Primer Parcial

Introducción (Volpentesta Introducción y Capítulo 1)

Absorción de la incertidumbre: Como no se cuenta con un 100 % de información de hechos, el
que debe tomar una información absorbe parte de la incertidumbre por la información no cierta que
posee.
Resumen de la información: Procesos que tiene un efecto neutro sobre el contenido de la
información
Sesgo en la presentación: Puede predisponer o influir en la utilización que se haga de la
información a través de su presentación. De acuerdo con la elección que se realice en su
presentación, una misma información puede llegar a interpretarse o utilizarse de manera
diferente.Una manera de sesgar la presentación de una información es a través del ordenamiento y
agrupamiento que se haga de los datos, ya que de esta manera puede afectarse la percepción con
relación a la importancia que ellos tengan.

Filtrado de la información: Deja fuera ciertas partes del contenido de la información.

Concepto Definición Objetivo Ejemplo

Absorción de la Capacidad de gestionar y Minimizar el riesgo Análisis de mercado

Incertidumbre reducir la incertidumbre en en decisiones para prever cambios en
el entorno operativo. inciertas. la demanda.

Resumen de la Condensación de datos en Facilitar la Informe ejecutivo que

Información un formato más accesible y comprensión y resume resultados
comprensible. toma de trimestrales.
decisiones.
Sesgo en la Manipulación de la Persuadir o influir Informe que destaca
Presentación presentación de la en decisiones. ventas pero omite
información para influir en costos significativos.
la percepción.

Filtrado de la Proceso de seleccionar Asegurar que solo Gerente que revisa

Información información relevante y llegue información solo informes de
separarla de la irrelevante. útil. rendimiento
específicos.

El diseño de informes debe considerar varios factores relacionados con los usuarios finales para
asegurar su efectividad y relevancia. Al diseñar informes a partir de un sistema de información, es
crucial considerar a la audiencia para garantizar que la información sea pertinente, comprensible y
útil. La adaptación de los informes no solo mejora la efectividad de la comunicación, sino que
también contribuye a una mejor toma de decisiones dentro de la organización.

La información de fuente primaria se refiere a datos que son recopilados directamente por una
organización a través de sus propios medios, en lugar de ser adquiridos de fuentes secundarias o
terciarias. La información de fuente secundaria son los datos que han sido recopilados y

1
procesados por otros, como informes de investigación, artículos académicos, estadísticas
publicadas, etc.

Los datos deben ser procesados para convertirse en información, y el conjunto de datos
procesados no siempre representará información útil o significativa sin considerar el contexto, la
relevancia, la calidad de los datos y los objetivos del procesamiento. La distinción entre datos e
información es clave en la administración y la toma de decisiones, ya que una buena gestión de
datos puede llevar a una mejor generación de información que impulse estrategias efectivas.

Procesos necesarios para convertir información en conocimiento:

1. Conexiones
2. Conversación
3. Comparación
4. Consecuencias

Los datos son un conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos y acontecimientos,
así como a sus correspondientes atributos y características

Características de la información que se relacionan a su contenido:

1. Precisión
2. Relevancia
3. Alcance

La Organización como Sistema (Volpentesta Capítulos

2 y 3)
1. Concepto de Sistema:
a. Definición: Un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados
que interactúan entre sí, entre sus atributos y con su ambiente conformando una
totalidad, persiguiendo un fin determinado, y teniendo una actuación conjunta
superior a la suma de las actuaciones individuales de sus elementos. Estos se
caracterizan por estar compuestos de partes que interactúan entre sí.
b. Teoría General de Sistema o “TGS”: Escrita por Bertalanffy, es un desarrollo de un
marco teórico-sistemático para la descripción de las relaciones generales de la
realidad empírica.
c. Enfoque de sistemas: Es un esfuerzo por generar una visión amplia, comprensiva y
total del fenómeno de la complejidad y la interrelación que caracterizan a los
sistemas. Este tiene su origen en la TGS. Este enfoque -sistémico- parte de una
visión global e integral
Elementos: Los sistemas pueden integrarse con solo 1, con 2 o bien con los 3
elementos.
i. Objetos: Ej. computadora
ii. Conceptuales: Ej. Lenguaje de programación
iii. Sujetos: empleados

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 Propiedades: Son los atributos y cualidades que derivan del dominio de cada
sistema. Estos pueden clasificarse en:
iv. Vivientes;
v. No vivientes;
vi. Sistemas Abstractos: Todos los elementos del sistema son conceptos, ej:
sistemas religiosos, sociales, culturales, etc.
vii. Sistemas Concretos: Son construcciones conceptuales que ya exponen
actividades o comportamientos, ej: sistema educativo
viii. Sistemas Abiertos:
ix. Sistemas Cerrados:
x. Objetivos:
xi. Metas:
xii. Propósitos o normas:
2. Conceptos clave de la TGS:
- Elementos: Son los componentes de los sistemas, cada elemento puede ser un
sistema completo en sí mismo (subsistema). Pueden ser vivientes o no vivientes y
desde una visión estática se podría definir como partes que conforman un sistema.
Estos elementos pueden ser objetos, conceptos o sujetos. Los elementos que entran
al sistema se llaman “entradas” y los que salen del sistema “salidas”
- Entradas: es cualquier ingreso al sistema desde el ambiente. Estos tienen la
característica de ser la fuerza de arranque o partida del sistema. En ciertos
sistemas se genera un sistema de filtro para evitar que se procesen entradas
no válidas.
- Proceso: Es la actividad que el sistema aplica sobre las entradas para
transformarlas en salidas
- Salidas: Es la consecuencia del proceso de transformación sobre las
entradas. Estas deben estar en consonancia con los objetivos del sistema
- Retroalimentación: Esta es la función del sistema que comprara las salidas
con el objetivo o estándar previamente establecido, obteniendo información
sobre su funcionamiento, y con el fin de mantener al sistema operando de
acuerdo con los parámetros establecidos. En síntesis, las salidas son
comparadas con las salidas esperadas, y cualquier diferencia que se
encuentra origina una retroalimentación. Existen 2 tipos de retroalimentación:
- Negativa: es correctiva y ayuda a mantener al sistema que
retroalimenta dentro de un margen crítico de operación, reduciendo
las variaciones de rendimiento en relación con los objetivos o
estándares.
- Positiva: la retroalimentación positiva refuerza la operativa de un
sistema, teniendo a que continúe con los mismos rendimientos y sin
modificar sus actividades.
- Sensores: Son mecanismos que miden valores incluidos o establecidos en
los objetivos predeterminados.
- Comparador:Dispositivo que realiza la comparación del funcionamiento real
con respecto al objetivo preestablecido. Esto se logra estableciendo límites
de control, tanto superiores como inferiores, en relación con la respuesta
esperada.
- Activante: Es un elemento que debe tomar, una vez evaluados los cursos de
acción.

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- Ambiente: Es el conjunto de objetos exteriores que rodean contienen e influyen al
sistema. Para que sea externo sea considerado como ambiente para un sistema
deben presentarse en forma conjunta dos circunstancias:
a. El sistema no pueda controlarlo
b. Que afecte significativamente su desempeño o propiedades.
c. También hay 2 elementos que poseen:
i. Transaccionales: que son aquellos que aun cuando el sistema no
puede controlarlos si puede ejercer influencia, ej: proveedores.
ii. Contextuales: son los elementos que el sistema no puede controlar ni
modificar, la competencia de otras empresas y los factores climáticos.
- Límites: los límites separan y demarcan un sistema respecto de su ambiente. En un
sistema abstracto los límites son determinados según el nivel de percepción,
intención, objetivos y conocimientos del observador en relación con el
funcionamiento interno del sistema. Si los límites son muy amplios o muy restringidos
implica asumir un riesgo de suboptimización.
- La jerarquía entre los sistemas define la complejidad del sistema. Estas
interacciones e interconexiones entre los subsistemas se llaman interfaz.
- Interfaz: Son los elementos de interconexión -intermediarios- situados en los límites
de un sistema -o subsistema- por los cuales la información es transferida o
coordinada entre ellos.
- Fragmentación: es una condición de los sistemas poder fragmentarse en
subsistemas. Se divide en 2 procesos:
- Proceso de descomposición: cuando un sistema complejo es difícil de
entender o analizar en su conjunto el sistema se descompone o factoriza en
subsistemas, con tareas individuales más simples.
- Proceso de composición: al realizarse la descomposición en forma jerárquica
se supone que la obtención de logros de los subsistemas inferiores en la
estructura van a facilitar el logro de los subsistemas inferiores en la estructura
van a facilitar el logro de los subsistemas superiores.
- Simplificación: La fragmentación jerárquica del sistema produce un gran número de
interacciones entre sus partes. Una gran cantidad de interfaz representa una barrera
a la buena coordinación entre las partes. Hay 2 formas de realizar la simplificación,
por agrupamiento o por desacoplamiento:
- Agrupamiento: se establecen grupos de subsistemas que interactúan entre sí.
- Desacoplamiento: para obtener la utilidad de la simplificación en el proceso
de fragmentación, es necesario que los subsistemas están en gran parte
aislados, desacoplados, con cierta independencia parcial.
- Objetivos: Los sistemas buscan permanente una nueva posición de equilibrio. Esta
se denomina teología. Los objetivos deben poder hacerse operativos a través de su
cuantificación.
- Interrelación e Interdependencia: Se verifica a través de los enlaces que vinculan
entre sí a los elementos. Las relaciones connotan la interdependencia que entre los
elementos interrelacionados se produce. Hay relaciones simbióticas, Sinérgicas y
superfluas
- Recursos: Son los medios que poseen los sistemas y que los utilizan para realizar
las actividades necesarias para cumplir con sus propósitos. Los recursos no solo son
la gente, capital, infraestructura, sino también información, el conocimiento y sus
mejores capacidades entre otros.

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- Atributos: Son las propiedades y características que pueden reconocerse de los
elementos y de sus vinculaciones. Los hay cualitativos y cuantitativos, así como
definidores y concomitantes. La primera clasificación tiene importancia en tareas de
medición, los primeros serán más difíciles de medir que los segundos.
Con relación a la segunda clasificación, un tributo definidor es el que permite
designar adecuadamente al elemento o relación como ser. Las características
concomitantes son las que no establecen ninguna diferencia con respecto al
elemento o relación que se está considerando.
- Entropía: La entropía es el proceso interno por el cual algunos sistemas entran en
crisis y se degeneran tanto estructural como funcionalmente, llevándolos hacia el
desorden y, eventualmente, su desaparición. A mayor información, se reduce la
entropía, ya que la información disminuye la incertidumbre y amplía las alternativas
que el sistema puede adoptar.
- Homeostasis: La homeóstasis, o equilibrio dinámico, es la capacidad de los sistemas
para adaptarse y responder a las fuerzas externas, manteniendo un funcionamiento
eficaz. Este proceso de autocontrol o autorregulación permite que el sistema se
mantenga estable. Si no logra adaptarse al entorno, puede entrar en entropía.
- Sinergia: La sinergia se verifica que la actuación conjunta de los componentes del
sistema es superior a la suma de las actuaciones individuales de sus partes
componentes.
- Equifinalidad: Esta expresa que los objetivos finales pueden ser conseguidos a partir
de diferentes condiciones iniciales, a través de diferentes maneras, y utilizando
medios o acciones distintos a los originalmente pensados.
- Complejidad: es la característica de un sistema que surge cuando este presenta una
gran cantidad de elementos interrelacionados, con interacciones difíciles de predecir
y de controlar. Cuanto mayor es la variedad de los elementos y sus conexiones, más
complejo es el sistema. Esta complejidad puede dificultar la capacidad del sistema
para adaptarse, lo que aumenta la incertidumbre y puede llevar a problemas de
gestión o control si no se maneja adecuadamente.
- Organización y estructura: La organización de un sistema es el conjunto de
interrelaciones reales o potenciales entre sus elementos, donde cada parte tiene
objetivos propios, pero se adapta al contexto para formar un todo integrado. Este
concepto está relacionado con la estructura, que se refiere a la forma en que los
elementos del sistema se vinculan. La estructura puede ser simple o compleja, y en
los sistemas complejos se observan jerarquías, con niveles y subsistemas
interconectados.
- Naturaleza de los sistemas: se refiere a su carácter dinámico y organizado, donde
cada sistema está compuesto por múltiples elementos interrelacionados que trabajan
en conjunto para lograr un objetivo común. Estos sistemas interactúan con su
entorno, adaptándose para mantener su funcionamiento. Además, pueden ser
abiertos o cerrados, dependiendo de su grado de interacción con el exterior, y se
organizan de manera jerárquica o estructural según su complejidad. La evolución de
un sistema depende de su capacidad para procesar información y adaptarse a los
cambios.
- Diferentes tipos de sistemas:
- Sistemas Abiertos: Son aquellos que tienen ambiente y que con él
intercambian, regularmente, información, materiales y energía. Tienen la

