Caso práctico Unidad 2

German David Higuera Bermudez

Jaime Ávila Alvarez

Dirección de Proyectos PMI I

14 de julio de 2024
 Solución al caso práctico

Para dar solución al caso práctico dictado en la unidad 2, aplicaremos los conocimientos adquiridos

a lo largo de las unidades los cuales contemplan la “El Rol del Director de Proyectos” y la “Gestión

de la Integración”, y como los conceptos vistos y definiciones nos van a encaminar y desarrollar el

caso práctico de esta unidad, contando así como dentro de nuestro rol, podemos ayudar y dirigir a la

empresa de marketing y publicidad con la implementación de un sistema de gestión de contenidos.

Si vemos el panorama de la empresa en la cual se tiene la necesidad de la implementación de un

sistema de gestión de contenidos podemos determinar que es un ejemplo representativo de cómo la

dirección de proyectos puede transformar significativamente los procesos de la gestión empresarial.

Debemos contemplar que este proyecto no solo busca mejorar la eficiencia en la creación,

administración y distribución de contenido digital, sino que también aspira a tener integraciones con

las tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial y la automatización para optimizar los

procesos operativos de la compañía. Como bien sabemos, la transformación digital impacta

directamente en las empresas al redefinir sus formas de trabajar y operar, interactuar con los clientes

y gestionar sus procesos internos. La adopción de estas tecnologías facilita la comunicación entre

departamentos y la colaboración; rompe barreras organizativas y fomenta la innovación, pero

debemos considerar que también presenta desafíos como la adaptación cultural, resistencia al

cambio y la nueva seguridad cibernética.

El rol del director de proyectos es de vital importancia dentro de este contexto, ya que se debe

definir objetivos claros, identificar los recursos necesarios y así mismo formar un equipo

multidisciplinario. La correcta planificación de los tiempos, los costos, el alcance y los recursos es

esencial para el éxito que se esta buscando en el proyecto. En este caso, la gestión de la integración

es fundamental, ya que se requiere coordinar esfuerzos de diferentes áreas y departamentos de la

compañía para alcanzar un objetivo común. La comunicación efectiva y la coordinación son un

punto importante y son una clave para asegurar que todos los steig horder´s estén alineados y

comprometidos con los objetivos del proyecto y que se minimicen los malos entendidos, riesgos y

la duplicidad de los esfuerzos.

Dentro de la gestión del alcance del proyecto, debemos tener definido claramente las

funcionalidades y características que incluirá el nuevo sistema de gestión de contenidos. Para ello,

el director de proyectos debe organizar reuniones con los steig horder´s de primer y segundo nivel

para así comprender sus necesidades y expectativas, documentando el alcance de manera detallada

y que sirva como guía a lo largo del desarrollo del proyecto. Esta etapa es importante para evitar

cambios de último momento que puedan desviar los recursos y retrasar el cronograma del proyecto

que se estableció de manera previa. Un cronograma detallado que establezca las fechas de inicio y

finalización de cada fase y actividad mediante una herramienta de gestión, es indispensable para la

gestión, control de ejecutables y entregables en tiempo. Este uso de herramientas de proyectos nos

permite asignar tareas, establecer hitos y asegurar que el proyecto se desarrolle según lo previsto.

Durante la implementación del sistema de gestión de contenidos, es probable que salgan desafíos

como la resistencia al cambio y problemas técnicos inesperados, sin embargo, una gestión integral,

eficaz y efectiva del proyecto puede superar estos riesgos y obstáculos. La capacidad del director de

proyectos para gestionar los desafíos identificados mediante una planificación proactiva y una

respuesta ágil, es crucial para así lograr una implementación exitosa del proyecto. Así, la agencia

digital no solo mejorará su eficiencia operativa, sino que también fortalecerá su posición

competitiva dentro del mercado al ofrecer un mejor servicio a sus clientes y de igual manera

adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes de esta industria.

Desarrollos del caso

Cuestiones:

1. ¿Identifique y describa cuáles son los elementos clave que se deben incluir en la gestión del

alcance de un proyecto de implementación de sistemas?

