5: Utilización de las herramientas avanzadas de formato

1. Copiar, cortar y pegar especial

2. Cambiar a diferentes formatos

3. Configurar el formato condicional
4. Reducir y aumentar decimales
5. Validar datos
6. Práctica: Paso a paso
7. Práctica: Ejercicio
8. Práctica: Introducir fórmulas
9. Práctica: Tienda del Oeste
 Copiar, cortar y pegar especial
En las hojas de cálculo de Excel se tiene la opción de realizar copiados de celdas que después
se pueden pegar de varias maneras.

Por ejemplo, se crea una hoja de cálculo sencilla que tenga tres valores numéricos y su suma
debajo de ellos. Las celdas, además, se crean con un borde que agrupe los sumandos por un
lado y el resultado de la suma por otro. El resultado debe ser como el de la siguiente imagen:

Si se hace un copiado del valor con el resultado de la suma (es lo mismo tanto con copiar
como con cortar, pero para los ejemplos no nos interesa perder el valor de la celda origen) y
después un pegado normal, se obtendrá una copia de la función de origen, pero con las
celdas modificadas en la celda destino. En el caso del ejemplo, en origen se tiene la
función =SUMA(A1:A3) y en la celda de destino se tendría, por ejemplo, la
función =SUMA(C1:C3).

Si se pulsa con el botón derecho del ratón en la celda de destino y se elige la opción Pegado
especial, se abre una nueva ventana con las siguientes opciones:
En función de la opción seleccionada, en la celda de destino se copiarán datos diferentes. Por
ejemplo, si se pulsa en el botón Pegar vínculos, lo que se copia en la celda de destino
es =$A$4, con lo que se tiene el mismo valor, simplemente hace referencia a la celda de
origen, sin tener relación con la suma.
Si se elige la opción Todo excepto bordes, entonces lo que se copia es igual al pegado
normal, dejando la función =SUMA(C1:C3), pero sin el borde que se ha puesto en la celda de
origen.

Si, por el contrario, se elige la opción Valores, entonces no solamente se copia la misma
función, sino que se incluye el propio formato de la celda, con lo que también se copia el
borde del origen.
Para este último caso, el resultado queda como el que se muestra en la siguiente figura:

Si lo que se desea es únicamente copiar el formato de la celda origina] se puede usar Pegado
especial y seleccionar la opción Formatos. Pero también existe en la barra de herramientas
de Inicio otra opción, la llamada Copiar formato. El efecto es idéntico.

Cambiar a diferentes formatos

En Excel se pueden incluir muchos formatos tanto para el aspecto de las celdas como para su
contenido. De hecho, dentro del menú INICIO se tiene el grupo Estilos que, a su vez contiene el
botón Estilos de celda, que permite varias opciones relacionadas con la visualización.

Los diferentes estilos se pueden ver en la siguiente ventana:

Visualmente se pueden usar las opciones de estilos y modificar el aspecto de las celdas, lo que no
afectará a su contenido. Por ejemplo, modificando las celdas de origen con los sumandos y el
resultado se puede obtener algo así:

Al margen del aspecto visual, es posible modificar el formato del contenido. Para la celda del
sumando se pueden obtener diferentes modos de visualización del contenido. Para ello hay que
pulsar con el botón derecho del ratón y elegir la opción Formato de celdas.

Se muestra una ventana con diferentes opciones y, por defecto, se puede observar que el modo de
visualización del contenido es General.

NOTA: Hay que prestar una atención muy especial porque no es correcto dejar a Excel que sea
quién “detecte” el tipo de contenido que irá alojado en esa celda o que deje a todo del tipo General. Si
no queremos que apliquemos una fórmula y no muestre el resultado esperado ante un cálculo; o
peor aún, muestre un tipo de error aun habiendo introducido los datos correctamente. Por ello,
siempre que se tenga claro qué se necesita, es recomendable ir “formateando” o estableciendo las
celdas según qué contenido vaya ir alojado dentro. De esta manera nos iremos haciendo con el
control de Excel y que mejor desde la base. La base es la celda en sí.

Pulsando en los diferentes formatos se puede observar cómo el valor visual de la celda va variando.
Por ejemplo:

 Moneda: 77,00 €
 Porcentaje: 7700,00 %
 Científica: 7,70E+01

Configurar el formato condicional

A la hora de aplicar formatos a las celdas, se pueden establecer varias condiciones que marquen el
formato que se quiere utilizar. Por ejemplo, es muy común que los números negativos vayan con un
color diferente que los números positivos. Incluso se podría decidir que se quiere resaltar un valor
que es muy grande y ponerlo de otro color diferente al resto.

Para aplicar estos formatos hay que seleccionar primero las celdas a las que se quiere aplicar y
después, dentro del menú INICIO ir a la pestaña Estilos y pulsar en Formato condicional Se abre un
cuadro de diálogo y entonces se pulsa en la opción Nueva regla, a continuación se abrirá el cuadro
de diálogo Nueva regla de formato. En ese cuadro de diálogo se pueden establecer las condiciones
deseadas. El aspecto del cuadro es el siguiente:
Por ejemplo, se puede indicar que se quiere que el fondo de las celdas tenga una gama de colores en
función de su valor, siendo el más claro para los valores bajos y el más oscuro para los valores más
altos. La regla se establece como se indica en la siguiente imagen:

Y el resultado obtenido en las celdas seleccionadas sería como el siguiente:

Las reglas se pueden editar y modificar. Para ello hay que ir de nuevo a la opción Formato
condicional y en el cuadro de diálogo elegir la opción Administrar reglas, con lo que se mostrarán
las reglas ya creadas y se podrán modificar.