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 característica de adaptarse a los cambios que se producen en su ambiente.
Se ajustan a fin de preservarse.
- Sistemas Cerrados: No tienen ambiente: son herméticos a cualquier
influencia ambiental, auto-contenidos, no interactúan con el contexto por lo
cual no lo influyen ni son influidos por él. Tienden a la entropía.
- Sistemas predictibles: es cuando se conoce con certeza la interacción de sus
elementos y su evolución puede determinarse con precisión.
- Sistemas probabilísticos: No se conoce con certeza su comportamiento, lo
que hay que estudiarlo en función de su actuación probable asumiendo un
cierto nivel de error vinculado con la estimación de su desenvolvimiento.
- Sistemas hombre-máquinas: Implica en el cumplimiento de un objetivo
algunas tareas son ejecutadas por máquinas y otras son realizadas por
hombres.
- Sistemas animados: son los poseen propósitos propios pero no así sus
partes individuales. Ej: hombre y animales con propósito tales como la
supervivencia
3. La organización como sistema:
4. El modelo de sistemas y su relación con la naturaleza de las organizaciones:
5. Principales características:
a. Artificialidad
b. Apertura
c. Intencionalidad
d. Complejidad
e. Retroalimentación
6. Modelos de presentación de la complejidad organizacional
a. Modelo determinista: La empresa como máquina, esta concepción considera a las
empresas como máquinas que carecen de propósitos propios y cuya única función
era servir a sus propietarios con el fin de que estos pudieran alcanzar sus propios
objetivos. El trabajo de las personas era considerado reemplazable e intercambiable
en cualquier momento y circunstancia.
b. Modelo Animado: La empresa como organismo, a medida que se iban produciendo
diversos cambios las empresas comenzaron a preocuparse más por sus empleados.
Considera a la organización como un organismo vivo y con propósitos propios.
c. Modelo social: La empresa como sociosistema. Estos 3 niveles de propósitos -
sociales, organizacional y personal- le imponen a la empresa responsabilidades para
con todos sus integrantes y para el con el medio ambiente.
7. Modelos de organización como sistema:
a. Enfoque de sistema cerrado
b. Enfoque de sistema abierto
i. Características particulares de la organizaciones como sistemas abiertos:
1. Artificialidad
2. Morfogénesis
3. Complejidad
4. Apertura
5. Intencionalidad
c. El enfoque sociotécnico
d. El enfoque situacional

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 8. Límites y contexto: las organizaciones como sistemas complejos operando en contextos
cambiantes y turbulentos
9. Articulación de tareas, flujo de información y decisiones: las actividades organizacionales y
la información requerida para su realización y para la toma de decisiones.

Eficacia: Es el grado en el que se alcanzan las metas. Representa la obtención de los objetivos
propuestos. Si se logró el objetivo es eficaz
Eficiencia: Es la forma en que se combinan los insumos o recursos para lograr un determinado
objetivo. Ofrece una pauta acerca del resultado esperado y el resultado efectivamente alcanzado.
Proporciona una idea de la relación entre el objetivo obtenido -resultado- y el esfuerzo utilizado para
lograrlo -los recursos implicados para la obtención del objetivo.
Efectividad: Representa un nivel superior de eficacia y eficiencia a lograr luego de haber
alcanzado, precisamente, la eficacia y eficiencia en una gestión. Comprende las actividades que
una organización debe realizar para perdurar y seguir triunfando en el futuro.
Productividad: Es la relación entre producción e insumo, también puede definirse como el cociente
entre la cantidad producida y la cuantía de los recursos que se hayan empleado en la producción.
Enfoque analítico: enfoque en ciertas partes del sistema para mejorar su eficiencia, pero no en un
todo.
Visión sistémica: apunta al todo sin dejar de considerar las partes. Las partes de un sistema
deben estar unidas a él, no pueden perder la identidad.

Conocimiento Explícito
● Definición: El conocimiento explícito se refiere a aquel tipo de conocimiento que puede ser
fácilmente articulado, codificado y compartido. Se puede documentar en forma de manuales,
procedimientos, bases de datos, informes y otros tipos de documentos formales.
● Características:
○ Fácilmente transferible: Se puede compartir a través de medios escritos,
electrónicos o en forma de presentaciones.
○ Formal y estructurado: Su naturaleza permite que se organice y sistematice, lo que
facilita su acceso y comprensión.
○ Ejemplos: Manuales de operaciones, políticas organizacionales, datos numéricos, y
procedimientos estandarizados.

Conocimiento Tácito
● Definición: El conocimiento tácito es aquel que es más difícil de formalizar y transmitir. Se
basa en la experiencia personal, habilidades y aprendizajes informales que las personas
acumulan a lo largo del tiempo.
● Características:
○ Difícil de articular: A menudo es subjetivo y se basa en experiencias personales; no
se puede expresar fácilmente en palabras o documentos.
○ Contextual y situacional: Su comprensión está muy ligada al contexto en el que se
adquirió, lo que hace que su transferencia sea más complicada.
○ Ejemplos: Intuiciones, habilidades prácticas, experiencia en la resolución de
problemas, y conocimientos culturales o sociales.

En el contexto de la Teoría General de los Sistemas, ambos tipos de conocimiento son

fundamentales para la administración y el funcionamiento de las organizaciones. La integración y el

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flujo de conocimiento explícito y tácito permiten a las organizaciones adaptarse y evolucionar,
fomentando la innovación y la toma de decisiones informadas.

● Interacción: Aunque son distintos, el conocimiento explícito y tácito a menudo interactúan

en las organizaciones. Por ejemplo, la experiencia tácita de un empleado puede enriquecer
el conocimiento explícito disponible en la organización, mientras que el conocimiento
explícito puede facilitar la formalización y transferencia del conocimiento tácito entre los
miembros del equipo.

Proceso de toma de decisiones

1. Detección
En esta etapa, se recopila información y se identifican problemas o situaciones que requieren
una decisión.

Actividades:

● Identificación del Problema: Reconocer que existe una discrepancia entre el estado actual
y el deseado.
● Recopilación de Datos: Reunir información relevante que ayude a comprender la situación.
● Análisis del Entorno: Evaluar factores externos que pueden influir en la decisión.

2. Diseño
Definición: En esta fase, se desarrollan alternativas y se examinan las posibles soluciones al
problema identificado.

Actividades:

● Generación de alternativas: Crear una lista de posibles opciones o cursos de acción que
podrían abordar el problema.
● Evaluación de Alternativas: Analizar cada alternativa en función de criterios predefinidos
(como costo, efectividad, riesgo, etc.).
● Simulación y Modelado: A veces se utilizan modelos para predecir los resultados de
diferentes alternativas.

3. Selección
Definición: Esta etapa implica seleccionar la mejor alternativa entre las opciones evaluadas.

Actividades:

● Comparación de Opciones: Evaluar las alternativas en función de sus ventajas y

desventajas.
● Selección de la Mejor Opción: Tomar una decisión informada sobre cuál alternativa se
implementará.
● Implementación: Llevar a cabo la decisión elegida y poner en práctica el plan de acción.

Proceso de control (verificación)

1. Comparador

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 ● Definición: El comparador es el componente que mide y compara el desempeño actual de
un sistema con los estándares o objetivos establecidos.
● Función: Determina si hay desviaciones entre el estado actual y el deseado. Por ejemplo, si
el objetivo es aumentar las ventas en un 10%, el comparador evaluará el rendimiento real de
las ventas y lo comparará con ese objetivo.
● Resultado: Si hay una discrepancia, se identifica la necesidad de tomar medidas
correctivas.

2. Activante
● Definición: El activante es el mecanismo o la acción que se implementa para corregir las
desviaciones identificadas por el comparador.
● Función: Se refiere a las decisiones y acciones que deben tomarse para ajustar el
desempeño al nivel deseado. Esto puede incluir cambiar procesos, reasignar recursos o
implementar nuevas estrategias.
● Ejemplo: Si las ventas están por debajo del objetivo, el activante podría ser la
implementación de una nueva campaña de marketing o la capacitación del personal de
ventas.

3. Sensor
● Definición: El sensor es el dispositivo o sistema que recopila datos sobre el desempeño
actual de la organización.
● Función: Monitorea continuamente el ambiente o el sistema para proporcionar información
relevante y oportuna. Los sensores pueden ser tanto tecnológicos (como sistemas de
gestión de datos) como humanos (como informes de desempeño).
● Ejemplo: Un software de gestión de ventas que registra y analiza las cifras de ventas diarias
es un sensor que proporciona datos sobre el rendimiento actual.

4. Objetivos y Normas
● Definición: Los objetivos son las metas que la organización espera alcanzar, mientras que
las normas son los criterios o estándares que se utilizan para medir el desempeño.
● Función: Proporcionan un marco para el proceso de control. Establecen las expectativas
claras que deben cumplirse y sirven como base para la comparación.
● Ejemplo: Un objetivo podría ser "aumentar las ventas en un 15% en el próximo trimestre", y
la norma podría ser "mantener un índice de satisfacción del cliente superior al 90%".

Resumen del Proceso de Control

El proceso de control se puede entender como un ciclo continuo que incluye los siguientes pasos:

1. Sensor: Monitorea y recopila datos sobre el desempeño actual.

2. Comparador: Compara el desempeño actual con los objetivos y normas establecidos.
3. Activante: Toma acciones correctivas si hay desviaciones.
4. Objetivos y Normas: Proporcionan el marco de referencia para el control.

Importancia del Proceso de Control

Este proceso es fundamental en la gestión organizacional, ya que permite:

● Identificar áreas de mejora.

● Asegurar que la organización se mantenga en el camino hacia el logro de sus metas.
● Adaptarse a cambios en el entorno operativo.

9
Sistemas Administrativos y Sistemas de Información
(Volpentesta Capítulos 4 y 5)

La administración es un sistema que cumple determinadas funciones dentro de un suprasistema

que es la organización, por sí misma carece de función propia y no posee en realidad, existencia
autónoma: separada de la organización a la cual sirve, no significa nada. Pero a su vez, una
organización sin administración sólo sería sinónimo de caos.
La administración organiza la actividad prescribiendo programas de acción en función de los
objetivos que se persiguen.

Sistema administrativo: función que por medio de un conjunto integrado de procedimiento que
prescriben tareas y que incluyen información y decisión, posibilita la obtención de los objetivos de la
organización. En un sistema administrativo, los procedimientos son secuencias de tareas que se
realizan en distintos puestos de trabajo destinados a una misma finalidad específica.

El sistema administrativo debe entenderse como un sistema que a través del procesamiento de
todos los elementos administrativos que siguen de la realización de las tareas organizaciones,
produce la información necesaria para todos los niveles de la organización y provee los archivos y
registros necesarios para generar aquella información. El sistema administrativo es el medio en
donde las políticas adoptadas por el nivel superior de la organización se traducen en múltiples
decisiones que resuelven problemas específicos cotidianos que conforman en conjunto, la actividad
de la organización.

Estos sistemas son la práctica cotidiana de las tareas de la organización, su interés radica en
encontrar la solución a los problemas que surjan y no en definir su solubilidad; pone el acento en la
decisión y no en la “credibilidad” de un asunto.

El sistema administrativo transmite, registra y conserva los soportes de la información por medio de
los cuales las operaciones realizadas y las decisiones tomadas se comunican documentalmente a
fin de impulsar el acto físico de realización de los trabajos. Estos también están relacionados con la
realización de las operaciones habituales de la organización.
Las funciones de los sistemas administrativos se amplían para posibilitar el desarrollo de ella, de
sus participantes y de quienes tienen con ella vinculaciones o intereses. Tienen 4 funciones:
1. Identificar las oportunidades y amenazas del ambiente
2. Tomar las decisiones que sean necesarios
3. Mantener y mejorar el desempeño de la organización bajo condiciones estables o
cambiantes.
4. Transformar el conocimiento tácito a explícito, creando procesos necesarios para que esa
conversión sea posible así como los archivos que permitan almacenar el conocimiento
explícito, de manera de favorecer su circulación y uso. El sistema administrativo es el
responsable de transformar el conocimiento en un activo organizacional valioso
El sistema administrativo se puede definir como aquella función que por medio de un conjunto
integrado de procedimientos que prescriben tareas y que incluyen información y decisión,
posibilitando la obtención de los objetos de la organización, no alcanza para reflejar cabalmente
todos los propósitos que el sistema administrativo intenta lograr. Este sistema debe ser eficaz, es
decir, debe obtener los resultados previstos, debe alcanzar los resultados planeados. También

10
debe ser eficiente, obtener los propósitos planteados pero contemplando que cumple con los
mejores aspectos referidos a su costo de operación, velocidad, seguridad, comunicación, etc.

Estos sistemas administrativos deben:

1. Posibilitar la realización de las tareas y actos administrativos dentro de los plazos que se
consideran adecuados para su ejecución, con un costo con la naturaleza de los trabajos y
con un alto margen de seguridad
2. Obtener periódicamente un resumen estructurado de datos, de manera de proveer a toda la
organización de información que posibilite el desarrollo de las actividades y la toma de
decisiones.
3. Promover y alentar por medio de mecanismos adecuados, los objetivos últimos de la
organización, los de sus integrantes y los de su ambiente.

