INSTITUTO ARAGONÉS DE EMPLEO

Plan de formación para el empleo de Aragón

Word. Nivel avanzado
Módulo 2

Trabajo avanzado con documentos

Organizado por:
Haz clic para añadir texto

Haz clic para añadir texto.

Trabajo avanzado con documentos

Objetivos

• Insertar referencias en los documentos mediante notas y

referencias.
• Aprender a trabajar con documentos maestros.
• Aprender a utilizar macros en el documento Word.
• Trabajar con formularios.
• Trabajar con documentos compartidos.
• Establecer medidas de seguridad en los documentos.
Contenidos del módulo

Este módulo está formado por los siguientes apartados:

1. Referencia en los documentos:

• Notas al pie y al final del documento
• Los Marcadores
• Referencias cruzadas
• Crear y modificar tablas de contenido
2. Documentos maestros:
• Crear un documento maestro
• Crear subdocumentos
• Trabajar con un documento maestro
Contenidos del módulo

Este módulo está formado por los siguientes apartados:

3. Macros:
• Uso y grabación de macros
• Insertar una macro en una barra
• Ejecutar un macro
• Modificar y eliminar un macro
4. Formularios:
• Conocer la función de cada componente de la barra herramientas
Formularios
• Crear y modificar un formulario en un documento de Word
Contenidos del módulo

Este módulo está formado por los siguientes apartados:

5. Trabajar con documentos compartidos:

• Revisiones simultáneas y control de cambios
• Herramientas de resaltado
• Comparar y combinar varios documentos
• Crear varias versiones de un documento de Word
• Plantillas de grupo. Ubicación de archivos
6. Seguridad:
• Protección de documentos
• Recomendar sólo lectura
 Referencia en los documentos:
Notas al pie y al final del documento
 De acuerdo, todo controlado respecto a los
encabezados y pies de página. Ahora bien, ¿qué
es esto de las notas al pie?

Las notas al pie son un recurso de gran utilidad

para documentar y apoyar el contenido del
documento. Permiten citar, hacer referencias,
comentar o aclarar partes del texto.
Las notas pueden ir al pie de la página o pueden
ser notas al final del documento.
Vamos a verlas con algo más de detalle a
continuación.
Notas al pie

Imagina que has citado un autor en tu trabajo y quieres aclarar de

dónde procede la cita. Puedes poner una nota al pie.

Escribe en tu documento esta famosa cita de Churchill

"Soy optimista. No parece muy útil ser otra cosa“.
Y la siguiente de Oppenheimer
“Me he convertido en la muerte, el destructor de mundos”.

Queremos incluir una nota al pie que haga referencia a quien es

el autor.
Sigue conmigo en este
vídeo cómo incluir las
notas al pie.
Para editar una nota al pie hacemos doble clic
en la marca de referencia de nota. El cursor
cambiará su aspecto y se verá así:

También es posible insertar una nota al pie

por medio de la combinación de teclas:

+ +
Insertar nota al final del documento

Del modo similar al que hemos procedido para insertar una nota al
pie de cada página podremos insertar notas al final del documento.
• Situaremos el cursor donde queremos introducir la nota.
• Haremos clic en Insertar nota la final de la pestaña
Referencias
• El cursor se situará al final del documento

Fíjate que ahora nos sitúa en la página 3

de las 3 de las que consta este trabajo.

• Escribiremos el texto de la nota.

Insertar nota al final del documento

Al igual que con la nota al pie, encontraremos un número en el

lugar en el que hemos insertado la nota y, al parar el ratón por
encima, nos mostrará una bandera indicando que hay una nota y
su contenido.
Para insertar una nota al final del documento
podemos utilizar la siguiente combinación de
teclas:

+ +
Referencia en los documentos: Los
Marcadores
 Cuando trabajo con documentos muy largos
también me gustaría poder desplazarme
rápidamente al punto que quiero leer ¿es posible?

Word, mediante los marcadores, permite establecer

un enlace entre partes del mismo documento…
Y además, también podremos hacer referencia a
otros documentos, otros programas e incluso, con
páginas web.
¿Qué es un marcador?

Un marcador en Word generalmente es una

palabra que identifica una posición en el
documento (o fuera de él) a la cual
queremos trasladarlos con rapidez.
Vínculos

Vamos a estudiarlos con un ejemplo.

Descarga de Material complementario el archivo

GGMarquez.docx

Su contenido lo hemos obtenido de la página de Wikipedia

dedicada a Gabriel García Márquez.

(https://es.wikipedia.org/wiki/Gabriel_Garc%C3%ADa_M%C3%A1rquez#Infancia)

y con él veremos cómo realizar vínculos.

Cómo crear un marcador

Imagina que tienes un documento muy extenso y al principio

tienes un índice. Quieres que al pulsar un punto de este índice
automáticamente te muestre su contenido que está desarrollado
más adelante.

Sigue los siguientes pasos para crear un marcador:

1. Selecciona una palabra en el lugar del destino.

2. Dentro de la pestaña Insertar despliega Vínculos y elige la
opción Marcado.
3. Identificamos el marcador poniéndole un nombre en el
cuadro de diálogo Marcador y pulsa Agregar.

4. Ya hemos creado un marcador. Fíjate que aunque ese texto

es un marcador no hay ninguna marca que me lo indique.
Cómo puedo ver los marcadores que hay en un documento

Si quieres ver los marcadores que contiene un documento: dentro

de Archivo, Opciones de Word, en la categoría de Avanzadas, desplázate hacia
abajo en la zona de la derecha hasta Mostrar contenido del documento y marca la
casilla Mostrar marcadores.
Ahora el texto del marcador se mostrará entre corchetes indicando que es un marcador.
Un marcador puede ser cualquier
elemento contenido en el documento:
texto, imagen, ...
Eliminar un marcador

Para eliminar un marcador tenemos dos posibilidades:

1. Borrar completamente el texto del marcador.

2. Dentro del cuadro de diálogo Marcador, selecciona el
marcador que quieres eliminar y haz clic en el botón
eliminar.
Referencia en los documentos:
Referencias cruzadas
Ya hemos insertado el marcador en el lugar de destino. Ahora
tendremos que crear la referencia o vínculo para ir a esa
posición.
Seguimos trabajando con el archivo de Gabriel García Márquez.
Sigue los pasos de este
vídeo para insertar
vínculos.
 Ten cuidado

Es recomendable que la dirección y ubicación

de los enlaces no se haga manualmente.
• En el caso de un archivo es mejor localizarlo
y que Word rellene la ruta a seguir.
• Si se trata de una página Web copia, desde
el navegador, la dirección y pégala en el
espacio reservado para ello.
De esta forma evitaremos posibles errores al
escribir los enlaces.
Antes de crear las Referencias cruzadas es
preciso haber preparado previamente los
elementos que vamos a utilizar: asignar
marcadores, identificar elementos con títulos…
 Tengo una pregunta…, ¿Qué pasa cuando
algunos de los elementos a los que se hace
referencia cambia de ubicación dentro del
documento?

En esos casos hay que actualizar las referencias

cruzadas.
Se puede actualizar sólo una referencia o todas las
contenidas en el documento.
 Y ¿es complicado actualizar una referencia?

No, que va. Tienes que seleccionar la referencia a

actualizar y seguir estas acciones:
• Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la
referencia seleccionada y en el menú emergente
hacemos clic en la opción Actualizar campos
• O también puedes pulsar la tecla de función F9.
 Ya lo he probado, ¡Qué sencillo!
¿Y si lo que quiero es actualizar todas las
referencias de mi documento?

En ese caso selecciona todo el documento y pulsa

la tecla de función F9.
Referencia en los documentos: Crear
y modificar tablas de contenidos
Hemos visto como en un documento extenso podemos crear
vínculo mediante referencias o hipervínculos para desplazarnos
en ella a un punto determinado.
Imagina que tu documento está dividido en capítulos y
subcapítulos. Mediante referencias podrías crear un índice con los
títulos de cada capítulo y subcapitulo de forma que al hacer clic
en ellos el documento se trasladara hasta esa posición.
Sabemos cómo hacerlo pero resultaría muy laborioso. Además
cada vez que se hiciera alguna modificación en el título del
capítulo tendríamos que modificar también nuestro índice.
Word, mediante las tablas de contenidos puede crear ese índice
con vínculos rápidamente.
Una tabla de contenidos es un índice con referencias a
aquellos apartados principales del documento.

Para que Word reconozca el título de un apartado como parte de

un índice en la tabla de contenidos tiene que tener un formato
especial.

Este formato lo conseguiremos con Estilos.

Introducción
Cuando estamos realizando un trabajo en Word, sobre todo si éste
es relativamente extenso, queremos diferenciar de alguna forma
los distintos apartados que lo componen o resaltar aquellos
párrafos que tienen distinto tipo de información…
Para ello ponemos un formato diferenciador de tal forma que el
lector identifique estas variaciones.
Pero, estar repitiendo las características de formato de un título
cada vez que surge puede resultar muy latoso y, sin darnos cuenta,
podemos aplicar alguna que no le corresponde.
Aunque tenemos la posibilidad de utilizar Copiar formato, hay una
herramienta en Word mucho más ágil: los Estilos.
 Si no te parece mal podríamos empezar por el
principio, aunque parezca algo obvio…¿qué es un
estilo?

Para nada, ninguna pregunta es obvia para el que

tiene interés en algo.
Verás, un estilo es un conjunto de características de
formato, como el tipo de fuente, el tamaño, el color, la
alineación de párrafo y el espaciado. Algunos estilos
pueden incluir incluso bordes y sombreado.
Todas estas características definen un Estilo.
 Y ¿para qué sirven?

Un uso adecuado de los estilos nos permite:

• Unificar el aspecto de los títulos, subtítulos,
citas, etc.
• Estructurar el documento coherentemente.

Parece bastante útil. Explícamelos, por favor.

