DIRECTIVA N° -2013/PPR-CE

NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DEL FONDO DE LA CAJA CHICA

DEL PROGRAMA PERU RESPONSABLE

I. OBJETIVO

Establecer procedimientos para cautelar el buen uso de los fondos de Caja

Chica, a través de su correcta administración, con la finalidad de atender
gastos urgentes y de rápida cancelación del Programa Perú Responsable.

II. FINALIDAD

2.1 Uniformizar criterios para el otorgamiento de dinero en efectivo, a fin de

atender gastos urgentes y de rápida cancelación.

2.2 Establecer normas para el manejo del Fondo de la Caja Chica y asignar
responsabilidades de los encargados de su manejo.

2.3 Establecer pautas para el procesamiento, registro y trámite de las solicitudes

para el Fondo de Caja Chica y la correspondiente rendición de cuentas.

2.4 Fijar plazos para que el responsable rinda cuenta documentada de los montos
recibidos del Fondo de la Caja Chica.

III. BASE LEGAL

3.1 Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
3.2 Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
3.3 Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y modificatorias.
3.4 Ley N° 29951, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013.
3.5 Decreto Supremo Nº 015-2011-TR, crea el Programa Perú Responsable.
3.6 Decreto Supremo Nº 004-2012-TR, modifica el Decreto Supremo Nº 015-2011-
TR, que crea el Programa PERÚ RESPONSABLE
3.7 Decreto Supremo N° 264-2012-EF, que aprueba la UIT para el Ejercicio Fiscal
2013.
3.8 Resolución de Superintendencia No. 007-99/SUNAT, que aprueba el
Reglamento de Comprobantes de Pago.
3.9 Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, que aprueba la Directiva de
Tesorería N° 001-2007-EF/77.15
3.10 Resolución Directoral No. 026-80-EF/77.15, Normas Generales del Sistema
Nacional de Tesorería.
3.11 Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 Disposiciones Complementarias a
la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15.
3.12 Resolución Directoral N° 004-2011-EF/77.15, que modifica litera! b del numeral
10.4 del artículo 10 de la Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15.
3.13 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG Normas de Control Interno.
3.14 Resolución Gerencial N° 013-2013-TP/DE/UGA, Aprueba Directiva N° 001-
2013-TP/DE/UGA Normas y procedimientos para la administración del fondo
de caja chica del Programa Trabaja Perú.

1
IV. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva deberán ser aplicadas

por los encargados de la administración de la caja chica en el Programa Perú
Responsable.

V. DEFINICIONES

Arqueo.- Recuento o verificación del dinero o valores que administra el

responsable de caja chica, a una fecha determinada, realizado por una tercera
persona, dispuesto por la Unidad Gerencial de Administración.

Comprobante de pago.- Documento que acredita el pago por la transferencia

de un bien, la entrega en uso o la prestación de un servicio.

Documento sustentatorio.- Comprobante de pago (factura, boleta de venta,

ticket), papeleta de movilidad local, planilla de viáticos, etc. que sustenta el
gasto realizado por caja chica.

Declaración jurada.- Documento sustentatorio de gasto realizados en lugares

lejanos ( zonas rurales) donde no es posible obtener comprobantes de pagos.
Estos gastos no deben superar el 10% de la UIT vigente.

Libro auxiliar de fondo de caja chica.- Es el libro en el que el responsable de

caja chica registra manualmente (libro de actas) o virtualmente (hoja de cálculo
Excel) la apertura, las reposiciones del fondo, las entregas y las rendiciones de
cuenta de los usuarios.

Rendición de cuenta.- Presentación de la documentación sustentatoria del

gasto por parte del usuario que percibió el dinero.

Reposición de fondo de caja chica.- Restitución de recursos del fondo de

caja chica, mediante el giro del cheque a favor del responsable del manejo.

Vale Provisional.- Es el documento que sustenta la entrega de dinero de caja

chica al usuario.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 El Fondo de la Caja Chica, atenderá únicamente gastos urgentes y de menor

cuantía, que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y
característica, no puedan ser debidamente programados.