Para evaluar la eficiencia de los sistemas administrativos, y en general, de cualquier sistema de la

organización, deben apreciarse conjuntamente los siguientes parámetros: capacidad,
comunicación, costo, competitividad, control interno.

1. Capacidad: velocidad de procesamiento, volumen de trabajo, seguridad en la captación de

datos: Recuperación de la información
2. Comunicación: transmisión de información: coordinación entre sectores
3. Costos: Relación beneficio-costo, conocimiento de los costos
4. Competitividad: buscar y mantener clientes, mejorar acuerdos con los proveedores, apoyar
el desarrollo de nuevos productos, alejar competidores
5. Control Interno: buscando satisfacer los objetivos de proveer adecuada protección a los
activos, generar información confiable y promover la eficiencia operativa y la seguridad
general. Es el conjunto de reglas y normas de procedimiento que regulan el funcionamiento
administrativo de una organización con el propósito de preservar el patrimonio de la misma
de los posibles errores o maniobras fraudulentas que pudieran llegar a afectarlo.

Sistemas de Información

Es el medio por el cual los datos circulan de una persona o sección hacia otras, proporcionando
servicio a todos los demás sistemas de la organización y enlazando a todos sus componentes de
manera tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar sus objetivos.

Cualquier sistema administrativo depende de esa información operativa que constituye una
necesidad.

Componentes del sistema administrativo

Los procedimientos básicos de las organizaciones son comprar, pagar, producir, vender, comprar y
obtener datos sobre ellos. Esos datos adecuadamente procesados se convertirán en información
significativa, que a su vez que comienza a circular a través del sistema de información, es
recepcionada por los integrantes de la organización que la transformaran en conocimiento. Se
puede destacar sus elementos componentes:
- Conjunto de procedimientos

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 - Personas
- Sistema de información
- Recursos

Los procedimientos administrativos:

Estos se definen como la secuencia de tareas que se realizan en distintos puestos de trabajo
destinados a una misma finalidad específica. Los procedimientos están compuestos por un conjunto
de tareas que se ordenan de una manera secuencial invariable.

Un procedimiento -o proceso de negocio- define qué tarea o tareas deben ser efectuadas, quienes
son los que deben ejecutarlas y cuando deben hacerlo. En esencia el diseño de los procedimientos
administrativos contiene mecanismos que permiten dar inicio a las actividades repetitivas de la
organización.

Resumen y conclusión

Definirse al sistema administrativo como un conjunto de procedimientos vinculados y relacionados

dentro de un esquema predefinido, que permite desarrollar todas y cada una de las actividades de
la organización. Para que los sistemas administrativos puedan satisfacer estos requisitos de diseño
de las actividades rutinarias deben contemplar algunos detalles significativos.
En primer lugar, la secuencia de operaciones que debe estar claramente determinada y
especificada, tiene que ser debidamente conocida por las personas que actuarán según su
procedimiento. Para este fin, pueden utilizarse representaciones gráficas simbólicas, usualmente
denominadas cursogramas.
En segundo lugar, el diseño de la secuencia de operaciones y tareas deben contemplar los
requisitos que aseguren que los procedimientos cumplen con normas mínimas que hacen a su
eficiencia, capacidad, comunicatividad, competitividad y seguridad. En este sentido, el control
interno es el encargado de proveer la mayoría de estas pautas.
Por último, los sistemas requieren actualizaciones y ajustes permanentes. Por esto es necesario
contar con una metodología de estudio de sistemas que aseguren el cumplimiento de todas las
etapas necesarias que permitan realizar un correcto relevamiento, análisis, diseño e
implementación de las mejoras o reformas.

Guía de autoevaluación:

1. ¿Por qué se dice que la administración pasó de administrar cosas a administrar

información? piense en un ejemplo concreto de la administración de información en
a. una empresa comercializadora de productos de consumo masivo
b. un hospital
c. una universidad
2. ¿Cuáles son las funciones tradicionales que el sistema administrativo debe realizar en las
organizaciones citadas en el punto anterior?

12
 3. ¿Qué tendría que realizar el sistema administrativo en esas mismas organizaciones que
transformar al conocimiento en un activo organizacional?
4. Relacione mediante un ejemplo práctico el concepto de estrategia y el de sistema
administrativo
5. ¿Cuál es la vinculación que existe entre el sistema administrativo y el sistema de
información?
6. A partir de una secuencia física de ingreso de valores a una organización por cobranzas
realizadas a sus clientes, establezca el sistema de información operativa que se necesita
para cumplimentar con esa operación
7. Mediante un ejemplo práctico explique cómo impacta la incorporación de nueva tecnología
de información en el diseño del sistema administrativo
8. ¿Qué ventajas se obtienen cuando las operaciones rutinarias de una organización estan
especificadas en claros procedimientos administrativos?
9. Relacione los conceptos de eficacia y eficiencia con el concepto de sistema administrativo

Sistema de información (capítulo 5)

El sistema de información se define como el sistema formal de personas, equipos y procedimientos

que en forma integrada y coordinada y operando sobre un conjunto de datos estructurados acorde
con las necesidades organizacionales, capturan datos, los transforman en información los
almacenan y los distribuyen a fin de apoyar las actividades de las organizaciones tales como las
operaciones, el control, la administración y la toma de decisiones, necesarias para desarrollar la
estrategia y lograr los objetivos planteados.

Componentes de un sistema de información

Sistemas de información utilizan diversas tecnologías de la formación -TI-; estas representan

recursos que se comparten en toda la organización y, en su conjunto, constituyen la infraestructura
de tecnología de la información.

Actividades fundamentales de los sistemas de información:

- Entrada de los recursos de datos

- Recolección de datos: como el órgano sensorial de la organización y consta de dos etapas
que son la captación de los datos y su registro. Estos se vinculan a 3 aspectos relevantes:
- Métodos de captación: la captación de los datos es la primera etapa de la funcion de
recolección de datos
- Registro: Para que los datos captados puedan ser empleados se deberán registrar
de acuerdo con las características del equipo utilizado por el sistema a fin de que
sean utilizables por dicho sistema
- Volumen de datos recolectados

Almacenamiento de los recursos de datos: Las funciones básicas que se desarrollan dentro de esta
actividad son:

13
 - Archivo de datos: Los datos que fueron recolectados deben organizarse a fin de que
pueden ser utilizados, además de conservados físicamente y resguardados
adecuadamente: la creación y mantenimiento de los archivos cumple esa función. También
se debe identificar correctamente los datos para su posterior recuperación.
- Clasificación de datos: Se debe efectuar una clasificación sobre la base de algún o
algunos atributos, a modo que invocando a posterior dicho atributo, la información pueda ser
recuperada.
- Recuperación: El objetivo de esta actividad es el facilitar el acceso a la información que se
encuentra en la base de datos que depende, fundamentalmente, del sistema de clasificación
utilizado. Dentro de la función de recuperación se destacan algunos aspectos relevantes los
cuales son las consultas específicas y la interacción con modelos
- Procesamiento de datos en información: Un sistema de información transforma entradas
en salidas a través de un proceso de conversión. Durante este procesamiento se modifica la
base de datos de manera que esta se reordena para tener en todo momento una imagen
actualizada de la organización.
- Salida de productos de información: Toda salida de un sistema de información debe
alcanzar uno o más de los siguientes objetivos:
1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o
proyecciones para el futuro
2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias
3. Iniciar una acción
4. Confirmar una acción
Las salidas pueden adoptar la forma de informes, documentos o mensajes, y datos pueden
desplegarse en una pantalla o presentarse impresos en papel.
- Compresión de los datos: Como el volumen de datos generados en la organización
alcanza dimensiones importantes, normalmente se lo trata de reducir sin perder el contenido
de información que poseen; muy por el contrario, la compresión aumenta el valor de la
información al hacerla más expresiva y clara en su exposición.
- Transmisión de datos
- Exposición de datos: Los que utilizan información definida de antemano para satisfacer la
toma de decisiones programadas, y los que utilizan la información de manera menos
estructurada, con el fin de poder tomar decisiones no programadas. En un sistema de
información existen distintos tipos de informes:
- Informes periódicos
- Informes de datos criticos
- Informes al instante
- Informes de excepción
- Informes a medida

Clasificación de los sistemas de Información

Una clasificación tradicional de los sistemas de información es la siguiente:

Sistemas de información según los niveles organizacionales

Sistemas de información según las funciones organizativas

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 Me Nivel Me EIS

Estruc Nivel Táctico Frecu D

M
Ma Nivel Operativo Ma T

- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

- Sistema de información administrativa (MIS)
- Sistema de apoyo a la toma de decisiones (DSS)
- Sistema de información ejecutiva (EIS)

Estructura de un sistema de información

La estructura conceptual de un sistema de información se describió desde dos enfoques diferentes

tomando en cuenta, en el primero, las características de luz información requerida en cada nivel
organizacional y por el grado de estructura de las decisiones que se toman en ellos, en tanto que
en el otro, se puntualiza orientación hacia las funciones organizativas.

La estructura conceptual de un sistema de información orientado hacia las funciones organizativas

se definió como una asociación de subsistemas funcionales cada uno a los cuales, a su vez,
cuenta con aplicaciones referidas al procesamiento de transacciones y sistemas de apoyo para la
administración operativa, táctica y estratégica. En la realidad se realiza un procesamiento que
integra, como si fuese un solo sistema, varias aplicaciones, vinculadas con alguna operatoria
común, simplificando las interconexiones entre estas aplicaciones y disminuyendo la posible
duplicación de entradas en la captura de datos.

El estudio de sistemas. Actividades y herramientas

para el estudio de sistemas. (Volpentesta Capítulos 8
y 9.)
El estudio de sistemas es el proceso por el cual se examina una organización o una parte de ella
con el fin de lograr eficacia, eficiencia y/o efectividad, a través de la realización de modificaciones
en sus procedimientos, procesos de negocios, métodos de trabajo o estructura.

Un estudio de sistemas puede considerarse completo aun cuando no se ejecute la etapa

de implementación. Sin la etapa de implementación ningún estudio de sistemas puede
considerarse completo

También se lo puede definir como el proceso que permite determinar las necesidades de
información para la toma de decisiones y para el desarrollo de las actividades de cada nivel de la
organización, con el objetivo de aumentar la eficiencia general y la efectividad de las
organizaciones.

15
Diferentes enfoques sobre el estudio de sistemas:

El avance en las ciencias y en las disciplinas se desarrolló desde el enfoque denominado analítico-
mecánico, que se refiere a la aplicación del método científico y al paradigma de las ciencias físicas.

El método científico hace referencia a la metodología analítica. Se ha identificado al método

analítico con el método científico, el que se caracteriza por ser deductivo, va de lo general a lo
particular. A partir del inicio del siglo XX, este enfoque mecánico de la ciencia comenzó a decaer
puesto que no podía explicar satisfactoriamente las propiedades de los sistemas en los campos
social, conductual y biológico.
Así, comenzó a gestarse un pensamiento que proponía que la complejidad no podía simplificarse,
reducirse, analizarse, y que las interacciones no podían ignorarse o ser tratadas linealmente. Este
enfoque que considera a los problemas como un todo se llamó enfoque de sistemas o pensamiento
sistémico. A los sistemas complejos se los comenzó a estudiar como un todo, como totalidades que
son irreducibles.
1. El estudio de sistemas puede ser desarrollado bajo dos perspectivas diferentes, la del
enfoque analítico y la del enfoque sistémico. El análisis comprende tres etapas:
2. El objeto bajo estudio se descompone, se toman sus partes separadamente.
3. Se trata de conocer o explicar las conductas o propiedades de cada una de las partes
separadamente.
Los conocimientos parciales obtenidos se agregan, estructuran y combinan para tratar de conocer
el objeto bajo estudio. Este método resulta insuficiente y precario. No es posible la división de un
sistema en sus partes o elementos independientes puesto que:
1. Cada parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del sistema.
2. Cada sistema tiene algunas propiedades, esenciales, que no tiene ninguna de sus partes.

Pero para poder desarrollar desde el enfoque de sistemas el estudio de las organizaciones, resulta
necesaria una metodología que esté basada en el pensamiento sistémico.
Esta metodología debe satisfacer tanto los conceptos sistémicos como los analíticos, así como
también los factores situacionales o contingentes de las organizaciones. En una metodología
sistémica los pasos consisten en:

1. Identificar el sistema -suprasistema- del cual el objeto que se va a estudiar es una parte o
subsistema.
2. Explicar la conducta, propiedades o funciones del sistema o sistemas generales de los que
forma parte el objeto bajo estudio.
3. Explicar la conducta, propiedades o funciones del objeto bajo estudio, en términos de sus
funciones dentro del sistema o sistemas generales que lo contienen.

El siguiente cuadro muestra las etapas de uno y otro enfoque; comenzando con las del
pensamiento sistémico y continuando con las del analítico se obtiene una metodología exhaustiva y
perfectamente complementada.

