Luisa Preguntas

RESPONDO LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:
1. ¿Cuál es el objeto del acuerdo 042 de 2002?

Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de
gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, de acuerdo con los artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000.
2. ¿A qué entidades aplica este acuerdo?

las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
3. ¿En qué debe basarse la organización de los archivos de gestión?

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada.
4. ¿Cómo debe ser la ubicación física de los documentos al interior de la carpeta? ¿Justificar
tu respuesta? art.4
La ubicación física de los documentos dentro de la carpeta debe seguir un orden
cronológico: el documento con la fecha de producción más antigua se coloca al inicio de la
carpeta, mientras que el documento más reciente se ubica al final. Esto permite que el
expediente refleje de forma secuencial el desarrollo de los trámites o procesos a los que
se refiere, facilitando así su consulta y comprensión.
5. ¿Usted cree que es importante foliar los documentos que están organizando? ¿por qué?
antes de responder concerté con sus compañeros de equipo.
Si, foliar es importante para el control, organización y preservación de los documentos,
garantizando que el expediente sea confiable, completo y fácil de manejar.
6. ¿Qué es rotular? Dibujar o imprimir un rotulo

son etiquetas identificadoras de papel blanco, las cuales nos presentan datos concretos de
los expedientes y/o unidades documentales. En los rótulos se debe plasmar la información
o leyenda que nos permita identificar claramente la unidad documental.
7. ¿Para usted por qué es importante rotular las unidades de conservación?
Esto es importante para la eficiencia seguridad y calidad de la información a lo largo del
ciclo de la vida documental
8. ¿Elaborar un ejemplo de un rotulo, tener en cuenta las recomendaciones dadas en el

acuerdo?
Fondo: Recursos Humanos
Sección: Administración de Personal
Subsección: Contratación
Serie: Contratos de Trabajo
Subserie: Contratos Indefinidos
Número de Expediente: 0015
Número de Folios: 200
Fechas Extremas: 01/01/2020 - 31/12/2021
Número de Carpeta: Carpeta 1 de 3
Número de Caja: Caja 2
9. ¿Qué se hace con los documentos de apoyo cuando estamos organizando una unidad
documental?
Cuando se organiza una unidad documental, los documentos de apoyo deben ser tratados
de manera distinta a los documentos principales por ejemplo Los documentos de
apoyo pueden facilitar la gestión del expediente sirviendo información a través de copias
de otros documentos, notas, fotografías, dosieres informativos o incluso a través de otros
expedientes anteriores similares que sirven de modelo para la tramitación del original.
10. ¿En cuanto a la consulta de los documentos en los archivos de gestión cual sería el
procedimiento?
La Clasificación, Ordenación y Descripción
11. ¿Cuándo se prestan documentos para trámites internos que se recomienda hacer?
la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del
préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo
de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el
responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.
12. Elaborar un formato para llevar registro de los documentos prestados a otras dependencias o
archivos de gestión?
13. ¿Qué es un formato de inventario documental? elaborar o imprimir un modelo
14. ¿Qué es el expurgo documental en la organización de los documentos?
El expurgo documental es un proceso que consiste en seleccionar y eliminar documentos que ya

no son necesarios, siguiendo criterios preestablecidos y normativas legales. Este proceso es
esencial para optimizar la gestión de información en las empresas.

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2. ¿A qué entidades aplica este acuerdo?

3. ¿En qué debe basarse la organización de los archivos de gestión?

6. ¿Qué es rotular? Dibujar o imprimir un rotulo

8. ¿Elaborar un ejemplo de un rotulo, tener en cuenta las recomendaciones dadas en el

13. ¿Qué es un formato de inventario documental? elaborar o imprimir un modelo

14. ¿Qué es el expurgo documental en la organización de los documentos?

El expurgo documental es un proceso que consiste en seleccionar y eliminar documentos que ya

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