6.2 Mediante Resolución de la Unidad Gerencial de Administración de la Unidad

Ejecutora, se autorizará la apertura del Fondo de la Caja Chica del Programa
Perú Responsable, detallando:

2
6.2.1 Nombre del responsable del manejo de parte del Fondo asignado al encargado
único (Jefe de la Unidad Gerencial de Administración y/o Especialista
Administrativo)
6.2.2 El monto máximo del Fondo.
6.2.3 El monto máximo de cada pago en efectivo.
6.2.4 La exigencia de rendir cuenta documentada, para recibir nuevos fondos en
efectivo.

6.3 El responsable del Fondo de la Caja Chica, deberá tener en cuenta que el
gasto en el mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de dos (2) veces el
monto constituido (S/. 10,000.00), indistintamente del número de rendiciones
documentadas que pudieran efectuarse en el mismo período.

6.4 El monto máximo de cada pago por este concepto es S/. 555.00 monto que
representa el 15% de la UIT vigente.

6.5 Todo requerimiento que se realice con cargo a la Caja Chica debe ser
solicitado por escrito y deberá contar con el Visto Bueno del Jefe Inmediato.
Asimismo, en dicho documento se deberá indicar la justificación de dicho
gasto.

6.6 De acuerdo a la naturaleza y operatividad de la Caja Chica está

terminantemente prohibido efectuar compra de bienes que constituyan Activos
Fijos.

6.7 No se autorizarán ni se aceptarán gastos por adquisiciones, servicios, viáticos

y otros con cargo a la Caja Chica, efectuados por consultores.

VII DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1 DEL RESPONSABLE DEL FONDO DE LA CAJA CHICA

7.1.1 La administración del Fondo de la Caja Chica normado en la presente Directiva

es de estricta responsabilidad del personal designado, quién efectuará el
control previo de los documentos que sustentan el gasto de acuerdo a lo
señalado en la presente Directiva y a lo dispuesto en la normativa vigente, así
como tramitarán los respectivos reembolsos.

7.1.2 Los responsables del Fondo de la Caja Chica, deberán ser servidores distintos
a los responsables del giro de cheques y de los registros en el Libro de
Bancos.

7.2 DE LA APERTURA DEL FONDO DE LA CAJA CHICA

7.2.1 El medio de pago para la apertura de la Caja Chica y su reposición, será un

cheque emitido exclusivamente a nombre del responsable del Fondo de la Caja
Chica.

7.2.2 El monto de apertura de la Caja Chica podrá ser modificado mediante

Resolución Gerencial emitida por el Jefe de la Unidad Gerencial de la Oficina
de Administración y Finanzas de la Unidad Ejecutora 05, teniendo en cuenta el
flujo de operaciones. En el caso de incremento se deberá contar con la
certificación de crédito presupuestario por el monto total requerido.

3
7.3 GASTOS ATENDIBLES CON EL FONDO DE LA CAJA CHICA

7.3.1 El Fondo de la Caja Chica, atenderá únicamente gastos urgentes y de menor

cuantía, que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y
característica, no puedan ser debidamente programados, sobre la base del
presupuesto asignado.

7.3.2 Los tipos de gastos que se atenderán con el Fondo de la Caja Chica, serán los
siguientes

1. Viáticos por comisiones de servicios no programadas, debiendo acreditar de

manera sustentada dicha condición.
2. Movilidad local según escala establecida en el Anexo N° 04, utilizando la
Papeleta de Movilidad Local según el Anexo N°. 02.
3. Alimentos para atención de carácter eventual.
4. Pasajes y gastos de transportes no programados, debiendo acreditar de
manera sustentada dicha condición.
5. Correos y servicio de mensajería internacional y otros afines.
6. Gastos por concepto de peaje por realización de comisiones, debidamente
autorizadas.
7. Otros servicios de terceros.
8. Otras adquisiciones que se enmarquen dentro del concepto señalado en el
numeral 6.3.1.

