“AÑO DEL BICENTENARIO, DE LA CONSOLIDACIÓN DE NUESTRA

INDEPENDENCIA, Y DE LA CONMEMORACIÓN DE LAS HEROICAS BATALLAS

DE JUNÍN Y AYACUCHO”

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO

“FEDERICO VILLARREAL-CHINCHA”

PROGRAMA DE ESTUDIO: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PROYECTO DE APLICACIÓN DE INVESTIGACIÓN

“METODOLOGÍA 5S Y SU INFLUENCIA EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA
INSTITUCIÓN EDUCATIVA 22253, DEL DISTRITO DE GROCIO PRADO,
PROVINCIA DE CHINCHA”

PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMNICO DE BACHILLER TÉCNICO:

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRESENTADO POR:
• Loza Mitma, Cyntia Fiorela

CHINCHA- PERU
2024
 DEDICATORIA
A Dios que siempre me guía
e ilumina. Y a mi querida
familia por ser el mayor reto
que tengo en la vida, por
lograr.
 INTRODUCCIÓN

De forma general sabemos que los trámites documentarios en las diversas instituciones del
estado, en su mayoría son lentos debido a la mala gestión documental, que trae consigo una
pésima calidad de servicio al ciudadano, desde la recepción del documento hasta su
respuesta; ya sea por un error involuntario o por falta de capacitación. Además, en
ocasiones los documentos en ocasiones presentan irregularidades como: expediente
incompleto, documentos mal anexados, sin carga de salida; situaciones que dificultan y
retrasan el poder realizar una buena gestión documental.

En este trabajo de investigación se ha planteado utilizar la metodología 5s para mejorar la

gestión documental en la Institución Educativa 22253 del distrito de Grocio Prado,
provincia Chincha; debido a que, en la oficina de la dirección, se ha observado un
inadecuado manejo de la documentación recibida o remitida, generando diversas
situaciones incómodas que perjudican la imagen institucional.

Si bien conocemos que la metodología 5s es una herramienta que trata de establecer y

estandarizar una serie de rutinas de orden y limpieza en el ambiente de trabajo; donde se
busca mantener la calidad del entorno laboral en la organización. Y en combinación con la
gestión documental que es el conjunto de normas que se aplican para controlar de modo
eficiente y sistemático la recepción, organización y transferencia de documentos, selección
y disposición de documentos para su archivamiento o eliminación.

Para este trabajo de investigación se empleo el tipo de investigación aplicada; porque nos
indica que se aplican los conocimientos conseguidos durante el tiempo en la elaboración
del estudio; además esta investigación es de carácter cuantitativo, en la cual se recogió y
analizó datos cuantitativos sobre las variables.
 CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
En las últimas décadas del siglo XX las empresas públicas y
privadas experimentaron un proceso de cambios revolucionarios, pasando de
una situación de protección regulada a entornos abiertos altamente
competitivos. En este escenario es imprescindible desplegar nuevas técnicas
y procedimientos de mejora para logar una ventaja competitiva sostenida en
el tiempo. La Metodología de las 5S, aplicada por la empresa Toyota, es un
éxito mundial, que demuestra cómo podemos elevar los posibles estándares
de productividad. En Latinoamérica esta metodología es poco conocida; pero
con el pasar del tiempo, queda demostrado que los japoneses, siempre
tuvieron la razón; ya que Japón es un país altamente industrializado,
disfrutando una de las mejores economías del planeta y siendo altamente
competitivo. Frente a esta situación se observa que la metodología de las 5S
es una herramienta que se basa en la administración de calidad y está
orientada a aumentar la productividad dentro de un centro laboral. Vemos
ahora, que es prescindible para las empresas el anhelo de perdurar y ser
competitivas; para ello se necesita experimentar un mejoramiento continuo
de sus prácticas e involucrar a todo el personal que trabaja. Es por eso, que
las empresas integran en su planificación estratégica y operativa, objetivos
relacionados al mejoramiento continuo de la calidad y productividad, con la
finalidad de lograr altos niveles de competitividad en el mercado.

A nivel nacional Chang (2020) menciona que el Perú mediante la

Presidencia de Consejo de ministros en su Secretara de Control Pública
(SCP), pronunció el Esquema de Gestión Documental del estado (MGD) que
fue admitido mediante RS N°001 – 2017, PCM. Menciona requisitos de
proceso, para que se apliquen a las entidades del Poder Ejecutivo, Gobiernos
locales, Nacionales e instituciones autónomas, al finalizar el año 2018,
siendo que la SCP indica, que solo un total de 80 instituciones estatales han
implementado el proceso, lo cual origina en una pésima atención al
ciudadano (p.1). Sáenz (2017) señaló que la gestión documental debe ser
una técnica precisa, como la agregación de factores relacionados o
interrelacionados en una organización, para determinar políticas y objetivos,
y los procedimientos para su obtención. De manera similar, la gestión de
documentos debe ser un sistema de interconexión entre dichos documentos
ejecutados por varios enlaces entre organizaciones para lograr el propósito
establecido. Entonces, hay pocas instituciones a nivel nacional que, en el
marco de la mejora continua de sus procesos, como mecanismo para avanzar
hacia el logro de los objetivos institucionales, asumen el compromiso de
implementar, mantener y mejorar la gestión documental efectiva; mediante
el establecimiento de políticas y lineamientos de acuerdo a la normativa
legal vigente. A pesar que desde el año 2017 el gobierno peruano con la
Resolución de Secretaría de Gobierno N°001-2017-PCM/SEGDI, aprueba el
Modelo de Gestión Documental (MGD), donde establece objetivos y
lineamientos para una beneficiosa sistematización de la gestión documental
en entidades públicas. Pero, como todavía algunas instituciones presentan la
ausencia de personal capacitado y que a ello se sume la falta de equipos o
recursos indispensables, donde se continua con el sistema tradicional,
procedimientos y/o trámites ineficientes, que solo conllevan traspapelar
documentos, pérdida de tiempo o hasta en el caso extremo pérdidas
económicas.

Se ha observado que en la Institución educativa 22253-José Antonio

Encinas del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha; en el área
administrativa existe una deficiente gestión documentaria, esto debido a que
los directivos desconocen las técnicas o métodos propios para clasificar,
ordenar, registrar y/o encarpetar dichos expedientes como: matrículas,
informes, oficios, traslados, inventarios, balances, entre otros. Además, la
gestión documentaria es primordial en el uso administrativo; puesto que es
parte del proceso el uso, creación, mantenimiento, modificación y
 eliminación de documentos. El manejo inadecuado de estos, perjudicaría el
funcionamiento de la escuela y de quienes a su vez estén a cargo.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:
1.2.1. PROBLEMA GENERAL:
¿De qué manera la metodología de las 5S influye en la gestión
documental en la Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del
distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha?

1.2.2. PROBLEMA ESPECÍFICO:

P.E.1. ¿De qué manera la clasificación y el orden de la metodología
de las 5S influye en la gestión documental del ciclo de vida de los
documentos en la Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas,
del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha?

P.E.2. ¿De qué manera la limpieza de la metodología de las 5S

influye en las funciones de la gestión documental en la Institución Educativa
N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de
Chincha?

P.E.3. ¿De qué manera el estandarizar y la disciplina de la

metodología de las 5S influye en las funciones de la gestión documental en
la Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de
Grocio Prado, provincia de Chincha?

1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN:

1.3.1. OBJETIVO GENERAL:
Emplear la metodología de las 5S para mejorar la gestión documental
en la Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de
Grocio Prado, provincia de Chincha.
1.3.2. OBJETIVO ESPECÍFICO:
O.E.1. Emplear la clasificación y el orden de la metodología de las
5S en la gestión documental del ciclo de vida de los documentos en
Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de
Grocio Prado, provincia de Chincha.

O.E.2. Emplear la limpieza de la metodología de las 5S en las

funciones de la gestión documental en la Institución Educativa N°22253 –
José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha.

O.E.3. Emplear el estandarizar y la disciplina de la metodología de

las 5s en las funciones de la gestión documental en la Institución Educativa
N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de
Chincha.

1.4. JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO:

Justificación teórica: El presente trabajo de investigación se
justifica en la aplicación de la metodología de las 5S, es una herramienta que
se aplica en todo el mundo con extraordinarios efectos por su sencillez y
efectividad. Su aplicación mejora los niveles de calidad, eliminación de
tiempos muertos y reducción de costos. Además, durante el estudio
preliminar en la Institución Educativa 22253, se pudo observar gran parte de
desconocimiento en herramientas de gestión documental. Para esta
investigación se aplicará cada proceso de la metodología de las 5S: Seiri
(Clasificar), Seiton (Ordenar), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarizar),
Shitsuke (Disciplina) y poder observar, analizar y evaluar los efectos en la
gestión documental.

