2009 MTC SOFT S.L.

Versin: 19/06/2009

Introduccin
Manual rpido de macros
por MTC SOFT S.L.

El trabajo ms importante de los que se realizan en una notara con ayuda de los ordenadores es, sin duda, la creacin de documentos notariales. Para realizar esta tarea, el oficial o Notario necesita unos conocimientos jurdicos y una herramienta de escritura con la que dar forma escrita a estos conocimientos. Los programas especficos de tratamiento de textos que se encuentran en el mercado (Microsoft Word, Corel WordPerfect, etc...) cubren las necesidades ms importantes de la redaccin de documentos: archivo, recuperacin, justificado a ambos lados, impresin a doble cara... Sin embargo, no estn diseados para las necesidades especficas de las notaras: redaccin guiada de escrituras, control de copias, matado de lneas, incorporacin de sellos en las copias, conversin de pesetas a euros, conversin de cifras en letras, etc... Un complemento ideal para un buen tratamiento de textos es un paquete de macros, pequeos programas que amplan las funciones estndar del Microsoft Word con nuevas utilidades desarrolladas especficamente para ayudar a realizar las tareas repetitivas que encontramos en la redaccin de documentos con formato notarial. MTC SOFT ofrece sus macros en paquetes para adaptar la oferta a las necesidades de cada notara, siendo criterio del notario la utilizacin solamente del paquete ms sencillo, el conjunto estndar que incluye el control de copias y el paquete de avanzado que ofrece la posibilidad de redactar documentos de forma guiada partiendo de modelos (integracin). 14/05/2009 Aadir la macro de Atajos (Ctrl+Alt+A) 19/06/2009 Actualizacin de pantallas con los nuevos cambios introducidos Explicacin de nuevas funcionalidades

Contenidos

Tabla de Contenidos
Parte I Introduccin Parte II Configuracin Parte III Macros Bsicas
2 Matados 4 Iconos

2 4 16

1 Conversores................................................................................................................................... 17 ................................................................................................................................... 19 ................................................................................................................................... 22 3 Quitar Codigos ................................................................................................................................... 20

Parte IV Macros Avanzadas Indice

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Parte

I
Introduccin

Introduccin

Introduccin
Este manual pretende ser una explicacin rpida y concreta del funcionamiento de las Macros de Word. Con ello el cliente obtendr una visin de las funcionalidades y las posibilidades del programa para su puesta en prctica. Es lgico que al principio el proceso de adaptacin sea ms lento y complicado, por lo que a la hora de realizar cualquier accin necesitar echar un vistazo a este manual. Para ello acuda directamente a cada apartado que quiera utilizar.

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II
Configuracin

Configuracin

Configuracin
El primer paso antes de comenzar a utilizar las nuevas Macros es tenerlas configuradas correctamente. Esta labor corresponde en principio a los tcnicos de Mtcsoft pero es conveniente que el usuario tambin este informado, ya que podr cambiar opciones del mismo adaptndolas a su gusto. El primer paso de todos es entrar en el programa de gestin (ptima). Esto se debe a que las Macros y el programa de gestin estn unidos para una mejor integracin del trabajo de la notara. Una vez abierto el programa puede abrir Word y ver la barra con los tres engranajes de color rojo, verde y amarillo.

Una vez pulsado dicho botn aparecer la siguiente pantalla.

Aqu puede acceder a la configuracin de algunas funcionalidades de las macros, pero no todas. Explicar a continuacin las ms importantes:

Autor Documento: En este apartado se puede configurar la posicin en la que saldr el autor de la ltima modificacin de la escritura y la ruta en la que se guard el documento. Puede ser en la parte de arriba del texto o en el lateral izquierdo del mismo. Tambin se puede predeterminar si la letra sale en negrita, cursiva y subrayado.

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Guardar Doc.: En esta opcin se puede configurar la forma en que se guarda el documento. Se puede: Proteger el documento destino, borrar el documento origen, mostrar la macro de autor antes de guardar y cerrar el documento tras guardar.

