2022 - Manual Rydoo - 4.0

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Versión 4.

0
07 de julio de 2022
Manual Rydoo 1

Control de Cambios

Fecha Versión Autor Revisor Descripción Apartado


Jeannette
13/11/2019 1.0 Jesús Pérez Manual Inicial Todos
Contreras
Actualización
01/06/2020 2.0 Marta Martinez Jesus Perez Todos
sección 10

23/03/2022 3.0 Marta Martínez Jesús Pérez Actualización Todos

8.1 (Aprobar
07/07/2022 4.0 Operaciones Compras Añadido punto gastos de
guardias)

Confidencialidad
La información contenida en el presente documento es propiedad de VASS Consultoría de Sistemas S.L. Ninguna parte
de este documento puede ser reproducida, almacenada o transmitida, de manera alguna, por ningún medio, ya sea
éste, electrónico, mecánico, óptico, de grabación magnética, o fotocopiado, así como su difusión, sin el consentimiento
por escrito de VASS Consultoría de Sistemas, S.L.

(**)
VASS Madrid
CMMI-DEV v1.3 (Staged): Maturity Level, Web Portal Development Projects
UNE-EN ISO 9001:2015 Diseño, desarrollo e implantación portales web y plataformas de soporte a los procesos de
negocio y a la gestión documental
UNE-EN ISO 14001:2015 Diseño, desarrollo e implantación portales web y plataformas de soporte a los procesos de
negocio y a la gestión documental.

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual gastos y extras · [4.0.]


Manual Rydoo 2

Índice
1 Te damos la bienvenida a Rydoo ................................................................................. 4

2 Objetivo............................................................................................................................... 4

3 Alcance .............................................................................................................................. 4

4 Definiciones ........................................................................................................................ 4

4.1 Descarga de Aplicación Móvil .................................................................................. 4

4.2 Modelo Aprobaciones ................................................................................................. 5

4.3 Solicitudes de Gastos de Viaje ................................................................................... 6

5 Documentos Relacionados ............................................................................................ 7

5.1 Política Movilidad .......................................................................................................... 7

5.2 Manual Usuario .............................................................................................................. 7

5.3 Manual de Aprobador ................................................................................................. 7

5.4 Descarga APP ................................................................................................................ 8

5.4.1 APP Móvil .................................................................................................... 8


5.4.2 Aplicación escritorio .................................................................................. 8
6 Cómo Empezar.................................................................................................................. 8

6.1 Configuraciones Personales ....................................................................................... 9

6.2 Barra de navegación ................................................................................................. 10

6.3 Vista general de gastos ............................................................................................. 10

6.4 Estado de un gasto ..................................................................................................... 10

6.5 Matriz de Aprobaciones ............................................................................................ 11

6.6 La pestaña ‘Historial’ – Muestra: .............................................................................. 11

7 Rol Personal – Usuario ..................................................................................................... 12

7.1 Cómo crear gastos generales.................................................................................. 12

7.2 Alta de una dieta ........................................................................................................ 14

7.3 Alta de kilometrajes .................................................................................................... 17

7.4 Cómo crear gastos Solicitud de Viajes. ................................................................. 18

8 Rol Aprobador ................................................................................................................. 20

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Manual Rydoo 3

8.1 Cómo aprobar el gasto de una guardia de un colaborador externo.......................... 23

9 Transacciones con Tarjetas ........................................................................................... 23

10 Consultas de Gastos....................................................................................................... 25

11 TIPS de Rydoo................................................................................................................... 28

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Manual Rydoo 4

1 Te damos la bienvenida a Rydoo

La aplicación para la imputación de gastos y extras de GrupoVASS.

2 Objetivo
El objetivo de este manual es facilitar una guía informativa rápida de la gestión en la
aplicación de gastos, las políticas de VASS referente a movilidad y que puedan
obtener en todo momento una visión global del estado de las solicitudes de gastos
reembolsables solicitadas.

3 Alcance
Vigencia sobre toda la plantilla de Grupo VASS en España y para todas las empresas del
Grupo que dispongan de SAP como herramienta de gestión.

4 Definiciones
4.1 Descarga de Aplicación Móvil
Para descargar la aplicación móvil, debes ir a la tienda de tu móvil y
descargar la APP Rydoo, una vez en la aplicación deberás logarte con las

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Manual Rydoo 5

credenciales de dominio de GrupoVASS, las que usas para conectarte a tu


portátil.