Reducir y aumentar decimales

Para modificar el número de decimales con los que se quiere visualizar una serie de valores en las
celdas, hay que modificar su formato. Para ello, basta con seleccionar el rango de celdas en las que se
quiere aplicar y con el botón derecho elegir Formato de celdas. En el cuadro de diálogo que aparece
hay que elegir la pestaña Número y, en la categoría, seleccionar Número. Entonces se puede
establecer el número de decimales que se van a visualizar.

Hay que tener en cuenta que en función de los decimales que se visualicen, se realizarán los
redondeos correspondientes. El valor numérico de la celda no va a variar, pero sí lo que se visualiza
para el usuario.

En la siguiente imagen se puede ver cómo quedaría una serie de celdas numéricas con dos decimales:

Validar datos
A las celdas se les pueden poner condiciones de validación para que el usuario no introduzca
cualquier valor. Por ejemplo, en celdas numéricas se puede obligar a que los valores no superen
ciertos umbrales, poniendo un valor mínimo y uno máximo.
Para realizar esta acción hay que ir a la pestaña DATOS y elegir la opción Validación de datos. Se
abrirá el cuadro de diálogo y en el criterio de validación se puede indicar, por ejemplo, que se quiere
que los valores numéricos estén entre el 0 y el 50, para lo cual se crearía una regla como la siguiente:

Hay que tener en cuenta que los valores que se hayan introducido antes, quedarán como estaban,
puesto que la regla es posterior. Pero si a partir de ahora se intenta introducir un valor fuera del
rango establecido, aparecerá un mensaje de error como el siguiente:

Pulse para ampliar

Práctica: Paso a paso

Se va a crear una hoja de cálculo en Excel que contenga valores de temperaturas en un lugar
y un período de tiempo concretos. Para que visualmente se pueda apreciar mejor, los valores
más bajos de las temperaturas se van a poner en color azul de fondo y los más altos en color
rojo. Además, los valores posibles para las temperaturas tendrán que oscilar entre un
mínimo de -20° y un máximo de 50°, no permitiendo introducir valores fuera de ese rango.

Desarrollo paso a paso

1. Primero, se crea la hoja de cálculo. Se toman las temperaturas medias de
la ciudad de Sevilla en el año 2000 y se genera la siguiente hoja de cálculo:

2. Se seleccionan las celdas que contienen los valores numéricos y, a

continuación, se establece la regla con el rango de colores deseados. La
regla tiene el siguiente aspecto:

3. Al aplicar la regla a las celdas, la hoja de cálculo resultante queda así:

4. Por último, se establece la regla con el rango de valores para los

contenidos de las celdas. Dicha regla es:
Práctica: Ejercicio
Crear una hoja de cálculo que contenga una serie de gastos para diferentes conceptos, y
cuyos valores cumplan las siguientes condiciones:

 Los números negativos se visualizarán en rojo y los positivos en negro.

 Todos los valores tendrán dos decimales.

Práctica: Introducir fórmulas

Basándose en el ejercicio “Introducir datos.xlsx” que creó en la práctica anterior, deberá incluir una
nueva columna en la que insertará diferentes tipos de fórmulas.

Crear la columna Importe

1. En primer lugar, abra el documento que guardó con el nombre “Introducir

datos.xlsx” mediante el comando Abrir desde Archivo (backstage).
2. Cree una nueva columna denominada Importe a la derecha de la columna Precio,
tal como se muestra en la imagen final de esta práctica. Deberá insertar las
fórmulas de estas celdas empleando diferentes métodos.
3.
Emplear una fórmula manual

1. Posiciónese en la celda H8 correspondiente al importe del alquiler y escriba la

fórmula =F8*(1+G8).
2. Pulse INTRO.

Emplear una fórmula por punteo

1. Sitúese en la celda H9 correspondiente al importe de la matrícula y teclee en ella

el signo igual =.
2. Pulse con el botón principal del ratón sobre la celda F9. A continuación, escriba el
texto *(1+.
3. Pulse con el botón principal del ratón sobre la celda G9 y teclee ).
4. Presione INTRO.
5. Cree las fórmulas para las casillas H10 y H11 de alguna de las dos formas que se
acaban de explicar.

NOTA: Aplique a todos los datos de la columna Importe el Formato de número de contabilidad,
presionando el botón con el mismo nombre de la pestaña Inicio.

Utilizar el botón Autosuma

1. Sitúese en la celda F12 y haga clic sobre el botón Autosuma.

2. Acepte el rango F8:F11 como válido y presione INTRO.
3. Marque el rango H8:H11 y presione el botón Autosuma.
 4. Sitúese en la celda E12 y teclee TOTALES como denominación de los dos nuevos
datos obtenidos.

El asistente de funciones

1. Borre el contenido de la celda F12 para crear su fórmula mediante el asistente de

funciones. Para ello, sitúese en ella y presione la tecla SUPR.
2. Seguidamente, pulse el comando Insertar función de la Barra de fórmulas.
3. En el cuadro de diálogo Insertar función, seleccione la categoría Matemáticas y
trigonométricas y elija la función SUMA. Pulse Aceptar.
4. Indique como argumento del cuadro Número1 la celda F8; como argumento del
cuadro Número2, la celda F9; la celda F10 será el argumento del
cuadro Número3; y F11 será el argumento del cuadro Número4.
5. Pulse Aceptar.

Nombres en las fórmulas

Aprenderá a crear nombres para las fórmulas de forma manual y automática, y a cambiar los rangos
de las celdas por sus correspondientes nombres.