La gestión del alcance de un proyecto de implementación de sistemas es importante y fundamental

para así asegurar que el proyecto cumpla con todos los requisitos y expectativas de todos los steig

holder´s.

A continuación describimos y listamos los elementos claves que deben incluirse dentro de la gestión

del alcance:

Primero, la declaración del alcance del proyecto que se lleva en un documento detallado que

describe cada unos de los objetivos del proyecto, las entregas principales, los hitos, los requisitos

específicos y las limitaciones que se puedan tener. Este documento establece las bases necesarias

para todas y cada una de las actividades de gestión del alcance y nos proporciona una guía con una

visión clara sobre lo que se debe lograr; este incluye a detalle:

• Los objetivos claramente definidos y alineados.

• Listado cada uno de los entregables principales ya sean productos o servicios.

• Las fechas y/o eventos mas significativos contemplados como los hitos que marcan el

progreso del proyecto.

• Los requisitos, las características y funciones que el sistema debe tener para cumplir con

las necesidades de los usuarios.

• Los factores que se encuentran fuera del control del equipo del proyecto y los aspectos

que no están incluidos dentro del alcance del proyecto.

Segundo, la estructura de desglose del trabajo (EDT) la cual es una herramienta que descompone

el proyecto en partes, lo cual permite que estas partes sean más manejables y pequeñas, conocidas

como paquetes de trabajo. Esto permite una planificación y control más eficaz del proyecto, la cual

debe incluir:

• Los niveles jerárquicos dentro del proyecto completo y hasta los paquetes de trabajo más

pequeños que tengamos.

• La identificación de actividades y tareas donde se detalle cada actividad y tarea necesaria

para completar los entregables.

• Las responsabilidades que deben ser asignadas a cada uno de los miembros del equipo

Como tercer punto debemos contemplar la gestión de los requisito la cual implica la identificación,

análisis, seguimiento y gestión de los requisitos del proyecto. Este proceso asegura que los

requisitos del proyecto sean claros, completos y correctamente gestionados. Estos elementos claves

incluyen la recolección de requisitos como entrevistas, encuestas, grupos focales y análisis de

documentos para identificar las necesidades y expectativas de los interesados; la documentación de

requisitos dentro de un documento estructurado, y finalmente el rastreo de los requisitos con el fin

de identificar el cumplimiento.

Por último, el control de cambios del alcance, ya que es el proceso que nos permite gestionar las

modificaciones al alcance que inicialmente se planteó en el proyecto el cual es fundamental para

evitar la “creep” del alcance, que puede desviar recursos y retrasar el proyecto. Los elementos

claves que se deben incluir y tener en cuenta es el proceso de solicitud de cambios, un comité de

control de cambios, un documento donde se lleve el registro de esos cambios donde rastreemos

todas las solicitudes de cambio, su estado y su impacto dentro del proyecto.

Reflexión: la gestión del alcance del proyecto de la implementación de sistemas debe incluir desde

el inicio una declaración clara del alcance, una estructura desglosada y detallada del plan de trabajo,
una gestión eficaz de cada uno de los requisitos y un control riguroso de los cambios que puedan

afectar el alcance. Estos elementos claves aseguran que el proyecto se mantenga enfocado, bien

organizado y alineado con los objetivos y expectativas de los interesados y más aun con los de la

compañía.

2. ¿Cómo se elabora un cronograma efectivo para la implementación del sistema de gestión de

contenidos? Realice un ejemplo para la agencia digital.

Elaborar un cronograma efectivo para la implementación de un sistema de gestión de contenidos en

la agencia es fundamental y muy importante el cual implica e involucra una serie de pasos

detallados.

