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VIDEO TELE CONFERENCIA

Las videoconferencias son un sistema de comunicación que se realiza


entre dos o más personas, a través de dispositivos con cámara y
micrófono incorporados. Con esta tecnología e internet se establece,
en tiempo real, una conversación de carácter personal o laboral, sin
importar la ubicación de los participantes.

Con ellas también se realizan diariamente reuniones de trabajo,


juntas, sesiones de teleformación, transmisión de eventos, Ritmo de
Batalla y otras actividades fundamentales para la productividad de
una Organización de Tarea.

Con ayuda de la transmisión de video y el audio, proporcionan una


comunicación más personalizada que los correos electrónicos,
mensajes de texto, audios u otros canales de comunicación. Al
permitir ver las expresiones faciales y escuchar el tono de voz de los
usuarios, las videoconferencias se convierten en la comunicación
digital más cercana que existe hasta el momento para la interacción
directa de persona a persona.

Por lo tanto, este sistema facilita compartir ideas, explicar proyectos,


declarar cambios en una organización, exponer estrategias y demás
asuntos, de una manera sumamente clara. Si se
comunicaran utilizando otros canales es posible que se pierdan
muchos detalles e intenciones de cada uno de los puntos expuestos.

Características de una videoconferencia


1. Transmisión en tiempo real de video y audio
Los tripulantes que sean parte de la reunión podrán ver y
escuchar a los otros usuarios de forma instantánea, aunque esto
depende de si tienen o no activadas estas funciones en su
configuración. Pero en esencia esta es la característica principal
de esta herramienta.
2. Ahorra tiempo y recursos
Las videollamadas son la forma más inmediata de establecer una
comunicación cara a cara con cualquier persona, ya sean
colaboradores o no. No implican gastos en viáticos y se ahorra el
tiempo de traslado para llegar a la misma ubicación de los
demás participantes. Por esto son la mejor alternativa a la hora
de buscar una comunicación más directa.
3. Interfaz amigable
El diseño y funciones que contiene una interfaz de videollamada
suelen tener una configuración fácil de ajustar (con la guía del
mismo programa) y su manejo resulta muy intuitivo. Algunos
software más profesionales sí necesitan un breve tutorial para
disfrutar de todas sus funciones avanzadas.
4. Múltiple compatibilidad
Los usuarios pueden entrar a la videoconferencia prácticamente
desde cualquier dispositivo; ya sea un teléfono inteligente, una
tablet, una laptop, un ordenador de escritorio, etc. Lo más
importante es que este dispositivo tenga acceso a internet.
Algunas aplicaciones también ofrecen la posibilidad de ingresar a
la reunión por medio de llamada telefónica.
5. Fácil acceso
Si eres el anfitrión de un evento, debes crear una cuenta,
programar tu evento y enviar la invitación a los asistentes. Por
otro lado, para entrar a una videoconferencia es muy sencillo: se
da click en el link de la invitación de la reunión programada a la
hora indicada (en algunas aplicaciones se coloca una contraseña,
que viene especificada en la invitación). En ocasiones,
dependiendo de la privacidad de la reunión, es el anfitrión quien
tiene la opción de aceptar o rechazar a los asistentes en la
sesión.
6. Requiere acceso a internet
Todos los software de videollamadas requieren conexión a
internet para funcionar o, si se trata de la red interna (WAN), los
participantes deben estar dentro de dicha red; por ejemplo.
7. Programa de instalación o de nube
Existen dos tipos de proveedores de este servicio: por un lado,
están los software que se instalan en un ordenador y, por el otro,
las plataformas que se alojan en un almacenamiento de nube,
donde ingresas al iniciar sesión.

También están las videoconferencias que se pueden hacer a través


de las redes sociales o aplicaciones de chat, como Facebook o
WhatsApp, aunque estas son más de uso personal que empresarial.

En el mercado existe una variedad de programas de


videoconferencias, los hay gratuitos y de paga, con o sin límite de
duración, con calidad promedio y de alta resolución de imagen, con
determinado número de invitados, tipo RDSI o IP y demás. Todo
depende de los propósitos para los que quieras usarlos.

Funciones de una videoconferencia


1.Pantalla simultánea. En esta modalidad todos los usuarios
tienen la posibilidad de verse a sí mismos en la pantalla y
en los otros recuadros a los demás invitados a la sesión
de videoconferencia.
2.Compartir pantalla. Esta es una función muy socorrida
para que las personas puedan ver la pantalla del
dispositivo de un usuario en particular. Es ideal para dar
clase, exponer, presentar diapositivas, detallar un
proyecto o mostrar cualquier otro contenido visual.
3.Grabar sesiones. En la mayoría de las plataformas se
puede realizar una grabación de todo lo que aparece en
pantalla durante una videoconferencia; incluso algunas
tienen la opción de subirla directamente a YouTube. Esto
resulta muy útil para consultar información después, o
simplemente para compartirla con otras personas.
4.Chat integrado. En la mayoría de las plataformas se
incluye un chat instantáneo, donde se pueden compartir
mensajes de texto; por ejemplo, si alguien está hablando
es conveniente usar este recurso para no interrumpirlo.
5.Adjuntar archivos. A través del mismo chat es posible
compartir links, archivos de texto, presentaciones,
imágenes, audios y demás.
6.Control de usuarios. Muchas veces el orador o
conferenciante se enfrenta a audiencias grandes, diversas
o complejas. Puede ocurrir que algún asistente deje
encendido su micrófono y el sonido ambiental perturbe a
los demás; o puede ser que no todos participen en un
tono cordial o respetuoso. Para evitar esto el anfitrión
puede desactivar los micrófonos, las cámaras y el chat.

Modos de videoconferencias
1. Videoconferencia punto a punto
Consiste en una sesión donde solamente participan dos
personas; se transmite video y audio, y está disponible el
chat para compartir mensajes y archivos. En este caso, en
la pantalla del primer usuario aparece el segundo usuario,
y este último puede ver al primero.
Esta modalidad puede usarse para dar ordenes
especificas entre comandos de una misma organización.
2. Videoconferencia multipunto
Es aquella en la que entran más de dos participantes en
la sesión; todos se pueden ver y escuchar al mismo
tiempo, y hay una ventanilla de chat en común donde
todos pueden escribir y enviar archivos. Aquí el ordenador
del anfitrión o de cualquier otro usuario funge como
unidad central que se ocupa de enviar la imagen y el
sonido a los demás.
A su vez esta modalidad de videoconferencia se divide en
dos tipos que a continuación te explicamos de una
manera más detallada.
A. Videoconferencia multipunto de presentación
En primer lugar, está la videoconferencia de presentación.
Aquí los participantes se dividen en dos categorías: el o los
ponentes y los asistentes. La atención, el audio y la pantalla
principal se centra en el ponente o presentador y, por su lado,
los asistentes participan de forma esporádica en el chat o
hablan cuando se les indique.
Por su naturaleza, la presentación se usa mucho en el ámbito
educativo. También para realizar presentaciones de proyectos
o estrategias a implementar, transmisión de eventos,
capacitación al personal y más.
B. Videoconferencia multipunto de junta
En segundo lugar, está la videoconferencia de junta o de
discusión, que se caracteriza principalmente por permitir que
todos los usuarios puedan verse y escucharse entre sí, en
tiempo real, en una interfaz de mosaico. Todos tienen el
mismo nivel de importancia en cuanto a la participación.
Este tipo de videoconferencia se usa cuando es necesario que
todos los invitados colaboren en la sesión, dentro de una
misma jerarquía. Es muy oportuna para reuniones entre
equipos de trabajo.

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