Recuerda que también tienes acceso desde VASSApp y Skynet a todas las
aplicaciones corporativas.

Todas las solicitudes generadas a través de la APP móvil, deben contener un ticket
de compra como soporte, una vez leído el ticket no será necesario enviarlo al equipo
financiero.

La fecha de corte para pagos será el 20 de cada mes.

NOTA: Cuando los gastos sean menores de €5 euros no se podrá procesar


el pago, hasta que la suma de gastos individuales sea superior a este límite,
el departamento financiero podrá continuar con el proceso de pago.

4.2 Modelo Aprobaciones


El sistema gestiona las aprobaciones de gastos según las siguientes premisas:

Proyectos: cuando se solicita un gasto y se imputa a un proyecto, éste se enviará a


la aprobación de responsables de proyectos y managers asignados.

Cuando la solicitud la realiza la persona responsable del proyecto, Rydoo direcciona


el gasto para ser aprobado por el Manager asignado.
Centros de Coste: cuando se solicita un gasto y se asigna a un centro de coste, el
gasto se envía a la persona responsable del "Centro de Coste" (CeCo/unidad de
responsabilidad).
Todos los gastos que no se hayan aprobado no serán procesados para su
reembolso.
Resumiendo, los gastos se deben aprobar por las personas responsables de los
proyectos o líderes de clanes y/o consejos según corresponda a través de Rydoo.
La información y proyectos de Rydoo viene transferida desde SAP, por lo que, si la
información o aprobadores no es correcta, es en SAP donde debe corregirse el dato.

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Manual Rydoo 6

4.3 Solicitudes de Gastos de Viaje


Las solicitudes de viajes se harán por el sistema de gastos Rydoo, se debe tener en
cuenta que los importes solicitados serán valor "0".
Cuando la solicitud de un viaje es para una persona externa a GrupoVASS, dicha
petición será realizada por la persona responsable del proyecto/unidad de
responsabilidad.
No está permitido que personas externas al Grupo VASS gestionen viajes a
través de la aplicación, ni por ningún otro medio.

IMPORTANTE: para las solicitudes de viaje se debe indicar los siguientes


datos:
- Solicitante (si es para una persona externa a GrupoVASS)
- DNI del solicitante
- Hora a la que debe estar en destino
- Hora de regreso
- Ubicación del hotel

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Manual Rydoo 7

5 Documentos Relacionados
5.1 Política Movilidad

5.2 Manual Usuario


5.3 Manual de Aprobador

Se anexan Videos de consulta/guía.


Personal - Rydoo - El rol personal

Aprobador - Rydoo - El rol de aprobador

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Manual Rydoo 8

5.4 Descarga APP


5.4.1 APP Móvil
Visita la tienda de tu móvil, buscar la App "Rydoo" y descargar.
¿Ya la tienes?

5.4.2 Aplicación escritorio


En la intranet http://skynet.vass.es/ encontrarás el Icono de Rydoo, Presionar y hacer
login (con tu usuario de dominio).
También podrás acceder desde VASSApp.

6 Cómo Empezar
Entra en la aplicación haciendo una foto al ticket y puedes esperar que se haga el
escáner, o puedes ir haciendo foto a cada uno de los tickets que quieras y después
completar los datos requeridos.

Una vez escaneado el ticket verás el importe, la moneda, el proveedor y la fecha,


debes editar y completar algunos campos obligatorios.

Una vez completados puedes guardar o enviar a la persona responsable de autorizar


el gasto, y tan sólo te quedará esperar al pago.

¿Qué quieres hacer?, gestionar un Gasto? ¿Una dieta? O un kilometraje.

En la aplicación, debes hacer clic en Gastos en el panel Izquierdo → despliega la


opción Añadir Gasto y selecciona la opción que vas a solicitar, y ya puedes empezar
siguiendo las instrucciones de este manual.

En la Aplicación de Escritorio, debes logarte como sigue:

Para acceder debes


de usar tus
credenciales de GrupoVASS

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Manual Rydoo 9

La fecha de corte para pagos será el 20 de cada mes. Recuerda!!!

Al acceder a la cuenta, aparecerá tu pantalla personal.

Si prefieres tener la barra de navegación a su izquierda fija en la pantalla, puede dar


clic en el deslizador en la parte inferior izquierda.
En esta barra puedes cambiar a diferentes menús los cuales serán explicados más
adelante.

6.1 Configuraciones Personales


El administrador ya habrá completado la mayoría de la información relevante al crear
la cuenta.

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Manual Rydoo 10

Puedes revisar y actualizar información donde sea necesario en la sección


“Configuración” y “Gasto” que se abrirán tras dar clic en “Ajustes de usuario”.

6.2 Barra de navegación

• ‘Ajustes de usuario’ → Seleccione Configuraciones regionales, activar formatos de


exportación.
• ‘Gasto’ / ‘Delegación de Cuenta → Vincular su cuenta con otras.
• ‘Gasto / ‘Configurar informes en PDF → ¿Cómo deberán ser sus reportes?
• ‘Gasto’ / ‘Correo’ → Elija la frecuencia de los recordatorios por correo para cada
rol.

6.3 Vista general de gastos


En la vista general de tus gastos, se mostrará la moneda “base” con la moneda
extranjera detrás de ella.

Calculamos aquellas conversiones con un link directo a XE.com, basado en los datos
del recibo.

En la sección de Filtros
(derecha superior), podrás realizar filtros por los diferentes atributos como estado, tipo
gastos, fecha de gasto, etc.

6.4 Estado de un gasto


Flujo resumido de un Gasto
A continuación, se identifican flujo de aprobación de un gasto (pueden ser Aprobados
o Rechazados).

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Manual Rydoo 11

El flujo de aprobación Explicado

Nota: Los gastos no aprobados No serán procesados para reembolsos

Aprobado: Ha sido autorizado por el responsable.


Controlado: Proceso interno de la aplicación.
Financiero - Reportado: Preparado para ser transferido a SAP.
Reembolsado: Se ha generado transferencia de pagos

6.5 Matriz de Aprobaciones


Asociados/Rol Solicitante Aprobador
Proyectos Responsable Manager
Proyecto
Responsable de Proyecto o
Equipo Manager
Centros de Costes / Equipo Persona responsable del Clan
Unidad Responsabilidad y/o Consejo

6.6 La pestaña ‘Historial’ – Muestra:


1.Las diferentes etapas de gasto
2. el número de identificación del gasto,
3. la persona que aprueba y controla (si está activado) tus gastos.

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7 Rol Personal – Usuario

La fecha de corte para pagos será el 20 de cada mes.

NOTA: Cuando los gastos sean menores de €5 euros no se podrá procesar el pago,
hasta que la suma de gastos individuales sea superior a este límite el área financiera
podrá continuar con el proceso de pago.

7.1 Cómo crear gastos generales


1.- Desde la aplicación móvil, (bajar la aplicación desde el gestor de aplicaciones en
el móvil), descargar la App "Rydoo", logarse con credenciales validas de VASS, una
vez en la aplicación podrá hacer una foto al ticket de compra con el que solicitaras el
reembolso (obligatorio), en este momento la aplicación reconoce, importe fecha,
proveedor.
Puedes cargar todos los tickets y posteriormente completar los campos necesarios.

2.- Desde la aplicación de escritorio, ir a Añadir un Gasto->Gasto; Dietas o


Kilometraje, incluir todos los datos y anexar el ticket de compra previamente hayas
realizado un scanner del mismo.

Lista de categorías de gastos permitidos en este tipo de gasto, para todas es


obligatorio anexar recibos/ticket:

- Comidas
- Comidas - con Clientes
- Parking/Peajes/Gasolina
- Reembolso Tasas Extranjerías
- Teléfonos e Internet
- Transporte Terrestre
- Avión (si el pago del billete lo realiza el empleado y se le debe reembolsar)

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- Tren (si el pago del billete lo realiza el empleado y se le debe reembolsar)


- Hotel (si el pago lo realiza el empleado y se le debe reembolsar)

Para las categorías siguientes NO hay que anexar recibos/ticket:

• Guardias Normal
• Liquidación Festivos
• Dieta Cliente (en caso de un importe específico de cliente a facturar)

La lista de categorías de gastos permitidos para el personal externo es la


siguiente:

• Hotel (si el pago lo realiza el proveedor y se le debe reembolsar)


• Comidas
• Dieta
• Guardias Festivo
• Guardias Normal
• Kilometraje
• Parking/Peajes/Gasolina
• Transporte Terrestre

