POE Facturación para Ruteo

Facturación
POE (Procesos de operaciones estándar)
1. Generación de la Factura:
 Activación del proceso: Al finalizar una venta se inicia automáticamente (o

manualmente) el proceso de facturación.
 Datos de la factura: Se recopila toda la información necesaria:
o Datos del cliente (nombre, dirección, RUC/CI)
o Carga de Sector (REP, REPSC, PLEGADOS, RETIRO)
o Carga de coordenadas, email, y n° del contacto
o Fecha prevista de entrega
o Ubicación o coordenadas
o Descripción detallada de los productos o servicios
o Cantidades
o Precios unitarios
o Impuestos aplicables
o Descuentos (si los hay)
o Condiciones de pago
 Creación del documento: Se genera la factura en formato digital o físico,
asegurándose de que cumple con todos los requisitos legales y fiscales.
2. Revisión
 Revisión de datos: Se verifica que toda la información contenida en la factura sea

correcta y esté completa.
3. Emisión de la Factura:
 Envío: La factura se envía al cliente por correo electrónico (Factura electrónica)

 Notificación: Se registra el envío de la factura y se notifica al cliente sobre su
emisión.
4. Archivo y Conservación:
 Archivo: Las facturas se archivan de forma organizada, ya sea en formato digital o

físico, durante el período legal establecido.
 Acceso: Se establece un sistema de acceso a las facturas para su consulta y auditoría.
Carga de datos de clientes durante la facturación
Datos de la factura: Se recopila toda la información necesaria:
o Carga de Sector (REP, REPSC, PL, RETIRO)
La carga de sector se debe de realizar con servicio adquirido. Esto se realiza en la parte
zócalo principal de datos del cliente
Esta acción se realiza consultando con el cliente si desea adquirir el servicio del flete/reparto
con móvil de la empresa, antes de cargar los ítems a ser facturados
REP (Reparto con costo): corresponde el cobro realizado por el servicio de flete
REPSC (Reparto sin costo): corresponde el servicio de flete realizado al cliente, pero sin
costo
Datos a tener en cuenta
En caso que el cliente decida adquirir el servicio de reparto/flete con el móvil de la empresa,
con la factura ya generada o impresa asignada con el Sector “RETIRO”, deberá de proceder
de la siguiente forma:
 Reparto con costo: se deberá de hacer otra factura para el mismo cliente, eligiendo
como Sector REP y agregando como ítems el monto del cobro del servicio, y la
factura ya impresa o generada se deberá de avisar vía correo a la Gerencia
Administrativa sobre el caso, para que se puede autorizar el cambio del sector
RETIRO a REP
 Reparto sin costo: se deberá de comunicar vía correo a la Gerencia Administrativa
para que pueda autorizar el cambio del sector RETIRO a REPSC
o Carga de coordenadas, email, y n° del contacto
Es fundamental contar con los datos del cliente durante la carga de factura, ya que nos ayuda
a ubicarlos y comunicarles que su pedido está en camino
N° de teléfono: se deberá de cargar todos los números de forma corrida, sin espacios, comas,
puntos o guiones
Email: se debe de registrar tal cual menciona el cliente
Coordenadas: el mismo se debe de cargar con todos los datos que estira la ubicación, siempre
empezara con el signo “-(menos)“, esto aplica tanto como en latitud y longitud. Verificar que los
datos no se dupliquen a la hora de cargar
Datos a tener en cuenta

Si no se tiene las coordenadas de entrega, el móvil no podrá salir sin confirmar dicho dato, ya que el
mismo es de vital importancia para que el pedido llegue a destino
El número de contacto debe de tener la factura, en caso que la ubicación no está bien geolocalizada,
el chofer pueda pueda contactar con el cliente. El número registrado del cliente recibirá un mensaje
vía Whatsapp sobre la entrega de su pedido
o Fecha prevista de entrega
En el sistema disponemos de una casilla de fecha prevista de entrega, ya sea escogida por el
cliente o por la zona de entrega prevista en días establecidos
El proceso se realiza durante la asignación de Sector
Es de vital importancia cargar este dato, ya que el mismo nos permite medir el nivel de servicio de
entrega

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 Revisión de datos: Se verifica que toda la información contenida en la factura sea

 Envío: La factura se envía al cliente por correo electrónico (Factura electrónica)

 Archivo: Las facturas se archivan de forma organizada, ya sea en formato digital o

Datos de la factura: Se recopila toda la información necesaria:

o Carga de Sector (REP, REPSC, PL, RETIRO)

Datos a tener en cuenta

Email: se debe de registrar tal cual menciona el cliente

Datos a tener en cuenta

El proceso se realiza durante la asignación de Sector

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