1. Para crear un nombre de forma manual:

 Seleccione el rango F8:F11.
 Pulse la orden Asignar nombre de la opción con el mismo nombre
del área Nombres definidos de la pestaña Fórmulas.
 Teclee Precio en el cuadro Nombres. (Puede que Excel lo haya
insertado de forma automática).
 Presione Aceptar.
2. Para crear un nombre de forma automática:
 Seleccione el rango de celdas D7:H11. Observe que este rango
contiene tantos rótulos como datos.
 Escoja la orden Crear desde la selección del área Nombres
definidos de la pestaña Fórmulas.
  Verá un cuadro de diálogo con las casillas de verificación Fila
superior y Columna izquierda activadas. Estas filas y columnas
contienen los rótulos que se utilizarán como títulos.
 Presione Aceptar.
 Despliegue el cuadro de nombres y compruebe que se han creado
todos los nombres del rango. Si selecciona alguno de ellos, se
activarán sus celdas correspondientes.

Guardar el documento

1. Acceda al cuadro de diálogo Guardar como mediante la opción con el mismo

nombre desde menú Archivo (backstage).
2. Almacene su nuevo documento con el nombre Introducir fórmulas.

Práctica: Tienda del Oeste

En este ejercicio, creará una nueva hoja de cálculo a partir de la celda C3 siguiendo el ejemplo de la
imagen inicial que se le propone.
 Introducir datos

1. El dato de la columna IVA será siempre 16%, por lo que puede utilizar la opción
estudiada anteriormente para introducir el mismo dato en varias celdas de una
sola vez.
2. La columna Importe contendrá la fórmula =Precio*(1+IVA).
3. Aplique a los datos de las columnas Precio e Importe el Formato de número de
contabilidad haciendo clic en el comando con el mismo nombre.

NOTA: Para que el dato “Traje vaquero” se vea al completo, sitúese entre las cabeceras de las
columnas C y D, haga clic y arrastre hacia la derecha hasta que sea completamente visible.

Guardar el documento

 Almacene su archivo con el nombre Tienda del Oeste.

Práctica: Formatear Tienda del Oeste

Basándose en la práctica que almacenó con el nombre “Tienda del Oeste”, realice los
cambios oportunos para conseguir un formato completo de la hoja.

Formatear datos numéricos

1. Señale los datos de la columna Stock y aplíqueles el Estilo

millares utilizando el comando con el mismo nombre de la pestaña Inicio.
2. Si el estilo aplica decimales a los datos, elimínelos presionando el
comando Disminuir decimales de la misma pestaña Inicio.
Alineación de rótulos

1. Seleccione el rango de celdas formado por los rótulos Artículo, Precio, IVA,
Importe y Stock, y céntrelos con el botón Centrar de la pestaña Inicio.
2. Marque la celda que contiene la frase “Tienda del Oeste” junto a las cuatro
siguientes, y presione el comando Combinar y centrar.
3.

Alineación de rótulos

1. Seleccione los datos de la columna Artículo y aplíqueles el

estilo Cursiva presionando el comando con el mismo nombre.
2. Marque los rótulos de las columnas y aplíqueles el estilo Negrita.
3. Seleccione la celda que contiene la frase “Tienda del Oeste” y desígnele los
atributos Negrita, Cursiva, y un tamaño de 16 puntos.
 Aplicar bordes

Utilice el botón Bordes de la pestaña Inicio para aplicar los bordes que se muestran en la
imagen. Observe que los bordes exteriores son más gruesos que los interiores.

Alineación de rótulos

1. Los colores a utilizar deberán seguir una gama de diferentes tonos de azul.
En los azules más oscuros, cambie el color del texto a blanco.
2. Use el comando Color de relleno para modificar el color del fondo de las
celdas, y el comando Color de fuente para cambiar el color del tipo de
letra.

Guardar el documento

 Guarde el archivo con el nombre Formatear Tienda del Oeste.

 Práctica: Formatear Referencias relativas
Para realizar esta práctica, abra el documento que almacenó con el nombre “Referencias
relativas” y, utilizando los formatos que ha estudiado, consiga el aspecto que se muestra al
final.

Alineación de datos

1. Seleccione la celda A1 y las cinco siguientes, y presione el

comando Combinar y centrar de la pestaña Inicio.
2. Seleccione la celda A3 y las cinco siguientes, y combine sus celdas
pulsando el comando anterior.
3. Marque la celda A5 y las cinco siguientes, y combine sus celdas.
Seguidamente, alinéela a la izquierda.
4. Seleccione el rango de rótulos A7:F7 y céntrelo con el botón Centrar de la
pestaña Inicio.
5. Centre los datos de la columna % Comisión.

Aplicar estilos

1. Seleccione la celda A1, aplíquele el estilo Negrita pulsando sobre el

comando correspondiente, y cambie el tamaño de su fuente a 14 puntos.
2. De igual modo, aplique el estilo Negrita sobre las celdas A3 y A5, los
rótulos de la fila 7 y todos los datos de la fila 19.
3. Marque los nombres de los comerciales que aparecen en la columna
Comercial y aplíqueles el estilo Cursiva.
Aplicar colores

1. Pulse sobre la celda A1 y coloree su fondo con el color Gris 25%, Fondo 2.
Para ello, utilice el comando Color de relleno.
2. Coloree las celdas A3 y A5 de color Azul claro 60% utilizando el botón
anterior.
3. Rellene de color Negro las celdas de la fila de rótulos. A continuación,
cambie el color de la fuente a Blanco usando el comando Color de fuente.
4. Coloree el rango de celdas A8:F18 de color Verde, Énfasis 6, Claro 80%.
5. Pulse sobre la celda A19 y cambie el color de relleno a Verde.
 Aplicar bordes

Utilice el botón Bordes de la pestaña Inicio para aplicar los bordes que se muestran en la
imagen.