Campos necesarios para un gasto:

Fecha:
Cantidad (importe): cuando es una solicitud de viaje el importe debe ser "0"
Proveedor: (se determina por la lectura en modo móvil) o manual por el usuario, o
incluirlo manualmente.
Grupo (CECO): por defecto el sistema asigna el del usuario
Categoría: el tipo de gasto que se solicita el reembolso/reporte.
Pagado con: por defecto efectivo para poder realizar el reembolso
País: el sistema toma por defecto el del usuario.
Proyecto: se muestra la lista de proyectos activos, se debe seleccionar el proyecto al
que se desea imputar (puedes escribir el nombre), también se puede incluir el CECO
del usuario.
Para solicitud de viaje: Origen y Destino: solo si es una solicitud de viaje se debe
incluir estos datos
Sin NIF: siempre debe marcar el check de este campo.
Cargar: al presionar podrá anexar recibo/ticket compra.
Guardar: si deseas modificar luego, presiona esta opción.
Enviar: si ya has completado el formulario puedes enviar para su aprobación.

Para la categoría siguientes no hay que anexar recibos/ticket:

• Guardias normales
• Liquidación de festivos

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7.2 Alta de una dieta


La fecha de corte para pagos será el 20 de cada mes.

Modalidad de Carga:

1.- Desde la aplicación móvil, (bajar la aplicación desde su gestor de aplicaciones en el


móvil), descargar la App "Rydoo", logarse con credenciales validas de VASS, una vez en la
aplicación podrá tomar una foto al ticket de compra con el que solicitará el reembolso
(obligatorio), en este momento la aplicación reconoce, importe fecha, proveedor.
Puedes cargar todos los tickets y posteriormente completar los campos necesarios.

2.- Desde la aplicación de escritorio, ir a Añadir un Gasto->Gasto; Dietas o Kilometraje,


incluir todos los datos y anexar el ticket de compra previamente haya realizado un scanner
del mismo.

Carga de Gastos de Dietas

Para cargar las dietas el sistema permite hacerlo de 2 formas distintas:

1.- por rangos de fechas.


2.- Por días individuales.
Para ambas modalidades el sistema crea un registro por cada día que se hace la solicitud (el
sistema no permite cargar dietas con fechas futuras).
El sistema está configurado con la política de movilidad vigente (ver Anexos-->
"Política movilidad".

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Manual Rydoo 15

Para la categoría siguientes no hay que anexar recibos/ticket:

• Dieta
• Dieta – compensación +9 horas
• Dieta – Plus Familiar

El registro se compone por una cabecera y un detalle de la dieta:

Datos necesarios, de cabecera de registro:


Como Viaje: (por rango de Días)
Desde: lugar de partida
A: lugar destino
Fecha de inicio:
Hora local: debes incluir las horas de la dieta
Fecha de fin:
Hora local:
Comentario: breve descripción de la solicitud.
Grupo (CECO): asignación por defecto del sistema
Categoría: Seleccionar el tipo de dieta
Proyecto: aparecerán la lista de proyectos que el usuario podrá seleccionar el que aplica o
el CECO del usuario.

Como Días Individuales: (por Días)


Calendario: Seleccionar los días de dietas
Región: Zona de la dieta
Desde: Hora inicio

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Manual Rydoo 16

Hasta: Hora fin


Comentario: breve descripción de la solicitud.
Grupo (CECO): asignación por defecto del sistema
Categoría: Seleccionar el tipo de dieta
Proyecto: aparecerán la lista de proyectos que el usuario podrá seleccionar el que aplica o
el CECO del usuario
Guardar: si deseas modificar luego, presiona esta opción.
Enviar: si ya has completado el formulario puedes enviar para su aprobación.

Detalle de dieta:
Región: Definida por la selección de cabecera.
Tarifa: Seleccionar un tipo de dieta (según plan movilidad)
Fecha: Definida por la selección de cabecera.
Cantidad: calculada por el sistema según plan de movilidad
Proyecto: Definida por la selección de cabecera.
Categoría: Definida por la selección de cabecera.
Guardar: si deseas modificar luego, presiona esta opción.
Enviar: si ya has completado el formulario puedes enviar para su aprobación.

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Manual Rydoo 17

7.3 Alta de kilometrajes


La fecha de corte para pagos será el 20 de cada mes.