16
Mejoramiento y rediseño de sistemas

Como resultado de un estudio de sistemas pueden obtenerse afinaciones del diseño actual de los
sistemas, es decir, cambios parciales y poco significativos que buscan ajustar el funcionamiento
hacia un comportamiento cercano a un estándar o a la consideración de su condición de operación
normal, logrando un mejoramiento de sistemas, en tanto que también es posible lograr
transformaciones fundamentales que llevan a ignorar el diseño actual y sus restricciones para
concentrarse en un diseño totalmente nuevo.

Mejoramiento del sistema

El propósito es ajustar su funcionamiento a un comportamiento que se acerque al especificado en

su diseño original. El mejoramiento considera y acepta el diseño establecido como está definido y
convalida sus normas de operación, con el fin de asegurar que funcione de acuerdo con las
expectativas iniciales de su diseño.
La metodología utilizada para afrontar estos problemas se basa en el enfoque analítico, que por
medio de la indagación introspectiva busca en los elementos del interior del sistema aquellos que
presentan dificultades, asumiendo que la solución encontrada dentro de sus límites permita ajustar
su operación a los niveles de rendimiento buscados.
Procedimiento para mejorar un sistema:

1. Se debe definir correctamente el problema, delimitando el campo de actuación del estudio.

2. Se debe reconocer las partes componentes del sistema -los subsistemas- observando sus
funciones, conductas o propiedades actuales.
3. Sobre ellas se aplican técnicas de análisis para determinar las que estarían operando
ineficientemente, comparando los rendimientos reales con los previos.
4. Por deducción se llega a un diagnóstico de la situación a partir del cual se diseñan
soluciones para cada parte del sistema, esperando que la combinación y estructuración de
esas soluciones parciales conduzcan al sistema hacia su funcionamiento esperado.

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El mejoramiento no cuestiona objetivos, funciones, estructura y procesos del sistema estudiado,
sino que opera sobre soluciones incrementales, graduales, sostenidas en el status quo imperante.
El mejoramiento busca mayor eficiencia. El mejoramiento se encuadra dentro de lo que son los
procesos de mejora continua.

Cuando se busca el mejoramiento de un sistema el propósito que se persigue es el de ajustar su

funcionamiento en busca de un comportamiento que se acerque al determinado en su diseño
original.
Por medio del mejoramiento de sistemas se atacan problemas relacionados con la no satisfacción
de los objetivos definidos para un sistema, con la dificultad para alcanzar los resultados esperados,
o con un funcionamiento que se aparta del inicialmente planteado.

Rediseño de sistemas

Supone un proceso creativo que cuestiona los supuestos sobre los que se diseñaron los sistemas
estudiados, con el fin de volcar sobre ellos soluciones innovadoras. Cuestiona la naturaleza misma
de los sistemas y sus funciones en el suprasistema. El rediseño no toma en cuenta los
presupuestos originales sobre los que se diseñó el sistema. Busca encontrar una forma novedosa
de hacer las cosas sin atarse a los preconceptos del pasado.

El rediseño supone dejar de lado criterios tradicionales tales como los referidos a la división del
trabajo y la especialización, característicos del pensamiento tayloriano/fordiano sobre cómo
organizar el trabajo.

Objetivo y actividades del estudio de sistemas

Las actividades específicas que se realizan en un estudio de sistemas son numerosas y variadas,
en síntesis no taxativa:

1. Entender situaciones en las cuales se supone o sospecha que puede aumentarse la

eficiencia o efectividad organizacional.
2. Determinar las necesidades y características de información para que los centros de
decisiones requieren para sus procesos de toma de decisiones
3. Establecer que tipos de informes y reportes se requieren para realizar las actividades
administrativas.
4. Obtener información sobre los procesos de negocios con el fin de establecer con precisión
cómo trabajan
5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan
subsanarse.
6. Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solución de los
problemas y la relación beneficio-costo de su implementación
7. diseñar el sistema o las modificaciones que satisfagan todos los objetivos considerados
durante el desarrollo del estudio de sistemas
8. Verificar cómo se implementa el sistema o sus modificaciones por parte del personal,
estableciendo mecanismo de seguimiento y mantenimiento.

Amplitud de actividades del estudio de sistemas

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Actividades relacionadas con la estructura: Se encuentran definidas por la estructura
organizacional, reglas, procedimientos, descripciones de puestos, posiciones y funciones. Los
Manuales de Organización son los instrumentos administrativos que describen la organización
formal. Dentro de este marco conceptual existe una distinción del estudio de sistemas se vuelquen
hacia un estudio estructural o hacia un estudio funcional:
- Estudio estructural: Se enfoca sobre condiciones de la estructura jerárquica, el esquema
político y la incidencia de los aspectos informativos de la organización.
- Estudio funcional: sobre la base de las áreas fijadas en la estructura organizativa pueden
establecerse las misiones y funciones respectivas.

Actividades relacionadas con los procedimientos y las decisiones: Estos son los que responden a
una operatoria específica -proceso de negocio- y que atraviesan a la organización relacionando
distintos puestos y sectores en una secuencia eslabonada de tareas. Estas pueden ser:
- Tareas y operaciones a realizar por cada área, sector o posición de trabajo de la
organización con determinación de los cursos a seguir ante cada situación prevista
- Datos a destacar y documentos utilizados determinando: totalidad de datos a contener,
quien los emite y quien los recibe, qué actividad se realiza sobre aquellos y en qué
momento.
- Almacenamiento de datos y archivo de documentos considerando su utilización posterior
- Controles tanto sobre las operaciones como sobre el patrimonio
Usualmente estos elementos se reúnen en los Manuales de Procedimiento, estos también pueden
contener cursogramas administrativos. Este tipo de actividades el estudio de sistemas sigue
estrictas pautas de economicidad y de control interno.
En relación a las decisiones, algunas organizaciones cuentan con Manuales de Políticas, que
describen detalladamente qué pautas deben seguir los administradores en la toma de decisiones.

Etapas del estudio y desarrollo de sistemas

Se tomará como base la metodología del ciclo de vida, la que se ampliará para hacer
intervenir en ella al enfoque sistémico. Cuando se hace referencia al ciclo de vida de un sistema se
incluyen en él diferentes etapas por las que pasa un sistema a lo largo de su vida, desde su
concepción hasta su abandono de uso.

Una metodología que contemple estos requisitos debe comenzar con la realización de una síntesis,
que permita tener una visión global, integral y generalizada del objeto bajo estudio. Esta síntesis
delineó el marco del estudio de sistemas, dentro de cuyos límites desarrollará sus actividades.
Una vez definida la situación deberá procederse a recolectar la información necesaria para abordar
el estudio, la que deberá clasificarse y procesarse. Esta etapa de análisis permitirá efectuar las
recomendaciones para mejorar o rediseñar el sistema.
Una vez concluido el análisis debe procederse nuevamente a elaborar una síntesis, que en este
caso se denomina diseño. El análisis determina qué hace o qué debería hacer el sistema, en tanto
que el diseño determina cómo alcanzar el objetivo. En esta etapa se aprecia la necesidad de
diseñar soluciones integrales y generales, teniendo como referencia el total del conjunto.
El estudio de sistemas continúa con la etapa de implementación. Todo trabajo relativo al estudio de
sistemas debería culminar con la implementación de las modificaciones o del nuevo sistema. Una
vez instalado y en funcionamiento el sistema debe realizarse un seguimiento y verificación de que
su operación se encuentra dentro de los parámetros establecidos originalmente.

19
Comenzar un estudio de sistemas desde el análisis provoca un achicamiento en el campo de
atención, impidiendo observar la inserción del objeto bajo estudio en él o los sistemas que lo
contienen, y a partir de lo cual resulta posible el entendimiento de sus propiedades o conductas.
Con el enfoque analítico se reduce el foco del investigador, en tanto que con el enfoque sistémico
se amplía. El enfoque sintético amplía el campo de visión del analista, permitiéndole observar
características del sistema que, bajo la mirada analítica, es muy probable que se perderían.

Durante muchos años para el estudio de sistemas sólo se consideraba el control interno como
parámetro para definir la corrección de los sistemas. Este esquema ampliado se ajusta más
adecuadamente a las exigencias que los mercados trasladan al interior de las organizaciones.

Todo estudio y desarrollo de sistemas implica un proceso de cambio, y la habilidad para administrar
el cambio puede resultar crítica para su éxito. No todos los participantes de las organizaciones se
adaptan fácilmente a ellos. Ante estos procesos, algunos de los problemas comunes que suelen
presentarse son los siguientes:
- Miedo del personal a pérdidas de puestos, poder o influencia
- Creencia de que los cambios aumentarán la carga laboral
- Renuncia al trabajar con los especialistas en computación
- Expectativas negativas sobre el impacto en la estructura
- Creencia de que existen otros problemas con más importancia que los que están tratando
de solucionar con los cambios propuestos
- Sospecha de que los responsables del cambio no están familiarizados con “la manera de
cómo se hacen las cosas aquí”
- Falta de voluntad por aprender nuevas tareas o procesos.

Actividades y herramientas utilizadas para el relevamiento de información en un estudio de

sistemas:

a. Cuestionarios
b. Revisión de registros y documentación
c. Entrevistas
d. Observación personal

Parámetros a utilizar en el estudio y desarrollo de sistemas

Parámetros a considerar en un estudio de sistemas:

1. Capacidad: La capacidad que tenga la organización para operar con rapidez

2. Costó: Existen 2 cuestiones en relación a los costos:
a. Necesidad de operar con los costos más bajos posibles dentro de los márgenes de
seguridad apropiados
b. Al conocimiento por parte de la organización de los costos asociados a sus
operaciones
3. Comunicación: La comunicación es esencial en la transmisión de información,
coordinación e integración de las tareas individuales.

20
 4. Competitividad: Generar ventajas competitivas y mantener significativa que la organización
debe apoyar por medio de los sistemas de información las actividades que generan esas
ventajas.
5. Control interno:
Es el conjunto de reglas y normas de procedimiento que regulan el funcionamiento administrativo
de una organización con el propósito de preservar el patrimonio de la misma de los posibles errores
o maniobras fraudulentas que pudieran llegar a afectarlo.
Uno de los aspectos que más interesan en la evaluación de los sistemas es la comprobación de la
existencia de puntos de control, con el fin de justificar si aquellos tienen un alto grado de
confiabilidad, por sí mismos, independientemente de quienes los operan.
El control interno sirve para ayudar a el local a que logre sus metas y sus propósitos en
determinados tiempos, con determinados presupuestos minimizando todo riesgo implicado en la
consecución de sus objetivos.
El control interno no se puede medir en términos absolutos, o sea, decir que existe o no existe. La
instauración de niveles satisfactorios de control interno depende de que el conjunto de reglas y
normas se articulen en un “plan orgánico y coordinado”. Ningún plan puede tildarse de perfecto;
siempre existen resquicios en origen o como consecuencia del devenir cotidiano que abren la
posibilidad al error o al fraude.
A pesar de ello, será más adecuado aquel sistema cuidadosamente programado y periódicamente
revisado. Los sistemas que no surgieron como un todo, o sea que nacieron de la implementación
de normas particulares y que luego, en el tiempo, no fueron revisados para detectar posibles
desviaciones originadas en el funcionamiento diario, son usualmente vulnerables. No significa que
carezcan totalmente de control, cosa improbable en la práctica, pero sí que a través de los
resquicios que dejan las normas orgánicamente ensambladas, periódicamente aparecen errores o
fraudes. Es de destacar que la existencia de control interno no depende de la dirección de sectores
específicos que se dediquen a la revisión total o parcial de lo actuado por cada uno de los
integrantes de la organización. El control interno no es sinónimo de auditoría, aun cuando la
existencia de ésta es uno de los requerimientos de un sistema bien planificado. Las normas y reglas
que hacen a la instauración del control interno regulan el funcionamiento administrativo diario, de
forma tal que su simple cumplimiento por los miembros de la organización da como resultado una
operatoria con un nivel adecuado de protección.
Es probable que si se interrogaran a distintas personas de las organizaciones ellas proporcionarán
un detalle de las tareas que realizan, sin mencionar en ninguna oportunidad la palabra “control”. O
sea que para ellas las funciones que cumplen son típicamente de acción. Sin embargo, en forma
simultánea con la acción desarrollada, por medio del plan orgánico que ha tejido nexos entre la
labor de los distintos sectores, se produce el control, ya sea por oposición de intereses,
coordinación de resultados o revisión por repetición. El control interno se logra sin que exista en las
personas que lo instauran un propósito manifiesto de controlar.
En las organizaciones el control interno ha ido adquiriendo cada vez mayor relevancia. Ello se debe
a que con el crecimiento de las mismas el concepto de control directo por parte de los propietarios o
de personas de “confianza” adecuadamente distribuidas resulta cada vez menos eficaz. El supuesto
de que cada operación será objeto de verificación por ese equipo de dirección se hace cada vez
más utópico. Al crecer las operaciones se requieren cada vez más hombres de “confianza”, que por
ser tantos, ya dejan de pertenecer al núcleo de los que puede darse tal calificativo. En la medida
que dichos hombres utilizan su posición privilegiada en provecho personal, las direcciones se dan
cuenta que el único antídoto eficaz lo constituyen sistemas que incluyan las pautas de control
interno.

