Capacitacion ADC
Capacitacion ADC
Capacitacion ADC
OBJETIVO
CONTENIDO
El contenido de esta presentacin se divide en seis partes que son: Introduccin al SIASPA Introduccin al Sistema de Administracin del
Cambio
ANTECEDENTES DE LA ADC
En el mundo se han presentado grandes accidentes en la industria en general, los cuales han tenido como consecuencia la prdida de millones de dlares y principalmente de vidas humanas, por esto, se crearon los sistemas de Administracin de Seguridad de Procesos (ASP) para prevenir la ocurrencia de stos acontecimientos y dentro de los cuales una parte importante es la Administracin del Cambio (ADC) ya que esta asegura, que los cambios sean propiamente identificados, evaluados y controlados antes de ser implementados.
INTRODUCCIN AL SIASPA
La palabra SIASPA significa Sistema Integral de Administracin de Seguridad y Proteccin Ambiental. El SIASPA es un recurso administrativo para dar cumplimiento a la poltica de Seguridad y Proteccin Ambiental que se ha fijado Petrleos Mexicanos para regir en todas sus actividades. El SIASPA es responsabilidad de todo el personal de Petrleos Mexicanos.
INTRODUCCIN AL SIASPA
El SIASPA es una herramienta administrativa que est compuesta por 18 elementos y est enfocada al diagnstico, evaluacin y mejora contnua en los campos de seguridad industrial y proteccin ambiental.
INTRODUCCIN AL SIASPA
El SIASPA est integrado por tres componentes y estos a su vez por 18 elementos que son:
FACTOR HUMANO
1. 2. Poltica, liderazgo y compromiso Organizacin 8. 9.
MTODOS
Planeacin y presupuesto Normatividad
INSTALACIONES
16. Planes y Respuesta a emergencia 17. Integridad mecnica
10. Administracin de la
3.
4. 5.
Capacitacin
Salud Ocupacional Anlisis, difusin de incidentes y buenas prcticas
informacin
11. Tecnologa del proceso 12. Anlisis de riesgo 13. Administracin del Cambio 14. Indicadores de desempeo 15. Auditoras
6. 7.
INTRODUCCIN AL SIASPA
Para la puesta en marcha de los 18 elementos se requieren 5 niveles para su implantacin, estos niveles son progresivos en complejidad e importancia conforme aumenta cada uno. Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Concientizacin Diseo y Desarrollo Proceso de Implantacin Sistema Implantado En busca de la Excelencia
Establecer los lineamientos necesarios para desarrollar las actividades relacionadas con la planeacin, evaluacin, autorizacin, ejecucin, control, registro, difusin y seguimiento a los cambios en materiales, equipos, instalaciones, procesos, procedimientos y personal de cada Unidad de Implantacin/Centro de Trabajo.
ALCANCE
Los lineamientos del Sistema de la ADC son aplicables a todas las regiones que integran PEMEX EXPLORACIN Y PRODUCCIN que intervengan durante cualquier etapa en la realizacin de cambios a materiales, equipos, instalaciones, procesos, procedimientos y personal bajo la responsabilidad de PEP.
BENEFICIOS DE LA ADC
DEFINICIONES
Cambio.- Accin de modificar en forma controlada y planeada un material, proceso, equipo, componente o instalacin del centro de trabajo o Unidad de Implantacin, en fecha posterior a la del diseo, construccin u operacin original. Reemplazo.- Sustituir un material, proceso, equipo, componente o instalacin del centro de trabajo o Unidad de Implantacin, cuyas caractersticas de diseo construccin u operacin son las mismas o equivalentes.
DEFINICIONES
rea Generadora.- Es aquella Superintendencia donde se origina, controla y registra un cambio. Generador.- Es la persona iniciadora (formato de identificacin del cambio) del proceso de Administracin del Cambio.
DEFINICIONES
Grupo Multidisciplinario.- Es un grupo integrado por personas de diferentes especialidades, con autoridad, experiencia, conocimiento y habilidades especiales para decidir sobre determinadas materias. Especialistas.Personal con conocimientos y habilidades especficas en determinada materia, responsables de ejecutar las acciones requeridas durante el proceso de la ADC.