Tipos de estilo

Antes de nada vamos a diferenciar los distintos tipos de estilo que

podemos encontrar en Word.
En Word encontraremos cuatro tipos de estilos:

1. de párrafo
2. de carácter
3. de lista
4. de tabla

Los dos primeros son los más importantes ya que los utilizaremos
en todos los documentos.
Los otros dos dependerán del trabajo que estemos realizando.
Tipos de estilo

1. de párrafo

Incluye aquellos formatos específicos que queramos aplicar

sobre un párrafo: interlineado, sangrías, tabulaciones,
alineación, …
Los encontramos sobre todo en el grupo de Párrafo de la
pestaña Inicio.
Cuando abrimos un documento nuevo de manera
predeterminada usaremos el formato Normal,
Los estilos de los párrafos los identificaremos por el símbolo
de párrafo: calderón
¿Cuándo es interesante usarlos?

Cuando queramos controlar el formato general

de grandes secciones del texto y dar
uniformidad a sus párrafos.
Tipos de estilo

2. de carácter

Hacen referencia a los caracteres dentro de un párrafo; es

decir, a letras, palabras o bloques de palabras que
encontramos en un párrafo. El estilo de carácter se configura
por sí mismo y es el que vemos cuando se aplican negritas,
cursivas o subrayado sobre una parte del texto.

Los estilos de carácter llevan el símbolo de carácter:

Los aplicaremos cuando queramos resalta una frase o palabra
determinada.
Tipos de estilo

3. de lista

Establecen las características de las viñetas, las listas

numeradas y las listas multinivel.
Estos estilos contienen información sobre:
• la posición de la viñeta
• del número o la letra
• de la posición donde comienza la primera línea y las
siguientes
• el color de la viñeta
• etc.
Tipos de estilo

4. de tabla

Son más complejos en cuanto a la información que contienen

porque no solo incluyen características del texto sino también
de la estructura de la tabla, como el grosor de las líneas, el
color de éstas y el relleno de las celdas; la posición y
alineación del texto dentro de las celdas, etc.

Estas características las encontramos en la pestaña Diseño

del grupo Herramientas de tabla que se muestra al situarnos
dentro de ella. Constituyen los Estilos de tabla.
Uso de estilo

Word ya nos ofrece algunos estilos integrados que podremos

utilizar para dar formato de forma rápida y sencilla, a los
principales elementos de un documento: los encontrarás en la
pestaña de Inicio en el grupo Estilo.

Puedes ver todos los estilos disponibles hacemos clic en el botón

Y ¿cómo los aplico?

Para aplicar cualquiera de ellos seleccionamos

el texto y hacemos clic en el estilo que
queramos utilizar.
Hay estilos integrados para: títulos, subtítulos,
énfasis, citas, referencias…
Vamos a ver cómo trabajar con ellos.
Uso de estilo

Para aplicar un estilo selecciona el párrafo, caracteres… a los que

quieras aplicarlo y elige el estilo que desees.

Puedes cambiarlo en cualquier momento.

A la izquierda del párrafo verás un punto: nos indica que en ese
párrafo hemos aplicado un estilo.

Haciendo clic en Mas muestra el panel de estilos

Uso de estilo

Si sitúas el ratón en el panel de estilos, en el estilo que quieres

aplicar verás las distintas propiedades que le caracterizan.
Desde el panel de Estilos se pueden agregar
o quitar elementos de la galería de estilos
rápidos.
Al pasar el ratón sobre los estilos el símbolo
de la derecha es sustituido por una flecha.

Entre ellas está la que

permite agregar/quitar
de la galería de estilos
rápidos, entre otras
como la de modificar
el estilo.
¿Puedo personalizarlo?

¡Claro que sí!

Puedes crear un estilo totalmente

personalizado y modificar algún estilo ya
existente
Crear un estilo

Para crear un estilo aplicamos al texto que nos

interese el formato que queramos.
Seleccionamos el texto con el nuevo formato y
hacemos clic con el botón derecho en cualquier
estilo de la galería selecciona la opción Modificar.

En el cuadro de Modificar estilo, cambia el nombre y Acepta.

Este estilo puede agregarlo a tu galería de estilos sólo para este libro o para todos los
documentos que abras con esta plantilla.
Crear un estilo

También podemos modificar un estilo ya existente.

Para ello aplicaremos un estilo y predeterminado al párrafo que nos interese.
Seleccionamos el texto con el nuevo formato y hacemos clic en la opción Crear un
estilo…

Se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato, ponle nombre y
Acepta.
El nuevo estilo queda incorporado a los etilos existentes.
Crear estilo

Si se entra en modificar accedes al cuadro de diálogo Crear

nuevo estilo a partir del formato, muy parecido al que hemos visto
antes.
Crear estilo

Puedes personalizarlo mucho más accediendo desde el

botón Formato a los cuadros de diálogo de las
propiedades de Fuente, Párrafo, Tabulaciones…
¿Y si quiere borrar un estilo?

Con la opción Borrar formato borrarás todo el

formato de la selección.
Usar de forma adecuada los estilos permite,
además de unificar el aspecto de los títulos,
subtítulos, citas… estructurar el documento
permitiendo, por ejemplo, generar tablas de
contenido.
Una de las ventajas de utilizar estilos es que
Word los identifica como títulos en el Panel de
navegación facilitando el desplazamiento
dentro del documento sin más que hacer clic
en el título que nos interesa.
Tablas de contenidos

Ya tenemos estructurado nuestro documento en tres niveles que

Word detecta con cada uno de los títulos.
Para comprobarlo podemos entrar en la pestaña Vista, en el
panel de Mostrar, marcas el Panel de navegación, Word detecta
los estilos que hemos incorporado y señala que son títulos.
Estructura del documento desde el Panel de navegación
Crear Tablas de contenido

Sitúa el cursor donde quieres insertar la Tabla de contenidos y,

desde la pestaña Referencias, en el panel Tabla de contenidos,
y elegimos una Tabla automática, por ejemplo.
Word ha creado la siguiente tabla de contenidos:

En ella:
• Reconoce automáticamente toda
la estructura de nuestro texto.
• Numera la páginas donde está cada
título.
• Cada título es un vínculo, una
referencia al lugar donde se
encuentra.
Modificar una Tabla de contenidos

¿Y si necesitamos hacer modificaciones en nuestro texto: cambiar

el texto de alguno de los títulos o introducir más contenido en cada
apartado?

Hemos cambiado el título

Infancia y hemos escrito
Infancia y pubertad.
En principio, el título de la
tabla no ha variado.
Pero si haces clic en la tabla, en la parte
superior ahora tienes un
comando Actualizar tabla...

Al pulsa ahí nos pregunta si queremos

actualizar los números de
página o toda la tabla. Elige esta
segunda opción. Y Acepta.
Eliminar una tabla de contenidos

Si queremos eliminar una tabla de contenidos al pulsar sobre

el botón Tabla de contenidos de la parte superior de la tabla,

elegiremos, en la parte inferior, la opción Quitar tabla de

contenido.
Referencia en los documentos: Crear
un documento maestro
Introducción

Seguimos con la necesidad de trabajar con documentos muy

extensos.
Podemos dividir un documento muy extenso en varios
documentos de tal forma que cada uno de ellos es un
documento de Word independiente.

El documento maestro enlaza documentos de

Word independientes que, en principio,
compondrían un documento muy extenso.
Al ser los documentos independientes podrán tener su propia
configuración, pero cuando ya esté acabado podremos
tratarlos desde el documento maestro como si fueran sólo uno,
por ejemplo, asignando numeración de páginas, poner pie de
página, cabecera,...

Los documentos maestros son muy adecuados para trabajo

en equipo de forma que cada miembro trabaje de forma
independiente y luego, mediante el documento maestro,
unirlos y configurarlos de forma única.
Crear un documento maestro

Vamos a seguir los siguientes pasos:

1. En un documento nuevo crearemos un esquema que haga

referencia a los documentos independientes que compondrán
el documento maestro.
2. Lo guardaremos indicando que es un documento maestro.
3. Veremos que se han creado tantos documentos
independientes como le hemos indicado en el esquema.
1. A partir de un documento en blanco vamos a crear el índice

En un documento nuevo hemos creado el siguiente índice al que

hemos incorporado estilos:
un estilo título 1 a la primera línea a "Biografía" y título 2 a los
demás párrafos.
Esto es necesario para crear unos niveles de esquema
obligatorios.
Una vez creados estos títulos procederemos a crear el documento
maestro.
Para ello, en la pestaña Vista, y hacemos clic en Esquema.
Ahora vamos a convertir este documento en un Documento
maestro.
Estando en la pestaña Esquema haz clic sobre el botón Mostrar
documento del panel Documento maestro y nos mostrará
nuevos comandos que nos ayudarán a trabajar con los tres
subdocumentos que vamos a crear, uno para cada capítulo del
documento.
Ahora vamos a indicar este índice realmente recoge
subdocumentos de un documento maestro, para ello:

1. Seleccionamos el texto que formará parte del subdocumento:

en nuestro caso sólo el título "Infancia y pubertad" para el
primer subdocumento.

2. Pulsamos en el botón Crear.

3. Nos muestra un recuadro alrededor de “Infancia y pubertad” y
un botón a la izquierda indicándonos que es un subdocumento.

4. Repetimos con los demás títulos:

2. Lo guardaremos indicando que es un documento maestro.

En estos momentos tenemos: el que será el documento maestro y

la referencia a 4 subdocumentos.

Vamos a guardar para crear la estructura de archivos:

pulsamos en Archivo, Guardar, nos situamos en la
carpeta donde queremos guardarlo y le ponemos
nombre "documento maestro".
Word ha detectado que es un documento maestro con
sudocumentos sin guardar y crea los archivos
correspondientes a los sudocumentos.
Word a creado 5 archivos: el documento maestro, y 4
documentos correspondientes a los subdocumentos con
el nombre que hemos puesto en el título.
Referencia en los documentos: Crear
subdocumentos
Hemos visto que al guardar el documento maestro Word:
1. Detecta que hay subdocumentos sin guardar y
2. Crea la estructura de subdocumentos.
Si una vez creada los subdocumentos necesitamos crear alguno
más: escribiremos un nuevo título en el documento maestro,
Nuevo subdocumento, y le pondremos el mismo formato que a
los demás, Título 2.
Seleccionaremos el
nuevo título y
desde Vista, Esquema,
Mostrar documento,
pulsaremos sobre el
botón Crear.
Tendremos un nuevo subdocumento en el índice.
Cuando volvamos a guardar, Word detecta que hay un
subdocumento sin guardar y procede a crearlo.
Referencia en los documentos:
Trabajar con subdocumentos
Una vez creados el documento maestro y los subdocumentos podremos trabajar:

1. Directamente en el documento maestro.

2. Abrir el subdocumento independiente y trabajar en él:

Cuando guarde los cambios en el documento independiente
automáticamente se actualizará el documento maestro y viceversa.
Cualquier colaborador podrá trabajar de forma
independiente en los subdocumentos y sus
modificaciones se incorporarán al documento
maestro que podremos revisar.
Introducción a macros
¿Qué es una macro?

Una macro es una macroinstrucción, o sea, un conjunto de

instrucciones, órdenes, todas juntas y que se ejecutan
consecutivamente agilizando en gran medida nuestro trabajo.

La utilizaremos para automatizar tareas repetitivas de tal forma

que asignándolas a una macro agilizarán tu trabajo.
Por ejemplo, imagina que en tu trabajo, en diferentes
partes de tus documentos tienes que insertar una tabla
de 4 columnas, con las celdas de la primera fila unidad
y con un formato determinado. Podrías buscar una que
ya esté hecha, copiarla, desplazarte hasta su destino y
pegarla. O podrías crear una macro que pulsando un
botón directamente te la creara.
 No me queda muy claro, pero… ¿qué es una
macro?

Seguro que en tu trabajo con Word hay tareas que

tienes que repetir muchas veces y que pueden ser
bastante tediosas, por ejemplo dar un formato
determinado.
Aunque Word ya tiene herramientas para automatizar
la mayoría de estas tareas puede ser que quieras
personalizarlas según tu criterio.
O sea, que puedo crear una orden de tal forma que
sólo dando a un botón se ejecuten una serie de
tareas que de otra forma tendría que ir haciendo yo
sucesivamente.

Correcto.
Una macro reunirá todas tus tareas y las ejecutará
sucesivamente según le hayas indicado sólo con
un clic.

Pues me vendría muy bien, ¿me puedes poner

algún ejemplo de cómo podría utilizarlas?
Introducción a macros

Algunos ejemplos de las utilidades que puede reportar el uso de

macros.

1 Automatizar el procedimiento de abrir y organizar un

conjunto de archivos que se usan conjuntamente.

2 Acelerar las rutinas de dar formato y editar texto.

3 Abrir un documento y moverse inmediatamente a la

última posición editada.
Introducción a macros

Algunos ejemplos de las utilidades que puede reportar el uso de

macros.

4 Simplificar las selecciones de los cuadros de diálogo.

5 Simplificar procedimientos de tareas complejas.

Perfecto, la verdad es que parece que las macros
pueden ayudarme mucho en el trabajo diario, ¿no es
así?
Se me ocurren varias situaciones en las que me
podrían ser de utilidad, pero ¿cómo se crean?

Veo que lo has cogido rápido. Verás, hay dos

formas de crear macros:
• Con la grabadora de macros: es la forma más
fácil de crear una nueva macro, consiste en
grabar las pulsaciones y comandos con el
grabador de macros de Word.
• También puedes crearla con Visual Basic.
Introducción a macros

1. Grabadora de macros

Cuando se activa la grabadora de macros, Word almacena todas

las pulsaciones y selecciones que vas haciendo en tu documento.
Funciona como cualquier grabador. Imagina un vídeo: inicias la grabación
pulsando “rec”, hablas, emites una imagen, …, y lo paras, “stop”.
Podemos asignar la macro grabada:
• a un botón personalizado incluyéndolo en la Cinta de opciones
de acceso rápido.
• o en una combinación de teclas de método abreviado.
Introducción a macros

Después de grabar una macro, podremos reproducirla en

cualquier momento:

1.- Haciendo clic en un botón que le hemos asignado.

2.- Pulsando teclas de método abreviado.
3.- Usando el cuadro de diálogo Macro.

En nuestro vídeo pulsaríamos “play”.

Introducción a macros

2. Visual Basic

También podemos crear una macro partiendo desde cero

utilizando Visual Basic.

“Visual Basic es un lenguaje de programación dirigido por

eventos, desarrollado por Alan Cooper para Microsoft.”

Permite desarrollar macros complicadas que representen

opciones, obtengan datos de los usuarios y que realicen
virtualmente cualquier tarea de Word.
 Ten cuidado

Ten en cuenta que una macro de Word puede

consistir en unas pocas líneas o en cientos
de líneas de código.
Esta segunda opción se sale del ámbito de este curso ya que
debemos conocer el lenguaje de programación VBA que,
aunque no es difícil, requiere un proceso de aprendizaje largo.
 Una última pregunta ¿cómo se almacenan las
macros?

Muy sencillo, una macro se puede almacenar en una

plantilla de documento sencilla o en una plantilla
global.
Veamos la diferencia.
Introducción a macros

• Por defecto, Word almacena las macros en la plantilla

Normal.dotm, de forma que se pueden usar con cualquier
documento.

• Las macros de plantilla se almacenan en una plantilla

específica y sólo estarán disponibles para los documentos
basados en esa plantilla.

Guardaremos las plantillas como plantillas globales sólo si van a

ser compartidas por muchos documentos.
Si cambiamos de opinión sobre la posición de
la macro almacenada no hay problema,
veremos que podremos usar el Organizador
para copiar macros de una plantilla a otra.
Las macros diseñadas para un tipo específico de
documento o para fines especializados deben
ser guardadas con la plantilla asociada a ese
tipo de documento.
Macros: Uso y grabación de macros
Ahora que ya sabemos lo que es una macro y para qué podemos
utilizarlas, pasamos a una parte indispensable a la hora de trabajar
con ellas: su creación y ejecución.
• A continuación veremos cómo crear una macro que automatice
nuestras tareas.
• Utilizaremos las distintas opciones de grabación que tenemos
para crearlas y veremos cómo hacerlo mediante el seguimiento
de un ejemplo práctico.
 Perdona, pero ¿qué es eso de grabar una macro?

Es como en cualquier grabación: una vez pulsado el

botón de grabar, Word grabará todas las órdenes que
vas ejecutando en el documento hasta que pares la
grabación.
Creación de macros
Antes de comenzar con nuestro ejemplo de grabación de una
macro hay algunos detalles que tenemos que tener en cuenta.

• Cuando se graban macros, Word aceptará solamente algunas

acciones con el ratón para almacenarlas. Podemos usar el
ratón para seleccionar los comandos pero no para mover o
seleccionar texto dentro de un documento.
• Los cuadros de diálogo son grabados dentro de las macros
sólo si se selecciona Aceptar. Esta acción graba las
asignaciones de todas las opciones del cuadro de diálogo.
• Si los cuadros de diálogo tienen varias pestañas, sólo se
pueden grabar las modificaciones de una pestaña cuando se
seleccione Aceptar en dicha pestaña.
Creación de macros
Antes de comenzar con nuestro ejemplo de grabación de una
macro hay algunos detalles que tenemos que tener en cuenta.

• Si se pulsa la tecla retroceso sobre texto que acabamos de

teclear, no se grabará el texto suprimido.
• En algunos elementos, como la regla, la grabadora de macros
graba un único estado, Ver Regla.
• Las macros grabadas no siempre recogen correctamente todas
las órdenes indicadas, por ejemplo, con los formatos de
fuentes, colores, tipo de letra, tamaños... puede ser que no los
aplique correctamente.
 Ten cuidado

Si queremos usar una macro en otro

documento, debemos asegurarnos de que
ninguno de sus comandos depende del
documento original.
Antes de grabar una macro conviene tener
bien claras cuáles serán las acciones que
formarán parte de ella.
Es conveniente practicar todos los pasos
antes de proceder a la grabación.
También debemos recordar que no
podemos utilizar el ratón para
desplazarnos por el documento o
seleccionar, esas acciones debemos
realizarlas con el teclado.
 Ten cuidado

Si queremos grabar la macro para un

documento o plantilla específica debemos
abrirlo y crear la macro desde él.
 Parece un poco complicado ¿podemos ir haciendo
un ejemplo poco a poco?

Claro que sí, pero en primer lugar vamos a ver dónde

encontramos las macros y alguna opción que ya
hemos comentado.
Creación de macros

Las macros las encontraremos en la pestaña Vista, grupo Macros

y, a la derecha tenemos el comando del mismo nombre.
Si hacemos clic directamente en el comando, se abre el cuadro de
diálogo Macros.

Vemos que de momento no tenemos

ninguna macro creada.
En la lista Macros en: podemos
seleccionar a qué documentos o plantillas
afectará la macro que vamos a crear.
Por defecto, las macros creadas se guardarán
en la plantilla Normal y estarán accesibles desde
cualquier documento nuevo que creemos.
Creación de macros

Si, por ejemplo, eliges que te muestre las macros

creadas en Comandos de Word vemos en la
parte superior las macros que ya vienen incluidas
en Word.
Fíjate, de momento, en el nombre de estas
macros: sin espacios y sin signos “extraños”.
En la parte inferior del cuadro de diálogo se
muestra la Descripción de la macro
seleccionada.

Estas macros ya creadas podremos ejecutarlas, bien seguida con Ejecutar o Paso a
paso pero no se pueden modificar (volveremos sobre este punto más adelante).
Creación de macros

Si hacemos clic en la parte inferior del comando Macros, se

despliega un menú con las siguientes opciones:

Ver macros
Es la misma opción que se muestra en la parte superior del
comando.
Abre el cuadro de diálogo Macros, visto anteriormente.

Grabar macros
Esta opción inicia o detiene la grabación de una macro.

Pausar grabación
Permite detener la grabación de la macro.
Creación de macros

También podríamos crear una macro desde la pestaña

Desarrollador. (en versiones anteriores se llama Programador)

Puede ser que esta pestaña no la tengas

activada y por eso no la veas: entra en
Archivo, Opciones y, en Personalizar cinta
de opciones, comprueba si tienes marcada
esta pestaña.
¿Preparado para comenzar con la grabación de una
macro?