DNI a NIF: Se puede configurar la forma en que aparece el N.I.F al ejecutar la macro que convierte el nmero de DNI a NIF. Se puede poner la letra del mismo en mayscula o minscula o puntuar o no los miles marcando o desmarcando la casilla al efecto. Como en el apartado anterior se puede definir si se quiere el nmero en negrita, cursiva o subrayado.

M2 a Letra: Puede configurar la forma en la que muestre los metros cuadrados la macro M2 a Letra (Alt+M). Se puede agregar la descripcin en letra o en cifras o en ambas, modificandole a su vez la letra (cursiva, negrita, subrayado, mayscula o minuscula). Tambin marcando puntuar miles separar los miles con un punto.

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% a Letra: Funciona igual que la opcin anterior cuando se pulsa Alt+P. Se puede configurar la descripcin en letra, en cifra y puntuar los miles.

Euros a Letra: Dentro de esta opcin existe una configuracin un poco ms extensa. Aqu se puede hacer que salga la cantidad solo escrita en letra, o en letra y nmero entre parntesis, o solo el nmero, marcando o desmarcando las opciones Incluir descripcin en letra e Incluir descripcin en cifra. Si la parte de letra o cifra sale en negrita, cursiva o subrayado o si la parte de letra debe ir en maysculas o minsculas. Tambin es posible puntuar los miles o quitar o no los decimales si se introduce una cantidad redonda.

Los apartados Ptas a letra, Euros a nmero y Ptas a nmero, M2 a letra y % a letra son muy similares a este apartado, por lo que ste servir como referencia. Dentro de la pantalla principal de la configuracin puede ver las opciones Recuperar configuracin por defecto de todas las variables y Recuperar configuracin de las antiguas macros. Estas dos opciones estn pensadas para notaras que utilizaban anteriores versiones de macros por

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lo que el uso queda restringido a los tcnicos de Mtcsoft.

Configuracin impresoras: Dentro de la configuracin de impresoras se pueden definir cuales son las impresoras que se utilizarn para las distintas funciones: para impresin de escrituras, de plizas, de copias autorizadas, copias simples, fax y PDF. En la parte inferior de la pantalla puede ver los distintos apartados. A la derecha de cada uno de ellos aparece seleccionada una impresora.
Pongamos un ejemplo: En el apartado Copias autorizadas tenemos la impresora TIMBRADO 1. Esto quiere decir que las copias autorizadas se imprimirn por la impresora que tenga seleccionada en el apartado Timbrado 1 que puede ver en la parte de arriba, que en este caso es la impresora Primo PDF. Si quiere cambiar de impresora solo tiene que desplegar la flecha y seleccionar la que necesite. Esto facilitar la impresin de los documentos, hacindolo todo de un modo automtico y sencillo.

En la parte derecha de la pantalla se le puede indicar la ordenacin de los folios (Ascendente o Descendente) la serie y el nmero de folio de papel notarial por el que se encuentra. Finalmente se encontrar con el acceso a Configuracin de Macros. Siendo el primer apartado por orden que puede encontrar nada ms pulsar el botn de los engranajes de colores, es el ltimo en ser explicado por ser el ms extenso. En este apartado est la configuracin ms especfica, es decir, posicin de los sellos, carpetas donde abrir y guardar los documentos, configuracin de las copias autorizadas, simples, plizas e integracin (aunque este ltimo punto lo obviaremos en este manual por pertencer al mdulo de Integracin y al manual del mismo).

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Como se puede ver en la imagen inferior cuenta con varias pestaas segn el apartado al que quiera acceder. Comience por el que encuentra bajo estas lneas: Sellos.

Sellos:

Desde esta pestaa puede configurar la posicin de todos los sellos: Notarial, Publicidad, Copia Simple, Traslado, sello copia del notario, los documentos unidos, el cajetn del registro y el de notas de la matriz. Para corregir la posicin de un sello habr que modificar el valor actual y probar. Por ejemplo, si quiere mover el sello notarial hacia la derecha habra que ir a la columna Izquierda que en la imagen tiene valor 2 y aumentarle de valor, por ejemplo, ponerle cuatro. Si se quisiera ms hacia la izquierda se le podra poner valor 0 e incluso valores negativos. Para poner valores negativos primero introducir el nmero y posteriormente se le da a la tecla menos que encontramos en el apartado numrico del teclado. Tambin se puede modificar la posicin hacia arriba o abajo de igual forma. Otras opciones que tiene esta pestaa son la de modificar el tamao de los sellos si estos salen demasiado grandes o pequeos por defecto, marcar que los sellos salgan en todos los folios o no, que muestre el ES... en el ltimo folio de documentos unidos o ponga estos en cuadro de texto. Si quiere que al adjuntar los Documentos Unidos estos se borren de la carpeta de almacenamiento (normalmente en la ruta C:\wordmtc\DU) debe marcar la casilla Borrar ficheros.

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Formatos:

Quiz la configuracin ms importante para los textos notariales sea la del formato notarial. Dentro de esta pestaa podemos modificar todo lo concerniente a dicho formato. Podemos elegir el Tipo de matado que utilizaremos (lnea simple, lnea baja, matado punteado, punteado bajo, guiones o espacio en blanco), el Matado aplicable a las lneas centradas (no aplicar matado, matado a ambos lados o matado a la derecha), el Tipo de Letra y el Tamao de la misma, el Interlineado (Doble, Sencillo, 1,5 lneas u Otro). Se puede Aplicar identacin y espaciado al tamao que se precise. Lo normal es 1,25 en cada uno para quien lo utilice. Es necesario hacer una aclaracin: con identacin nos referimos al justificado que se hace al comienzo de cada prrafo con el tabulador del teclado, y con el espaciado al espacio entre palabras. En muchas notaras no se utiliza ninguna de estas dos opciones y en otras solo la identacin. Con la opcin, Al protocolizar borrar el previo? nos referimos al borrado del documento previo de una escritura cuando a esta ya se le ha asignado un nmero de protocolo. Por tanto, si se marca esta opcin nos dar la opcin de borrar dicho documento previo. Se puede determinar tambin las acciones que se llevarn a cabo cuando se ejecute la macro de formato notarial (Alt+Z). Podr eliminar numeracin y vietas (para casos en los que aparezcan por defecto las pginas numeradas o lineas arriba o abajo del texto), respetar los prrafos centrados del documento origen, aplicar las siguientes macros al ejecutar Alt+Z: Quitar marcadores, quitar guiones, limpiar cdigos y matados, Limpiar tabulaciones de los prrafos, Alt+T Matado de todas las lneas del documento. Es posible aplicar de forma predeterminada el formato notarial para las Plizas de Libro Registro, para ella deber marcar la casilla Aplicar este formato para las diligencias de Plizas L.R.?. Podemos tambin especificar como en el formato notarial el tipo de letra y el tamao, el interlineado, la identacin, el espaciado y finalmente que haga un Alt+Z (formato notarial)al empezar la fusin, esto generar un documento con el mismo formato que se aplica en los protocolos.

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Por ltimo podemos configurar tambin desde esta pestaa el tipo, tamao de letra e interlineado que queremos que se aplique en las peticiones de nota y presentacin al registro.

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C.Cop. Protoc.:

Desde la pestaa Control de Copias de Protocolo podemos configurar muchas de las opciones que intervienen en la realizacin de Copias autorizadas, telemticas o de envo a notaras. Se puede seleccionar los sellos que queremos que aparezcan en la copia, los valores por defecto que nos salgan en la pantalla de Copias Autorizadas. Si queremos que aparezca con una nota por defecto, el tipo de copia, si aadimos folio agregado y el caracter ejecutivo o no que se utiliza en los prstamos o subrogaciones, los valores por defecto para documentos con cuanta o sin cuanta. Podemos configurar tambin la forma en que salgan las copias simples. El nmero de copias que queremos por defecto, los sellos que queremos insertar, los elementos que queremos quitar, aadir o no la etiqueta "ES COPIA SIMPLE" al final del documento y si se imprime y se cierra el documento directamente al generar la copia simple o no.

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Notas/Formatos:

En este apartado se puede especificar el formato en que aparecern el Sello de ley de tasas, el Texto libre de la macro correspondiente, las Notas, el Pie de Copia, las Notas a la Matriz y las Cdulas. Se puede poner para que salga con el formato notarial o utilizar un formato personalizado en el que configuraremos el interlineado, el tamao de letra y en algn caso, como en los pies de copia, las reducciones de los mrgenes laterales.