Insertar comentario

1. Posiciónese en la celda A14 y presione la orden Nuevo comentario de la

pestaña Revisar.
2. Teclee en el cuadro de edición que aparece el texto Mayor número de
ventas.
3. Muestre el comentario siempre visible con la opción Mostrar u ocultar
comentarios de la pestaña Revisar.
4. Recorte al máximo el cuadro del comentario que acaba de crear, centre su
texto, y aplíquele Negrita.
5. Sitúelo fuera de la zona de datos pulsando sobre él y arrastrándolo.
6. Acceda al cuadro de diálogo Formato de comentario pulsando con el botón
secundario del ratón sobre el comentario.
7. Seleccione la pestaña Colores y líneas y escoja Azul cielo como color de
relleno.
 Guardar el documento

 Guarde el archivo con el nombre Formatear Referencias relativas.

Práctica: Formatear Referencias absolutas

Al igual que en el ejercicio anterior, deberá abrir la práctica que almacenó con el
nombre “Referencias absolutas” y emplear los formatos adecuados para conseguir el
aspecto que se muestra al final.

Alineación de datos

1. Seleccione la celda A1 y las tres celdas siguientes. A continuación, presione

el comando Combinar y centrar de la pestaña Inicio.
2. Marque el rango de celdas A3:D3 y pulse el botón Combinar y centrar.
3. Seleccione el rango A5:D5, combine sus celdas, y alinéelo a la izquierda.
4. Seleccione el rango B7:C7, presione el comando Combinar y centrar, y
alinee su contenido a la derecha.
5. Marque el rango B8:C8, pulse sobre el botón Combinar y centrar, y alinee
sus datos a la derecha.
6. Centre la fila 11, correspondiente a los rótulos.
Aplicar estilos

1. Aplique el estilo Negrita a las celdas A1, A3, A5, A7, A8.
2. Seleccione el rango de celdas A11:D11 correspondiente a los rótulos y
aplíqueles también el estilo Negrita.
3. Marque los nombres de los comerciales de la columna Comercial y
aplíqueles el estilo Cursiva.
4. Aplique el estilo Negrita a los datos de la columna Sueldo Total y a la
fila 23.
Aplicar colores

1. Posiciónese en la celda A1 y, utilizando el comando Color de relleno,

aplique a su fondo el color Verde oliva, Énfasis 3, Oscuro 25%.
2. Ponga el color de fuente Blanco con el botón Color de fuente y cambie su
tamaño a 12 puntos.
3. Seleccione las celdas A7 y A8 y rellene su fondo de color Verde claro.
4. Utilice Verde oliva, Énfasis 3, Claro 60% para el fondo del rango de
celdas A12:D22.
5. Pulse sobre la celda A23, rellene su fondo con el color Canela, Fondo
2, Oscuro 25% y modifique su fuente aplicándole Verde oliva, Énfasis
3, Oscuro 50%.
 Aplicar bordes

Utilice el botón Bordes de la pestaña Inicio para aplicar los bordes que se muestran en la
imagen.

Insertar comentario
 1. Pulse sobre la celda C18 y presione el botón Nuevo comentario de la
pestaña Revisar.
2. En el cuadro de edición que aparece, teclee el texto Comisión más elevada.
3. Muestre el comentario siempre visible con la opción Mostrar u ocultar
comentarios de la pestaña Revisar.
4. Recorte al máximo el cuadro del comentario que acaba de crear y centre
su texto.
5. Sitúelo fuera de la zona de datos, pulsando sobre él y arrastrándolo.
6. Acceda al cuadro de diálogo Formato de comentario haciendo clic sobre el
comentario con el botón secundario del ratón y marcando la orden con el
mismo nombre.
7. Seleccione la pestaña Fuente y escoja Verde azulado en el cuadro de
lista Color.
8. Pulse sobre la pestaña Colores y líneas y escoja Verde claro como color
de relleno.

Guardar el documento

 Guarde su documento con el nombre Formatear Referencias absolutas.

Práctica: Copiar formato

Para la realización de esta práctica, abra el archivo que almacenó con el nombre “Formatear
Tienda del Oeste” y aplique sobre él las opciones de formateo, la opción Copiar
formato que ha estudiado en esta lección e insértele comentarios.

Modificar filas y columnas

1. En primer lugar, cambie el ancho de las columnas IVA y Stock para que se
ajusten a la selección. Para ello, haga doble clic con el botón principal del
ratón sobre el borde derecho de los encabezados de dichas columnas.
2. Aumente el ancho de las columnas Precio e Importe aproximadamente
medio centímetro para que ambas tengan el mismo tamaño. Para ello,
arrastre el borde derecho de cualquiera de las dos columnas.
3. Aplique el atributo Negrita a los datos de la columna Artículo y amplíe su
columna para que no quede cortado ningún valor.
4. Marque la fila 4 correspondiente a los rótulos de la tabla y amplíe su
tamaño a 12 puntos. Seguidamente, aumente el alto de la fila arrastrando
su parte inferior.
5. Debido al incremento de tamaño de la fila que contiene los rótulos, el texto
se ha descentrado verticalmente. Para centrarlo, seleccione la fila y pulse la
opción Formato de celdas del comando Formato.
6. Dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la
pestaña Alineación. Despliegue el cuadro de lista Vertical y escoja la
opción Centrar.

