2022 - Manual Rydoo - 4.0
2022 - Manual Rydoo - 4.0
2022 - Manual Rydoo - 4.0
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07 de julio de 2022
Manual Rydoo 1
Control de Cambios
8.1 (Aprobar
07/07/2022 4.0 Operaciones Compras Añadido punto gastos de
guardias)
Confidencialidad
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éste, electrónico, mecánico, óptico, de grabación magnética, o fotocopiado, así como su difusión, sin el consentimiento
por escrito de VASS Consultoría de Sistemas, S.L.
(**)
VASS Madrid
CMMI-DEV v1.3 (Staged): Maturity Level, Web Portal Development Projects
UNE-EN ISO 9001:2015 Diseño, desarrollo e implantación portales web y plataformas de soporte a los procesos de
negocio y a la gestión documental
UNE-EN ISO 14001:2015 Diseño, desarrollo e implantación portales web y plataformas de soporte a los procesos de
negocio y a la gestión documental.
Índice
1 Te damos la bienvenida a Rydoo ................................................................................. 4
2 Objetivo............................................................................................................................... 4
3 Alcance .............................................................................................................................. 4
4 Definiciones ........................................................................................................................ 4
10 Consultas de Gastos....................................................................................................... 25
11 TIPS de Rydoo................................................................................................................... 28
2 Objetivo
El objetivo de este manual es facilitar una guía informativa rápida de la gestión en la
aplicación de gastos, las políticas de VASS referente a movilidad y que puedan
obtener en todo momento una visión global del estado de las solicitudes de gastos
reembolsables solicitadas.
3 Alcance
Vigencia sobre toda la plantilla de Grupo VASS en España y para todas las empresas del
Grupo que dispongan de SAP como herramienta de gestión.
4 Definiciones
4.1 Descarga de Aplicación Móvil
Para descargar la aplicación móvil, debes ir a la tienda de tu móvil y
descargar la APP Rydoo, una vez en la aplicación deberás logarte con las
Recuerda que también tienes acceso desde VASSApp y Skynet a todas las
aplicaciones corporativas.
Todas las solicitudes generadas a través de la APP móvil, deben contener un ticket
de compra como soporte, una vez leído el ticket no será necesario enviarlo al equipo
financiero.
5 Documentos Relacionados
5.1 Política Movilidad
6 Cómo Empezar
Entra en la aplicación haciendo una foto al ticket y puedes esperar que se haga el
escáner, o puedes ir haciendo foto a cada uno de los tickets que quieras y después
completar los datos requeridos.
Calculamos aquellas conversiones con un link directo a XE.com, basado en los datos
del recibo.
En la sección de Filtros
(derecha superior), podrás realizar filtros por los diferentes atributos como estado, tipo
gastos, fecha de gasto, etc.
NOTA: Cuando los gastos sean menores de €5 euros no se podrá procesar el pago,
hasta que la suma de gastos individuales sea superior a este límite el área financiera
podrá continuar con el proceso de pago.
- Comidas
- Comidas - con Clientes
- Parking/Peajes/Gasolina
- Reembolso Tasas Extranjerías
- Teléfonos e Internet
- Transporte Terrestre
- Avión (si el pago del billete lo realiza el empleado y se le debe reembolsar)
• Guardias Normal
• Liquidación Festivos
• Dieta Cliente (en caso de un importe específico de cliente a facturar)
Fecha:
Cantidad (importe): cuando es una solicitud de viaje el importe debe ser "0"
Proveedor: (se determina por la lectura en modo móvil) o manual por el usuario, o
incluirlo manualmente.
Grupo (CECO): por defecto el sistema asigna el del usuario
Categoría: el tipo de gasto que se solicita el reembolso/reporte.
Pagado con: por defecto efectivo para poder realizar el reembolso
País: el sistema toma por defecto el del usuario.
Proyecto: se muestra la lista de proyectos activos, se debe seleccionar el proyecto al
que se desea imputar (puedes escribir el nombre), también se puede incluir el CECO
del usuario.
Para solicitud de viaje: Origen y Destino: solo si es una solicitud de viaje se debe
incluir estos datos
Sin NIF: siempre debe marcar el check de este campo.