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C.Cop. Plizas:

Al igual que en la pestaa C.Cop. Protocolo se configuran muchos de los aspectos para copias autorizadas, eletrnicas, etc., en este se configuran los valores predeterminados a la hora de hacer las Plizas. Esta configuracin es muy parecida a las Copias de Protocolo por tanto se puede especificar los sellos que saldrn en el Testimonio, formato de los Testimonios, el nmero de traslados informativos (las copias simples de las plizas) que se quieren imprimir por defecto, los elementos que se quieran eliminar y poner en dichos traslados Tambin es posible especificar el formato a emplear en los Traslados Informativos y en las Notas a la Matriz.

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Carpetas y Para:

Esta es la ltima pestaa del apartado de configuracin. Desde aqu se pueden poner las rutas en las que se abrirn o guardarn los distintos documentos con los que se trabajen. Tambin se puede decir el lugar donde se cogern los Documentos Unidos escaneados. Por ltimo usted tiene la opcin de aadir ms textos referentes a la finalidad de una escritura. Para ello debe pulsar el botn Nuevo que puede ver en la parte de abajo de la pantalla. En ese momento ver como se le crea un nuevo campo en la parte de arriba en los que podr ponerle un alias o nombre identificativo de la finalidad y al lado el texto especfico que quiere que aparezca cuando marque en dicha opcin. Una vez introducido deber pulsar el visto de color azul que puede ver en la parte inferior derecha para que quede grabado.

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III
Macros Bsicas

Macros Bsicas

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Macros Bsicas
Una vez familiarizados con la configuracin de los apartados de macros podemos entrar a ver de una forma rpida y sencilla las distintas opciones que se puede encontrar cuando abra el Word y que le ayudara a realizar su trabajo eficazmente. Hemos dividido el tipo de macros en dos: Bsicas y Avanzadas. Comenzaremos en primer lugar por las Bsicas. Por qu las llamamos as? Por dos motivos. El primero es porque se tratan de opciones que facilitan los primeros pasos a realizar con un documento notarial. Qu es lo ms bsico en un documento notarial? La primera respuesta que se nos viene a la cabeza es, el formato notarial. Si tuvieramos que decir alguna respuesta ms, seguro que seran los matados de lnea. Coincidir conmigo en que esto es fundamental a la hora de trabajar con un documento en una notara. El segundo motivo es porque hay macros que facilitan el trabajo aplicando una simple combinacin de teclas. Con ello podemos aadir en formato texto una cantidad numrica de euros, una fecha, utilizar una calculadora, quitar cdigos extraos de documentos que al abrirlos en word nos dan ciertos problemas por proceder de bancos. En resumen, las macros bsicas son un abanico de opciones que facilita el trabajo diario con textos para comenzar con la realizacin de escrituras, copias autorizadas, plizas, etc.

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3.1

Conversores
Con conversores nos referimos a una serie de opciones que transformarn texto o nmeros en su contrario. Por ejemplo, una fecha introducida en nmeros puede ser trasformada en letra utilizando una de las opciones que puede encontrar en este apartado. Todas las opciones que vemos en el dibujo de abajo pueden ser ejecutadas desplegando la opcin de Conversores y marcando con el ratn o utilizando una combinacin de teclas. Esta segunda opcin es la ms empleada en todas las notaras y la ms recomendable, ya que hace ms rpido todo el proceso.

Como se puede leer en la pantalla es posible cambiar un texto seleccionado previamente en Maysculas o viceversa mediante las combinaciones de teclado Alt+A y Alt+I respectivamente, transformar un texto en formato nombre, esto es, poner todas las letras iniciales de cada palabra de un texto seleccionado en mayscula. Otra opcin es la conversin de nmeros a letras. Esto es til para convertir fechas numricas en letra, nmeros. Para poner una fecha en letra pulse Alt+F, para un nmero en letra, Alt+S.