Crear un comentario

1. Sitúese en la celda G8, presione la pestaña Revisar, y seleccione la

opción Nuevo comentario.
2. Escriba el texto Existen tantas balas en stock debido a la gran
demanda en el recuadro amarillo que aparece.
3. Recorte el recuadro del comentario y centre su texto.
Crear una nueva tabla

1. A continuación, posiciónese en la celda C15 y cree, a partir de ella, una

nueva tienda copiando los datos que se muestran en la imagen.

2. Deberá calcular la columna Importe mediante la siguiente

fórmula: =Precio*(1+IVA).

Copiar el formato

1. Para aplicar los colores, estilos y alineaciones, y conseguir un resultado que

se asemeje al de la imagen final, utilice el botón Copiar formato.
2. Marque la fila que contiene el rótulo Tienda del Oeste, pulse el
comando Copiar formato de la pestaña Inicio dentro del
grupo Portapapeles, y señale la fila que contiene el rótulo Tienda
Submarina.
3. Seleccione la fila 4 que contiene los rótulos, presione el comando Copiar
formato, y señale los rótulos de la fila 16.
4. Señale una fila de datos de la tabla Tienda del Oeste, que no sea la primera
o la última. Pulse el botón Copiar formato y marque todas las filas de
datos de la tabla Tienda Submarina.
5. Observe que la última fila de datos de la Tienda Submarina no tiene borde
inferior. Para aplicarlo con la orden Copiar formato, seleccione la última
fila de la Tienda del Oeste, presione el comando correspondiente, y
marque la última fila de la Tienda Submarina.
6. Si los datos de alguna de las columnas se cortan, haga doble clic con el
botón principal del ratón sobre el borde derecho de los encabezados de
dichas columnas.
Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Copiar formato.

Práctica: Análisis anual

Creando una nueva hoja de cálculo aprenderá a dar formatos por secciones.

Rellenar la hoja

1. Posiciónese en la celda B4 e introduzca los datos que se muestran en la

siguiente imagen. A los datos de las columnas Precio y Publicidad aplique
el Formato de número de contabilidad.

2. Seleccione el rango de celdas B4:G4 y presione el comando Combinar y

centrar de la pestaña Inicio.
3. Aplíquele los atributos Negrita y Cursiva y un tamaño de 14 puntos.
4. Aplique el estilo Negrita a los títulos de las columnas y céntrelos.
5. Utilizando el botón Bordes de la pestaña Inicio, asigne contornos a la tabla
entera y a la zona de datos.
6. Aplique a la zona de datos un color de fondo Anaranjado, Énfasis 6, Claro
60%. Coloree los títulos de las columnas y los nombres de las filas de
color Azul oscuro, Texto 2, Claro 60%, y el título de la hoja de
color Anaranjado, Énfasis 6, Oscuro 25% con el color de fuente Blanco.
7. Calcule los datos de las columnas Recaudación y Valoración aplicando la
fórmula =(Precio*Espectadores)+Publicidad.
 NOTA: Si en algunas celdas se muestran como resultado almohadillas (#####) será señal de
que los datos no caben en la celda; haga doble clic entre las cabeceras de las columnas para
solucionarlo.

Formatear por condiciones y color

1. Cree un formato por condiciones y color en la columna Precio mediante el

cuadro de diálogo Formato de celdas, de forma que, cuando el valor
supere los 30,00 €, aparezcan sus datos de color azul; si son inferiores a
12,00 €, se muestren en rojo; y en caso contrario, en negro.
2. Seleccione el rango de datos de la columna Precio y pulse la
opción Formato de número del grupo Número.
3. Presione la pestaña Número y haga clic sobre la categoría Personalizada.
4. Teclee el formato siguiente en el cuadro Tipo: [azul][>30,00]##.##0,00 €;
[rojo][<12,00]##.##0,00 €;[Negro]##.##0,00 €
5. Pulse Aceptar para comprobar el resultado.
6. Para la columna Espectadores, el formato tendrá que cumplir con las
condiciones que a continuación se exponen: sus datos serán de color azul
si superan los 40.000; de color rojo, si su número es inferior a 10.000; y en
caso contrario, se visualizarán en color negro.
7. Siga los pasos anteriores y emplee el siguiente formato: [azul]
[>40000]##.##0;[rojo][<10000]##.##0;[negro]##.##
Formatear por valores

1. Las columnas Publicidad y Recaudación mostrarán sus datos según el

formato: los valores superiores a un millón de euros, por ejemplo
1.100.000 € deberán aparecer como 1,10 Mill, cambiando la representación
de euros a millares.
2. El formato a emplear será: [>1000000]##.. "Mil";#.#00,00 €
3. Para la columna Valoración, deberá crear un formato de manera que
muestre la palabra “Excelente” si sus datos son superiores a 901.000,00 €;
la palabra “Estudiar”, si éstos son inferiores a 300.000,00 €; o, en caso de
no cumplirse ninguna de las condiciones anteriores, ocultar los datos.
4. Siga los pasos ya explicados para emplear el
formato: [>901000,00]"Excelente";[<300000,00]"Estudiar"
5. Aplique una alineación centrada al resultado.

Crear un comentario
 1. Posiciónese sobre la celda F16 correspondiente a la recaudación de
noviembre y pulse sobre la opción Nuevo comentario de la
pestaña Revisar.
2. Teclee como texto Recaudación lograda gracias al partido de la selección
española.
3. Recorte el comentario al máximo y centre sus datos.
4. Muestre el comentario como visible presionando el comando Mostrar u
ocultar comentarios de la pestaña Revisar.
5. Pulse sobre el comentario con el botón principal del ratón y, sin soltar,
arrástrelo para que se muestre fuera de la tabla.
6.