Justificación práctica: La aplicación de la metodología de las 5S

permitirá tener un mejor desempeño en la gestión documental, con ello se
estaría beneficiando a cada uno de los actores educativos, permitiendo
 realizar de manera efectiva la tramitación de la documentación respectiva.
De esta forma se ayudará a la Institución Educativa a llevar un adecuado
control de sus documentos e insumos utilizados en la oficina de la dirección,
así mismo, de todos los procesos a realizar y sobre todo al tomar decisiones
correctas, de tal manera que la cantidad de documentación recibida o emitida
mensualmente pueda ser gestionada en más del 40% del tiempo empleado.

Justificación metodológica: Esta investigación utilizará como punto

de estudio emplear la metodología de las 5S, que es una herramienta útil que
se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y
efectividad. Donde su principal objetivo será eliminar aquellos obstáculos
que impiden un trabajo eficiente, así como mejorar el orden y la seguridad
en la gestión documental.

Justificación social: La propuesta de este estudio ofrece una

alternativa de solución para la comunidad educativa (directivos, personal
administrativo, docentes, auxiliares, padres de familia y entre otros). Donde
los primeros en asumir este compromiso son los directivos y docentes, que la
aplicación de este, será el ejemplo más claro de resultados a corto plazo.
Permitiendo la viabilidad de los documentos, que están en constante
funcionamiento, debido a la burocracia en el sector público.

1.5. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN:

Entre las limitaciones más resaltantes en el proceso de desarrollo de la
investigación tenemos: ser nuevo personal que labora en la institución educativa, el
área de investigación no cuenta con un personal capacitado en la administración de
documentos, debido a que esta labor la realizan los propios directivos. Y además la
falta de tiempo, debido a la carga burocrática en el sector público, en relación al área
pedagógica.
 CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
1.1 ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
1.1.1 INTERNACIONALES
Velasco & Acosta (2021) en su tesis titulada PROPUESTA DE
IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5s PARA EL
ALMACÉN DE SEGUNDAS DE LA EMPRESA VECOL S.A. Bogotá,
Colombia; cuyo objetivo fue realizar una propuesta para implementar la
metodología de las 5s en el almacén de segundas de mantenimiento, como
base fundamental para el desarrollo de modelos de mejora continua en la
empresa Vecol S.A. Donde la metodología aplicada fue un tipo de
investigación descriptiva con enfoques cuantitativos asociados a la gestión
para la optimización del tiempo y la estimación del presupuesto de
implementación, además con enfoque cualitativo para evidenciar los
impactos visuales de la implementación. Como resultados obtenidos se dio a
partir de cinco perspectivas: de objetivos estratégicos, de impacto visual en
el almacén, de establecimiento de bases sólidas para la implementación de
los modelos de mejora continua en la empresa, de optimización de tiempo en
los procesos del área de mantenimiento y de cambio cultural en el personal.
Y se concluyó que la implementación de las 5s es una metodología de clase
mundial que aporta al cumplimiento del séptimo objetivo estratégico de
Vecol S.A. Además, es considerada como una base fundamental para la
implementación continua en cualquier tipo de organización.

Mosquera (2023) en su trabajo de investigación titulado MEJORA

EN EL ÁREA DE TRABAJO DE CENTRAL DE CUENTAS, A TRAVÉS
DE LA COMBINACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y LA METODOLOGÍA DE LAS 5S “ORDEN Y
 LIMPIEZA” EN LA GOBERNACIÓN DE CÓRDOBA, cuyo objetivo es
implementar la metodología de las 5´S en combinación con la gestión
documental en central de cuentas, teniendo un enfoque de mejora continua
con base a la ejecución de los procesos y procedimientos en el área de
gestión financiera, para aumentar de manera significativa la productividad y
a su vez manteniendo unas óptimas condiciones en los puestos de trabajo.
Donde se utilizó la metodología de investigación con un enfoque mixto de
manera descriptiva, en donde se maneja el enfoque cualitativo que da a
conocer las evidencias de la implementación de la metodología a corto. a
mediano y largo plazo, y en el apartado del enfoque cuantitativo se tendrá en
cuenta la optimización del tiempo en el que los contratistas realizan sus
actividades. Por eso se obtuvo como conclusiones, que durante el desarrollo
de estas actividades se logró aplicar de forma adecuada los conocimientos
adquiridos durante la formación académica, enfocándose principalmente en
el área de conocimiento que tiene la directa relación con la seguridad
industrial. Cada una de las actividades que fueron desarrolladas en el tiempo
en que se realizaron las pasantías en la gobernación exactamente en
contabilidad me brindaron especialmente una experiencia en el ámbito
laboral, ya que logré plasmar de forma física el conocimiento con respecto a
la metodología implementada y funciones propuestas. forma adecuada los
conocimientos adquiridos durante la formación académica, enfocándose
principalmente en el área de conocimiento que tiene la directa relación con
la seguridad industrial. Cada una de las actividades que fueron desarrolladas
en el tiempo en que se realizaron las pasantías en la gobernación
exactamente en contabilidad me brindaron especialmente una experiencia en
el ámbito laboral, ya que logré plasmar de forma física el conocimiento con
respecto a la metodología implementada y funciones propuestas.

1.1.2 NACIONALES
García (2021) en su tesis titulada IMPLEMENTACIÓN 5S EN
GESTIÓN DOCUMENTAL PARA MEJORAR LA CALIDAD DE
SERVICIO DEL ARCHIVO PERIFÉRICO EN UNA ENTIDAD
PÚBLICA, LIMA, 2021. Asimismo, presenta como objetivo general aplicar
la metodología 5S en gestión documental para mejorar la Calidad de
Servicio del Archivo Periférico en una Entidad Pública, Lima, 2021. Para
ello, utilizó como metodología la investigación aplicada, nivel explicativo y
descriptivo con un enfoque cuantitativo, de diseño experimental porque se
implementó la herramienta de gestión de las 5S para lograr un mejor
rendimiento en la gestión documental y por ende mejorar la calidad en el
servicio brindado en el archivo periférico de una entidad pública. Se
concluyó que la implementación de las 5S en Gestión Documental mejora la
calidad de servicio del Archivo Periférico en una Entidad Pública,
evidenciando que la calidad de servicio se mejora, la variable dependiente
antes fue de 32,97% y posterior a la implementación de la metodología subió
a 86,76% donde se aceptó la hipótesis alterna o de investigación y se rechazó
la hipótesis nula.

Vargas Crisóstomo. Et al (2021) en su artículo APLICACIÓN DE

LEAN MANUFACTURING (5s Y KAIZEN) PARA EL INCREMENTO
DE LA PRODUCTIVIDAD EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN DE
ADHESIVOS ACUOSOS DE UNA EMPRESA MANUFACTURERA, del
cual tiene como objetivo el mismo; así mismo la metodología aplicada para
el diagnóstico de las 5s se realizó mediante una evaluación de la situación
actual de las 5s en el área de producción de adhesivos acuosos con la ayuda
de un formato de check list para luego procesar los datos. Y para la
aplicación de las 5s consistió en seguir los lineamientos del “Manual de
Implementación de las 5s”, otorgado por el área de Mejora Continua.
Obteniendo como resultados del diagnóstico de 5s un promedio de 2.8 y los
resultados de la auditoría de 5s en lo meses del 2019, abril un puntaje de 4.0,
mayo 4.0, junio 4.5, julio 4.5. Así mismo se concluye que se realizó un
estudio de línea base o diagnóstico de 5s antes de la aplicación del Lean
Manufacturing, donde se obtuvo un valor inicial promedio de 2.8. Al
culminar la aplicación de las 5s, se obtuvo como resultado de auditoría el
valor promedio de 4.03 al reducir los tiempos innecesarios por búsqueda de
materiales y por transporte del personal, además de mejorar la organización
y la limpieza del área de producción de adhesivos acuosos.
Chafloque & Salsavilca (2020) en su tesis titulada METODOLOGÍA
5S Y SU INFLUENCIA EN LA PRODUCTIVIDAD DE UNA EMPRESA
TEXTIL, LIMA, 2020. Que tuvo por objetivo determinar la influencia de la
metodología 5s en la productividad de la empresa textil EROLMI E.I.R.L.
para el año 2020. Que utilizó como metodología tipo descriptivo-
correlacional, empleando un paradigma positivista y un enfoque cuantitativo.
En su resultado obtenido podemos mencionar que se puede verificar que los
tiempos de producción antes y después de la implementación, tienen una
significancia de 0.177 y 0.383, siendo este mayor al nivel de significancia ≥
0.05. Por lo tanto, los tiempos de producción antes y después de la
implementación presentan una distribución normal. Entonces se concluye
que la aplicación de la Metodología 5S cumple un papel fundamental para
que la mejora en los procesos tenga éxito. En gran medida se da porque la
aplicación busca crear un impacto significativo en el área de producción,
gracias al trabajo en equipo y disciplina en lo concerniente a: clasificación,
orden, limpieza, estandarización y disciplina. Por otro lado, podemos utilizar
esta aplicación para mejorar las demás áreas de la empresa.