Si, preparado, comencemos…

Creación de macros

Planteamiento del ejemplo:

Supongamos que con frecuencia, en algunos de los documentos

que elaboramos en Word, utilizamos un mismo encabezado
que consta de una imagen y algo de texto; queremos conseguir
algo así .
Creación de macros

Planteamiento del ejemplo:

El procedimiento a seguir para insertar ese encabezado, en

cada documento en el cual lo necesitemos, es el siguiente:
En un documento nuevo en primer lugar editaremos el
encabezado:

En la pestaña Insertar, grupo

Encabezado y pie de página,
hacemos clic en el comando
Encabezado y seleccionamos la
opción Editar encabezado.
Creación de macros

Planteamiento del ejemplo:

Word nos ha situado en la pestaña Diseño de las Herramientas

para encabezado y pie de página, en la subpestaña Diseño.
A continuación vamos a insertar la imagen:

En el grupo Insertar, hacemos clic en

Imágenes, y seleccionamos la imagen que
tenemos preparada para el encabezado.
Creación de macros

Planteamiento del ejemplo:

Posicionamos el cursor a la derecha de la imagen, pulsando la

tecla de desplazamiento a la derecha.
Luego lo desplazamos haciendo uso de la tecla tabulador hasta
ubicarlo a la derecha del encabezado (recuerda que no podemos
situar el cursor con el ratón) y, escribimos el texto, por ejemplo:
“Encabezado insertado con Macro”
Volvemos a la pestaña Diseño de las Herramientas
para encabezado y pie de página, en el grupo
Cerrar, y hacemos clic en el comando Cerrar
encabezado y pie de página.
Creación de macros

Para iniciar la grabación de una macro haz clic en la opción Grabar

macro… del botón Macros dentro de la pestaña de Vista.
También puedes iniciar el cuadro de diálogo desde la barra de tareas
haciendo clic en este botón.

Se abrirá el cuadro de diálogo Grabar macro.

Veamos qué parámetros nos pide aquí.
Creación de macros

En primer lugar tendremos que poner nombre a la macro. Podemos dejar el que nos
ofrece, MacroX, pero mejor que sea un nombre significativo de la utilidad de la
macro.

Ten en cuenta que los nombres de las macros

deben:
1.- Comenzar con una letra.
2.- No deben llevar espacios en blanco.
3.- No escribas símbolos extraños .
4.- No tener más de 80 caracteres.
 Ten cuidado

Si se asigna el mismo nombre que el de una

macro existente, las acciones de la nueva
macro remplazarán a las de la macro
anterior.
Creación de macros

También elegiremos la forma de ejecutar la macro una vez creada: si cuando la

queramos utilizar queremos que se ejecute pulsando un botón o mediante una
combinación de teclas.
Asignar Macro a Permite seleccionar cómo se
ejecutará la macro:
Botón.
Asigna la macro a la Barra de herramientas
de acceso rápido.
Teclado.
Asigna la macro a un método abreviado de
teclado.
Creación de macros

Por último elegiremos dónde queremos guardar la macro.

Por defecto sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm para que esté disponible
para todos los documentos nuevos o si queremos crearla sólo para el documento en
el que estamos trabajando.

También, si queremos, podremos incluir una

pequeña descripción de las acciones que
realiza nuestra macro en Descripción:
Creación de macros

Vamos a detenernos un momento en comentar las dos

posibilidades que se nos ofrecen para asignar la ejecución de
nuestra macro:

Botón

Teclado
Creación de macros

Botón

Al hacer clic en Botón se abre el

cuadro de diálogo Opciones de
Word, en la categoría Barra de
herramientas de acceso rápido.
Creación de macros

Botón

En la lista desplegable que se encuentra debajo de

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido
seleccionamos dónde grabar la macro (de forma
predeterminada sería para todos los documentos, lo dejaremos ahí).

En la lista que se encuentra debajo de

Comandos disponibles en: seleccionamos
nuestra macro a la que le vamos a asignar un
botón y hacemos clic en el botón Agregar >>
Nuestra macro pasa a la derecha apareciendo
cuando aceptemos en la Barra de acceso rápido.
Creación de macros

Botón

Vamos a modificar la apariencia de nuestro botón: haremos clic en el botón Modificar

y podremos cambiar el icono que se mostrará con la macro en la barra de
herramientas de acceso rápido y la leyenda que se mostrará al situar el ratón sobre
este botón.

En nombre para mostrar escribiremos un texto

significativo de lo que hace el botón ya sin las
restricciones de nombre que lleva la macro
Para comenzar la grabación hacemos clic en el botón
Aceptar.
Creación de macros

Teclado

Al hacer clic en Teclado se abre el cuadro de diálogo Personalizar teclado.

Debajo de Comandos seleccionamos la macro en la que

vamos a grabar.
Fíjate en el nombre interno que le ha dado Word a la macro
“Normal.NewMacros.Macro1”
Normal es el nombre de la plantilla en la que se está guardando.
Hacemos un clic en Nueva tecla de método abreviado y
pulsamos la combinación de teclas que queramos
asignar.
Por ejemplo, ALT+CTRL+M.
 Ten cuidado

Si la combinación de teclas que eliges ya está

asignada a una opción, por ejemplo Ctrl+N que
pone el texto en Negrita, al asignar nuestra
macro a esta combinación NUNCA más podrás
utilizar Ctrl+N para poner negrita ya que se
ejecutará tu macro, y aunque elimines tu macro,
esa combinación ya no tendrá correspondencia
con ninguna acción.
Creación de macros

Teclado

Para establecer esta combinación a nuestra macro

deberemos pulsar en el botón Asignar.

En la lista desplegable Guardar cambios en

seleccionaremos dónde guardar, lo dejaremos en la
plantilla Normal.dotm. Para comenzar la grabación
hacemos clic en el botón Cerrar.
 Ten cuidado
Al pulsar la combinación de teclas en Nueva tecla
de método abreviado debemos observar, debajo
del recuadro Teclas activa, la información Asignada
a...
En el caso de que la combinación de teclas elegida
ya esté asignada a una función, mostrará a cuál.
Por ejemplo:
 Ten cuidado

Si la combinación de teclas elegida está libre se

verá así:
Creación de macros

Ya hemos puesto nombre a nuestra macro, hemos elegido

cómo se va a ejecutar con el botón o con el teclado y, al pulsar
el botón de Cerrar comenzará la grabación de nuestra macro.
Fíjate que acompañando al ratón aparece una pequeña cinta
de casete que me indicará que el proceso de grabación se
está realizando.
Ahora procederemos a realizar las acciones que
incluiremos en la macro, de forma ordenada y sin errores.

Para poder realizar nuestra macro sin errores previamente

hemos pensado cuáles son las acciones que queremos que
ejecute nuestra macro y las hemos practicado.
Creación de macros

Una vez realizadas las acciones que queremos que haga

nuestra macro tendremos que parar la grabación, darle al “Stop”.
Para ello volveremos a la pestaña de Vista y en Macros donde
antes teníamos el botón de Grabar macros ahora ha sido
sustituido por Detener grabación.

Pulsando en él detendremos la grabación.

O en la barra de estado, donde antes tenía el botón de iniciar

grabación ahora tengo el de detenerla.
Antes de insertar la imagen comprueba que
tiene un tamaño adecuado.
Recuerda que mientras se está grabando no
podemos utilizar el ratón para seleccionar
nada y, en el caso de las imágenes no les
cambiará el tamaño con el ratón.
Es posible pausar la grabación de la macro

Para reanudar la grabación abrimos

nuevamente el menú del comando Macros y
encontraremos la opción Reanudar grabación.
Este es el proceso para
grabar una macro y que
esté disponible siempre
que abramos Word.
Sigue las instrucciones
que te voy indicando en
el siguiente vídeo.
 Hasta aquí, todo claro, pero en este ejemplo,
hemos creado una macro para que esté disponible
en cualquier documento.
¿Y si quisiéramos grabar una macro solo para
un documento específico?

Sería igual de sencillo, lo único que para grabar una

macro sólo para un documento específico tendríamos
que indicarlo en los siguientes pasos del
procedimiento que te muestro a continuación…
Guardar una macro para un documento

Hasta ahora habíamos utilizado los valores predeterminados que

me ofrece Word a la hora de guardar la macro.
En ese caso cada vez que grabamos una macro Word por
defecto las guardará en la plantilla normal.dotm. Luego cada
vez que abrimos un documento, como el documento nuevo está
basado en esa plantilla puedo utilizar mi macro.

Pero puedes hacer que a la hora de grabar

una macro ésta sólo se pueda utilizar en el
documento en el que la hemos creado.
 1
Al definir los datos de la macro, en el cuadro de diálogo Grabar
macro, desplegamos la lista Guardar macro en y
seleccionamos el documento en el que queremos que se
guarde, antes incluso de adjudicarle si queremos que se ejecute
con botón o teclado.
 2
Ahora ya elegimos cómo queremos ejecutar la
macro.

Combinación de teclas
Si elegimos la opción combinación de teclas en
“Guardar cambios en” elige el documento en el
que estamos trabajando.
 2
Con botón
Si asignamos un botón a la macro selecciona la macro, en el
cuadro de diálogo Opciones de Word, desplegamos la lista
Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y
seleccionamos el documento.
 3
Una vez creada la macro tendremos que guardar el documento.
Al guardar el documento que lleva asociada una macro no
debe guardarse con la extensión por defecto, docx, ya que
llevará las macros deshabilitadas. Debemos elegir en la opción
Guardar como y, en Tipo seleccionar Documento habilitado
con macros de Word que tendrá extensión .docm
Macros: Insertar una macro en una
barra
Copiar macros

Para asignar un botón a una macro que ya está creada desde la

pestaña Archivo, Opciones, elegiremos Personalizar la Barra de
acceso rápido y en comandos disponibles, en el desplegable
elegiremos que nos muestre las Macros.
Copiar macros

Seleccionamos la macro, la agregamos a la barra de acceso

rápido y le asignamos un icono como ya hemos visto.
Macros: Ejecutar una macro
A continuación aprenderemos a ejecutar la macro
una vez creada, con lo que casi habremos
completado el proceso de automatización de tareas.
Ejecutar una macro

Para comprobar si nuestra macro funciona correctamente

cierra el documento donde has creado la macro, vuelve a abrir
Word y en un documento nuevo ejecuta la macro, bien con el
botón que has incluido en la barra de acceso rápido o, si has
elegido una combinación de teclas pulsando en ellas.

