Manual para la Mejora de la

Cobranza Ordinaria de los Tributos Municipales

Derechos Reservados.
Prohibida la reproduccin de este libro por cualquier medio total o parcialmente, sin permiso expreso del editor.
Edicin
SAT Lima Escuela SAT Centro de Formacin en Gestin Pblica y Tributacin Local
Jr. Caman 370, Lima 1
Telfono: (51 1) 315 2430 (511) 3153133
Web: www.sat.gob.pe / www.escuelasat.edu.pe
Cooperacin Alemana al Desarrollo-GTZ
Programa Gobernabilidad e Inclusin de la Deutsche
Gesellschaft fr Technische Zusammernarbeit (GTZ) GmbH
por encargo del Ministerio Federal de Cooperacin Econmica y Desarrollo (BMZ)
Web: www.gobernabilidad.org.pe
Responsables:
Sal Barrera Ayala
Jefe del SAT Lima
Hartmut Paulsen
Director del Programa Gobernabilidad e Inclusin
Responsables de contenido:
Jos Carlos Fernndez Gamarra. Gerente Central de Operaciones SAT Lima
Pilar Caballero Estella. Gerente de Gestin de Cobranza SAT Lima
Christian Ruiz Gudiel. Gerente de Servicios al Administrado SAT Lima
Mauricio Silva Ramos. Especialista de la Gerencia de Gestin de Cobranza SAT Lima
Juan Melgarejo Bernardini. Especialista de la Gerencia de Gestin de Cobranza SAT Lima
Investigacin preliminar:
Mariella Ampuero Rojas Consultora GTZ
Coordinacin, supervisin y cuidado de edicin:
Gonzalo Seijas Vsquez - Escuela SAT. Centro de Formacin en Gestin Pblica y Tributacin Local
Mayra Ugarte Vsquez-Sols, Carla Fosca Bkula, Mariella Garca Zapata - Programa Gobernabilidad e Inclusin
Diseo, diagramacin e impresin:
Realidades S.A.
Tiraje
2000 ejemplares
Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per:
-------------------
2010, SAT Lima
2010, Programa Gobernabilidad e Inclusin
Auspiciado por: Gesellschaft fr Technische Zusammernarbeit (GTZ) GmbH, por encargo del Ministerio Federal de
Cooperacin Econmica y Desarrollo (BMZ).
Manual para la Mejora de la Cobranza Ordinaria de los Tributos Municipales
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BI Base imponible
CT Texto nico Ordenado del Cdigo Tributario
DJ Declaracin jurada
DNI Documento Nacional de Identidad
EPND Espectculos Pblicos No Deportivos
GTZ Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit Cooperacin Alemana al Desarrollo
IEPND Impuesto a los Espectculos Pblicos No Deportivos
IGV Impuesto General a las Ventas
IJ Impuesto a los Juegos
LTM Ley de Tributacin0 Municipal
OP Orden de Pago
RD Resolucin de Determinacin
RENIEC Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil
RM Resolucin de Multa
RTF Resolucin del Tribunal Fiscal
SAT Servicio de Administracin Tributaria
SUNARP Superintendencia Nacional de los Registros Pblicos
SUNAT Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria
TUO Texto nico Ordenado
UIT Unidad Impositiva Tributaria
SIGLAS
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OBJETIVO DEL MANUAL
Este manual busca ser una herramienta prctica que permita a los lectores aprender o perfeccionar sus
conocimientos sobre el proceso de cobranza ordinaria de tributos, y les ayude a disear y proponer
estrategias concretas para implementar o mejorar la cobranza de tributos en su municipalidad.
PBLICO OBJETIVO
Este documento ha sido desarrollado para ser utilizado por los funcionarios de Administraciones
Tributarias locales, ya sea en oficinas o gerencias de rentas, o en un Servicio de Administracin Tributaria
(SAT). Si bien somos concientes de las diferentes escalas de las administraciones tributarias locales,
creemos que los contenidos pueden ser fcilmente adaptados a la realidad de cada localidad, desde las
grandes provincias, hasta los medianos y pequeos distritos.
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NDICE
PRESENTACIN
I. LA COBRANZA DE TRIBUTOS MUNICIPALES
I.1. Las facultades de la Administracin Tributaria
I.2. Tributos materia de cobranza por las municipalidades
I.3. Objetivos del proceso de cobranza
I.4. Delimitacin del proceso de cobranza ordinaria
II. ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE COBRANZAS
II.1. La Unidad de Cobranzas como parte de la Administracin Tributaria
II.2. Funciones de la Unidad de Cobranza
II.3. Perfil de los colaboradores
II.4. Condiciones bsicas para el adecuado desarrollo de actividades
III. ASPECTOS OPERATIVOS DEL PROCESO DE COBRANZA
III.1. Determinacin de la deuda
III.2. Segmentacin de la cartera
III.3. Gestin de cobranzas
III.4. Emisin y notificacin de valores
III.5. Seguimiento de las acciones de cobranza
GLOSARIO
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PRESENTACIN
El manual para la mejora de la cobranza ordinaria de tributos municipales tiene como finalidad promover
la mejora del proceso de cobranza de los tributos municipales en la etapa ordinaria, poniendo al alcance
de los funcionarios municipales un instrumento que les permita implementar o repotenciar la unidad de
cobranza dentro de sus Administraciones Tributarias.
La mejora en la cobranza de tributos busca incrementar la recaudacin y la base tributaria, maximizando
el cumplimiento de las obligaciones tributarias, fortaleciendo la cultura tributaria en la poblacin y,
eventualmente, generando una mayor percepcin de riesgo en el contribuyente impuntual. Estos objetivos
son vlidos para cualquier Administracin Tributaria. Y en ese sentido, las estrategias que proponemos en
este manual, si bien estn diseadas para municipalidades medianas, pueden ser adaptadas a cualquier
realidad, pues parten de la premisa de utilizar los recursos disponibles eficientemente.
Independientemente del modelo de gestin adoptado por cada municipalidad para gestionar sus tributos,
estamos convencidos de la necesidad de contar con un equipo especializado para desarrollar la funcin
de cobranza ordinaria, diferenciado del equipo encargado de la funcin de cobranza coactiva. Este manual
se dirige a los primeros.
Finalmente, es necesario reconocer el esfuerzo y el compromiso de los especialistas de muchos gobiernos
locales, que adems de contribuir con sus experiencias y validar este documento, son quienes nos han
motivado para llevar a cabo este proyecto y a quienes finalmente est dirigido.
Hartmut Paulsen
Director del Programa Gobernabilidad
e Inclusin - GTZ
Sal Barrera Ayala
Jefe
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I.1. Las facultades de la Administracin Tributaria
De acuerdo al Cdigo Tributario (CT) aprobado por Decreto Supremo N135-99-EF
1
y sus
modificatorias, las facultades de la administracin Tributaria son tres:
Facultad de recaudacin
Esta facultad es central en toda Administracin Tributaria y es aquella destinada a procurar el
pago de la obligacin tributaria, ya sea de manera voluntaria (pre coactiva) o, en su defecto, de
manera coercitiva (coactiva). El ejercicio de esta facultad implica definir acciones de cobranza
segn sea el caso del contribuyente, tomando en cuenta el estado de la deuda, su antigedad
o la naturaleza de los contribuyentes (segmentacin de cartera).
En este manual desarrollamos la facultad de recaudacin, proponiendo mecanismos concretos
para que las Administraciones Tributarias mejoren su proceso de cobranza, hacindolo ms
eficaz y eficiente.
Facultad de determinacin y fiscalizacin
Si bien el CT trata esta facultad como una sola, en la prctica muchas veces se considera que
son dos facultades distintas.
Primero, la facultad de determinacin es la competencia de la Administracin de identificar la
generacin de hechos gravados que den lugar al nacimiento de tributos en el caso municipal,
el Impuesto Predial, por ejemplo- y de calcular la obligacin tributaria. Normalmente,
la determinacin tributaria se lleva a cabo en las reas de atencin al pblico, servicios al
contribuyente o registro.
La fiscalizacin consiste en inspeccionar y verificar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias de los contribuyentes, por ejemplo, revisando las declaraciones juradas presentadas
o hechos gravados que no hayan sido declarados. Como consecuencia de la fiscalizacin se
emite una nueva determinacin donde se revelan subvaluaciones u omisiones.
Facultad sancionadora
La facultad de sancionar tiene como fin disuadir y corregir el comportamiento del contribuyente,
desincentivando el incumplimiento de las obligaciones formales. El uso de esta facultad est
relacionado a la estrategia de cobranza que se quiera implementar. En principio se prefiere
que las sanciones no resulten excesivamente gravosas para el contribuyente, evitando la
desproporcionalidad entre el incumplimiento y la sancin.
I. LA COBRANZA DE TRIBUTOS MUNICIPALES
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Publicado el 19 de agosto de 1999.
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Las facultades de la Administracin Tributaria que seala
el Cdigo Tributario son:
1. Facultad de recaudacin
2. Facultad de determinacin y fiscalizacin
3. Facultad sancionadora
I.2. Tributos materia de cobranza por parte de las municipalidades
En lo que respecta a la facultad de recaudacin, las Administraciones Tributarias locales tienen
competencia para gestionar la cobranza de determinados tributos, dependiendo de si se trata de
una municipalidad distrital o provincial, como se seala en la tabla siguiente.
Tributo Tipo de Municipalidad competente
Impuesto Predial Distrital
Impuesto al Alcabala Distrital
2
Impuesto Vehicular Provincial
Impuesto a los Espectculos Pblicos No
Deportivos
Distrital
Impuesto a los juegos
si se trata de bingos, rifas, sorteos y
similares, pimball, juegos de videos y dems
juegos electrnicos
si se trata de loteras y juegos de azar
3

Distrital
Provincial
Impuesto a las Apuestas
Provincial
Contribucin de obra pblica Distrital o Provincial
Tasa arbitrios municipales Distrital
Otras tasas Distrital o Provincial
Cabe anotar que estos tributos no son la nica fuente de ingresos tributarios que tienen las
municipalidades, pues adems de lo recaudado por ellas mismas, reciben como transferencia
algunos tributos recaudados por el Gobierno Central (en particular, el Impuesto de Promocin
Municipal IPM, que es recaudado conjuntamente con el Impuesto General a las Ventas IGV y
transferido a travs del Fondo de Compensacin Municipal FONCOMUN.)
2
La municipalidad competente ser la municipalidad provincial, en caso exista un Fondo de Inversin Municipal. Actualmente la nica
provincia que tiene FIM es la provincia de Lima.
3
Artculo 52 de la LTM.
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Los objetivos del proceso de cobranza son:
Incremento de la recaudacin
Ampliacin de la base tributaria
Cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias
Generacin de conciencia tributaria.
Percepcin de riesgo.
