SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO

Alberto Aponte Lctor

VISIN FUNCIONAL DE LA GESTIN

PBLICA
Plan
Estratgico
Plan
Plan
Operativo
Operativo
PAC

ROF
MOF
MP

Costos
Presupuestos
y Estados
Financieros

HERRAMIENTAS

Sistemas
Administrativos
NIVEL DE
EQUILIBRIO

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjuntos
de
principios,
normas,
procedimientos, tcnicas e instrumentos
que regulan la utilizacin y promueven la
eficiencia en el uso de los recursos en las
entidades de la administracin pblica.
Son sistemas de gestin que actan
como normas de calidad.

PRINCIPALES SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA
NACIONAL DE
PRESUPUESTO

SISTEMA
NACIONAL DE
TESORERIA

LEY
LEY GENERAL
GENERAL
DEL
DEL SISTEMA
SISTEMA
NACIONAL
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
LEY
LEY N
N 28411
28411

LEY
LEY GENERAL
GENERAL
DEL
DEL SISTEMA
SISTEMA
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
TESORERIA
TESORERIA
LEY
LEY N
N 28693
28693

LEY
LEY GENERAL
GENERAL
DEL
DEL SISTEMA
SISTEMA
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
ABASTECIMIENTO
ABASTECIMIENTO
D.LEY
D.LEY N
N 22056
22056

DIRECCIN
DIRECCIN
NACIONAL
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
PBLICO
PBLICO

DIRECCIN
DIRECCIN
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
TESORERA

DIRECCIN
DIRECCIN
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
ABASTECIMIENTO
ABASTECIMIENTO

SISTEMA
NACIONAL DE
INVERSIN
PBLICA

SISTEMA
NACIONAL DE
PLANIFICACIN

LEY
LEY GENERAL
GENERAL
DEL
DEL SISTEMA
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
LEY
LEY N
N 28708
28708

LEY
LEY DEL
DEL SISTEMA
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
INVERSIN
INVERSIN
PBLICA
PBLICA
LEY
LEY N
N 27293
27293

LEY
LEY DEL
DEL SISTEMA
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
PLANEAMIENTO
ESTRATGICO
ESTRATGICO
D.
D. LEG.
LEG. N
N 1088
1088

DIRECCIN
DIRECCIN
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD

DIRECCIN
DIRECCIN
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
INVERSIN
INVERSIN
PBLICA
PBLICA

CENTRO
CENTRO
NACIONAL
NACIONAL DE
DE
PLANEAMIENTO
PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
ESTRATEGICO

SISTEMA
SISTEMA
NACIONAL DE
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO CONTABILIDAD

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

LEY N 27785
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

CREACIN DEL SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO
D.Ley. 22056
(01.01.197
8)

Procesos
Tcnicos:
- Catalogacin.

Sist. de
Abastecimiento

- Registro de
Proveedores.

Asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y
eficacia de los bienes y
servicios no personales en
la Administracin Pblica,
a travs de los procesos
tcnicos

- Programacin.
- Distribucin.
- Registro y Control.
- Mantenimiento.
- Recuperacin de

RGANOS DE EJECUCIN DEL SISTEMA

DE ABASTECIMIENTO

Oficinas de Abastecimientos de
los Ministerios.
Organismos cuyos jefes tengan
rango de Ministro.
Organismos
Pblicos
Descentralizados
Concejos Municipales.

PROCESOS TCNICOS DEL

ABASTECIMIENTO

Criterios, reglas y condiciones

previamente
establecida,
orientados al racional empleo y
combinacin de bienes y servicios
(eficiencia) as como conseguir los
objetivos propuestos (eficacia) del
mejor modo posible.

LA CATALOGACIN
Directiva N 01-80-INAP/DNA
Resolucin Jefatural N 015-80INAP/DNA
Poseer informacin simple, completa,
homognea y ordenada referida a los
bienes
y
servicios
materia
de
abastecimiento, para facilitar la toma de
decisiones y el desarrollo de los procesos
tcnicos.

REGISTRO DE PROVEEDORES
10.4 Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento

Poseer informacin sobre los proveedores

de las entidades pblicas a fin de
clasificarlos de acuerdo al giro de sus
negocios.
Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de
Proveedores (Art. 9 de la Ley de Contrataciones del
Estado)

LA PROGRAMACIN
Directiva N 055-89-INAP/DNA
Resolucin Jefatural N 001-89INAP/DNA
Preveer en forma racional y sistemtica la
satisfaccin de las necesidades de bienes
y servicios no personales para el
cumplimiento de las metas asignadas a
sus dependencias.

