TEORIA DE SISTEMAS

La Teoría de Sistemas (TS), rama específica de la Teoría General de

Sistemas (TGS), representa la plenitud del enfoque sistemático en la TGA a
partir de 1960.

ORIGENES DE LA TEORIA DE SISTEMAS

La teoría de general de sistemas surgió con los trabajos del biólogo alemán
Ludwing von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca
solucionar problemas ni proponer soluciones prácticas, pero si
producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de
aplicación en la realidad empírica. Los supuestos básicos de la teoría general de
sistemas son:
 Existe una nítida tendencia hacia la integración en las
diversas ciencias naturales y sociales.

 Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas.

 Dicha teoría de los sistemas puede ser una manera más amplia de
estudiar los campos no físicos del conocimiento científico, en especial las
ciencias sociales.

 Esa teoría de sistemas, al desarrollar principios unificadores que

atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias
involucradas, nos aproximan al objeto de la unidad de la ciencia.

 Esto pude llevarnos a una integración en la administración científica.

La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de los

sistemas no pueden describirse significativamente en términos de sus
elementos separados. La comprensión de los sistemas solo ocurre cuando se
estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes.
El concepto sistema pasó a dominar las ciencias y, en especial,
la administración. Si se habla de astronomía, se piensa en el sistema solar.
La sociología habla de sistema social, y así sucesivamente. En la actualidad el
enfoque sistemático es tan común en administración que no se nos ocurre
pensar que estamos utilizándolo en todo momento.
 La teoría de sistemas penetro rápidamente en la teoría administrativa por
dos razones básicas:
1. Por una parte, debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las
teorías que la precedieron, lo cual se llevó a cabo con
bastante éxito cuando los behavioristas aplicaron las ciencias
del comportamiento al estudio de la organización.

CONCEPTO DE SISTEMAS
La palabra tiene muchas connotaciones: "conjunto de elementos
interdependientes e interactuantes; grupo de unidades combinadas que
forman un todo organizado. El ser humano, por ejemplo, es un sistema que
consta de varios órganos y miembros; solo cuando éstos funcionan de
manera coordinada, el hombre es eficaz. De igual manera, se puede pensar
que la organización es un sistema que consta de varias partes
interactuantes".
1. Características de los Sistemas.
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación
de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto
de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.
Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta
arbitrariedad.
2. Tipos de Sistemas.
2. Por otra parte, la cibernética y la tecnología informática trajeron
inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas que
convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración.

a. En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

 Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,

objetos y cosas reales. El hardware.

 Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e

ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es
el software.

a. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

  Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que
los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. Como
las máquinas.

 La empresa como sistema abierto: Una empresa se puede definir como

un sistema abierto al entorno, con el cual intercambia elementos
e información y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad,
comportamiento y resultados.

Parámetros de los sistemas.

El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son
constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y
la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del
sistema.
Los parámetros de los sistemas son:
 Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema,
que provee el material o la energía para la operación del sistema.

 Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se

reunieron elementos y relaciones del sistema.

 Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el

fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las
entradas en salidas o resultados.

 Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es

la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un
criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar
o criterio.

 Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en

constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las
procesa y efectúa salidas.

Sistema abierto.
El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el
ambiente y conserva constantemente el mismo estado, a pesar de que
la materia y la energía que lo integran se renuevan de modo continuo. El
organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse una simple aglomeración
de elementos separados, sino un sistema definido que posee integridad y
organización. El sistema abierto, como el organismo, es influenciado por
el medio ambiente e influye sobre este, alcanzando un estado
de equilibrio dinámico en ese medio.
Existen diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos y los sistemas
cerrados.
 El sistema abierto está en constante interacción dual con el ambiente.
Dual, en el sentido de que influye en él y es influenciado por el ambiente;
actúa con simultaneidad como variable dependiente y como variable
dependiente del ambiente. El sistema cerrado no interactúa con el ambiente.

 El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al

ambiente y hasta auto reproducción en ciertas condiciones ambientales. El
sistema cerrado no tiene esa capacidad. Por tanto, el estado actual y final o
futuro del sistema abierto no está necesaria ni rígidamente condicionado
por su estado original o inicial, puesto que el sistema abierto tiene
reversibilidad.

 Competir con otros sistemas es una característica del sistema abierto,

la cual no se presenta en el sistema cerrado.

Del mismo modo que los organismos vivos, las empresas tienen
seis funciones primarias o principales que mantienen estrecha relación entre sí,
pero que pueden estudiarse individualmente.
1. Ingestión. Las empresas compran materiales para procesarlos de alguna
manera y buscan dinero, máquinas y personas del ambiente, con el fin de
ayudar a otras funciones, del mismo modo como los organismos vivos
ingieren alimentos, para suplir otras funciones y mantener su fuente de
energía.

2. Procesamiento. En la empresa, la producción es equivalente a ese ciclo

animal. Al procesar los materiales, existe cierta relación entre las
entradas y las salidas; el exceso equivale a la energía necesaria para la
supervivencia de la empresa.