I.3. Objetivos del proceso de cobranza
El proceso de cobranza de tributos tiene ciertos objetivos, que sern vlidos para cada Administracin
Tributaria en mayor o menor medida, segn la estrategia y prioridades que sta defina:
Incremento de la recaudacin
Claramente, uno de los objetivos centrales es generar mayores recursos a la Municipalidad
a travs de la recaudacin. Idealmente, los esfuerzos de cobranza deben ser sostenidos, de
modo que la recaudacin sea creciente y de alguna manera predecible.
Ampliacin de la base tributaria
A travs del proceso de cobranza ordinaria se busca acercar a los contribuyentes a la
Administracin, de modo que cumplan con sus obligaciones materiales y formales. La
consecuencia es una mayor base tributaria, deseable no slo para incrementar la recaudacin,
sino para hacerla sostenible en el tiempo.
Cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias
Relacionado al argumento anterior, lo que se busca en el proceso
de cobranza ordinaria es fomentar el cumplimiento
voluntario de las obligaciones tributarias. Esto hace
que la gestin tributaria sea ms eficiente, pues
el costo cobrar tributos mediante el proceso
coactivo es ms elevado.
Generacin de conciencia tributaria
Las actividades relacionadas a la cobranza de
tributos ayudan a fortalecer la cultura tributaria
de los ciudadanos, pues adems de procurar el
pago se realiza una labor pedaggica que consiste
en formar e informar al contribuyente sobre sus
deberes y derechos en materia tributaria.
Percepcin de riesgo
El proceso de cobranza busca generar en los contribuyentes la
percepcin de que, en caso de incumplir sus obligaciones tributarias, se exponen al riesgo de
ser sancionados o ponen en riesgo su patrimonio. Esta percepcin se producir, en la medida
en que las campaas de cobranza vayan acompaadas de informacin adecuada que explique
las consecuencias del incumplimiento.
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I.4. Delimitacin del proceso de cobranza ordinaria
Para efectos exclusivamente didcticos, en este manual diferenciamos los conceptos cobranza
ordinaria y cobranza coactiva. El primer trmino comprende desde la determinacin de la
obligacin tributaria hasta la notificacin del valor, e inclusive las acciones y gestiones hasta antes
de la emisin de la Resolucin de Ejecucin Coactiva (REC).
En efecto, de acuerdo con los artculos 25, 29 y 30 del T.U.O. de la Ley de Procedimiento de
Ejecucin Coactiva
4
, una vez emitido y notificado el valor, y vencido el plazo de 20 das hbiles para
ser reclamado, la Administracin Tributaria se encuentra facultada para emitir y notificar una REC.
La notificacin de la REC es el acto que da inicio al proceso de cobranza coactiva o procedimiento
de cobranza coactiva, como se menciona formalmente en las normas. A diferencia de la cobranza
ordinaria, en la cobranza coactiva la Administracin Tributaria puede tomar medidas coercitivas
para exigir el pago de la deuda tributaria.
Cabe mencionar que la delimitacin de procesos puede tener cortes diferentes dependiendo de
cada Administracin Tributaria. Por ejemplo, existen algunas Administraciones que asignan a su
Unidad de Cobranzas Ordinarias la responsabilidad de emitir y notificar la REC, no obstante que
tcnicamente se trata de acciones propias del proceso coactivo.
El grfico a continuacin muestra en una lnea del tiempo los elementos que componen el proceso
de cobranza ordinaria.
COBRANZA
ORDINARIA
Cobranza
Preventiva
Determinacin de obligacin
tributaria o no tributaria
Vencimiento del plazo para el
cumplimiento de la obligacin
Notificacin de OP, RM y RD
Emisin de REC
Emisin de REC
(Inicio formal del procedimiento de
cobranza activa)
Cobranza
20 das
hbiles
COBRANZA
COACTIVA
4
Decreto Supremo 018-2008-JUS, Texto nico Ordenado de la Ley de Procedimiento de Ejecucin Coactiva, publicado el 6 de diciembre de
2008.
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Cabe precisar que, como desarrollaremos en el captulo 3, el proceso de cobranza ordinaria se
subdivide a su vez en dos etapas, que dan lugar a acciones y estrategias diferenciadas:
Etapa preventiva: desde la determinacin de la obligacin hasta el vencimiento del plazo
para cumplirla.
Etapa pre-coactiva: desde el da siguiente del vencimiento del plazo para cumplir la
obligacin hasta antes de la emisin de la REC.
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II.1. La Unidad de Cobranzas como parte de la Administracin Tributaria
Cada Administracin Tributaria tiene y debe tener una estructura organizacional propia, que se
adecue a sus necesidades particulares. Es muy difcil recomendar una estructura ideal, pero
podemos decir que para cumplir con las facultades descritas en el captulo anterior, se suele
contar con las siguientes unidades, reas u oficinas:
La Unidad de Atencin al Ciudadano (o Registro)
La Unidad de Fiscalizacin
La Unidad de Control de Cumplimiento
La Unidad de Cobranza
El lugar mismo que ocupe la Administracin Tributaria dentro de la municipalidad no es materia de
este manual, pero vale la pena mencionar que hay muchos modelos de gestin en las diferentes
municipalidades del Per. La mayora de municipalidades mantiene la gestin convencional, donde
la Administracin Tributaria es parte del aparato administrativo municipal (muchas veces como una
Gerencia de Rentas o una subdivisin dentro de la Gerencia de Administracin), mientras que en
otros casos se ha constituido entidades semi-autnomas (los Servicios de Administracin Tributaria
o SAT). Lo que debemos destacar es que el tipo de unidad administrativa independientemente
de su ubicacin en el organigrama- es un medio para realizar la gestin tributaria, y no un fin en
s mismo, por lo que la evaluacin de si conviene uno u otro tipo de esquema depender de las
condiciones financieras, polticas y sociales de cada municipio.
II. Organizacin de la Unidad de Cobranzas
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II.2. Funciones de la Unidad de Cobranza
La funcin principal de la Unidad de Cobranza es desempear de manera eficaz y eficiente el proceso
de cobranza de obligaciones tributarias y no tributarias. Como hemos visto en el captulo anterior,
el proceso de cobranza ordinaria, comprendido desde la determinacin de la obligacin hasta la
eventual notificacin del valor en caso el contribuyente no haya cumplido en el plazo-, implica
una serie de actividades que incluyen la propia determinacin de la obligacin, la segmentacin
de la cartera, la gestin de la cobranza, la emisin y notificacin de valores o comunicaciones, y el
seguimiento del proceso de cobranza.
Todas estas actividades normalmente se distribuyen en equipos especializados. En este manual
vamos a trabajar a manera de sugerencia una distribucin del trabajo en cinco equipos:
Equipo de determinacin de la deuda.
La funcin de determinar las obligaciones tributarias es compleja y requiere de mucha
rigurosidad en la aplicacin de la norma tributaria. En algunos casos, esta funcin est
asignada a una unidad distinta a la Unidad de Cobranza, como por ejemplo, la Unidad de
Atencin al Ciudadano o la Unidad de Registro. En todo caso, las actividades que desempea
son:
Calcular la obligacin tributaria.
Analizar las bases de datos con informacin sobre documentos que acrediten el nacimiento
de la obligacin (p.e. la adquisicin de un inmueble o vehculo).
Aplicar la ordenanza de arbitrios para calcular la obligacin de cada contribuyente para
todo el ejercicio.
Procesar las declaraciones juradas presentadas por los contribuyentes.
Planificar y ejecutar las actividades correspondientes a la
emisin masiva de declaraciones juradas (campaa de
emisin masiva).
Sincerar la deuda de un contribuyente (p.e. cuando
se han cometido errores en la determinacin, el
contribuyente ha efectuado pagos
que no han sido debidamente
registrados, el contribuyente
se ha acogido a algn rgimen
de fraccionamiento o amnista,
etc.).
Revisar la exigibilidad de la
deuda tributaria, dando de baja
deudas prescritas, incobrables de
cobro excesivamente oneroso.
Realizar proyecciones de la
determinacin.
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Equipo de segmentacin.
La cobranza de tributos es ms efectiva si las acciones de cobranza se adecuan al tipo de
deuda y al tipo de contribuyente. No existe una receta nica aplicable a todos los casos,
y para optar por la mejor estrategia, lo primero es dividir la cartera en diferentes grupos de
contribuyentes o de deudas.
Establecer los criterios de segmentacin de la cartera que se van a aplicar (esta actividad
ser desarrollada en detalle en el siguiente captulo).
Clasificar a los contribuyentes o las deudas dependiendo de los criterios elegidos.
Proyectar la recaudacin esperada por cada cartera.
Hacer seguimiento de la evolucin de cada cartera, para verificar la efectividad de la
segmentacin de la cartera.
Asignar las carteras al equipo de gestin.
Equipo de gestin.
Tiene a su cargo actividades relacionadas al
contacto directo y personal con el contribuyente.
El tipo de actividad vara dependiendo de si se
est en la etapa de cobranza preventiva (antes
del vencimiento del plazo) o de si se est en
etapa pre-coactiva (ya vencido el plazo, pero
antes de la emisin del valor). Las actividades
incluyen:
Comunicarse directamente por telfono con
los contribuyentes, o visitarlos personalmente
para orientar, informar o recordar peridicamente
sus obligaciones.
Persuadir a los contribuyentes para el pago voluntario.
Educar a los contribuyentes en materia tributaria, incrementando la cultura tributaria.
Hacer seguimiento constante a la evolucin de la cartera de clientes a su cargo.
Equipo de emisin y notificaciones.
Cumple una funcin esencial en el proceso de cobranza y que debe observar minuciosamente
las normas, de modo que la notificacin especialmente de valores- surta los efectos legales
que permitan avanzar con el proceso de cobranza, y eventualmente con el de cobranza
coactiva. Las actividades incluyen:
Preparar e imprimir los documentos de gestin (cartas, recordatorios) y valores.
Determinar cronogramas para la emisin de valores (usualmente, cuatro veces al ao,
luego de los vencimientos del plazo para el pago del Impuesto Predial y Arbitrios).
Verificar que los formatos estn elaborados de acuerdo a la normatividad y cuenten con
toda la informacin respectiva.
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Preparar los documentos a notificar, as como los medios
magnticos de ser necesarios o posibles.
Organizar las notificaciones por zonas, de
manera que la actividad se realice de manera
eficiente y en el plazo ms corto posible.
Si se cuenta con los servicios de una
empresa de courrier, gestionar la entrega
de documentos y la recepcin de cargos.
Hacer seguimiento a la cantidad y calidad
de las notificaciones realizadas, verificando
y archivando debidamente los cargos.
Ingresar a la base de datos los documentos
notificados, para alimentar con informacin
actualizada al equipo de gestin.
Buscar alternativas de notificacin para ubicar a los contribuyentes no
habidos.
Equipo de seguimiento.
Encargado de monitorear el desempeo del proceso de cobranza e ir alertando sobre logros o
retrasos en las metas, as como informar sobre la efectividad de determinadas acciones. Las
actividades incluyen:
Generar reportes de avance.
Analizar la informacin de avance y determinar aciertos y errores en la estrategia.
Proponer ajustes a la estrategia.
Proyecta metas de recaudacin.