Mendoza (2020) realizó una investigación sobre LA APLICACIÓN

DE LAS 5S PARA MEJORAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL
ÁREA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN ATU, LIMA, 2020, su objetivo
general fue la aplicación de la metodología 5S en la gestión documental, su
población estudiada fueron los datos analizados de 21 días de trabajo, aplicó
un instrumento de recopilación de datos para la variable 5S, realizó una
investigación de tipo aplicada, explicativa, cuantitativa, cuasi experimental,
obteniendo resultados cuantitativos, su resultado fue que el tiempo promedio
en gestión documental era de 60 minutos antes de las 5S y 20 minutos
 después de la aplicación de la metodología, ahorrando 40 minutos, los
resultado en los indicadores de recepción , emisión y archivo mejoraron de
38% a 79%, concluyó que la metodología de las 5S mejora la gestión
documental en el área oficina de Administración – ATU, Lima, 2020.
1.1.3 LOCALES:
Huamán (2021) en sus tesis titulado APLICACIONES WEB Y LA
GESTIÓN DOCUMENTARIA EN LA FACULTAD DE CIENCIAS
ECONÓMICAS Y NEGOCIOS INTERNACIONALES DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA; que tiene por
objetivo determinar la existencia si existe alguna relación entre las
Aplicaciones Web y la Gestión Documentaria en la FACENI – UNICA).
Periodo 2016-2017. A lo cual la metodología utilizada fue una investigación
aplicada, cuyo método es deductivo-inductivo, de nivel descriptivo porque
de acuerdo a la naturaleza del estudio reúne esas características y se
establecerá las relaciones causales entre las variables de estudio, teniendo un
diseño no experimental de causa y efecto. Y los resultados obtenidos
podemos encontrar que, en lo referente al trámite documentario realizado en
mesa de partes de la facultad de ciencias económicas y negocios
internacionales de la UNICA, se deduce que el 65% manifiesta la deficiencia
debido a la demora de más de 15 días; un 12% menciona que es regular;
mientras que un 17% declara que es buena o aceptable la demora de 10 días.
Por ello se concluye que no existe modelos aplicativos web de usabilidad o
software que pueda almacenar la información que maneja los alumnos y ex
alumnos de la facultad de Ciencias Económicas y negocios internacionales,
por lo que se encuentra un tanto desfasada ante la tecnología actual y que el
tiempo promedio de los trámites en las diferentes oficinas es de 30 a más
días.

Marin & Peña (2021) en su tesis titulada APLICACIÓN DE UN

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA
AGRÍCOLA DE LA PROVINCIA DE ICA; Teniendo como objetivo
 implementar el sistema de Gestión documental para la solución de los
procesos en la empresa Agrícola Fundo Reyes SAC. Para lo cual se empleó
la metodología aplicada con el análisis y diseño de sistemas basada en MSF
((Microsoft Solution Frame Work). Teniendo como resultados esperados
producir un nuevo modelo eficaz de administración de documentos
garantizando la calidad, sostenibilidad, disponibilidad y continuidad de los
documentos. Y en su conclusión menciona que la fijación del plan de un
sistema de Administración Documental ha supuesto para Agrícola Fundo
Reyes SAC, representó un cambio importante, desde que se aplicó las
normativas para que el documento no sea un grupo de documentos
agrupados en directorios (digital) o en carpetas (papel), sino documentos
únicos que se conocen su ubicación, clasificación y orden.

1.2 BASES TEÓRICAS

En este trabajo de investigación se pueden determinar las siguientes
variables: metodología de las 5s y gestión documental, que a continuación se
detallarán para tener una idea más clara.

1.2.1 METODOLOGÍA DE LAS 5 S

Es un método japonés que surgió después de la segunda guerra
mundial con el fin de reestructurar la industria para incrementar la calidad y
ofrecer al mercado precios más competitivos. Clave fundamental para su
gran éxito es que es un método organizado que es fácil de entender y aplicar
en cualquier organización. Las 5’s es un pilar que permite edificar un
proceso de mejora continua. Garantiza el orden y control en cada una de las
fases del proceso en la empresa, asigna un lugar para cada elemento,
aumenta la eficiencia e incrementa las medidas de seguridad de la empresa
(Velasco & Acosta, 2021).
Según (Quispe, 2021), la metodología 5s, tiende a lograr un propósito
el cual es el mantenimiento de forma organizada, limpia y ordenada un
ambiente determinado, a la vez, permite tener un sentido de automotivación
para lograr otros resultados, dentro de la empresa, generalmente la mejora
del desempeño de la organización.
Para Caballero & Veliz (2020) indica que la metodología 5s es una
disciplina que permite influir en la productividad, además de la mejora de
trabajo, también se consigue la estandarización de los procedimientos
correspondientes a los hábitos de orden y limpieza. Esta metodología se basa
en cinco principios que se complementan, siendo la tres primeras s, base
para el complemento de las restantes 2s, puesto que no enfoca en la parte de
conocimientos, sino en el uso de hábitos y el comportamiento de las
personas.
En esa misma línea Socconini (2020), define a la metodología 5S
como un conjunto de etapas que contribuyen a la mejora de los ambientes de
trabajo de manera segura y ordenada. Precisa que la metodología 5S se
utiliza cuando es necesario aprovechar los tiempos utilizables al máximo,
con el objetivo de sumar producción y, por otro lado, también es provechoso
para activar sistemas nuevos dentro de las organizaciones o en sus diferentes
áreas.
La metodología 5s, según (Gil & Lago, 2019) es una forma de
trabajo, que permite tener beneficios sobre la gestión de actividades y el
lugar de trabajo, dentro de la empresa, puesto que permite la separación de
objetivos necesario, tener en las mejores condiciones el lugar de trabajo,
mantener de manera limpia el lugar y ambiente de trabajo, todo ello con la
estandarización de los procedimientos, además de generar la disciplina
respectiva.
Kaushik, et al., (2015) mencionan que: La metodología 5’S crea un
entorno para estandarizar el trabajo y garantizar mejores condiciones de
trabajo, mejorar la calidad, centrarse en la eliminación de desechos,
garantizar la seguridad de los empleados, mantener limpios los lugares de
trabajo, mantener los estándares, asegurarse de que todos los sigan y hacer
de 5'S una cultura organizacional (p. 34)
 Según Barcia, Hidalgo (2013) menciona que: Las 5S se describe
como una metodología de mejora que se originó en Japón. Esta consiste en
la clasificación, el orden y limpieza del área, la estandarización de procesos
y la disciplina del personal, de modo que sean hábitos en las áreas de trabajo
y se logre una cultura de mejora laboral. Este método se puede desarrollar en
cualquier rubro y en todas las áreas de trabajo de una empresa.

Para Contreras & Zare (2019) nos describe cada S, según la propuesta de que
las 5S provienen de 5 palabras japonesas: SEIRI: Seleccionar, SEITON: Ordenar,
SEISO: Limpiar, SEIKETSU: Estandarizar, SHITSUKE: Disciplina. Que a
continuación se explica en la siguiente figura.