También puedes entrar en Vista, Macros y desde el

cuadro de diálogo Macros, pulsa el botón Ejecutar.
Esta opción es muy útil si hemos asignado una
combinación de teclas y he olvidado cuál era.
Este es el proceso para
grabar una macro en
un documento.
Ahora utilizaremos el
teclado para su
ejecución.
Ten en cuenta:

.dotm es la extensión que Word asigna a las plantillas

habilitadas para macros.

.docm es la extensión que Word asigna a los documentos

habilitados para macros.
Copiar macros

Hemos creado una macro para un documento y ahora

queremos que se pueda utilizar en cualquier documento nuevo
basado en la plantilla normal.
Para ello utilizaremos el botón Organizador… dentro de la
Pestaña de Macros
Copiar macros

Al hacer clic en el botón Organizador… abre el siguiente cuadro

de diálogo:

A la izquierda veremos las A la derecha encontraremos

macros creadas en este las macros creadas en la
documento1 plantilla Norma.dotm
Copiar macros

Para copiarla tendremos que seleccionar la macro del

documento y pulsar el botón Copiar.

Si ya tuviéramos una macro que se llamara como la nuestra la podríamos

renombrar utilizando el botón Cambiar nombre…
Mediante el
organizador de macros
podemos copiar
macros.
Veámoslo en este
vídeo.
A continuación, y para terminar este apartado, vamos
a ver de qué maneras es posible ejecutar una macro
una vez que ésta ha sido creada.

Genial. Tengo ganas de probar ya unas cuantas

cosas con ellas…
Ejecutar una macro

La forma más fácil de ejecutar una macro es recurriendo a la

opción elegida en el momento de la grabación: Botón o Teclado.

Botón Haciendo clic en el botón de la barra de

herramientas de acceso rápido, correspondiente a la
macro.

Teclado Pulsando la combinación de teclas del método

abreviado, asignada a la macro.
Ejecutar una macro

También hay una tercera opción: desde el cuadro de diálogo

Ver macros

Ver Macros

Se abrirá el cuadro de diálogo Macros y

se verán las macros disponibles.
Seleccionamos la macro que nos
interese y luego hacemos clic en el botón
Ejecutar.
Macros: Modificación y eliminación
de macros
 Si me he confundido a la hora de crear una macro,
¿puedo modificarla una vez creada?

Claro que sí, aunque nosotros no profundizaremos

mucho en este tema ya que verás que requiere
conocimientos especializados de programación que
supondría otro curso entero.
Modificar una macro

Dentro del cuadro de diálogo Macros habrás observado que

encontramos las macros que tenemos creadas y, al seleccionar
una de ellas, se activa el botón Modificar.
Modificar una macro

Al hacer clic en el botón Modificar se abre

la ventana de Microsoft Visual Basic
para Aplicaciones, conocido también
como VBA.
Como verás VBA es un programa
independiente, se abre en una ventana
aparte, que recoge el código de la
programación de la macro y que,
nosotros, que no somos programadores
desconocemos.
Este código recoge las acciones que realiza la macro. La grabadora lo que hace es
programar por nosotros generando este código.
Modificar una macro

Si observamos el contenido con un poco de atención podremos encontrar

información que nos resultará conocida…
Por ejemplo, en la segunda línea con texto en
color verde, veremos que es la descripción de la
macro. Podemos cambiarlo sin problemas, el texto en
verde sólo es informativo.

Más abajo veremos la ubicación y el

nombre de la imagen que insertamos en
el encabezado.
Si la ubicamos en otro lugar, le cambiamos el
nombre o queremos utilizar otra imagen,
bastaría con editar aquí esa información para
que la macro siga funcionando correctamente.
Modificar una macro

Si observamos el contenido con un poco de atención podremos

encontrar información que nos resultará conocida…

También es posible modificar el texto del encabezado, lo

encontramos unas líneas más abajo.

Después de hacer los cambios los guardamos y podemos cerrar la

ventana de Microsoft VBA.
La próxima vez que ejecutemos esta macro nos reconocerá los
cambios realizados.
La grabadora es muy útil para crear macros
relativamente sencillas aunque tiene muchas
limitaciones.
Para hacer macros más complicadas tendremos
que recurrir al lenguaje de programación VBA.
Modificar una macro

A la hora de ejecutar una macro también

podremos hacerlo con la opción Paso a paso, pero
a nosotros no nos va a resultar muy útil.
Al pulsarla, abre la ventana de VBA y, como su
nombre indica ejecuta la macro Paso a paso,
señalando en amarillo la línea de código que está
ejecutando.

Para ejecutar la siguiente línea pulsaremos

F8.
Esta opción la utilizan los programadores,
por ejemplo, cuando hay un error en la
macro, localizar dónde se produce.
 He ido creando macros que me han resultado muy
útiles en su momento pero que ya he dejado de
utilizar, incluso tengo algunas que no me acuerdo
ni de lo que hacían, ¿puedo eliminarlas?

Claro que sí, ya verás que es muy sencillo.

Si queremos eliminar una macro, hacemos clic en la
opción Ver macros y en el cuadro de diálogo, la
seleccionamos y hacemos clic en el botón Eliminar.
Una vez creada una macro, ésta puede ser
modificada y eliminada.
Desde el menú del comando Macros, elegimos
la opción Ver macros, seleccionamos la macro
que queremos editar y hacemos clic en el botón
Modificar.
Se abrirá la ventana de Microsoft Visual Basic
para Aplicaciones, desde la que podremos
modificar aquello que deseemos de nuestra
macro.
Formularios: Conocer la función de
cada componente de la barra de
herramientas Formularios
En muchas ocasiones, en nuestro trabajo cotidiano, utilizamos
escritos que tienen siempre el mismo contenido excepto algunas
zonas que debemos rellenar según las especificaciones
individuales de ese documento en concreto. Por ejemplo un fax,
una solicitud, un memorando, etc,…
Su nombre y apellidos, o escribir una opción entre un conjunto
de ellas ya establecido, por ejemplo, si es hombre escribirá una
H, y si es mujer una M, o simplemente marcar si una opción es
correcta entre un conjunto de ellas, por ejemplo si tiene algún
grado de discapacidad.
Puede que a tu empresa lleguen solicitudes en las que los
clientes no saben muy bien qué tienen que poner, por lo que
cambian el contenido de la solicitud perdiendo su utilidad.
 Es verdad, a mi empresa llegan muchas solicitudes
y, a veces, nuestros clientes no saben muy bien
qué tienen que poner por lo que cambian el
contenido de la solicitud.

En esos casos lo mejor es recurrir a un formulario

donde tus clientes puedan elegir entra varias opciones
que tu empresa ya le ofrezca.
Además puede que te resulte interesante que sólo
puedan modificar ciertas partes de ese formulario para
que no modifiquen el resto del documento.
 Eso sería genial, nos simplificaría mucho el trabajo.
Y dices que eso es posible utilizando formularios.

Correcto.
La razón fundamental por la que usaremos formularios
es que estas personas que han de rellenarlos, y que no
siempre conocen muy bien el manejo del programa, no
puedan sin querer modificar el documento haciendo que
la información que recoge no sea de utilidad.
Además, los formularios pueden ser protegidos por
medio del uso de una contraseña, impidiendo el
acceso a zonas que no se hayan de rellenar y la
posibilidad de modificarlo.
Lo mejor para ver la creación de un formulario es que
lo veamos con un ejemplo práctico. Empezaremos por
un ejemplo típico y lo iremos modificando.
¿Qué te parece? ¿Lo hacemos juntos?
Crea un documento nuevo y sigue conmigo los pasos.

Muy bien, creo que será la mejor manera de ver

cómo se crea un formulario. ¿Vamos a ello?
Pestaña Desarrollador

Para poder acceder a los elementos especiales de un formulario

tenemos que tener accesible la pestaña Desarrollador.

1. Entra en Archivo y haz clic en Opciones.

2. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Word y
seleccionamos Personalizar cinta de opciones.
3. A la derecha del cuadro desplegamos la lista Personalizar la
cinta de opciones y elegimos Pestañas principales.
4. Se muestra la lista de las fichas principales, seleccionamos la
casilla correspondiente a la ficha Desarrollador. Para
terminar hacemos clic en el botón Aceptar.
En versiones anteriores de Word la pestaña
Desarrollador se denominaba Programador.
(Ten en cuenta qué versión de Word estás
utilizando)
Controles de Formulario

Ahora se muestra en la Cinta de opciones la pestaña Desarrollador.

Para insertar los campos del formulario vamos a utilizar los comandos del grupo
Controles.
Controles de formulario

Vamos a insertar controles que permitan al usuario escribir lo que

él desee en esa zona: este control es un Campo de texto.
Y tenemos dos controles:

Control de contenido de texto enriquecido: los usuarios

pueden aplicar formato al texto como negrita o cursiva y pueden
escribir varios párrafos.

Control de contenido de texto sin formato: Lo usaremos

en el caso de que queramos restringir lo que el usuario puede
agregar.

Vamos a utilizar el control de contenido de texto sin formato.

Controles de formulario

Otros controles:
Una lista desplegable es un control que nos ofrece una
serie de opciones, items, para que podamos elegir uno
de ellos (lista de palabras, frases, fechas o números).
Cuadro combinado: Combina un cuadro de texto con un
cuadro de lista para crear una lista desplegable,
podremos elegir un dato de los existentes o introducir
uno nuevo.
Casillas de vericación: Permite marcar o desmarcar.
A continuación veremos un ejemplo donde
usaremos estos controles y modificaremos sus
propiedades.
 Formularios: Crear y modificar un
formulario en un documento de Word
Cómo crear un formulario

En muchos formularios se suele solicitar el nombre, los apellidos,

dirección, etc. de la persona que los rellena.
En definitiva, algo parecido a lo que tienes a continuación:

Dibuja la tabla e introduce los textos.