Modalidad de Carga:

1.- Desde la aplicación móvil, (bajar la aplicación desde su gestor de aplicaciones en el


móvil), descargar la App "Rydoo", logarse con credenciales validas de VASS, una vez en la
aplicación podrá tomar una foto al ticket de compra con el que solicitará el reembolso
(obligatorio), en este momento la aplicación reconoce, importe fecha, proveedor. Puede cargar
todos los tickets y posteriormente completar los campos necesarios.

2.- Desde la aplicación de escritorio, ir a Añadir un Gasto->Gasto; Dietas o Kilometraje,


incluir todos los datos y anexar el ticket de compra previamente haya realizado un scanner
del mismo.

El sistema usa Google MAPS para calcular los kilómetros recorridos de punto a punto:

Datos necesarios:

Fecha:
De: lugar de partida
A: Lugar de destino (si se presiona el símbolo (+) se pueden anexar paradas.
Tasa: Calculado por el sistema según política.
Distancia (km): Calculado por el sistema sin embargo puede ser modificado por los KM
reales.
# Incidencias: indica las veces de recorrido el trayecto.
Ida y vuelta: marcar si el viaje ha sido ida y vuelta en el mismo trayecto.
Total gastos: calculado por el sistema según la tasa X los kilómetros.
Grupo: el CECO del usuario (asignado de forma automático)
Categoría: asignada de forma automática.

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Proyecto: aparecerán la lista de proyectos que el usuario podrá seleccionar el que aplica o
el CECO del usuario
Comentario: breve descripción del trayecto
Guardar: si deseas modificar luego, presiona esta opción.
Enviar: si ya has completado el formulario puedes enviar para su aprobación.

7.4 Cómo crear gastos Solicitud de Viajes.


La fecha de corte para pagos será el 20 de cada mes.

Todas las Solicitudes serán realizadas por administracion.

Para la categoría siguientes "NO" será necesario anexar recibos/ticket:

Solicitud de viaje-Billete Avión


Solicitud de Viaje-Billete Tren
Solicitud de viaje-Hotel

IMPORTANTE: para las solicitudes de viaje se debe indicar los siguientes datos:

DNI del solicitante


Hora a la que debe estar en destino
Hora de regreso
Ubicación del hotel

Modalidad de Carga:

1.- Desde la aplicación móvil, (bajar la aplicación desde su gestor de aplicaciones en


el móvil), descargar la App "Rydoo", logarse con credenciales validas de VASS, una
vez en la aplicación podrá tomar una foto al ticket de compra con el que solicitará el

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Manual Rydoo 19

reembolso (obligatorio), en este momento la aplicación reconoce, importe fecha,


proveedor. Puede cargar todos los tickets y posteriormente completar los campos
necesarios.

2.- Desde la aplicación de escritorio, ir a Añadir un Gasto->Gasto; Dietas o


Kilometraje, incluir todos los datos y anexar el ticket de compra previamente haya
realizado un scanner del mismo.

Datos necesarios

Fecha:
Cantidad (importe): cuando es una solicitud de viaje el importe debe ser "0"
Proveedor: Indicar VASS cuando es una solicitud.
Grupo (CECO): por defecto el sistema asigna el del usuario
Categoría: Tipo solicitud deseada.
Pagado con: por defecto la aplicación
País: el sistema toma por defecto el del usuario.
Proyecto: aparecerán la lista de proyectos que el usuario podrá seleccionar el que aplica o
el CECO del usuario
Para solicitud de viaje: Origen y Destino: solo si es una solicitud de viaje se debe
incluir estos datos.
Check-in: Fecha de salida
Check-out: Fecha de regreso.
Comentario: Cuando es una solicitud de viaje se debe incluir DNI del solicitante +
Hora a la que debe estar en destino + Hora de regreso + Ubicación del hotel.
Sin NIF: siempre debe marcar el check de este campo.
Cargar: no será necesario para Solicitud de viajes.
Guardar: si deseas modificar luego, presiona esta opción.
Enviar: si ya has completado el formulario puedes enviar para su aprobación.

NOTA: Para las personas que son externas a GrupoVASS no está permitido realizar
esta solicitud, si es necesario que este se desplace, la persona responsable del
proyecto o responsable de la unidad deberá hacer la solicitud por cuenta de éste.