SHITSUKE SEIRI
(Disciplina) (Seleccionar)

SEIKETSU SEITON
(Estandarizar) (Ordenar)

SEISO
(Limpiar)

Figura 1: Dimensiones de la Metodología 5s

Fuente: Elaboración propia
1.2.2 SEIRI (clasificar, seleccionar):
Según Moran & Chávez (2022) Se refiere a que en todas las áreas del trabajo
se debe separar elementos innecesarios de los que son necesarios y posteriormente
descartar lo innecesario. 5S el primer paso es inspeccionar las zonas de trabajo y
eliminar los materiales que sean innecesarios para la realización del trabajo. Del
mismo modo, se deben analizar las actividades y eliminar las tareas que no
producen resultados. El propósito de la selección es retirar del ambiente de trabajo
todos los elementos innecesarios para las operaciones cotidianas, manteniendo así
cerca los elementos necesarios que facilitan la labor del trabajo ya que de esta
manera se eliminan obstáculos que pueden conllevar a paradas innecesarias de las
actividades del trabajo.
Para Zare (2022), en esta fase se inicia seleccionando lo necesario y
descartando lo innecesario. Para ello, se tiene que tener cuenta lo siguiente:
reconocimiento del área, definición de razones, identificación y evaluación de
objetos. Posteriormente, se tiene que determinar los materiales y objetos de trabajo
según su uso de la siguiente manera: constantemente (mantener cerca);
ocasionalmente (mantener un poco alejado); de vez en cuando (depósito o almacén
temporal); nunca (derivar a otra área, transferir o descartar). Que en la siguiente
figura está esquematizado.

Nunca

De vez en cuando

Ocasionalmente

Constante
Figura 2: Determinar el uso de los materiales y objetos
Fuente: Elaboración propia

Por lo tanto, Velasco & Acosta (2021), consiste en determinar cuáles son
los elementos necesarios en el proceso, desechar aquellos que no lo son. Está
orientado al entorno físico. Se espera que mediante este proceso sea posible
identificar y eliminar obstáculos en los procesos y evitar interrupciones.
Proporciona beneficios tales como: Menor probabilidad de accidentes laborales,
se reducen movimientos innecesarios y se evita incurrir en gastos de tiempo
injustificados.
Según Navarro (2020), se trata de separar lo necesario de lo que no lo es,
además de inspeccionar el tráfico de elementos para erradicar obstáculos y
componentes innecesarios que generan desperdicios, exponiendo al operario a
posibles riesgos mecánicos y ergonómicos al laborar en un área llena de
obstáculos y elementos innecesarios por todo el lugar, generando el incremento
de tiempos y actividades no enfocadas al proceso de la línea. El principal
objetivo es enfocarse al correcto uso de los dispositivos, mecanismos,
herramientas, etc., los cuales están dentro del área de trabajo, para llevar un buen
orden se debe seleccionar siguiendo varias categorías. Para ello obsérvese, la
figura que continua.

Lo que ya no se
Lo que se utiliza de Lo que se debe dar
Lo que no se usa. requiere en el área
vez en cuando. mantenimiento
de trabajo.

Figura 3: Categorías del Seiri

Fuente: Elaboración propia
 Mientras que Navarro (2020) alude que el objetivo de la aplicación es
establecer y suprimir todo aquello que obstruye un correcto funcionamiento. Y
de esta forma se estaría eliminando desplazamientos inútiles del tiempo.
Por otro lado, Gil & Lago (2019) nos menciona que esta etapa considera
la separación de objetos innecesarios, para conservar solo los recursos que sean
necesarios con la actividad o tarea que se desea realizar, para evitar la duplicidad
de objetos dentro de un mismo espacio de trabajo, por lo que se debe de
considerar algunos criterios para su realización, los objetos que son necesarios
deben estar cuando se requiera usar, lo que trae algunos beneficios como: para
ello véase la siguiente figura.

Recuperación de espacios, lo que puede generar mayores flujo y

disponibilidad de traslado en el ambiente laboral.

Tener un mejor control de los inventarios y estar al tanto del stock

de cada una de las existencias dentro de un almacén.

Lograr la eliminación de los errores y desperdicios, permitiendo

tener control sobre los objetos y bienes que no se requieran, o tiene
poca rotación.

Permite mejorar la seguridad y tener mayor percepción de bienestar

durante el espacio de trabajo.

Figura 4: Beneficios del Seiri

Fuente: Elaboración propia

1.2.3 SEITON (ordenar, organizar):

Según Moran & Chávez (2022), explica que Seiton es colocar lo necesario
en sitios accesibles, según la frecuencia y secuencia de uso, es decir, consiste en
establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios,
de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Mientras que Arroba (2022) plantea que se debe exponer en un lugar de fácil
acceso y que se puedan apreciar los componentes, no se debe tomar decisiones a la
ligera eso no garantiza efectividad, es necesario pensar y estudiar detenidamente
antes de decidir. Tiene relación con qué tanto se optimice el tiempo, encontrando
algo lo más rápido posible y a su vez regresarlo de manera sencilla a su lugar de
origen, una vez que se haya terminado de usar.
Del mismo modo Velasco & Acosta (2021), se refiere a Seiton como la
acción que implica encontrar un orden adecuado para cada elemento que compone
un proceso, además de ser fundamental el orden, para garantizar que no habrá
retrasos en la consecución de repuestos. Permite crear un lugar para cada elemento
debidamente señalizado, motivo por el cual será de conocimiento común para todos
los involucrados en el proceso. Mediante la frecuencia de uso se logra acordar su
ubicación acorde a que tantas veces en una operación se debe utilizar el elemento.
Se eliminan condiciones inseguras de funcionamiento en el proceso.

Mientras que Quispe (2021), nos menciona que la organización es la

búsqueda de ubicaciones adecuadas, con el fin de identificar de madera necesaria
los objetos dentro de un determinado lugar, por lo que obedece a un principio
elemental cada objeto tiene un determinado lugar y existe un lugar establecido para
cada uno de los objetos.

Menor control de stock de producción.

Facilita el transporte interno, control de prroducciòn y ejecución del

trabajo.

Menor tiempo en búsqueda de lo que falta.

Evita la compra innecesaria de materiales y de los daños a los productos

almacenados.

Aumenta el retorno del capital.

Aumenta la productividad de las máquinas y personas.

 Figura 5: Beneficios del Seiton.
Fuente: Elaboración propia

Por otro lado, Salazar et al., (2020) nos dice que ordenar tiene como
propósito reducir los tiempos de búsqueda, reducir movimientos innecesarios dentro
del área de labores, evitar confusiones peligrosas, permitir la ubicación de
materiales, documentos de forma rápida; un ambiente ordenado da la impresión de
que todo marcha bien, que las cosas se hacen bien y por lo tanto el producto final es
de buena calidad; mejora el manejo de existencias y la coordinación para la
ejecución de las tareas.
Asimismo, Contreras & Zare (2019) explica que una vez eliminados los
materiales (y tareas) innecesarios, hay que ordenar lo que realmente se necesite para
trabajar. Cada herramienta, materia prima, debe tener un lugar asignado y único.
Haciendo esto se consigue evitar la pérdida o extravío de material y ahorra tiempo
muerto buscando cosas que utilizamos frecuentemente.
Según (Ipanaque, 2019), el proceso de ordenar, implica considerar la
ubicación y el establecimiento de lugares para cada material, bien o existencia,
dentro de un área correspondiente, siendo este lugar adecuado para su ubicación
rápida y eficiente, que permitan tener la efectividad en la localización y la entrega
del mismo, por lo tanto, evita la pérdida de la existencia, además de mejorar el
ambiente de la empresa.
Del mismo modo Lázaro & Elmer (2018) nos indica que el orden reside en
la organización de los objetos útiles y así no perder tiempo en tener que ubicarlos,
de esta manera el operador optimiza ese tiempo y lo utiliza dentro de la línea, más
 no en buscar algún implemento que necesite dentro de ella por la falta de
organización.

1.2.4 SEISO (limpiar):

Para Velasco & Acosta (2021) Seiso, se basa en identificar el origen de la
suciedad y buscar la manera más óptima de eliminarlos. Se eliminan fuentes de
contaminación y se incrementa la vida útil de los equipos y mejora la percepción
visual del lugar de trabajo. Ayuda a encontrar con facilidad objetos o documentos,
economizando tiempo y movimiento. Facilita regresar a su lugar los elementos e
identificar cuando algo falta.

Mientras que Contreras & Zare, (2019), nos recomienda fijar tareas
periódicas para conseguir que las zonas queden despejadas y solamente con los
materiales necesarios, sin ningún otro tipo de material que pueda entorpecer las
actividades.
Asimismo, Méndez (2019) hace referencia que, en la dimensión de limpiar,
lo que se busca es conocer e identificar donde se está originando el desaseo y así
focalizar la manera más apropiada para ponerle fin a esa contaminación. Se debe
enfocar en velar por mejorar y precautelar los diferentes equipos, el ser humano es
muy visual y al estar en un área con desaseo, esto lo afectaría para lograr obtener un
correcto desarrollo en las tareas que sean distribuidas.
Del mismo modo Nava et al., (2019) indica que, la limpieza la debemos
hacerlo todos. Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su
lugar de trabajo, que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. Si las
personas no asumen este compromiso la limpieza nunca será real. Y sus beneficios
se mencionan en la siguiente figura:

Reduce el riesgo de accidentes.