Proponer mecanismos innovadores para la gestin y la segmentacin.
A continuacin vamos a revisar los perfiles de los colaboradores de estos equipos y veremos
cmo para tareas diferentes, se requerirn personas con
competencias y conocimientos diferentes.
II.3. Perfil de los colaboradores
Cualquiera sea la funcin especfica que desarrolle,
el personal de la Unidad de Cobranza debe
tener conocimientos de tributacin municipal
y de computacin. En lo que se refiere a sus
competencias personales, es indispensable que los
trabajadores estn orientados al cumplimiento de
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resultados, tengan buena disposicin para trabajar en equipo, un alto sentido de responsabilidad
y vocacin de servicio.
En general, el trabajo en las Administraciones Tributarias es altamente especializado, por lo que
debe procurarse la capacitacin constante del personal y generarse el ambiente de trabajo e
incentivos que permitan al personal desarrollar una carrera al interior de la organizacin.
Dependiendo del equipo al que pertenezcan o la funcin especfica que realicen, los colaboradores
deben tener un determinado perfil. Por ejemplo:
Perfil para el equipo de determinacin de la deuda
El equipo de determinacin requiere de profesionales universitarios con formacin en
contabilidad, administracin, economa o derecho, y adems tener slidos conocimientos
en tributacin local. Adicionalmente se debera contar con profesionales con experiencia en
tasaciones inmobiliarias que conozcan en detalle la aplicacin de las normas de valuacin.
Perfil para el equipo de segmentacin
Probablemente, la cualidad ms importante para realizar las funciones del equipo de
segmentacin es la capacidad de anlisis, pues el anlisis de informacin es central para la
funcin de segmentacin de cartera. En ese sentido, ser indispensable contar con personal
con formacin profesional previa en economa, administracin o estadstica, y que adems
tenga muy slidos conocimientos en computacin y manejo de bases de datos.
Perfil para el equipo de gestin
Este equipo es el que tendr mayor contacto directo con el contribuyente, por lo que es
indispensable que sus miembros tengan desarrolladas capacidades de comunicacin oral
y escrita; que conozcan muy bien el sistema tributario, de modo que puedan explicarlo en
palabras sencillas; que sean persuasivos para motivar el pago voluntario de obligaciones; y
que tengan una marcada vocacin de servicio.
Perfil para el equipo de emisin y notificaciones
El personal encargado de funciones de emisin y notificacin, debe tener conocimientos
de tributacin municipal y manejar muy bien las normas que regulan las notificaciones,
adems de contar con capacidades de comunicacin. Normalmente se busca que el personal
sea ordenado y meticuloso para llevar un adecuado control de los documentos emitidos y
notificados. Si se trata de los que hacen el trabajo de notificacin, es importante que conozcan
bien la ciudad y que tengan una condicin fsica adecuada.
Perfil para el equipo de seguimiento
Muy parecido al perfil del equipo de segmentacin, en el caso del equipo de seguimiento, el rol
principal es el anlisis de informacin y bases de datos, por lo que el perfil del personal debe
ser reflexivo y analtico. En el caso de Administraciones Tributarias pequeas, las funciones
de segmentacin y seguimiento podran estar asignadas al mismo equipo.
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II.4. Condiciones bsicas para el adecuado desarrollo
de actividades
A continuacin desarrollamos las condiciones
requeridas para el correcto desarrollo de la cobranza
ordinaria de tributos, incluyendo informacin sobre
la infraestructura y tecnologa requeridas, as como
las bases de datos y la indumentaria de trabajo.
Infraestructura y tecnologa
Es importante contar con instalaciones adecuadas
no slo para el desarrollo de las actividades del
personal de cobranza, sino tambin para la atencin
a los contribuyentes cuando ellos se acerquen a las
oficinas. Idealmente, la atencin a los contribuyentes
debe realizarse en espacios aislados a fin de darle la privacidad necesaria
al contribuyente, as como para evitar que una posible actitud conflictiva genere desorden y
una mala imagen.
Las oficinas deben estar razonablemente equipadas y contar con computadoras y telfonos.
Especialmente para el personal dedicado a la gestin de las cobranzas, herramientas
como el correo electrnico y el telfono sern esenciales para poder comunicarse con los
contribuyentes.
El sistema informtico no es materia de este manual, pero cabe mencionar que su rol es poner a
disposicin de los equipos informacin confiable y oportuna sobre el estado de las obligaciones
tributarias. En principio se busca que el software:
sea amigable;
facilite los clculos y reclculos de las deudas, calculando automticamente los intereses y
reajustes;
permita generar reportes de acuerdo a nuestras necesidades; y,
permita generar los valores, incluyendo los datos de notificacin.
Ocurre, sin embargo, que muchas municipalidades no tienen a la fecha un sistema informtico
con las condiciones mencionadas en el prrafo anterior. Si bien esto no es ideal, la mejor
alternativa en el caso de no contar con un software es el manejo ordenado de la informacin en
hojas de Excel. Esta es una opcin econmica y que no requiere una gran inversin de tiempo
en capacitacin del personal; que resulta a veces ms eficiente que el desarrollo de un software
diseado especficamente para las gestiones de cobranza, que muchas veces presenta aun ms
debilidades.
Bases de datos
Es muy importante para la labor de cobranzas contar con determinada informacin sobre
los contribuyentes, especialmente para ubicar a los contribuyentes no habidos o que no se
encuentren en el domicilio fiscal declarado a la Administracin.
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Para este fin, las bases de datos ms importantes son:
RENIEC (Registro Nacional de Identificacin y Estado
Civil): Para identificar a los contribuyentes que son
personas naturales. Algunas municipalidades tienen
convenios que les permiten acceder a esta base de
datos.
SUNAT (Superintendencia Nacional de
Administracin Tributaria): Para identificar a los
contribuyentes que son personas jurdicas. Algunas
municipalidades tienen convenios que les permiten
acceder a esta base de datos.
Empresas Prestadoras de Servicio de Telefona Fija: Para
identificar domicilios alternos y telfonos para coordinaciones con los
contribuyentes. Es posible acceder a la informacin por Internet de manera gratuita.
Empresas Prestadoras de Servicios Pblicos Locales: Para identificar domicilios alternos y
telfonos para coordinaciones con los contribuyentes. Es posible acceder a la informacin
por Internet de manera gratuita.
Infocorp. Es un servicio privado que puede ser adquirido por las municipalidades para
tener acceso a informacin de identificacin de personas y empresas, de endeudamiento y
morosidad. Puede ser til para proyectar la recuperacin de
la cartera.
Indumentaria de trabajo
Especialmente cuando se hace trabajo en el campo
(como por ejemplo notificaciones), los funcionarios
de la Administracin Tributaria deben estar
adecuadamente identificados. Esto normalmente
facilita que los funcionarios sean reconocidos
por los vecinos, quienes muchas veces ayudan a
ubicar el domicilio del contribuyente.
Este elemento cobra mayor importancia al colaborar
en la generacin de riesgo y crear en el contribuyente la
sensacin de permanente presencia de su municipalidad.
La indumentaria depender de las condiciones locales y podr ser desde un polo o
chaleco con el logotipo de la institucin, hasta el simple uso de un fotocheck.
Las tres condiciones bsicas para el adecuado desarrollo
de actividades:
4. Infraestructura y tecnologa
5. Bases de datos
6. Indumentaria de trabajo
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Como adelantamos en el primer captulo, los mecanismos para la cobranza de tributos dependern
del momento en que nos encontramos en relacin al vencimiento de la deuda. Dicho en palabras muy
sencillas, no es lo mismo recordar a alguien que el plazo por pagar est pronto a vencer, que requerir a
esa persona que pague una obligacin que ya venci.
As, en el caso del proceso de cobranza ordinaria, debemos diferenciar las estrategias y acciones a tomar
dependiendo de si estamos en etapa de cobranza preventiva o en etapa de cobranza pre-coactiva.
En el primer caso, en la cobranza preventiva es decir, antes de que venza el plazo para el cumplimiento
regular de la obligacin- la estrategia estar destinada a informar y recordar al contribuyente de sus
obligaciones.
Si en cambio estamos en la etapa posterior al vencimiento y si aun no se ha iniciado la ejecucin coactiva,
las acciones estarn orientadas a persuadir al contribuyente de la importancia de pagar a la brevedad y
generar la percepcin de que al no pagar pone en riesgo su patrimonio.
III. Aspectos operativos del proceso de cobranza ordinaria
Como funcionarios pblicos, no podemos esperar que la norma
nos diga exactamente qu hacer nosotros para cumplir con nuestro
deber. Para gestionar los tributos locales; debemos ser proactivos
y creativos al definir con nuestro equipo las acciones que queremos
implementar.
INFORMAR Y
RECORDAR
Cobranza
Preventiva
Determinacin de obligacin
tributaria o no tributaria
Vencimiento del plazo para el
cumplimiento de la obligacin
Notificacin de OP, RM y RD.
Cobranza
pre-coactiva
20 das
hbiles
PERSUADIR
Y GENERAR
PERCEPCIN
DE RIESGO
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En las siguientes secciones vamos a desarrollar en detalle todas las funciones que realiza la Unidad de
Cobranza en cada una de las etapas antes mencionadas. Como vimos en el Captulo 2, las funciones son
las siguientes:
determinacin de la deuda;
segmentacin de la cartera;
gestin de las cobranzas;
emisin y notificacin de valores; y
seguimiento del proceso de cobranza.
III.1. Determinacin de la deuda
La funcin de determinacin de la deuda busca establecer el monto exacto que los contribuyentes
deben pagar. Esta funcin implica conocer y verificar la informacin que brinda el ciudadano,
registrarla en las bases de datos de la Administracin Tributaria y finalmente hacer el clculo de la
obligacin. En este manual vamos a desarrollar la determinacin brevemente, haciendo nfasis en
el clculo del impuesto predial, el del impuesto vehicular y del impuesto de alcabala.
a) Verificacin de la informacin
Cuando se recibe documentacin relativa a la generacin de una obligacin tributaria (por
ejemplo, la compra de un vehculo nuevo o la venta de una casa), los funcionarios encargados
deben verificar la calidad de la informacin. Debemos prestar atencin a lo siguiente:
Vigencia del DNI.
Los datos del DNI deben concordar con los dems documentos.
En caso el contribuyente sea una sociedad conyugal, verificar el acta de matrimonio.
En caso el contribuyente est siendo representado por otra persona, verificar el poder.
La propiedad o copropiedad del bien mueble o inmueble debe estar debidamente
acreditada.
Los datos son consistentes con los documentos entregados como prueba de las
declaraciones.
Fecha de transferencia de propiedad.
Alcuota (porcentaje) de propiedad, en caso que exista ms de un propietario.
Las copias son legibles y los documentos no tienen enmendaduras.
Autoavalo del inmueble transferido correspondiente al ao de la transferencia, en caso de
pago del Impuesto de Alcabala.