21
Los elementos de un sistema de control interno pueden agruparse de acuerdo a la siguiente
clasificación:
1. Estructura: Va a proveer al sistema de control interno una determinada división de las
tareas y funciones, y los mecanismos de coordinación necesarios para desarrollarlas
efectivamente.
2. Procedimientos: Se refieren a los mecanismos de realización de las operaciones, y dentro
de este aspecto es importante consignar la existencia de manuales o registros en donde
encontrar asentados.
3. Personal: Quienes dentro de la estructura de la organización realizan los procedimientos.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

1. Ambiente de control: es la base del resto de los componentes y determina el
funcionamiento de la organización a la vez que influye la consciencia de los empleados en
relación con temas de control. Aporta estructura y disciplina.
2. Evaluación de riesgos: en este componente se identifican y analizan los riesgos que
atañen a las actividades de la empresa para determinar su futura gestión.
3. Actividades de control: políticas que aseguran el cumplimiento de las medidas preventivas
según los objetivos establecidos.
4. Información y comunicación: se trata de los esfuerzos por hacer llegar la información
necesaria a los individuos y departamentos que conforman la compañía, lo anterior con la
finalidad de velar por el adecuado desempeño de dichos elementos.
5. Supervisión y seguimiento: se refiere a las actividades de inspección o revisión de las
tareas para comprobar el funcionamiento pleno.

Objetivos y elementos del control interno

● Adecuada protección de los activos: bienes tangibles como intangibles.

● Generación de información confiable: Veracidad, velocidad y confiabilidad de los datos que
se procesan para la toma de decisiones y otras actividades.
● Promoción de la eficiencia operativa y la seguridad general de la organización: ej: evitar que
todas las fases de una operación queden en manos de una sola persona.
Control interno y la auditoría interna
Principios de control interno:
● Principios relativos a la estructura:
○ División de funciones: ningún sector debe ejercer el registro y el control de sus
propias operaciones.
○ Definición de misiones y funciones: asignación de atribuciones y responsabilidades.
Misión: enunciación sintética de los objetivos que recibe cada puesto y las funciones:
tareas que debe desarrollar. Un ejemplo de misión en el caso de un gerente de
organización y control de la producción: vigilar la producción real en función de los
programado. La atribución es la capacidad de ejercer autoridad inherente a cada
puesto.
○ Establecimiento de sectores o funciones de control: auditoría interna. Sectores de
recepción (se evita que los proveedores tomen contacto directo con aquellos que son
los encargados de la custodia física de los bienes de la empresa) y despacho. El
control es sencillo ya que al no generarse almacenamiento las entradas deben
coincidir con las salidas
○ Protección de bienes:

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 ■ Recepción: todos los bienes que ingresan a la organización deben ser objeto
por parte de la recepción, de un control cuantitativo y cualitativo.
■ Almacenamiento y custodia: deben contar con seguridad física, si se trata de
productos, en depósitos y almacenes.
■ Identificación y asignación: La identificación es depende del tipo de bien, la
asignación significa la responsabilidad que asume una persona tanto por la
custodia como por la disposición de bienes.
■ Movimiento: cuando el movimiento de los bienes traspasa los límites de la
organización debe existir una autorización documentada emanada de un
responsable. En los movimientos internos también es necesario un formulario
o documento para reflejar las operaciones.
■ Seguro y autoseguro: como va a proteger a sus bienes. ➢ Principios
relativos a los procedimientos:
○ Separación a fases de una operación: separar en fases de operación de modo que
sea imposible que todas las tareas queden exclusivamente a cargo de una sola
persona.
○ Definición de normas y procedimientos: no permite que cada puesto de trabajo
desarrolló sus propios métodos de trabajo, de modo que se evitan registros
duplicados, falta de coordinación entre sectores, superposición de tareas, trabajos
realizados en exceso. Favorece la correcta toma de decisiones programadas.
Aumenta la motivación de los empleados que se que conoce que se espera que ellos
realicen.
○ Correcta captación y entrada de datos: los sistemas basan todas sus funciones en
los datos que se captan y registran en las transacciones rutinarias. Un sistema de
procesamiento electrónico no es capaz de discernir y de realizar por sí solo, un
mejoramiento en la forma de hacer las cosas. Algunos de sus problemas de control y
sus pruebas de validación son la eliminación de la documentación fuerte, la relación
de cada operación con el operador,pérdida y cambio de datos, registros de auditoría,
operaciones no autorizadas, documentos y formularios, razones legales.
○ Precisión y seguimiento del procesamiento: cada una de las tareas administrativas
debe tener claramente definido el procesamiento de sus operaciones
○ Adecuado almacenamiento de datos: en un sistema de información van a existir
diferentes tipos de almacenamiento de datos.
● Principios relativos a las personas:
○ Contratación de personal: deben estar respaldadas por un proceso de búsqueda.
○ Entrenamiento y capacitación
○ Rotación periódica: la rotación periódica de los empleados entre distintos puestos y
el consecuente desarrollo de tareas diferentes persigue varios objetivos. Desde el
punto de vista del control interno, pueden permanecer errores ocultos si ese trabajo
se realiza únicamente por una persona.
○ Contratación de seguros e incompatibilidad: casos donde existe peligro de
malversación
○ Política de evaluación, promoción y remuneración: es para incentivar a las personas.

OTROS ENFOQUES DE CONTROL INTERNO (COSO): Es un proceso, no un acto, ya que su

esencia radica en estar incorporado en los procesos de negocio a través de acciones que forman
parte de dicho procesos. Es un medio utilizado para la obtención de un fin y no un fin en sí mismo.

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Es llevado a cabo por personas. Aporta un grado de seguridad razonable. Facilita el logro de los
objetivos.

FUNCIÓN DEL ESTUDIO DE SISTEMAS

Puede definirse al estudio de sistemas como el proceso que permite determinar las necesidades de
información para la toma de decisiones y el desarrollo de las actividades administrativas de cada
nivel de la organización, y en el cual se estudian los procesamientos de transacciones, con el
objetivo de aumentar la eficiencia general y la efectividad de las organizaciones.
Las actividades específicas que se desarrollan en un estudio de sistemas son:
1. Entender situaciones en las cuales se supone o sospecha que puede aumentarse la
eficiencia o efectividad organizacional.
2. Determinar las necesidades y características de información que los centros de decisiones
requieren para el proceso de toma de decisiones.
3. Establecer qué tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las demás
actividades administrativas.
4. Obtener información sobre las operatorias y procedimientos rutinarios con el fin de
establecer con precisión cómo trabajan.
5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan
subsanarse, elaborando un estado del problema.
6. Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solución de los
problemas y la relación costo-beneficio de su implementación.
7. Diseñar el sistema o las modificaciones que satisfagan todos los objetivos considerados
durante el desarrollo del estudio de sistemas.
8. Verificar cómo se implanta el sistema o sus modificaciones por parte del personal de línea,
estableciendo los mecanismos necesarios para permitir el seguimiento de la implementación
y el posterior mantenimiento del sistema.

METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIO DE SISTEMAS.

Un estudio de sistemas se apoya en una metodología y en un conjunto de herramientas y técnicas

que permiten desarrollar las etapas necesarias para llevar a cabo todo el trabajo. Una metodología
se define como una disposición lógica y secuencial de pasos y procedimientos orientados hacia el
desarrollo de una tarea.
Una buena metodología debe ser un elemento que oriente el desarrollo del estudio de sistemas
más que un conjunto rígido e inflexible de pasos o reglas que hay que seguir en un orden
determinado.
Hay tres enfoques metodológicos diferentes:

1. Metodología del Ciclo de Vida Ampliada.

2. Metodología del Análisis Estructurado.
3. Metodología del Diseño Evolutivo (o Desarrollo Prototipos)

Tal vez la más difundida y conocida de las metodologías sea la del ciclo de vida, que
tradicionalmente se la considera compuesta por cinco etapas: Estudio Preliminar, Relevamiento,
Análisis, Diseño e Implementación.
Esta concepción de la metodología responde al enfoque analítico, debiéndose reconocer que
utilizarla con ese esquema en sistemas complejos, genera resultados no satisfactorios. Es por eso

24
que la metodología del ciclo de vida ampliada reemplaza la primera etapa que sólo definía
formalmente el estudio, e incorpora una actividad de síntesis con un alcance más amplio.
En esta etapa de síntesis se definirá al objeto bajo estudio en función de su inclusión en uno o más
sistemas mayores que lo contienen.
La metodología del análisis estructurado contienen todos los elementos como para realizar un
completo estudio de sistemas pero es habitual que se utilicen sus fundamentos de análisis en forma
independiente o como ayuda o complemento en otras metodologías.
Un completo estudio de sistemas debe considerar el entendimiento global del sistema bajo estudio,
su análisis por medio del registro y del examen crítico de sus actividades, la definición de las
propuestas tendientes a incrementar su eficiencia o efectividad, y su implementación y seguimiento.
También el análisis estructurado va a tener que complementarse con una etapa de síntesis que le
permita complementar la visión analítica que predomina en su concepción.
La metodología del diseño evolutivo consiste en la construcción de prototipos desarrollados con
gran participación de los usuarios, en donde se prueban ideas y sugerencias relacionadas con un
nuevo sistema. Este método es particularmente efectivo cuando no se pueden conocer o definir las
necesidades de información de un nuevo sistema, o cuando la situación que ser presenta es tan
novedosa que no existe experiencia anterior que pueda servir de antecedente.

ACTIVIDADES Y HERRAMIENTAS PARA EL ESTUDIO DE SISTEMAS

Las actividades y herramientos se identifican por su finalidad según el siguiente criterio:
- De relevamiento de información
- De registración
- De análisis
- De programación

ACTIVIDADES Y HERRAMIENTAS DE RELEVAMIENTO DE INFORMACIÓN

Para reunir los datos relacionados con los sistemas se realizan actividades de relevamiento que
representan distintas formas de llevar a cabo acciones sistemáticas para conseguir información.
Indique las actividades y herramientas utilizadas para el relevamiento de información en un estudio
de sistemas:
1. Observación personal
2. Entrevistas
3. Revisión de registros y documentación
4. Cuestionarios.
Entrevistas: Consiste en una reunión de dos o más personas donde una de ellas es el hombre de
sistemas, que por medio de una conversación reúne información que verbalmente proporciona el
entrevistado. La entrevista es una actividad que se realiza durante todo el desarrollo del estudio de
sistemas. Son para la registración de la información.

Cuestionarios: Los cuestionarios son documentos compuestos por preguntas, referidas y

relacionadas con el tema que se está investigando. Son utilizados cuando existe la necesidad de
entrevistar a mucha gente y es posible utilizar preguntas directas y concisas, razón por la cual son
profusamente utilizados en la etapa de registración de la información. Se utiliza en la etapa de
relevamiento de la información. La de registración es la etapa siguiente y tiene otras herramientas
que se utilizan.

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Se utilizan 2 formas de cuestionarios:
- Abiertos: de la misma forma que las entrevistas, los cuestionarios abiertos brindan la
posibilidad que el encuestado se exprese sin limitaciones
- Cerrados: Limitan a la elección de una o varias alternativas de un listado que es brindado
junto a las preguntas.

Revisión de registros y documentación: Existen organizaciones en las que por su grado de

formalización se pueden encontrar registros donde se acumula información sobre las actividades y
las funciones. La información contenida en estos registros puede ayudar al hombre de sistemas a
aproximarse al conocimiento de tales actividades y operaciones con las cuales no se encuentra
muy familiarizado. Está revisión le proporcionará información sobre cómo debería actuar la
organización, lo que no asegura que esté actuando realmente de esa manera.

Observación personal: Se trata de un examen que se realiza en el mismo sitio donde se está
realizando las operaciones, las que el hombre de sistemas visualiza con el objetivo de obtener
información en la misma fuente y en el mismo momento en que la información se produce.
Tiene el inconveniente de que en ocasiones invalida todas las ventajas antes expuestas, y que
puede resumirse en la siguiente frase: “el observador modifica el cambio observado”. Esto significa
que el hecho de que una persona ajena a un ámbito de trabajo establecido permanezca
simplemente observado las actividades, puede llevar a cambiar la forma en que las tareas se
venían realizando hasta ese momento, generando una visión distorsionada de la realidad que el
observador debe saber evaluar convenientes.

ACTIVIDADES Y HERRAMIENTAS DE REGISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Como consecuencia de la aplicación de las técnicas de relevamiento de información, se obtiene

como resultado una gran cantidad de datos referentes a los elementos investigados, que deben ser
registrados y sistematizados para evitar su pérdida y facilitar la organización de los detalles
obtenidos.

Árboles de decisiones: Se expresa mediante un diagrama que refleja una sucesión encadenada
de condiciones y acciones. Toma el nombre de árbol porque a partir de un punto inicial de decisión
las diferentes alternativas forman los brazos que a medida que vayan contemplando nuevas
condiciones, van generando bifurcaciones que se asemejan a ramas, llegando finalmente a la
acción a tomar en el final de cada combinación de condiciones.

