Fig.12)
2
1. Actualización de contraseña.
2. Actualización de datos personales.
3. Salir de la cuenta.
Al presionar el botón de actualizar contraseña se le presentara la siguiente

pantalla, ver (Fig.12.1).
(Fig.12.1)
1. Escriba la nueva contraseña, se recomienda que contenga datos

alfanuméricos.
2. Vuelva a escribir la contraseña.
3. Presione para guardar los cambios.
A continuación se presentara la siguiente ventana, ver (Fig.12.2), presione el

botón aceptar para continuar con la actualización.
45
Secretaria General
(Fig.12.2)
Al presionar el botón de cuenta se le presentara la siguiente pantalla, ver

(Fig.12.3).
(Fig.12.3)
46
Secretaria General
1. Área de la ficha principal, los campos que se encuentren sombreados a

color gris no podrán ser modificados por el usuario, de ser necesario debe
dirigirse con un analista de CIPEE para solicitar la respectiva modificación,
los cambios que asigne a esta zona deben estar en mayúsculas.
2. Debe presionar clic sobre el campo correspondiente si la respuesta es SI,
de lo contrario omítalo.
3. Campos con opción expandible, para agregar información personal a la
ficha.
4. Presionar para guardar los cambios.
Cuando proceda a modificar o a actualizar los campos expandibles debe tomar en

cuenta lo siguiente, ver (Fig.12.4).
(Fig.12.4)
1. Presione clic para que se muestre el campo a ingresar como se observa en

la imagen.
2. Escriba la información concerniente.
3. Botón para elegir la respuesta correspondiente.
4. Símbolo de X que permite eliminar el registro.
5. Botón para guardar los cambios.
Al presionar actualizar datos se mostrara una ventana solicitando la confirmación

de los cambios, ver (Fig.12.5), presione aceptar para continuar.
47
Secretaria General
(Fig.12.5)
Para salir del sistema presione el botón y volverá al portal del sistema.
48

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PARA INGRESAR AL SISTEMA............................................................................ 4

PORTAL DEL SISTEMA ........................................................................................ 5

SUR@UBV es un recurso tecnológico de la Universidad Bolivariana de

Su Objetivo es consolidar una plataforma tecnológica que permita brindar

El Equipo SUR@UBV está conformado por un equipo multidisciplinario de

El manual que se presenta a continuación tiene el objeto de facilitar la

PARA INGRESAR AL SISTEMA

Haga doble clic en el icono de Mozilla Firefox (Fig.1), y escriba en la barra

PORTAL DEL SISTEMA

1. Muestra la cantidad de usuarios conectados al sistema.

A continuación se describe la funcionalidad de la sección de accesos rápidos de

Cuando seleccione el botón de estadística podrá ver las estadísticas de los

1. Muestra el detalle de inscripciones por estado y por PFG.

Detalle de las inscripciones por estado y por PFG, ver (Fig.3.2).

Si selecciona el botón de conectados observara el siguiente detalle ver (fig.3.3),

Cuando seleccione el botón de descargas tendrá la posibilidad de obtener

1. Al presionar clic sobre el icono de color verde automáticamente el explorador

a) Al seleccionar el botón de contactos se encontrara con una lista del

b) El botón calendario en los accesos rápidos expone el calendario académico

Botón Mallas PFG

c) Al seleccionar el botón Mallas PFG se encontrara con una lista desplegable,

a) Luego se presentara una ventana donde debera seleccionar el tipo de malla

1. Una vez seleccionada la malla, se revelara en detalle la misma, donde estará

a) Opción que permite imprimir la malla.

1: Seleccione el tipo de documento a verificar.

Ventana que se expondra al momento de la consulta, ver (Fig.4.1) si no existe.

Ventana que se expondra al momento de la consulta, ver (Fig.4.2) si existe pero

Ventana que se expondra al momento de la consulta, ver (Fig.4.3) si existe y esta

Enlace 1: Link de acceso hacia la pagina web de la Universida Bolivariana de

1: Login creado automaticamente por el sistema.

Al presionar el botón de crear cuenta se presentara una ventana probando que la

A continuacion se presenta la sección de Ingreso al Sistema, ver (Fig.7), el mismo

1: Debe ingresar su Login.

Al momento de ingresar al sistema, se le indicara que debe realizar el cambio de

NOTA: Se recomienda cambiar su contraseña una vez ingrese al sistema, y

A continuación se presenta la ventana de inicio de sección al usuario, ver (Fig.7.2).

1. Presione el botón para iniciar sección.

Pantalla de bienvenida al sistema, ver (Fig.7.3).

1. Indica la información del usuario conectado.

Haga clic en la opción notas certificadas, en el área de servicios para la consultar

1. Seleccione la opción notas certificadas.

A continuación se presentara la siguiente pantalla, ver (Fig.11.1).

1. Datos de la sede / aldea.

1. Información del tramo, tipo de UC, código, horas y nombre.

1. Hacer clic sobre la imagen de la impresora.

NOTA: No debe marcar la casilla Tramite Exterior.

Se presentará una ventana indicando que el documento ha sido registrado

Se genera el registro de notas y se muestra en formato PDF, puede ser impreso

NOTA: Este documento se genera bajo la dirección de la Coordinación de

Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la

1. Marcar la casilla Tramite Exterior.

Se presentará una ventana indicando que el documento ha sido registrado

Se genera el registro de notas y se muestra en formato PDF, puede ser impreso

NOTA: Este documento se genera con el espacio en blanco de la firma

Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la