LA ADQUISICIN
Reglamento nico de Adquisiciones
Normas
Generales
del
Sistema
Abastecimiento
SA.02
Integridad
Abastecimiento

de

10.4
de

Administracin

Esencia del Sistema de Abastecimiento y de

las contrataciones del Estado, a travs del
cual las entidades publicas se relacionan con
los proveedores con el fin de concertar
comercialmente
de
la
forma
mas
conveniente y oportuna la contratacin de
bienes, contratacin de servicios y ejecucin
de obras.

del

LA ADQUISICIN
PROCESOS DE
SELECCIN
Adjudicacin de
Menor Cuanta

Compras
s/procesos

Adjudicacin
Directa
Concurso Publico

Licitacin Publica

MODALIDAD
ES
Compras
Corporativas
Subasta
Inversa
Convenio Marco

REGISTRO Y CONTROL
Directiva N 003-80-INAP/DNA
Resolucin Jefatural N 059-80INAP/DNA
Aplicacin de mtodos estadsticos para
compilar, procesar, analizar, interpretar y
aprovechar la informacin generada en el
desarrollo de procesos tcnicos, es funcin
complementaria de la unidades orgnicas
responsable de abastecimiento.

ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIN (I)
Resolucin Jefatural N 335-80INAP/DNA
Esta referido a la ubicacin temporal
de bienes en un espacio fsico
determinado con fines de custodia,
como va para trasladarlos fsicamente
(temporal y definitivo) a quienes lo
necesitan.

ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIN (II)
Resolucin Jefatural N 335-80INAP/DNA
El
almacn
es
un
rea
fsica
seleccionada bajo criterios y tcnicas
adecuados; destinada a la custodia y
conservacin de los bienes que van a
emplearse para la produccin de bienes
y servicios o de bienes econmicos.
Stock de seguridad del disponible para
consumo

MANTENIMIENTO
10.4 Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento

Es el eficiente estado de conservacin de

los bienes de la Entidad, a travs de los
servicios
preventivo
y
correctivo
requeridos.

RECUPERACIN DE BIENES
10.4 Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento

Es
una
actividad
tcnica
administrativa y jurdica orientada
ha
recuperar
el
dominio
o
disposicin sobre los bienes.

DISPOSICIN FINAL
10.4 Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento

Esta relacionado con la situacin tcnica,

administrativa y jurdica de los bienes
asignados en uso a la Entidad, que como
consecuencia de su normal uso han
sobrepasado su periodo de utilidad por
lo que es pertinente tramitar su baja.

FUNCIONES DEL RGANO DE

ABASTECIMIENTO

Actividades de Programacin
Ejecucin de procesos de seleccin
Administracin de contratos
Control de Almacenes
Registro y control de bienes
patrimoniales
Seguridad integral
Servicios Generales

FUNCIONES DEL RGANO DE

ABASTECIMIENTO
Actividades de
Programacin
Ejecucin de procesos de
seleccin
Administracin de contratos
Registro y Control de
Almacenes
Registro y control de bienes
patrimoniales
Seguridad integral
Servicios Generales

ORGANIZACIN DEL RGANO DE

ABASTECIMIENTO
JEFATURA
rea de Programacin

rea de Control Patrimonial

rea de Proc. de Seleccin

rea de Servicios Generales

rea de Adquisiciones

rea de Seguridad

rea de Almacn

REA DE PROGRAMACIN
Implicancias Funcin- Dependencias
Normas relacionadas
involucradas

Funciones Generales

Proyeccin PAC
seguimiento y modificaciones

En base a los cuadros de necesidades, se

realiza la revisin, identificacin de procesos y
consolidacin. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de
Presupuesto y Unidad de Programacin.

Evaluacin de Requerimientos
generacin de expedientes

Seguimiento de la Ejecucin
de Calendarios de Compromisos

Elaboracin del POA

Directiva PAC OSCE

Ley de presupuesto para el
Ao Fiscal

Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se

presenten con anticipacin (sin presiones) a la convocatoria,
a fin de proceder a la revisin de especificaciones y a las Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento.
evaluaciones presupuestarias. Se encamina el
requerimiento para que la aprobacin del Expediente
de Contratacin.

Directiva para la Ejecucin del

Se realiza el seguimiento a travs de cuadros a travs de
programas informticos, en los cuales se registra el
Proceso Presupuestario para
avance de la ejecucin del calendario.
el Ao Fiscal.

En base a las actividades identificadas en coordinacin

Instructivo para la formulacin
con la Administracin y el rgano de Abastecimiento;
y en coordinacin con la Unidad de Programacin.
de Actividades para el Ao Fisca

PROGRAMACIN PROBLEMTICA
PROBLEMA
Retraso en la
elaboracin del PAC.
Continuas inclusiones y
exclusiones
modificaciones al PAC.

PROPUESTA
DE SOLUCIN

CAUSA
Las oficinas usuarias no cumplen
con los plazos para presentar sus
cuadros de Necesidades.
Los TDR/EETT no se elaboran
adecuadamente.

La presentacin de los
requerimientos por parte de las
oficinas usuarios no se ajustan
a los plazos determinados.
Las especificaciones tcnicas no
son preparadas de acuerdo a la
necesidad real.

Falta de previsin por parte

de las oficinas usuarias e
improvisacin de sus
necesidades.

Los usuarios deben tener

un especialista responsable
para elaboracin de los
TDR /EETT
Capacitacin a los
usuarios.
Equipo que coordine con
los usuarios en la
programacin de
necesidades y el
requerimiento.

PROGRAMACIN PROBLEMTICA

PROBLEMA
Demora en la
programacin de
metas.

Reprogramaciones y
modificaciones en la
elaboracin del Plan
Operativo de la Unidad de
Abastecimiento.

PROPUESTA
DE SOLUCIN

CAUSA
Las reas usuarias no cumplen
con los plazos establecidos.

Que cada rea usuaria

designe responsables
para la aprobacin de
los formatos y
elaboracin de metas.

Desfinanciamiento de los
servicios bsicos para la Sede
Central.

Oficina de Presupuesto o
Planificacin a travs de sus
Unidades correspondientes
debe cumplir con priorizar
dentro del Marco
Presupuestal los servicios
bsicos para la Entidad as
como para la adquisicin de
insumos y materiales en
general

REA DE PROCESOS DE
SELECCIN
Funcin General

Asistencia a Comits
Especiales. en
procesos de Adjudicacin
Directa, Concurso y
Licitacin Pblica.
Tambin exoneraciones

Proyeccin de Contratos

Implicancias de la funcin
Dependencias involucradas

La funcin implica la preparacin del proyecto

Resoluciones de designacin de Comits Especiales.

Norma relacionada

de

La proyeccin de las Bases, actas del Comit Especial,

cuadros de evaluacin, cartas de Buena pro, informes del
Comit Especial y dems documentos relacionados al
proceso de seleccin.

Ley de
contrataciones del
Estado y su
Reglamento

Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el

rea de Programacin, Oficina de Asesora Jurdica, Oficina
de Administracin, Alta Direccin y postores.

Coordinacin con los postores ganadores de la buena pro de

los procesos de seleccin para la presentacin oportuna de
los documentos necesarios para la suscripcin del contrato
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesora
Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores
ganadores de la Buena pro.

Ley de
Contrataciones del
Estado y su
Reglamento

PROCESOS DE SELECCIN
PROBLEMTICA
CAUSA

PROBLEMA

Incumplimiento de los plazos

para presentar requerimientos,
no permite convocar el proceso
en el plazo previsto, permitiendo
retraso en su ejecucin. Falta de
previsin de impugnaciones o
declaratoria de desierto.

Presiones
a
los
Comits
Especiales, lo cual no les permite
cumplir su funcin; no se tiene
margen de tiempo prudencial
para
evaluar
y
calificar
propuestas.

El
ingreso
de
similares
requerimientos
en
distintos
perodos,
trae
como
consecuencia la convocatoria de
varios procesos de seleccin,
incluso del mismo tipo, por las
mismas fechas, lo cual genera
carga de trabajo.

Falta de planificacin de las

dependencias usuarias de la
programacin
de
sus
necesidades

Usuarios sealan que su

presin se debe a la prdida
del calendario de compromisos.

Desconocimiento y falta de
planificacin
de
las
necesidades por parte de los
usuarios

PROPUESTA
DE
SOLUCION

Adecuada planificacin de las

necesidades por parte de las
dependencias usuarias.

Coordinacin efectiva entre los

usuarios y la Unidad de
Programacin
para los
calendarios de compromisos.
Capacitacin,
poniendo
nfasis a la autonoma de los
Comits Especiales.

Disciplinar
usuarias

las

Oficinas

PROCESO DE SELECCIN
PROBLEMTICA
PROBLEMA
S

La formulacin de caractersticas
tcnicas incompletos, imprecisos,
ambiguos, genera retrasos en la
elaboracin de Bases, cuando al
analizar el expediente se tiene que
solicitar precisiones para proceder
con la convocatoria del proceso.

Exceso
de
tiempo
en
la
formalizacin de Resoluciones de
inclusin de procesos en el PAC,
aprobacin de expedientes y
designacin
de
Comits
Especiales, generando retraso en
la convocatoria.