Guardar el documento

 Almacene el documento que acaba de crear con el nombre Análisis anual.

Práctica: Los autoformatos

Para comenzar con esta práctica, deberá crear una hoja de cálculo a partir de la celda B2 y
aplicarle los autoformatos que acaba de estudiar.

Rellenar la hoja

1. Sitúese en la celda B2 y, a partir de ella, comience a teclear los datos que se

muestran en la imagen.
2. Calcule la columna Semestre 1 con la fórmula =Trimestre 1+Trimestre 2; y
la columna Semestre 2 con la fórmula =Trimestre 3+Trimestre 4.
3. Calcule la columna Total sumando los valores de los semestres 1 y 2. Su
fórmula será =Semestre 1+Semestre 2.
4. La fila Total Ingresos es el resultado de sumar los cinco conceptos
superiores. Para ello, utilice la orden Autosuma de la pestaña Inicio.
5. Calcule la fila Total Gastos sumando las cinco filas superiores a ella. En esta
ocasión, use también la orden Autosuma.
6. Sitúese en la celda I16 y, restando al total de ingresos obtenidos el total de
gastos, calcule los beneficios con la fórmula =I8-I14.
Aplicar autoformatos

1. Sitúese en una de las celdas de la zona de datos, o bien seleccione el rango

completo de la hoja y, seguidamente, pulse sobre la opción Dar formato
como tabla de la pestaña Inicio.
2. En la lista de formatos de la tabla, seleccione la opción Estilo de tabla
medio 13 y en el cuadro Dar formato como tabla, asegúrese de que el
rango de celdas marcado sea $B$2:$I$16.
3. Marque la casilla La tabla tiene encabezados y presione Aceptar.
4. Seleccione la fila Total ingresos y aplíquele un borde exterior fino.
5. Proceda de igual forma con la fila Total gastos y Beneficios.

Aplicar estilos

1. Seleccione el rango compuesto por todos los datos numéricos.

2. Elija el comando Estilos de celda de la pestaña Inicio y en la lista de
opciones que muestra, presione Nuevo estilo de celda.
3. En el cuadro Estilo, desactive las casillas de
verificación Fuente, Bordes, Llenar y Protección.
4. Haga clic sobre el botón Aplicar formato y, en el cuadro de diálogo que se
abre, seleccione la pestaña Alineación.
5. Localice el cuadro de lista Horizontal del apartado Alineación del texto y
escoja en él la opción Derecha (sangría).
6. A continuación, pulse sobre la pestaña Número y seleccione la
categoría Personalizada.
7. Especifique que todos los datos numéricos superiores o iguales a
1.000.000,00 € se representen en millones con el formato: [>1000000]##..
“Mill”;#.#00,00 €
8. Presione Aceptar.
9. Nombre el nuevo estilo como Detalle y acepte.
10.Para aplicar el estilo creado, asegúrese de que sigue seleccionado el rango
de datos numérico y despliegue de nuevo el comando Estilos de celda.
11.Dentro de la categoría Personalizada, presione sobre el estilo Detalle.
12.Ajuste el ancho de las columnas de la tabla haciendo doble clic con el
botón principal del ratón sobre el borde derecho de sus encabezados.
 Guardar el documento

 Almacene el documento que acaba de crear con el nombre Los autoformatos.

Práctica: Formato condicional

Con esta práctica, deberá crear una hoja de cálculo a la que aplicará formatos condicionales
siguiendo las pautas que se explican a continuación.

Crear la tabla

1. Teclee los datos que se muestran en la imagen inicial a partir de la celda

C3.

NOTA: Para teclear los datos 1.er, 2.o, 3.er y 4.o, escríbalos normal (1.er,
2.o, 3.er y 4.o), seleccione los valores que desee que se muestren como
Superíndice y marque la casilla de verificación con el mismo nombre de la
pestaña Fuente dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas.

2. Calcule la fila Total, restando las filas de Ingresos y Gastos con la

fórmula =Ingresos-Gastos. Aplique al resultado el estilo Cursiva.
3. Aplique estilo Negrita a los rótulos y al título de la tabla.
4. Aplique al título Formato condicional el color de relleno Púrpura, Énfasis
4, Claro 40% mediante el botón Color de relleno de la pestaña Inicio.
5. Seleccione el rango de celdas C3:F3 y presione sobre el
comando Combinar y centrar de la pestaña Inicio.
6. Aplique los bordes necesarios para que su tabla se asemeje a la imagen
que se muestra mediante el comando Bordes de la pestaña Inicio.
Aplicar formatos condicionales

1. Seleccione los datos de las filas Ingresos y Gastos y aplíqueles un formato

condicional de forma que aquellos datos inferiores a 6.010,12 € aparezcan
de color rojo; y los iguales o superiores a esa cantidad, de color azul.
2. Despliegue el comando Formato condicional del área Estilos dentro de la
pestaña Inicio.
3. En el menú de opciones que se muestra, seleccione Resaltar reglas de
celdas y, en el submenú que aparece, marque Es menor que.
4. En el cuadro que se abre, seleccione la celda D7, presionando sobre el
cuadro para minimizar y pulsando directamente sobre ella.
5. Despliegue la lista con y, dentro de sus opciones, seleccione Texto rojo.
6. Haga clic en Aceptar y verá aplicados los cambios.
7. Seleccione de nuevo los datos de las filas Ingresos y Gastos y despliegue
de nuevo el comando Formato condicional.
8. Sitúese sobre la opción Resaltar reglas de celdas y, en el nuevo menú que
se abre, marque la orden Más reglas.
9. En el cuadro Nueva regla de formato, deje por defecto el tipo de
regla Agregar formato únicamente a las celdas que contengan que
aparece marcado.
10.En el área Editar una descripción de regla, especifique en el primer
cuadro Valor de celda.
11.Como comparador, indique en el segundo cuadro mayor o igual que.
12.Minimice el tercer cuadro y seleccione la celda D7, que contiene el valor
6.010,12.
13.Seguidamente, pulse el botón Formato y escoja el elemento Azul del
cuadro Color de la pestaña Fuente.
14.Acepte todos los cambios realizados y observe los resultados.