Para ello es importante contar con fuentes de informacin de entidades pblicas, que en
su calidad de aliados estratgicos, nos proporcionen informacin actualizada en lnea. Por
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ejemplo, algunas municipalidades han suscrito convenios con entidades con las que comparten
sus bases de datos, tales como:
RENIEC para consultas de DNI y otros datos personales;
SUNARP para consultas de marca y modelo de los vehculos, y fecha de transferencia; y,
otras municipalidades distritales para consultas de autovalo de predios transferidos y
fechas de transferencias.
b) Registro de informacin
Una vez recibidos y verificados los documentos que acreditan el nacimiento de una obligacin
tributaria, el funcionario responsable registra al contribuyente y la obligacin tributaria.
En lo referido al contribuyente, sugerimos tomar en cuenta lo siguiente:
Verificar que el contribuyente no est previamente inscrito para evitar la duplicidad de
cdigos.
Consignar fecha de inscripcin, tipo de contribuyente, tipo y nmero de documento de
identidad, apellidos y nombres o razn social, telfonos, direccin, correos electrnicos.
El contribuyente puede ser: persona natural, persona jurdica, sociedad conyugal, sucesin
indivisa, ente colectivo irregular, patrimonio autnomo o menor de edad.
Respecto al domicilio, se debe verificar si el contribuyente cuenta con un domicilio
registrado previamente. En caso desee modificarlo, debe proveer los documentos que
acrediten la nueva direccin (por ejemplo, un recibo de servicios pblicos).
El domicilio puede ser fiscal, real y/o procesal. El contribuyente solo puede tener un
domicilio fiscal, uno real y, en el caso de los procesales, hasta uno por procedimiento.
El registro puede ser: inscripcin (primera vez) o modificacin, y provenir de una declaracin
del administrado o hacerse de oficio.
Se debe registrar los nombres de personas relacionadas al contribuyente, verificando los
documentos que sustenten la identidad de esta persona y su relacin con el contribuyente
(cnyuge, heredero, representante legal, socios, tramitador, entre otros).
Si el contribuyente est en un proceso concursal, se debe registrar si este es por
insolvencia, por reestructuracin, por disolucin y liquidacin, por quiebra, por extincin,
por inscripcin de la quiebra en los Registros Pblicos, o por patrimonio familiar. En cada
caso, se debe sustentar la informacin con el documento que lo acredite.
Una manera de optimizar esta tarea de verificacin de los datos es a travs de la automatizacin
del proceso de registro de datos. Es decir, por medio de un sistema que permita el
aprovechamiento de la informacin contenida en las bases de datos de entidades externas
estratgica tales como RENIEC, SUNARP o SUNAT. Lo que se pretende es que un funcionario
pueda ingresar los datos del contribuyente en el sistema de los aliados estratgicos, el sistema
los valide en lnea y alerte en caso se encuentre una inconsistencia. De esta manera el proceso
de registro de datos se realizara de manera ms rpida y eficiente.
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Sin embargo, cabe mencionar que la adopcin del sistema sealado implica tambin asumir
ciertos riesgos. En efecto, el uso de sistemas de informacin que permitan el registro
automtico de los datos necesarios para la determinacin de la deuda requiere un compromiso
de permanente mantenimiento y actualizacin de dichos datos.
Por lo tanto, lo que se sugiere es que, por ejemplo, se formen equipos de trabajo permanente
que se encarguen de la tarea de validacin de datos contenidos en los sistemas que sirven de
insumo para la determinacin de la deuda tributaria. Otra posibilidad es que dicha tarea de
validacin recaiga en una Unidad Orgnica de la Administracin que controle los procesos de
registro y determinacin de la deuda.
c) Determinacin del Impuesto Predial
El insumo bsico para determinar el Impuesto Predial es la declaracin del contribuyente o el
expediente de fiscalizacin.
Recordemos que en el caso de este impuesto, la base imponible se obtiene de la suma de los
autovalos de los predios que son propiedad de un contribuyente.
Para calcular la base imponible de cada predio, se calcula el valor de la edificacin, el valor de
las instalaciones y el valor del terreno, de la siguiente manera:
Revisando cada componente de la base imponible tenemos lo siguiente:
Valor de edificacin / construccin
Se determina multiplicando el rea construida del predio por el valor unitario depreciado
de construccin.
El rea construida incluye el rea construida del predio ms su rea comn construida.
El valor unitario neto se determina sumando en nuevos soles los montos que le
corresponden a los componentes de la construccin que se publican en el diario El
Peruano, menos la depreciacin. Siempre se considera dos valores unitarios netos: el valor
Una forma de reducir los errores en el registro de informacin,
es revisando en detalle una muestra aleatoria de los registros
ingresados cada da.
Base imponible =
Valor
Total de la
edificacin
Valor
total del
Terreno.
Valor Total
de Otras
instalaciones
+ +
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Valor de obras complementarias y/o instalaciones
Se consigna el tipo de obra, el nmero de pisos, el tipo de material, el estado de conservacin,
la categora, la cantidad, el metraje, el ao, el mes y valor de la obra complementaria,
considerando los valores unitarios elaborados por la municipalidad correspondiente.
Adems, se debe tener en cuenta la antigedad, el estado de conservacin y el factor de
oficializacin del Reglamento Nacional de Edificacin:
El valor de arancel lo determina el Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento
en los planos arancelarios. Se determina segn la va donde se ubica el predio. En el caso
que el predio tenga varios frentes entonces, el valor de arancel se estimar de acuerdo a
la metodologa indicada en el Reglamento Nacional de Tasaciones.
Valor de terreno
El valor de terreno se determina multiplicando el valor de arancel por el rea de terreno,
incluyendo las reas comunes.
Valor Otras
Instalaciones
Valor de terreno
(metraje m3, m2,
m, unid)
(rea de terreno
+ rea comn de
terreno)
(Valor unitario
depreciado)
(valor de
arancel)
Valor de
edificacin
=
(rea
construida)
(rea comn
construida)
(valor
unitario neto
del rea
construida)
(valor
unitario neto
de las reas
comunes)
*
*
*
* +
unitario neto correspondiente al rea construida y el valor unitario neto correspondiente
al rea comn construida, si la hubiese.
Las tablas de depreciacin toman en cuenta el material de construccin predominante, el
estado de conservacin y la antigedad de la edificacin.
Se debe tener presente que a los predios cuyas edificaciones superen los cuatro niveles o
pisos se le incrementar en 5% el valor unitario a partir del quinto piso.
=
=
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Impuesto
Predial Anual:
2,072.02
Cuota
Trimestral
518.00
Tramo 1 0-15 U.I.T.
Tramo 2 Ms de 15 hasta 60 U.I.T.
Tramo 3 Ms de 60 U.I.T.
Si el predio no se encuentra en los planos para determinar su valor de arancel, se deber
tomar el de una va prxima y con similares caractersticas.
Clculo de la obligacin tributaria
Como vimos anteriormente, para el clculo de la obligacin tributaria se suma el valor
total de la edificacin, las instalaciones y el terreno:
d) Determinacin del Impuesto Vehicular
La base imponible del impuesto est constituida por el valor original de adquisicin,
importacin o de ingreso al patrimonio, el que en ningn caso ser menor a la tabla referencial
que anualmente debe aprobar el Ministerio de Economa y Finanzas, considerando un valor de
ajuste por antigedad del vehculo.
La deuda debe estar actualizada al da en que se hace el clculo, incluyendo intereses
moratorios, derechos de emisin, reajustes, costas, totales, diferencias acotadas, etc.
A continuacin presentamos un ejemplo de clculo del Impuesto Predial:
Base Imponible
Valor
Total de la
edificacin
Valor Total
de Otras
instalaciones
Valor total
del Terreno.
= + +
Datos
Ao de afectacin 2006
U.L.T. 3400
Autovaluo del predio 309201.56
Tramo de
Autovalo afecto
Alicuota
Deuda por
tramo
51,000.00 0.2% 102.00
153,000.00 0.6% 918.00
105,201.56 1% 1,052.02
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Marca: Toyota
Mdelo Real: Yaris Gxi 1.5 mec.
Informacin Sunarp y de la tarjeta de identificacin vehicular: Yaris
Datos de la tarjeta de identificacin vehicular y Sunarp:
Toyota Corolla XL
La tasa del impuesto es del 1%, aplicable sobre la base imponible.
Para la determinacin del tributo debemos tener en cuenta los siguientes parmetros:
Marca, modelo, cilindrada, y ao de fabricacin.
Ao de adquisicin, ao de inscripcin, valor de adquisicin, valor de las Tablas
publicadas por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, llamadas tabla de valores
referenciales.
No siempre la tabla de valores contiene toda la informacin que necesitaramos para poder
determinar el valor de un vehculo. Veamos el siguiente ejemplo:
El Modelo Yaris no se encuentra en la tabla de valores referenciales, por lo tanto, se le
considerara bajo la categora Otros modelos. Ello podra implicar determinar una obligacin
superior a la que correspondera al modelo Yaris.
Asimismo, pueden surgir problemas para asignar el valor referencia a un vehiculo, si el mismo
modelo aparece en ms de una categora. Por ejemplo:
Al determinar el tributo verificaremos en las tablas de valores referenciales que existen las
categoras A2 y A3 para Toyota Corolla XL. Cuando se encuentran dos posibles valores, se
debe observar el cilindraje del motor para decidir a qu categora corresponde el vehculo.
Para la rectificacin o modificacin de la categora de un vehculo, se suelen pedir requisitos
como la factura, boleta de venta, pliza de importacin, Declaracin nica de Aduanas (DUA),
entre otros documentos donde se consigne la cilindrada exacta del vehculo. Sin embargo,
muchas veces estos documentos son extraviados por el propietario. Por ello, una solucin
efectiva es solicitar una fotografa de la placa del motor, donde se encuentra la informacin
exacta del cilindraje del vehculo.
Respecto a la fecha de adquisicin, la consignada en la tarjeta de identificacin vehicular no
es necesariamente la fecha de la transferencia, sino el da en que se expidi la tarjeta. No
obstante, se asume que la fecha que aparece en la tarjeta es la fecha de transferencia.
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e) Determinacin del Impuesto de Alcabala
La base imponible del Impuesto de Alcabala es el valor de transferencia, el cual no podr ser
menor al valor de autoavalo del predio en el ejercicio en que se produce la transferencia,
ajustado por el ndice de Precios al por Mayor (IPM) para Lima Metropolitana que determina
el Instituto Nacional de Estadstica e Informtica - INEI.
El ajuste es aplicable a las transferencias que se realicen a partir del 1 de febrero de cada ao
y para su determinacin se tomar en cuenta el ndice acumulado del ejercicio, hasta el mes
precedente a la fecha que se produzca la transferencia.
La tasa del impuesto es de 3%, siendo de cargo exclusivo del comprador, sin admitir pacto
en contrario. El tramo comprendido por las primeras 10 UIT del valor del inmueble no est
afecto al Impuesto de Alcabala. El pago de este impuesto debe realizarse hasta el ltimo da
hbil del mes calendario siguiente a la fecha en que se efectu la transferencia.