3. Reacción ante el ambiente. La empresa reacciona al ambiente

cambiando sus materiales, consumidores, empleados
y recursos financieros. Los cambios pueden efectuarse en el producto,
el proceso o la estructura.
 4. Alimentación de las partes. A los participantes de la empresa se les
suministra no solo el significado de sus funciones, sino también
los datos de compras, producción, ventas o contabilidad, y se les
recompensa principalmente mediante salarios y beneficios. Muchas veces
se considera que el dinero es la sangre de la empresa.

5. Regeneración de las partes. Los miembros de la empresa también

pueden enfermar, jubilarse, dejar de pertenecer a ella o morir. Las
maquinas pueden volverse obsoletas. Dado que hombres y maquinas deben
mantenerse o reubicarse, son necesarias las funciones de personal y
de mantenimiento.

6. Organización. La organización necesita un sistema nervioso central que

coordine las diversas funciones de producción, compras, comercialización,
recompensas y mantenimiento. Esto se logra a través de la administración,
la cual implica control, toma de decisiones y planeación para adaptar la
empresa al ambiente.

La organización como sistema abierto.

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes
rasgos esenciales:
 En el crecimiento.

 En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.

 En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una

creciente interdependencia.

 Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus

unidades componentes.

 Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por

creciente heterogeneidad.

Características de las organizaciones como sistemas abiertos.

Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas
abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:
1. Comportamiento probabilístico y no determinístico de las
organizaciones.
 2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de
partes menores.

3. Interdependencia de las partes.

4. Homeostasis o estado firme.

5. Fronteras o límites.

6. Morfogénesis.

MODELOS DE ORGANIZACION
Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería
considerar en la definición de organización:
 La organización debe ser considerada como un sistema abierto.

 La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o

funciones múltiples.

 La organización debe ser visualizada como constituida de muchos

subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.

 Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de

ellos, afectará a los demás.

 La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros

sistemas.

 Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen

difícil definir las fronteras de cualquier organización.

Modelo de Katz y Kahn.

Desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de
la aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la
organización presenta las siguientes características:
La organización como un sistema abierto.
Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las
siguientes características:
  Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y
necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del
medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.

 Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la

energía disponible. La organización procesa y transforma insumos
en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

 Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos

hacia el medio ambiente.

 Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier

sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-
exportación.

 Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener

el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo
indefinidamente su estructura organizacional.

 Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso

de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales
conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho.

 Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se

caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de
energía del exterior y una exportación continúa de los productos del
sistema.

 Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de

equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos,
el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

 Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta

límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema.
Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.

Las organizaciones como clase de sistemas sociales.

Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez
son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas
abiertos propiedades como la entropía negativa, retroinformación,
homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la
elaboración y a la diferenciación, debido a su propia dinámica.
Características de primer orden.
Para Katz y Kahn, las características de las organizaciones como sistemas
sociales son las siguientes:
1. Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no
tienen límites en su amplitud.

2. Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de

mantenimiento.

3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son

sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.

4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas

biológicos.

5. Las funciones, normas y valores como los principales componentes del

sistema social.

6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de

funciones.

7. El concepto de inclusión parcial.

8. La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento

organizativo debe ser estudiado en relación con las transacciones
continuas con el medio ambiente que lo envuelve.

Cultura y clima organizacional.

Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes,
costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y
valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así
como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la
organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las
modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del
sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivas, se transmiten a los nuevos
miembros del grupo.
Dinámica de sistema.
Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de
mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así,
crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema,
establecen normas y valores y dispositivos de control. Mientras que en la TS se
habla de homeostasis dinámica (o mantenimiento del equilibrio por ajuste
constante y anticipación), se usa el término dinámica de sistema en las
organizaciones sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo componen
hacen que se vuelva cada vez más aquello que básicamente es para sobrevivir (y
evitar la entropía), la organización social debe asegurarse de una provisión
continua de materiales y hombres (entropía negativa).
Concepto de eficacia organizacional.
La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como
producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la
necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se
relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la
organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de
soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la
maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y
económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).
Organización como un sistema de roles.
Roles es el conjunto de actividades exigidas a un individuo que ocupa
determinada posición en la organización.
Modelo sociotécnico de Tavistock.
Fue propuesto por sociólogos y sicólogos del Instituto de Relaciones
Humanas de Tavistock, con base en investigaciones realizadas en minas de
carbón inglesas y empresas textiles hindúes.
Concibe la organización como un sistema sociotécnico estructurado sobre
dos subsistemas:
 El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es
el responsable de la eficiencia potencial de la organización.

 El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y

las exigencias de la organización tanto formal como informal. Transforma la
eficiencia potencial en eficiencia real.

Estos dos subsistemas presentan una íntima interrelación, son

interdependientes y se influyen mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a
la organización como una combinación de tecnología y a la vez un subsistema
social. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico,
importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos procesos de
conversión, convierte en productos, servicios, etc., para exportar. La tarea
primaria de la organización es algo que le permita sobrevivir dentro de ese
proceso de:
 Importación: adquisición de materias primas.

 Conversión: transformación de las importaciones en exportaciones.

 Exportación: colocación de los resultados de la importación y de la

conversión.