Recuerda que para saltar a la siguiente marca de tabulación, como estamos
dentro de una tabla, tendremos que sujetar la tecla Ctrl al mismo tiempo que
pulsamos Tab.
Cómo crear un formulario

¿Ya has dibujado la tabla?

Para poder acceder a los elementos especiales de un formulario
tenemos que tener accesible la pestaña Desarrollador: Ahora se
muestra el grupo Controles.

Vamos a utilizar el control de contenido de texto sin formato.

Cómo crear un formulario

Coloca el cursor donde quieras insertar el campo, por ejemplo a la

derecha de Apellidos.
No te olvides de dejar un espacio detrás de los dos puntos de Apellidos
(Apellidos: ), si no lo haces cuando el usuario introduzca este dato quedará
pegado a ellos (Apellidos:Martínez).
Y ahora haz clic en el Control de contenido de texto sin formato.
Se insertará el campo en el punto donde se encontraba el cursor.
Cómo crear un formulario

De forma predeterminada se muestra en el control de contenido

de texto la frase: “Haga clic aquí para escribir texto”. Podemos
modificarla para dar más información al usuario.
Para modificar la frase hacemos clic en el comando Modo Diseño
y escribimos el texto que deseamos que se vea. Al terminar
volvemos a hacer clic en el comando Modo Diseño para
desactivar la función de diseño.
Cómo crear un formulario

Inserta el resto de los campos de texto y vamos a modificar sus

propiedades. Para ello utilizaremos el comando Propiedades,
ubicado también en el grupo Controles.

En el caso del Control de

contenido de texto
encontramos las siguientes
propiedades.
Vamos a verlas.
Propiedades del Control de contenidos de texto

Título: Es el texto que se mostrará cuando se

edita o inserta el texto en el control.
Etiqueta: Permite distinguir los controles.
Mostrar como: Permite establecer la forma
como se mostrará el control.
Color: Establece el color que se mostrará en el
campo, excepto cuando se elija “Ninguna” en
Mostrar como.
Propiedades del Control de contenidos de texto

En nuestro ejemplo, a la izquierda del cuadro de texto, hemos escrito Apellidos

por lo que el usuario puede suponer que ahí debe escribir sus apellidos.
Pero en ocasiones no es tan intuitivo lo que el usuario debe añadir.
Una forma de indicarlo sería con la propiedad Título.
Al elegir que lo muestre como cuadro de límite y en ese color el resultado será el
siguiente:
Propiedades del Control de contenidos de texto

Usar un estilo dar formato al contenido:

Permite establecer el estilo del texto que será
introducido en el control.

Quitar control de contenido cuando se

modifique el contenido:
Activada elimina el control dejando solamente el
texto introducido.
Propiedades del Control de contenidos de texto

Bloqueando

No se puede eliminar el control de

contenido:
Activada impide que el usuario pueda borrar el
control.
No se puede editar el contenido:
Activada impide que se pueda modificar el
contenido del control.
 No termino de entender estas dos opciones.

Imagina por ejemplo que en un contrato existe una

cláusula que en unas ocasiones quieres incluirla y en
otras no. La puedes crear en la plantilla pero luego
eliminarla según tus necesidades.
Pero si quisieras que esa cláusula NO se pudiera borrar
de ninguna de las formas puedes bloquear la eliminación
de ese control marcando la casilla “No se puede eliminar
el control de contenido”.
Si además quieres que tampoco se pueda modificar el
contenido marca la casilla “No se puede editar el
contenido”
Propiedades del Control de contenidos de texto

Propiedades de texto sin formato

Permitir retornos de carro:

Activada permite que se puedan crear párrafos
pulsando la tecla Intro.
Cómo crear un formulario

Para los campos Nombre y Dirección repite la misma operación.

Vamos a facilitarle el trabajo al usuario del formulario.
Imagina que en un campo determinado siempre tenga
que escribir una entre varias opciones. Quieres que
estas opciones estén bien escritas y que, por
supuesto, no escriba una opción que no exista.

Es verdad, a veces tenemos bastantes problemas

porque el cliente nos escribe sobre un producto
que no está en catálogo o no queda claro de
dónde es: Alcalá Alcañiz.

En este caso podríamos utilizar, por ejemplo, una lista

desplegable.
Lista desplegable

En nuestro ejemplo, en el campo Ciudad vamos a colocar una

lista desplegable para que el usuario pueda elegir una ciudad.
En nuestro caso vamos a limitarlo a: Zaragoza, Huesca y Teruel.
Igual que antes nos situamos a la derecha de Ciudad y haremos
clic en el comando Control de contenido de lista desplegable.

Y vamos a modificar sus propiedades: haz clic en el comando

Propiedades.
Lista desplegable

Para incorporar los elementos que formarán parte de

la lista haz clic en el botón Agregar.

Se abrirá el cuadro de diálogo Agregar opción,

escribe en el recuadro Nombre para mostrar una de
las opciones de la lista, por ejemplo Zaragoza, y
luego haz clic en el botón Aceptar.

Haz lo mismo para las demás opciones.

Éste sería el resultado.

Los elementos de la lista se pueden cambiar
de posición con los botones Subir y Bajar.

Y en cualquier momento podrías agregar más

valores, modificarlos o quitarlos.
Imagina que la mayoría de tus clientes son de
Zaragoza, utilizando el Modo diseño, borra Elija un
elemento y escribe Zaragoza.
Evitarás a la mayoría de los clientes tener que realizar
esta selección.
En el control de Herramientas heredadas encontramos campos
muy parecidos a los del panel pero permiten algunas
propiedades adicionales.
Vamos a ver alguna de ellas.

Para que el campo C.P. permita únicamente la

introducción de cinco dígitos usaremos el control
Campo de texto.
Sitúa el cursor a la derecha de Código Postal.
Haz clic en el comando Herramientas heredadas. En la sección
Formularios heredados, haz clic en el control Campo de texto.

Haz clic en el comando

Propiedades y fija en 5 el Largo
máximo, luego pulsa sobre el
botón Aceptar.
Vamos a utilizar también el Campo de texto de las Herramientas
heredadas para insertar el País

En texto predeterminado
escribe España.

Completa los demás campos: en Correo electrónico un Control de

contenido de texto sin formato y para el Teléfono, inserta un Campo de
texto en el que únicamente se permita la introducción de nueve dígitos.
El ejercicio nos estará quedando así:
 Ya estoy viendo su utilidad, pero muchas de mis
opciones son si el cliente tiene alguna
característica, por ejemplo, si tiene los pagos
domiciliados o si el producto lo quiere o no con una
característica.
¿Qué control podría poner en estos casos?

Creo que el que más te convendría sería una casilla

de verificación, de tal forma que estuviera marcada si
el cliente tiene esa característica o para marcar la
opción que desea.
Vamos a usar estas casillas en nuestro ejemplo.
Casillas de verificación

Una casilla de verificación, también llamado check box, es un

control que ofrece dos opciones: que esté marcado o sin marcar.
Las has visto en muchas ocasiones, por ejemplo:

En nuestro ejercicio vamos a poner casillas de verificación antes

de cada tipo de tarjeta para que el usuario marque aquella que
utiliza.
Casillas de verificación

Sitúate a la izquierda de la tarjeta Visa y haz clic en el Control de contenido

de casilla.

Entra en las Propiedades para modificar el símbolo

utilizado para la casilla activada y desactivada. Pulsa
en el botón Cambiar: Nos lleva al cuadro de diálogo
de Símbolo.
Elige el que más te guste; Acepta y comprueba el
resultado.
Ahora puedes repetir este procedimiento para
cada una de las tarjetas de crédito.
O seleccionarlo, copiarlo y pegarlo allá donde
te interese.
 Trabajar con documentos
compartidos: Revisiones
simultáneas y control de cambios
 Tengo que realizar un trabajo y no sé cómo
enfocarlo: envíe un documento a varios
colaboradores para que lo revisaran.
Ahora me los han devuelto cada uno de ellos con
sus aportaciones y comentarios.
Hay que unirlos en un único documento pero tengo
que ir revisando todo y copiando y pegando las
modificaciones que ha hecho cada uno ¡Uff!

¿Y por qué no dejas que Word lo haga por ti?

Vamos a ver cómo hacer revisiones en un documento para que
quede constancia de los cambios que se efectúen.
En primer lugar, el revisor deberá identificarse en Word. Así,
todas las modificaciones y comentarios que se introduzcan
quedarán asociados a su nombre.
La forma de hacerlo es la siguiente, entra en la pestaña de
Archivo y elige Opciones.
Control de cambios

En el cuadro de diálogo
Opciones de Word, en la
categoría General,
selecciona Personalizar la
copia de Microsoft Office,
modificamos el Nombre de
usuario y las Iniciales.
Al terminar de introducir los
datos hacemos clic en el
botón Aceptar.
 Ten cuidado

El nombre de usuario y las iniciales que se

introduzcan en este cuadro de diálogo se
utilizarán en Word y en los demás programas
de Office.
Control de cambios

Los comentarios o cambios realizados antes de modificar el

nombre de usuario y las iniciales, no se verán afectados, es decir,
no se actualizan.
Después de realizarse la identificación se ha de activar el Control
de cambios, para ello bastará con hacer clic en la parte superior
del comando.

Con el control de cambios activado las modificaciones

realizadas en el documento serán guardadas por Word y
asociadas al revisor que ha realizado la identificación.
Si no se activa el control de cambios, se
podrán hacer cambios pero no quedará
constancia de ellos.
 La verdad es que es una herramienta muy útil. Me
va a ayudar muchísimo ya que siempre tenía la
sensación de que me dejaba algo.
Pero también me gustaría dejar constancia de las
revisiones efectuadas sobre el documento ¿puedo
hacerlo?