Cargar: al presionar podrá anexar recibo/ticket compra.
Guardar: si deseas modificar luego, presiona esta opción.
Enviar: si ya has completado el formulario puedes enviar para su aprobación.
• Guardias normales
• Liquidación de festivos
Modalidad de Carga:
• Dieta
• Dieta – compensación +9 horas
• Dieta – Plus Familiar
Detalle de dieta:
Región: Definida por la selección de cabecera.
Tarifa: Seleccionar un tipo de dieta (según plan movilidad)
Fecha: Definida por la selección de cabecera.
Cantidad: calculada por el sistema según plan de movilidad
Proyecto: Definida por la selección de cabecera.
Categoría: Definida por la selección de cabecera.
Guardar: si deseas modificar luego, presiona esta opción.
Enviar: si ya has completado el formulario puedes enviar para su aprobación.
Modalidad de Carga:
El sistema usa Google MAPS para calcular los kilómetros recorridos de punto a punto:
Datos necesarios:
Fecha:
De: lugar de partida
A: Lugar de destino (si se presiona el símbolo (+) se pueden anexar paradas.
Tasa: Calculado por el sistema según política.
Distancia (km): Calculado por el sistema sin embargo puede ser modificado por los KM
reales.
# Incidencias: indica las veces de recorrido el trayecto.
Ida y vuelta: marcar si el viaje ha sido ida y vuelta en el mismo trayecto.
Total gastos: calculado por el sistema según la tasa X los kilómetros.
Grupo: el CECO del usuario (asignado de forma automático)
Categoría: asignada de forma automática.
Proyecto: aparecerán la lista de proyectos que el usuario podrá seleccionar el que aplica o
el CECO del usuario
Comentario: breve descripción del trayecto
Guardar: si deseas modificar luego, presiona esta opción.
Enviar: si ya has completado el formulario puedes enviar para su aprobación.
IMPORTANTE: para las solicitudes de viaje se debe indicar los siguientes datos:
Modalidad de Carga:
Datos necesarios
Fecha:
Cantidad (importe): cuando es una solicitud de viaje el importe debe ser "0"
Proveedor: Indicar VASS cuando es una solicitud.
Grupo (CECO): por defecto el sistema asigna el del usuario
Categoría: Tipo solicitud deseada.
Pagado con: por defecto la aplicación
País: el sistema toma por defecto el del usuario.
Proyecto: aparecerán la lista de proyectos que el usuario podrá seleccionar el que aplica o
el CECO del usuario
Para solicitud de viaje: Origen y Destino: solo si es una solicitud de viaje se debe
incluir estos datos.
Check-in: Fecha de salida
Check-out: Fecha de regreso.
Comentario: Cuando es una solicitud de viaje se debe incluir DNI del solicitante +
Hora a la que debe estar en destino + Hora de regreso + Ubicación del hotel.
Sin NIF: siempre debe marcar el check de este campo.
Cargar: no será necesario para Solicitud de viajes.
Guardar: si deseas modificar luego, presiona esta opción.
Enviar: si ya has completado el formulario puedes enviar para su aprobación.
NOTA: Para las personas que son externas a GrupoVASS no está permitido realizar
esta solicitud, si es necesario que este se desplace, la persona responsable del
proyecto o responsable de la unidad deberá hacer la solicitud por cuenta de éste.
En caso de que un empleado por algún motivo concreto realice el pago y haya que
reembolsarlo, dicho gasto se deberá subir con categoría: Avión, Tren u hotel.
8 Rol Aprobador
La fecha de corte para pagos será el 20 de cada mes.
Una vez que el usuario envíe un gasto, el aprobador recibirá una notificación (Según
la configuración personal que haya elegido) por correo electrónico: (ver en navegación
configurar envíos mail).
Cuando se accede a la cuenta aparece la pantalla general los roles a los que se tiene
acceso. Cambia tu rol al de 'Aprobador' haciendo clic en la pestaña “aprobador.