DEFINICIONES
Coordinador de la Superintendencia en la Administracin del Cambio (CSADC).- Personal designado en cada Superintendencia para administrar y controlar el proceso de ADC en la misma; estos CSADC estn preferentemente en las reas operativas. Representante en la Administracin del Cambio (RADC).- Persona designada por la Gerencia/Activo para disear, implantar y evaluar el Sistema de Administracin del Cambio.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GERENTE/ ADMINISTRADOR
SUBGERENTES
REPRESENTANTE EN LA ADC
GRUPO MULTIDISCIPLINARIO
SUPERINTENDENTES
ESPECIALISTAS
GENERADOR
PROCEDIMIENTO GENERICO
El Procedimiento Genrico de la ADC es una gua con los pasos generales a seguir para realizar cambios a materiales, equipos, instalaciones, procesos, personal y procedimientos.
RESPONSABILIDADES GENERALES
En este punto se describen las responsabilidades de todos los involucrados en el Proceso de la ADC, para cumplir con las actividades descritas o inherentes del Procedimiento Genrico de la ADC estos son: Gerente/Administrador Subgerente Superintendente Representante en la ADC Coordinador de la Superintendencia en la ADC Grupo Multidisciplinario y Todo el personal que intervenga de alguna manera en los cambios
El Proceso de la ADC se inicia cuando se detecta la necesidad de cambio, esta actividad es realizada por el Generador, esta accin debe estar sustentada por documentos como ordenes de trabajo, solicitudes de servicio, requisiciones u otros documentos que se utilicen.
Genrico de la ADC.
INFORMACIN TCNICA
El Generador elabora las Bases de Usuario o Especificaciones Tcnicas determinando las caracteristicas que el usuario solicita para cumplir sus requerimientos.
Dentro del Registro para el Cambio un punto importante es el asignar un cdigo al cambio, pues esto permitir que el cambio sea rastreable, es decir que se puede conocer su comportamiento a travs del tiempo (historial).
SELECCIONAR PROCEDIMIENTO
Una vez que el cambio ha sido registrado y basndose en la clasificacin asignada en el tipo de cambio, el Superintendente determina cual de los Procedimientos siguientes se va a usar:
Para cambios a Materiales, Equipos, Instalaciones y Procesos. Para cambios de Personal Para cambios a Procedimientos
CONTROL DE REGISTROS
Una vez que se realiza lo descrito en el procedimiento correspondiente, segn el tipo de cambio, el CSADC controla los registros de los cambios que se generen durante el Proceso de la ADC en el Formato APC-17 Control de Registros del Cambio y actualiza su contenido conforme se presenten modificaciones. Una vez completo este formato el CSADC entrega copia al responsable de la Administracin de la Informacin (Elemento 10 Administracin de la Informacin) y al RADC para su control. El CSADC verifica que la documentacin tcnica como planos, diagramas, as built, etc. sea entregada al responsable de la base de datos (Elemento 11 Tecnologa del Proceso) de cada Gerencia/Activo para la actualizacin de la misma.
CONTROL DE DOCUMENTOS
El Sistema de la ADC debe contar con un control de documentos y datos para lograr un buen funcionamiento administrativo, por lo tanto este sistema se apoya en los procedimientos de control de documentos que estn aplicando cada una de las regiones pertenecientes a PEP, ya sea de sus sistemas de calidad o del Elemento 10 Administracin de la Informacin, adems de los lineamientos establecidos en este manual.
PROCEDIMIENTO GENERAL
El Procedimiento General
ASPECTOS CONSIDERADOS
Principales partes del Procedimiento General para
El Grupo Multidisciplinario evalua el cambio y entrega su Reporte (RGM), con los anlisis y estudios determinados, al Superintendente para que ste realice los tramites necesarios y sean hechos por los Especialistas.
Una vez que el cambio ha sido revisado por el Grupo Multidisciplinario el Superintendente procede a realizar la Evaluacin del Cambio (EDC), este formato es una Lista de Verificacin con la cual se confirma que se estn cumpliendo con todos los requisitos para realizar el cambio de manera segura.
Etapa II Ejecucin Etapa III Difusin Seguimiento Estas etapas a su vez estn formadas por Acciones para el Cambio.
ETAPA I PLANEACIN
En esta etapa se realizan todas las acciones previas para que se efecte el cambio y consta de los siguientes APCs: APC-01 Anlisis o Estudios Determinados APC-02 Cambio Temporal APC-03 Programacin/Costo
El APC-01 Anlisis o Estudios Determinados establece las responsabilidades para realizar dichos estudios o anlisis determinados por el Grupo Multidisciplinario, as como las recomendaciones necesarias para el cambio.
RESULTADOS Y REPORTES
El Superintendente del rea Generadora recopila los resultados y reportes de los anlisis y estudios realizados por los Especialistas, para posteriormente revisarlos en conjunto con el Grupo Multidisciplinario.
El Superintendente revisa la informacin proporcionada por los anlisis y estudios, para decidir si el cambio es factible en sus aspectos econmicos, tecnicos, de seguridad y proteccin ambiental, todo esto en conjunto con el Grupo Multidisciplinario.
El objetivo del APC-02 Cambios Temporales es establecer responsabilidades y tiempos para las diferentes actividades que implica un cambio temporal y especificar la vigencia de estos cambios.
APC-03 PROGRAMACIN/COSTO
$100
$75
$50
$25
$0
El APC-03 Programacin/Costos establece responsabilidades, tiempos y costos de las actividades inherentes a programar en un proyecto (cambio), necesarias para planear la obtencin de los diferentes recursos.
AUTORIZACIONES
Una vez que el cambio ha cumplido con las acciones para el cambio requeridas en la Etapa I el Superintendente revisa el cambio, el Subgerente lo aprueba y por ltimo el Gerente/Administrador lo autoriza. Cuando estas tres acciones han sido realizadas se procede a la Etapa II (Ejecucin).
ETAPA II EJECUCIN
En la etapa de Ejecucin se consideran todos los aspectos involucrados para hacer el cambio mediante los siguientes APCs: APC-04 Supervisin APC-05 Variacin de Cargas de Trabajo APC-06 Afectaciones APC-07 Capacitacin APC-08 Documentos/ Procedimientos APC-09 Pre-arranque
APC-04 SUPERVISIN
En el APC-04 Supervisin se establece el personal responsable de supervisar que de cumplimiento a los alcances del proyecto (cambio) de acuerdo a lo planeado.
En el APC-05 Variacin de Cargas de Trabajo se determina el personal y puestos que pueden ser afectados en sus cargas de trabajo, para emitir un reporte y se tomen acciones necesarias.
APC-06 AFECTACIONES
El APC-06 Afectaciones se utiliza para indicar aquellas reas que sern afectadas de alguna manera por el cambio, recomendaciones para minimizar esta afectacin, personal al que se notifica y fechas para llevar a cabo estas recomendaciones.
APC-07 CAPACITACIN
Cuando se realiza un cambio generalmente se requiere capacitar al personal involucrado en manejar el elemento modificado, por lo cual el APC-07 Capacitacin detemina el personal a capacitar, periodos y responsables de la capacitacin.
APC-08 DOCUMENTOS/PROCEDIMIENTOS
El APC-08 Documentos/Procedimientos es usado para especificar los documentos y procedimientos que sufren una modificacin y se elaboran como consecuencia del cambio, tambin marca periodos y responsables de la modificacin y elaboracin.
APC-09 PRE-ARRANQUE
El objetivo del APC-09 Pre-arranque es determinar los requerimientos y responsabilidades principales para el pre-arranque despus de realizar un cambio.
APC-10 DIFUSIN
El APC-10 Difusin determina el personal o las reas a las cuales se les debe difundir el cambio, as como el tipo y las responsabilidades que esto implica.