¡Claro que sí!

Para eso tenemos el control de cambios.
Cómo ver los cambios

Después de hacer los cambios que considere necesarios el

revisor puede querer dar un vistazo general al documento con
las modificaciones o sin ellas.
En la pestaña Revisar, el grupo Seguimiento veamos cómo se
pueden mostrar, o no, las revisiones.
Revisiones simples. Indica con una barra vertical dónde se
ha producido una modificación
Todas las revisiones. Muestra en el documento final todas
las marcas de revisión y comentarios.
Ninguna revisión. Muestra el documento con los cambios
integrados al texto sin las marcas de revisión.
Original. Muestra el documento original sin los cambios.
Cómo ver los cambios

Otra forma de ver los cambios realizados es elegir el tipo de

cambio a mostrar o las modificaciones de un revisor específico.

Dependiendo del cambio que queramos ver, activamos o

desactivamos las marcas correspondientes.
Cómo ver los cambios

Si queremos ver los cambios realizados por un revisor en

concreto, hacemos clic en la opción Revisores, se desplegará un
submenú con todos los revisores que han incorporado cambios
en el documento:
Sólo dejamos activada la
casilla correspondiente al
revisor del cual
queremos ver los
cambios.
Con la opción Todos los
revisores se activan o
desactivan todos los
revisores de la lista.
Ten en cuenta aunque las marcas de revisión y los comentarios
pueden ocultarse, por ejemplo, con las opciones disponibles en
el cuadro Mostrar para revisión o en el comando Mostrar
marcas, esto no los elimina del documento, simplemente no los
muestra.
 ¿Y si quisiera eliminar las marcas de revisión?
¿Puedo hacerlo?

En ese caso tendrás que aceptar o rechazar los

cambios propuestos por los revisores.
Veamos cómo lo podemos llevar a cabo
Puede aceptar o rechazar un cambio desde el grupo Cambios:

Usaremos estos comando para movernos entre los

cambios sin aceptarlos ni rechazarlos.
En la pestaña Revisar, grupo Seguimiento, haciendo clic en el
comando Panel de revisiones mostramos u ocultamos dicho
panel. En este panel se visualizan los cambios.
Por medio del panel de revisiones podemos
asegurarnos de haber quitado todas las
marcas de revisión antes de compartir un
documento.
El Panel de revisiones no es el lugar
indicado para hacer cambios. Los cambios
deben ser realizados directamente en el
documento.
 En ocasiones me gustaría poder hacer alguna
aclaración sobre algún punto para los supervisores
o que ellos me las dejasen a mi, seguro que Word
tiene alguna herramienta para poder hacerlo.

Sí, si que la hay, son los comentarios.

Los comentarios son una herramienta de revisión y como tal
resultan útiles, en la fase de revisión, para agregar comentarios
al margen del documento, ya sea por parte del autor o de algún
revisor, agregando observaciones sin hacer cambios en el
documento original.
Veamos cómo trabajar con ellos
Comentarios

En la pestaña Revisar, se encuentra el grupo Comentarios.

Vamos a ver con más detenimiento cada una de las opciones que
se nos presentan.
Comentarios

Nuevo comentario
Permite incluir un comentario a la selección.
Al hacer clic la palabra donde está el cursor queda
seleccionada y se sombrea de un color determinado,
agregando paréntesis al principio y al final de la
selección; se abre un espacio a la derecha del
documento, mostrando un globo para escribir el
comentario. Los bocadillos se enumeran de forma
automática.
Comentarios

Eliminar comentario
Permite eliminar el comentario seleccionado.
Al hacer clic en la flecha debajo del comando se despliega
un menú con las opciones disponibles:
1. Eliminar. Elimina el comentario seleccionado.
2. Eliminar todos los comentarios mostrados. Permite
eliminar todos los comentarios del documento.
 Y ¿cómo se eliminarían todos los comentarios de
un revisor?

Buena pregunta, para eliminar los comentarios de un

revisor hay que seleccionarlo.
Comentarios

Para eliminar los comentarios de un único supervisor, en la

pestaña Revisar, grupo Seguimiento, hacemos clic en el
comando Mostrar marcas disponibles.

Se desplegará un menú con las

opciones.
Al pasar el ratón sobre la opción
Personas específicas se
despliega el listado de los
revisores que han incluido
comentarios en el documento.
Comentarios

Seleccionamos el revisor del

cual queremos eliminar los
comentarios, desactivando el
resto. En el documento solo se
mostrarán los revisores
seleccionados.

Ahora elegimos la opción Eliminar todos los comentarios

mostrados.
Comentarios

Con estos comando podremos

desplazarnos hasta el
comentario anterior y
siguiente al seleccionado.

Mostrar comentarios
Muestra todos los comentarios junto al documento.
Si un comentario es muy largo para ser mostrado dentro del globo,
aparece en la esquina inferior derecha una flecha o triángulo
apuntando hacia abajo para indicar que el comentario continúa.
 Trabajar con documentos
compartidos: Herramientas de
resaltado
Word nos ofrece diferentes herramientas y globos informativos
para resaltar los cambios que se han producido en un
documento compartido.
1. Herramienta resaltado.

Dentro de la pestaña Inicio, en el panel Fuentes

encontramos el comando Resaltado.

Nos permite marcar un texto del documento: al

pulsar en el comando, elegimos un color y, al
situar el ratón en una zona de texto el puntero se
convierte en un “rotulador” que iremos pasando
por aquél texto a resaltar.
1. Globos informativos

Con el control de cambios activado podemos ver mediante globos informativos los
diferentes cambios producidos en el documento.

Se ha producido un cambio en el formato al

utilizar el comando Resaltar.

Se ha eliminado el texto tachado.

Se ha añadido el texto en azul.

 Trabajar con documentos
compartidos: Comparar y combinar
varios documentos
 Tengo que realizar un trabajo y no sé cómo
enfocarlo: envíe un documento a varios
colaboradores para que lo revisaran.
Ahora me los han devuelto cada uno de ellos con
sus aportaciones y comentarios.
Hay que unirlos en un único documento pero tengo
que ir revisando todo y copiando y pegando las
modificaciones que ha hecho cada uno ¡Uff!

¿Y por qué no dejas que Word lo haga por ti?

En principio vamos a combinar los documentos de tus
colaboradores en un único documento.
Cuando se envía un documento para su revisión a varias
personas, resulta conveniente combinar todas las copias
corregidas en un único documento para posteriormente poder
compararlo con el original.
Combinar documentos

Abrimos un documento en blanco y en la pestaña Revisar, en el

grupo Comparar, hacemos clic en el comando Comparar, se
desplegará un menú con las opciones disponibles, seleccionamos
Combinar:

Como ves lo que vamos a

hacer desde aquí es combinar
los documentos hechos por
varios autores y unirlos.
Combinar documentos

Se abrirá el cuadro de diálogo Combinar documentos.

Elegiremos cuál será el documento original, que será aquél archivo en el que
se van a combinar las modificaciones.
• Puedes elegirlo en la lista desplegable que te ofrecerá los últimos documentos en los
que has trabajado.
• Puedes elegir uno de los que te han enviado tus colaboradores (puedes buscarlo con
el botón Abrir o con Examinar… de la lista desplegable)
• También podrías usar el documento original y realizar las combinaciones sobre él.
Combinar documentos

En Documento revisado seleccionamos otro de los documentos con

modificaciones, proveniente de otro revisor.

El botón permite
intercambiar los documentos
original y revisado.

En los recuadros Marcar cambios no marcados con: aparecerán los

nombres o iniciales de los autores de cada documento.
Podemos dejar los que reconoce o podemos modificarlos para identificarlos
mejor.
Si hacemos clic en el botón Más >>, y
seleccionamos las opciones que queremos
aplicar a la combinación de los documentos.
Los cambios son mostrados e
identificados por colores, y al poner el
puntero del ratón encima y esperar un
instante muestra una leyenda con información
de la revisión, como autor, fecha y hora.
Combinar documentos

Veamos un ejemplo.
Enviamos el documento origina.docx creado por Pedro Barroso a
Gabriel Pérez para que lo revisara. Gabriel nos ha enviado el
documento revisado.docx.

He añadido ambos
documentos para
combinarlos.
Combinar documentos

Hemos seleccionado todas aquellas opciones para que señale

dónde ha habido cambios.

Y hemos indicado que estos cambios los cree en un documento

nuevo.
Combinar documentos

Este sería el
resultado.
A la derecha
nos muestra
el documento
original y el
revisado.
Y a la
izquierda el
documento
combinado.
Combinar documentos

Para decidir qué documentos se mostrarán en la pantalla se puede

utilizar alguno de los elementos que muestra la opción Mostrar
documentos de origen.

Sólo se muestra el documento resultante.

Permite ver el documento resultante y el original.

Permite ver el documento resultante y el revisado.

Permite ver el documento resultante, el original y el revisado.

Recuerda que estamos combinando dos
revisiones para juntarlas en una.
Si tuviéramos más revisiones compararíamos el
nuevo documento combinado con una tercera, y
así sucesivamente hasta obtener un documento
que aunaría todas las revisiones realizadas.
 Trabajar con documentos
compartidos: Plantillas de grupo.
Ubicación de archivos
 ¿Puedes ayudarme?
Verás, los documentos de mi empresa tienen que
tener un formato específico en el texto, márgenes,
cabecero y pie de página…
Cada vez que abro un documento nuevo tengo que
modificar el formato que me ofrece Word para
poner el de mi empresa.
Lo que hago es abrir uno que ya está hecho y
trabajar sobre él, pero a veces me equivoco y al
guardar pierdo el anterior.
¿Hay alguna solución?

Claro que sí. Puedes crear una plantilla con las

especificaciones de tu empresa.
 ¿Una plantilla?
¿y qué es una plantilla?

Una plantilla es un tipo de documento que crea una

copia de sí mismo cuando se abre.

No sé si te entiendo muy bien ¿puedes

explicármelo un poco más?
¿Qué es una plantilla?