Tablas de decisión: Son matrices donde se vuelcan en columnas y renglones las condiciones y las
acciones. Cada tabla se construye con cuatro secciones que adoptan la siguiente distribución:

Las tablas en las que los valores de las condiciones están limitados a sólo dos (SI y NO) más
alguna situación de indiferencia, se conocen como tablas de entrada limitada.

26
Cuando las condiciones de una tabla pueden asumir más de dos valores (SI Y NO) se dice que la
tabla es de entrada extendida. En vez de figurar SI y NO van a figurar todos los valores que
puede tener cada condición.

En una misma tabla pueden combinarse características de las dos formas anteriores,considerando
los valores de las condiciones en forma de entrada extendida e identificando las acciones en forma
de entrada limitada. Estas son llamadas tablas de entrada mixta.

Consideraciones finales: La consideración de tablas de decisión brinda y mejora la precisión a las

descripciones que se hacen en las actividades administrativas. Esta técnica es muy utilizada en la
etapa de diseño. Las tablas de decisión constituyen una buena herramienta para lograr un lenguaje
común entre las personas que realizan las investigaciones detalladas (diseño) y los programadores
del sistema informático.

Lenguaje estructurado: Por medio de esta técnica se evitan descripciones ambiguas de acciones
y condiciones, logrando una clara definición de las reglas de decisión. Como no se utiliza ningún
tipo de diagramación especial, sino sólo una forma especial de presentar las declaraciones, esta
técnica es de rápida construcción y aplicación. Esta forma de presentar la lógica de los procesos de
un sistema es útil no sólo para el análisis de decisiones, sino también para el diseño de sistemas,
ya que sus estructuras se adaptan para el desarrollo de programas.
● Estructura secuencial: Comprende a los pasos o instrucciones dentro de un proceso, que
no dependen de ninguna condición para ser llevados a cabo, y que no presentan
repeticiones o ramificaciones dentro de ellos.
● Estructura decisional: Cuando ante una condición se puede emprender más de una
acción, es necesario utilizar la estructura decisional. Cada acción puede ser un conjunto de
declaraciones secuenciales, o una repetición de procesos u otra decisión.
● Estructura iterativa: En algunos procedimientos se encuentran operaciones que se repiten
una y otra vez hasta que se logre un determinado resultado o mientras se presenten ciertas
condiciones.
Diagramas: Son representaciones simbólicas, modelos abreviados de los sistemas de las
organizaciones.

Representan esquemáticamente por medio de un conjunto de símbolos convencionales y de reglas

de construcción, las principales características de los sistemas reales, con una simplificación que
permite realizar sobre aquellos el análisis que lleva a concluir sobre su funcionamiento, detectando
errores o fallas que afecten su efectividad o eficiencia.

Tipos de diagramas:

● Diagramas de bloque: Por medio de los diagramas de bloque es posible tener una visión
sintética de un sistema y de la manera en que funciona. Se diseñan mostrando los
elementos que componen el sistema pero sin profundizar en las particularidades que se
relacionan con la ejecución de los trabajos; sólo se describen sus partes básicas que relatan
las entradas de información, los procesos que se realizan sobre esas entradas, los archivos
que se utilizan y las salidas que se tienen.
Son utilizados cuando se está comenzando un estudio de sistemas y se intenta tener una
visión global del sistema estudiado.

27
 Estos diagramas no utilizan símbolos especiales, sólo se basan en la disposición orgánica
de sus elementos, mostrándolos dentro de rectángulos unidos por flechas que indican el
flujo del proceso.
● Diagramas de Encadenamiento Sectorial: Por medio de estos diagramas se pueden
representar circuitos o rutinas administrativas; Su aplicación puede ser útil en aquellos
casos en que se necesita una exposición resumida de procedimientos poniendo de
manifiesto sus elementos más representativos, pero sin profundizar en las particularidades
de ejecución de las operaciones.
Se construye estableciendo tantas columnas como departamentos, secciones o áreas de la
organización se quieren representar. Son muy utilizados cuando el estudio de sistema se
orienta hacia un rediseño, porque permiten mostrar globalmente un proceso. Para su
graficación, se utilizan los siguientes símbolos:
○ OPERACIÓN: Representa una actividad o un conjunto de ellas; en cada círculo se
enuncia una función o actividad pero sin determinar la secuencia de pasos que se
deben realizar para ejecutarla.
○ FORMULARIO: Representa formularios, pero sin identificar la cantidad de copias.
○ FLUJO DE INFORMACIÓN: Encadena la secuencia de operaciones indicando la
orientación del flujo de información.
● Cursogramas o flujograma: Son la representación gráfica de las rutinas o procedimientos
administrativos.
Utilizan mayor cantidad de símbolos que los diagramas anteriores, de manera que es
posible indicar cuantos formularios se emiten cada vez, cómo se ordenan los archivos y de
qué tipo son y un detalle de cada proceso lo suficientemente amplio como para lograr una
cabal interpretación del sistema que se está representando.
En ellos se muestran los sectores, los soportes de información y de los procedimientos
vinculados, surgen con claridad omisiones, reiteraciones o superposiciones, además de la
utilización de cada soporte de información así como las operaciones y controles realizados.
Los cursogramas administrativos se utilizan tanto en la fase de relevamiento y
registración, a fin de que la información obtenida quede registrada, como en la fase de
diseño, donde cumplen la función de mostrar el sistema propuesto. Los analistas más
expertos relevan la información de un procedimiento realizando directamente un
cursograma. De esta manera se logra recabar información con mucha más precisión que
con cualquier otro método.
Los cursogramas implican definir una serie de secuencias de operaciones encadenadas,
debidamente asignadas a un responsable.
Los cursogramas implican definir una serie de secuencias de operaciones encadenadas,
debidamente asignadas a un responsable, dentro de un determinado procedimiento que
circula por distintos sectores de la organización. Los cursogramas son especiales para
seguir el flujo de actividades de un procedimiento.
Los cursogramas administrativos se utilizan tanto en la fase de relevamiento, a fin de que la
información obtenida quede registrada, como en la fase de diseño, donde cumplen la
función de mostrar el sistema propuesto.
1. Simbología:
2. Análisis de la diferencia entre los símbolos de demora y archivo. Son
diferentes aunque a veces parezcan iguales.
3. Tamaño normal de los símbolos
4. Técnicos para la diagramación: Distribución del diseño, Ubicación de símbolos,
líneas de traslado o de toma de información, cruce de líneas, uniones de líneas de

28
 secuencia, entrada y salida de líneas a los símbolos, formularios con varios
ejemplares, identificación de los ejemplares en un mismo formulario, distribución de
ejemplares, operación sobre un ejemplar de un formulario, Fraccionamiento de un
ejemplar, operación y control simultáneas, Indicaciones de las descripciones,
identificador del símbolo conector, márgenes, plegado de formularios, componentes
del formulario

● Diagramas de sistemas: Los tipos anteriores de diagramas son propios de cualquier

sistema de información; los diagramas de sistemas son propios de aquellos sistemas que
usan PED.
Cuando se está usando un cursograma para registrar un sistema que tiene PED, el
diagrama muestra todos los procedimientos realizados por el hombre, pero cuando
interviene el PED, sólo se representan las entradas de datos y las salidas de información en
una columna que representa un sector o función determinada.
El diagrama de sistemas expondrá con claridad los medios de entrada y de salida, la
descripción sintética que permita la identificación de los programas que intervienen, y los
soportes de archivos utilizados. Un diagrama de programa muestra las actividades
específicas desarrolladas dentro de los mismos programas, las que debe seguir la
computadora al procesar esos programas en particular.
1. Uso de los diagramas de sistemas y su justificación de su elaboración
2. Simbología: tal como en el cursograma, se tomará como base una norma IRAM.
3. Técnicas de diagramación: Hay que considerar que entre los procesos que se
realizan en una computadora, existen tres circunstancias claramente determinadas e
independientes: Ingreso y control, proceso (almacenamiento), salidas.
4. Ejemplo de diagrama
El manual de organización presenta la descripción detallada de la organización formal, a
través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos de
trabajo.

Manuales administrativos: Herramienta que poseen las organizaciones para mejorar su

funcionamiento. Cuerpo sistemático de información que señala las actividades que deben ser
realizadas por los integrantes de la organización. Hay diferentes tipos de manuales.

Ventajas de los manuales:

● Representan una fuente de información sobre las prácticas administrativas,
● Facilitan la institucionalización y permiten que los procedimientos aprobados se efectivicen.
● Sirven para fijar estándares.
● Mantienen dentro de normas homogéneas la realización de prácticas administrativas.
● Son instrumentos importantes de revisión y evaluación de las prácticas organizacionales
institucionalizadas.
● Al tener claramente definidas las acciones a realizar, predispone de mayor manera al
personal.
● Permiten que la supervisión mejore el control de las tareas delegadas a los subordinados.
● Predispone de mejor manera al personal.
Limitaciones:
● Cuando están mal elaboradas generan inconvenientes.
● Pueden tener un alto costo de realización y actualización.
● Si no se produce su mantenimiento, pueden quedar obsoletos.

29
 ● No resulta fácil incorporar elementos informales a la organización.
● Si no están bien redactados pueden generar comunicaciones ambiguas.

Diagrama horizontal de barras: Gantt Pueden utilizarse para la asignación de recursos como de
tareas. Cada división representa un periodo determinado. Dados diferentes recursos, se busca que
no tengan tiempos ociosos.
Diagrama de red (cpm y pert): Señalan las interrelaciones entre las actividades de un proyecto en
el tiempo señalando, eventos bien definidos de inicio y finalización. Permiten programar proyectos
que tengan numeroso tareas. El punto de partida de este método es el listado de tareas que
componen el proyecto.

Sistemas aplicados. (Volpentesta Capítulo 10)

Las organizaciones se caracterizan por ser un conjunto de sistemas relacionados entre sí y con el
ambiente que las rodea. Por medio de esos sistemas, y a través de los recursos tangibles e
intangibles que manejan, es posible transformar las entradas de insumos en productos y servicios
que cubren necesidades de las personas a las cuales van dirigidas las acciones organizacionales.
Asimismo, cada organización obtendrá de esos flujos de información y de recursos materiales,
elementos necesarios para la realización de las tareas operativas, de planeamiento y de control.

En este tema analizaremos diferentes procedimientos administrativos que suelen presentarse en

las organizaciones (poniendo especial énfasis en las organizaciones empresariales), identificando
los aspectos más destacados de control interno y describiendo ejemplos que muestran sus
principales características.

Cada organización tiene una serie de procedimientos y circuitos administrativos que son
característicos de su accionar.

ACTIVIDADES DE VENTAS: Contemplan una serie de acciones tendientes a la venta y entrega de

los productos de la empresa entre los compradores de un mercado.

Resulta válido realizar un detalle de los principales aspectos de control interno que deben ser
tenidos en cuenta en el diseño de los circuitos.

● Principios relativos a la estructura:

○ Establecimiento de sectores o funciones de control: el sector de expedición
representa un claro ejemplo de un sector creado para que el control por oposición de
intereses se encuentre archivado permanentemente. No generan inventarios, ya que
exactamente todo lo que ingresa debe salir de estos sectores.
○ Protección de bienes: Siempre debe existir alguien en la empresa que sea el
responsable de su almacenamiento y su custodia.
● Principios relativos a los procedimientos:
○ Separación de fases de una aplicación y división de funciones: debe verificarse que
se encuentren separadas las operaciones que intervienen en una venta.
○ Definición de normas y procedimientos: manual de procedimientos que especifique
todas las operaciones, actividades y procedimientos relacionados con la actividad.