III.2. Segmentacin de la cartera
El universo de obligaciones tributarias que debe cobrar una municipalidad no es homogneo.
Por un lado, los contribuyentes son diferentes unos de otros (elemento subjetivo), y por otro,
las deudas son distintas (elemento objetivo). Adems, esas diferencias deben estar asociadas a
acciones y estrategias diferenciadas.
Por ejemplo, no es lo mismo cobrarle a un ciudadano que tiene una casa o un vehculo, que cobrarle
a un banco que es propietario de una serie de inmuebles. Es razonable asumir que el ciudadano
tendr un nivel de conocimiento distinto del sistema tributario que el banco, que probablemente
cuenta con un equipo de abogados que conocen muy bien las normas y procedimientos. En
el mismo sentido, no es lo mismo cobrar los arbitrios del trimestre en curso, que una deuda
acumulada en aos, a la que se han sumado multas e intereses. Reconocer esta heterogeneidad
es la base de la segmentacin.
Ese proceso de segmentacin o clasificacin debe obedecer a las necesidades y posibilidades de
cada Administracin Tributaria. Recordemos que la segmentacin no es un fin en s mismo, sino
un medio para recaudar de manera ms eficaz y eficiente. En ese sentido, es razonable esperar
que Administraciones Tributarias ms especializadas tengan una cartera ms segmentada (es
decir, con ms clasificaciones) y que Administraciones ms pequeas o aun menos tecnificadas,
conduzcan una segmentacin ms sencilla.
Segmentar una cartera no es otra cosa que clasificar las obligaciones
tributarias por cobrar en grupos o categoras de deudas o contribuyentes
semejantes; a quienes justamente por su semejanza- la Administracin
Tributaria se puede dirigir con acciones concretas similares.
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a) Segmentacin por importancia econmica
Esta segmentacin es aplicada por la gran mayora de Administraciones Tributarias y puede ser
considerada la segmentacin bsica. La lgica que est detrs es que, cuanto mayor sea la
deuda tributaria de un contribuyente, mayor ser el inters de la Administracin Tributaria por
que cumpla con sus obligaciones oportunamente. Contrariamente, aquellos contribuyentes
que representan una mnima proporcin del universo de las deudas por cobrar, no ameritarn
tanto esfuerzo de parte de la Administracin.
La importancia econmica, tambin llamada inters fiscal, depender de lo que cada
Administracin considere como un gran contribuyente o como un pequeo contribuyente.
No hay una regla nica para definir a partir de qu monto de deuda uno pasa de una categora
a otra, pues es posible que alguien que debe mil Nuevos Soles sea un pequeo contribuyente
para una municipalidad urbana, pero un gran o mediano contribuyente en una localidad ms
pequea.
Normalmente, los contribuyentes son clasificados de la siguiente manera:
PRICOS (principales contribuyentes) o GRACOS (grandes contribuyentes).
MEPECOS (medianos y pequeos contribuyentes). Esta categora a veces est dividida en
dos, una de medianos y otra de pequeos contribuyentes.
No podemos brindar el mismo tratamiento a todos los
contribuyentes, pues no son todos iguales y requieren un trato
acorde a sus caractersticas. Por ello, es indispensable segmentar
nuestra cartera, de acuerdo a las necesidades y posibilidades de
nuestra Administracin.
La segmentacin puede obedecer a uno o ms criterios. A continuacin proponemos aquellos que
son ms frecuentes, de modo que cada Administracin pueda decidir cul resulta ms conveniente
para su caso particular. Luego de un anlisis de su cartera, los criterios que desarrollamos en este
manual son:
por la importancia econmica de las obligaciones tributarias;
por la actividad que realiza el contribuyente; o
por el grado de cumplimiento de las obligaciones. Este ltimo criterio est muy asociado
a las etapas del proceso de cobranza que vimos anteriormente: cobranza preventiva y
cobranza pre-coactiva.
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Los PRICOS suelen ser pocos contribuyentes, cada uno con una deuda importante, que en
conjunto suman la mayor parte de las deudas por cobrar. La mayora de contribuyentes son
MEPECOS y en conjunto representan una porcin significativa de la deuda por cobrar, pero
sta est muy fragmentada entre muchos contribuyentes. El nmero de PRICOS y MEPECOS
depender de cada Administracin Tributaria, pero los PRICOS podran estar en el orden de
1% a 5%, aproximadamente.
A nivel de estrategia, las acciones sern distintas para cada categora. Los PRICOS ameritan una
gestin ms personalizada que incluya llamadas, visitas y reuniones con sus representantes.
Una forma de realizar este trabajo que veremos en la seccin siguiente referida a la gestin
(especficamente en la seccin de medios personalizados), ser asignando personal para hacer
seguimiento a cada contribuyente a manera de sectoristas. Por otro lado, por razn de costos,
los MEPECOS sern generalmente destinatarios de las campaas de difusin masiva.
Finalmente, cabe sealar que la asignacin a una u otra categora no es permanente, pues la
condicin de un contribuyente puede variar de un ejercicio a otro.
b) Segmentacin por actividad econmica
Esta segmentacin responde a las caractersticas del contribuyente, y resulta especialmente
til para destinar acciones especficas a aquellos contribuyentes (especialmente personas
jurdicas) que por su giro de negocio o por tener un rgimen legal diferenciado, requieren una
atencin distinta de parte de la Administracin Tributaria.
En este tipo de segmentacin, no debemos caer en la tentacin de establecer tantos grupos
como actividades existan, ya que esto, antes que ayudarnos en la gestin de cobranza nos
dificultara el manejo de la cartera. Lo importante es recordar que la segmentacin es un
medio para ayudarnos en la cobranza, no un fin en s mismo.
Algunas categoras frecuentes en este tipo de
segmentacin son:
Hoteles
Industrias
Comercios
Entidades financieras
Prestadores de servicios
Entidades pblicas
Entidades religiosas
PRICOS o GRACOS
Principales contribuyentes o
Grandes contribuyentes
MEPECOS
Medianos y pequeos
contribuyentes
Medianos contribuyentes
Pequeos contribuyentes
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Esta clasificacin por actividad en muchos casos puede relacionarse a zonas urbanas
especficas, donde se dan con mayor frecuencia actividades de un tipo determinado (por
ejemplo, zona comercial o industrial). En el caso de entidades pblicas, se les debe notificar
con mucha anticipacin para que programen sus pagos. Recordemos que las entidades del
sector pblico responden a presupuestos aprobados previamente y que el procedimiento de
aprobacin del gasto puede ser largo y engorroso. Asimismo, en el caso de las entidades
religiosas, stas solo estn obligadas al pago de tasas y contribuciones, ms no impuestos.
Por lo tanto, sern sujeto del cobro de arbitrios. Recomendamos gestionar el pago con los
inquilinos o habitantes del predio y establecer en la ordenanza de arbitrios el pago solidario de
los inquilinos, para que stos se hagan responsables de la deuda tributaria.
Independientemente de la actividad econmica, es necesario tratar separadamente las deudas
de empresas en procedimiento concursal, es decir, aquellas que por no haber podido pagar sus
deudas, estn siendo administradas por sus acreedores a travs de una Junta de Acreedores,
que decidir si reestructurar o liquidar el patrimonio de la empresa. La Administracin debe
estar pendiente del inicio de procesos concursales, para en caso se trate de contribuyentes
con alguna deuda pendiente, concurra a los procesos en calidad de acreedor tributario. El
objetivo ser que se reconozcan los crditos, para lo cual ser necesario acreditar su origen,
existencia, cuanta, legitimidad y titularidad.
c) Segmentacin por el cumplimiento de obligaciones tributarias
Se trata del criterio de segmentacin ms vinculado a las etapas del proceso de cobranza
ordinaria (preventiva y pre-coactiva), pues se relaciona con la puntualidad o retraso en el pago
de deudas.
La cartera se puede dividir, por ejemplo, en:
Deuda del ao en curso.
Deuda del ao anterior. Tambin se suele llamar mora tarda o mora residual.
Deuda de aos anteriores. Se suele llamar cartera pesada.
Cuanto ms reciente la deuda, el grado de dificultad de la recuperacin es menor al de deudas
ms antiguas, an en el caso en que se haya emitido un valor.
Dentro de esta clasificacin, las deudas de cada ejercicio se pueden subdividir en:
Pago puntual: Los contribuyentes que cumplen con el pago de sus obligaciones tambin
deben ser identificados, ya sea para reconocer su pago oportuno o, por lo menos, para
no gastar en acciones de cobranza preventiva (recordatorios, por ejemplo) que sean
innecesarias. Esta categora slo aplica a las deudas del ao en curso, pues todas las
deudas de aos anteriores ya estarn vencidas.
Corriente o preventiva: Antes del vencimiento del plazo para el pago del tributo (slo aplica
a las deudas del ao en curso, pues todas las de aos anteriores ya estarn vencidas).
Plazo vencido: Vencido el plazo para el pago del tributo, pero antes de la emisin del
valor.
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Con valor: Se ha notificado el valor al contribuyente.
En coactiva: Una vez transcurridos 20 das hbiles de notificado el valor y si este no ha
sido reclamado, la deuda es transferida a cobranza coactiva.
Una forma de visualizar la cartera segmentada es preparando cuadros como el siguiente, donde
los colores del semforo indican la dificultad de cobro de cada cartera:
III.3. Gestin de cobranzas
Una vez segmentada la cartera, la gestin consiste en realizar todas esas acciones para procurar
la cobranza. Como vimos antes, estas acciones dependern de la etapa en que se encuentre el
proceso (preventiva o pre-coactiva) y del tipo de cartera al que estn dirigidas. En cualquier caso,
ser esencial la proactividad -no esperar a que el contribuyente pague, sino acercarnos a l- y la
creatividad para desarrollar acciones inteligentes que logren captar la atencin y compromiso del
contribuyente.
a) Gestin en la etapa de cobranza preventiva
Tiene como finalidad lograr el pago puntual de las obligaciones tributarias. Por lo tanto, se
dirige a aquellos contribuyentes que se encuentran al da en sus obligaciones (no tienen
deudas impagas del ejercicio o trimestre anterior) para recordarles: la fecha de vencimiento,
el concepto y monto de la deuda, y los lugares y medios de pago.
Resulta conveniente distinguir dos grandes medios para las gestiones de cobranza preventiva:
masivos y personalizados.
Medios masivos
La gestin de cobranza preventiva por medios masivos se dirigir al universo de
contribuyentes, independientemente de la segmentacin de la cartera. El objetivo es
comunicar del prximo vencimiento del plazo, especialmente para el pago del Impuesto
Predial, Arbitrios y Vehicular.
Deuda del ao en curso
Situacin de la deuda Dificultad de cobro Nmero de deudas Monto Total %
Pago puntual Mnimo
Corriente o preventiva Bueno
Plazo vencido Moderado
Con calor Elevado
En coactiva Mximo
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Los medios masivos dependern de lo que resulte ms eficaz para la poblacin de cada
jurisdiccin y del presupuesto que la Administracin Tributaria destine para este fin. Por
ejemplo, pueden anuncios el los peridicos, radios, Internet, pueden hacerse banderolas,
volantes, o hacerse peritoneos, etc.