En caso de que un empleado por algún motivo concreto realice el pago y haya que
reembolsarlo, dicho gasto se deberá subir con categoría: Avión, Tren u hotel.

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Manual Rydoo 20

8 Rol Aprobador
La fecha de corte para pagos será el 20 de cada mes.

Todos los aprobadores tienen 2 roles en la aplicación:

Rol Personal: para solicitar tus propios gastos.


Rol Aprobador: para aprobar los gastos de personas que se tienen asignadas a cada
proyecto proyectos o de su Centro de coste.

Una vez que el usuario envíe un gasto, el aprobador recibirá una notificación (Según
la configuración personal que haya elegido) por correo electrónico: (ver en navegación
configurar envíos mail).
Cuando se accede a la cuenta aparece la pantalla general los roles a los que se tiene
acceso. Cambia tu rol al de 'Aprobador' haciendo clic en la pestaña “aprobador.

Gastos para aprobar: Al dar clic, desde la pantalla principal del aprobador, aparecen
todos los gastos pendientes de aprobar, al seleccionar un gasto de un usuario. Se
puede aprobar / rechazar gastos:

El aprobador deberá validar los datos informados por el usuario solicitante y antes de
Aprobar deberá informar (con carácter Obligatorio) si el gasto es "Facturable o no
Facturable”, indicar cual será el importe que se va a facturar al "Cliente".

Si los datos son correctos, se dará como aprobado presionando en la pestaña


"Aprobar" en caso contrario la pestaña "Rechazar"
Se anexa Fig. de pantalla aprobador, deberá indicar un motivo de Rechazo, según la
lista configurada para ello.

NOTA: Es muy importante que se informen los datos de “Importe a facturar al cliente”
cuando sea necesario facturar a un tercero.

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual de gastos y extras · [4.0]


Manual Rydoo 21

El usuario verá este gasto y será capaz de responder al motivo del rechazo. Después
de esto, el usuario puede Volver a enviar el gasto una vez editado o borrarlo en caso
de haber sido un error.

Para los gastos no enviados por el usuario solicitante, el aprobador puede enviar
recordatorio Al dar clic al gasto en la segunda sección de la pantalla principal del
aprobador, -Gastos pendientes de envío- también puedes enviar un recordatorio al
usuario para que no olvide enviar sus gastos para aprobación.

Se puede personalizar la vista por usuario:

Presionando el símbolo "+", para optimizar la vista, agregando columnas.

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual de gastos y extras · [4.0]


Manual Rydoo 22

También es posible tener la vista de gastos resumida por categorías, por ejemplo,
utilizando la opción de filtros “enviado”, O por cualquier valor factible de filtro.

Generales --> Documentos relacionados --> Manual de Aprobador.


Rydoo Expense Personal

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual de gastos y extras · [4.0]


Manual Rydoo 23

8.1 Cómo aprobar el gasto de una guardia de un colaborador externo


Cuando haya que aprobar el gasto de una guardia realizada por un colaborador
externo en Rydoo:

• El jefe de proyecto, al validar el gasto, ya no debe rellenar el campo “importe


a pagar al proveedor”. Este campo deja de utilizarse, aunque sigue
apareciendo. Únicamente hay dos situaciones en las que SÍ se debe rellenar
el campo:

o Proyectos del grupo Santander, cuando se requiera aplicar coste de


Seguridad Social: los proyectos del Grupo Santander son una excepción,
en ellos no se calcula coste de Seguridad Social de forma automática. Si
por alguna razón aplicase, se debe cumplimentar el campo para que SAP
tome ese dato. Se deberá indicar en dicho campo el importe + Seguridad
Social.

o Proyectos del resto de clientes, cuando NO se requiera aplicar coste


de Seguridad Social a las guardias. Se deberá indicar en dicho campo el
mismo importe imputado por el externo.

• El coste de Seguridad Social de Empresa se calcula de forma automática


sobre el importe imputado por el empleado externo, ya no hay que añadirlo.
Es muy importante que el colaborador externo impute el importe que va
a percibir.

Los empleados de VASS no estamos autorizados a hablar con los colaboradores


externos de la cantidad que van a percibir por la guardia. Se ha de comunicar esta
información a la empresa colaboradora, directamente o a través de Compras, y ésta
será la encargada de trasladar a la persona el importe a imputar, que es el que
percibirá.