30
 ○ Correcta capacitación y entrada de datos: normas claras sobre preparación de
documentos y formularios.
ACTIVIDADES DE COBRANZA: Los principales aspectos de control interno a considerar en estas
actividades son:
● Principios relativos a la estructura.
● Protección de bienes: el acceso al sector a caja debe estar restringido solo a las personas
autorizadas. Los talonarios de recibos que no se encuentren en uso deben ser custodiados
por personas ajenas al sector de cobranzas.
● Principios relativos a los procedimientos:
○ Separación de fases de una operación y división de funciones
○ Difusión de normas y procedimientos: deben existir normas e instrucciones precisas,
claras y documentación sobre el procedimiento de cobranzas.
○ Correcta capacitación y entrada de datos: controles periódicos sobre la correlatividad
numérica de los comprobantes utilizados en la operatoria.
● Principios relativos al personal: Entrenamiento, capacitación y rotación periodico: si el
personal es rotado, si está debidamente capacitado, y si dispone de sus vacaciones anuales
ACTIVIDADES DE COMPRAS: Obtención de recursos que necesita una organización para su
normal desenvolvimiento. Debe regirse por parámetros definidos (menor costo con la mejor
calidad). Los principales aspectos de control interno a considerar en estas actividades son:
● Principios relativos a la estructura:
○ Establecimiento de sectores o funciones de control: es un sector que no genera
almacenamiento, el control se simplifica ya que todo lo ingresado debe haber
egresado en algún momento.
○ Protección de bienes: los bienes recibidos deben ser verificados tanto en su cantidad
como en su calidad.
● Principios relativos a los procedimientos:
○ Separación de fases de una operación y división de funciones: debe haber una
separación bien definida entre la actividad desarrollada por el sector compras y las
actividades con la adquisición de bienes que realizan los sectores de contabilidad.
○ Definición de normas y procedimientos: homogeneidad y coherencia en los procesos
de decisión frente a casos que se presentan similares o guardan relación en los no
similares.
○ Correcta capacitación y entrada de datos: la emisión de órdenes de compra debe
justificar toda adquisición de bienes o servicios.
ACTIVIDADES DE PAGO: Conjunto de operaciones que tienden a cancelar las obligaciones
asumidas por la organización. Control interno:
● Principios relativos a la estructura:
○ Protección de bienes: Tesorero.
● Principios relativos a los procedimiento:
○ Separación de fases de una operación y división de funciones: el sector de cuentas a
pagar se encuentra separado de recepción, tesorería y de contaduría.
○ Definición de normas y procedimientos: deben estar respaldados por instrumentos
escritos.
○ Correcta capacitación y entrada de datos: los formularios involucrados en esta
actividad deben tener numeración preimpresa, correlativa y ascendente.
● Principios relativos al personal: debe estipularse una política del personal de manera que
se realice periódicamente la rotación de todos aquellos que estén afectados al manejo de
los fondos.

31
Metodología del ciclo de vida ampliada. (Volpentesta
Capítulo 11)
Esta metodología permite manejar el estudio como un proyecto en el cual cada una de las etapas
del desarrollo está bastante bien definida. Un estudio de sistema bien realizado avanza en línea
recta desde su primera etapa hasta la implementación del sistema o de la mejora. Evolución ideal.
Este ideal es difícil de lograr en la realidad ya que las etapas se superponen. Es frecuente “volver
hacia atrás” a otra etapa o fase anterior para descubrir fallas de información o procedimiento. Esta
es la Evolución Real. Estas metodologías son meramente analíticas, por lo cual, hoy no resulta
válida.

La metodología esencialmente analítica del ciclo de vida se basa en la suposición de que

mejorando el desempeño de cada una de las partes de un sistema por separado, mejora el
funcionamiento del conjunto. Cuando se analiza la perspectiva sistémica se advierte que este
presupuesto de trabajo no permite generar las respuestas más adecuadas a los problemas de los
sistemas complejos.

Utilizando el enfoque sistémico en primer término y luego la perspectiva analítica, se obtiene una
metodología que complementa a ambos enfoques, logrando mejores estudios y desarrollos del
sistema.

El enfoque sistémico a través de su mirada retrospectiva de los sistemas define que ninguna parte
de un sistema debería ser cambiada sin entender primero cómo impactará sobre el conjunto y luego
de determinar si el efecto resultante será beneficioso.

Toda organización es un sistema y todo sistema es una totalidad que no puede dividirse en partes
independientes sin que en ese proceso se pierdan funciones o propiedades esenciales.

El segundo motivo porque pierde validez es que es una metodología que tiene una sola orientación:
el mejoramiento de los sistemas, y como ya se analizó, este tiene como objetivo el ajustar el
funcionamiento del sistema a sus parámetros establecidos originales, solo actuando cuando se
detectan desvíos producidos en los estándares de desempeño.

La metodología del ciclo de vida ampliada permitirá definir, en su primera etapa de síntesis y a
partir de la aplicación en ella del enfoque sistémico, si el estudio de sistemas deberá orientarse
hacia el mejoramiento o hacia el rediseño

La herramienta a utilizar debe permitir, al inicio del estudio, la definición de cuál es el camino que va
a seguir.

En este contexto, la teoría organizacional ofrece las bases para el desarrollo de estrategias
adecuadas para la gestión del cambio tecnológico. Una de las aportaciones fundamentales radica
en la idea de que las organizaciones no son sólo “sistemas racionales”, sino que también son
“sistemas sociotécnicos”. La teoría de sistemas pone de relieve la interrelación entre las distintas
dimensiones organizacionales, señalando la inutilidad de las aproximaciones que pretenden
segregar lo tecnológico de lo social.

32
A partir de lo anterior, se deberían tener en cuenta cuatro puntos fundamentales para la
planificación del cambio tecnológico si se quieren atender adecuadamente las necesidades
psicosociales de la organización:

1. Es necesario planificar tanto las prioridades psicosociales como los objetivos económicos y
funcionales.
2. El proceso de introducción de nuevas tecnologías es tan relevante como las modificaciones
operativas que se producen.
3. Debe reconocerse que diferentes grupos de interés dentro de la organización pueden tener
intereses distintos.
4. La tarea de evaluar el impacto de las nuevas tecnologías es de considerable importancia

El parámetro de capacidad de un sistema se evalúa solo por la velocidad en que procesa la

información y por la seguridad en la captación de datos. Estos dos aspectos entran en la
evaluación, también se pondera el volumen de trabajo y la recuperación de la información.

El estudio de factibilidad operativa contesta a una sola pero importante pregunta: ¿El sistema
(proceso, procedimiento, sistema de información) que se implemente, será utilizado por la
organización? Ya que ningún estudio de sistemas se considera completo si no se llega a la
implementación de un nuevo sistema.

El parámetro de competitividad de un sistema se evalúa en función de: buscar y mantener

clientes; mejorar acuerdos con los proveedores; apoyar el desarrollo de nuevos productos; alejar
competidores. En efecto, ésos son los aspectos que se ponderan para evaluar la competitividad
que presenta un sistema (recordemos que en este caso este aspecto tiene un sesgo muy
pronunciado hacia los sistemas empresariales).

La lógica de construcción de un sistema de información indica que se inicia con la definición de sus
salidas: lo que el usuario necesita del sistema

ETAPAS Y FASES DE LA METODOLOGÍA DEL CICLO DE VIDA AMPLIADA:

La metodología del ciclo de vida ampliado consta en seis etapas que a su vez, están formadas por
distintas fases, en las que se aplican herramientas que permiten desarrollar actividades de las que
se obtienen resultados concretos.

ACTIVIDADES Y
ETAPA FASES RESULTADOS
HERRAMIENTAS
Síntesis Investigación sistémica - Entrevistas - Identificación y
- Observación y definición del
visitas objetivo de
- Revisión de estudio
documentos, - Integración del
antecedentes e equipo
información - Formulación
ambiental del Panorama
- PERT, CPM Y Sincrético
GANTT - Evaluación de

33
 factibilidades
- Aceptación o
rechazo del
estudio
- Entrevistas
- Cuestionarios
- Revisión de
registros y
documentación
- Observación - Entendimiento
Relevamiento de - Investigación directa y conocimiento
información detallada - Árboles de del objeto bajo
decisión estudio
- Tablas de
decisión
- Lenguaje
Estructurado
- Diagramas
- Técnica del
interrogatorio
- Preguntar ¿Por
qué? cinco - Conclusiones
veces sobre el
- Análisis,
- Evaluación del sistema actual
evaluación y
sistema con - Determinación
Análisis determinación
relación a: de los
de
- Capacidad requerimientos
requerimientos
- Comunicación del nuevo
- Costos sistema
- Competitividad
- Control interno

- Estudios de
factibilidad:
- Técnica
- Definición de
- Económica
las
- Operativa
especificacione
- Organizacio
s funcional de
nal
diseño:
- Diagramas de
- Diseño general - Salidas
Diseño flujo, de
- Diseño detallado - Archivos
sistemas, de
- Procesos
programas,
- Entradas
Cursogramas,
- Diseño físico
Manuales y
- Diseño del
normas.
sistema social
Organigramas
- Prueba de
sistema
Implementación - Planeamiento y - PER, CPM, - Programa de
programación GANTT implementación
de la - Modalidades:
implementación - Trabajo en
- Capacitación y paralelo

34
 - Reemplazo
entrenamiento directo
del personal - Sistema
- Conversión del piloto
sistema - Arranque por
fases
- Visita y
observación - Control y
- Seguimiento y
Seguimiento directa ajuste del
mantenimiento
- Consultas sistema
específicas

Síntesis:
Resultados:
● Identificar y definir el objetivo del estudio: es importante de manera que no haya
contramarcha que implique su reformulación.
● Integrar el equipo: movilizarnos y estimularlos. Una vez definido el equipo, se trabaja sobre
la metodología que se utilizará y el plan de tareas a ejecutar.
● Formular el panorama Sincrético: Una vez definido el objetivo, y el equipo, será necesario
una búsqueda de información que abarque diferentes aspectos de la organización y de su
ambiente. Para poder formular el panorama sincrético debe buscarse información que
permita “entender” y no “analizar”.
En este momento deben investigarse los siguientes aspectos de la organizacion y su
ambiente.
a. Identificación y entendimiento del ambiente
b. Identificación y entendimiento del proceso
c. Identificación y entendimiento de la organización.
d. Visualización del proceso ideal.
● Evaluar la factibilidad del estudio: Facilita la realización de un diagnóstico acerca de su
utilidad del sistema. Cuatro tipo de factibilidades:
a. Factibilidad técnica: implementación de la propuesta con los medios tecnológicos
vigentes.
b. Factibilidad operativa
c. Factibilidad económica: los beneficios del sistema son mayores que sus costos.
d. Factibilidad organizativa: interpretar el clima y la cultura organizacional reinante.
Evaluación más dificultosa.
● Aceptar o rechazar el trabajo: La decisión se fundamenta en los resultados y conclusiones
obtenidos en cada uno de los estudios de factibilidad dentro del marco de referencia dado
por el panorama sincrético. En el informe se detalla un resumen de cada evaluación,
incorporando la comparación con la alternativa de “no hacer nada”. En este punto puede
considerarse terminada la etapa de síntesis dando comienzo a la etapa de recolección de
información.
Actividades a realizar y herramientas a utilizar en el desarrollo de la etapa de síntesis.
Para cumplir los objetivos impuestos es necesario obtener info de la organización:
● Entrevistas: Puede conocerse las reales motivaciones que llevaron a comenzar el estudio
del sistema. Personal directivo y ejecutivo.
● Observación y visitas: visión global de la organización, tanto en aspectos de disposición
física como en el desarrollo de procedimiento operativos.

35
 ● Revisión de documentos, antecedentes e información del ambiente: Situación formal de la
organización, en sus aspectos estructurales y en sus aspectos legales.
● Programación del trabajo por PERT, CPM, GANTT: Implica la identificación de las
actividades a realizar y en el momento que deben comenzar y terminar.
Relevamiento de la información:
Investigación detallada: es la búsqueda sistemática de información que se realiza sobre un sistema
con vistas a su mejoramiento o a su reemplazo total, y tiene como finalidad conocer su estructura,
su flujo de actividades y su interacción con otros sistemas.
Como producto de esta etapa debe obtenerse la suficiente información como para entender y
conocer el sistema bajo estudio.
Características de la información reunida:
● Cantidad: cantidad de información a recoger es un elemento que requiere mucha atención,
porque puede pensarse que debe recogerse la mayo cantidad posible, pero no es así,
primero porque el costo es mayor y segundo porque puede generar mayor confusión.
● Fuente de la información: Información obtenida de las personas que intervienen en los
procesos o realizan las operaciones.
● Precisión: los términos usados en su registración deben expresar claramente lo que se
quiere exponer. Si se habla de la frecuencia, no poner “mucha”.

Información básica a reunir:

● Conocimiento del sistema: adquirir conocimientos que contemplen desde su finalidad hasta
ciertos detalles de su funcionamiento. Algunos aspectos a indagar son:
○ Objetivos y finalidad
○ Operaciones y tareas
○ Identificación de tareas que generan valor para el cliente
○ Origen del sistema e inicio de actividades
○ Lugares donde se desarrolla y quienes lo realizan
○ Tiempo que se requiere para su ejecución
○ Posibles retrasos y motivos
○ Cantidad de veces que se repite
○ Momento en el que se efectúa
○ Elementos tecnológicos y medios que se utilizan
○ Usuarios de la información
○ Estimación del costo de operación
○ Grado de obtención de resultados
● Volumen, frecuencia y tiempo empleado: El volumen relaciona el periodo de tiempo que se
está tomando del sistema, con la cantidad de veces que se presenta una misma situacion.
Es importante la determinación del tiempo empleado para cada actividad. Hay distintos
datos que deberían recolectarse para contemplar estos hechos.
● Datos empleados e información producida: en cada actividad debe definir con absoluta
claridad cuáles datos van a utilizarse, de donde provienen, que destino se les dara y que
información trajeron a partir de ellos.
● Controles utilizados: Hay distintos aspectos a considerar
● Orientación de los sistemas: La mayor parte de los procesos y procedimientos atraviesan los
límites funcionales de las organizaciones, conectando su recorrido a distintos sectores o
departamentos
Actividades a realizar y herramientas a utilizar en el desarrollo de esta etapa:

36
Entrevistas, cuestionarios, revisión de registros y documentación, observación directa, árboles de
decisión, tablas de decisión, lenguaje estructurado, diagramas.