En cualquier caso, lo importante es que se incluya la siguiente informacin: nombre del
municipio (y logo, en caso de ser una comunicacin escrita), perodo o cuota por vencer,
fecha de vencimiento, lugares o medios de pago, horarios de atencin.
De todos los medios antes sealados, uno que despierta mucho inters es la pgina
web de la Administracin Tributaria. Si bien es un medio econmico y con el potencial
de llegar a muchos contribuyentes, su uso depender de la penetracin del Internet en a
localidad y del tipo de contribuyente. Lo ms interesante de este medio es que, adems
de informar sobre las obligaciones tributarias, puede brindar informacin individualizada
sobre el estado de cuenta y facilitar al pago en lnea.
Ejemplo de volante
Fuente: SAT Lima
Los volantes tienen mayor efectividad si son repartidos de casa en casa o en
lugares de concentracin de vecinos como mercados, ferias, parques, centros
comerciales, locales comunales, etc.
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De otro lado, el perifoneo parecera ser altamente efectivo en localidades de menores
recursos, donde no solo hay menor acceso a Internet, sino que la propia Administracin
Tributaria no tiene los recursos para gastar en volantes o banderolas.
Medios personalizados
La gestin preventiva personalizada se dirige a los contribuyentes de manera individual,
priorizando a aquellos que, por su importancia econmica merezcan mayor atencin.
Al igual que en el caso anterior, el objetivo ser recordar las fechas de vencimiento de
pago de sus obligaciones tributarias y, simultneamente, actualizar informacin del
contribuyente como domicilio fiscal, nmeros telefnicos, correos electrnicos, etc.
En esta etapa se puede realizar diversas acciones, como enviar cartas o correos
electrnicos recordatorios, o llamar por telfono.

Ejemplo de pgina web
Fuente: SAT Lima
La web puede ser un gran medio de comunicacin, pero aunque resulte
paradgico- ser necesario informar sobre su existencia a travs de medios
tradicionales (como volantes, prensa, banderolas, etc.).
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Ejemplo de documento recordatorio
Fuente: SAT Lima
Las cartas y correos electrnicos recordatorios son una buena alternativa para hacer
saber a cada contribuyente cunto debe. Esta informacin puede estar acompaada de
informacin relativa a la gestin municipal, de modo de asociar el pago de tributos a la
realizacin de obras pblicas.
Tanto las cartas como los correos se pueden emitir de manera automatizada si se
cuenta con una base de datos actualizada y confiable. Entre las dos alternativas (cartas
o correos), la mejor ser la que se adapte al tipo de contribuyente (por ejemplo, la gente
mayor usualmente prefiere la comunicacin en papel, mientras que la gente ms joven
prefiere el correo electrnico) y al presupuesto que tenga la municipalidad, (los correos
electrnicos representan un costo menor al de las cartas fsicas).
Estas comunicaciones debern contener como mnimo:
Identificacin clara de la institucin y de la persona responsable o rea que emite el
documento. Esto es importante, ya que el contribuyente debe saber a quin dirigirse
en caso necesite una aclaracin o explicacin.
La identificacin del contribuyente a quien va dirigida la comunicacin.
El estado de cuenta debidamente estructurado, delimitando los periodos, el nmero
de cuenta corriente, los conceptos y el importe a cancelar.
Los lugares y formas de pago, as como los horarios de atencin.

Es muy frecuente
y efectivo, asociar
el pago puntual a
sorteos o premios.
Una vez que se
realicen los sorteos,
los ganadores deben
ser debidamente
publicitados
para proyectar
transparencia.
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Respecto de las llamadas telefnicas, la experiencia ensea que son una herramienta muy
poderosa pues se establece un vnculo muy directo con el contribuyente. Lo importante
es que el funcionario que hace la llamada est preparado para absolver cualquier
consulta sobre el estado de cuenta del contribuyente, sobre reclamos, o en general sobre
tributos.
Recomendamos preparar a los gestores que realizarn llamadas para seguir un protocolo
que incluya:
Saludar educadamente e identificarse, sealando su nombre, la institucin y rea para
la que trabaja, y el motivo de la misma.
Solicitar hablar con el contribuyente o su representante legal, o en el caso de personas
naturales, con algn familiar que razonablemente nos asegure que transmitir el
mensaje.
Cuando se est hablando con el contribuyente, saludar y presentarse nuevamente.
Transmitir el mensaje claramente, sealando el concepto y monto de la deuda
por vencer, la fecha de vencimiento, los lugares y medios de pago, y las horas de
atencin.
Preguntar al contribuyente si ha comprendido y si tiene dudas.
Terminar la llamada agradeciendo el tiempo y atencin, y brindar un nmero de
contacto por si surgen preguntas.
En todo momento, el lenguaje debe ser formal y a la vez cordial. Se debe hablar
con calma, de modo que el contribuyente pueda comprender lo que se le est
diciendo, y prestar disposicin a escuchar, para asegurarnos de contestar todas
las dudas.
b) Gestin en la etapa de cobranza pre-coactiva
Como hemos visto antes, en la etapa pre-coactiva tenemos una deuda vencida que no ha
sido pagada oportunamente. Por consiguiente, el contenido y tono de la comunicacin deben
variar pues ahora no solo se busca informar y recordar el pago, sino persuadir para el pago
inmediato, generando la percepcin de riesgo. Es decir, ya no solo se va a informar de la
existencia de la deuda podemos asumir que el contribuyente ya sabe que sta existe sino
de las implicancias de no pagarla, incluyendo intereses, gastos de cobranza y eventualmente
la prdida del bien.
En esta etapa la proactividad y dinamismo del equipo ser clave, pues cuanto ms tiempo
pase, ms difcil ser recuperar la acreencia. En ese sentido, cuanto ms tiempo pase, ms
recursos tendr que invertir la Administracin en la gestin de cobranza, por lo que el ingreso
neto por el pago de la deuda ser menor.
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Los mecanismos de comunicacin son los mismos (cartas, e-mails, visitas), pero el rol del
funcionario cambia, en tanto el seguimiento que se hace a cada contribuyente es ms riguroso
y la tarea de facilitacin adquiere mayor importancia.
Normalmente, la cartera se asigna a sectoristas o gestores de cobranza. Ellos deben tener
un conocimiento cabal de los procedimientos tributarios para asesorar al contribuyente
para evitar mayores demoras debido a problemas administrativos que pudieran preverse.
Estos funcionarios tienen tambin la responsabilidad de ir actualizando la infamacin del
contribuyente, de modo que en una eventual cobranza coactiva, est disponible informacin
veraz sobre la propiedad de predios, el domicilio fiscal actualizado, los datos de contacto,
etc.
III.4. Emisin y notificacin de valores
a) Emisin de valores
Se denomina valores al pronunciamiento expreso de la Administracin Tributaria con respecto
al incumplimiento de obligaciones tributarias. El valor debidamente notificado y no reclamado
en 20 das hbiles, habilita a la Administracin a iniciar la cobranza coactiva.
Los valores tributarios se encuentran regulados y definidos por el Texto nico Ordenado del
Cdigo Tributario, en los artculos 76 y siguientes. Estos son:
Resolucin de determinacin
Resolucin de multa
Orden de pago
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En todos los casos, debe cumplirse con los siguientes requisitos:
El plazo para pagar ha vencido.
La deuda debe est pendiente de pago.
La deuda no est fraccionada y/o reclamada.
El contribuyente no tiene la condicin de inafecto y no est en proceso de disolucin o
liquidacin.
A continuacin mostramos ejemplos de los tres tipos de valores.
Tipo de
documento
Concepto Impuesto que corresponde Tipo de deuda
Orden de Pago
Se emite por tributos Auto
liquidados:
(Contribuyente presenta
en forma voluntaria la
D.J o Liquidacin del
Impuesto
1. Impuesto al patrimonio
vehicular
2. Impuesto predial
3. Impuesto a las apuestas
4. Impuesto a los espectculos
pblicos no deportivos
5. Impuesto a los juegos
Deuda
convencional
(declarada)
Resolucin
Multa
Se emite cuando el
administrado ha incurrido
en la omisin de
obligaciones tributarias o
ha declarado datos falsos.
Multa Tributaria
Deuda
convencional
y deuda
fiscalizada
Resolucin de
Determinacin
Se emite producto
de la inspeccin,
investigacin y el control
del cumplimiento de las
obligaciones tributarias.
(Fiscalizacin).
1. Impuesto al patrimonio
vehicular
2. Impuesto predial
3. Impuesto a las apuestas
4. Impuesto a los espectculos
pblicos no deportivos
5. Impuesto a los juegos
Deuda
fiscalizada
Los valores se emiten por conceptos diferentes, tributos diferentes y corresponden a deudas
diferentes, como se especifica a continuacin:
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La emisin de valores debe realizarse como parte de la rutina de trabajo de la Administracin y
responder a un cronograma preestablecido del proceso de cobranza. Naturalmente, la emisin
de valores debe ocurrir algunos das despus del vencimiento para el pago regular de los
tributos, que en la mayora de municipalidades es trimestral (el ltimo da hbil de los meses
de febrero, mayo, agosto y noviembre).
Para agilizar la emisin, lo razonable es tener formatos estandarizados en los cuales solo se
modifica la informacin particular del contribuyente y su obligacin:
Nmero del valor
Datos del contribuyente
Datos del predio
Detalle de la deuda tributaria
Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente en el ejercicio
Fecha de actualizacin de la deuda
Ahora bien, para que los valores emitidos surtan efecto legal, stos deben ser debidamente
notificados como veremos en la siguiente seccin.
b) Notificacin de valores
La notificacin de valores o de cualquier otro acto administrativo requiere del cumplimiento
de una serie de formalidades para que sea vlido, por lo que
representa un reto para las Administraciones Tributarias.
Una deficiente notificacin conlleva la nulidad de todo
un procedimiento, lo cual genera prdida de tiempo
y recursos para la Administracin.
La notificacin del valor tributario pone en
conocimiento del contribuyente los actos y
resoluciones derivados de un procedimiento
administrativo (en este caso, al cobranza
de un tributo). Las formalidades se exigen
rigurosamente, pues la lgica detrs es garantizar
al administrado la oportunidad para defenderse,
utilizando todos los mecanismos que le permita la
ley.
Las formalidades de la notificacin en la etapa de cobranza pre-coactiva estn establecidas en
el artculo 104 del T.U.O del Cdigo Tributario
5
.
5
Cabe aclarar que la notificacin de actos de le etapa coactiva se rige por la Ley General del Procedimiento
Administrativo (Ley 27444), as como los actos relativos a la cobranza no tributaria. Dichas materias no son
objeto de este manual.
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Las notificaciones sern efectuadas a travs de las siguientes modalidades y guardando el
siguiente orden de prelacin:
1. Notificacin personal al administrado: en su domicilio (ver mayor detalle en prrafos
siguientes).
2. Notificacin por otros medios: por fax o por correo electrnico.
3. Notificacin por publicacin y pgina web.
Otras formas de notificacin son:
La Constancia Administrativa (tributos)
Notificacin por Ceduln
Notificacin por Acta de Actuacin Procedimental (Multas Administrativas)
Notificacin Tcita
Desde el punto de vista de la Administracin, existen distintos tipos de domicilio, donde
puede notificarse al contribuyente:
Domicilio fiscal: el declarado por el contribuyente para efectos tributarios.
Domicilio real: el de residencia habitual del administrado.
Domicilio procesal: el consignado por el administrado para ser notificado en un
trmite en particular.
Domicilios alternos: identificados por la Administracin en bases de datos alternativas,
para cumplir con su objeto de ubicar y notificar al contribuyente.
Independientemente de la forma de notificacin o del domicilio al que se notifique, la
notificacin debe tener el siguiente contenido:
Lugar y fecha de emisin.
El texto integro del acto administrativo que se notifica.
La identificacin del procedimiento.
La autoridad e institucin de la cual procede u rgano que la expide y su direccin.
Nombre y firma del funcionario que expide.
Fecha de vigencia del acto notificado.
Recursos, plazos y rganos ante el que se interpone impugnacin o reclamacin
alguna.
Cargo de notificacin con sus formalidades.
A continuacin veremos algunas especificaciones para las notificaciones en materia tributaria,
dependiendo de la forma de notificacin. La base legal de esta informacin es el artculo 104
del TUO del Cdigo Tributario y, supletoriamente, los artculos 20.1.1, 21 y 25.1 de la Ley No.
27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.
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Forma de
notificacin
Requisitos mnimos del
acuse de recibo
Condiciones para que
sea vlida
Resultados de
notificacin vlida
Notificacin
personal en el
domicilio
Apellidos y nombres,
denominacin o razn
social del deudor tributario
RUC o DNI del
contribuyente, segn
corresponda
Nmero de documento que
se notifica
Nombre de quien recibe la
notificacin, as como la
firma o la constancia de la
negativa
Relacin con el deudor
tributario, de no entenderse
la diligencia directamente
con l
Fecha y hora en que se
realiza la notificacin
La notificacin por correo
certificado o por mensajero
ser vlida si se efecta en
el domicilio fiscal declarado,
mientras el deudor tributario
no haya comunicado el
cambio del mencionado
domicilio.
La notificacin no resulta
vlida en aquellos casos en
los cuales la direccin no
existe, es incorrecta o es
inconsistente.
Con acuse de recibo del
deudor tributario
Con acuse de recibo del
representante legal o
apoderado
Con acuse de recibo de
persona capaz
Con constancia de la
negativa a recibir (en una
sola visita), emitida por
encargado de la diligencia y
referencia del domicilio
Cargo de la fijacin del
ceduln ante domicilio
cerrado (en una sola visita)
Cargo de la fijacin del
ceduln ante presencia en
domicilio de persona no
capaz (en una sola visita)
Notificacin
por medio de
sistemas de
comunicacin
electrnicos
Confirmacin de recepcin
emitida por la misma va, con
indicacin expresa de la fecha
y hora.
Siempre que se confirme
su recepcin por la misma
va. Tratndose de correo
electrnico, la notificacin
se considerar efectuada
con el envo del mismo.
La Administracin podr
establecer que los deudores
fijen un correo electrnico
para estos efectos.
Notificacin
por Constancia
Administrativa
Apellidos y nombres,
denominacin o razn
social del deudor tributario
RUC o DNI del deudor
tributario, segn
corresponda
Nmero del documento que
se notifica.
Nombre de quien recibe la
notificacin, as como la
firma o la constancia de la
negativa
Relacin con el deudor
tributario, de no entenderse
la diligencia con l
Fecha en que se realiza la
notificacin
Sealar que se utiliz esta
forma de notificacin
Efectuada al deudor
tributario, su representante o
apoderado, cuando se haga
presente en las oficinas de la
Administracin Tributaria.
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Notificacin
por Ceduln
Apellidos y nombres,
denominacin o razn
social del deudor tributario
RUC o DNI del
contribuyente, segn
corresponda
Nmero del documento que
se notifica
Fecha y hora en que se
realiza la notificacin
Direccin del domicilio
fiscal donde se realiza la
notificacin
Nmero de ceduln
El motivo por el cual
se utiliza esta forma de
notificacin: Persona No
Capaz o Domicilio Cerrado
En el domicilio fiscal no se
encuentra persona capaz
alguna o est cerrado (en una
sola visita).
Los documentos a notificarse
se dejarn en sobre cerrado,
bajo la puerta del domicilio
fiscal.
Publicacin en
Pgina Web o
el Diario Oficial
Texto ntegro del acto
administrativo (incluye su
motivacin)
Identificacin del
procedimiento dentro del
cual haya sido dictado
La autoridad e institucin
del cual procede el acto y su
direccin
Fecha de vigencia del acto
notificado y con la mencin
de si se agota la va
administrativa
Para publicacin dirigida
a terceros, se agregar
cualquier otra informacin
que pueda ser importante
para proteger sus intereses
y derechos
Expresin de los recursos
que proceden, el rgano
ante el cual deben
presentarse los recursos y
el plazo para interponerlos
La publicacin se realiza una
sola vez, en el diario oficial y
en uno de mayor circulacin.
De tratarse de deuda de
recuperacin onerosa,
cobranza dudosa; bastara con
hacerse va pgina web.
La RTF No. 03709-2-2005,
emitida por el Tribunal fiscal
con carcter de observancia
obligatoria, nos remite a
la Ley de Procedimiento
Administrativo General, Ley No.
27444, para la notificacin por
el diario oficial.
Se puede cumplir un orden
de prelacin para notificar por
publicacin.
Notificacin
Tcita
Cuando no habindose
verificado notificacin alguna
o sta se hubiere realizado
sin cumplir con los requisitos
legales, la persona a quien ha
debido notificarse una actuacin
efecta cualquier acto o gestin
que demuestre o suponga
su conocimiento a travs de
actuaciones formales dentro del
procedimiento administrativo.
Se cuente con un acto formal
realizado por el administrado
dentro del procedimiento
administrativo que quede
registrado. En ese caso, se
considerar como fecha de la
notificacin aquella en que se
practique el respectivo acto o
gestin.
La fecha de presentacin del
acto administrativo que permita
indicar el conocimiento del
acto administrativo que se
deseaba notificar, ser la que
se consigne como fecha de
notificacin tcita de dicho acto
administrativo.
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CARGO DE NOTIFICACIN N
Cdigo de Contribuyente : Nombre/Razn Social :
Domicio Fiscal : Doc. Identidad :
Distrito :
TIPO DE DOCUMENTO PERIODO N DE DOCUMENTO MONTO TIPO DE PERIODO N DE MONTO
DOCUMENTO DOCUMENTO
Lote ( ) Correlativo ( ) Pgina ( )
POR LA PRESENTE DEJO CONSTANCIA QUE: RECIBO EL (LOS) DOCUMENTOS CUYO DETALLE SE MUESTRA EN LA CABECERA
I. DATOS DE LA PERSONA QUIEN RECEPCIONA
II. NOTIFICACIN POR PEGADO DE CEDULON
III. MOTIVOS DE NO ENTREGA
IV. VISITAS EFECTUADAS
NOTIFICACIN POR CONSTANCIA ADMINISTRATIBA EN LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
(Art. 104 del TUO del Cdigo Tributario)
NOMBRES Y APELLIDOS: __________________________________________________________
N DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD: _______________________
TIPO: LE/DNI: CARNET DE IDENTIDAD: CARNET DE EXTRANJERIA:
FECHA DE NOTIFICACIN: / / HORA:
SE NEGO A IDENTIFICAR: SE NEGO A FIRMAR:
TITULAR
FAMILIAR
EMPLEADO (A)
VIGILANTE
REPRESENTANTE
OTROS______________
VISITAS
1 2 3

1. SE NEGO A RECIBIR
2. PERSONA INCAPAZ
3. DOMICILIO CERRADO
DATOS DEL INMUEBLE
N DE PISOS: _______
COLOR: ___________
TIPO: CASA________
EDIFICIO______
PUERTA: MADERA__
FIERRO____
OTROS: ___________
_____________________
_____________________

Siendo las ___horas del da__/__/ de conformidad con los Art. 103 y
104 del TUO del Cdigo Tributario D.S N 135-99-EF, se procede a
fijar el presente Ceduln N____ en la puerta principal del Domicilio
Fiscal del contribuyente y se deja bajo la puerta en sobre cerrado
el(los) documentos(s) que se detalla(n) en el presente.
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1. SEMUDO 4. DIRECCIN INCORRECTA
2. CASA DESHABITADA 5. DIRECCIN INEXISTENTE
3. FALLECIDO 6. DESTINATARIO DESCONOCIDO
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El resultado de la notificacin realizada en el domicilio del contribuyente puede ser positivo
que se logre notificar debidamente al contribuyenteo negativo que no se logre dicho
cometido. Pero hay variantes de estos resultados y cada uno tiene consecuencias distintas.
Los posibles resultados de la notificacin y sus consecuencias son los siguientes:
Acuse de recibido: Notificacin vlida
Se neg a recibir: se levanta un acta de la negativa de recepcin y la notificacin se
considera vlida.
Persona incapaz: Se fija ceduln y se deja el documento bajo puerta.
Domicilio cerrado: Se fija ceduln y se deja el documento bajo puerta.
Se mud o en el domicilio no conocen al contribuyente: Se debe buscar una direccin
alterna.
Direccin no existe: Se debe buscar una direccin alterna.
Direccin errada: Se debe buscar una direccin alterna.
Zona peligrosa: Se vuelve a realizar la notificacin.
Documento extraviado: Se vuelve a realizar la notificacin.
Sin documento: Se vuelve a realizar la notificacin.
Para el personal encarado de las notificaciones puede ser til tener a mano el siguiente
grfico, de modo de tomar las decisiones correctas que lleven a una notificacin debidamente
efectuada en cada caso.
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El flujograma esta de acuerdo con las acciones que debe realizar la Institucin a fin que el
contribuyente tome conocimiento del proceso que se sigue en su contra por pago de deuda
tributaria o no tributaria.
Procedimiento de Notificacin
Notificacin personal
(Mensajero o correo
certificado)
Fin
Fin
Fin
Acta de negativa
a la recepcin
Fijar ceduln y
dejar sobre bajo
puerta
Otra forma de
Notifiacin
Acuse de Recibo
Negativa a la
recepcin
Domicilio cerrado
o no encontrarse
persona capaz
Se mud
Direccin no
existe
Direccin
errada
En la direccin
no conocen
destinatario
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En el caso de otras formas de notificacin, tambin debemos tener en cuenta los efectos de
posibles resultados de la notificacin, como sigue:
Si el deudor o su representante se apersonan a las oficinas de la Administracin
Tributaria, se levanta un acta administrativa en la que se deja constancia de que
ste ha sido notificado. Este mecanismo de notificacin requiere de un alto nivel de
comunicacin al interior de la Administracin para no perder la oportunidad de dar
por notificado a un contribuyente que se acerca a las oficinas, incluso por un trmite
distinto al del proceso de cobranza.