Podemos poner tambin los puntos que indican los miles o millones en un nmero (Alt+N) o pasar un DNI a NIF con Alt+U.

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Con Alt+K podr escribir una cantidad de euros a pesetas y viceversa.

Los metros cuadrados (Alt+M) y los tantos por ciento (Alt+P) se pueden consiguen de la misma forma. Aparecer una pantalla como la siguiente.

De igual forma podemos transformar euros en letra y pesetas a euros en letra. Varios de estos apartados son configurables en la opcin de configuracin que vimos al principio de este manual.

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3.2

Matados
Este apartado es muy sencillo y responde tambin a las necesidades primarias que se presentan en una notara a la hora de trabajar con un texto. Desde el men o la combinacin de teclas que vemos a la izquierda de cada tipo de matado se puede aplicar Matado de todas las lneas (Alt+T), Matados de lnea con o sin tabulacin inicial (Alt +Shift+J y Alt+J), Matado de lnea personalizado (matado especial de lnea para definir el tamao diferente al matado de documentos notariales).

Tambin tenemos Matado a ambos lados (centran el texto que especifiquemos adems de matarlo, Alt+H), Matado a ambos lados NUEVO (igual que el anterior pero personalizado, F8) y el Matado de fin de documento (es el que permite separar la escritura y notas de los documentos unidos).

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3.3

Quitar Codigos
Muchos documentos que llegan a las notarias desde bancos u otros lugares, vienen protegidos por cdigos que pueden hacer que al aplicar el formato notarial o los matados estos no salgan correctamente. Para ello ofrecemos unas cuantas opciones para limpiar los documentos de distintos tipos de cdigos que son con los que con ms frecuencia nos hemos encontrado en todas las notaras. Otras opciones dentro de este apartado sirven para hacer varios tipos de limpieza en el documento.

Para eliminar cdigos ocultos de documentos procedentes de bancos u otras notaras tenemos las opciones: Quitar marcadores, Quitar las variables a los formularios (sta sirve para convertir a texto los campos de las minutas de los bancos de forma automtica), poner en formato notarial documentos UCI o documentos de Bankinter. Estos dos ltimos son por las especiales caractersticas que muestran los documentos de estas entidades.

El resto de opciones se pueden considerar de limpieza del documento como son por ejemplo: Quitar todas las lneas en blanco, Activar o desactivar divisin de guiones, Eliminar lneas repetidas y saltos de pgina (sta facilita el poder activar y desactivar algunas funciones de Word, que nos impiden imprimir bien aquellas escrituras que en pantalla lo vemos bien y al imprimir nos pone una lnea encima de otra o le corta la escritura en ciertas paginas), Limpiar cdigos y matados de lnea (permite quitar los matados en aquellas escrituras que aparezcan ms pequeos los matados de lnea. Quita los espacios en blanco, tabuladores y otros cdigos, que estn situados despus de un punto y aparte), Quitar guiones (quita los matados realizados con guiones en aquellas escrituras donde aparezcan), Sustituye varios...por * (sustituye ... (varios puntos) por * (asterisco), para las bsquedas) y Quita todas las tabulaciones.

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Limpiar marcadores de integracin

Esta macro hay que usarla con mucha precaucin ya que elimina del documento todos los marcadores que tenga almacenados internamente (se recuerda que la integracin hace uso de estos marcadores, para guardar informacin relativa a la composicin del documento) Adems de eliminar todos los marcadores, abre un nuevo documento con el contenido del anterior pero asignando formato notarial y aplicando un matado a todas las lneas. Esta macro es til para la preparacin de modelos que se usarn en integracin a partir de documento antiguos.

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3.4

Iconos
En este punto veremos las macros bsicas que nos restan que no estn agrupadas como en los anteriores apartados pero que tenemos a la vista como se puede observar en el dibujo inferior. Comenzaremos de izquierda a derecha.