Expedientes que ingresan al rea

con el tiempo lmite al vencimiento
del valor referencial, que no
permite analizar adecuadamente el
contenido de los requerimientos.

PROPUESTA
DE
SOLUCION

CAUSAS

Falta de conocimiento tcnico

por parte del equipo que trabaja
o formula las caractersticas
tcnicas.

Carga de trabajo excesiva en

las Oficinas por donde fluye la
documentacin (OAJ y reas
involucradas).

Priorizar estos asuntos en

Asesora Jurdica y reas
involucradas
y/o
mayor
anticipacin y previsin por
parte de los usuarios.

Demora en la expedicin de la
disponibilidad presupuestal.

Las personas elegidas por las

oficinas usuarias deben ser
los ms competentes o en su
defecto
el
representante
administrativo
evale
las
caractersticas tcnicas, antes
de
ser
enviada
a
la
Administracin.

Coordinacin mas efectiva

entre usuarios y las Unidades
de
Presupuesto
y
Programacin

REA DE ADQUISICIONES
Funciones Generales

Determinacin de
Valore Referencial

Implicancias de la funcin
Dependencias involucradas

Norma relacionada

Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado

Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobacin
Del Expediente de contratacin.
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS

Ley de Contrataciones
del Estado
y su Reglamento

Asistencia a Comits Especiales en

Procesos de Menor Cuanta

Apoyo a los Comits Especiales en elaboracin de bases,

Ley de Contrataciones
registro en el SEACE, elaboracin de actas y cuadros de evaluacin.
del Estado
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, rea de Programacin
y su Reglamento
y Presupuesto

Emisin de Ord. Compra y Servicio

Emite O/C y O/S r de procesos de seleccin, servicios bsicos.

Manual de Pago a Proveedores
Compromisos y devengados de O/C y O/S,
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalizacin

Ejecucin Contractual y
Administracin de Contratos
Compras Directas y Adquisiciones
por Caja Chica

Adendas, ampliacin de plazo, reducciones adicionales,

contratacin complementaria
Ley de Contrataciones del Estado y
Administracin y liquidacin de contratos, administra cartas fianza.
su Reglamento
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administracin y
Of. de Economa y Finanzas
Efecta la atencin de bienes y servicios por la modalidad de
compra directa y caja chica.
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administracin.

Directiva de Tesorera

ADQUISICIONES
PROBLEMTICA
PROBLEMA

Caractersticas tcnicas
mal formuladas por
usuarios.
Requerimientos urgentes
(para el mismo da).
Actualizaciones
repetitivas del valor
referencial (duplicidad de
trabajo).
Demora en el
procesamiento de la
informacin.

PROPUESTA
DE
SOLUCION

CAUSA

Desconocimiento de la
necesidad.

Seminarios o talleres de
capacitacin.

Mejorar la programacin
de necesidades

Mayor conocimiento e
informacin del
requerimiento.

Adquisicin de equipos
de cmputo nuevos o
evaluar repotenciacin.

Falta de planificacin.

Caractersticas tcnicas
mal formuladas.

Falta de programas
informticos.
Equipos de cmputo
obsoletos.

ADQUISICIONES
PROBLEMTICA
PROBLEMA

Prdida de calendario
por demora en la
ejecucin de
contratos.

CAUSA

Las oficinas no cuentan

con la informacin o si
la tienen ha sufrido
variaciones.

Excesivos
requerimientos bajo
dicha modalidad.

Falta de una efectiva

coordinacin entre las
oficinas usuarias y
Programacin..

Falta de liquidez en la
caja chica.

Retraso en el trmite
de algunas rdenes
de compra y servicio.

PROPUESTA
DE
SOLUCION

No comprometer un
contrato sin que no se
haya previsto el acto de
inicio de la ejecucion.

Mejor programacin en
sus requerimientos
permitir una atencin
oportuna sin generar una
cartera pesada.
Reunin y coordinacin
constante con
Programacin para
solucionar aspectos
operativos.

REA DE ALMACN
Implicancias de la funcin
Dependencias involucradas

Funcin General
Recepcin, Registro y Almacenamiento

de bienes y materiales

Despacho y Distribucin

rea de Programacin
rea de Adquisiciones
rea de Control Patrimonial
Oficinas Usuarias

Oficinas Usuarias

Emisin de Documentos Fuentes NEA,

Pecosas, Krdex,

Oficinas Usuarias

Informacin Contable

Oficina de Administracin Financiera

rea de Contabilidad

Norma relacionada
Sistema de Abastecimiento
Decreto Ley N 22056
INAP /DNA -Normas Generales de
Abastecimientos
Resolucin Jefatural N335-90
INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
Resolucin de Contraloria
Normas de Control Interno
en el Sector Publico.
Resolucin Jefatural N335-90
INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
Normas de Control Interno en el
Sector Pblico.