7.3.3 Los gastos de Movilidad Local, deberán ser rendidos dentro de las 48 horas de
efectuado el gasto.

7.4 DEL VALE PROVISIONAL

7.4.1 El Vale Provisional (Anexo N° 01) deberá consignar en forma detallada el

motivo y/o justificación del gasto a efectuarse, el mismo que deberá contar con
el Vo B° del Jefe de la Unidad Gerencial solicitante, debidamente autorizado por
la Unidad Gerencial de Administración.

7.4.2 No se podrá otorgar Vales Provisionales a quien mantenga un vale pendiente

de rendición de cuentas.

7.4.3 Los vales provisionales deberán ser rendidos con los documentos
sustentatorios establecidos en la presente Directiva, dentro de las 48 horas de
haber recibido el efectivo. Igual tratamiento tendrán los viáticos que por la
necesidad de urgencia se hayan autorizado con vales provisionales.

7.5 DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS

7.5.1 Los gastos que se realicen con cargo a la Caja Chica deben estar sustentados
mediante los siguientes documentos.

1. Comprobantes de Pago debidamente autorizados por la SUNAT.

Sólo se consideran comprobantes de pago a aquellos que cumplan con

todas las características y requisitos mínimos establecidos en el
Reglamento de Comprobantes de Pago: facturas, recibos por honorarios,

4
 boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets o cintas emitidas por
máquinas registradoras y otros documentos similares que permita su
adecuado control tributario.

Los Comprobantes de Pago que sustenten el gasto efectuado con la Caja

Chica deberán reunir los siguientes requisitos:

a) Consignar como adquiriente al "PROGRAMA TRABAJA PERÚ" y el RUC

N° 20504007945.
b) No deberán contener borrones ni enmendaduras, ya sea en fechas,
cantidades o importes. La ocurrencia de estos hechos generará que dichos
comprobantes no sean reconocidos como gastos.
c) Los Comprobantes de Pago deberán estar debidamente visados por el Jefe
de la Unidad Gerencial de Administración y el Jefe inmediato del usuario
del fondo.
d) Al reverso del Comprobante de Pago se deberá contar con la firma y datos
del usuario del fondo
e) Asimismo, el responsable de la Caja Chica, le consignará el sello Fechador-
Pagador; con la palabra PAGADO EN EFECTIVO resaltada y debidamente
firmado por el responsable del fondo, así mismo consignará la fecha de la
cancelación.
f) El sello a utilizarse es el siguiente:

PAGADO EN EFECTIVO

VºBº - CAJA CHICA

FECHA:

g) El responsable del Fondo de la Caja Chica, efectuará las verificaciones

en el sitio Web de la SUNAT respecto al estado situacional del
proveedor o contribuyente, bajo responsabilidad.

h) Si el proveedor o contratista no se encuentra habilitado ante la SUNAT

ef responsable del Fondo de la Caja Chica no deberá reconocer dichos
gastos, siendo en todo caso responsable de asumirlos.

i) En caso que como sustento se presenten Recibos por Honorarios, el

responsable del Fondo de la Caja Chica, bajo responsabilidad, deberá
verificar que el Recibo por Honorario consigne como mes de emisión el
mismo mes en que realiza el pago. Luego de ello, y en el mismo día
deberá remitir vía fax o correo electrónico copia legible de dicho
documento a la Unidad de Tesorería de la Unidad Ejecutora 05.

j) En caso de gastos efectuados en zonas que por su naturaleza y

accesibilidad no es posible sustentar un gasto se procederá a presentar
una Declaración Jurada de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 71° de la
Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, la cual establece que (a
Declaración Jurada es un documento sustentatorio de gastos únicamente
cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible
obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con

5
 lo establecido por la SUNAT. El monto de la Declaración Jurada no debe
exceder del diez por ciento (10%) de la Unidad Impositiva Tributaria.