Me dices que cuando creas un documento nuevo de Word éste ya

tiene unas características que tú tienes que adaptar para que
tenga las propiedades de tu empresa.
Esas características de partida: fuente de letra, tamaño, color,
interlineado, sangrías, que no tenga cabecera… te las ofrece
porque el documento nuevo está basado en una plantilla.
Luego la plantilla va a guardar todas las características que tú le
indiques y cuando crees un documento basado en ella ya tendrá
las características que le hayas indicado.
 Entonces es como abrir un documento con esas
características y trabajar sobre él.

Sí, pero la diferencia es que cuando lo guardes, a no

ser que se lo especifiques, las condiciones de partida
no variarán y así lo podrás abrir todas las veces que
necesites con iguales condiciones de partida.

¿Puedes ponerme un ejemplo?

¿Qué es una plantilla?

Piensa por ejemplo en una factura.

Todas las facturas de tu empresa tiene el mismo

formato, pero cambiarás los datos del cliente, los
artículos que vendes, precios…
Lo que haremos será crear un documento
modelo con las especificaciones de tu factura que
lo podrás usar todas las veces que necesites y en
el que únicamente cambiarás los datos
específicos de esa factura.
Como nos interesa tener este documento siempre con este
aspecto y, una vez que se rellenan los datos que en él se
piden, debemos guardarlo pero manteniendo el original.
Y esto es lo que estás haciendo tú utilizando la opción
Guardar como, de la ficha Archivo.
Lo malo de este procedimiento es que hay que tener cuidado
para no “machacar” el documento original que es lo que te pasa
a veces.
Para evitar ese posible problema lo más conveniente sería
guardar el documento modelo como una plantilla.
De esta forma podremos utilizarlo tantas veces como queramos,
creando múltiples documentos basados en él y conservando
intacto el original.
 ¿Y qué hay que hacer para convertir un documento
en un plantilla?

Para convertir un documento en plantilla, una vez

creado, seleccionamos de la pestaña Archivo, la
opción Guardar o Guardar como.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como que ya
conocemos pero ahora tendremos que elegir otras
opciones.
Crear una plantilla

En este caso vamos a elegir en primer lugar el

tipo de archivo que estamos creando.
Si haces clic en el Más de Tipo, te ofrece varias
opciones: elige Plantilla de Word (.dotx)
Crear una plantilla

Al elegir que queremos una plantilla ésta se guardará en una carpeta especial
destinadas a nuestras plantillas personalizadas.

Y fíjate en la extensión que tendrá este archivo: .dotx

La extensión del archivo hará que Word lo reconozca como un archivo especial
que no hay que modificar sino que, cuando se abra, cree una copia de sí
mismo para utilizarlo en esta ocasión.
La extensión de los documentos de Word 2016
es .docx.

Cuando abres un archivo con esta extensión el

ordenador reconoce que para leer la información
que contiene necesita el programa Microsoft
Word.
 O sea, que puedo guardar un documento de los
que ya tengo modificados como plantilla y así
siempre que lo abra estará igual.

Correcto, tienes la plantilla y de ella puedes guardar

múltiples documentos.
Guardar una plantilla
 Ahora que ya hemos creado una plantilla ¿cómo
puedo utilizarla?

Es muy sencillo, vamos a verlo con detalle.

Utilizar una plantilla

Cuando quieras utilizar un plantilla tienes que hacer lo siguiente:

Vamos a crear un documento nuevo como siempre, pero
especificaremos en qué plantilla queremos basar el documento
que vamos a crear.
En la pestaña Archivo, creamos un documento Nuevo.

Me ofrece en qué plantilla quiero

basar el documento que voy a crear.
Antes sólo me ofrecía la normal,
ahora como he creado una
personalizada también me la
ofrecerá.
Utilizar una plantilla

Haz clic sobre la que te interese y dile Crear.

Utilizar una plantilla

Pero fíjate que tienes muchas más plantillas creadas por el

programa agrupadas en categorías.

Haz clic en Empresa, Evento, si quieres una plantilla para crear

una tarjeta.
Puedes obtener en línea miles de plantillas para aplicar a tus
documentos.
Puedes elegir cualquiera de ellas y modificarla para usarla en tu
empresa.
A partir de aquí se utiliza como un cualquier otro
documento.
En el momento de guardar el documento creado
basado en la plantilla, no hay más que seguir el
procedimiento tradicional, pulsar el botón Guardar, de la
Barra de herramientas de acceso rápido; seleccionar la
opción Guardar o Guardar como, de la ficha Archivo; o
por medio del atajo de teclado Ctrl + G.

Genial, es más sencillo de lo que pensaba.

Fíjate que hemos llamado a nuestra plantilla
Factura.dotx pero que cuando creamos un
documento nuevo basado en ella, en la barra
de título pone Documento1 – Word hasta que
lo guardemos y personalicemos su nombre.
La plantilla que utilizamos en Word por defecto
se llama Normal.dotm

Cuando elegimos la opción Establecer como

predeterminado que hemos visto en algunos
cuadros de diálogo estamos modificando la
plantilla que estemos utilizando.
 ¿Puedo modificarla?

Nada más sencillo: Recuerda que tus plantillas se han

guardado en la carpeta Plantillas personalizadas de
Office en Mis documentos.
Lo único que tienes que hacer es elegir la opción Abrir
dentro de Archivo, ir a la carpeta Plantillas
personalizadas de Office utilizando la opción de
Examinar y seleccionar tu plantilla.
Una vez hechos los cambios guárdalos y cierra la
plantilla.
 Ya he personalizado mi documento y lo he
guardado como plantilla ¿Cómo hago para crear
un documento basado en mi plantilla?

Las nuevas plantillas que hayas creado las

encontrarás al crear un documento nuevo en la
categoría de Personal. Selecciona entre las que has
creado la que desees utilizar.
Seguridad: Protección de
documentos
Imagina que hemos creado un formulario para ayudar a tu
cliente a completar la información en su solicitud.

Pero tenemos un problema: si el usuario de este documento no

es muy hábil puede modificar su contenido borrándolo o
cambiándolo.
Imagina que en el ejemplo que hicimos para formularios el
usuario borra sin querer toda la tabla.

Veamos cómo evitarlo

Ahora que ya tenemos creado el formulario, vamos a
ver cómo es posible protegerlo para evitar que el
usuario lo modifique.

Perfecto, comencemos cuando quieras.

Proteger documento

En la ficha Desarrollador, encontramos el grupo Proteger.

Haz clic en el comando Restringir edición, se mostrará, a la derecha de la ventana,

el panel Restringir edición.
Proteger documento

En el bloque 2: Restricción de edición, marca la casilla Permitir solo este tipo de

edición en el documento.

Podremos elegir, por ejemplo que no se puedan realizar cambios, o sea, que el
documento sea de solo lectura.
En nuestro caso nos interesa que deje hacer cambios cuando se está Rellenando
formularios.
Proteger documento

En el bloque 3, haz clic en el botón Si, aplicar la protección.

Se abrirá el cuadro de diálogo Comenzar a aplicar protección. Escribe una
contraseña y confírmala, luego haz clic en el botón Aceptar.

Cuando se asigna la contraseña el aspecto del panel

Restringir edición cambia y aparece, en la parte
inferior, el botón Suspender la protección.
Proteger documento

Si se introduce la contraseña correcta se eliminará la

protección y el formulario volverá a ser editable.

Procede con precaución: ¡No olvides la contraseña!

El uso de la contraseña es opcional, pero ten en
cuenta que si eliges no usarla, cualquier persona
podrá cambiar las restricciones de edición.
Seguridad: Recomendar sólo lectura
Imagina que has creado un documento y a la hora de
enviarlo a otra persona no quieres que se modifique.
Puedes hacer que el documento sea de solo lectura antes
de enviarlo para su revisión.
Proteger documento

En la ficha Desarrollador, encontramos el grupo Proteger.

Haz clic en el comando Restringir edición, se mostrará, a la derecha de la ventana,

el panel Restringir edición.

Hemos comentado que en el Bloque 2

Restricción de edición podemos
podemos optar por diferentes grados de
restricción marcando la casilla Permitir
solo este tipo de edición en el
documento:
Proteger documento

En la ficha Desarrollador, encontramos el grupo Proteger.

Haz clic en el comando Restringir edición, se mostrará, a la derecha de la ventana,

el panel Restringir edición.

Hemos comentado que en el Bloque 2

Restricción de edición podemos
podemos optar por diferentes grados de
restricción marcando la casilla Permitir
solo este tipo de edición en el
documento:
Proteger documento

En el desplegable elegiremos la opción Sin cambios (solo

lectura) y pulsaremos en el comando Sí, aplicar la
protección del bloque 3.

Recuerda que puedes escribir, si lo deseas, una contraseña.

Resumen
Resumen

• Las notas permiten citar, hacer referencias, comentar o aclarar

partes de un texto. Pueden ir al pie de la página o pueden ser
notas al final del documento.
• Moverse en un documento extenso puede ser muy laborioso.
Los marcadores permiten establecer conexiones entre
distintos puntos del documento, a otros documentos e incluso
a páginas web.
• Las tablas de contenidos permiten crear automáticamente un
esquema con enlaces a los puntos importante de un
documento. Estos puntos tendrán un estilo particular para que
Word los identifique.
Resumen

• El documento maestro enlaza documentos de Word

independientes que, en principio, compondrían un documento
muy extenso.
• Una macro es una macroinstrucción, o sea, un conjunto de
instrucciones, órdenes, todas juntas y que se ejecutan
consecutivamente agilizando en gran medida nuestro trabajo.
• Podemos asignar una macro a un botón o a una combinación
de teclas de tal forma que se ejecutará al hacer clic en el botón
o pulsando la combinación elegida.
Resumen

• En un formulario podremos incorporar controles que facilitan el

trabajo de crear nuevos documentos con distintos datos. El
documento original se guardará como plantilla y sobre esta
plantilla se crearán los documentos nuevos para cada grupo
de datos.
• Mediante el control de cambios podrás revisar con comodidad
las modificaciones efectuadas por distintos usuarios del mismo
documento.