Resolucin N 039-98/SBN
Reglamento para el Inventario
Nacional de Bienes Muebles del
Estado

ALMACN PROBLEMTICA
PROBLEMA
1. Implementacin de
Medidas de Seguridad,
para los Almacenes
Perifricos e internos.
2. Falta de Infraestructura,
para un adecuado
ambiente en el
almacenamiento de los
bienes.
3. Inadecuado manejo del
procedimiento de
almacenaje.
4. Custodias y Material de
poco movimiento.
5. Stock mnimo y su
reposicin.

PROPUESTA
DE
SOLUCION

CAUSA
1. Falta de presupuesto y un adecuado
tratamiento a los requerimientos y/o
solicitud de implementacin de las
medidas de seguridad requeridas.
2. Lugares inadecuados para la
asignacin de almacenes
temporales ( cocheras ).
3. No se cuenta con cursos de
capacitacin adecuados para el
responsable de Almacn.
4. Materiales de Gestiones de aos
anteriores .
5. Falta de una adecuada
programacin para la determinacin
del Stock mnimo y su reposicin
pertinente.

1.

Priorizar por parte de

programacin y presupuesto el
desembolso de la partida
presupuestal correspondiente.

2.

Coordinacin con Servicios

Generales/ Infraestructura, para la
solucin correspondiente.

3.

Programacin de Cursos de
capacitacin permanentes.

4.

Oportuna gestin de Bajas.

5.

Coordinacin con el rea de

Programacin, para la
determinacin correspondiente a
las necesidades de atencin del
almacn.

REA DE CONTROL
PATRIMONIAL
Funciones Generales
ADMINISTRACIN Y DISPOSICIN
DE BIENES DE LA ENTIDAD

Implicancias de la FuncinDependencias involucradas

Normas relacionadas

Administra los bienes patrimoniales

Decreto Supremo N 0072008-VIVIENDA- Rgto. de
asignados en uso a los usuarios, ejecucin
la Ley de 29151- Ley Genera
de altas y bajas y su disposicin final
Del Sistema Nacional de
Bienes Estatales.

INVENTARIO, REGISTRO Y
CONTROL DE BIENES
PATRIMONIALES

SEGUROS

Registro y control de bienes, conciliacin

Resolucin N 039-98/SBN
contable en coordinacin con la Oficina de Reglamento para el Inventar
Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Nacional de Bienes Muebles
del Estado.

Seguro de los bienes muebles, inmuebles

Resolucin N 320-2006-CGy valores - Plizas de Seguros Multiriesgo,
Normas de control interno.
Deshonestidad y de vehculos

PATRIMONIO
PROBLEMTICA
PROBLEMA
Activos fijos son entregados a
los usuarios sin el documento
fuente, lo que origina que se
desconozca el origen de
procedencia del bien.

Contratacin de personal
con falta de conocimiento
de la normativa aplicable
y sin experiencia en el
componente funcional de
control patrimonial.

Existencia de bienes
muebles e inmuebles sin
el saneamiento debido.

CAUSA

PROPUESTA
DE
SOLUCION

Almacn entrega los

bienes sin la PECOSA
correspondiente,
siendo el nico
documento
sustentario para la
salida del bien.

Las entregas de los

bienes a las reas
usuarias deben estar
acreditadas con la
PECOSA respectiva.

Deficiencia en los
perfiles para la
contratacin del
personal.

Mejorar los perfiles y

trminos de referencia
para la contratacin
del personal.

Desconocimiento de
la normativa.

Capacitacin
permanente para el
personal del rea.

PLANIFICACIN DE LAS
COMPRAS PBLICAS

Que se comprar? Cundo se

comprar? Donde se comprar?
Definir e identificar periodicidad
de la compra.
Tiempos
de
respuesta
de
proveedores.
Discriminar las compras que
necesitan
una
atencin
particular,
de
aquellas
que
calificamos de rutinarias.
Mayor atencin a la compra que
involucre ms dinero.

PLANIFICACIN DE LAS
COMPRAS PBLICAS
Que se comprar? Cundo se
comprar?
Definir e identificar periodicidad
de la compra.
Tiempos de respuesta de
proveedores.
Discriminar las compras que
necesitan una atencin particular,
de aquellas que calificamos de
rutinarias.
Mayor atencin a la compra que
involucre ms dinero.

EQUIPO DE
PROGRAMACION
Y CONTRATACION

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