7.6 DE LA RENDICION Y REPOSICION DEL FONDO DE LA CAJA CHICA

7.6.1 Las personas sujetas a todas las disposiciones de esta Directiva, que
obtengan recursos mediante el Vale Provisional, deben rendir cuenta
documentada de los gastos efectuados, dentro de las cuarenta y ocho (48)
horas de la entrega, bajo responsabilidad, de acuerdo a lo dispuesto en el
literal e) del numeral 10.4 del artículo 10 de la Resolución Directoral N° 001-
2011-EF/77.15.

7.6.2 En caso de encontrarse observaciones o documentos no válidos, el usuario

devolverá el monto establecido como no válido o incorrectamente sustentado.
Cualquier adulteración, falsificación o incumplimiento de los requisitos de la
documentación rendida, será de entera responsabilidad del comisionado.

7.6.3 En caso de no utilizar el fondo, se deberá devolver el dinero en el mismo plazo,

bajo responsabilidad del usuario que solicitó el Fondo de la Caja Chica.
Vencido dicho plazo, el responsable del Fondo de la Caja Chica, debe
comunicar al superior del cual dependa el trabajador, a fin que éste proceda a
informar a la Unidad de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora 05 sobre la
no rendición del fondo a efecto de proceder al descuento, hasta completar la
totalidad del monto no rendido, sin perjuicio de la sanción administrativa que
corresponda aplicar por la negligencia en el cumplimiento de sus obligaciones.
E! procedimiento establecido en el párrafo anterior, también será aplicable al
usuario que no cumple con presentar su rendición de cuentas respecto al fondo
de la Caja Chica en el plazo de cuarenta y ocho (48) horas de haberse
efectuado la entrega.

7.6.4 Los Comprobantes de Pago que sustenten gastos por Caja Chica deberán
estar debidamente foliados y archivados en el mismo orden del Formulario de
Rendición de Gastos de la Caja Chica.

7.6.5 Las Facturas que sustenten el gasto efectuado, deberán ser pegadas (no
utilizar grapas) por la parte superior, tanto la copia del Adquiriente o usuario y
la copia SUNAT, de tal forma que se permita visualizar su contenido.
Asimismo, deberán estar ordenados de acuerdo a los ítems descritos en el
Formulario de Rendición de Gastos de la Caja Chica, debiendo ser archivados
en un fólder.

7.6.6 El Jefe de la Unidad Gerencial de Administración del Programa Perú

Responsable, con el VºBº de la Coordinación Ejecutiva del Programa, remitirá a
la Unidad Gerencial de Administración y Finanzas de la Unidad Ejecutora 05 la
documentación de la utilización de la Caja Chica empleando el Formulario de
Rendición de Gastos de la Caja Chica, solicitando simultáneamente la
aprobación de la reposición de la Caja Chica.

7.6.7 Bajo responsabilidad del encargado del Fondo de la Caja Chica, sólo serán
admitidos y reconocidos gastos efectuados con posterioridad a la última
rendición presentada, aprobada y repuesta.

6
7.6.8 En caso que las Rendiciones de la Caja Chica, cuenten con observaciones, la
Unidad de Contabilidad (Área de Fiscalización y Control Previo) de la Unidad
Ejecutora 05, comunicará vía correo electrónico al responsable del Fondo y
procederá a la devolución de los comprobantes de pago que presenten
observaciones y no se reconocerán como gasto en la rendición presentada,
procediendo a rebajar el importe a reembolsar.

7.6.9 Los Comprobantes de Pago observados y subsanados sólo podrán ser

presentados en la siguiente rendición, de lo contrario serán desconocidos como
gasto.

7.6.10 El responsable del Fondo de la Caja Chica, con la finalidad de mantener una
adecuada liquidez, presentará rendiciones documentadas cada vez que se
haya utilizado al menos la tercera parte (33%) del monto de fa Caja Chica
autorizado.

7.7 DE LA LIQUIDACION DE LA CAJA CHICA

Durante los quince (15) primeros días del mes de Enero de cada año fiscal se
depositará en el Banco de La Nación, el saldo que al 31 de diciembre del año
fiscal anterior resulte de la liquidación de ia Caja Chica, mediante Papeleta de
Depósitos (T-6).