A continuación se describe el proceso paso a paso:

• Definir el Alcance del Proyecto

• Descomponer el Proyecto en Tareas Específicas

• Establecer la Secuencia de las Tareas

• Estimar la Duración de Cada Tarea

• Desarrollar el Cronograma

• Revisar y Aprobar el Cronograma

• Monitorear y Actualizar el Cronograma

Ejemplo:

Proceso Actividad Ejecutable

Definir el Alcance Objetivo: Implementar un sistema de gestión de contenidos para mejorar la
del Proyecto eficiencia en la creación y distribución de contenido digital.
Definir objetivos y alcance
Planificación del Proyecto Identificar recursos necesarios
Crear equipo de proyecto
Reuniones con interesados
Análisis de Requisitos
Documentación de requisitos
Investigación de opciones
Selección de la Plataforma
Evaluación y selección
Diseño de arquitectura
Diseño del Sistema
Definición de flujos de trabajo
Descomponer el
Configuración de la plataforma
Proyecto en
Desarrollo del Sistema Desarrollo de funcionalidades
Tareas
Específicas personalizadas
Pruebas unitarias
Pruebas del Sistema Pruebas de integración
Pruebas de usuario final
Capacitación del equipo
Capacitación
Creación de manuales y documentación
Migración de datos
Implementación
Lanzamiento del sistema
Monitoreo post-implementación
Monitoreo y Soporte
Soporte técnico y resolución de problemas

Tabla 1. Detalle de la definición del alcance del proyecto y tareas específicas.

Establecer la secuencia de las tareas y estimar la duración de cada tarea:

Actividad Duración Estimada Dependencia

Planificación del Proyecto 2 semanas -
Análisis de Requisitos 3 semanas Planificación del Proyecto
Selección de la Plataforma 2 semanas Análisis de Requisitos
Diseño del Sistema 4 semanas Selección de la Plataforma
Desarrollo del Sistema 6 semanas Diseño del Sistema
Pruebas del Sistema 3 semanas Desarrollo del Sistema
Capacitación 2 semanas Pruebas del Sistema
Implementación 2 semanas Capacitación
Monitoreo y Soporte 4 semanas Implementación

Tabla 2. Secuencia de las actividades y la estimación de las mismas incluyendo las dependencias.
Desarrollo del cronograma:

Actividad Fecha de Inicio Fecha de Finalización

Planificación del Proyecto 01/08/2024 15/08/2024
Análisis de Requisitos 16/08/2024 05/09/2024
Selección de la Plataforma 06/09/2024 20/09/2024
Diseño del Sistema 23/09/2024 18/10/2024
Desarrollo del Sistema 21/10/2024 29/11/2024
Pruebas del Sistema 02/12/2024 20/12/2024
Capacitación 23/12/2024 06/01/2025
Implementación 07/01/2025 20/01/2025
Monitoreo y Soporte 21/01/2025 17/02/2025

Tabla 3. Cronograma de las actividades vs fechas en las que se pueden ejecutar de inicio a fin.

Pasos finales:

Proceso Actividad
Revisar el cronograma con todos los interesados.
Revisar y Aprobar el
Ajustar las fechas y duraciones según el feedback recibido.
Cronograma
Obtener la aprobación final del cronograma.
Monitorear el progreso semanalmente.
Monitorear y Actualizar el
Actualizar el cronograma para reflejar cualquier desviación.
Cronograma
Informar a los interesados sobre cualquier cambio significativo

Tabla 4. Procesos finales dentro de nuestro cronograma calve para la implementación.

Reflexión: Con este enfoque y detalle del cronograma, la agencia digital puede planificar y ejecutar

de manera eficaz y efectiva la implementación de un sistema de gestión de contenidos, asegurando

así que el proyecto se complete a tiempo, que se cumpla el objetivo y alcance dentro del

presupuesto establecido.
3. ¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes que el equipo podría enfrentar durante la

implementación y cómo se abordan? Plásmelos en un mapa mental.

A continuación se relaciona mapa mental desarrollado en Miro.

Reflexión: Este mapa nos ayuda a identificar y abordar los desafíos más comunes que el equipo

podría enfrentar durante la implementación.

 Aplicación práctica del conocimiento

Como el director del proyecto, dentro de mi contexto profesional y que hoy me desempeño como

producto owner en una compañía, dentro del proyecto a aplicar por la agencia se describe en el caso

práctico como, un ejemplo de la aplicación de los principios de la dirección de proyectos para

asegurar el éxito de este tipo de proyectos complejos. La gestión del alcance, el cronograma y los

desafíos enfrentados durante el proyecto son los elementos críticos que determinan la eficacia de la

cada uno de los puntos a ejecutar. La planificación detallada, la comunicación efectiva y la gestión

de los recursos y las expectativas son aspectos fundamentales que se deben considerar para superar

los obstáculos y cumplir con los objetivos del proyecto. Estos conceptos se alinean directamente

con las herramientas y principios en "El Rol del Director de Proyectos" y "Gestión de la

Integración", que subrayan la importancia de la coordinación y el liderazgo efectivo en la gestión de

proyectos.

Dirigir un proyecto empresarial puede ser un verdadero dolor de cabeza. Ya sea que estés por

iniciar un emprendimiento, quieras lanzar un nuevo producto o quieras reestructurar tu plan de

negocios, es imposible evitar las reuniones, organizar el equipo y delegar responsabilidades. Sin

duda, dirigir un proyecto es todo un arte.

Un director de proyecto es el líder encargado de la coordinación de un equipo para alcanzar una

meta definida. Su principal función es diseñar un plan de acción y tomar las decisiones necesarias

para ejecutarlo y obtener los resultados que busca una empresa.1

En el contexto profesional, los conocimientos adquiridos a lo largo de la materia nos proporcionan

una base sólida para abordar proyectos similares. En "El Rol del Director de Proyectos", se destaca

la importancia de tener una definición clara de los objetivos, la identificación de los recursos

necesarios y la creación de un equipo con las capacidades de ejecución del proyecto. Estos

principios permiten definir claramente los objetivos y entregables del proyecto, asegurando que
todas las partes que estén involucradas o interesadas, estén alineadas. La creación de un

cronograma implementado de manera detallada nos ayuda a facilitar la planificación y el

seguimiento del progreso del proyecto, el cual nos ayuda a identificar y mitigar los riesgos

potenciales. Por otro lado, la "Gestión de la Integración" nos resalta la necesidad de unir esfuerzos

de diferentes departamentos para lograr un objetivo común, lo cual mejora la comunicación y nos

da visual de la capacidad del equipo para adaptarse y superar problemas que puedan surgir durante

ejecución del proyecto.

De acuerdo al PMBOK, La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y

actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos

procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección

de Proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de

unificación, consolidación, comunicación y acciones integradoras cruciales para que el proyecto se

lleve a cabo de manera controlada, de modo que se complete, que se manejen con éxito las

expectativas de los interesados y se cumplan con los requisitos. La Gestión de la Integración del

Proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, equilibrar objetivos y

alternativas contrapuestas y manejar las interdependencias entre las Áreas de Conocimiento de la

dirección de proyectos.2

Aplicando estos principios y estrategias en mi contexto profesional, nosotros como directores del

proyecto, podemos liderar proyectos con mayor confianza y eficacia. Por ejemplo, al enfrentar la

implementación de un nuevo sistema o proceso dentro de la compañía que nos encontramos, se

puede utilizar la planificación detallada y la gestión del alcance para asegurar que los proyectos se

mantengan enfocados y dentro de los parámetros establecidos. La utilización de las herramientas de

gestión de proyectos para crear cronogramas detallados y monitorear el progreso nos ayuda a

garantiza que las actividades y tareas se completen a tiempo y dentro de lo presupuestado. La

preparación para los desafíos comunes y la implementación de soluciones proactivas, como la

capacitación y el soporte técnico, ayudan a minimizar los riesgos que tengamos y nos ayuda a

asegurar una transición suave. Estos conocimientos y habilidades que obtenemos dentro de la

unidad, son esenciales para mejorar la eficiencia operativa y la competitividad en cualquier entorno

profesional en el que nos encontremos.

 Referencias

(1) HubSpot. (2023). Qué es un director de proyectos, sus funciones y habilidades. Consultado el 13

de julio del 2024. https://blog.hubspot.es/marketing/director-de-proyectos

(1) Proyectum. (2015). Gestión de la integración del proyecto. Consultado el 14 de julio del 2024.

https://proyectum.com/sistema/blog/gestion-de-la-integracion-del-proyecto/