Etapa de análisis.

Análisis, evaluación y determinación de requerimientos: Durante toda la etapa de investigación

detallada se recopila información que una vez considerada suficiente, se analiza con la finalidad de
evaluar el funcionamiento del sistema objeto de estudio. El objetivo de esta etapa es obtener
conclusiones sobre la eficacia/ eficiencia / efectividad del sistema a la luz de los objetivos
identificados en el panorama sincrético definiendo concretamente los requerimientos del nuevo
sistema que actuarán como prerrequisito de la etapa de diseño.

Guia para el análisis. “Técnica del interrogatorio”: batería de preguntas que realizadas en un orden
determinado, indagan sobre el propósito. “Porque” cinco veces, permite ir más allá de los síntomas
expresados en los problemas, para llegar a sus verdaderas causas.

Estructura de la actividad de análisis: cuando este proceso se concentra en el interior de la

organización, procede de manera descendente, yendo de mayor a menor, “top down”.

Guia para la evaluación: Analizada cada actividad o tarea, se debe evaluar considerando si
satisface los parámetros de capacidad, comunicación, costos y control interno

Capacidad: la capacidad de un sistema en su conjunto se determina por su aptitud para alcanzar

los objetivos que se tuvieron en cuenta cuando se recomendó su funcionamiento. Volumen de
procesamiento, volumen de trabajo, seguridad en la captación, recuperación de la información.

Comunicación: Transmisión de la información y coordinación entre sectores.

Costos: Factor determinante. Relación costo beneficio y conocimiento de los costos.
Competitividad: Posibilidad que el sistema genera y representa una ventaja competitiva en la
organización y que el sistema sirva de apoyo a las actividades que determinan una ventaja
competitiva.
Control interno: Objetivos: adecuada protección de los activos, generación de información
confiable, promoción de la eficiencia operativa y seguridad de la organización. Sus elementos son:
estructura, procedimiento y personal.

Selección de las mejores alternativas:

Requerimientos del nuevo sistema: Aquellos diseños y características que deben estar presentes
en el nuevo sistema de modo que este actúe con un desempeño superior al anterior. Por lo general
estos cambios se refieren a situaciones concretas.

Etapa de diseño
Diseño general: Se van a formular las especificaciones funcionales del diseño.

Características del diseño: Sencillez del sistema y su facilidad de uso. La sencillez se refiere a
evitar la complejidad que puede generarse al diseñar procedimientos que contengan un número
muy grande de tareas.

37
Los elementos diseñados deben ser exhibidos de alguna manera. En esta fase el diseño debe ser
aprobado por la gente de línea y luego pasar a los estudios de factibilidad.

Estudio de factibilidad: Abarca las cuestiones técnicas, económicas y operativas. Diseño

detallado: concretar y explicitar en profundidad las especificaciones funcionales ya definidas en la
fase de diseño general.

Secuencia del diseño:

● Diseño de las salidas: lo que el usuario necesita del sistema. Representa la información que
suministra el sistema. Es el principal contacto entre el sistema y los usuarios. Destino.
medio, uso, frecuencia y apertura
● Diseño de las entradas: Captan los datos necesarios para producirlas. Captación de datos,
Codificación de datos, métodos y medios de ingreso.
● Diseño de los archivos: permiten sistematizar los datos de manera que cuando estos se
necesitan repetidamente en una misma operación o para varias operaciones. Incluye las
decisiones sobre el contenido y la naturaleza de los archivos que están representados por:
archivos maestros, archivos de transacciones, archivos de informes y bases de datos.
● Diseño de procedimiento: Se especifican para todo el personal que va a estar vinculado al
sistema. Para los usuarios, para los operadores del sistema, para los analistas y
programadores.
Etapa de implementación: 3 fases

1. Planeamiento y programación de la implementación: todos los sectores relacionados al

sistema se coordinan con el fin de lograr su efectiva puesta en marcha. Programacion de las
actividades y elaboración de instrucciones de implementación.
2. Capacitación y perfeccionamiento del personal: actúan como instrumentos que posibilitan
vencer la resistencia al cambio.
3. Conversión del sistema: reemplazo del sistema anterior por el nuevo. Puede realizarse de
distintas formas: Trabajo en paralelo, reemplazo directo, sistema piloto (probar en un sector
el nuevo sistema), arranque por fases.

Etapa de seguimiento

Seguimiento y mantenimiento: es un adicional al estudio de sistemas.

Introducción al diseño de organizaciones. Diseño de

puestos. (Mintzberg Capítulos 1 y 2)
Visión sistémica de la organización
El enfoque sistémico como una teoría de la organización, posterior al modelo formal y la
organicista. El modelo formal concibe a la organización con visión mecanicista. Coincide con el
enfoque clásico centrado básicamente en la división de tareas por especialidades y la
estructuración de la organización de acuerdo con ciertos principios “científicos”. El modelo
organicista trata de estudiar la organización a partir de una analogía biológica.

38
La organización como sistema

Podemos pensar que un sistema es “todo aquello que usted quiere que sea”, dado que este
enfoque puede ser aplicado a cualquier objeto bajo estudio. El concepto, que no solo este utilizado
en el campo de la administración, ha generado diferentes definiciones, en general similares.

COORDINACIÓN EN CINCO
Cinco mecanismos coordinadores parecen explicar las maneras fundamentales en que las
organizaciones coordinan su trabajo.
Estos son los elementos básicos de una estructura:

1. El ajuste mutuo: logra la coordinación de trabajo (en manos de los que lo efectuaban), por
el simple proceso de comunicación informal. Es utilizado en las organizaciones simples
como también en las complicadas, como por ejemplo los que resuelven problemas
sofisticados al enfrentar situaciones complicadas deben comunicarse informalmente si
quieren llevar a cabo su trabajo.
2. Supervisión directa: logra la coordinación al tener una persona que toma la
responsabilidad por el trabajo de otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando
sus acciones.

3. Estandarización de procesos de trabajo: los procesos de trabajo son estandarizados

cuando los contenidos del trabajo están especificados o programados. Ejemplo: los
cirujanos del hospital en la sala de operaciones no necesitan preocuparse de coordinar con
sus colegas en circunstancias comunes, saben qué esperar exactamente de ellos y
proceden de acuerdo.
4. Estandarización de producciones de trabajo: las producciones son estandarizadas
cuando el resultado del trabajo está especificadas. Ejemplo: a los conductores de taxis no
se les dice como conducir, se le informa solamente donde dejar a sus pasajeros
5. Estandarización de destreza de trabajadores: la destreza son estandarizados cuando
están especificando el tipo de capacitación que se requiere para efectuar el trabajo.
Comúnmente, el trabajador es capacitado aun antes de unirse a la organización. La
estandarización de destreza logra indirectamente lo que la estandarización de procesos de
trabajo hace directamente: controla y coordina el trabajo.

Nuestros cinco mecanismos coordinadores caen en un orden general: a medida que el trabajo
organizacional se vuelve más complicado, los medios preferidos de coordinación parecen
desplazarse del ajuste mutuo a la supervisión directa o estandarización, preferiblemente de
procesos de trabajo, o de producciones, o si no de destreza, volviendo finalmente al ajuste mutuo
La mayoría de las organizaciones mezclan los cinco mecanismos.

39
LA ORGANIZACIÓN EN CINCO PARTES

Las organizaciones están estructuradas para captar o dirigir sistemas de flujos y para definir las
interrelaciones entre las distintas partes. Estos flujos e interrelaciones no son de forma lineal. Sin
embargo, las palabras deben tomar esta forma lineal. Por eso se describe a la organización con
imágenes.
Podemos desarrollar un diagrama tal considerando las diferentes partes que componen la
organización y la gente que contiene cada una.

El núcleo operativo: abarca aquellos miembros, los operarios que realizan el trabajo básico
relacionado directamente con la producción de productos y servicios; realiza 4 funciones
principales:

1. Aseguren los insumos para la producción:

2. Transforman los insumos en producción
3. Distribuyen las producciones
4. Proveen apoyo directo

Es el corazón de toda organización

La cumbre estratégica: está encargada de asegurar que la organización cumpla su misión de

manera efectiva y también que satisfaga las necesidades de aquellos que la controlan o que de otra
forma tengan poder sobre la organización, se encuentran personas encargadas de la
responsabilidad general de la organización (director general), aquellos que suministran apoyo
directo a la alta gerencia (secretarios asistentes), comité ejecutivo, oficina del director general.

Esto vincula 3 tipos de obligaciones:

1. Supervisión directa, los gerentes asignan recursos, emiten órdenes de trabajo, autorizan
decisiones importantes, etc.
2. La administración de las condiciones fronterizas de la organización (sus relaciones con su
ambiente)
3. Se relaciona con el desarrollo de la estrategia de la organización, debe ser vista como una
fuerza mediadora entre la organización y su ambiente.

El trabajo a este nivel se caracteriza por un mínimo de repetición y estandarización. El ajuste mutuo
es el mecanismo preferido de coordinación entre los gerentes de la misma cumbre estratégica.

La línea media: la cumbre estratégica está unida al núcleo operativo por la cadena de gerentes de
línea media con autoridad formal. La cadena corre de los altos gerentes a los supervisores de
contacto, quienes tienen autoridad directa sobre los operarios, y abarca el mecanismo coordinador
que hemos llamado supervisión directa.
Las organizaciones pequeñas pueden trabajar con un gerente (en la cumbre estratégica): las
mayores requieren más (en la línea media).
El gerente de línea media recoge información retroalimentada en el desempeño de su propia unidad
y pasa una parte de esta a los gerentes por encima de él.
El gerente de la línea media, como el gerente superior, se encarga de formular la estrategia de su
unidad. Pero las tareas administrativas cambian de orientación a medida que descienden en la
cadena de autoridad.

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La tecnoestructura: encontramos a los analistas que sirven a la organización afectando el trabajo
de otros. Estos analistas están fuera de la corriente de trabajo operacional – pueden diseñar,
planear, cambiarla o entrenan gente para que lo haga, pero no lo hacen ellos mismos.
Los analistas de control de la tecnoestructura sirven para llevar a cabo ciertas formas de
estandarización en la organización.

El staff de apoyo: existen para suministrar apoyo a la organización fuera de su corriente de trabajo
operacional. Ejemplo: en una universidad encontramos los fondos de la universidad, la prensa de la
universidad, etc. (muchas conforman mini organizaciones, pueden ser encontradas en varios
niveles de la jerarquía dependiendo de los receptores

EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

La figura representa la organización como un sistema de autoridad formal. Tenemos un

organigrama superpuesto a nuestro logotipo. El organigrama no debe ser rechazado sino puesto en
el contexto. Es en cierta forma como un mapa, aun cuando el organigrama no muestra relaciones
informales, puede representar una imagen exacta de la división de trabajo, mostrando a simple
vista:
1. Qué posiciones existen en la organización.
2. Cómo están agrupadas en unidades.
3. Como fluye entre ellas la autoridad formal.

Flujo de Autoridad Formal: representa la corriente de poder formal bajando por la jerarquía. Este
gráfico representa al organigrama de la organización, el cual puede representar una imagen exacta
de la división de trabajo, mostrando a simple vista:
1. Qué posiciones existen en la organización.
2. Cómo están agrupadas en unidades.
3. Cómo fluye entre ellas la autoridad formal.

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Red de flujos regulados: de trabajo de producción a través del núcleo operativo, de ordenes e
instrucciones bajando por la jerarquía administrativa para controlar el núcleo operativo, de
información retroalimentada apoyada en los resultados y de información y asesoramiento llegando
desde los lados a las tomas de decisiones.

Sistema de comunicación informal: representa un sociograma, éste indica que existen centros de
poder no oficiales en las organizaciones y que las grandes redes de comunicación informal
suplementan y a veces burlan los canales de autoridad y regulación.

Sistema de constelaciones de trabajo: la gente se agrupa con sus pares para hacer su trabajo.
Cada grupo o constelación trata con distintas decisiones apropiadas a su propio nivel en la
jerarquía, y está unido solo flojamente con los otros.
Sistemas de procesos de decisión ad-hoc: representa la corriente de una decisión estratégica
del principio al fin.

De todas estas visiones ninguna es correcta pero cada una contiene una pizca de verdad. Solo
combinandolas, comenzamos a lograr una sensación de la verdadera complejidad del
funcionamiento de la organización.

Diseño de sistemas administrativos

Las partes de la organización

Los mecanismos de coordinación

Las tareas que realizan los puestos de trabajo.

Departamentalización. Diseño de vínculos laterales

(Mintzberg Capítulos 3 y 4)

Sistemas Operativos

Sistemas de planeamiento y control

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43
Segundo Parcial
Sistema decisor. Factores situacionales.
(Mintzberg Capítulos 5, 6 y 7)
Diseño de la estructura
Configuraciones típicas
Formas innovadoras

Estructura Simple y Burocracia Mecánica.

(Mintzberg Capítulos 8 y 9, Drucker Capítulos 41 a
45)
Metodologías de cambio