MANUAL DE USUARIO

Sistema de Administración de Mesa de Ayuda

-
Nuevo SAMA
 Nuevo SAMA Página 1 de 22

Contenido
Introducción. .......................................................................................................................... 2
Acceso al SAMA..................................................................................................................... 3
Registrar un SAMA ................................................................................................................ 7
Autorización del jefe inmediato .......................................................................................... 12
Cerrar el SAMA .................................................................................................................... 16
Ver historial de comentarios ............................................................................................... 22

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 2 de 22

Introducción.
Bienvenido al Sistema de Administración de Mesa de Ayuda (SAMA), una herramienta diseñada para
optimizar y agilizar la gestión de incidencias dentro de su organización. SAMA permite a los usuarios
registrar nuevas incidencias de manera eficiente y precisa. Al hacer clic en el botón de Nuevo.

La pantalla mostrará un formulario detallado donde se solicitarán los datos necesarios para registrar la
incidencia. Es importante destacar que los campos con * son obligatorios; estos deben ser completados
para que la incidencia pueda ser registrada correctamente en el sistema. SAMA ha sido diseñado para ser
intuitivo y fácil de usar, garantizando que todos los registros de incidencias se realicen de manera precisa
y sin complicaciones.

El propósito de este manual es guiar al usuario a través del proceso de creación de incidencias, asegurando
que todos los pasos se sigan correctamente para mantener una base de datos de incidencias ordenada y
eficiente. A lo largo de este manual, encontrará instrucciones detalladas y consejos prácticos para
aprovechar al máximo las funcionalidades que SAMA ofrece.

¡Bienvenido a una experiencia de gestión de incidencias más organizada y eficiente!

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 3 de 22

Acceso al SAMA
Para ingresar al nuevo SAMA tenemos 2 opciones:

1.- Intranet
• Ingresar a la intranet
• Seleccionar la opción de Sistemas
• Seleccionar la opción del Nuevo SAMA – SAMA 2.0

Imagen – Pendiente

2.- Team´s

• La configuración del SAMA en Teams solo se debe realizar la primera vez.

• Para ello, haz clic en "Agregar aplicación a Teams" o en la siguiente URL:
https://apps.powerapps.com/play/e/default-71a17d0a-cf38-4e2a-b379-
bd8019d2f94d/a/05a94563-ff27-4eeb-8be7-5b67512454f4?tenantId=71a17d0a-cf38-4e2a-b379-
bd8019d2f94d&hint=04f91d5b-d1ab-48eb-a0da-403ca7536e4a&sourcetime=1720112834986

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 4 de 22

Una vez que le de demos clic en la opción de Agregar se abrirá una ventana emergente con la
configuración.

Dar clic en “Agregar”

Posteriormente en automático se abrirá el SAMA desde el Team´s.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 5 de 22

Una vez que ya tenemos configurado el SAMA en el Teams.

• Ingresar al Team´s

• De la barra izquierda seleccionar la opción ….

• Selecciona la opción de SAMA

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 6 de 22

Página principal del SAMA-Sistema de Administración de Mesa de Ayuda.

Ambas opciones muestran la página principal del SAMA

Se muestra el nombre del sistema al que estamos ingresando, SAMA-Sistema de Administración de
Mesa de Ayuda.
Nos da la bienvenida y muestra el nombre del usuario completo.
Dar clic en el botón > ingresar

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 7 de 22

Registrar un SAMA
Una vez que ingresamos al sistema del SAMA.

Dar clic en Nuevo para registrar un nuevo SAMA.

Se abrirá la pantalla principal para el registro del SAMA.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 8 de 22

Para poder registrar el SAMA, se deben de capturar todos los campos obligatorios:

• * Sistema
• * Tipo de requerimiento
• * Severidad
• * Descripción del problema

En caso de ser requerido se podrán adjuntar archivos: pdf, doc, xlsx, imágenes etc.

Sistemas

Del listado de * Sistemas, seleccionar el deseado.

Tipo de requerimiento

Del listado de * Tipo de requerimiento, seleccionar el deseado.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 9 de 22

Severidad

Del listado de * Severidad, seleccionar el deseado

Problema

Colocar la descripción del * Problema.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 10 de 22

Datos Adjuntos

En caso de que sea requerido se pueden adjuntar archivos.

Una vez que se han capturado todos los datos, seleccione la opción Guardar.

El sistema validará que todos los campos obligatorios estén completos. Si es así, mostrará el siguiente
mensaje:

“El SAMA número 353 ha sido registrado exitosamente. En breve recibirá un correo con los
detalles del registro.”

