Fundación Empresarial Del Caribe

FUNDACIÓN EMPRESARIAL DEL CARIBE
NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES
NÓMINA ELECTRÓNICA
Actividad#1
SORAINE PALLARES BLANCO

Introducción
La nómina electrónica es un documento digital que

respalda el pago de salarios y obligaciones laborales a
los empleados, cumpliendo con las normativas fiscales
y laborales que exigen diversos países. Este tipo de
nómina es una evolución de los procesos tradicionales
de pago, que busca optimizar la gestión
administrativa, garantizar la transparencia y cumplir
con las regulaciones de los entes fiscales.
Generalidades
La nómina electrónica reemplaza a los recibos físicos

de nómina por un documento en formato digital que
debe ser generado, timbrado y enviado a las
autoridades fiscales competentes, como las agencias
tributarias. Es un proceso que está ligado al
cumplimiento de normativas fiscales, lo que asegura
la correcta declaración de los pagos y retenciones
correspondientes, además de generar un control
eficiente sobre los movimientos salariales.
Contenido
Según la DIAN, la nómina electrónica deberá contener
la siguiente información:
1. Debe denominarse como “documento soporte de

pago de nómina electrónica”.
2. Nombre completo y NIT del empleador.
3. Nombre completo e identificación del empleado o
beneficiario.
4. El código único de documento soporte de pago de
nómina electrónica (CUNE).
5. El empleador deberá suministrar al trabajador un
número interno consecutivo. Incluir en la nómina
electrónica.
6. Incluir el valor devengado de nómina.
7. Incluir los valores deducidos de nómina.
8. Incluir el valor total de la nómina.
9. Especificar el método de pago utilizado, explicar

si se realizó en efectivo o a través de un banco.
En caso de que se haya hecho una transferencia
bancaria se debe mencionar el nombre de la
entidad.
Características
1. Automatización: La generación de la nómina
electrónica es automatizada, lo que reduce los errores
humanos.
2. Formato digital: Se emite en un formato digital

estándar, como XML, que facilita su manejo y
almacenamiento.
3. Cumplimiento fiscal: Incluye los campos requeridos

por las autoridades fiscales, como las percepciones,
deducciones, y retenciones de impuestos.
4. Envío y timbrado: Debe ser validada y certificada

por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o
la autoridad fiscal correspondiente.
5. Almacenamiento: La información debe ser

almacenada y accesible para auditorías o revisiones
futuras.
Beneficios
1. Cumplimiento normativo: Garantiza que la empresa

cumpla con las leyes fiscales y laborales vigentes,
evitando multas y sanciones.
2. Eficiencia operativa: Automatiza procesos, lo que

reduce tiempos de trabajo y minimiza errores.
3. Reducción de costos: Disminuye el uso de papel y

almacenamiento físico, además de reducir costos
operativos.
4. Acceso y control: Permite un mejor acceso a la

información y facilita la auditoría, tanto interna como
externa.
5. Seguridad: Usa certificados digital es para asegurar
la autenticidad de la información
Ventajas
1. Transparencia: Ofrece una mayor visibilidad sobre

los pagos, retenciones e impuestos aplicados.
2. Optimización: Mejora los tiempos de generación de

las nóminas y su envío a los empleados.
3. Auditoría simplificada: Permite un seguimiento más

sencillo de la información para fines de auditoría.
4. Mejor control: Asegura el control adecuado sobre

los pagos de nómina, retenciones y beneficios de los
empleados.
Información
En la nómina electrónica debes reportar todos los
valores devengados o devengos, es decir, todos
aquellos valores que representan un ingreso para el
trabajador; además se reportan todas las
deducciones; en otras palabras, se reportan los pagos
laborales derivados de un contrato de trabajo, no los
pagos derivados de un contrato de servicios ni
comerciales.
Requisitos para cumplir con la norma electrónica
1. Sistema de gestión: Contar con un software o

sistema que permita la generación y envío de la
nómina electrónica en el formato exigido por la
normativa.
2. Certificado digital: Es necesario contar con un

certificado digital emitido por una autoridad
competente, que valide las transacciones electrónicas.
3. Proveedor autorizado: En algunos países, es

indispensable utilizar los servicios de un Proveedor
Autorizado de Certificación (PAC) que valide y timbre
la nómina.
4. Cumplimiento fiscal: Incluir todos los detalles que la

ley fiscal exija, como percepciones, deducciones, y
retenciones aplicables.
5. Almacenamiento: La información debe estar

disponible y accesible durante el tiempo que la ley
exige para fines de auditoría o consultas.
Este sistema no solo simplifica el proceso de pago de

sueldos, sino que también garantiza que se respeten
las normativas laborales y fiscales vigentes,
proporcionando un entorno más seguro y eficiente
para la gestión de nóminas.

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La nómina electrónica es un documento digital que

La nómina electrónica reemplaza a los recibos físicos

1. Debe denominarse como “documento soporte de

7. Incluir los valores deducidos de nómina.

8. Incluir el valor total de la nómina.

9. Especificar el método de pago utilizado, explicar

2. Formato digital: Se emite en un formato digital

3. Cumplimiento fiscal: Incluye los campos requeridos

4. Envío y timbrado: Debe ser validada y certificada

5. Almacenamiento: La información debe ser

1. Cumplimiento normativo: Garantiza que la empresa

2. Eficiencia operativa: Automatiza procesos, lo que

3. Reducción de costos: Disminuye el uso de papel y

4. Acceso y control: Permite un mejor acceso a la

1. Transparencia: Ofrece una mayor visibilidad sobre

2. Optimización: Mejora los tiempos de generación de

3. Auditoría simplificada: Permite un seguimiento más

4. Mejor control: Asegura el control adecuado sobre

1. Sistema de gestión: Contar con un software o

2. Certificado digital: Es necesario contar con un

3. Proveedor autorizado: En algunos países, es

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5. Almacenamiento: La información debe estar

Este sistema no solo simplifica el proceso de pago de

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