La pimera opcin que encontrar es la seleccin del idioma que puede utilizar en el documento. Se puede elegir entre Castellano que es el que aparece por defecto o Cataln. A su lado los tres engranajes de color rojo verde y amarillo que permite entrar a la configuracin y cambiar algn parmetro a nuestro gusto. Este acceso ya se coment al comienzo de este manual. A la derecha del acceso a la configuracin de las macros puede ver dos hojas de papel de color rojo y azul. Con esta macro se puede copiar un texto con formato notarial previamente seleccionado. Se puede hacer picando sobre el botn o con la combinacin de teclas Ctrl+Alt+C. Con est macro se puede cambiar el interlineado de sencillo a doble con un solo click de ratn. Busca la marca '*' y se posiciona en ella. Esta macro le permite trabajar con plantillas donde la marca '*' represente un dato a cambiar. Inserta el nombre del empleado que modific el documento y su ubicacin. Desde aqu podemos insertar el nombre del notario que se quiera en el lugar donde se encuentre el cursor. Quiz el botn ms importante en un documento notarial. Dando un click sobre esta opcin se aplica el formato notarial en el documento. Tambin puede utilizar la combinacin de teclas Alt+Z para este fin. Con este botn se consigue tambin el formato notarial pero con el tipo de letra que hayamos elegido.

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IV
Macros Avanzadas

Macros Avanzadas

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Macros Avanzadas
En esta seccin analizaremos cada una de las opciones que conforman la barra de Macros Avanzadas. Como su nombre indica, esta realiza funciones ms sofisticadas a la hora de trabajar con textos notariales. Los vemos a continuacin de forma detallada y rpida.

Abrir un documento. Podr acceder a los directorios de trabajo de una forma fcil y cmoda pulsando sobre este icono o con F5. Guardar un documento. Podr acceder a los directorios de trabajo de una forma fcil y cmoda pulsando sobre este icono o con F6. Guardar como. Esta macro abre el cuadro de dilogo de guardar como. Textos a medida. Por medio de unas abreviaturas puede insertar textos que ha generado anteriormente. Con o sin formato notarial. Con este botn se abre la lista de autotextos de que dispone, para poder as crear nuevos, modificar los que ya existen,... En cualquier parte del documento Word, escriba el nombre corto y pulse la tecla F9 y automticamente nos insertar el texto asociado. Adems se ha aadido una nueva utilidad que permite esto mismo, pero con los modelos predefinidos de ptima. A esta nueva utilidad la hemos llamado Atajo, y consiste en darle un nombre corto (, alias o atajo) a un modelo, y desde word escribir dicha palabra y pulsar CTRL-ALT+A de forma que se aade al documento Word lo que tiene en el modelo. Escritura doble columna. Esta macro permitir configurar nuestra escritura en dos columnas para poder redactarla en dos idiomas. Insertar notas al margen. Con estas dos opciones puede insertar notas en los mrgenes del documento con o sin texto.

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Manual rpido de macros

Divisin horizontal. Calcula la cuota de la comunidad de vecinos correspondiente a cada vivienda. Sitese en la casilla de total de metros construidos, introduzca el valor (con la tecla 8 nos vamos moviendo al campo siguiente) y el nmero de fincas, pulse abrir documento, se abre un documento nuevo donde ir insertando los datos, a partir de ahora tiene que ir introduciendo el tipo de finca: ejemplo "PISO A" y el total de metros de esa finca. siempre pase los campos con la tecla 8 .

Acepta decimales en los metros y los clculos los hace con seis decimales para que sea lo mas exacto y redondea a tres decimales en el resultado. Pegatina Acta Foto. Est macro se usa para imprimir las etiquetas de pegatina que acompaarn las fotos de las actas. En este apartado podr insertar o quitar todos los tipos de sellos notariales: Notarial, Publicidad, Copia simple, Rbrica, Ley de Tasas. Si forma parte de un convenio podr seleccionar los sellos notariales y de publicidad de cada uno de los notarios de forma sencilla. Pulsando en esta opcin se abrir la pantalla que puede ver abajo Desde ella es posible seleccionar la impresora por la cual desee imprimir el documento que tenga en pantalla en ese momento.

Sellos

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Posiciones

La primera columna guarda hasta diez posiciones "invisibles" dentro de la escritura, a las que se podr acceder con ir a posicin La segunda busca hasta diez posiciones guardadas con la macro anterior. Lleva el cursor a la posicin previamente guardada.

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