7.8 DE LOS MECANISMOS DE CONTROL

7.8.1 El Jefe de la Unidad Gerencial de Administración del Programa, realizará los

arqueos periódicos de la caja chica. Producto de los arqueos, se emitirán las
actas respectivas, en las que se dará conformidad o disconformidad al
cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva. Dichas actas serán
remitidas al Despacho de la Coordinación Ejecutiva y a la Unidad Gerencial de
Administración y Finanzas de la Unidad Ejecutora 005, a fin que disponga las
acciones correspondientes.

Parte de las acciones a ser desarrolladas en los arqueos deben reflejarse en un

estado mensual de las entregas, con indicación de la persona receptora, montos,
finalidad, período transcurrido entre su entrega y rendición o devolución y
nombre del funcionario que la autorizó.

VIII. DE LA RESPONSABILIDAD

8.1 El responsable del Fondo de la Caja Chica, está obligado a:

a. Que los desembolsos que realice con cargo a la Caja Chica se encuentren en el
marco de lo establecido en la presente Directiva.

b. Custodiar y salvaguardar el fondo asignado. Para ello, deberá disponer de una

caja fuerte con clave, la cual será de su conocimiento exclusivo, o en otro medio
similar.

7
c. Mantener un registro electrónico o manual denominado "Libro Auxiliar de la Caja
Chica", donde registrará los ingresos por apertura y reposición del Fondo y los
egresos por los pagos efectuados, lo que determinará un saldo disponible.

8.2 La presente directiva entrará en vigencia al día siguiente de su aprobación,

encargándose a la Unidad Gerencial de Administración del Programa Perú
Responsable, su difusión y cumplimiento

8
 ANEXO N° 01

N°
VALE PROVISIONAL
S/.
YO, ___________________________________________________________________________
Recibí del Programa Perú Responsable, la suma de S/. __________________________
En letras ___________________________________________________________________________
Por concepto de: ____________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
_________ , ___ de ______________ del 201_
NOTA: De no efectuar dentro de los plazos establecidos según las normas vigentes, la rendición o dev
de los fondos no utilizados (dentro de las cuarenta y ocho horas de recibido el dinero); autorizo el des
de mi Planilla Única de Pago, Orden de Servicio, y/u otro ingreso, el importe que corresponda.

______________________
Firma del usuario
DNI N° ________________

______________________ ____________________ ___________________

V° B° COORDINADORA V° B° UGA V°B° Jefe Inmedia
EJECUTIVA

9
 ANEXO N° 02

PAPELETA DE MOVILIDAD LOCAL

Fecha ___________________________
Nombres y Apellidos : ____________________________________________________________
PROGRAMA PERU RESPONSABLE
Cargo : ___________________________________ Área: __________________________________

FECHA DE: A:

TOTAL

SON: _______________________________________________________________ y __/100 Nuevos

JUSTIFICACION: ____________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________

______________ _____________ __________________ ________________

V° B° COORDINADORA V° B° UGA V°B° Jefe Inmediato Firma del usua
EJECUTIVA DNI N° __________

10
 ANEXO N° 03

DECLARACION JURADA

Fecha ___________________________
YO : ____________________________________________________________
Identificado con DNI N° : ___________________________________________
Cargo : ___________________________________________
PROGRAMA PERU RESPONSABLE
Área : ___________________________________________

DECLARO BAJO JURAMENTO HABER EFECTUADO LOS SIGUIENTES GASTOS:

FECHA DETALLE IMPORTE

TOTAL

SON: ________________________________________________________________ y __/100 Nuevo

Los mismos que no pueden ser sustentados con los respectivos Comprobantes de Pago, y pres
presente declaración Jurada en concordancia con el artículo 71° de la Directiva de Tesorería N° 001
EF/77.15, aprobada con Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15

______________ ____________ ___________________ ___________________

V° B° COORDINADORA V° B° UGA V°B° Jefe Inmediato Firma del usua
EJECUTIVA DNI N° ____________

11
 LIBRO AUXILIAR
DEL FONDO DE CAJ A CHICA
PROGRAMA PERU RESPONSABLE
N° 00__-201_
PROGRAMA PERU RESPONSABLE

ENCARGADO DEL MANEJ O DIA MES AÑO

201_
RESOLUCION

Comprobante de Pago Movimiento del mes (S/.)