Nota: El número del SAMA varía según el registro.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 11 de 22

Notificaciones por Correo electrónico

El usuario recibirá un correo electrónico con la siguiente información:

• La dirección a la cual está adscrito.

• El nombre de las personas facultadas para la autorización (jefe inmediato).
• Información del SAMA registrado.
o Datos del SAMA registrado
o Número de SAMA
o Sistema
o Fecha
o Tipo de SAMA
o Administrador de Proyectos
o Problema
o El acceso directo al Nuevo SAMA

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 12 de 22

Autorización del jefe inmediato

El jefe inmediato recibirá una notificación para su autorización.
Solo uno de los jefes necesita aprobar.
La autorización puede realizarse mediante correo electrónico o a través de Teams, como se muestra a
continuación:

Aprobación por correo electrónico

Opciones del Jefe Inmediato para la Aprobación

Aprobar la Solicitud:

• Si el jefe inmediato está de acuerdo con la solicitud, debe aprobar el SAMA.

• Haga clic en Aprobar.
• Ingrese los comentarios necesarios y confirme la solicitud.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 13 de 22

Una vez aprobado el SAMA, las opciones de aprobar o rechazar ya no estarán disponibles El jefe
inmediato

Rechazar la Solicitud:

Si el jefe inmediato no está de acuerdo con el SAMA, puede rechazar la solicitud.

• Haga clic en Rechazar.

• Ingrese los comentarios explicativos.

Nota: Una vez que es rechazado el SAMA se le notifica al usuario y se cierra el SAMA

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 14 de 22

Aprobación por teams

Opciones del Jefe Inmediato para la Aprobación

Aprobar la Solicitud:

• Si el jefe inmediato está de acuerdo con la solicitud, debe aprobar el SAMA.

• Ingrese los comentarios necesarios.
• Haga clic en Aprobar.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 15 de 22

Rechazar la Solicitud:

Si el jefe inmediato no está de acuerdo con el SAMA, puede rechazar la solicitud.

• Ingrese los comentarios explicativos.

• Haga clic en Rechazar.

Nota: Se le notificará al usuario y se cerrará el SAMA.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 16 de 22

Cerrar el SAMA
Una vez que la DGTI atendido el SAMA, se le notificará mediante correo electrónico.
Este correo electrónico incluirá la siguiente información:

• Información del SAMA registrado.

o Número de SAMA
o Sistema
o Fecha
o Tipo de SAMA
o Administrador de Proyectos
o Desarrollador
o Tester
o Problema
o El acceso directo al Nuevo SAMA

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 17 de 22

Una vez que reciba esta notificación, es muy importante que ingrese al SAMA y tome una de las siguientes
acciones:

• Cerrar: Si está satisfecho con la solución, cierre el SAMA.

• Rechazar: Si no está satisfecho con la solución, rechace el SAMA para que sea atendido
nuevamente.

Cerrar

Haga clic en el enlace del SAMA para Cerrar la solución del SAMA.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 18 de 22

*Observaciones

Capturar las observaciones.

Datos Adjuntos

En caso de que sea requerido se pueden adjuntar archivos.

Una vez que se han capturado todos los datos, seleccione la opción Cerrar.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 19 de 22

El sistema validará que todos los campos obligatorios estén completos. Si es así, mostrará el siguiente
mensaje:

“Se cerró correctamente el SAMA y se registraron los comentarios.”

Rechazar

Si el Usuario no está de acuerdo con el SAMA, puede rechazar la solución.

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 20 de 22

*Observaciones
Capturar las observaciones.

Datos Adjuntos

En caso de que sea requerido se pueden adjuntar archivos.

Una vez que se han capturado todos los datos, seleccione la opción Rechazar.

El sistema validará que todos los campos obligatorios estén completos. Si es así, mostrará el siguiente
mensaje:

“Se rechazo la solución del SAMA y se registraron los comentarios.”

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 21 de 22

En este paso se le notifica al Coordinador de desarrollo para que asigne nuevamente un desarrollador y
sea atendida la petición.

Regresa al paso de la Asignación de desarrollador

Elabora: Revisa: Autoriza:

 Nuevo SAMA Página 22 de 22

Ver historial de comentarios

Para poder ver el Historial de comentarios del SAMA.

Dar clic en Ver Historial de comentarios

Se mostrará un listado del histórico de comentarios.

Elabora: Revisa: Autoriza: