Importancia del análisis y descripción de cargos en una organización

La descripción y el análisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las
empresas, ya que implican una relación directa con el recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de
cualquier organización.
Son herramientas que permiten la eficiencia de la administración de personal, en cuanto que son la base para la misma.
Una descripción y análisis de cargos concienzudos y juiciosas dan como resultado la simplificación en otras tareas
propias de este sector de la organización. Es muy importante tener claro que existe una gran diferencia entre una
descripción de puesto y análisis de puestos. La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la
planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y
la administración salarial. (A, 2021)
etitividad de las
ase para el desarrollo de

n la base para la misma.

ción en otras tareas
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 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL
El artículo 267de la Constitución Política establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría Gene
Republica, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de

El artículo 272Constitucional determina que los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán, en el ámbito d
las funciones atribuidas al Contralor General de la Republica en el artículo 268 de la carta.

La Contraloría Departamental del Tolima, nace con la expedición de la Ordenanza No. 033 de 1926, sancionada por el entonces
Tolima don Rafael Dávila, siendo elegido como primer Contralor Departamental el General Antonio J. Jiménez.

La entidad tiene carácter técnico y se encuentra dotada con autonomía administrativa, contractual y presupuestal, con el objetiv
señalados en la constitución y las leyes 42 de 1993, 330 de 1996 y 610 del 2000.

Actualmente la Contraloría tiene 142sujetos de control.

TAMENTAL
nción pública que ejercerá la Contraloría General de la
o entidades que manejen fondos o bienes de la nación.

itales y municipales ejercerán, en el ámbito de su jurisdicción,

la carta.

a No. 033 de 1926, sancionada por el entonces Gobernador del

el General Antonio J. Jiménez.

iva, contractual y presupuestal, con el objetivo y funciones

CARGO PROPOSITO PRINCIPAL PERFIL REQUERIDO

Título de bachiller en
Realizar labores generales y cualquier modalidad y Un
asistenciales propias de su (1) año de experiencia
cargo y colaborar en el relacionada; o Aprobación
Aux. desarrollo de las actividades de cuatro (4) años de
Administrativo administrativas y operativas educación básica
de la entidad. secundaria y Tres (3) años
de experiencia relacionada.

Terminación y aprobación
Apoyar técnicamente las de seis (6) semestres de
labores de revisión de las educación superior en
cuentas rendidas por los ciencias jurídicas,
sujetos de control, administrativas,
conforme a los programas y económicas, contables o
Tecnico de control
procedimientos financieras, o título de
fiscal y medio
establecidos, verificando los bachiller y dos (2) años de
ambiente
documentos que soportan experiencia específica o
legal, técnica, financiera y aprobación de cuatro (4)
contable las operaciones años de educación básica
realizadas por los secundaria técnica y cuatro
responsables del erario. (4) años de experiencia
relacionada.
 Título Universitario en
Aplicar los conocimientos
Economía, Derecho,
profesionales en el
Contaduría Pública,
desarrollo de las actividades
Ingeniería Industrial,
propias de la Dirección
Administración Financiera,
Director tecnico Técnica de Planeación, para
Pública o de Empresas,
de planeación llevar a cabalidad los
tarjeta o matrícula
procesos asignados,
profesional en los casos
aplicando los programas y
reglamentados por la Ley y
procedimientos que para tal
tres (3) años de experiencia
efecto se hayan diseñado.
profesional.
FUNCIONES PROBLEMATICAS

1. Preparar y efectuar los trabajos de mecanografía y demás labores de

Auxiliar Administrativo encomendadas por su superior inmediato. • Falta de comunicación con el
2. Tomar y transcribir resoluciones, notas, cartas, memorandos, oficios, grupo de trabajo ya que este
informes, certificados y demás documentos requeridos por su superior funcionario es nuevo en esta
inmediato. organización.
3. Redactar y contestar la correspondencia y demás documentos que se • Falta de experiencia ya que
le ordene, controlando el envío de los mismos. fue contratado sin cumplir el
4. Recibir, numerar, radicar y abrir carpetas para archivar los documentos perfil requerido.
que se reciban o se envíen. • Falta de capacitación para
5. Llevar y mantener actualizada la base de datos de la dependencia. desempeñar las diferentes
6. Atender de manera cortes y respetuosa al público en general y a los funciones.
funcionarios de la entidad.