Especifica
N° Detalle del Gasto Observ.
del Gasto
Fecha Tipo Serie N° Debe Haber Rendición Saldo

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24

Firma del Encargado del Fondo V° B° Gerente UGA V° B° Coordinadora Ejecutiva

12
 FORMULARIO N° 01
PROGRAMA PERU RESPONSABLE

RENDICION DEL FONDO DE CAJ A CHICA

PROGRAMA PERU RESPONSABLE

ENCARGADO DEL MANEJO
RESOLUCION

DIA MES AÑO Nº 00__-201_

201_

Comprobante de Pago
Especifica
Proveedor Detalle del Gasto Importe
Fecha Tipo Serie N° del gasto
N°

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
TOTAL…………………………… S/ .

RESUMEN SEGÚN ESPECIFICA

DEL GASTO
ESPECIFICA IMPORTE (S/ .)

MOVIMIENTO DEL FONDO

SALDO ANT ERIOR (AP ERT URA)
INCREMENT O AL FONDO
T OT AL
IMP ORT E DE LA P RESENT E RENDICION
SALDO ACT UAL...

TOTAL

______________________________
Firma del Encargado del Fondo V° B° Gerente UGA V° B° Coordinadora Ejecutiva

13
PROGRAMA PERU RESPONSABLE
UNIDAD GERENCIAL DE ADMINISTRACION

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO : ADMINISTRACON DEL FONDO PARA CAJA CHICA

PROGRAMA PERU RESPONSABLE PROGRAMA TRABAJA PERU

Unidad Encargado de Unidades Unidad

Coordinación Dirección Unidad de Unidad de
Gerencial de caja chica Gerenciales del Gerencial de
Ejecutiva Ejecutiva Contabilidad Tesorería
Administración (Cajero) PPR Administración

Inicio

Realizan
requerimiento
de gastos
menudos y
urgentes en
Autoriza el bienes y
gasto por servcios
caja chica .

Firma f ormato
de movilidad
local y/o vale
provisional

Verif ica,
documentos y
entrega
f ondos

Revisa y f irma
comprobantes Ejecutan los
de pago y/o gastos con
f ormatos de f ondos de caja
movilidad chica

Presentan
comprobantes
de pago y/o
f ormatos de
movilidad
local
Cancela
comprobantes
de pago y/o
f ormatos de
movilidad local

Realiza la
rendición de
caja chica
según
Directiva
vigente
Visa los
documentos
de rendición
de caja chica.

Remite of icio
de rendición
de caja chica,
a la UE 005 -
PTP para
reposición .

14
 PROGRAMA PERU RESPONSABLE PROGRAMA TRABAJA PERU

Unidad Encargado de Unidades Unidad

Coordinación Dirección Unidad de Unidad de
Gerencial de caja chica Gerenciales del Gerencial de
Ejecutiva Ejecutiva Contabilidad Tesorería
Administración (Cajero) PPR Administración

Registra y
deriva
rendición de
caja chica, a
la UG
Administración
y Finanzas

Registra y
traslada
rendición de
caja chica, a
la U. de
Contabilidad

Ef ectua el
control previo
a documentos
rendidos de
caja chica del
PPR

Corrije la
rendición de
caja chica, CONFORME
observada . NO SI

Gira cheque
de
reposición
de caja chica
.

Recibe
cheque de Entrega
caja chica. cheque de
Deriva al caja chica al
Cajero PPR .

Realiza el
cobro del
cheque y
repone el
f ondo caja
chica

Fin

15