APC-11 AS-BUILT
En el APC-11 As-Built se determinan los planos (as-built), responsables y tiempos de su elaboracin despus de concluida la ejecucin de un cambio.
APC-12 SEGUIMIENTO
El APC-12 Seguimiento determina los programas de operacin, inspeccin y mantenimiento, as como los responsables y perodos para un cambio concluido.
Una vez que se ha terminado la evaluacin del cambio, el Superintendente documenta el cambio cumpliendo con lo establecido en el Procedimiento Genrico de la ADC.
CAMBIOS DE EMERGENCIA
El Procedimiento para
ASPECTOS CONSIDERADOS
Aspectos considerados dentro del Procedimiento para Cambios de Emergencia: Evaluacin del Cambio de Emergencia
CAMBIO DE EMERGENCIA
El proceso de la ADC para cambios de emergencia inicia cuando el tiempo requerido para realizar el cambio no es suficiente para utilizar el proceso normal de la ADC y podra resultar en un peligro a la seguridad o un incidente significativo al medio ambiente, por lo cual no es posible esperar hasta su programacin.
El Generador informa al Superintendente de la necesidad de realizar un cambio de emergencia. El Superintendente registra el cambio, como lo indica el Procedimiento Genrico de la Administracin Del Cambio.
El Superintendente verifica si se cuenta con un plan de respuesta a emergencias y lo aplica cuando ste exista.
El Personal Calificado o Grupo Multidisciplinario determina las acciones pertinentes para realizar el cambio en el APC-14 Cambios de Emergencia.
Posteriormente el Superintendente autoriza las acciones a realizar para el cambio de emergencia, (de ser posible obtiene la autorizacin del Subgerente y/o Gerente/Administrador las cuales podrn ser de forma verbal o escrita).
DE EMERGENCIA A NORMAL
Posteriormente el Superintendente del rea generadora verifica que se cumpla con el proceso normal de la ADC (Procedimiento Genrico), el cual debe empezar en un plazo no mayor de 7 das despus de concluido el cambio de emergencia. (Las partes del proceso normal que no aplican no sern consideradas).
CAMBIOS A PROCEDIMIENTOS
acciones que se requieren realizar para controlar los cambios en aquellos procedimientos, que por las actividades que describe, puede afectar la seguridad y medio ambiente.
El Procedimiento para
ASPECTOS CONSIDERADOS
Aspectos considerados dentro del Procedimiento
Una vez que el cambio ha sido registrado segn lo documentado en el Procedimiento Genrico de la ADC el Superintendente del rea Generadora llena el formato APC-15 Control de Cambios a Procedimientos.
ADECUAR PROCEDIMIENTOS
Los Especialistas adecan el procedimiento segn lo documentado en el Procedimiento para elaborar procedimientos, (Elemento 9 Normatividad) vigente en su regin. El Superintendente revisa las adecuaciones realizadas, si es aprobado, contina, en caso contrario el procedimiento regresa a los Especialistas para su correccin.
AUTORIZACIN Y DISTRIBUCIN
Despus de su registro el procedimiento es firmado por los responsables de la elaboracin, revisin y autorizacin. Una vez que el procedimiento ha sido autorizado el Superintendente del rea generadora lo clasifica, controla y distribuye como lo indiquen los lineamientos establecidos por el Elemento 10 de Administracin de la Informacin del SIASPA.
CAMBIOS DE PERSONAL
El Procedimiento para son las acciones que se requieren realizar para controlar los cambios en el numero de personal, que por las actividades que realiza puede afectar la seguridad y medio ambiente.
Cambios de Personal
ASPECTOS CONSIDERADOS
El Procedimiento para Cambios de Personal considera el registro y control de los cambios de personal realizados en sus reas. Esto aplica en los casos en que se modifique el nmero de puestos en determinada rea, que por la naturaleza de sus actividades pueda afectar la seguridad y medio ambiente.
TRMITES NECESARIOS
La Subgerencia de Administracin y Finanzas realiza las acciones necesarias para cumplir con lo solicitado por el Superintendente, efectuando lo establecido en sus procedimientos administrativos internos.