Mejora el bienestar fìsico y mental del trabajo.

Se incrementa la vida útil del equipo, al evitar su deterioro por

contaminación y suciedad.

Las averías se identifican con facilidad, cuando el equipo está en óptima

limpieza.

La limpieza conduce a un aumento significativo de la efectivdad global

del equipo.
 Figura 6: Beneficios del Seiso.
Fuente: Elaboración propia
Mientras que Zubia et al., (2018) nos indica que la limpieza se logra
implementando acciones para evitar o disminuir la suciedad y hacer más seguro los
ambientes de trabajo no solo es ir a quitar polvo y limpiar, también implica
determinar las causas por las cuales no se mantiene limpia el área, de tal manera que
se pueda solucionar el problema de raíz, evitando que se repita la misma situación.

Y sobre la aplicación de la tercera S, Gil & Lago, 2019, indica que se deben
de obedecer algunos criterios para su ejecución, como se explica en la siguiente
figura.

Establecer rutinas de limpieza.

Monitoreo del ambiente limpio.

Involucrar al equipo de trabajo en las actividades de limpieza.

Búsqueda e identificación de las causas del desaseo.

Acciones preventivas.
 Figura 7: Criterios para la ejecución del Seiso.
Fuente: Elaboración propia

1.2.5 SEIKETSU (estandarizar):

Según Arroba (2022), el termino estandarizar se refiere a emplear una táctica
para adherir un procedimiento a tal punto de que el orden y la estructuración sean
componentes de suma importancia. Al hacer un énfasis en la estandarización nos
referimos a la elaboración del layout de planta general y por estación dentro del
espacio de trabajo, de esta manera le será mucho más fácil al operador identificar la
ubicación de cada elemento que conforma su área de trabajo y entender la manera
en la que debe permanecer dicha área. Para ello es necesario la visualización, es una
gestión continua de la estandarización que trata de eludir que decline el interés,
creando formas para proceder.
Según lo expresado por Suarez (2022), nombra que en el proceso de
estandarización dentro de la metodología 5s, indica que es el control que se tiene
sobre las anteriores “S” implementadas con anticipación, es decir juega un rol de
mantenimiento para las tres primeras s, siendo por ello una tarea algo laboriosa,
puesto que depende mucho del control visual que se debe tener sobre las actividades
y el lugar de trabajo, esto permite tener un compromiso con la empresa, puesto que
influye directamente en la productividad.
El proceso de estandarización dentro de la metodología 5s, según lo
expresado por (Suarez, 2022), es el control que se tiene sobre las anteriores “S”
implementadas con anticipación, es decir juega un rol de mantenimiento para las
tres primeras s, siendo por ello una tarea algo laboriosa, puesto que depende mucho
del control visual que se debe tener sobre las actividades y el lugar de trabajo, esto
permite tener un compromiso con la empresa, puesto que influye directamente en la
productividad.
En torno a la idea de (Quispe, 2021), sobre la estandarización, es un tema de
establecer procedimientos y estándares para inspección y limpieza, con el fin de
tener un sentido de autocontrol, con el fin de mantener la situación permanente,
además de reducir el incumplimiento de las mismas, esto con el apoyo del equipo de
trabajo, que deben se ejecutar, mantener y verificar el cumplimiento de las etapas
primarias, como la clasificación, orden y limpieza.
Según Velasco & Acosta (2021), se refiere a estandarizar como la intención
de mantener el grado de organización, orden y limpieza logrado en las 3 primeras
fases mediante la señalización, el uso de los manuales y seguimiento de
procedimientos. El diseño de normas de apoyo. Utilizar evidencia visual acerca de
cómo se deben mantener las áreas, los equipos y las herramientas. Utilizar moldes o
plantillas para conservar el orden. Consiste en estandarizar todo y dejar visibles los
estándares implementados (p. 27).
En relación a la estandarización (Quispe, 2021) expresa que es un tema de
establecer procedimientos y estándares para inspección y limpieza, con el fin de
tener un sentido de autocontrol, con el fin de mantener la situación permanente,
además de reducir el incumplimiento de las mismas, esto con el apoyo del equipo de
trabajo, que deben se ejecutar, mantener y verificar el cumplimiento de las etapas
primarias, como la clasificación, orden y limpieza, esta etapa de estandarización
tiene sus propios beneficios, que a continuación se expresa en la siguiente figura.

Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo.

Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el

lugar de trabajo en forma permanente.

Sirve de soporte para la mejora de gestión y la identificación de

responsabilidades mayores, entorno al lugar de trabajo.

Permite generar un compromiso de trabajo más especifico, acorde al

trabajo que se debe de realizar.

Se evitan errores en la limpieza que pueda conducir a accidentes o

riesgos laborales.

La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de

trabajo, al intervenir en la aprobación y promoción de los estándares.
 Figura 8: Beneficios del Seiketsu.
Fuente: Elaboración propia

Mientras que Zubia et al. (2018) nos menciona que estandarizar es el

mantenimiento de las condiciones conseguidas. Por lo tanto, se debe mantener los
uniformes limpios, aseo personal correcto y de las áreas de trabajo. Se sugiere el
desarrollo de normas de limpieza las cuales sean claras y específicas, también se
puede hacer un procedimiento en el cual sea visible para todos y explique de manera
clara cuáles son los lineamientos para mantener el área en orden y limpia.
Además Nava et al., (2017) indica que Seiketsu envuelve ambos
significados: higiene y visualización. La higiene es el mantenimiento de la limpieza
y del orden. Quien exige y hace calidad, cuida mucho la apariencia. En un ambiente
limpio siempre habrá seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o
vender productos o servicios de calidad. Una técnica muy usada es el “visual
management”, o gestión visual. Esta técnica se ha mostrado como sumamente útil
en el proceso de mejora continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y
servicio al cliente. Consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente
una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de
mejora. Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión
por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una
serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas
especialmente cuidadas. Normalmente las empresas que aplican estos códigos de
colores nunca tienen tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador
responsable de esa área soluciona rápidamente el problema para poder quitarla.
 VISUAL COLOUR
MANAGEMENT MANAGEMENT
(Manejo visual) (Manejo de color)

- Limpieza - Tarjetas rojas

- Orden - Tarjetas verdes

Figura 9: Significado del Seiketsu.

Fuente: Elaboración propia

1.2.6 SHITSUKE (disciplina o mejora continua):

Según Moran & Chávez (2022), se puede inferir que la metodología de las
5S es una herramienta sencilla, aplicable y con resultados evidentes a bajo costo,
genera una buena imagen hacia los clientes, así como un sano ambiente de trabajo,
promueve la productividad al contar con materiales, mobiliarios y equipos
necesarios, ordenados y limpios, además genera en los trabajadores la adopción de
la cultura de mejora continua (p. 8).
La disciplina dentro de la metodología 5s para Suarez (2022), permite el
cumplimiento especifico de los procedimientos que se han establecido al inicio de la
implementación de la metodología 5s, trabaja en función del compromiso del
mantenimiento de cada una de las actividades que se han ejecutado, por lo tanto,
sirve de instrumentos para el control rutinario, inspección imprevista, control del
desempeño personal, dentro del ambiente de trabajo, este obedece a algunos
criterios como:

El compromiso de las normas aplicables y de los diversos estándares

que se establecen en el lugar, todo con un solo propósito del
mantenimiento del lugar de forma organizada y limpia.

El cumplimiento de las normas, políticas y responsabilidades de

 Figura 10: Criterios del Shitsuke.
Fuente: Elaboración propia

Según Velasco & Acosta (2021), nos dice que el Shitsuke promueve una
cultura de respeto sobre los estándares que la empresa ha establecido con el fin de
que los empleados, incentiva a todos los participantes del proceso a cumplir a
cabalidad las normas de la compañía (p. 28).