Gastos para aprobar: Al dar clic, desde la pantalla principal del aprobador, aparecen
todos los gastos pendientes de aprobar, al seleccionar un gasto de un usuario. Se
puede aprobar / rechazar gastos:
El aprobador deberá validar los datos informados por el usuario solicitante y antes de
Aprobar deberá informar (con carácter Obligatorio) si el gasto es "Facturable o no
Facturable”, indicar cual será el importe que se va a facturar al "Cliente".
NOTA: Es muy importante que se informen los datos de “Importe a facturar al cliente”
cuando sea necesario facturar a un tercero.
El usuario verá este gasto y será capaz de responder al motivo del rechazo. Después
de esto, el usuario puede Volver a enviar el gasto una vez editado o borrarlo en caso
de haber sido un error.
Para los gastos no enviados por el usuario solicitante, el aprobador puede enviar
recordatorio Al dar clic al gasto en la segunda sección de la pantalla principal del
aprobador, -Gastos pendientes de envío- también puedes enviar un recordatorio al
usuario para que no olvide enviar sus gastos para aprobación.
También es posible tener la vista de gastos resumida por categorías, por ejemplo,
utilizando la opción de filtros “enviado”, O por cualquier valor factible de filtro.
Solo está permitido la modalidad de pago con Tarjeta de crédito para las
personas que se les ha asignado una tarjeta corporativa de GrupoVASS.
El usuario deberá solicitar sus gastos según instrucciones "Usuario - Cómo Crear
gastos, dietas y Kilometraje"
Fecha transacción:
Importe:
El sistema automáticamente marca el gasto como vinculado a tarjeta de crédito (como
muestra imagen).
También se puede combinar el gasto manualmente, revisando las opciones que la
aplicación sugiere y haciendo clic en la que más convenga.
10 Consultas de Gastos
Desde los roles de Aprobador, controlador y Financiero se pueden consultar los gastos
Como se muestra en la imagen, el Rol de aprobador, hay que hacer click en los
campos marcados “Aprobador” ,“Todos” el icono de “mostrar Filtros”
Cuando se presiona el Icono “Mostrar filtros”, para poder ver todos los gastos, se
debe marcar el check “Mostrar los gastos reportados”, y se podrá filtrar por cualquier
de los siguientes campos según su necesidad:
Resumir por: “Todos los campos del gasto”
Por fechas:
Método de Pago:
Estado:
Resumen:
Sucursal:
Reembolsable:
Tiene imagen:
Factura:
Grupo:
Proyecto:
Viaje:
Norma:
Categoría:
Usuario:
Una vez hecho el filtro puede exportar los datos según la siguiente imagen.
11 TIPS de Rydoo
- La aprobación de los gastos debe hacerse a través del ordenador, puesto que por
el momento no está permitido realizar dicha acción por medio de la APP.
- Para la aprobación de dichos gastos, es necesario entrar uno por uno en cada
gasto, marcar si es o no facturable, y si es necesario NIF. De lo contrario la
herramienta no permitirá enviar la aprobación.
o Si el gasto es facturable, es imprescindible rellenar el campo “Importe
facturar al cliente”. De lo contrario, la herramienta lo rechazará y tendrá que
repetirse el proceso.
- Para que en Rydoo una persona figure como aprobador, debe estar asignado como
responsable de proyecto en SAP.
- Para imputar gastos en más de una empresa del Grupo, la persona debe tener
asignado más de un grupo (CECO), que corresponda a cada empresa.
- El itinerario en la imputación de gastos sería el siguiente:
o Enviado – cuando el empleado lo imputa y envía.
o Aprobado – cuando el responsable da el visto bueno.
o Controlado – cuando pasa el filtro financiero.
o Reportado – cuando pasa a SAP
o Reembolsado – cuando ya se ha procesado para pago.
- Un gasto puede ser imputado a cualquier proyecto, pero será rechazado por el
aprobador del proyecto en caso de no ser correcto.
- Cuando un gasto es rechazado, la notificación y motivo se recibe vía mail para que
sea revisado y enviado de nuevo correctamente.
- No se permiten imputaciones de gastos anteriores a 3 meses desde la fecha del
gasto.
- La fecha de cierre es del 20 a 20 de cada mes. Se incluirá en pago, lo que sea
aprobado y reportado antes del 20 del mes en curso.
- En Rydoo, se actualizan los datos maestros de forma diaria cada noche.