9 Transacciones con Tarjetas


Solo está permitido usar este método para tarjetas de Crédito Corporativas
GrupoVASS.
Desde el área de finanzas se incorporará a Rydoo los extractos de movimiento de las
tarjetas de créditos corporativa con frecuencia semanal.

Solo está permitido la modalidad de pago con Tarjeta de crédito para las
personas que se les ha asignado una tarjeta corporativa de GrupoVASS.

El usuario deberá solicitar sus gastos según instrucciones "Usuario - Cómo Crear
gastos, dietas y Kilometraje"

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual de gastos y extras · [4.0]


Manual Rydoo 24

Fig. Cargar gasto.

Al momento de Seleccionar pago con Tarjeta de crédito, el sistema valida y si


coinciden en:

Fecha transacción:

Importe:
El sistema automáticamente marca el gasto como vinculado a tarjeta de crédito (como
muestra imagen).
También se puede combinar el gasto manualmente, revisando las opciones que la
aplicación sugiere y haciendo clic en la que más convenga.

Se recomienda guardar y revisar las combinaciones antes de enviar el gasto para su


aprobación.

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual de gastos y extras · [4.0]


Manual Rydoo 25

Cuando un gasto ha sido combinado con una tarjeta de crédito, en el resumen de


gastos personal puede verse representado con el icono

10 Consultas de Gastos
Desde los roles de Aprobador, controlador y Financiero se pueden consultar los gastos

Como se muestra en la imagen, el Rol de aprobador, hay que hacer click en los
campos marcados “Aprobador” ,“Todos” el icono de “mostrar Filtros”

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual de gastos y extras · [4.0]


Manual Rydoo 26

Cuando se presiona el Icono “Mostrar filtros”, para poder ver todos los gastos, se
debe marcar el check “Mostrar los gastos reportados”, y se podrá filtrar por cualquier
de los siguientes campos según su necesidad:
Resumir por: “Todos los campos del gasto”

Por fechas:
Método de Pago:
Estado:
Resumen:
Sucursal:
Reembolsable:
Tiene imagen:
Factura:
Grupo:
Proyecto:
Viaje:
Norma:
Categoría:
Usuario:

Una vez hecho el filtro puede exportar los datos según la siguiente imagen.

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual de gastos y extras · [4.0]


Manual Rydoo 27

En la exportación que se genera se mostraran todos los campos del sistema.

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual de gastos y extras · [4.0]


Manual Rydoo 28

11 TIPS de Rydoo

- La aprobación de los gastos debe hacerse a través del ordenador, puesto que por
el momento no está permitido realizar dicha acción por medio de la APP.
- Para la aprobación de dichos gastos, es necesario entrar uno por uno en cada
gasto, marcar si es o no facturable, y si es necesario NIF. De lo contrario la
herramienta no permitirá enviar la aprobación.
o Si el gasto es facturable, es imprescindible rellenar el campo “Importe
facturar al cliente”. De lo contrario, la herramienta lo rechazará y tendrá que
repetirse el proceso.
- Para que en Rydoo una persona figure como aprobador, debe estar asignado como
responsable de proyecto en SAP.
- Para imputar gastos en más de una empresa del Grupo, la persona debe tener
asignado más de un grupo (CECO), que corresponda a cada empresa.
- El itinerario en la imputación de gastos sería el siguiente:
o Enviado – cuando el empleado lo imputa y envía.
o Aprobado – cuando el responsable da el visto bueno.
o Controlado – cuando pasa el filtro financiero.
o Reportado – cuando pasa a SAP
o Reembolsado – cuando ya se ha procesado para pago.
- Un gasto puede ser imputado a cualquier proyecto, pero será rechazado por el
aprobador del proyecto en caso de no ser correcto.
- Cuando un gasto es rechazado, la notificación y motivo se recibe vía mail para que
sea revisado y enviado de nuevo correctamente.
- No se permiten imputaciones de gastos anteriores a 3 meses desde la fecha del
gasto.
- La fecha de cierre es del 20 a 20 de cada mes. Se incluirá en pago, lo que sea
aprobado y reportado antes del 20 del mes en curso.
- En Rydoo, se actualizan los datos maestros de forma diaria cada noche.

Grupo VASS · 07/07/2022 · Manual de gastos y extras · [4.0]

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