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Proceso de Facturacion

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Sofia Rios
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PROCESO DE FACTURACIÓN Y PAGO CÓDIGO REVISIÓN EMISIÓN PAGINA

XX00 00 11/11/24

OBJETIVO:

Implementar un sistema automatizado de gestión de pedidos y pagos, reduciendo


el tiempo de procesamiento de pedidos, mediante la capacitación del personal y
la integración de una plataforma de software que permita la confirmación y
registro automático de pedidos y pagos, asegurando que los pagos sean
gestionados sin retrasos.

Elaboro: Responsable de calidad Revisó: Jefe de producción Aprobó: Gerente Operativo


Abasolo Cruz Dulce Ríos Espinosa Sofia Muciño Tania Citlali
11/11/2024 11/11/2024 12/11/2024
PROCESO DE FACTURACIÓN Y PAGO CÓDIGO REVISIÓN EMISIÓN PAGINA
XX00 00 11/11/24

INDICE
PROCESO DE FACTURACION Y PAGO ..................................................................................3
Recepción del Pedido o Contrato ..............................................................................................3
Generación de la Factura..........................................................................................................3
Envío de la Factura...................................................................................................................3
Registro de la Factura en el Sistema Contable ............................................................................4
Seguimiento de Pagos ..............................................................................................................4
Cobro y Confirmación de Pago..................................................................................................4
Conciliación Bancaria y Registro de Pagos..................................................................................4
Gestión de pagos atrasados ......................................................................................................5
Informes Financieros y Auditoría ..............................................................................................5
Herramientas para la facturación ..............................................................................................5
PROCESO DE FACTURACIÓN Y PAGO CÓDIGO REVISIÓN EMISIÓN PAGINA
XX00 00 11/11/24

PROCESO DE FACTURACION Y PAGO

Recepción del Pedido o Contrato


• Documentación clara: Cuando se recibe un pedido de un cliente,
asegurarse de que todos los términos estén documentados, incluidos
los precios, condiciones de pago, plazos de entrega, impuestos
aplicables y cualquier otro detalle relevante.
• Generar orden de venta: Crear una orden de venta o contrato
detallado para hacer un seguimiento adecuado del pedido.

Generación de la Factura
• Implementar un sistema automatizado de facturación
un sistema que pueda generar facturas automáticamente al recibir el
pedido o la confirmación del cliente. Este sistema debe incluir campos
predeterminados como:
* Datos del cliente (nombre, dirección, CIF/NIF, etc.)
* Detalle de los productos o servicios (descripción, cantidad, precio
unitario)
* Descuentos, impuestos y total
* Fecha de emisión y de vencimiento
• Revisión manual: Asegurarse que la factura cumpla con todas las
regulaciones fiscales antes de enviarla.

Envío de la Factura
• Método de envío: Enviar la factura por el canal acordado con el
cliente como; correo electrónico, portal web, correo físico.
• Confirmación de recepción: confirmación de que el cliente ha
recibido la factura y en caso de que no haya sido asi realiza un
seguimiento.
PROCESO DE FACTURACIÓN Y PAGO CÓDIGO REVISIÓN EMISIÓN PAGINA
XX00 00 11/11/24

Registro de la Factura en el Sistema Contable


• Contabilización automática: Utilizando un software contable que
registre automáticamente las facturas emitidas en tu sistema
financiero. Esto permitirá un control más sencillo y una gestión eficaz
de las cuentas por cobrar.
• Revisión de conciliaciones: Realizar conciliaciones regulares para
asegurarte de que todas las facturas emitidas estén correctamente
registradas.

Seguimiento de Pagos
• Plazos de pago: Definir los plazos de pago con los clientes de acuerdo
con los acuerdos comerciales. Es decir, los días estipulados por la
empresa.
• Envío de recordatorios: Si el pago no se realiza dentro del plazo, enviar
un recordatorio al cliente antes de que se venza.
• Gestión de cuentas por cobrar: Establecer un proceso de seguimiento
de cuentas por cobrar para garantizar que los pagos sean recibidos a
tiempo.

Cobro y Confirmación de Pago


• Métodos de pago: Ofrecer diversas opciones de pago a los clientes
como; transferencia bancaria, tarjeta de crédito, pagos en línea,
cheques, entre otras, con el fin de facilitarles el proceso de pago.
• Confirmación de pago: Una vez que el cliente realice el pago, enviar
un recibo o confirmación de pago.

Conciliación Bancaria y Registro de Pagos


• Conciliación de pagos: Asegurar que todos los pagos recibidos se
registren correctamente en el sistema contable y se concilien con los
extractos bancarios.
• Revisión periódica de las cuentas: Realizar una revisión periódica de las
cuentas por cobrar y de los pagos recibidos, lo cual nos permitirá
detectar posibles discrepancias y tomar medidas correctivas a tiempo.
PROCESO DE FACTURACIÓN Y PAGO CÓDIGO REVISIÓN EMISIÓN PAGINA
XX00 00 11/11/24

Gestión de pagos atrasados


Definir un proceso claro para manejar los pagos atrasados. Si un cliente sigue
sin pagar después de los recordatorios, se establecen medidas adicionales
como:

Llamadas telefónicas de seguimiento.

Envío de cartas

Cierre temporal de la cuenta o servicios si es necesario.

Negociación de pagos

Informes Financieros y Auditoría


• Informes regulares: donde se generará informes de cuentas por cobrar
y flujo de caja para tener un control adecuado de las finanzas.
• Auditoría interna: Realizar auditorías internas o externas regularmente
para garantizar que el proceso de facturación y cobro se esté
realizando correctamente y cumpla con las normativas fiscales y
contables.

Herramientas para la facturación


Software de facturación: Herramientas como QuickBooks, Zoho Invoice,
FreshBooks o Bill.com que facilitan la automatización de facturas y el
seguimiento de pagos.

Plataformas de gestión de pagos: Sistemas como Stripe, PayPal o Square


permiten integrar los pagos en línea de forma eficiente.

Contabilidad en la nube: Plataformas como Xero, Sage o Wave integran la


contabilidad con la facturación, lo que reduce errores y mejora la visibilidad
financiera.

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