Si el deudor tributario realiza una gestin o trmite relativos a un procedimiento, se
deja constancia de la fecha y acto realizado, como prueba de que el deudor estaba
notificado del procedimiento en curso.
Finalmente, si no es posible notificar al deudor personalmente o por ceduln, se
procede a publicar la notificacin en el diario oficina, quedando constancia de la
realizacin de este acto.
Otras formas de Notifiacin
Constancia
Administrativa
Notificacin
Tcita
No es posible
Notifiacin personal
o por ceduln por
motivo imputable al
Deudor o Rptte. se
apersona a oficina
de la Administracin
Tributaria
Administrador realiza
gestin o trmite
que demuestre su
conociiento
Notificacin mediante
publicacin en el
Diario Oficial
Se deja constancia
de la sistencia y
se procede a la
notifiacin
Se deja constancia
de la fecha y hora del
acto realizado
Fin
Fin
Fin
III.5. Seguimiento de las acciones de cobranza
Como cualquier proceso de gestin, el proceso de cobranza requiere de un adecuado seguimiento
que permita al equipo a cargo saber cmo evoluciona el resultado de su trabajo, planificar las
acciones a tomar en el futuro y ajustar o corregir aquello que no est marchando bien.
Aun si se cuenta con una magnfica estructura organizacional, si se ha hecho una adecuada
planificacin de las actividades y se han definido las metas, en cualquier momento del camino
debemos estar en capacidad de medir y evaluar el desempeo, pues el proceso de cobranza es uno
de permanente mejora e innovacin.
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a) Seguimiento de la efectividad por etapas (preventiva y pre-coactiva)
Una primera forma de hacer la tarea de seguimiento es revisando el desempeo del proceso
de cobranza en cada etapa de la cobranza ordinaria: etapa preventiva y etapa pre-coactiva.
Y lo ms importante ser analizar la efectividad: qu porcentaje de la deuda emitida ha sido
pagada.
Una primera aproximacin es analizar la efectividad del pago por cada trimestre (en el caso
de arbitrios, impuesto predial e impuesto vehicular); y distinguiendo por los segmentos en
que hayamos clasificado la cartera. El cuadro anterior, podemos ver un ejemplo de este tipo
de seguimiento.
Por qu es importante medir la gestin de cobranza?
Porque sirve para mejorar la eficacia y eficiencia de las acciones.
Porque facilita la evolucin y la innovacin.
Porque facilita el proceso de aprendizaje del equipo.
Conceptos
Vencimiento primer periodo
Emitido Pagado % Efectividad
Pricos 865.473,82 383.609,75 44,32%
Predial 158.120,58 98.520,14 44,32%
Vehicular 256.102,14 113.750,78 44,32%
Arbitrios 451.251,10 171.338,83 37,97%
Mepecos 1.676.663,17 628.234,66 37,47%
Predial 463.313,59 180.788,70 39,02%
Vehicular 446.579,22 159.009,24 35,02%
Arbitrios 766.770,36 288.436,72 37,62%
Total 2.542.136,99 1.011.844,41 39,80%
Predial 621.434,17 279.308.84 44,95%
Vehicular 702.681,36 272.760,02 38,82%
Arbitrios 1.218.021,46 459.775,55 37,75%
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Si analizamos con cuidado podemos concluir que las acciones de cobranza han sido ms
eficaces para promover el pago del impuesto predial que el pago de arbitrios. Lo siguiente
ser preguntarnos a qu se debe ello. Podra ser que hemos recordado del pago mejor
a los propietarios que a los inquilinos? Del mismo modo, vemos que hemos sido ms
efectivos con los PRICOS que con los MEPECOS. A qu se debe esto? Podra ser que las
llamadas telefnicas que hicimos a los PRICOS realmente funcionaron? O podra ser que los
contribuyentes pequeos no se sintieron muy motivados al pago porque no ofrecimos ningn
tipo de incentivo?
Es importante revisar la tendencia de varios perodos y tratar de distinguir entre aquellas
acciones que estn dentro de nuestro control (la gestin de la cobranza) respecto de aquellas
que no lo estn (como podra ser el ciclo econmico, por ejemplo).
Las acciones del proceso de cobranza no son estticas y requerirn
cambios y ajustes para mejorar y superarnos. Para ello es
imprescindible hacer un permanente seguimiento de la gestin y
contar con informacin veraz y actualizada.
b) Generacin de reportes
As como en el caso anterior, podemos analizar la informacin que tenemos en nuestras bases
de datos desde muchos puntos de vista y producir reportes con las variables que necesitemos
revisar.
Por ejemplo, podemos simplemente tener un reporte por el nombre y cdigo del contribuyente,
que nos muestre el monto y el estado de la deuda, como en el cuadro siguiente:
Detalle Total
Cdigo Nombre Monto Tipo de Persona Situacin
0035388
Zapater Arriola
Javier
652.10 Natural Ordinario
0050324
Sucesin Estrada
Alvarado Socorro
248.50 Natural Ord.-Coac
0073830
Inversiones
Inmobiliarias TCS
SA
1,544.00 Jurdica Coactivo
0145201
Regalado Faras
Javier
223.10 Natural Coactivo
Total 2,567.70
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Asimismo, podemos combinar o filtrar los datos y producir reportes ms complejos o que
contengan mayor informacin (como en el cuadro siguiente). Es importante que un reporte
contenga la informacin necesaria que deseamos conocer o reportar, para que el anlisis sea
lo ms sencillo posible, sin generar distraccin con informacin que para el fin especfico
pueda ser irrelevante.
Naturalmente, la tarea de seguimiento y produccin de reportes para el anlisis es ms
sencilla cuando el sistema informtico automticamente los genera. No obstante, la gran
mayora de funciones de un sistema informtico pueden ser realizadas en Excel, si utilizamos
las herramientas adecuadamente (especialmente los filtros y el manejo de tablas dinmica).
Cdigo Nombre
Tipo de
Persona
Situacin Segmento
Tipo de
Deuda
Monto
0035388
Zapater
Arriola Javier
Natural Ordinario
Mediano
contribuyente
Cartera
Pesada
652.10
0050324
Sucesin
Estrada
Alvarado
Socorro
Natural Ord.-Coac
Mediano
Contribuyente
Deuda
Ao
Anterior
248.50
0073830
Inversiones
Inmobiliarias
TSC SA
Jurdica Coactivo PRICO
Cartera
Pesada
1,544.00
0145201
Regalado
Faras Javier
Natural Coactivo
Mediano
Contribuyente
Deuda
Ao
Anterior
123.10
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GLOSARIO
Arbitrios: Tasa tributaria cuyo pago se efecta como la contraprestacin por un servicio pblico.
Base imponible: Valor numrico sobre el cual se aplica la alcuota (o tasa) del tributo.
Capacidad contributiva: La aptitud econmica de los ciudadanos que los hace pasibles de ser
contribuyentes tributarios.
Cartera pesada: Deuda tributaria con relativa antigedad (por ejemplo, mayor a dos aos) a la que
se ha aplicado acciones de cobranza y no se ha podido recuperar.
Ceduln: Cdula que se fija en la puerta del domicilio fiscal del contribuyente cuando no se ha
podido efectuar la notificacin por encontrarse el domicilio cerrado o no encontrarse persona capaz
en l.
Contribucin: Tributo cuyo hecho generador se encuentra determinado por beneficios directos para
el contribuyente, derivados de la realizacin de obras pblicas o de servicios estatales.
Contribuyente: Aquel deudor tributario que realiza o respecto del cual se produce el hecho generador
de la obligacin tributaria. Se define tambin como la persona natural o jurdica que tenga patrimonio,
ejerza actividades econmicas o haga uso de un derecho que conforme a ley genere la obligacin
tributaria.
Deuda corriente: Deuda tributaria cuyo hecho generador ya se ha producido pero no ha vencido el
plazo para su pago.
Deuda ordinaria: Deuda tributaria cuyo hecho generador ya se ha producido y se ha vencido el plazo
para su pago, pero an no se ha emitido un valor tributario.
Deuda tributaria: Suma adeudada al acreedor tributario por concepto de tributos, recargos, multas,
intereses moratorios, y de ser el caso, los intereses que se generan por el acogimiento al beneficio
de fraccionamiento o aplazamiento previsto en el Cdigo Tributario. Se entiende por deuda tributaria
la que procede de un hecho imponible y todas las sanciones producidas en el desarrollo de la
relacin tributaria.
Deuda de cobranza onerosa: Deudas cuyo costo de recuperacin no justifica su cobranza.
Deudor tributario: Persona obligada al cumplimiento de la prestacin tributaria como contribuyente
o responsable.
Impuesto Predial: Impuesto que grava la propiedad predial y posesin, en algunos supuestos-; y
cuya recaudacin, administracin y fiscalizacin corresponde a la municipalidad distrital donde se
ubica el predio.
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Orden de Pago: Acto en virtud del cual la Administracin Tributaria exige al deudor tributario la
cancelacin de su deuda tributaria relativa a tributos autoliquidados por el deudor tributario, sin
necesidad de emitirse previamente una Resolucin de Determinacin.
Recaudacin: Facultad de la Administracin Tributaria de exigir el pago de los tributos de los cuales
es acreedor tributario.
Resolucin de Determinacin: Acto por el cual la Administracin Tributaria pone en conocimiento
del deudor tributario el resultado de su labor destinada a controlar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, y establece la existencia del crdito o de la deuda tributaria.
Resolucin de Multa: Acto por el cual la Administracin Tributaria sanciona una infraccin
cometida.
Segmentacin: Proceso de subdivisin de la cartera en grupos homogneos de deudores, con el
fin de llevar a cabo una estrategia diferenciada para cada uno de ellos que permita lograr mayor
efectividad en la gestin.
Tasa: Tributo cuya obligacin tiene como hecho generador la prestacin efectiva por el Estado de un
servicio pblico individualizado en el contribuyente.
Tributos: Prestaciones comnmente en dinero que el Estado exige en ejercicio de su poder tributario,
con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de sus fines. Son tributos los impuestos, los
arbitrios, las contribuciones especiales y las contribuciones por mejoras.
Tributos locales: Tributos creados a favor de los gobiernos locales y los que ellos crean en virtud
de su poder tributario.
Unidad Impositiva Tributaria (UIT): Valor referencial fijado anualmente por el Ministerio de Economa
y Finanzas que se utiliza para determinar las bases imponibles, deducciones, lmites de afectacin,
sanciones, obligaciones contables y obligaciones formales.
Valor: Acto administrativo que emite la Administracin Tributaria de acuerdo a su facultad de
recaudacin. Pueden ser Resolucin de Determinacin, Orden de Pago o Resolucin de Multa.