Mientras que Díaz (2020), menciona que en la dimensión del Shitsuke se

debe llevar un seguimiento detallado de esta metodología, teniendo como principal
objetivo el renovar la calidad y productividad de la organización, al contar con un
área de labores sana, limpia y confortable, de tal manera que se pueda proteger la
armonía y mantener la seguridad del lugar donde se desempeña, esto permitirá
aumentar la confianza entre los individuos que conforman el equipo de trabajo, lo
que se verá reflejado en la creatividad, con todos estos adelantos se puede
simplificar en gran magnitud la misión y administración de la empresa, oficina o
lugar de trabajo.
 La práctica de las 5s es uno de los principales pasos para realizar una
alteración significativa hacia la mejora continua que tiene, generando impacto a un
largo periodo de tiempo, para instaurar esta herramienta de calidad se necesita
compromiso de todos los involucrados y que se comprometan a cumplir con la
diciplina, es por ello que se requiere que todos colaboren para lograr la mejora en la
industria. Si se logra la disciplina, se tendrá como resultado una constante mejoría
que beneficia a la organización gracias a la cooperación voluntaria de todos los
involucrados (Contreras & Valderrama 2019).

En este sentido Contreras & Zare (2019), nos dice que para complementar
las 5S se debe asumir la filosofía de mejora continua, basada en el conocido ciclo
PHCA (Planificar -> Hacer -> Controlar -> Actuar) que indica “dado que nada es
perfecto, siempre queda margen para mejorar”. Se deben realizar periódicamente
evaluaciones del estado actual de cada proceso clave para encontrar posibles
deficiencias y proponer mejoras en las actividades para conseguir mejores
resultados. Véase la siguiente figura donde se da a conocer el ciclo PHCA.

Planificar

Actuar Hacer

Controlar

Figura 11: Ciclo del PCHA aplicando la dimensión del Shitsuke.

 Fuente: Elaboración propia

En este sentido Zubia et al., (2018), nos menciona que en este proceso se
debe de evitar a toda costa que no se sigan los procedimientos ya establecidos en la
organización, con el fin de que la limpieza sea parte de la cultura de la empresa.

Según Nava et al., (2017) indica que Shitsuke (compromiso y disciplina).

Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros preparados
para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de
hacer las cosas como se supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de
trabajo en base de buenos hábitos. Mediante el entrenamiento y la formación para
todos (¿Qué queremos hacer?) y la puesta en práctica de estos conceptos (¡Vamos
hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en
práctica los buenos. En suma, se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores
se convierta en una rutina, en una práctica más de nuestros quehaceres. Es el
crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.
1.2.7 GESTIÓN DOCUMENTAL
Según Espinoza (2023) concluye que la gestión documental es un
proceso determinante para el éxito de una empresa garantiza la preservación,
integridad y accesibilidad de los documentos corporativos, y actúa por la
mejorar la eficacia, eficiencia y productividad de los procesos
administrativos y de toma de decisiones.
Asimismo Fernández (2021), nos menciona que durante siglos la
gestión documental fue dominio exclusivo de administradores, archiveros
y bibliotecarios, quienes cifraban su empeño en la pulcritud de su
trabajo y sus herramientas eran manuales, así se apoyaban en libros de
registro, carpetas, archivadores, cajas y estanterías en las que se guardaban
los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en
soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer
referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de
información, mediante sistemas de codificación.
 En este sentido Khayer et al. (2021), se refiere que el programa de
gestión documental se entiende como un conjunto de instrucciones dirigidas
a cada área de la organización y relacionadas con la correcta implementación
de las funciones de archivo que se realizan en cada departamento, de modo
tal que los documentos sean tratados y posicionados en la empresa de la
misma manera, lo que facilita la gestión de documentos dentro de la
organización.
Mientras que el Ministerio de Economía y Finanzas (2020) nos
menciona que la gestión documental es el conjunto de funciones sistemáticas
encargada de gestionar los documentos administrativos en la institución,
aplicando principios de racionalización, eficacia y economía. Engloba los
procesos de recepción, emisión, administración y custodia.
Del mismo modo Soria y Diaz (2020) definen a la gestión
documental como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía. (p.158).
En este sentido Riera (2020) nombra que la gestión documental del
archivo con el tiempo ha ido adquiriendo mayor importancia no sólo para las
empresas del sector público sino también para el sector privado, es por ello
que se han ido creando empresas que por medio de programadores de
sistemas, han creado programas que facilitan organizar la información con la
que se cuenta, en muchos de los casos ya vienen listos, pero en muchos otros
se crean programas que se ajustan más a la realidad de cada empresa o
institución, ya que satisfacen al más mínimo los requerimientos como son el
acceso a los usuarios que por medio de un código de usuario y contraseña se
puede acceder a toda la información que haya sido agregada al sistema, la
administración de usuarios, por medio del cual se podrá controlar quienes
aún están permitidos de ingresar o incluso a eliminar las cuentas de quienes
ya no puedan acceder a la información con la que la entidad cuenta,
permitirá también actualizar las contraseñas; el ingreso de nuevos
documentos se encuentra sólo a cargo del área encargada, ya que son
documentos que han pasado por el proceso archivístico y cumple con los
requisitos para ya ser custodiados, puesto que son documentos originales y
con información importante de la que pueda tener necesidad de consulta,
como también la edición de los mismos que para cumplir con la formalidad
deben ser fedateados, finalmente se demuestra así que logikDocs permite
administrar de forma centralizada los documentos de la empresa Logikard ya
que con el programa implementado le permitió optimizar sus recursos y
cumplió con facilitar el uso de un ambiente web que asegura la
disponibilidad y accesibilidad a la gestión documental.
Según López (2019) nos menciona que la gestión documental es la
gestión de los medios de prueba establecidos en las actividades
organizacionales, con el objetivo de estandarización documental,
procedimientos simplificados, control, organización, servicio, valoración y
conservación de archivos, gestión de riesgos, etc.
Mas aún Cerrillo & Casadesus (2018) mencionan que la
administración de documentos tiene una llegada significativa al
mejoramiento de transparencia en gestión pública, como también indican la
integración de responsabilidades de legislación en transparencia vigente en
la vida útil de los documentos, para respaldar la entrada efectiva de los
ciudadanos a la información del estado desde la administración de los
sistemas de control de documentos.
De acuerdo a los últimos estándares emitidos por la Presidencia del
Consejo de Ministro (PCM, 2017) para la implementación del modelo de
gestión documental los siguientes procedimientos o procedimientos
conforman las dimensiones de la gestión documentarios: La dimensión
recepción documentaria, se refiere al conjunto de operaciones de
verificación y control que deben realizar las organizaciones para aceptar
documentos enviados por personas físicas o jurídicas, asimismo, la recepción
 de documentos tanto electrónico como manual, debe establecer un punto de
recepción de documentos de acuerdo con el reglamento TUO de la Ley N°
27444; implementar una aplicación o sistema de gestión de documentos para
recibir documentos electrónicos; los documentos en papel deben ser
procesados digitalmente mediante programas informáticos y equipos de
captura de imágenes; establecer recibir documentos electrónicos o en papel;
verificar y revisar documentos al recibirlos; transferir documentos al área
apropiada; realizar actividades para obtener la confirmación de recibo
apropiada; determinar el mecanismo de tecnología de la información que
será utilizado por toda la entidad y considerar excepciones.
Según Gallo (2011) nos explica que la gestión de la documentación y
de la información de una organización tiene que ir orientada a las personas
que la utilizarán, sea proveedor, clientes o trabajador de la empresa. Las
empresas se mueven con gran cantidad de información y documentación.
Las bases de un buen funcionamiento son eficacia (enfocada al cliente) y
eficacia (dirigida al servicio), si eso falla quiere decir que se está dando un
mal servicio y los costes derivados son excesivos.
1.2.8 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Según Fernández (2021) menciona corresponde a las etapas por las que
sucesivamente pasan los documentos desde su producción o recepción en una
entidad pública, hasta la determinación de su destino final, que puede ser baja
documental o conservación permanente. Archivo de gestión, que se encarga de
todos los trámites que se den dentro de la institución ya que estos se encuentran en
constante movimiento además es conocido como archivos activos, el archivo central
se caracteriza por conservar documentos poco solicitados y que sin importar el
tiempo mantienen un valor importante y por ellos se da su utilidad, por último el
archivo histórico que es uno de los más importantes debido a su valor patrimonial y
sirve para realizar investigaciones de carácter cultural.

La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en 1947, a raíz de
los trabajos de la Comisión Hoover, creada por el presidente Truman en ese año,
precisamente por una comisión estadounidense, al darse cuenta de los grandes
volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la
localización de los documentos, no sólo en su organización, sino también en la
mayoría de las entidades, tanto públicas como privadas alrededor del mundo
(Villanueva, 2012).