15.Marque los datos de la fila Total y vuelva a desplegar el comando Formato

condicional.
 16.Sitúese sobre la orden Barras de datos y en su menú, marque la
orden Barra de datos naranja. Los datos mostrarán mediante esta banda
de color cuáles son superiores y cuáles inferiores.

Insertar comentarios

1. Inserte comentarios en todas las celdas de las filas Ingresos y Gastos que
tengan una cantidad inferior a 6.010,12 €, es decir, en todas cuyos datos
sean de color rojo.
2. Para ello, despliegue la pestaña Revisar y seleccione la opción Nuevo
comentario.
3. Introduzca en todos ellos el texto Revisar datos.
4. Recorte al máximo sus cuadros, centre sus textos, y aplíqueles el
estilo Negrita.

Guardar el documento

 Guarde su documento con el nombre Formato condicional.

Práctica: Clasificación
En esta práctica, aprenderá a introducir una lista en una hoja de cálculo y veremos cómo
ordenarla tomando como criterio una o varias columnas.

Introducir datos

1. Elabore una hoja de cálculo e inserte la lista que se muestra en la siguiente

imagen.
2. Calcule la columna PUNTOS, otorgando tres puntos por cada partido
ganado y dos por partido empatado.
3. Sitúese en la celda I4 e introduzca la fórmula =(D4*3)+(E4*2).
4. Arrastre la fórmula al resto de celdas de la columna.
Organizar los equipos por nombre

1. Seleccione una de las celdas de la lista y presione la opción Ordenar de la

pestaña Datos.
2. En la lista desplegable Ordenar por seleccione Equipos, deje por defecto
la opción Valores del cuadro Ordenar según, marque la orden A a Z del
cuadro de lista Criterio de ordenación y pulse Aceptar.

Organizar los equipos por puntos y goles en contra

1. A continuación, obtenga una calificación general de los equipos de esta

jornada. Seleccione los datos de la tabla, excluyendo “Partidos”, y presione
la orden Ordenar de la pestaña Datos.
2. Ordenaremos los equipos por puntos de forma descendente situando
arriba de la clasificación el equipo que más puntos tenga y, en caso de
empate, considerando como mejor situado al que tenga menos goles en
contra.
3. En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la columna PUNTOS y en el
cuadro de lista Criterio de ordenación, escoja De mayor a menor.
4. Presione el comando Agregar nivel para seguir marcando criterios.
5. Dentro de la lista desplegable Luego por, escoja la columna Goles en
contra y, señale De menor a mayor en el cuadro Criterio de ordenación.
6. Haga clic en Aceptar y compruebe los cambios realizados.
 Aplicar formatos

Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para asemejar su hoja de
cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta práctica.
 Aplicar formatos

 Guarde al documento que acaba de crear con el nombre Clasificación.

Práctica: Próxima jornada

En esta práctica, aprenderá a controlar la entrada de datos en su lista utilizando la
herramienta Validación de datos.

Rellenar la hoja de cálculo

1. Abra el documento que almacenó con el nombre “Clasificación”.

2. Sitúese en la celda K2 y, a partir de ella, elabore la tabla que a continuación
se expone.

Validación de equipos

1. En las columnas Local y Visitante, se introducirán los partidos de la

próxima jornada, teniendo en cuenta que sólo serán datos válidos los
nombres de los equipos que se encuentren en la lista de clasificación.
2. Seleccione el rango de celdas K4:L13 y presione la orden Validación de
datos de la pestaña Datos.
3. Escoja la pestaña Configuración, y seleccione la opción Lista del
cuadro Permitir.
4. Centre su atención en el apartado Origen y, en él, señale el rango de
celdas B4:B23.
5. Pulse sobre la pestaña Mensaje de error y, dentro del campo Título,
teclee Equipo no válido.
6. En el campo Mensaje de error, escriba “El equipo que ha introducido no
pertenece a esta división”.
7. Señale el elemento Advertencia dentro del cuadro Estilo y haga clic
en Aceptar.
8. Rellene el contenido de estas columnas con los datos que se muestran en
la imagen, utilizando el cuadro de lista que Excel muestra en cada celda. Si
en lugar de seleccionar un equipo de la lista, teclea un texto equivocado, se
mostrará en pantalla el mensaje de error que usted acaba de crear.
Validación de fechas

1. Seleccione el rango de celdas M4:M13 de la columna Fecha y vuelva al

cuadro de diálogo Validación de datos pulsando sobre la opción con el
mismo nombre de la pestaña Datos.
2. Presione la pestaña Configuración e indique que, en esa columna, sólo se
podrán insertar fechas desde el 02/02/2007 al 23/02/2007; que serán las
fechas propuestas por la Federación Española de Fútbol.
3. Escoja la opción Fecha de la lista desplegable Permitir y elija entre en la
lista Datos.
4. Teclee como Fecha inicial 02/02/2007 y, como Fecha final, 23/02/2007.
5. Presione sobre la pestaña Mensaje de error. Escriba como título del
mensaje Fecha no válida y como texto, “El partido se debe jugar en una
fecha permitida por la Federación Española de Fútbol”.
6. Elija Información como estilo y presione Aceptar.
7. Copie las fechas mostradas en la imagen.
 Validación de horas