1. Servir de personal de apoyo en los diferentes grupos de trabajo de

revisión de cuentas de acuerdo a las instrucciones impartidas.
2. Informar oportunamente sobre las irregularidades encontradas en los
documentos examinados o las pruebas realizadas, aportando las pruebas
necesarias.
3. Mantener permanentemente actualizado con la normatividad
• No cumple con el perfil ya que
inherente al cumplimiento de sus funciones.
este funcionario es tecnólogo en
4. Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de
sistemas
carácter manual, mecánicos o electrónicos y adoptar mecanismos para la
• Falta de concienciación ya que
conservación, buen uso y evitar pérdidas, hurtos o el deterioro de los
pudimos evidenciar que este
mismos.
funcionario no realiza su trabajo
5. Dar al Jefe Inmediato opiniones que tiendan al mejoramiento de los
de la manera correcta porque
procedimientos que se llevan a cabo en la revisión de las cuentas.
se han presentado varios roces
6. Informar al superior inmediato en forma oportuna, sobre las
con otros compañeros.
inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o
documentos encomendados.
7. Colaborar con la elaboración y presentación de informes que debe
rendir la dependencia.
8. Dar cumplimiento al cronograma de trabajo y entregar la información
con la debida antelación al superior inmediato.
1. Apoyar Profesionalmente la formulación y determinación de las
políticas, planes, programas y proyectos orientados al cumplimiento de
los objetivos institucionales.
2. Apoyar la formulación de planes y programas que permitan orientar el
desarrollo y modernización integral de la Contraloría.
3. Participar activamente en la verificación, tabulación del cumplimiento
• Se presentan roces con
de los Planes de Acción fijados en los diferentes procesos de la Entidad.
algunos jefes de otros
4. Contribuir al desarrollo e implementación de Procedimientos para la
departamentos por falta de
Sostenibilidad del Sistema de Gestión de Calidad en la Entidad.
información y comunicación
5. Apoyar la formulación de indicadores de gestión, en coordinación con
• Dificultades en la formulación
todos los Procesos de la Entidad, llevar el sistema de información de los
de los indicadores de gestión,
mismos y diseñar el sistema y las herramientas e instrumentos de
debido a la dependencia de
seguimiento y evaluación de tales indicadores y del desempeño general
todos los procesos de la
de la Entidad.
organización
6. Elaborar los informes del análisis de cumplimiento de las políticas,
planes y programas en forma periódica y con destino a las autoridades
competentes, que le solicite el Superior inmediato.
7. Participar activamente en la implementación de modelos de gestión y
control MECI, Sistemas de Gestión de la Calidad y los demás modelos que
sean ordenados por el marco normativo legal vigente.
 PLAN DE ACCIÓN
Objetivo General: Realizar un diagnóstico general de la Contraloria Departamental Del Tolima con el fin de plantear propuesta
Personal.

Cronograma Semanal

Obj. Especificos Estrategias Semana 1 Semana 2 Semana 3

Estudiar a fondo la estructura del departamento
de talento humano.
Conocer el Realizar un diagnóstico de cada proceso de la
funcionamiento de contraloría.
todo el Personal de la Fortalecer las debilidades identificadas en los
Contraloria e diferentes procesos.
identificar sus
diferentes Presentar un informe semanal por cada
procesos. dependencia sobre su proceso a cargo.

Realizar un balance general con los diferentes

planes de mejora.
Realizar encuestas que nos permita conocer el
entorno de la organización.
Indagar con los Realizar actividades que implique el trabajo en
funcionarios y grupo.
detectar los problemas
laborales que se Organizar actividades pedagógicas.
presenten
respecto al Realizar terapias psicológicas con los funcionarios
Departamento de de diferentes areas de trabajo.
Personal.
Entrevistar a algunos funcionarios para conocer
sus opiniones sobre el ambiente laboral.

Aprovechar las fortalezas de cada funcionario,

para hacer frente a las oportunidades detectadas.
Suministrar al
Departamento de
Personal una Minimizar las debilidades de cada funcionario,
herramienta de para contrarrestar las diferentes amenazas.
mejoramiento Capacitar a los funcionarios de manera adecuada
continuo. en sus nuevos cargos.
Dar cumplimiento al perfil requerido para aplicar
a nuevos cargos.
Mejorar la comunicación en la organización
E ACCIÓN
n de plantear propuestas de mejoramiento, que ayuden al eficaz desarrollo de la Administración del

grama Semanal

Semana 4 Semana 5 Indicadores

 ESTRATEGIA PRESUPUESTO
Estudiar a fondo la estructura del departamento de talento
humano. $ -
Realizar un diagnóstico de cada proceso de la contraloría. $ -
Fortalecer las debilidades identificadas en los diferentes
procesos. $ -
Presentar un informe semanal por cada dependencia sobre su
proceso a cargo. $ 100,000
Realizar un balance general con los diferentes planes de
mejora. $ 200,000
Realizar encuestas que nos permita conocer el entorno de la
organización. $ 150,000
Realizar actividades que implique el trabajo en grupo. $ 200,000
Organizar actividades pedagógicas. $ 1,500,000
Realizar terapias psicológicas con los funcionarios de diferentes
areas de trabajo. $ 2,000,000
Entrevistar a algunos funcionarios para conocer sus opiniones
sobre el ambiente laboral. $ -
Aprovechar las fortalezas de cada funcionario, para hacer
frente a las oportunidades detectadas. $ -
Minimizar las debilidades de cada funcionario, para
contrarrestar las diferentes amenazas. $ -
Capacitar a los funcionarios de manera adecuada en sus nuevos
cargos. $ 2,000,000
Dar cumplimiento al perfil requerido para aplicar a nuevos
cargos. $ -
Mejorar la comunicación en la organización $ -
TOTAL $ 6,150,000
 CONCLUSION

Con lo expuesto hasta aquí, podemos argumentar que es indispensable contar con el análisis de cada
uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información
relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta información permitirá establecer la descripción
y especificación de cada puesto, y a su vez proporcionará la base para unificar los subsistemas que
conforman la acción de los recursos humanos.

Se puede decir que el análisis de puestos, es una herramienta eficaz, con la cual deben contar todas las
empresas de cualquier ramo, si es que quieren tener una buena organización y coordinadas todas sus
funciones, porque la empresa que se encuentre bien organizada, con su objetivo bien definido, alcanzara
las metas deseadas, ya que el personal sabe qué hacer y cómo hacerlo, por lo tanto este conjunto de
elementos les asegura un buen lugar en el mercado.