El ciclo de vida de los documentos es un concepto de la archivística moderna

que se refiere a las distintas etapas o edades por las cuales atraviesan los
documentos, desde su producción en un archivo de trámite, pasando por
su conservación temporal o precaucional dentro de un archivo de
concentración, hasta conservarlo, eliminarlo o seleccionarlo para una custodia
definitiva dentro del archivo histórico (Villanueva, 2012). Ubicar los conceptos del
ciclo de vida de un documento para optimizar la organización de archivos, a partir
del estudio de la Teoría del ciclo vital de los documentos, que a continuación se
muestra en la siguiente figura.

Fase activa

CICLO DE VIDA DE
UN DOCUMENTO

Fase inactiva Fase

(histórica) Semiactiva
 Figura 12: Ciclo de vida de un documento
Fuentes: Elaboración propia

Del mismo modo Villanueva (2012), se refiere al ciclo de vida de los

documentos como: las etapas, fases o edades por las cuales atraviesa un
documento, determinadas por los valores y usos que tiene en cada una de
ellas. Donde comenta que el ciclo vital del documento es un aporte teórico
que pasa a ser uno de los dos pilares sobre los que descansa la teoría
archivística, junto con el principio de procedencia y orden original. El
documento atraviesa, a lo largo de su existencia, por tres edades, conocidas
también como etapas o fases, determinadas por los valores y usos que tiene
en cada una. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y la
conservación de los documentos en un archivo específico, que a
continuación se expresa en la siguiente figura.

FASE ACTIVA
Los documentos se crean en diferentes
áreas de la organización, se resguardan
temporalmente después de su uso y luego
se transfieren al archivo de concentración.

FASE INACTIVA FASE SEMIACTIVA

Los expedientes se mantienen Los archivos se conservan temporalmente y
permanentemente disponibles para se consultan de manera ocasional; luego se
su consulta, debido a su valor seleccionan los expedientes con valores
cultural e informativo, y también secundarios para ser transferidos a la
son funamentales como soporte siguiente fase, mientras que los expedientes
para investigaciones. sin valores secundarios se depuran
mediante una baja documental.
Figura 13: Fases del documento
Fuentes: Elaboración propia

 FASE ACTIVA (vigencia administrativa): Durante esta edad los

documentos tienen valores primarios para la institución. Estos
valores son los siguientes: valor administrativo (es la condición de
los documentos producidos o recibidos por una institución para
realizar sus funciones o actividades comunes, tales como oficios,
circulares, memorandos, etc.) valor jurídicos o legal (es la condición
de los documentos que permite certificar derechos u obligaciones de
la administración pública o de los ciudadanos, tales como demandas,
contratos, convenios, etc.) y valor fiscal o contable (es el atributo de
los documentos para comprobar el origen, distribución y uso de los
recursos financieros de una institución, tales como pólizas,
auditorías, cortes de caja, etc.). El uso del documento en esta etapa es
constante e inmediato; por eso, debe ser conservado cerca del usuario
“el creador del documento” en un archivo administrativo o de
trámite.

 FASE SEMIACTIVA: El documento conserva sus valores

primarios con los cuales fue creado (administrativo, jurídico o fiscal);
sin embargo, su uso es ocasional; por ello, hay que conservarlo
durante un plazo precautorio, en donde su conservación debe ser en
un archivo de concentración y no necesariamente estar cerca del
usuario.

 FASE INACTIVA O HISTÓRICA: El documento ha perdido sus

valores primarios para la institución, pero adquiere nuevos valores
 secundarios (evidencial, testimonial, informativo). En esta última
etapa, los documentos han aprobado la valoración, pues se considera
que tienen valores suficientes para que sean conservados
permanentemente, adquiriendo un segundo valor, además del carácter
histórico, cultural y científico, por lo que su uso ya no es de tipo
institucional, sino social y, por lo tanto, su conservación debe ser
constante en el archivo histórico, en donde recibirá un tratamiento
especializado. Una vez que los documentos finalizan su fase
semiactiva pierden los valores primarios y secundarios, por lo cual
pueden ser eliminados de acuerdo a las normas que marque la propia
institución al respecto, previo análisis y valoración de los mismos. A
este proceso se le conoce con el nombre de depuración documental,
donde se explica en la siguiente tabla.

Fases Archivos Valores Uso Tiempo de

conservación
Activa Trámite o Primario Institución Se considera el tiempo
administrativo - Administrativo frecuente que dura el trámite
- Legal o jurídico hasta que concluya el
- Fiscal o contable asunto.
Semiactiva Concentración Primario Institución Permanente en el
- Administrativo productora archivo, hasta cumplir
- Legal o jurídico su vigencia; se realiza
- Fiscal o contable el proceso de
valoración para
determinar su baja o
transferencia.
Inactiva Histórico Secundario Investigadores y Permanente
- Informativo público en general
- Testimoniales
- Evidenciales

Tabla 1: Fases y tiempo de conservación del documento

Fuentes: Elaboración propia
 Para Bustelo (1997) nos explica que la gestión de documentos se
concebía como el desarrollo de un sistema organizado para la creación,
almacenamiento y acceso a los documentos producidos en el contexto de una
determinada organización. En este contexto todos los documentos siguen un
ciclo vital que podría resumirse en las siguientes fases: creación, uso,
mantenimiento y eliminación/conservación. La intervención de especialistas
en la gestión documental se ha realizado sobre todo en las últimas etapas de
vida de los documentos, teniendo menos influencia en la etapa de creación.

Eliminación/
Conservación
Mantenimiento

Uso

Creación

Figura 14: Ciclo vital del documento

Fuentes: Elaboración propia
1.2.9 IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL:
Según Espinoza (2023), menciona el rol importante que desempeña la
gestión documental en las empresas:
 Permite control en el acceso a la información.
 Establece mecanismo de seguridad para la preservación y sostenibilidad de
la información.
 Se establece como un sistema que interactúa con los procesos de la
empresa interna y externamente.
 Su digitalización permite una mejora en la productividad, los
procedimientos de negocios y el ahorro de tiempo y espacios.
 Se trabaja bajo sistemas de normalización de archivos.
 Minimiza los riesgos legales.
 Se favorece la productividad, eficiencia y eficacia en las empresas.
  Se benefician los directivos y el personal en general al optimizarse los
sistemas y flujos de información y comunicación en las organizaciones y
empresas en general.

1.2.10 PROCESOS ARCHIVÍSTICOS:

Según la legislación archivística los procesos archivísticos son cinco. Y estos
procesos a su vez de pueden dar uno por uno o de igual manera en forma simultánea
y así lo puede realizar el archivo y su personal a cargo.
 La organización es un procedimiento archivístico donde se relaciona un
grupo de actividades dadas a ordenar y clasificar la documentación por tipo
de dirección de línea, por entidad, año y semestre.
 La elaboración de paquete es un proceso archivístico que consiste en
organizar los expedientes en cuatro paquetes por caja a transferirse,
siguiendo la normativa y lineamientos de la institución.
 La foliación es un proceso archivístico que consiste en enumerar cada folio
(hoja) de cada expediente a transferirse a otro nivel de archivo, esta acción
se realiza manualmente o mediante un foliador mecánico.
 La elaboración de inventario, etiqueta de paquete y caja es el proceso por el
cual se describe individualmente cada documento a transferirse, entre los
elementos de descripción más importantes se encuentran: unidad orgánica
que lo genera, serie documental y año respectivo y ubicación de caja y
paquete. Paralelamente a la elaboración del inventario general se realiza las
etiquetas de paquete y caja detallando su contenido respectivamente.
 El servicio es un proceso archivístico por el cual se atiende las solicitudes de
búsqueda de documentos en el archivo, en referencia a ley 27806 de
transparencia en atención al ciudadano.

Organización

ELaboración de
Servicio
paquetes
 Figura: Procesos archivísticos
Fuente: Elaboración propia.