1. Marque el rango de celdas N4:N13 de la columna Hora y pulse la

opción Validación de datos de la pestaña Datos.
2. El criterio a seguir será que ningún partido deberá jugarse antes de las
17:00 horas. Indíquelo en la pestaña Configuración del cuadro de
diálogo Validación de datos.
3. Seleccione el valor Hora de la lista desplegable Permitir, y escoja mayor o
igual que en el cuadro Datos.
4. Como Hora inicial introduzca 17:00.
5. Presione la pestaña Mensaje entrante e inserte como título el
texto ¡Atención!.
6. El mensaje de entrada será “Recuerde que el horario de los partidos en
invierno es posterior a las 17:00 h”.
7. Haga clic sobre la pestaña Mensaje de error e inserte como título Hora no
permitida.
8. El texto del mensaje de error será “El partido se debe jugar después de las
cinco de la tarde”. Escoja como estilo del mensaje de error Grave.
9. Presione Aceptar e introduzca las horas de los encuentros según se
muestra en la imagen.

Aplicar formatos

Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para asemejar su hoja de
cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta práctica.
 Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Próxima jornada.

Práctica: Desglose de gastos

En esta práctica, aprenderá a utilizar el cuadro de relleno para crear una serie de datos
personalizada que no esté contemplada en las listas predefinidas de Excel.

Utilizar el cuadro de relleno

1. Abra un nuevo libro de Microsoft Excel, sitúese en la celda A4 y escriba el

texto Enero en ella.
2. Localice el cuadro de relleno en la esquina inferior derecha de la celda A4,
pulse sobre él cuando el cursor del ratón cambie de forma y se muestre
como una cruz y, seguidamente, arrastre hacia abajo hasta llegar a
Diciembre.
Crear una lista personalizada

1. Haga clic sobre el botón Archivo.

2. En el cuadro de diálogo que se abre, ir a Opciones, Avanzadas, General y
presione Modificar listas personalizadas.
3. Dentro de la pestaña Listas personalizadas del cuadro de diálogo que se
abre, marque NUEVA LISTA en el apartado Listas personalizadas y, en el
área Entradas de lista teclee los siguientes componentes
pulsando INTRO después de cada
uno: Hotel, Transporte, Comida, Ocio y Total.
4. Presione el botón Agregar y, a continuación, pulse Aceptar.
5. Haga clic en Aceptar para salir del cuadro Opciones de Excel.
6. Posiciónese en la celda B3 y escriba Hotel en ella.
7. Localice el cuadro de relleno en la esquina inferior derecha de la celda B3,
pulse sobre él cuando el cursor del ratón cambie de forma mostrándose
como una cruz y, seguidamente, arrastre hacia la derecha hasta completar
todos los elementos de la lista.
8. Rellene el resto de la hoja de cálculo con los datos de la siguiente imagen:

Completar la hoja

1. Calcule la columna Total sumando los datos de las celdas de la izquierda.

Para ello, emplee la orden Autosuma.
2. Calcule los datos de la fila Total sumando los datos de las celdas de arriba.
Utilice la orden Autosuma para realizar esta operación.
Aplicar estilos, colores y bordes

1. Seleccione el rango de celdas A2:F2 y presione el comando Combinar y

centrar.
2. Aplique al título de la hoja los atributos Negrita y Cursiva y un tamaño
de 14 puntos.
3. Centre los rótulos de la hoja con el botón Centrar de la pestaña Inicio y
aplíqueles el estilo Negrita.
4. Aplique Negrita a los rótulos de las filas (nombres de los meses y fila
Total).
5. Aplique el Formato de número de contabilidad a los datos numéricos de
la tabla.
6. Ajuste el ancho de las columnas de toda la hoja, haciendo doble clic sobre
el borde derecho del encabezado de cada una de ellas.
7. Utilice para colorear el fondo de la hoja diferentes tonalidades del color
verde.
8. Muestre el color de fuente del título de la hoja Amarillo.
9. Habilite bordes a la tabla según se muestra en la imagen final.
Proteger el documento

1. Active la pestaña Revisar, y localice el área Cambios.

2. Presione el botón Permitir que los usuarios editen rangos y, dentro del
cuadro que se abre, pulse el botón Nuevo.
3. Teclee el nombre Informe en el cuadro Título.
4. Seleccione el rango de celdas B4:E15 en el cuadro Correspondiente a las
celdas y, seguidamente, teclee gastos como contraseña y acepte. Vuelva a
escribir la contraseña como confirmación y acepte de nuevo.
5. Pulse el botón Proteger hoja del cuadro de diálogo Permitir que los
usuarios modifiquen rangos.
6. Inserte desglose como contraseña y permita a los usuarios de la hoja
seleccionar sólo celdas bloqueadas y desbloqueadas activando estas
casillas. Al presionar Aceptar, deberá volver a escribir la contraseña para
confirmarla.
7. Haga clic en el comando Proteger libro de la pestaña Revisar y, en su lista
desplegable, seleccione Proteger estructura y ventanas.
8. Introduzca gastos como contraseña, confírmela y presione Aceptar.
9. Compruebe que únicamente puede modificar los datos del rango de
celdas B4:E15, y sólo si introduce la clave con la que lo protegió.

Guardar el documento
 Guarde la hoja de cálculo que acaba de crear con el nombre Desglose de gastos.