1.3 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

a) Almacenamiento: Es el proceso que tiene como fin supremo el mantener y
preservar la documentación e información, velando por su legitimidad,
integridad, fidelidad y disponibilidad en el lapso de tiempo que sea requerido, en
este proceso también se debe garantizar que la documentación e información se
conservan en un ambiente adecuado y seguro.
b) Clasificar: Acción de seleccionar los bienes o los objetos que no son necesarios
dentro del ambiente de trabajo. Identificación de una o varias categorías dentro
de las actividades de la organización y de los documentos que generan, así como
de agrupación de los mismos, en expedientes o series para facilitar la
descripción, control, relaciones y asignación del tipo de disposición y de las
condiciones de acceso. Es el procedimiento para identificar de forma inequívoca
con una o más categorías, a los documentos que se generan dentro del proceso de
la organización, así como el ordenamiento de los mismos, en expedientes o
grupos que faciliten su descripción, control, agrupación, acceso y destino final.
c) Disciplina: Se trata de mantener estándares de disciplina, lo que significa la
realización de auditorías y acciones correctivas para su hábito diario.
d) Disposición: es el proceso de seleccionar entre la destrucción física o archivo o
conservación permanente (asegurando la confidencialidad) o la transferencia a
otro sistema u organización, es decir, cumplido el tiempo de custodia o
almacenamiento establecido para un determinado documento o información, se
procede a su disposición prevista según los tiempos de almacenamiento, pero
para llevar a cabo esta actividad en la organización, el personal debe estar
entrenado y contar con procedimientos o lineamientos claros que indiquen como
realizar esta actividad, ya que el trabajador no debe asumir ninguna acción de
disposición, sin el visto bueno de personal autorizado y sin haber corroborado
que el documento o la información, ya no tiene validez para la entidad, que no
existen tareas o asuntos pendiente o investigaciones legales que requiera dicha
documentación como evidencia.
e) Estandarizar: Corresponde al cumplimiento total de las tres primeras S, y que
tengan sostenibilidad en forma permanente.
f) Estrategias: Actividades que permite el logro de objetivos, permiten el trabajo
en función del desempeño de la empresa.
g) Foliación: Es una tarea previa a cualquier empaste. Es la acción de numerar o
enumerar hojas. Mientras que folio, es asignar un número a cada documento para
que se identifique y diferencie de los otros documentos similares. Generalmente
aparece en la parte superior de una hoja de un documento. Esta numeración
individual recibe el nombre de foja u hoja.
h) Gestión de archivos: Conjunto de actividades destinadas a la preservación,
difusión y acceso a la documentación de un archivo de carácter administrativo o
histórico.
i) Gestión documental: Conjunto de actividades que permiten coordinar y
controlar los aspectos relacionados con la creación, recepción, organización,
almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos.
j) Limpiar: Es el acto de limpieza. Quitar polvo, suciedad del área de trabajo e
instalaciones en la empresa.
k) Mejora continua: Herramienta que permite la mejora de un determinado
proceso, además afecta su forma de crecimiento dentro del tiempo, generalmente
afecta a los factores más importantes dentro de la empresa, está relacionado
generalmente con el ciclo repetitivo.
l) Método: Conjunto de actividades que se realizan para el cumplimiento de alguna
meta, en función de criterios y pasos establecidos, generalmente para la
obtención de resultados y solución de algunos problemas.
m)Metodología: Conjunto de actividades encaminadas al logro de objetivos,
generalmente consiste en etapas o pasos que se deben de ejecutar con el fin de
lograr un objetivo.
n) Organización: Conjunto de acciones que permite la ubicación de cada objeto
dentro del espacio del almacén que permite reducir el tiempo para localizar los
objetos. Los autores nos m nos mencionan que engloban reglas, funciones y
comportamientos, que deberán ser respetados por los miembros de la entidad,
teniendo como función principal disponer de los recursos como pueden ser
humanos, instrumentales y financieros. Tiene como dimensión división del
trabajo, asignación de deberes, delegar autoridad y responsabilidades y
asignación de recursos y su escala es ordinal.
o) Organización documental: Es el desarrollo de acciones orientados a
clasificarlos, ordenarlos y signar los documentos de las entidades, que contengan
información para el ejercicio de sus actividades. Tiene como indicadores
Clasificación de las series documentales, ordenar los documentos, empaquetado
de unidades de archivamiento y elaboración del inventario y como escala ordinal.
p) Registro: Es una manera de formalizar la incorporación de un documento en un
sistema de gestión de documento. Consiste en dejar evidencia de la generación o
ingreso de un documento en una organización, es decir, es el proceso de
formalización del documento, ya sea físico o digital, en el sistema de gestión
documental.
q) Selección y eliminación: Su aplicación correcta brindará garantía para cumplir
con la normativa de la seguridad en la información de los documentos. Tiene
como indicadores evaluación de series documentales de acuerdo a periodos de
 retención, convocatoria al comité de evaluación de documentos, formato de
eliminación e inventario de eliminación de documentos y su escala ordinal.
r) Servicios archivísticos: El autor menciona que este proceso consiste en poner a
disposición del usuario toda documentación custodiada y que sea solicitada con
fines de información y sean solicitados formalmente. Tiene como indicadores
control de seguimiento, formato de requerimiento autorizado, tiempo de
atención, tiempo de vigencia del préstamo y como escala ordinal.
s) Transferencia documental: Es la acción de trasladar la documentación de un
nivel de archivo a otro al vencerse el periodo de retención. Tiene como
indicadores el reconocimiento de las series, ordenamiento documental según
criterio alfabético, numérico y cronológico y escalas ordinal.

CAPÍTULO III: HIPÓTESIS Y VARIABLE

1.4 HIPÓTESIS
1.4.1 HIPÓTESIS GENERAL:
La metodología de las 5S permitirá mejorar la gestión documental en
la Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de
Grocio Prado, provincia de Chincha.

1.4.2 HIPÓTESIS ESPECÍFICA:

H.E.1. La clasificación y el orden de la metodología de las 5S

permite mejorar en la gestión documental del ciclo de vida de los
documentos en la Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas,
del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha.
 H.E.2. La limpieza de la metodología de las 5S permite mejorar en
las funciones de la gestión documental en la Institución Educativa N°22253
– José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha.

H.E.3. El estandarizar y la disciplina de la metodología de las 5S

permite mejorar en las funciones de la gestión documental en la Institución
Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado,
provincia de Chincha.

1.5 VARIABLES
1.5.1 DEFINICIÓN CONCEPTUAL DE LA VARIABLE
 Metodología de las 5s (Variable Independiente): Huamán (2021)
menciona que el método de las 5s, designa cada una de sus cinco etapas, es
un procedimiento de gestión japones que se basa en cinco simples
principios:
Clasificación: Separar artículos u operaciones que no son necesarios.
Orden: Definir que artículos u operaciones son necesarios.
Limpieza: Eliminar el desaseo o descuido.
Estandarización: Identificar irregularidades.
Mantener la disciplina: Mejora continua.

 Gestión Documental (Variable Dependiente): Según Bendezú et

al., (2020) nos dice que la gestión documental es el manejo del ciclo
completo de los documentos en una organización, indistinto de su giro y
finalidad, comprende desde su generación o recepción hasta su disposición
final. Además, explica que los archivos explica que los archivos
(documentación, repositorios e institución) cobran vital importancia en la
implementación del Modelo de Gestión de Documentos – MGD;
considerando para ello, el ciclo de vida de los documentos en la institución
desde que se generan o reciben hasta su disposición final, la identificación de
las series documentales, la clasificación de la documentación por la
 información contenida (secreto, confidencial o reservado) para los niveles de
acceso; así como, por tipología documental-procedencia para mantener su
integridad y esquematizar su fácil acceso o consulta.

1.5.2 DEFINICIÓN OPERACIONAL DE LA VARIABLE

VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES
Metodología de las 5 Clasificar Distribuir las herramientas y
materiales
Sistema de archivar
Ordenar Señalización
Etiquetado
Limpiar Limpieza de los bienes y/o equipos
Separación de desechos
Estandarizar Directivas y procedimientos
Método o guías
Disciplina Normas y/ o acuerdos establecidos
Evaluación periódica
Gestión Documental Recepción de documentos Lineamientos de recepción
Observación de documentos
Digitalización de documentos
Emisión de documentos Derivar documentos al área
Derivar documentos al especialista.
Evaluación y respuesta
Archivo de documentos Derivar firma digital
Registro de documento
Despacho de documentos Distribución de documentos
Respuesta del documento

CAPÍTULO IV: METODOLOGÍA Y DISEÑO DEL PROYECTO

1.6 TIPO, NIVEL, MÉTODO, DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
1.7 DESCRIPCIÓN DEL ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN
1.8 POBLACIÓN Y MUESTRA
1.9 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
1.10 PLAN DE RECOLECCIÓN Y PROCESAMIENTO DE DATOS

CAPÍTULO V: INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO

1.11 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN
1.12 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES